档案管理办法版.docx
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档案管理办法版.docx
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档案管理办法版
******集团有限公司
档案管理办法
文件类别:
管理办法
文件编号:
HD-AM-档案-2019-02
撰写单位:
******集团
执行日期:
2019年8月
机密等级:
□机密 ■一般
编制:
人事行政部
审核:
审批:
第一章档案管理办法
第一条为提高企业管理水平和档案管理工作的质量,维护档案的完整与安全,充分发挥档案的信息咨询作用,结合公司实际运营情况,特制定本办法。
第二条本办法所指档案,系指公司房地产投资和施工建设经营活动中的管理工作中,形成的具有保存价值的各种文件、合同协议、图纸、账册、照片、录音、录像等不同形式和载体的文件材料。
第三条各部门应把在业务活动中和各项管理工作中形成的、项目完结的各种有价值的材料及时进行收集、整理、移交、归档,把本项工作纳入业务程序中,列入岗位工作职责范围。
第四条管理原则:
1.坚持集中统一的管理原则。
2.分级、分类管理原则;
3.完整性、安全性、规范性、系统性原则;
4.便于利用原则。
第五条档案按等级、归档内容、载体形式进行分类。
1.按文件等级分类:
根据档案内容和重要性划分为机密文件和一般文件二个等级;涉密公文应当标注“机密”字样,一般用加黑字体,在档案醒目位置(封面、首页)标明,档案密级由档案提供部门负责人确定。
文件等级
文件类型
备注
机密文件
(1)与合作单位签订的业务合同、协议书等
(2)财务管理档案
财务部保管
(3)公司客户的资料信息资料。
(4)项目重要资料、法律、财务报告等资料。
(5)公司对外的正式发文与有关单位的往来文书。
(6)员工个人档案资料、人事薪资福利档案。
(7)规定其它应保密的资料
一般文件
(1)公司下发的各种规章制度、流程、办法。
(2)公司的工作计划、红头文件、会议纪要、通知、报告、会议的总结。
(3)施工相关的图纸等资料。
2.按档案记述内容分类:
企业管理档案-BM、行政办公档案-AM、人力资源档案-HR、项目管理档案-PM
档案分类
归档内容
保存期限
企业管理档案
——BM
(1)公司章程类档案
永久
(2)公司营业执照、税务登记、资质证书、地产开发五证、代码证、股权证明等
永久
(3)公司房产、车辆档案
(4)公司董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定等
永久
(5)股东名册、股东印鉴薄、出资证明
永久
(6)公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等
长期
(7)公司对外签订的合同、协议。
永久
行政办公档案
——AM
(1)公司各项规章制度、流程、办法。
短期(根据新制度更新)
(2)公司(发、收)文件、信函等
短期2年
(3)公司固定资产帐簿、物品管理台帐、房屋产权及车辆证照等
永久
(4)各类使用台账。
短期1年
人力资源档案
——HR
一、员工个人档案:
短期(离职后保留2年)
(1)应聘登记表、录用审批表(含一寸免冠彩色照片)
(2)身份证复印件、个人简历、离职证明等
(3)劳动合同、保密协议
(4)健康体检证明
(5)学历证书、资格证书复印件(学历查询记录)
(6)员工绩效考核记录、绩效考核文件
(7)员工转正、升职、降职、调薪、薪酬福利、奖惩、培训、离职等资料
二、人事日常运营档案:
短期1年
(1)社保档案、薪酬福利、绩效、培训等
(2)考勤记录、工资档案
(3)组织架构、部门职责、岗位职责、人事类制度、表单、
项目管理档案
——PM
一、项目准备阶段归档资料
永久
(1)立项文件、征地、拆迁、开工等政府部门批复文件。
(2)勘察、测绘、设计文件
(3)招投标及合同文件
永久
二、施工文件归档资料
(1)施工技术资料、蓝图、工程记录、验收等各类资料。
永久
(2)施工单位、监理单位等施工联系文件、施工蓝图、变更签证、造价预算、材料设备
永久
(3)竣工验收报告、评估报告、预算、决算、工程审计等资料。
永久
三、房地产销售文件资料
永久
(1)房地产销售、策划等资料。
(2)法务合规审计报告、合同、协议等等
(3)销售合同
业务合同档案
——CN
一、公司经营过程中签订的合同、协议等相关书面资料:
永久
(1)与其合作单位或机构签订的合作协议等相关的书面材料
(2)施工承包、分包等合同
(3)房屋销售合同协议
财务档案
财务部档案(根据财务档案管理办法执行)
永久
3.按保存期限档案分为:
永久、长期、短期三类。
凡是反映本公司主要职能活动的,对本公司有长远利用价值的档案,应为永久保存;凡是反映本公司一般工作活动,在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料,为长期保存;凡是在较短时间内,对本公司有查考利用价值的资料,为短期保存。
凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
为重点收集、保管好永久、长期档案,在归档的文件中对永久、长期档案严格管理,在实际工作中产生的短期档案量大,且在一定时间仍有查考和利用价值,各类短期档案应按要求整理立卷,根据使用情况或超过保存期限即可销毁。
4.按文件载体形式分类:
纸质实物类、电子类(含文件扫描件、影音)。
第六条公司对归档的文件进行分类整理,要编制档案(卷内)目录,按照一定的顺序对案卷进行排列,并编制档案的编号、责任人/单位、主题、日期、页号、备注等。
1.档案的编号:
公司档案编号由“公司代号”,“档案分类号”,“档案属类号”、“年代号”及“案卷顺序号”五部分组成,用分隔线隔开。
格式和示例:
XX—XX—XX—XXXX—XXX
顺序号
年代号
属类号
分类号
公司代号
2.公司名称代号用三个字母代表,******(HD),此代号需向集团人事行政部报备。
3.档案分类号共设5个,即“企业管理BM”、“行政办公AM”、“人力资源HR”、“项目管理PM”、“业务合同CN”。
4.每个档案分类号下又设若干档案属类号,属类号以档案关键字拼音大写头两位字母,例如《绩效考核管理办法》档案编号:
HD-HR-JX-2019-01,属类号取“绩效”关键字拼音大写头两位字母。
项目管理档案以“华洲御府”项目为例,档案编号:
HD-PM-华洲御府-2019-01,属类号取“华洲御府”关键字四位中文汉字。
5.档案分类号代字及其属类号代表数字一经确定,不能任意修改,如确有修改必要,应拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
6.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。
7.档案案脊:
贴于档案盒盒脊,主要内容包括:
档案类别、档案名称、盒号。
8.档案封面:
贴于档案盒首页,主要内容包括:
档案名称、档案类别、文件编号、归档单位、归档日期、机密等级等。
9.档案(卷内)目录编制:
档案(卷内)文件目录是揭示档案(卷内)文件的内容和成分的目录表,应放案(卷)内首页。
主要内容包括:
序号、卷内文件名称、档号、页号、发文单位、日期、备注。
10.档案(卷内)的排列:
按时间先后及文件的重要程度排列。
卷内文件排列后,需按照先后顺序登记在卷内目录中。
第七条档案由人事行政部集中统一管理,由行政专员负责日常档案管理工作。
主要任务如下:
1.指导和监督各业务部门做好文件材料的收集、整理、移交工作;
2.集中统一管理公司各部门各门类各载体的档案和资料;
3.归档要做到“分类合理、立卷规范、妥善保管、利用便捷”;
4.档案使用登记管理工作;
5.组织安排对超过保管期限的档进行价值鉴定和销毁。
归档具体要求如下:
1.档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
对重要的档案必要时应当制作副本,分别保存,以保证非常情况下档案资料的安全和提供利用。
2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件材料中,应将每份文件的正件(原件)与附件(复印件、扫描件)分别立在一起,不得分开。
3.项目类文件可按项目归档,完整的项目归档以项目开始直至项目结束分类归档。
5.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6.卷案封面,应逐项统一黑色字体打印或黑色钢笔书写,字迹工整清晰。
7.所归档的档案资料必须为原件,文件材料一般归档一份,重要的或经常使用的可归档多份。
归档的文件资料须字迹工整、图像清晰,以利于长期保存。
8.档案管理人应切实做好各项档案资料的分类及编号工作,制定索引,以提高档案的查询提取效率。
9.档案管理人要对所保存的档案进行登记造册,标明档案内容摘要、存档时间、报送部门、密级等信息。
10.档案归档后,如要修改、补充,必须经单位主管领导、董事长审批。
第八条归档时效
1、企业管理类文件产生后即时归档,行政管理类、人力资源类文件按月归档。
2、项目类按项目完结后一周内归档,若项目周期较长,可根据项目执行阶段,分次由项目部门进行交接归档。
第九条公司内部档案资料向全员开放,需要借阅时应向档案管理人办理借阅手续,借阅档案资料须填写《档案借阅登记表》
第十条借阅程序:
借阅人申请→部门负责人/分管领导审核→文件归属部门负责人/分管领导审核→人事行政部登记→借阅→归还。
第十一条借阅权限:
文件等级
审批权限
借阅人
部门负责人/
分管领导
文件形成部门负责人/分管领导
人事行政部
董事长
机密文件
申请
审核
审核
核准
审批
一般文件
申请
审核
/
审批
/
第十二条一般级档案由档案管理人监督借阅人使用,使用后立即归还;保密级档案由档案管理人、档案管理部门负责人共同监督借阅人使用,保密级档案资料一般不允许复印,却因工作需要复印的,须经档案管理部门负责人审核、分管领导、董事长批准后方可复印,复印使用完毕后应随同原件及时归档,个人不许留存,档案借阅完毕,须及时归还。
第十三条借阅人应妥善保管所借出的档案资料,不得损坏、遗失、涂改或转借他人,否则将视情况给予处罚;如发生泄密现象,要及时汇报所属领导,采取补救措施,并追究相关人员责任(含监视人),给公司造成经济损失的,要给予相应的经济处罚,情节严重的给予辞退或开除,追究法律责任。
第十四条档案的销毁
1.公司档案应坚持“保管从宽,销毁从严”的原则。
对已过保管期限或无保存价值的档案,需进行销毁。
档案管理人提出书面申请,由档案管理部门负责人、分管领导批准后方可销毁。
2.对批准销毁的档案,须派两人监督,只能化为纸浆、纸屑,不能出卖或作其他用途。
3.建立档案销毁清单,监督人员须在销毁清单上注明已销,并签名,写清销毁日期和销毁方式,并归档。
第十五条本办法是结合集团公司档案管理办法的基础上,集合公司自身实际情况制定。
第十六条附件1《档案借阅登记表》
附件2《档案移交清单》
附件3《档案销毁审批单》
附件4《_____年()类档案目录》
附件5《卷内目录》
附件6《档案类目及卷内目录填写说明》
附件1:
档案借阅登记表
序号
借阅人
档案编号
档案名称
借阅用途
借阅日期
归还日期
是否外带
是否复制
借阅部门负责人
/分管领导
行政人事部负责人
董事长
1
2
3
4
5
6
7
8
附件2:
档案移交清单
移交部门:
接受部门:
序号
文件名称
页数
类别
保管期限
备注
份
页
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
移交人:
接收人:
移交日期:
附件3:
档案销毁审批单
序号
文件名称
页数
类别
案卷编号
密级
保管期限
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
档案管理人:
部门负责人:
相关业务部门负责人/分管领导:
总经理:
附件4:
____年()类档案目录
序号
案卷题名
案卷编号
件数
页数
密级
归档日期
保管期限
备注
附件5:
案卷编号:
序号
文件名称
件数
页数
日期
单位
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
附件6:
档案类目及卷内目录填写说明
1.案卷名称:
是指案卷标题,对卷内全部文件主要内容与成分的概括提示,文字需要表达准确、精炼。
2.案卷编号:
填写档案的编号至案卷流水号即可。
3.档号:
是指案卷的顺序号,一般在案卷盒面、卷脊上。
4.归档日期:
是指档案部门接受档案的实际时间或产卷时间。
5.保管期限:
立卷时对卷内文件划定的保管期限。
6.备注:
填写案卷变更情况(移交、销毁)和其它需说明的事项。
7.文件名称:
是指原文件的名称。
8.页号:
填写每份文件的起始页号,最后一份文件填写起止两个页号,页号间以短横线隔开,如:
58-69。
9.单位:
填写制发单位名称。
10.日期:
填写成文日期,需填写到年月日。
陕西******实业集团有限公司
招待管理办法
文件类别:
管理办法
文件编号:
HD-AM-招待-2019-03
撰写单位:
******建筑
执行日期:
2019年8月
机密等级:
□机密 ■一般
编制:
人事行政部
审核:
审批:
第一条目的
为进一步规范各类业务招待行为,有礼有节、厉行节约,有效控制招待费用,严格执行公司管理各项规定,制定本办法。
第二条招待原则
有礼有节,厉行节约,事前申报,严格标准,统一管理。
第3条开支范围
公司为业务需要和工作关系所支付的业务费、招待费,主要包括:
餐费、酒水、香烟、住宿费等。
1.贵宾接待:
董事长重要客人、公司重要客户。
2.业务接待:
与公司发生业务往来重要合作单位、政府机构,3.普通接待:
用于公司来访客人的工作餐。
第四条招待标准
接待权限人
接待类型
招待标准上限
烟酒领用标准
单次标准
月标准上限
酒水
烟
董事长
贵宾接待
200元/人
不限
500元
每次限领2盒
总经理/
项目经理
业务接待
100元/人
1000元
300元
不提供
项目经理/部门负责人
项目接待/普通接待
60元/人
500元
200元
不提供
备注:
①原则上在公司领用招待酒水。
②如公司内会议,须安排工作餐的,每人标准30元。
③工程项目、外联报建、项目拓展等才可进行招待申请。
第五条招待流程
1.招待负责人提前登记《招待登记申请表》或(直接登录企业微信提交申请),报分管领导审核、董事长审批后,提交至人事行政部登记备案;
2.人事行政部根据要求统一安排订餐(特殊情况招待申请人订餐)、用车等招待服务工作;
3.招待结束后,招待负责人开具正式发票、点菜单和《招待登记申请表》进行报销手续。
第六条职责部门
1.接待部门:
负责明确接待时间接待标准、客人人数,沟通车辆接送、陪同客人洽谈、招待现场工作。
2.人事行政部:
负责招待管理制度落实,订餐、用车、费用登记、核销等服务工作。
3.财务部:
负责招待费用的预算、审核和监督控制工作。
第七条招待要求
1.招待必须用于公司重要业务关系上,不可随意招待,严禁公款招待弄虚作假。
2.招待须提前审批,无审批或超标准所发生的费用自行承担,一概不予报销。
3.申请登记须清楚注明接待事由、对方单位、客人人数、陪同人数等情况。
4.作陪人员须业务对口部门人参加,限于主管领导、部门负责人及直接业务人员。
5.不接受住宿、娱乐、旅游、礼品等招待项目支出。
第八条招待礼仪
1.穿着得体大方,保持衣服整洁干净,适合场合;
2.预定用餐地址和场地时,应及时提前通知客人,或提前安排接客人;
3.点菜应以该了解客人有无民族信仰、特别要求,以客人为爱好为主;
4.根据客人的职务安排座次,请客人先入席,客人入座后方可入座;
5.主客优先,请客人先动筷,有人夹菜时不可以转动圆,给客人夹菜请用公筷勺,主动给客人倒水;
6.用餐要文雅,不可独占喜好的食物,不可越位夹菜、不可吃饭发出声音;
7.敬酒要按职位次序依次敬酒,可以多人敬一人,不可一人敬多人,碰杯要比对方低,不要强行劝酒和逼酒;
8.用餐不可说低俗的话语和开过分的玩笑,不可谈论敏感政治等话题;
9.保持餐盘和桌面不可有残羹剩饭,请服务生及时清理;
10.用餐结束可安排送客人,保证客人安全。
第八条附则
本制度自印发之日起正式执行,本公司其他规定与该制度不一致的以该制度为准,未尽事宜参照集团相关制度执行。
陕西******实业集团有限公司
会议管理办法
文件类别:
管理办法
文件编号:
HD-AM-会议-2019-04
撰写单位:
******建筑
执行日期:
2019年8月
机密等级:
□机密 ■一般
编制:
人事行政部
审核:
审批:
第一条目的
为规范公司会议管理,规范各项会议流程,提高会议质量和效率质量。
第二条:
范围
本办法中规定的会议分类、会议准备和要求适用于公司各类会议和参会人员。
第三条:
原则
强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实的原则。
第四条:
职责
1.行政人事部:
负责公司级会议组织、通知、会场安排、设备准备、会议记录,会议纪要等工作;负责各部门及专项会议的监督辅助工作;检查落实会议工作任务。
2.各部门:
负责本部门例会及专题会的组织、主持、会议记录工作。
3.参会人员:
会后及时落实会议精神和安排工作任务。
第五条:
会议分类
1.公司内会议:
会议分类
召开时间
主持
参会人员
会议内容
周例会
每周五下午
总经理
部门经理及以上人员,及指定人员
(1)各部门负责人汇报上周工作完成情况,对上周工作遇到问题逐一总结汇报。
(2)各部门人员依次汇报本周重点工作计划安排。
(3)各部门负责人进行周工作小结及周工作计划
(4)总经理给出工作意见及建议。
月例会
每月5号前
总经理
全体员工
(1)各部门人员依次回顾上月工作及进度情况,对上月工作完成情况及遇到问题逐一总结汇报。
(2)各部门人员依次汇报本月重点工作计划安排。
(3)各部门负责人进行周工作小结及周工作计划。
(4)总经理给出工作意见及建议,对公司日常运作进行统一协调部署。
专题会
不定时
/
指定人员
就专项事项讨论
部门会议
随时
部门负责人
部门员工
部门内部工作安排、完成情况、人员培训等
全体员工大会
每月3号
总经理
全体人员
(1)上月工作总结和计划;
(2)员工思想教育
备注:
工作会议工作汇报工作控制在5分钟内。
第六条会议规定及纪律
1.提前一天以工作微信或电话通知下发会议通知,例会时间固定不在另行通知,如出现会议调整,人事行政部提前通知。
2.会议通知明确会议目的、议程、议题,准备会场及相关文件资料。
3.严格遵守会议时间,参会人员提前5分钟到会场并签到。
4.主持人在会议开始时,将会议议题、议程、需解决的问题及达成目标,进行简要说明。
3.参会人员不做偏离会议议题的发言,控制发言时间,提高解决问题的效率。
4.遵守会议纪律,手机调至静音,不得无故缺席、迟到、早退、交头接耳,不允许中途打断别人发,参会期间不允许接听电话,如遇紧急事情报备参会相关领导同意后于会场外接听。
5.会后整理会议纪要,会议纪要需参会人员签字,会后一个工作日,发邮件至各参会部门,并抄送董事长、总经理,原件人事行政部存档
第七条:
处罚:
序号
违纪事件
处罚金额
1
未及时下发会议通知
50元/次
2
未完成会议纪要
50元/次
3
无故缺席
200元/次
4
迟到、早退
50元/次
5
玩手机
50元/次
6
打盹、睡觉
50元/次
6.参会人员必须认真做会议笔记,会议决议的工作及安排必须按期完成,如有特殊情况需及时向分管领导或董事长汇报。
对于需要在会议上讨论的问题,提前与主持人沟通,以便及时通知所有参会人员。
第八条:
附则
本办法由人事行政部负责解释,如有未尽事宜,将按照公司其他相关规定执行,试行期间若无修改意见自动转入实施阶段。
陕西******建筑工程有限公司
员工行为规范
文件类别:
行为规范
文件编号:
HD-AM-行为规范-2019-05
撰写单位:
******集团
执行日期:
2019年8月
机密等级:
□机密 ■一般
编制:
人事行政部
审核:
审批:
第一条为培养员工良好的职业道德和工作习惯,树立爱岗敬业的职业精神,提高员工队伍的整体业务和管理素质,打造一支认真、
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