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公文培训资料
公文写作培训资料
一、公文的概念及基本特征
概念:
公文是法定的机关与组织在依法履行职能过程中,按照规范体式和处理程序制成的,具有现行效用的书面文件,是管理机关工作的重要工具。
基本特征:
鲜明的政治性,由法定作者制成和发布,具有法定的权威和现行效用,特定的体式和处理程序。
公文的根本功能:
特定的现行效用。
公文的重要功能:
领导功能、规约功能、沟通功能、宣传功能、凭据功能。
二、公文的种类
2000年8月24日,国务院发布的《国家行政机关处理办法》规定,我国行政机关使用的法定公文种类有13中,包括:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
三、公文的体式
即公文特有的表现形式,包括文体特征和外观式样特征。
根据国家质量技术监督局1999年12月27日发布的《中华人民共和国国家标准》(GB/T9704-1999)《国家行政机关公文格式》规定,公文格式构成要素划分为眉首、主体、版记三个部分。
眉首包括:
公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关、发文字号和签发人6个要素。
主体部分包括:
标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识和附注7个要素。
版记包括:
主题词、抄送机关、印发机关和发文时间等。
现将公文写作常识及常用公文的写法简要介绍如下,请全体从事文秘工作的人员认真学习,切实提高公文质量。
四、公文的语言风格与基本要求
(一)公文语言风格
平直、朴实、庄重。
平直,即采用直笔表现手法,不用曲笔。
强调直截了当,表里一致。
禁止使用“双关语”、“话中话”、“弦外之音”等语言。
朴实,即采用朴素实在的语言,不刻意追求华丽的词藻。
庄重,指公文的语言具有端庄、持重、典雅、文明的格调。
强调书面语言,专门术语及酌情使用的文言词语。
(二)语言表达要求
1.准确性要求,强调客观事实的准确。
2.规格性要求,即专门用语。
常用的有:
开头语:
兹(为、因、定于)、欣(闻、逢、值)、根据、遵照、按照等。
结尾语:
特此、现予公布等,“以……为要”、“以……为盼(感、荷)”等。
称谓用语:
我、本、你、贵、该等。
征询用语:
当否、妥否等。
表态用语:
可行、不可行、同意、不同意、准予等。
期请用语:
希予、尚希、拟请、务请、恳请、恭请、诚请等。
期复用语:
请批示、请函复、请指示等。
谦请用语:
承蒙(惠允、协助、慨允、大力支持)等。
3.简练性要求,即简明精炼。
语言要简短、简明。
开头要开门见山,结尾要强调行文要求。
图表、大量繁琐的分析说明等要尽量用附件体现。
4.鲜明性要求,指公文的中心思想和基本观点突出、明确。
5.修辞要求,公文语言重实用、少修辞。
即便使用修辞,采用消极修辞(科学修辞),不用积极修辞(艺术修辞)。
公文中常用的修辞是引用,适当使用比喻、借代、对比、排比、层递等;一般不用比拟、对偶、设问、反复等修辞手法;禁止使用夸张、反语、双关等修辞手法。
五、公文写作的基本步骤
明确公文主旨----广泛收集材料-----拟写提纲-----拟写草稿----修改与审核。
六、拟稿注意事项
(一)概论
拟稿:
是发文处理的第一道程序,直接影响公文质量。
一般要求各部门明确专人负责,主要报告、请示要求部门领导人亲自主稿。
拟稿人首先要明确,发文是为了解决实际问题。
所有用语均应有利于解决问题。
(二)拟稿要求
1.符合法律法规,符合公司有关规定;
2.情况要切实、观点要明确、表述要准确、结构要严谨;
3.力戒空话、套话、废话,要朴实、实在。
要做到开门见山、简短,文字通顺;
4.符合公文规范;
5.文种应根据行文目的和关系来确定;
6.拟制紧急公文要体现紧急的原因;
7.公文标题中,一般不出现标点符号。
8.引用公文时要写明发文机关、标题、公文编号,要注意顺序,标题要用书名号、公文编号要用括号;一句话中同时引用几则公文,导致该句话很长时,应将文件名和公文编号换位。
9.引用年月日时要详写某年某月某日;
10.结构、层次、序数:
第一层是汉字小写的一、第二层是
(一),第三层是1.第四层是
(1)一般就是四层;
11.公文要用法定计量单位,并且在同一文中要统一;
12.数字除了必须用汉字的以外,一般都用阿拉伯数字,数字在排印的时候不能断行;
13.公文引用地名、人名及其他事物名称时,应用法定全程或规范简称。
14.有附件的公文,要将附件标注在正文后成文日期前,附件可省略发文字文号。
15.管理制度文件内容一般用条文表述,每条可分为款、项、目。
款不编号,另起自然段;项的序号用中文数字加括号依次表述;目的序号用阿拉伯数字依次表述。
内容较多的,可以分章,整下设节。
例如:
第一章总则第一条为******。
章的标题要加粗;第几条三个字本身要加粗,后空一格写内容,不要用标点。
16.一份文件中,对一个单位的称谓要前后一致。
一个单位的名称第一次出现时必须使用全称,并用括号注明规范简称,其后再次出现时即用简称。
17.请示件一般不得超过3000字。
超过3000字应拟写报告提纲。
七、核稿的基本要求
核稿是保证公文质量的重要工作,文稿送领导审批签发之前,由核稿人员对文稿的内容、格式等进行全面审核,及时发现问题、解决问题,不把问题(包括文字问题)带到领导处,起到把关作用。
(一)核稿主要工作
一般是看行文关系是否正确、文字是否通顺、规范、有无错别字等。
比较高的要求:
1.有较高的政治理论水平和政策水平;
2.有较强的业务能力,熟悉公文处理的各项规定;
3.具有多方面的知识,有相关业务工作的概念;
4.要求熟悉本单位正在开展的工作、所关注的重点;
5.要求较高的文字水平;
6.要有一定的法律知识;
7.掌握更多的新知识,如公司改制、电力企业制度等;
8.核稿人要有协调能力,正确表达核稿的意见;
9.要有保密意识,合理确定文件的密级。
(二)核稿的重点
1.查是否需要发文(必要性),可发可不发的就不发;
2.查是否有矛盾,要合法合规,跟上级发文是否矛盾,与原来发文是否矛盾、本文前后是否有矛盾;
3.查规定是否清晰明确;
4.查文件要求是否具体可行、是否符合实际;
5.查办文手续是否完备;
6.查文字表述是否准确,是否会产生歧义或差错;
7.查文件是否符合公文处理办法的要求。
八、公文的修改
退,不需发出的退拟文部门。
需要发出但需修改的,核稿人指出问题或修改意见并退拟稿人修改。
大的修改一定要与原拟稿人协商修改。
如果是文字表述或公文体式方面的问题,由核稿人修改。
九、行文规则
1.隶属原则,无隶属关系的不能发命令式文件;
2.有利于工作、有利于把事情办成;
3.一般不得越级行文;确需越级行文时,应同时抄送被越过的那一级;
4.协商一致原则;
5.对下不能强行发文,对上要写清双方分歧所在;
6.几个公司联合行文编一个文号,联合上报文件只盖主办单位一家公章;
7.对等原则。
如中电投某部门不能对大唐集团行文,只能单位对单位、部门对部门。
十、常用公文写法
(一)请示
要求:
1.请示是一文一事;
2.一般主送一个单位,其它单位是抄送,不要用抄报;
3.除了领导亲自交办外,请示一般不能直接主送领导个人;
4.请示文后,成文日期前,要注明联系人和联系电话;对集团公司请示工作,主送单位只能是中国大唐集团公司,不能直接发到部门。
5.属于本单位(部门)职责范围内的事不用请示。
写法:
1.请示的说理要充分;
2.请示的事情要具体明确,不能含糊不清;
3.有的请示需要提出不同初步意见和处理办法,并提出自己的倾向;
4.请示一般不要用“紧急请示”,但可在公文缓急中注明“急”或“特急”;
5.尾语一般是:
“妥否,请批示(复)。
”
(二)报告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
报告是只阅不办的,因此,报告不得夹带请示内容,标题一定不能写成“请示报告”。
报告分为工作报告、情况报告、建议报告。
报告开头一般先写明题要,过渡句为:
现将**报告如下。
报告结尾:
可写“特此报告”。
(三)函
是一种大量使用的正式文种。
用于无隶属关系的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等。
标题一般为:
**单位关于**的函。
向有关政府部门请求批准,如财政部,文种应用“函”。
对级别比自己低的单位不能盛气凌人,对比自己高的不必过谦。
(四)批复
用于答复下级机关的请示事项,先有请示才有批复。
批复一般主送一个单位,如具有普遍意义,则可抄送其它单位。
批复的写法,包括引述、答复、尾语三部分。
引述,引用请示的标题、文号及部分内容等。
答复,要明确表示同意与否。
如果内容较多,可以分条答复;如果不同意要写明理由,同时作出应如何处理的指示。
尾语,“此复”、“特此批复”等。
(五)通知
适用于发布规章、转发上级和不相隶属机关的公文、要求办理和有关单位周知的事项、任免等。
发布性通知,发布规章制度。
转发是转别人的文,自己单位产生的文为印发。
批示性通知,带批语,表示肯定。
指示性通知,下达指示或对某一问题进行具体指示。
知示性通知,会议、任免等。
(六)会议纪要
用于记载和传达会议情况和议定事项。
文种为会议纪要的,直接印发。
一般格式为:
****会议纪要,标题下空一行注明开会日期,开会日期以中文汉字表述并用括号括起;会议纪要无主送单位,但在主题词下方要注明分送单位和个人;会议纪要结尾没有成文日期,不需要加盖公章;会议纪要是合法文种,具有同等法律效力。
会议纪要作为附件时,正文标题为“关于印发《****会议纪要》的通知”。
做附件的会议纪要不要注明分送单位。
要送主持召开的人或部门签发。
注意事项:
1.要紧扣会议主题,突出会议中心,强调的是会议的结果和决定;
2.真实性,要忠实于会议事实;
3.要坚持一会一纪。
三、公文印制要求
(一)用纸要求
一般采用国标A4纸。
按照《国家行政机关公文印制标准》,上天头(上白边)37mm,上天头至发文机关的距离为25mm,发文机关下空2行为发文字号,发文字号下距4mm是红色反线,反线下空2行为公文标题。
(二)页面设置
上下各3.5,左右各2.7,页眉页脚各2.5。
行距为固定值,28磅。
(三)字体、字号
公文标题用宋体,二号字,加粗;一级标题、二级标题均用仿宋2312,三号字,加粗;正文用仿宋2312,三号字;主题词本身三个字用黑体,三号字,加粗;主题词内容用宋体,三号字。
公文正文、附件均用word格式编辑,所有文字用黑色,不要设置页眉页脚,但须插入页码。
(四)其他
公文在印制时,如果只有成文日期单行(无正文内容)需要换页,则用调整行间距的办法解决换页问题,然后用印。
也就是说,公章不能盖在只有成文日期,而没有公文内容的页面。
更不能用“此页无正文”的办法处理。
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