A佛山会计培训金账本会计电算化讲义.docx

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A佛山会计培训金账本会计电算化讲义

会计电算化讲义

学习目的：

1、了解电算化的基本概念及会计职能的实现。

2、掌握账务处理过程。

3、掌握报表的的编制方法。

4、了解如何将计算机技术运用于会计系统。

第一章概述

一概念

1、用计算机进行记帐、算帐、报账的过程。

工作程序、内容不变，只是工具的变化。

由操作员输入凭证、输出账簿、确定报表方案，中间过程有计算机完成。

2、与手工会计的不同:

（1）计算工具

（2）存储介质：

手工会计用纸张，电算化用磁盘和光盘，便于查询。

（3）簿记规则：

手工会计中更正账簿时用划线更正或红字更正法，电算化中直接在计算机上修改。

3、与手工会计的相同点：

系统目标与基本功能；会计理论与方法

会计法规与制度；档案的保存

4、会计电算化的意义

（1）减少劳动量。

（2）速度快，精度高。

（3）收集资料方便、可印证各方资料，信息量大，便于管理和决策

二、产生与发展

1、只有计算功能；

2、60年代在计算机中进行信息的输入和输出，开始开发软件并进行规范；

3、软件逐渐完善，配以大量的数学、管理模型，实现会计管理、决策现代化。

4、我国80年代会计电算化开始发展，90年代进入规范化，形成点算化队伍；90年代逐渐普及，相关的规则制度开始完善；从单机向网络化（局域网、资源共享）发展。

5、会计电算化的发展趋势

标准化；网络化；管理决策化

用友、安易、金蝶、国强、管家婆等

三、电算化会计信息系统的结构

1、物理结构：

硬件、软件、运行程序及管理制度、会计及计算机人员。

2、职能结构

（1）核算系统：

负责信息的加工处理，分为：

账务（工资、固定资产、成本、材料核算等）及报表处理。

（2）管理系统：

资金、成本、利润管理。

（3）决策支持系统：

运用各种数学模型和方法选择最佳方案。

3、数据传输：

工资、固定资产、材料、销售模块

——〉（系统自动计入）记帐凭证

——〉（系统计入）账簿

——〉（系统自动取数）报表

四、单位会计电算化管理

1、单位会计电算化组织结构的几种方式：

（1）会计部门内部设置电算化小组：

由会计部门领导，单独配置硬件、软件、人员等。

会计工作速度快，但不利于单位的总体信息需求。

3、数据传输：

工资、固定资产、材料、销售模块——〉（系统自动计入）记帐凭证

——〉（系统计入）账簿——〉（系统自动取数）报表

四、单位会计电算化管理

1、单位会计电算化组织结构的几种方式：

（1）会计部门内部设置电算化小组：

由会计部门领导，单独配置硬件、软件、人员等。

会计工作速度快，但不利于单位的总体信息需求。

（2）总会计师领导下的信息部门。

企业内部设立计算机中心。

单位负责人——〉总会计师——〉计算中心和会计部门——〉财务管理组、电算化组。

便于统一规划、资源共享，理想的组织结构。

（2）总会计师领导下的信息部门。

企业内部设立计算机中心。

单位负责人——〉总会计师——〉计算中心和会计部门——〉财务管理组、电算化组。

便于统一规划、资源共享，理想的组织结构。

2、工作岗位及职责

数据准备人员：

出纳和凭证处理

系统分析、设计、程序设计人员

系统管理员系统操作员数据审核员

系统维护员档案管理和财务管理员

3、日常操作管理

（1）操作员的管理职责和权限：

口令和权限

（2）凭证审核后输入

（3）凭证核对后记帐

（4）上机操作记录

4、日常系统的维护

硬件的维护；

软件的维护：

操作性和程序性维护

5、档案的管理

保存及销毁制度；保密及安全措施

二、会计软件安装和初始化设置

一、选择软件，根据业务范围和规模。

方便、实用、通用性、保密性好。

二、软件安装：

检查系统环境

以用友为例：

进入用友安装界面，选择需要安装的内容，“开始安装”，按系统提示进行。

三、启动：

“程序”——〉”用友软件”

四、初始化设置

1、修改管理员密码

“系统管理”

（1）以系统管理员（admin）身份进入，口令为空。

修改管理员密码；设帐套主管，建立帐套。

（2）只有系统管理员可以执行退出系统功能。

2、设置操作员和帐套主管。

对操作员进行岗位分工和权限控制。

（1）只有管理员可以设置操作员。

“系统管理”——〉”权限“——〉”操作员”

（2）操作员的姓名编号必须输入并且唯一。

权限设置：

“权限”——〉选择操作员——〉”增加”——〉选择权限。

注：

口令确定，由各操作员记住。

3、建账：

各单位独立完整的账簿体系

“帐套”——〉”建立”——〉帐套信息（号、名、路径、启用日期）——〉单位信息——〉核算类型——〉基础信息，完成。

注

（1）只有系统管理员可以建账。

（2）帐套号、名称不能重复。

（3）日期可以为当前日期或自设置日期。

4、确定编码方案

（1）分级核算

段数为级次，级长为每级位数

如：

1020110020101

会计科目第一级为四位

（2）确定数据精度

5、设置基础分类档案

部门职员档案、客户分类、供应商分类等。

“系统控制台”——〉”基础设置“——〉”设置“，输入信息。

6、修改帐套只有系统管理员和帐套主管可以。

7、科目初始化：

建立会计科目

“系统初始化”——〉”会计科目”——〉”增加”

原则：

（1）科目间相互协调，同时又上下级；

（2）符合编码规则；

（3）科目使用后，只能增加同级科目，不能增加下级。

相近科目复制：

“编辑”——〉”复制“——〉修改

注：

（1）科目的修改：

已有数据的科目不能修改

（2）删除：

已有数据的科目不能删除。

8、建立辅助核算

针对不同的项目、类别进行核算

如部门、个人目录，客户、供应商的档案

“总帐系统”——〉”系统初始化“

9、结算方式：

现金、转帐支票等

10、凭证类别：

收、付、转账凭证或记账凭证

11、期初余额录入：

“系统初始化”——〉”录入期初余额”

注

（1）输入最末级余额（资产负债权益类）和累计发生数（损益类），上级余额由系统自动计算；

（2）输入后用“刷新”形成上级余额；

（3）用对账查看试算平衡表；

（4）涉及辅助核算的，系统自动调出辅助核算框。

12、会计数据的备份与恢复

财务数据的备份

注:

（1）结账前和处理后应作备份

（2）硬盘格式化时，年度终了结账时必须备份

（3）只有系统管理员可以输出。

建议上机时带盘备份数据

三、总帐

过程：

输入凭证——记帐（账簿管理）——期末处理（报表）

一、凭证管理：

凭证的填制、审核、汇总，并对个人往来、部门、项目和单位辅助帐进行管理。

1、填制凭证：

基础工作

“总帐”——”填制凭证”——”增加”

凭证内容包括：

凭证头：

类别、编号、日期、附单据数

正文：

摘要、科目和金额

例：

从银行提取现金5000元

借：

现金

贷：

银行存款

登记凭证过程：

“增加”——〉”付”，日期，自动生成凭证号——〉附单据数可填或不填——〉摘要（在常用摘要中选入，也可增加或删除常用摘要）——〉科目名称（可选）——〉贷方科目和金额。

如果设定银行存款有辅助核算，则要输入结算方式、票号、发生日期等。

注:

（1）科目为最末级；

（2）系统自动以时间顺序编凭证号；

（3）凭证保存后，其凭证类别、编号不能修改，正文可改。

2、涉及辅助核算：

（1）个人往来业务：

其所在部门、姓名、票号、发生日期

（2）单位往来业务：

客户、供应商、业务员、票号

（3）部门核算：

部门信息

（4）项目核算

3、修改凭证

“填制凭证”，查找该张凭证（直接翻找或用“查询”，以类别、月份、号等），直接修改，保存。

作废或恢复凭证：

标“作废”字样

整理凭证：

将已经作废的凭证重新编号

注：

只对未记帐的凭证进行修改、作废或整理。

二、审核凭证：

审核人对凭证的合法正确性审核，审核后才能记账。

1、出纳签字：

对涉及银行存款、现金的凭证

在“科目”“编辑”中设定现金、银行存款为指定科目，才需要出纳签字。

选择凭证，“签字”，全部签字后，才可以审核。

注：

签字后的凭证不能直接修改，取消签字后可修改。

2、审核

“凭证”——〉”审核凭证”——〉选定凭证——〉确认

注：

（1）审核与制单必须为两个人；

（2）审核后不能修改，取消审核后可改。

3、汇总

记帐前查看本期科目的发生额和余额。

“凭证”——”科目汇总”，选定汇总的范围：

已记帐或未记帐凭证、月份、凭着凭证类别、制单人、凭证号等。

4、记帐：

“记帐”——选择范围—”记帐报告”（是否打印或预览）—”记帐“

注

（1）余额试算平衡才可记帐；

（2）上月记帐后本月才可记帐；

（3）审核后才可记帐

取消记帐：

记账后发现错误，“恢复记帐前状态”——选择恢复方式（最近一次恢复前或某日前）——取消审核——取消签字——修改——重新签字、审核、记账

二、出纳管理

现金和银行日记帐、支票管理、银行对帐

1、查询或打印现金日记帐、银行日记帐

按科目、日期查询

2、查询支票登记簿：

“出纳”—”支票登记簿”，可增加支票领用信息，必须输入支票号和领用日期。

3、银行对帐：

录入银行对帐单入“对帐单文件”

自动对帐与手工对帐相结合，在“两清”中标注“√”——检查——”对帐平衡检查表”

二、帐簿管理：

对经济业务做查询、打印、统计

1、总帐：

各科目的年初额、发生额、月末余额。

查询条件：

科目、级次、是否包含未记帐凭证。

2、余额表：

各科目的本月发生额、累积发生额、余额。

3、明细帐查询

4、辅助帐管理：

如部门账

“部门管理”中”多栏式明细帐”，选择科目、部门、时间等。

四、期末处理：

银行对账、转账、试算平衡、结账

每月必须用且方法不变的，如费用的计提、分摊等，可以预先定义凭证框架和公式，以后各月可直接调用。

（一）定义转账凭证：

其他系统生成的凭证转入总账或总账内部及个科目间的结转。

包括以下几种：

1、自定义结转：

根据自己的需要设置转账凭证，如费用分配、分摊、税金的计算、部门项目的核算等。

设置：

凭证头（转账序号、摘要、类别）

借贷方（科目或编码、公式）

例：

计提短期借款利息，存款额的2%

借：

财务费用贷：

预提费用

（1）：

“期末”---”转账定义”---增加：

输入序号、摘要、类别

（2）定义借方：

科目（财务费用—利息），“借”，公式（直接输入或引导录入）

（3）定义贷方：

科目（预提费用—利息），“贷”，公式，“保存”。

公式的表示：

（1）财务取数函数：

函数名（科目、余额、方向）

QM（）期末,QC（）期初,JE（）净额,FS（）,发生额LFS（）,累计发生额

TY通用转账公式

如：

QM（10201,月）取10201结转月份期末余额

QM（10201，月，销售部）取销售部的10201结转月份期末余额

注：

科目为总账中已经定义的，

会计期间可以为“年”，“月”，或1至12，为空时默认为月；

方向：

”借”或“J”“DR”“贷”或“D”“CR”

FS（40101,月，J）

公式组合：

QM（101，月）+QM（102,月）

QM（42101，月）-QM（412,月）

JE（301,月）*0.14

计税：

（JE（501,月）-JE（501,月））*0.33

例：

期末将“制造费用—技改费”分摊入三个车间

借：

生产成本—一车间—制造费4010105

生产成本—二车间—制造费4010205

生产成本—三车间—制造费4010305

贷：

制造费用—技改费40204

定义凭证：

转账凭证：

摘要:

分摊技改费

科目方向金额

4010105借QM（40204,月）*0.33

4010105借QM（40204,月）*0.33

4010105借QM（40204,月）*0.33

40204贷QM（40204,月）

2、对应结转:

对两个科目进行一一对应的结转。

如收入、成本

501产品销售收入502产品销售成本

32101产品销售利润

编号转出科目转入科目凭证类别

150132101转

250232101转

3、销售成本结转：

销售数量*单位成本

库存商品135、产品销售收入501

产品销售成本502及下级科目都有数量核算

系统自动产生公式：

数量=收入科目的商品贷方数量

单价=月末库存余额/月末数量

金额=数量*单价

4、汇兑损益结转

选定要计算汇兑损益的项目及入账科目

5、期间损益结转：

损益科目转入本年利润中，录入需要转账科目及利润科目，系统自动完成。

可以修改转账定义

三、生成转账凭证：

定义后，每月末执行

注：

转账前，先将本月的凭证全部记账

三、对账及试算平衡

总账与明细账对账

“试算并对账”—选择会计期间—”对账”

“试算”，余额试算平衡

四、结账：

计算结转本期各账户的发生额和余额，结束本期工作，将期末余额转入下月期初

注：

上月未结，本月不能结；

本月有未记账凭证时不能结；

结账后不能填凭证。

Ctrl+shif+F6取消结账

四、工资系统

计提、分配工资，以转帐方式传递给总帐系统

功能：

工资计算、发放、费用分摊、统计、计算个人所得税

一、初始化

1、建立工资帐套：

参数设置：

工资类别（一个或多个），代扣税（个人所得税），扣零处理（下次发放时不上）

人员编码：

长度

2、基础设置：

部门

人员类别：

如管理、营销人员等

人员附加信息：

性别、职务、民族等

工资项目：

名称、类型、宽度、增减项

注：

固定项目：

应发合计、扣款合计、实发合计不能删

其他项目可选入后修改

项目使用后，类型不能修改

计算公式：

应发合计=基本工资+奖金+补贴等

事假合计=基本工资/22*事假天数

扣款合计=病假扣款+事假扣款+代扣养老金

实发合计=应发合计-扣款合计

注：

注意顺序

公式过长时，可加过度项

银行名称和帐号：

同一银行的帐号相同

3、工资管理工资类别及所包含的部门、项目、对数据进行相应的处理等

4、人员档案

注：

编码与姓名一一对应，录入数据后不可删，年终调出的人员当年不可删下年初可删，

已经调出的人员档案不可改，可取消调出标志

5、工资数据录入“工资变动”22

过滤器中选择工资项目，录入数据；

用“数据筛选”和“定位”提取工资档案，修改；

“数据替换”对同一工资项目作同一变动；

如将管理人员交补增加100元，则

工资项目：

交补替换成：

交补+100条件：

人员类别=管理人员

6、个人所得税

“业务处理”中“扣缴个人所得税”

所得项目：

工资“收入合计”：

“实发工资”

7、银行代发：

（1）格式设置：

单位代号、人员编码、

姓名、帐号、金额等

项目、类型、长度等

8、工资分摊：

计算工资总额，分配，计提福利费、工会经费、教育费。

编制凭证

“工资类别”-“分摊设置”，选择日期、部门

（1）计提基数：

福利费、工会经费、教育费以应付工资为基数

（2）设置科目：

借贷方借：

成本费用等贷：

应付

（3）生成凭证：

“制单”保存

9、工资查询：

（1）重建表：

在原表基础上生成其他表。

如工资发放签名表、发放条、工资卡等

（2）修改表：

对一些表进行修改形成。

工资类别汇总：

关闭工资类别“工具”中

选择需要汇总的，系统自动完成，之后打开“工资类别”从账表管理中查看汇总表

10、月末处理：

月末结帐、清零处理（有的项目需要清零，下月在输入）

注：

（1）在1-11月进行，12月进行年底结转。

（2）若有多个工资类别，分别打开进行月末处理。

（3）月末处理后，当月数据不能在改动。

11、年末转帐：

自动建立下年工资账，工资数据结转至下年

（1）关闭所有的工资类别

（2）当年的工资全部处理后

五、固定资产管理系统

一、系统功能：

统计固定资产的总值、使用、保管和调出情况；

核算累计折旧；

输出相关的报表和帐簿。

具体包括：

1、初始设置、当前情况、核算规则2、日常处理3、账表管理4、月末处理

业务流程：

设置核算规则，录入原始卡片，录入增减变动情况，计提折旧、制单、账表管理、月末结帐

二、初始化：

建立固定资产帐套

（1）帐套参数：

约定与说明、折旧信息、编码方式，

折旧方法、折旧周期，

资产编码2112、编码方式：

自动编码

（类别+部门+序号）

注：

每一帐套的编码方式只有一种，设定后不能修改。

对账：

将固定资产系统中的原值、折旧与总帐余额相对应。

（2）基础设置：

卡片项目：

原值、名称、使用年限、折旧方法。

定义：

类型、卡片样式

资产类别：

从上级到下级依次定义，

部门设置：

部门对应的折旧科目设置：

增减方式：

6种增加，7种减少及对应科目

使用状况：

一级为：

使用中、未使用、不

需用，不能改。

二级可以修改

折旧方法：

6种，可自定义

（3）原始卡片的录入：

根据前面设置，录入各固定资产的信息。

二、日常业务：

1、资产的增减：

2、原值的变动：

重估、改良或修改计价错误

3、部门转移

4、折旧：

“计提折旧”，查看折旧清单，

折旧分配

4、生成凭证：

每笔业务发生后制单或成批制单。

制单设置中选科目、输入公司名称、摘要。

如不需要制单的，删除该行。

查看凭证

三、月末处理

对账：

与总帐中数据核对，

结帐：

每月一次，可“恢复结帐前状态”

四、账表管理

帐簿：

总帐、明细帐、登记簿

折旧类报表：

计提汇总表、明细表、累积折旧表

六、报表处理

通用报表系统UFO、表格、数据运算、图形等功能。

一、功能：

1、各行业报表模板16个行业

2、文件管理：

生成报表文件、批命令文件、菜单文件及进行各种文件的转换。

3、格式管理：

设计报表格式

4、数据处理：

排序、审核、汇总等。

二、重要概念

1、报表的两个状态：

格式状态：

设计格式尺寸、行高、列宽、属性、组合单元等。

定义单元公式、审核公式、舍位平衡公式等。

数据被隐藏。

数据状态：

输入数据、增删表页、审核、舍位平衡、汇总、合并等。

可以看到报表的全部内容。

通过格式/数据按钮切换

2、单元：

报表的最小单位行1—9999，列A-IV

Ｄ22表４列22行，E15

分数值单元、字符单元（数据状态）和表样单元（格式状态）

3、区域：

一组单元组成的长方形范围，相邻单元组成的组合单元A1：

b11A3：

C10

4、表页：

报表中的页数@2，当前表第二页A2@2

5、固定区：

一区域的行列的数量固定

可变区：

一区域的行列的数量不确定

6、关键字：

制定数据或表格的标志符

如单位名称、编号（字符型），年、季、月、日（数字型）

三、格式设计

1、UFO“新建”

设计格式：

“表尺寸”，定义表的行列数、行高列宽、画表格线。

单元属性：

固定内容如“项目”“行次”“期初”“期末”等，数值单元，字符单元。

单元风格：

字型、字号、颜色、图案等。

也可以用报表模板，再进行修改

定义公式：

计算公式：

报表单元见的运算关系

审核公式：

报表内部或之间的勾稽关系

舍位平衡公式：

数据进位或小数取整

4、数据处理：

录入数据并处理单元公式自动运算并显示结果

例：

报表模板：

“格式”–“报表模板”-选行业、模板，再修改

例：

做损益表

四、公式定义：

1、计算公式：

C1=C2+C3

C5=100

从系统中取数

（1）表页内取数：

B3=Ppotal（B4:

B9）d4=pavg（b3:

b9）

D5=pcount（b3:

b9）pminpmaxpvar

（2）本表他页取数单元@表页号

（3）他表取数：

“报表名”—>单元@表页号

“利润表”—>b12@3

“利润表”—>a1:

a10@3

运算符：

+-*/=><^<><=>=

orandnot

C1:

c10=a1:

a10+b1:

b10

C1:

c10=100

C5=“y”->c10@1+c2@2

A=“L”->Brelation月with“L”->月+1

令本表a列L表上月b列值

2、审核公式

算数表达式，for<筛选条件>,relation

例：

c9=c5+c6+c7mess“一季度合计不等“

C5=“x1.rep”—>c5mess”一季度数据与x1数据不等“

3、舍位平衡：

元换算成千元，需要舍3位

定义：

舍位表名、舍位范围、舍位位数

如：

sw1，c5：

g9，3

平衡公式：

c9=c5+c6+c7+c8+c9d、e、f、g同样

例：

报表模板

四、报表管理

1、表页管理：

插入交换删除

排序：

按关键字或一个单元值的大小排序

查找：

查找条件如月<10即10月以前的

汇总：

汇总值存在本表或形成一个新表，“表页汇总”，选择保存位置（本表最后一行或形成新表），表页汇总条件，

可变区汇总方式

2、编辑报表

格式状态：

插入行

追加行：

在表的最后一行后加一行

交换行

删除行

3、文件功能：

口令：

设置或修改文件口令

格式加锁：

“格式”中“加锁”、解锁

4、文件的导入、导出：

多个财务系统产生的报表文件相互转换

“标准财务软件接口规范”

导入：

本软件数据—标准财务数据—另一

软件数据“导入”—打开需转换的文件—导入

导出：

将文件转换成标准文件格式，

“导出”—定义导出文件名

.ini—.txt—.ini

经理人员综合素质考核表

考核项目

考核内容

考核得分

领导能力

率先示范，受部属信赖

54321

计划性

能以长期的展望拟定计划

54321

先见性

能预测未来，拟定对策

54321

果断力

能当机立断

54321

执行力

朝着目标断然地执行

54321

交涉力

关于公司内外的交涉

54321

责任感

有强烈的责任感，可信赖

54321

利益感

对利益有敏锐的感觉

54321

数字概念

有数字概念

54321

国际意识

有国际意识、眼光广阔

54321

自我启发

经常努力地自我启发、革新

54321

人缘

受部属、同事尊敬、敬爱

54321

协调性

与其他部门的协调联系密切

54321

创造力

能将创造力应用于工作

54321

情报力

对情报很敏锐，且有卓越的收集力

54321

评价

评分标准：

65分以上为能力超强

60~65分为能力强

55~60分为能力较强

50~55分为能力一般

50分以下为能力差