车辆管理办法530.docx
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车辆管理办法530.docx
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车辆管理办法530
车辆管理办法
目录
第1条:
目的………………………………………………………2
第2条:
使用范围…………………………………………………2
第3条:
车辆的管理职责划分……………………………………2
第4条:
公车的调度………………………………………………2
第5条:
车辆的日常维护、检查及停放…………………………3
第6条:
保养、请修、修复、验收………………………………3
第7条:
事故处理…………………………………………………3
第8条:
费用的报销管理…………………………………………4
第9条:
私车公用条件……………………………………………5
第10条:
私车公用规范……………………………………………7
第11条:
外部租车/借车规定…………………………………7
第12条:
附则……………………………………………………8
2017.06.02制定2017.实施
车辆管理办法
第一条目的
为规范公司车辆管理,加强与完善公司公务车辆的调派、养护、事故处理及费用报销等管理,真正使车辆高效地服务公司,特制定本办法。
第二条使用范围
凡本公司所属车辆或私车公用车辆应依本办法规定管理。
第三条车辆的管理职责划分
车辆管理职责划分:
1)行政部:
车辆调派,费用预算和核准、证照和备用钥匙管理、驾驶员管理、公司园区停车车辆信息更新及停车费用缴纳。
2)驾驶员:
维修保养、车辆年检、投保、续保与出险索赔、证照管理。
3)私家车主:
维修保养、车辆年检、投保、续保与出险索赔、证照管理。
第四条公车的调度
公司车辆派遣,由行政部统一统筹安排。
部门因特殊情况需使用公务车辆时,使用部门需提前1天(紧急用车除外)在钉钉上申请用车,行政人事部根据申请车顺序,并结合公务的紧急程度派车。
未由行政部调度指派的,不得擅自使用公司车辆。
用车结束后,使用人、驾驶员均需在表1《车辆使用登记表》上签字确认。
行政部每月对《车辆使用登记表》进行复核。
1、公务车
1)公务车是为了满足工作任务和特殊接待任务(例如出差、接待);
2)路程在距离公司周边两公里内,员工外出办事请使用公共交通车辆,不允许申请公务车外出办事,特殊情况除外;
2、行车记录
1)驾驶员每天详细、准确填写表1《车辆使用登记表》,整理好各项费用单据,费用根据财务报销制度统一报销,出差产生的费用于出差结束一周内报销。
2)驾驶员每月5日前将上月表1《车辆使用登记表》交至行政人事部,行政人员将上月车辆的行驶里程统计报表。
3、公司园区停车费用
1)自2017年4月1日起某某园区对园区内的所有企业开始收取停车费用,我公司***********,超出的车位按地面停车50元/个/月,地下车库100元/个/月的费用向公司收取。
公司体恤员工,停车费用暂时不向员工个人收取,公司统一支付(停车费用由园区调动,并仅限于地面停车)。
2)实习、试用期的员工来公司同样享有上述福利,但是如果未达到转正要求或者转正前离职的,公司将在工资结算时扣回实际开销的停车费用。
转正后离职员工工资结算时不进行停车费用的扣除。
第五条车辆的日常维护、检查及停放
3)驾驶员应爱护车辆,保证车辆清洁卫生,做好日常维护。
4)驾驶员每周必须彻底清洗车辆一次,同时应做好车辆保养、费用等记录;
5)夜间、公休日、节假日车辆统一存放指定停车场,确因公务需要,车辆停放在外者,必须经行政部门同意,否则,由此产生的停车费用由驾驶员本人承担。
6)驾驶员必须做好车辆外借的违章排查,车辆安全检查;
7)驾驶员还须做好防盗措施,并保证停车安全。
第六条保养、请修、修复、验收
1)车辆需要例行保养或发生可以自行处理的故障时,应以本车驾驶员修理为主,进厂修理为辅。
每次车辆需要保养时,驾驶员须填写表3《车辆保养记录表》。
2)车辆故障不能自行修理,需进厂维修时,由驾驶员书写表4《车辆故障清修单》并详细描述故障部位及原因,经行政人事部确定,报给总经理审批后方可进厂维修。
3)车辆修复后,驾驶员应将向行政人事部提交表4《车辆故障清修单》,并入车辆资料内归档。
第七条事故处理
1、肇事报告
驾驶员在公务途中发生交通事故时,要立即报警、报险,并保护现场,同时将事故情况向行政人事部和公司领导汇报;凡未经公司许可擅自使用公车而发生交通事故的,其事故责任概与公司无关,保险公司理赔后,其它部分的费用(包括须赔偿给他人和给公司造成的一切损失)由驾驶员全额承担。
2、交涉
1)保险内理赔:
行政人事部和驾驶员共同配合保险公司对被补偿者进行赔偿。
2)保险外理赔:
如属应赔偿对方的,行政人事部和驾驶员共同与对方交涉和解,并将交涉情形及拟处理方式呈报公司领导批示。
a.驾驶员负次要责任的,保险公司理赔后,剩余部分的费用,由公司承担95%,个人承担5%。
b.驾驶员负一半责任的,保险公司理赔后,其它部分的费用,由公司承担90%,个人承担10%。
c.驾驶员负主要责任的,保险公司理赔后,其它部分的费用,由公司承担80%,个人承担20%。
3)如属于对方应赔偿公司的,行政人事部应估计公司损失金额及预计之修理费用与对方交涉,并将交涉情形及拟处理方式呈报公司领导批示。
4)行政人事部依批示内容与对方交涉赔偿事宜,如涉及诉讼者应移请公司法律顾问会同处理。
3、事故结案
事故案件处理完毕后,行政人事部应将交涉经过及处理结果呈报公司领导核准。
4、违规与惩处
1)公务车出车行驶,若因个人行为违反交通法规的,被交警开立罚款单者,其所罚款项按由驾驶员自行负责,公司一律不予报销。
2)驾驶员酗酒开车,行政人事部应依照情节轻重上报处理意见交总经理。
3)车辆交通事故凡经鉴定系驾驶员本身过失行为造成下列情形之一者,一律给予除名处理:
a.酗酒驾驶者;
b.因交通事故致人死亡或受伤者而负主要责任承担刑事责任者;
c.因肇事或违规而被吊扣驾驶执照者;
d.擅自将公务车借予他人或私自使用者。
4)前述各项之违规及肇事行为均应列入驾驶员年终考核中。
第八条费用的报销管理
1、购用油料
1)公司车辆用油由行政部行政专员统一管理,在每月月初将给管理司机发放若干元的油卡用于车辆加油,此油卡专车专用,每月做好《油卡使用登记》,不得互相借用或另做它用。
2)驾驶员持油卡到指定油站加油,车辆的油耗依公里数参照管理。
对于车辆超出常规油耗的情况,驾驶员须写明原因,可向行政部门申请备用油卡加油,备用油卡使用完毕后,交回行政部门,由行政部门统一保管。
3)司机若未经行政部门同意,擅自用现金加油,费用一律不得报销。
2、保养、清洗等
1)所有车辆的维修、维护、清洗、保养需要经过行政部门批准,统一在公司指定养护中心进行。
2)为保持车辆经常处于良好的状态,保证在任何条件下使用的可靠性,公司所有的车辆根据车辆实际情况需要的公里数由公司送指定汽修厂强制保养。
3)车辆修理、保养未经行政部门批准,擅自修理、保养车辆的费用由本人自负。
4)车用品由驾驶员提出申请,由行政部门统一采购,登记后领用,司机未经同意不得擅自采购。
5)所有的报销都需要按实际产生费用,如实填写,如实报销,并附上单据。
不得弄虚做假,多填多报,一经发现严肃处理。
3、车辆保险、年度检验及规费缴纳
车辆保险费,年审费及各项税金缴纳由驾驶员负责按照国家有关法定规定办理。
4、费用管理与考核
1)公司将车辆的油费、路桥费、修理费、保险费、停车费等费用纳入各部门成本核算,车辆所发生费用能直接归属部门负担的,直接计入部门费用;不能直接归属的,则采取分摊方式办理,分摊基准以里程计算,即以部门用车行驶里程分摊费用。
2)行政部负责督促驾驶员保管好相关原始数据并及时进行核对登记,以便于统计算。
3)驾驶员晚上加班按照考勤制度执行。
第九条私车公用条件
1、原则
出于私车公用的安全风险考虑,公司原则上不鼓励私车公用,员工外出办公以使用公共交通工具为宜。
但随着公司的不断发展,办公区域也随之扩大,而公共交通又无法完全满足公务出行的需要。
在不可避免下,会出现私车公用的情况,公司针对此类情况,对私车公用做进一步规范。
2、使用条件及申请流程
1)公司征用:
公司因业务、接待客户需要,在公车无法满足需求的情况下,经公司与员工协商同意,由公司向员工租借私车,并由公司副总以上人员同意。
申请流程:
公司用车需求——行政部与有车员工协商——员工同意,填写《车辆外借登记表》——公司副总以上领导签批——车主与驾驶员核实车况取车——指定驾驶员行驶——规定时间还车签字——公司结算租车费用
2)员工出差:
员工因公需到杭州市以外地区出差的,因出差周期或公车无法长时间外借的,出于出差便利及成本考虑,由员工向公司申请私车公用,经公司副总以上人员审批同意后,才可私车公用,并办理相关手续(车辆信息不符合私车公用协议的,不允许上路或使用)。
注:
往返里程500公里、2天以内的私车公用申请由分管副总审核批准,超出的由总经理审批。
申请流程:
员工用车需求——员工向公司申请用车——公司副总以上领导签批——行政部与员工签订《车辆外借登记表》——行政部与车主核实车辆——指定驾驶员行驶——规定时间还车签字——公司结算租车费用
3)员工外出:
杭州市内外出办公,公司不允许员工私车公用,外出因携带贵重物品或大件物品的可使用公车或公共交通工具:
如打的、顺风车等;如员工愿意自己使用私车的,公司不予承担相关用车风险及责任,相关费用或行驶过程中出现的状况由员工自行承担。
申请流程:
员工用车需求——员工向公司申请用车——部门经理签批——公车派遣或公共交通工具——相关费用报销
3、补助标准
1)所有私车公用的申请及费用审核均需要报行政部备查。
2)因公司业务需要,员工私车公用经审批后按标准限额补贴及报销:
a.用车补贴:
用于公司业务需要使用汽车的,按1元/公里给与里程补贴;
b.过桥路费实报实销;
c.车补需要提供按公司要求提供相应比例的油票,汽车相关类的发票等报销凭证。
d.在报销上附《车辆外借登记表》,如实填写行程公里数;如无以上内容的,不予补贴或报销
e.里程补贴基本涵盖车辆折旧,保险,维修及使用时的用油。
第十条私车公用规范
1、相关规范要求:
私车公用车辆的驾驶员因由出借方担任或由其指定驾驶员。
1)车辆出借方必须具备以下条件:
a.出借方依法获得驾驶证,且经借用方安全资格审查合格。
b.出借方提供车辆为出借方本人所有(以车辆登记证书记载为准),已使用年限未超过10年,已办理交强险、第三者险(三者险按照不低于50万元保额标准进行投保)等基本安全保险项目。
c.出借方车辆须是合法手续完备、安全性能良好,能正常使用。
2)出借方车辆由出借方自行保管:
自行负责车辆的维修保养及年审等,保证车辆技术状况良好,保证车辆手续合法有效。
2、工作期间事故处理:
出借方在手续完备后,因在工作原因驾驶本人车辆发生交通事故时,应及时向有关部门报案,并及时告知公司。
由出借方进行事故处理并向参保保险公司索赔后,在规定范围内的超出部分费用凭有效凭据向借用方申请,核实后,借用方按驾驶员的全责70%、主责75%、同责80%、次责85%、无责和意外100%的比例报销。
1)出借方车辆在工作时间内办理公务发生交通事故时,有以下情形之一的,借用方不承担事故费用的报销,由出借方自行负责:
a.当事驾驶人存在“酒驾”或“毒驾”。
b.当事驾驶人发生事故后逃逸或私撤现场的,或其他严重违法行为的;
c.若当事驾驶人非借用方认定的人员的。
2)出借方应自觉遵守国家《道路交通安全法》等有关法律法规,出借方及车辆若有违反国家有关法律法规行为的,其后果由出借方自行承担。
3)借用方不承担出借方车辆任何原因的失窃、毁损等风险。
4)借用方与出借方在《车辆外借登记表》中出借方收车时间为限,收车后自动终止借用事宜。
第十一条外部租车/借车规定
1、车辆外借
原则上,公司车辆不允许员工借用,下列特殊情况除外:
1)如公司相关客户或政府职能部门相关人员需借用公司车辆,应直接请示公司副总及以上领导,填报《车辆外借登记表》经签字同意后,方能提车;
2)车辆外借收入按市价的3/4收取,用车期间油费由借车人员自行解决。
3)员工自身特殊情况,向公司副总及以上领导说明理由,并填报《车辆外借登记表》经签字同意后,方能提车,用车期间油费按1元/公里计,其他停车费、违章费用、扣分、车辆出险造成的损失等由借车人自行承担;车辆借用时间不得超过24小时。
第十二条附则
1、本管理办法由行政部制订并解释,经公司讨论决定后批准;
2、本管理办法自颁布之日起实施。
附表:
表1《车辆使用登记表》
表2《车辆外借申请登记表》
表3《车辆保养记录表》
表4《车辆故障清修单》
表1车辆使用登记表
车辆使用登记表
序号
日期
起始里程
入库里程
用车部门
里程数
事由
用车人
统计:
表2车辆外借申请登记表
车辆号码
借用公司
借用日期
预归还日期
借用人
联系方式
借用原由
□公司原因:
□个人原因:
费用结算
□出借方承担□按公里结算1元/公里□收取汽油费
□其他结算方式:
借车申请人或公司代表
出借公司副/总经理审批
出借公司车辆管理部门经理
借前车况
1、车辆外观:
2、有无违章:
3、开始公里数:
车辆管理人确认
还车车况
1、车辆外观:
2、有无违章:
3、结束公里数:
车辆借用人确认
行车路线
归还日期时间
收车人
借车约定
1、 外借过程中如为借用方自行驾驶而发生的违章、罚款和责任,一律由借用方负责处理,与出借方无关。
2、借用方在租借车期内,发生交通事故的,由借用方负责处理整个事故案件,由此发生的法律责任及保险费用外的其他费用全部由借用方承担,与出借方无关。
3、因借用方使用不当或人为损坏必须按价赔偿,所产生费用由借用方全部承担。
4、借用方借车签字前需仔细阅读《借车约定》、《车辆管理办法》,如签字确认,视为同意该约定。
表3车辆保养记录表
车号
公司编号
使用地区
主要使用人
驾驶员
保养修理记录
时间
项目
金额
保养前路码表数
经手人
(签章)
办公室主任
(签章)
表4车辆故障请修单
日期:
年月日
车号
里程数
责任人
请修项目
估计金额
修理厂
损坏原因
行政办公室
意见
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