网易企业邮箱实战操作指南.docx

网易企业邮箱实战操作指南.docx

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网易企业邮箱实战操作指南

管理员开通和管理邮箱说明

一、邮箱开通流程说明

1、配置DNS说明

要使用网易企业电子邮件服务，您需要修改DNS配置及指向：

第一步：

登录您的DNS托管帐户，并转到MX记录维护页。

第二步：

输入以下MX记录：

设置MX：

优先级10

优先级50

第三步：

将CNAME记录修改为：

CNAME

第四步（可选）：

将TXT设置修改为：

v=spf1include:

-all

范例一：

（新网）

范例二：

（万网）

范例三：

（ename）

范例四:

（godaddy）

第五步：

保存更改，这样您就成功完成了DNS参数配置。

2、客户端设置

2.1Outlook客户端设置

如果您使用outlook客户端收发邮件，在“属性”中进行如下设置：

第一步：

发信邮件服务器SMTP：

收信如果选择POP3服务器，须填写：

收信如果选择IMAP服务器，须填写：

帐户名：

请填写您的帐号全名（小提示：

请留意要填写您的邮箱域名）

密码：

请填写您的邮箱密码

外发邮件服务器：

请选择“我的服务器要求身份验证”

第二步：

如果您的邮件收发不需要采用SSL加密，点击“高级”，端口参数设置为：

Port（O）：

25

如果是POP3方式接收，Port（I）：

110

如果是IMAP方式接收，Port（I）：

143

如果您的邮件收发需要采用SSL加密，点击“高级设置”，请选择“此服务器要求安全连接SSL”，端口参数设置为：

Port（O）：

994

如果是POP3方式接收，Port（I）：

995

如果是IMAP方式接收，Port（I）：

993

2.2Foxmail客户端设置

如果您使用foxmail客户端收发邮件，在“邮箱帐号设置”中进行如下设置：

第一步：

发送邮件服务器SMTP：

（小提示：

请选择“SMTP服务器需要身份验证”）

收信如果选择POP3服务器，须填写：

收信如果选择IMAP服务器，须填写：

帐户名：

请填写您的帐号全名（小提示：

请留意要填写您的邮箱域名）

密码：

请填写您的邮箱密码

第二步：

如果您的邮件收发不需要采用SSL加密，点击“高级”，端口参数设置为：

Port（S）：

25

如果是POP3方式接收，Port（P）：

110

如果是IMAP方式接收，Port（I）：

143

如果您的邮件收发需要采用SSL加密，点击“高级设置”，请选择“此服务器要求安全连接SSL”，端口参数设置为：

Port（S）：

994

如果是POP3方式接收，Port（P）：

995

如果是IMAP方式接收，Port（I）：

993

2.3苹果电脑mail客户端设置

如果您用苹果电脑mail客户端收发邮件，在“帐户”中进行如下设置：

第一步：

发送邮件服务器SMTP：

收信如果选择POP3服务器，须填写：

收信如果选择IMAP服务器，须填写：

账户名：

请填写您的帐户全名（小提示：

请留意您要填写的邮箱域名）

密码：

请填写您的邮箱密码

有关更多苹果客户端设置（如iphone及ipad），请查阅网易企业邮箱官网：

第二步：

在“高级”页签内，去掉“收取邮件后从服务器上删除其副本”前的勾选，以保证您收到的邮件会在web上保留副本。

并注意端口参数，POP3方式为110（如果选择IMAP方式，端口号为143）。

在设置完成后，可以点击“帐户信息”中的“发件服务器（SMTP）”选择框，在弹出框内修改想要修改的信息。

3、开通时间为1个工作日

在申请后的1个工作日内网易企业邮工作人员将为您开通admin@XXXX.com管理员帐号和密码。

二、管理员登录邮箱说明

Ø使用admin@XXXX.com帐号，通过以下方式登录邮箱：

1）http:

//mail.XXX.com（其中XXX.com为您的企业邮箱域名）

2）

Ø使用admin@XXXX.com帐号，通过以下方式登录管理平台管理：

1）http:

//mail.XXXXX.com/admin.jsp（其中XXXX.com为您的企业邮箱域名）

2）

管理员登录首页：

在上图的提示框内输入管理员的用户名和密码即可登录管理平台了。

三、操作与使用

1、查看企业邮箱系统信息

您登录管理平台后，在管理首页即可看到企业邮箱的系统信息，比如建立日期，到期日期，已分配的邮箱数，可分配的邮箱数。

2、企业信息设置

登录管理平台后，请点击“企业信息设置”按钮进行企业信息设置和修改，您可以设置企业LOGO、自定义登录界面的背景图片、设置和编辑企业介绍，并可为企业设置统一信脚：

说明：

Ø企业自定义LOGO将在您公司用户邮箱左上角呈现

Ø自定义登录界面的背景图片将体现在员工登录web邮箱的首页

Ø企业介绍包含企业名称、企业介绍和企业新闻，设置后将体现在员工登录web邮箱的首页，另外可在此界面设置员工web邮箱内部的“今日新闻”是否显示，新闻内容由网易网站提供。

Ø设置信脚后，员工通过web邮箱写信，统一信脚将出现在员工签名下方。

3、部门帐号管理

3.1部门分级呈现形式

管理员进入管理后台，选择左侧的“部门帐号管理”：

1）页面右侧将呈现所有部门的分级结构，系统会默认显示所有部门的帐号列表。

2）部门结构以树型显示，并且默认先显示所有的一级部门列表。

若某个部门下存在子部门，点击该部门名称前面的“+”号，页面将以树型结构呈现子部门。

3）当您选中某个部门，右侧置顶的位置会提示您该部门直属下级部门的数量，系统会显示您选择这个部门下的所有直属用户（不包含子部门的用户）的帐号列表，您可以对这些帐号进行管理操作，可以点击“显示部门下所有帐号”来查看该部门下所有的帐号列表（所有的子部门下的用户帐号列表）

3.2部门管理操作

部门操作包括新建、部门排序、重命名、删除，以及显示该部门下所有帐号。

3.2.1新建部门

当前鼠标选中某个部门时，点击“新建部门”，则默认创建的是当前部门的子部门。

例如：

当前选中的部门为“公共关系部”，则点击新建部门后，弹出的提示框如下：

提示您新创建的部门属于公共关系部的子部门。

A）在同一个父部门内，只能创建唯一名称的子部门，比如a部门下有子部门b和c，部门b和部门c的部门名称是不可以相同的，都必须是唯一的；

B）在不同的父部门内，可以创建相同名称的子部门，比如a部门下有子部门b，c部门下有子部门d，部门b和部门d的部门名称是可以相同的。

3.2.2部门排序

当鼠标滑过部门名称时，可见部门右侧有向上和向下的箭头进行排序，点击则可以进行部门上移或者下移。

A）只有平级之间的部门可以通过上移或下移到方式进行排序。

例如，图示中“客服部”和“公共关系部”都是一级部门，则它们之间可以进行排序。

B）不能跨级排序，子部门只能在其父部门之内上下移动。

例如，图示中的“子部门一”是“公共关系部”的二级部门，它无法跟其他一级部门（如“客服部”等）进行排序。

又例如图示中的“子部门一”到“子部门四”，它们是“公共关系部”的二级部门，则无论怎样移动，都不可能移出“公共关系部”。

C）已经置顶的部门将无法上移；已经置底的部门将无法下移。

3.2.3自动创建默认部门

当管理员创建一个用户帐号时，如果没有给该帐号选择所在部门，该帐号将不属于任何一个部门。

为了管理员能够方便的查看或编辑这些不属于任何部门的帐号，系统后台会自动将这些帐号汇集在一起、并放入一个系统创建的“默认部门”，“默认部门”的位置安排在部门树的最下方。

如此一来，管理员可以轻松的找到所有未指定部门的帐号，且可以将某个用户的部门信息“删除”、使他不属于任何一个部门。

如下图所示：

该用户本身归属与邮件事业部/商务组，通过部门转移，选择将该用户转移至“默认部门”，则他将不属于任何部门。

3.2.4部门重命名

当前鼠标选中某个部门时，点击页面右上方的“重命名”，可以对部门名称进行编辑，但无法改变该部门的从属关系。

部门名称的修改规则同“新建部门”的名称规则。

3.2.5删除部门

当前鼠标选中某个部门时，点击页面右上方的“删除部门”，可将该部门彻底删除。

A）若该部门下存在子部门，系统将提示您无法立即删除，必须先删除所有的子部门，才可以删除该部门。

B）当部门下存在帐号时，也不能删除该部门，必须先删除该部门下所有的帐号，才可以删除该部门。

3.2.6显示部门下所有帐号

当前鼠标选中某个部门时，右侧的帐号列表显示的是直接从属于该部门的帐号；点击了“显示部门下所有帐号”时，右侧的帐号列表才会显示出所有从属于该部门的帐号。

例如：

图示中帐号“kevin2”和“test”是直接从属于“公共关系部”的，假如有帐号“a”属于“公共关系部”的“子部门一”，则需要点击“显示部门下所有帐号”，才能在右侧列表中看到帐号“a”。

3.3帐号管理操作

帐号管理操作包括新增、编辑、删除、搜索帐号等一系列操作。

3.3.1新增帐号

当前鼠标选中某个部门时，点击“新增”，系统将进入创建帐号的页面；该页面将提示您，姓名、邮箱帐号、密码和确认密码是必填项，其他内容是选填项。

在创建用户的过程中，如果需要改动改用户所在的部门，则需在下拉框中重新选择部门。

管理员也可以同时添加多个用户，点击“继续添加”，可以一次创建多个初始密码、部门、过期时间相同的用户。

如果不需要添加多个，可以点击“删除”。

3.3.2批量创建帐号

管理员还可以采用上传CSV文件的方式，批量创建一批新帐号。

采用本功能创建帐号，首先您需要将待新增的用户帐户信息创建一个CSV文件（使用MicrosoftExcel一类电子表格程序可以轻松地创建或修改CSV文件），该文件应该采用表格格式，并需要包含标题，这个标题为：

用户名称、帐号名、密码、部门、工号。

接着，在管理后台的部门帐号管理，点击“新增”，在添加帐号的页面下方，上传您准备好的CSV文件，并点击“开始导入”，系统将直接为您创建这些帐号，并将创建失败的帐号以及失败的原因显示出来。

特别说明

✓您上传的CSV文件格式需要按照上文的示例，其中用户名称、帐号名和密码是必填项，部门和工号是选填项。

✓如果您希望将某用户添加到某个部门，需要从根部门开始完整填写该部门，子级部门与上级部门用“/”分隔。

如果部门不存在，系统将自动创建新部门。

✓如果部门管理员希望将某用户创建到管辖范围内的某个子部门，而该子部门不存在，则需要从根目录开始完整填写该部门，系统将自动创建该子部门，并将帐号创建在该子部门下。

未从根目录起完整填写部门的，系统将创建失败。

如某管理员管理部门a，a没有子部门b，但管理员希望将帐号创建在b部门下，则需要在CSV文件内对应该帐号的部门处填写a/b，否则系统将创建失败。

✓您也可以不填写用户的部门，系统会将该用户直接创建到您所管辖范围内的根部门；如果您没有填写部门，又在“统一部门”中选择了某个部门，系统将会把CSV文件中所有未填写部门的帐号，统一创建在您选择的部门里。

3.3.3帐号显示排序

在部门帐号管理处，点击“姓名”，帐号显示的排列顺序将按照用户姓名的数字、字母、汉语拼音的升序方式来排列，再点击一次，将按照降序方式来排列。

同理，点击“邮件地址”一次或两次，将按照邮件地址的升序或降序方式来排列。

管理员能够方便的找到需要查看或编辑的用户帐号。

3.3.4编辑帐号

点击某个帐号的电子邮件或最右侧的“编辑”按钮，进入对该帐号的编辑操作；您可以清晰的看到该用户所在的部门，并显示该部门的完整路径，同时点击“部门转移”，可以将该帐号转移到其他部门。

例如：

该用户当前所在部门为“公共关系部”的“子部门一”，如果将他移动到其他部门，该部门又有子部门时，系统会自动逐级显示下去，示意如下。

在编辑帐号里，管理员可以修改帐号的系统信息，包括是否在通讯录内共享、帐号到期时间；也可以修改用户个人资料，包括登录密码、姓名、电话等。

3.3.5删除帐号

选择您需要删除的帐号，点击删除按纽即可。

另外也可以点击“编辑”，在显示用户信息的页面，删除帐号。

说明：

1）删除帐号后，系统会把该帐号的过期时间设为当天，并在7天后在系统彻底删除。

2）过期的帐号会进入“禁用”状态，过期后7天用户就会被彻底删除。

3）已删除状态和过期状态的用户管理员可以激活帐号，激活后清除过期时间，如有需要，管理员可再对该用户设置过期时间；状态为“已删除”的帐号，可以通过点击“恢复”来取消被删除状态。

4）无论是“已删除”还是“已过期”，在7天恢复期内，该帐号都会在帐号列表中出现并占用一个“可使用的帐号”，并且同名帐号不能被创建，直到该用户被删除。

3.3.6禁用帐号

选择您需要禁用的帐号，点击禁用即可。

3.3.7激活帐号

选择您需要激活的帐号，点击激活即可。

3.3.8帐号搜索

您可以在搜索输入框内输入您想查询的帐号关键字，点击确认即可。

搜索是在全部帐号内进行。

3.3.9修改用户密码

选择您需要修改密码的帐号，点击“编辑”进入该用户个人资料页签，修改密码即可。

说明：

1）密码长度必须在6～16位之间，允许阿拉伯数字0～9，字母a～z（区分大小写），及特殊字符。

2）系统会检验输入密码是否符合标准，并弹出相应的提示。

3.3.10设置帐号是否在通讯录中共享

某个帐号设置为通讯录共享后，则该帐号的信息会出现在企业通讯录中，否则，则不出现在企业通讯中。

3.3.11设置用户邮箱别名

邮箱帐号别名，顾名思义就是给用户的邮箱帐号起一个或几个其他的名字，这些别名是虚拟的帐号，是主帐号的“代号”或“马甲”。

企业邮的用户帐号一般都是用户真实姓名的缩写，由公司统一制定命名规则并由管理员完成分配，用户在办公的情景下使用方便。

当帐号具有别名时，用户可以选择在不同的场合、针对不同客户使用不同的别名，收件人只能看到别名的邮件地址，而不会看到主帐号的邮件地址。

网易企业邮箱用户帐号别名后台管理规则如下：

Ø超级管理员可以对部门内任何一位成员设置帐号别名，企业管理员可以为除了超级管理员和所有企业管理员之外的任何成员设置帐号别名，部门管理员只能为属于自己管辖范围内的成员设置帐号别名

Ø创建的帐号别名不能与本企业内已有的帐号及别名重复，也不能带有特殊字符，否则无法创建

Ø最多可为每个用户创建3个帐号别名

如下图所示，在部门帐号管理呈现的用户帐号列表中，选择某个用户，进入编辑该用户资料的页面。

再选择“用户邮箱别名”标签，对用户帐号的别名进行管理。

可以在这里查看到用户帐号别名的状态。

如果需要修改已经创建的别名，需要先删除该别名，再重新创建。

创建别名的规范与创建邮箱帐号的规范一样，不可创建已经存在的邮箱帐号及邮箱别名，也不支持特殊字符。

输入帐号后，系统将做出检查，并显示该别名是否可用，如下图：

当管理员为用户成功创建了邮箱别名后，用户可以在web邮箱进行使用。

并且每当别名被开启或删除，用户都会收到系统发出的通知邮件。

4、群发名单管理

登录管理平台后，请点击“群发名单管理”按钮进行群发名单管理操作,您可以新建群发名单，也可以编辑，删除，和禁用群发名单。

4.1新建群发名单

点击“新建群发名单”按钮，输入邮件列表帐号、列表名称，和授权该列表的使用者，在已有帐号的列表中选择需要添加的帐号到右边的群发名单中，点“确定”按钮，就可以创建一个群发名单了。

特别提醒管理员注意的是，目前管理员可以设置是否将一个群发名单显示在企业通讯录里，方便用户在发信时使用。

另外，管理员在创建群发名单时，此处的帐号排列顺序已经优化为每个部门内都依照用户姓名的数字、字母、汉语拼音升序排列，方便管理员选取。

4.2编辑群发名单

选择您需要删除的群发名单，点“编辑”，输入您要输入的新数据即可。

4.3删除群发名单

选择您需要删除的群发名单，点“删除”即可。

说明：

执行的“删除群发名单”操作将会彻底删除您选择的群发名单相关的信息，一旦执行将不可回转。

·删除群发名单被执行后，所有和您选择的群发名单相关的操作将不被执行。

·您选择的群发名单将被永久删除，这个帐号将会失效。

·由于执行“删除群发名单”后导致贵公司在Email联系、信件等资料的永久删除等相关的损失，网易将不承担任何责任。

4.4禁用群发名单

选择您需要禁用的群发名单，点“禁用”即可。

说明：

执行“禁用邮件列表”操作将会彻底禁止您选择的群发名单相关的使用。

·禁用邮件列表被执行后，所有和您选择的群发名单相关的操作将暂时不被执行。

·您选择的群发名单这个帐号将会暂时失效。

不能转发邮件，即邮件列表中的所有帐号都将不能接受到来自这个列表的转发。

·由于执行“禁用邮件列表”后导致贵公司在Email联系、信件等相关的损失，网易将不承担任何责任。

4.5解禁群发名单

选择您需要解禁的群发名单，点“解禁”即可。

5、部门群发

网易企业邮支持各级管理员，在管理员后台对管辖范围内的成员进行部门群发。

如下图所示，超级管理员admin在部门群发里，点击“收件人”，系统将弹出本企业的通讯录列表，选择需要群发的部门名称并勾选，“确定”后，这些部门名称会直接添加到收件人里，该邮件也将发送给所选部门下的全部成员。

如果要修改已经添加的部门名单，需要点击页面右侧的“修改收件人”，在弹出的列表里，对已经勾选的部门进行取消勾选。

5.1上传eml格式的文件

在管理员部门群发时，可以上传eml格式的文件，将上传文件的邮件正文直接添加到群发内容处。

例如，管理员希望把从邮件客户端（如foxmail等）收到的邮件部门群发给各个成员，可以先从邮件客户端导出该邮件，再登录企业邮管理员后台，通过部门群发里的“上传eml格式的文件”功能，轻松将文件正文添加过来。

如下图所示：

1、在邮件客户端（以foxmail为例）选择您想导出的邮件，点击“文件”中的“导出邮件”，并选择保存在本地磁盘的某个位置，则此邮件将以eml格式的形式保存在本地磁盘。

2、管理员在“部门群发”中，在上传eml格式文件处，选择本地磁盘上的eml格式文件，点击“上传”。

3、如果上传的文件较大，则需要等待一定的时间，上传完成后，可见在邮件内容里，eml格式的文件正文，将直接显示在这里，而原文件内的信头，将不会出现。

注意：

Ø上传eml格式文件的过程是将文件中的文本解析过来，暂时不支持将图片及附件添加进来。

Ø可以上传多个eml格式文件，按照上传先后顺序，这些文件中的正文将依次添加到群发内容里。

6、企业通讯录

登录管理平台后，请点击“企业通讯录”按钮查看企业通讯录。

企业通讯录设置：

您可设置企业通讯录是否在邮箱内显示，如果设置为不可用，则企业通讯录不显示在邮箱的通讯录内。

Ø按部门查看用户：

您可选择相应的部门查看用户列表。

Ø用户帐号搜索：

输入您想搜索的帐号进行查询。

6.1导出企业通讯录

网易企业邮目前支持各级管理员在管理员后台，导出企业通讯录。

暂时不支持普通用户在web邮箱导出企业通讯录。

如下图所示，管理员登录邮箱管理员后台，如果希望导出某个部门的所有帐号，在企业通讯录处，选择该部门，再点击右侧的“导出当前部门所有帐号”。

在选择了“导出当前部门所有帐号”后，系统会提示您，将导出的CSV文件保存在本地磁盘，选择好保存位置后，该CSV文件就成功导出了。

注意：

各级管理员都可以在管理后台导出管辖部门的企业通讯录，如果选择的部门下暂时没有用户，则导出的CSV文件中，也没有用户帐号。

7、公告栏管理

登录管理平台后，请点击“公告栏管理”按钮管理企业公告栏：

说明：

企业公告栏可设置是否在邮箱登录后的首页呈现，如果选择显示企业公告栏，则公告栏会在所有企业成员登录后的首页呈现。

8、企业管理员修改密码

点击“修改密码”，按提示输入新密码即可。

9、随身邮管理

管理员为用户开通随身邮服务后，用户可以通过手机享受随时随地收发邮件的便利,每个月免费200条新邮件到达短信通知。

9.1随身邮的类型

随身邮分为两类：

免费赠送：

购买网易企业邮的用户都会获得相应的随身邮赠送，购买企业邮用户数量的不同，赠送的随身邮个数也不同。

具体赠送规则请见网易企业邮首页：

按条购买：

网易企业邮箱用户，无论使用的是标准版还是商务版，都可通过经销商付费购买随身邮，付费成功后，购买的企业随身邮服务开通。

此时，企业管理员后台会显示购买的条数：

9.2随身邮资费标准

1）企业随身邮按新邮件到达短信通知条数购买，资费按0.1元/条计，最低购买条数为1000条，最大购买条数没有上限。

2）使用手机网页版阅读、回复及发送新邮件，由当地电信运营商按GPRS流量标准收取费用，网易均不再另行收费。

3）所购买短信条数的有效期等同于企业邮箱的有效期，过期没有使用完的条数作废，也不能折算现金退款。

9.3帐号绑定规则

1）购买的企业随身邮服务开通后，企业邮箱管理员登录后台，进行随身邮使用帐号的分配，对可分配的帐号数没有限制。

例如，某企业购买了1000条，该企业管理员可以分配的随身邮使用帐号数，最少为1个，最多可为1000个。

2）如果某企业同时有赠送的随身邮和购买的随身邮，则帐号分配时，默认先分配赠送的随身邮帐号，赠送的随身邮帐号使用完毕后，再新增的绑定帐号即为使用购买的随身邮。

3）在企业管理员后台的“随身邮管理”中，随身邮的类型被分为“免费赠送”和“购买”两个类型，每个帐号都会显示对应的类型，如上图所示。

9.4随身邮短信下发条数的分配

1）企业购买的随身邮条数可由全体使用随身邮的帐号（含赠送随身邮帐户和购买的随身邮帐号）使用。

2）赠送的随身邮帐号在当月使用完包月的200条后，自动开始使用购买的随身邮条数。

3）购买的随身邮帐号，没有包月200条的限制，在企业购买的总短信条数里自动划扣，所以在企业管理员后台不再显示单个购买帐号的具体剩余条数。

4）当企业购买随身邮条数剩余数量小于100条时，系统将给管理员发送提醒邮件，请管理员注意查看并及时续费购买，以免影响随身邮的使用。

9.5企业随身邮帐号的使用方法

第一步：

企业管理员必须先赋予用户使用随身邮的权限

第二步：

成功后，该用户必须先登录邮箱，成功定制随身邮

通过以上两个步骤，用户就可以成功使用企业随身邮了。

9.5.1新增绑定帐号

1）在随身邮管理模块点击“新增绑定帐号”，输入用户帐号和相应的手机号码后确定，如果当前还有免费名额剩余，则建立的随身邮类型为“免费赠送”类型；如果免费名额已经分配完毕，则新增的帐号为“购买”类型。

说明：

Ø输入的邮箱