程序文件管理规定.docx

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程序文件管理规定

Documentnumber：

PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

程序文件管理规定

湖北瑞达电梯工程有限公司

程序文件（管理制度）

受控状态：

发放号：

编制：

日期：

审核：

日期：

批准：

日期：

程序文件（管理制度）目录

文件编号：

QSB-00-00/B修订状态：

00/B页码：

第1页共1页

序号

文件名称

文件编号

备注

1

《管理评审程序》

QSB-01-01/B

2

《文件控制程序》

QSB-03-01/B

3

《记录控制程序》

QSB-03-02/B

4

《档案管理制度》

QSB-03-03/B

5

《合同评审程序》

QSB-04-01/B

6

《设计审查程序》

QSB-05-01/B

7

《材料、零部件控制程序》

QSB-06-01/B

8

《仓库管理制度》

QSB-06-02/B

9

《安全管理制度》

QSB-07-01/B

10

《安全事故报告处理制度》

QSB-07-02/B

11

《安装、调试过程控制程序》

QSB-07-03/B

12

《维保过程控制程序》

QSB-07-04/B

13

《安装、维保质量检查与考核制度》

QSB-07-05/B

14

《作业（工艺）纪律检查考核办法》

QSB-07-06/B

15

《焊接过程控制程序》

QSB-08-01/B

16

《检验与试验控制程序》

QSB-09-01/B

17

《设备控制程序》

QSB-10-01/B

18

《检验与试验装置控制程序》

QSB-10-02/B

19

《安全操作规程》

QSB-10-03/B

20

《不合格品（项）控制程序》

QSB-11-01/B

21

《质量改进控制程序》

QSB-12-01/B

22

《内部审核程序》

QSB-12-02/B

23

《人员培训、考核、及其管理程序》

QSB-13-01/B

管理评审程序

文件编号：

QSB-01-01/B修订状态：

00/B页码：

第1页共3页

1　目的

对质量保证体系进行评审，确保质量保证体系持续的适宜性、充分性和有效性。

2　范围

适用于对质量保证体系的评审工作，包括对质量方针和质量目标的评审。

3　职责

总经理负责主持管理评审活动，批准评审报告。

质量保证工程师负责向总经理报告质量保证体系的业绩和改进建议。

检验责任人负责管理评审的计划编制和组织工作，收集并提供管理评审所需的资料，编写评审报告，并负责改进措施实施后的跟踪和验证工作。

各相关部门及责任人负责准备并提供与本部门工作有关的评审所需的资料，并负责评审中提出的改进措施的实施工作。

4　工作程序

管理评审计划

4.1.1一般情况下，管理评审每年进行一次，检验责任人于管理评审前一月编制年度管理评审计划，经质量保证工程师审核后，提交总经理批准，并按照《文件控制程序》的规定发放。

4.1.2年度管理评审计划的内容应包括：

a．评审目的；

b．评审时间安排；

c．评审内容；

d．评审的准备工作要求。

4.1.3管理评审的内容一般包括：

a．质量方针、目标的实施情况及持续适宜性，包括变更的需要；

b．体系文件定期评审的结果；

c．审核的结果（包括第一方、第二方、第三方审核）；

d．用户反馈（包括用户满意程度和投诉情况）；

e．质量保证体系过程的业绩，即过程活动的结果达到预期目标的程度情况；

f．产品的质量状况和质量趋势；

管理评审程序

文件编号：

QSB-01-01/B修订状态：

00/B页码：

第2页共3页

g．改进、预防和纠正措施的有效性；

h．前一次管理评审的跟踪措施的实施情况；

i．可能影响质量保证体系的变更，包括因外部环境及内部条件的重大变化而可能引起的体系的变更；

j．对有关产品、过程和体系改进提出的建议。

4.1.4在下列情况下，可由总经理提出，质量保证工程师负责制定临时管理评审计划，经总经理批准后实施。

a．当公司的组织结构、产品结构、工艺技术、资源状况发生重大改变时；

b．当公司发生重大质量或安全事故或用户连续投诉时；

c．当法律法规、标准发生重大改变时；

d．第三方审核前；

e．总经理认为有必要的其他情况。

临时管理评审计划内容可参照年度管理评审计划，但评审内容一般只对某一具体事项。

管理评审的准备

4.2.1检验责任人于管理评审前一月编制年度管理评审计划，质量保证工程师审核，经总经理批准后，并按照《文件控制程序》下发到各部门责任人，由各部门责任人准备并提供与本部门工作有关的评审所需的资料。

4.2.2检验责任人在审核前将各部门准备的资料分别进行收集、整理，并根据收集的资料制定评审的具体内容，质量保证工程师审核后，将评审会议的时间、地点、参加人员、评审内容以《管理评审通知单》的形式发给参加评审的人员。

4.2.3由质量保证工程师组织各责任人对质量目标的完成情况进行统计、考核和评价，填写《质量目标完成情况统计考核表》作为管理评审的输入之一。

管理评审的实施

4.3.1总经理主持评审会议，各部门负责人和有关人员参加。

4.3.2参加评审会议的人员对《管理评审通知单》中的评审内容进行逐项评审，其中质量保证工程师负责向总经理报告质量保证体系的业绩和改进建议。

管理评审程序

文件编号：

QSB-01-01/B修订状态：

00/B页码：

第3页共3页

4.3.3由总经理针对所评审的内容在以下方面做出结论或制定措施：

a.对质量保证体系持续适宜性、充分性和有效性的评价；

b.质量保证体系及其过程有效性的改进；

c．与顾客要求有关的工作改进；

d．资源需求，包括因外部环境和内部条件的变化而导致的对资源适宜性的考虑以及改进引起的资源需求。

管理评审报告

4.4.1检验责任人对管理评审的内容进行总结，编写《管理评审报告》，交质量保证工程师审核，提交总经理批准后，按《文件控制程序》发至相应部门。

4.4.2评审报告的内容包括：

a．评审目的；

b．评审日期及参加评审人员；

c．评审的内容及结论

d．采取的改进措施。

改进措施的实施和验证

针对管理评审所形成的改进措施，由相关部门提交具体的《改进措施计划》，经质量保证工程师审核，总经理批准后，发给相关部门予以执行，检验责任人负责对改进措施实施情况进行跟踪和验证，按《质量改进控制程序》执行。

管理评审有关记录按《记录控制程序》执行。

5　相关文件

QSB-03-01/B《文件控制程序》

QSB-12-01/B《质量改进控制程序》

QSB-03-02/B《记录控制程序》

6　记录

QSD-01-01/B《管理评审计划》

QSD-01-02/B《管理评审通知单》

QSD-01-03/B《管理评审报告》

QSD-01-04/B《质量目标完成情况统计考核表》

文件控制程序

文件编号：

QSB-03-01/B修订状态：

00/B页码：

第1页共4页

1　目的

对公司质量保证体系有关文件进行控制，确保相关场所使用文件为有效版本。

2　范围

适用于与质量保证体系有关的文件控制（包括外来文件）。

3　职责

总经理负责批准发布《手册》。

质量保证工程师负责审核《手册》，批准《程序文件（管理制度）》。

技术负责人批准《技术性文件》。

各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

综合部负责组织对文件的定期评审。

外来文件的控制：

3.6.1综合部负责收集国家法律法规、供方提供的型式试验报告、质量证明文件、资格证明文件等。

3.6.2质检部负责收集有关安全技术规范、监督检验报告

3.6.3工程技术部负责收集国家、行业技术标准和供方图纸。

4工作程序

文件的分类与编号

4.1.1质量保证体系文件包括：

a）质量保证手册；

b）程序文件（管理制度）

c）技术文件（工艺文件、作业文件）、外来文件等。

d）各种记录

4.1.2各类文件的编号规定如下：

A）质量保证手册

QSA————————　OO/B

质量保证手册代号　　修改状态

文件控制程序

文件编号：

QSB-03-01/B修订状态：

00/B页码：

第2页共4页

B）程序文件（管理制度）

QSB————————————□□————00／Ａ

程序文件（管理制度）代号　　　手册章节号　文件序号/修改状态

c）技术文件

QSC————————□□————00／Ａ

技术文件代号　　　手册章节号　　文件序号/修改状态

e）外来文件章节号规定

外来文件直接采用原章节号。

文件的编写、会签、审批

4.2.1总经理批准并发布质量方针、质量目标。

4.2.2《质量保证手册》由质检部组织编写，各质量控制责任人会签、质量保证工程师审核，总经理批准。

4.2.2《程序文件（管理制度）》由综合部组织编制，相关质量控制责任人审核、会签，质量保证工程师批准。

4.2.3《技术性文件》由工程技术部组织编制，相关质量控制责任人审核、会签，技术负责人批准。

文件标识

经过批准的有效文件应加盖“受控”印章，文件修改时应标明修改时间和修改人，作废文件应加盖“作废”印章，需作为历史资料保存的作废文件应加盖“作废”和“仅供参考”印章。

经过审核的有效外来文件应加盖“受控”印章，过期的外来文件应加盖“作废”印章。

文件的发放

由综合部填写《文件发放清单》交质量保证工程师批准后，由综合部依清单印制相应份数，加盖相关印章统一发放。

注明分发号、领用者应在《文件发放/回收记录表》上签收，原件由综合部存档保存。

文件的修改

文件的修改由修改申请者填写《文件修改申请单》经原审批部门批准后进行修改。

在特殊情况下，文件修改需经其它部门审批时，该部门应掌握原审批

文件控制程序

文件编号：

QSB-03-01/B修订状态：

00/B页码：

第3页共4页

依据的背景资料，必要时应由上一级领导复审。

4.5.1文件修改权限

4.5.1.1《质量保证手册》的修改由质检部组织实施。

4.5.1.2《程序文件（管理制度）》的修改由综合部组织实施。

4.5.1.3《技术文件》的修改由工程技术部组织实施。

4.5.1.4图样修改执行《设计审查程序》。

4.5.2文件的修改，采取换页或手写的形式进行。

4.5.3文件修改的要求

4.5.3.1按文件原发放范围修改齐全；

4.5.3.2修改可采用手工改，修改部分须划掉，并注明修改标识，如：

、

……，手写修改部分字迹须清晰，还应标明每页的修改处数如：

、

……

4.5.3.3修改人需签字（署名），写明修改时间；

4.5.3.4必要时需注明修改性质（临时、永久修改）；

4.5.3.5需要换页时应将本页修改状态00/B改为01/B，依此类推，

4.5.3.6需要换板应将本页修改状态00/B改为00/B，依此类推，

文件的申领

因文件丢失、严重破损或其它情况（提供给顾客、供方、认证方等），急需领用时，综合部应做好相应发放签收记录，并注明是否“受控”，按本程序的管理要求予以控制。

文件的保存、回收与销毁

4.6.1文件的保存

质量体系文件由综合部填写《文件清单》，所有文件的原稿由综合部统一保管，各部门负责保管相关的文件，文件应保持清晰，不得随意涂改、不得污损，文件应有标识，方便存取和提供借阅。

凡提供借阅和复印，需填写《文件借阅、复制记录单》，方可借阅或复制。

4.6.2文件回收

由综合部按照《文件发放清单》收回所有文件，并在《文件发放/回收记录表》上签字。

文件控制程序

文件编号：

QSB-03-01/B修订状态：

00/B页码：

第4页共4页

4.6.3文件的销毁

作废文件原稿盖“作废文件”和“仅供参考”印章，贮存在档案室，不做销毁，其余作废文件由综合部填写《文件销毁清单》，收集后统一销毁。

文件的评审

必要时由质量保证工程师组织对现有管理体系文件进行一次评审，各部门结合平时使用情况，对本部门文件进行评审，必要时予以修改。

外来文件的控制

4.8.1外来文件按照本文件第3条职责范围进行收集。

由综合部汇总，并填写《外来文件清单》，原件由综合部存档保存。

4.8.2外来文件按照进行标识和按进行分发。

4.8.3外来文件中安全技术规范、标准必须为正式有效版本

5　相关文件

QSB-05-01/B《设计审查程序》

6　记录

QSD-03-01/B《文件发放清单》

QSD-03-02/B《文件发放、回收记录表》

QSD-03-03/B《文件修改申请单》

QSD-03-04/B《文件清单》

QSD-03-05/B《外来文件清单》

QSD-03-06/B《文件借阅、复制记录》

QSD-03-07/B《文件销毁清单》

记录控制程序

文件编号：

QSB-03-02/B修订状态：

00/B页码：

第1页共2页

1　目的

对记录进行控制，为保证产品质量符合规定要求、质量保证体系有效运行、产品、活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防和改进措施提供依据。

2　范围

适用于质量保证体系运行记录，包括外来记录（如供方提供的产品检验报告、计量检定报告等）的控制。

3　职责

综合部负责编写《记录目录》，保存各类记录的样本。

各部门负责对本部门的记录进行整理、归档，必要时提交综合部。

整梯记录由综合部归档。

4　工作程序

记录编号及填写

4.1.1记录编号

QSD————□□————□□-----Ａ

记录代号程序文件序号序号修改状态

4.1.2记录填写

记录要用黑色水性笔填写及时，内容需正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名要签全名。

4.1.3记录不可随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签名，注上日期。

记录的收集、标识和归档

4.2.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续以便于检索。

4.2.2记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以手册、文件夹、活页夹等方式来保存。

4.2.3保存记录的手册、文件夹、活页夹或其他文具应标识记录的名称。

记录控制程序

文件编号：

QSB-03-02/B修订状态：

00/B页码：

第2页共2页

4.2.3.1质量保证体系运行记录：

一般情况下各部门应每月对记录整理一次，装订成册，在文具的封面或侧面注明部门、记录名称及月份，每年进行一次总的归档，在文件夹或其他设备上注明部门、记录名称及年份。

4.2.3.2电梯档案：

每个工程安装完工后由质检部按照《档案管理制度》及时收集、汇总相关记录并整理一套完整的“电梯档案”。

4.2.3.3设备档案按照《档案管理制度》进行管理。

记录的保存和销毁

4.3.1记录的保存期限

1）体系运行记录应至少保存4年；

2）设备（检验与试验设备）档案至少保存到该设备使用寿命；

3）电梯档案应保存到该电梯使用寿命。

4.3.2记录应保存在安全、干燥的地方，注意防火、防潮、防虫蛀等工作，并便于存取与查阅。

4.3.3各部门须按照规定的期限要求保存记录，过期的记录须经所在部门主管同意后方能销毁。

记录的借阅

经记录保存部门负责人同意，相关部门可借阅所需记录；经记录保存部门负责人同意后，记录亦可提供给用户或其代表查阅。

特殊媒体形式的记录的控制

记录的形式除通常情况下的纸质形式外，在特定的条件或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于硬盘、软盘中的记录等，对该类记录的控制原则同上，如对保存于软盘中的记录，须考虑读取、修改权限的设置，其保存须做到防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

5　相关文件

无

6　记录

QSD-03-08/B《记录目录》

档案管理制度

文件编号：

QSB-03-03/B修订状态：

00/B页码：

第1页共2页

1目的

本制度规定了电梯安装维修的设备档案及电梯档案的管理办法。

2范围

适用于设备档案及电梯档案的管理。

3职责

安装维修设备的档案管理由工程技术部负责。

电梯档案的管理由质检部负责。

4工作程序

设备档案

4.1.1设备档案是汇集和积累设备情况的基本资料，是进行设备管理和维护的重要依据。

4.1.2工程技术部按一机一档的原则逐台建立本公司所有设备档案。

4.1.3设备档案的内容至少包括：

1）设备制造厂的检验单或合格证。

2）装箱单。

3）设备使用说明书。

4）设备验收单。

5）设备事故报告单。

6）设备维修保养记录。

7）设备改装及改进技术资料。

电梯档案

4.2.1电梯档案内容至少包括：

1）安装合同评审及安装合同（原件）；

2）施工方案（原件）；

3）相关图纸（复印件）；

4）告知书（原件）；

档案管理制度

文件编号：

QSB-03-03/B修订状态：

00/B页码：

第2页共2页

5）电梯生产厂家安装委托书；

6）采购产品检验记录（原件）；

7）零部件质量证明文件【包括型式试验报告（复印件）、合格证（原件）】；

8）随机文件（原件）；

9）安装记录（原件）；

10）自检报告及自检整改单（原件）；

11）验收整改单（原件）；

12）验收报告（原件）；

13）准用证（复印件）。

4.2.2电梯安装竣工验收合格后质检部应立即收集上述资料，整理形成《电梯档案》，并按照《记录控制程序》相关内容进行保存。

5　相关文件

QSB-03-02/B《记录控制程序》

6　记录

QSD-03-09/B《设备挡案》

QSD-03-10/B《电梯档案》

合同评审程序

文件编号：

QSB-04-01/B修订状态：

00/B页码：

第1页共3页

1　目的

为了确保电梯安装、维修满足法律、法规、安全技术规范、技术标准的各项要求。

2　范围

适用于对安装、维修合同；分包合同/协议；采购合同/协议的控制。

。

3　职责

综合部负责组织安装、维修合同和采购合同/协议评审；

工程技术部负责对安装、维修合同中电梯安装能力、交货期、合同中安全技术规范、标准及技术条件进行评审，并组织对安装过程中分包过程的分包合同/协议评审；

质检部负责对合同中质量保证能力进行评审；

质量保证工程师负责对合同中法律、法规进行评审；

总经理及其代表负责签订合同。

4　工作程序

安装、维修合同的评审

4.1.1安装、维修合同的评审的形式：

安装、维修合同的评审可以采用会议的形式，也可以采用传阅会签的形式。

4.1.2综合部负责组织合同评审，参加人员负责填写《合同评审表》相关栏目，具体内容包括：

4.1.2.1本公司行政许可证许可的范围。

4.1.2.2本公司是否有能力满足国家相关法律、法规、安全技术规范、标准及技术条件等要求。

4.1.2.3安装周期及价格。

4.1.2.4本公司是否能满足工程所需的人员及设备、检验检测设备能力等。

4.1.2安装、维修合同评审时机

安装、维修合同的评审应在投标、合同签定之前进行，应确保：

合同评审程序

文件编号：

QSB-04-01/B修订状态：

00/B页码：

第2页共3页

A）合同（顾客要求、公司确定的附加要求）得到确定；

B）口头定单，在接受前得到确认；

c）与以前表述不一致的合同或定单要求予以解决。

d）公司有能力满足规定的要求。

4.1.3评审中提出的建议，由综合部负责与顾客联系，征求书面意见。

4.1.4综合部负责保存《合同评审表》、合同、相关文件及解决问题的记录。

4.1.5合同的签单和实施

4.1.5.1合同评审后，总经理或其委托人与顾客签定合同或协议。

4.1.5.2合同签定后，由综合部负责将相关的文件发送到相关部门作为采购、检验和出货的依据。

4.1.5.3工程安装完毕后，质检部收集有关资料，整理完工电梯档案，建立工程档案，并填好《年度安装工程统计表》。

4.1.6　合同的变更

当合同发生变更，应由综合部与顾客把变更要求协商一致，并通知相关部门，执行《文件控制程序》的有关规定，必要时，对修改的内容重新评审。

分包方合同/协议、采购合同/协议评审

4.2.1工程技术部负责组织对安装过程中分包过程的分包方合同/协议评审

4.2.2综合部负责组织对采购合同/协议进行评审。

4.2.3其评审内容至少包括：

1）分包方/供方是否在“合格的分包方/供方名录“内。

2）分包方/供方是否取得行政许可等合法地位。

3）分包方/供方是否有能力满足本公司及国家相关法律、法规、安全技术规范、标准及技术条件等要求。

4）分包项目/采购产品的价格。

5）分包项目/采购产品质量要求；

合同评审程序

文件编号：

QSB-04-01/B修订状态：

00/B页码：

第3页共3页

6）分包项目/采购产品安全要求等。

4.2.4合同的签单和实施按照进行控制。

4.2.5合同的变更按照进行控制。

5　相关文件

QSB-03-01/B《文件控制程序》

6记录

QSD-04-01/B《合同评审表》

QSD-04-02/B《年度安装工程统计表》

设计审查程序

文件编号：

QSB-05-01/B修订状态：

00/B页码：

第1页共2页

1.目的

对井道图、产品总图、电气原理图及使用说明书等技术文件进行审查，确保其能满足用户的需求和期望及有关法律、法规要求。

2．范围

适用于对电梯安装提供施工图的控制。

3．职责

设计工艺负责人负责审查生产厂家提供的井道图、产品总图、电气原理图及使用说明书等技术文件，并负责与生产厂家进行沟通。

4．工件程序

井道图审查

按照合同要求，依据《电梯主要参数及轿厢、井道、机房的型式与尺寸》对轿厢、底坑、井道、机房型式与尺寸进行审查。

产品总图、电气原理图审查

按照《电梯制造与安装安全规范》、《自动扶梯和自动人行道的制造与安装安全规范》及合同对电梯总图、电气原理图进行审查。

使用说明书等技术文件审查

按照《电梯技术条件》、《电梯试验方法》、《电梯安装验收规范》、《电梯监督检验和定期检验规则——曳引与强制驱动电梯》等标准及技术规范对使用说明书等技术文件进行审查。

技术文件审查后对合格的设计技术文件设计工艺负责人在其文件上进行签字确认，对设计审查中发现问题按照进行控制。

问题处理

在审查过程中发现问题，设计工艺负责人填写《技术问题联系单》，经技术负责人批准后与生产厂家进行沟通和处理。

5相关文件

《电梯主要参数及轿厢、井道、机房的型式与尺寸》

《电梯制造与安装安全规范》

《自动扶梯和自动人行道的制造与安装安全规范》

设计审查程序

文件编号：

QSB-05-01/B修订状态：

00/B页码：

第2页共2页

《电梯技术条件》

《电梯试验方法》

《电梯工程施工质量验收规范》

《电梯监督检验和定期检验规则——曳引与强制驱动电梯》

合同

6记录

QSD-05-01/B《技术问题联系单》

材料、零部件控制程序

文件编号：

QSB-06-01/B修订状态：

00/B页码：

第1页共5页

1　目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购