大学计算机基础office办公软件.docx

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大学计算机基础office办公软件

第4章Office办公软件

学习目的

☑了解office软件的功能特点

☑熟悉word字处理软件的操作

☑熟悉excel电子表格的操作

☑熟悉PowerPoint演示文稿的操作

Office以亲和的界面、易学易用的特点、丰富而强大的功能，在世界上赢得了广泛的用户。

学习和掌握Microsoftoffice的基本功能，不仅方便处理电子公务和个人事务，也方便与外部世界的交流。

本章主要讲述office中的word、excel、PowerPoint三个成员软件的操作方法。

4.1Office2003简介

MicrosoftOffice2003中文版继承了Office家族的传统优势，在易用性、智能化和继承性的基础上，进一步为信息工作者提供了快速、便捷的工作方式。

Office2003标准版主要包括以下六个组件：

文件处理软件Word2003、电子表格软件Excel2003、演示文稿制作软件PowerPoint2003、数据库软件Access2003、信息管理软件Outlook2003以及网页制作软件FrontPage2003。

这些组件几乎涵盖办公室自动化的所有方面，使用它们就完全可以实现办公自动化。

1.Office2003安装

将Office2003光盘放入光驱，安装程序会自动运行。

根据窗口的提示，在安装过程的每一步，做出选择设置后，单击“下一步”按钮，直到提示安装成功。

2．程序的启动

常用的启动方法有以下三种（以Word为例）：

（1）单击“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeword2003”菜单命令。

（2）打开“资源管理器”，找到相应的Office文件，双击文件图标即可启动相应程序。

（3）从“开始”菜单中找到应用程序命令，然后右击，从弹出的快捷菜单选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令，在桌面上出现程序的快捷方式图标，双击图标即可启动程序。

3．程序的退出

退出程序常见的方法有以下几种：

·在应用程序窗口中选择“文件”→“退出”菜单命令。

·单击应用程序窗口标题栏右侧的“关闭”按钮X

·双击标题栏中的控制菜单图标。

·按组合键【ALT＋F4】。

4．Office2003的帮助系统

Office2003为用户提供了丰富的联机帮助文档，可以随时解决用户在使用Office的组件时遇到的困难。

（1）使用“提出问题”文本框或者“帮助”菜单

在菜单栏右侧的文本框中，用户可以输入问题并按【Enter】键，帮助系统会自动提取出关键词，并将相关的内容列出。

用户也可以使用“帮助”菜单。

以Word为例，选择“帮助”→“MicrosoftWord帮助”菜单命令，打开“Word帮助”任务窗格，如图4-1所示，在“搜索”文本框中输入要帮助的主题，单击右侧的“开始搜索”按钮→即可看到搜索结果。

（2）使用Office助手

在Office的各个应用程序中提供了许多形象的助手工具，可以帮助用户查找帮助主题、显示帮助提示信息。

在“帮助”菜单中可以通过“显示Office助手”或“隐藏Office助手”选项来使助手显示或隐藏在窗口中。

4.2文字处理软件——Word2003

利用Word2003可以制作出各种各样的文档，例如信件、传真、公文、书刊和简历等。

Word2003在原有版本基础上有做了相应的改进，界面更加的友好，操作更加方便，功能更加强大。

4.2.1Word2003窗口的结构

启动Word2003后就会进入Word的工作窗口，如图4-2所示，所有的编辑操作都需要在此窗口中进行。

窗口主要的组成部分有：

标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏。

1.标题栏

位于窗口的最顶端。

显示了当前正在编辑的文档名称和所使用的应用程序名称，右侧有“最小化”＿、“最大化”□、“关闭”×三个按钮。

2.菜单栏

在标题栏下方，排列了Word关于文档操作的所有菜单命令。

菜单项的显示具有自动记忆功能，只显示最近常用的命令，在一段时间内没有使用过的命令会自动隐藏，为用户选择常用命令提供了很大的方便。

3工具栏

在菜单栏下方排列着许多工具按钮，每一个工具栏按钮对应一个菜单命令。

通常情况下窗口会显示“常用”工具栏和“格式”工具栏，用户可以通过“视图”→“工具栏”菜单命令选择其是否显示。

4标尺

位于编辑区的上方和左方，用来查看正文、表格等的宽度，也可设置段落缩进距离等。

5视图方式

视图能以不同的方式来显示不同文档的内容，以满足不同状态的需要。

Word2003提供了普通、Wed版式、页面、阅读版式、大纲五种视图方式。

6状态栏

在窗口的底部，显示当前文档的编辑信息，如光标所在的页数，行／列号以及修订、改写等命令状态。

可以通过双击命令按钮来转换其工作状态，当按钮显示为黑色时，该命令处于工作状态；若为灰色，则此命令为非工作状态。

7任务窗栏

Word2003提供了优化的任务窗格，包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“剪贴画”和“文档更新”等任务。

4.2.2文档的建立

1.新建文档

Word2003启动后，系统会自动创建一个名为“文档1.doc”的空白文档。

通常用户创建新文档的以下几种：

·选择“文件”→“新建”菜单命令，在窗口的右侧会自动弹出“新建文档”任务窗格，如图4-3所示，在“新建”选项区选择需要建立的文档类型即可建立相应类型的空白文档。

·在“新建文档”任务窗格中的“模板”选项区，选择相应的模板来建立具有特色的新文档。

·单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，创建一个普通类型的空白文档。

2.打开已有文档

用户可以使用多种方法打开已经存在的文档进行编辑。

方法有以下几种：

·在“资源管理器”中双击文件的图标，系统会自动启动应用程序并打开此文档。

·在Word窗口中，选择“文件”→“打开”菜单命令，弹出“打来”对话框，如图4-4所示，在“查找范围”下拉列表框中选择目标文件的所在路径，在下方的文档列

表中选定需要打开的文档，单击“打开”按钮即可。

·单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，也可弹出“打开”对话框。

·单击“文件”菜单，在其下拉菜单的最下方可以直接选择最近刚刚编辑过的文档。

3.保存文档

保存文档是吧进行了编辑和修改的文档存储到磁盘上的操作，文档保存可以确保数据不会丢失。

保存文档的方法有：

（1）新建文档的保存

选择“文件”→“保存”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，即弹出“另存为”对话框，如图4-5所示。

在“保存位置”下拉列表框中选择文档需要保存的路径，在“文件名”框中输入文件名，单击“保存”按钮即可。

（2）已有文档的保存

对于保存过的已有文档进行了再次编辑和修改后，依然要进行保存操作，保存方法如

（1），只不过不需要再次命名。

还可以对于一个已有文档存放副本，可以选择“文件”→“另存为”菜单命令，可以把当前文档以另外一个名字在其他路径下独立保存。

4.关闭文档

关闭文档的操作方法吐下：

（1）选择“文档”→“关闭”菜单命令或单击菜单栏右端的“关闭窗口”按钮，可以关闭当前文档窗口，但word应用程序窗口仍然保留。

（2）选择“文件”→“退出”菜单命令或单击标题栏右侧的“关闭”按钮,退出Word应用程序。

如果文档编辑后未保存，关闭是将会弹出提示对话框，如图4-6所示，选择“是”选项按钮则保存当前文档并关闭，单击“否”按钮则放弃保存并关闭，单击“取消”按钮则会取消关闭文档的操作。

4.2.3编辑文档

1.输入文本

在启动Word后，有一条闪烁的竖线，这就是光标。

在进行文本输入以前，必须将光标定位到相应的位置。

定位光标可以使用键盘上的光标键，耶可以使用鼠标直接在目标位置单击即可。

在文档中输入文本是光标出啊如点在动右移，当录入的文本到达文档右边界时，Word会自动黄行。

当一个段落的文本输入结束是，按【Enter】键可以开始下一个段落。

2.输入符号、数字

在文档中除了可以输入中、英文字符，还可以键入一些符号挥着特是形式的数字。

例如要插入符号“@”，步骤如下：

（1）吧光标定位到要出插入符号的位置。

（2）选择“插入”→“符号”菜单命令，打开“符号”对话框，如图4-7所示，在符号列表中单击需要输入的符号“@”。

（3）单击“插入”按钮即可。

若要输入“

、

、

”之类的特殊数字，同样可以使用“插入”菜单。

操作步骤如下：

（1）选择“插入”→“数字”菜单命令，打开“数字”对户狂，如图4-9所示。

（2）在：

“数字”栏中输入需要插入的数字，如“3”。

（3）在“数字类型”列表框中选择需要的数据形式。

（4）单击“确定”按钮。

3.文本的选定

在编辑文档中的文本之前，必须先选定文本，选定文本最简单的方法是用鼠标拖动。

方法是：

将光标移动到需要选定文本区的开始，按住鼠标左键拖动鼠标，到达文本区末尾时释放鼠标，被选中的文本区将会突出反白显示，如图4-9所示。

选定文本还有很多其他的方法。

·选定一个词语：

鼠标双击该词语。

·选定一句话：

按住【Ctrl】键，单击句中的任意位置。

·选定文本块：

在文档中需要选定的文本的其实位置处，拖动鼠标到选定文本的末尾。

·选定大块文本：

将光标移动到文本块的起始位置，按住【Shift】键，用鼠标单击文本块的终止位置。

这种方法适合于对于跨页文本的选定。

·选定行、段：

移动鼠标到某行的左侧选定区，鼠标指针变成时，单击可选定该行，若双击可选定该段，若在选定区上下拖动鼠标可选定多行。

·选定整篇文档：

在某行左侧的选定区连续单击鼠标三次可选定整篇文档，或者按住【Ctrl】键，用鼠标单击文档左侧选定区的任意位置。

·按住【Alt】键，拖动鼠标可以选定垂直的一块文字。

4.移动与复制文本

文本编辑时，经常需要移动或复制文本，这些操作可以简化对于相同文本的从夫输入。

方法一：

利用剪贴板移动或复制文本，步骤如下：

（1）选定需要移动或复制的文本。

（2）执行下列任意操作，可以将选定的文本暂且保存到剪贴板中。

·选择“编辑”→“剪切”菜单命令或“编辑”→“复制”菜单命令。

·在文本选定区中右击，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或“复制”菜单命令。

·单击“常用”工具栏“剪切”按钮或者“复制”按钮。

（3）定位光标到文档中需要移动或复制的新位置。

（4）执行下列任意操作，可以将保存在剪贴板中的内容粘贴到文档中的新位置。

·选择“编辑”→“粘贴”菜单命令。

·右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”菜单命令。

·单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。

方法二：

利用鼠标的拖动移动或复制文本，步骤如下：

（1）选定需要移动或复制的文本。

（2）将鼠标指针指向被选定的文本区，此时指针呈箭头状。

（3）若要移动文本，按住左键拖动鼠标,指针会跟随一个虚线光标插入点，当虚线插入点到达要移动的目标位置时释放左键即可;若要复制文本，则按住【Ctrl】键的同时拖动鼠标达到要复制的目标位置释放鼠标左键和【Ctrl】键即可.

5．删除文本

按【Backspace】键可以删除插入点之前的字符，按【Delet】键可以删除插入点之后的字符。

如果需要对大块文本进行删除，应先将需要删除的文本选定，然后按【Backspace】键或者【DeIete】键均可.

6.查找与替换文本

Word中的查找和替换功能，可以很方便的搜索到指定的内容并进行替换。

（1）查找

选择“编辑”“查找”菜单命令，打开“查找和替换”对话框，如图4-10所示，在“查找内容”的文本框中键入需要查找的字或词语（如“编辑”），单击“查找下一处”按钮，系统会在文档中出现“编辑”的地方暂停，并将查找到的文字反白显示。

（2）替换

用户可以将查找到的内容替换为新的文字，如将文档中的“编辑”替换为“输入”。

方法为:

选择“编辑”→“替换”菜单命令，打开“查找和替换”对话框，如图4-11所示。

在“查找内容”文木框中键入被替换的文字，在“替换为”文木框中键入要替换的新内容，单击“查找下一处"按钮开始查找，当找到需要替换的文字时，单击“替换”按钮即可完成替换操作。

若要将文档中所有找到的文字全部替换，单击“全部替换”按钮即可。

7.撤消与恢复

可以通过Word中的“撤销”与“恢复”命令来将文本还原。

（1）撤销操作

选择“编辑”“撤销键入”菜单命令或单击“常用”，具栏上的“撤销键入”按钮，可以撤销上一步操作。

若要撤销最近的多步操作，可以单击“撤销键入”按钮旁边的下三角箭头，在滚动列表中查找需要的操作并单击次操作。

（2）恢复操作

恢复操作的功能与撤销相反，即如果撤销以后认为不该撤销，这时就可使用恢复操作还原"。

选择“编辑”→“恢复键入”菜单命令或者单击“常用”工具栏中的“恢复键入”按钮可以恢复上一步的撤销操作。

若要恢复多步撤销操作，可以单击“恢复键入”按钮旁边的下三角箭头，在滚动列表中查找到需要恢复的操作并单击此操作。

4.2.4文档的排版

1.字符格式的设置

字符是整个文档的主要组成元素，字符格式包括了字体、颜色、字号、字符间距、川字效果等属性。

通过设置字符格式可以使文字的效果更加突出。

方法一:

使用“字体”对话框设置字符格式。

选中目标文本，选择“格式”→“字体”菜单命令的快捷菜牢申选择“字体”命令，打开“字体”对话框，在字形、字号、字体颜色、下画线线型等选项进行设置，如图4-12所示。

在“字符间距”项卡中可以对缩放比例、字符间距、位置进行调整，如图4-13所示。

方法二：

使用“格式”工具栏设置字符格式。

使用“格式”工具栏设置字符格式是比较便捷的一种方式，如图4－14所示。

将鼠标指向某一按钮，停留几秒钟即会着到此按钮的功能提示，单击便执行了其功能，若是列表框，则单击右侧的下三角箭头，在打开的下拉列表框中单击所需要的选项即可。

方法三:

复制字符格式。

可以通过“格式刷”将已经设置好格式的文本所具有的格式复制到其他要求相同格式的文本中，避免了重复设置操作。

首先选择已经设置好格式的源文本。

双击"常用"工具栏中的“格式刷”按钮，此时鼠标外观会带有一个小刷子，按住左键选定目标文本，所有被拖动覆盖的文本都会变成与源文本相同的格式。

若复制一次格式，则单击“格式刷”按钮即可。

2.段落格式的设置

段落格式是设计文档的整体外观。

在文档中由“Enter”结束的文本即为一个段落，段落格式主要包括对齐方式、缩进距离、行距和段落间距等。

（1）对齐方式的设置

段落的对齐方式主要包括:

左对弃、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。

·左对齐:

段落的左端对齐，多用于英文文档。

·右对齐:

段落的右端对齐，多用于文档木尾的署名和日期等。

·居中对齐:

段落居于页面的中央，多用于文档的标题、图、图题、表题等。

·两端对齐:

Word自动调整段落，使其两端都对齐。

多用于中文文档。

·分散对齐:

段落自动均匀分散充满页面。

Word默认的对齐方式是“左对齐”，其他对齐方式的设置要先选定需要设置的段落，单击“格式”工具栏中相应的按钮

即可。

（2）缩进的设置

段落缩进可以使文本看起来层次分明，Word主要有四种缩迸方式:

·左缩进:

对段落所有行的左边界进行缩迸。

·右缩进:

对段落所有行的石边界进行缩迸。

·首行缩进:

对段落的第一行进行缩迸，一般为两个汉字宽度。

·悬挂缩进:

对段落中除第一行之外的其他行迸行缩进。

方法一:

使用标尺设置缩进。

使用标尺设置缩迸是比较快捷的一种方式。

在水平标尺上有四个滑块对应了四种缩进方式，如图4-15所示。

选定需要设置缩进的段落，用鼠标拖动标尺上相应的滑块改变段落的缩进值。

方法二:

使用“段落”对话框设置缩进。

选定需要设置的段落，选择“格式”→“段落”菜单命令，或者在快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，如图4-16所示。

在“缩进”栏设置左、右缩进值，在“特殊格式”栏中选择首行缩迸或悬挂缩进，并在“度量值”栏中设置相应的缩进值。

（3）段落间距的设置

段落间距是指文档中相邻两段文字之间的距离，包括段前距和段后距。

在“段落”对话框中的“间距”选项区，可以设置当前段落与前一段之间的“段前”距和与后一段之间的“段后”距。

段落中相邻两行文字之间的距离在“行距”框中设置。

3.设置边框和底纹

在Word文档中，可以为文字或段落添加边框和底纹，起强调相突出作用。

（1）设置边框

首先选中需要添加边框的文本或段落，选择“格式”→“边框和底纹”菜单命令，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡，如图4-17所示。

先在“设置”栏中选择边框类型，然后在右侧的“线型”、“颜色”、“宽度”列表框中选择框线的线型、颜色和宽度，最后在“应用于’列表中选择”文字”或”段落”，单击“确定”关闭对话框。

（2）设置底纹

先选定需要添加底纹的文本或段落，打开“边框和底纹”对话框，选择“底纹”选项卡，如图4-18所示。

在“填充”组中选择底纹的颜色，在“样式”、“颜色”列表框中选择底纹的图案样式和颜色，在“应用于”列表框中选择“文字”或“段落”单击“确定”关闭对话框。

4.设置列表格式

文档的列表主要包括带有符号的列表和带有编号的列表，即项目符号和编号。

（1）项目符号列表

首先选定需要添加项目符号的段落，选择“格式”→“项目符号和编号”菜单命令，打开“项目符号和编号”对话框，在“项目符号”选项卡中选择项目符号的样式，如图4-19所示。

（2）编号列表

选定要添加编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，单击“编号”选项卡，如图4-20所示。

选中某个编号样式，单击“确定”按钮。

5.设置分栏

在报纸中多采用分栏排版，便于阅读，Word具有分栏功能。

操作方法:

选中需要分栏的段落，选择“格式”→“分栏”菜单命令，打开“分栏”对话框，如图4-21所示。

在“预设”框中选择分栏的样式，如果栏数比较多，可以在“栏数”框中输入相应的数字;在“宽度和间距”区域内设置每一栏的宽度和间距;在“应用于”框中选择分栏的范围，单击“确定”按钮。

4.2.5表格的制作

适当的使用表格可以更好地组织信息，可以用来对数字进行简单的管理，使文档更加美丽和清晰。

表格的操作主要有:

创建表格、输入表格、格式化表格等。

1.创建表格

创建表格的方法有两类:

自动插入和手工绘制。

（1）使用“插入表格”按钮（此方法可以快速地建立表格）

1.将光标定位到需要插入表格的位置。

2.单击“常用”工具栏中的“插入表格”按钮，弹出一个网格。

3.按左键从网格左上角拖动鼠标，用阴影覆盖所需要的行数和列数，如图4—22所示，选择4行4列。

4.z

（2）使用“插入表格”对话框

1.定位光标到需要插入表格的位置。

2.择“表格”→“插入”→“表格”菜单命令，打开“插入表格”对话框。

3.在“行数”和“列数”框中输入表格的行、列数。

4.单击“确定”按钮，在光标所在处献出现了一个设置好行列数的表格。

（3）手工绘制表格

利用手工可以绘制出更灵活的表格，尤其是一些复杂、不规则的表格。

方法如下:

①.选择“视图”→“工具栏”→“表格和边框”菜单命令，出现“表格和边框”工具栏。

②.单击“表格和边框”工具栏中的“绘制表格”按钮，鼠标会变成铅笔状指针。

③.移动铅笔状指针到文本编辑区，按左键从左上角拖到右下角可绘制出表格的外框。

④.外框绘制后，可以在框内任意绘制横线、竖线和斜线，从而建立不规则表格。

如果要擦除某些框线，单击“表格和边框”工具栏中的“擦除”按钮;，鼠标会变成橡皮状，在要擦除的框线上拖动鼠标即可擦除框线。

2.编辑表格

输入文本

将光标定位到需要输入文本的单元格中，输入的方法与在文档中输入一样，表格会根据单元格的列宽对艾本进行自动换行，同时增加行高。

利用键盘上的【Tab】键可以依次将光标移动到每一个单元格，完成整个表格的输入。

（2）选定单元格

如同对文本操作一样，对于单元格的任何操作之前都要先选定单元格，比较常用的是利用鼠标来选定单元格。

操作方法如下:

•选定一个单元格:

将鼠标指针指在某单元格内的左边沿，指针变为，单击即可选定此单元格。

•选定一行:

将鼠标指针指在某行的左边沿，指针变为↗，单击即可选定此行。

•选定一列:

将鼠标指针置于某列的上边沿，指针变为↓，单击可选定此列。

•选定整个表格:

将鼠标置于表格的任意位置，当表格左上角出现…时，单击此标记可以选定整个表格。

•选择任意区域:

按住鼠标左键在表格中拖动可以选定任意个单元格。

如图4-23所示，即为选定单元格、行、列、整个表格的示意图。

（3）清除单元格内容

选定需要清除的单元格，单击【Delet】键或者选择“编辑”→“清除”→“内容”菜单命令。

3.改变表格的结构

对于表格结构格的调整主要包括调整行高/列宽、插入行/列、删除行/列及合并/拆分单元格等。

（1）调整行高和列宽

1.利用鼠标拖动

将鼠标指向表格内部需要移动的行线或列线上,指针会变为…或…的形状。

拖动鼠标将框线调整到目标位置，如图4-24所示。

如果要精确调整，则按住【Alt】键的同时拖动鼠标。

2.利用“表格属性”对话框

选定需要改变的行或列，选择"表格“→“表格属性”菜单命令。

打开“表格属性”对话框，如图4-25所示。

该对话框有四个选项卡，“表格”选项卡用于对整个表格指定宽度，“行”和“列”选项卡可以指定某些行或列的高度和宽度，“单元格”选项卡可以指定某些单元格的宽度。

（2）插入/除除单元格

把光标定位到要插入单元格的位置，选择“表格”→“插入”→“单元格”菜单命令。

弹出“插入单元格”对话框，如图4-26所示，其中的“活动单元格右（下）移”选项是在选定单元格的左侧（上方）插入新的单元格，“整行（列）插入”选项是在选定单元格的上方（左侧）插入新行（列）。

如果需要删除某些单元格，首先应选定这些单元格。

选择“表格”→“删除”→“单元格”菜单命令，弹出“删除单元格”对话框，如图4-27所示，根据提示选择所需选项，单击"确定"按钮即可。

（3）插入/除行（列）

插入行操作:

在需要插入行的位置处选定一行或多行，选择“表格”→“插入”菜单命令，根据插入的位置选择“行（在上方）”或“行（在下方）”命令。

插入列操作:

在需要插入列的位置处选定一列或多列，选择“表格”→“插入”菜单命令，根据插入的位置选择“列（在左侧）”或“列（在右侧）”命令。

删除行（列）:

选定需要删除的行（列），选择“表格”→“删除”→“行（列）”菜单命令。

4）合并/拆分单元格

合并单元格：

选定需要合并的单元格，选择“表格”→“合并单元格”菜单命令。

或者在选定区右击，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”命令。

即可合并为一个单元格。

拆分单元格:

将光标定位到需要拆分的单元格，选择“表格”→“拆分单元格”菜单命令，或者在选定区右击，在弹出的快捷菜单中选择“拆分单元格”命令，打开“拆分单元格”对话框，在其中的“行数”和“列数”栏中输入需要拆分的行、列数，单击“确定”按钮。

4.格式化表格

（1）设置单元格的对齐方式

表格中单元格的对齐方式包括水平对齐和竖直对齐。

操作方法为:

选择“视图”→“工具栏”→“表格和边框”菜单命令，打开“表格和边框”工具栏，如图4-28所示，然后选定需要设置对齐方式的单元格区域，单击工具栏中的“对齐方式”按钮…，旁边的下三角按钮，在弹出的按钮列表中选择合适的对齐方式。

（2）添加边框和底纹

在实际应用中，可以根据需要给表格中单元格的框线设置线型、颜色，添加一些底纹便表格更加美观、清晰，具体操作参见图4-17和图4-18。

5.表格数据处理

Word表格中的数据可以进行简单的运算，常见的是数据求和、数据排序。

（1）数据求和

将光标定位到需要计算和