台州电大项目化管理工作法的创新实践.docx
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台州电大项目化管理工作法的创新实践
台州电大“项目化管理工作法”的创新实践
报告书
一、项目概况
2009年,为使全校各部门工作创特色、出成效,我校引入企业管理中的项目管理理念,试行学校及部门工作项目化,项目运行管理化,并逐步建立起了完整的工作项目化管理流程和系统的考评方法,经过四年的实践探索和不断完善,形成了具有一定创新性和特色的“台州电大项目化管理工作法”,并已结出了硕果。
所谓“项目化管理工作法”,就是把项目管理思想、策略、手段和方法运用到学校工作中来,将学校或部门“疑、难、险、重、新”工作任务项目化,定人员、定目标、定责任、定时限,并对项目涉及的全部工作进行有效的管理,即对项目的运行进行规划、组织、协调、控制、检查、考核和评价,从而促进工作扎实有效开展,项目目标有效实现的一种工作方式。
实行工作项目化管理的本质是以项目为载体,创新管理、推进工作、攻坚克难,促进学校事业发展。
这些年,我校通过全面推行“项目化管理工作法“,学校管理工作得到强力推进,事业保持了稳步发展。
截止目前,我校共实施71个工作项目,全校每个部门都完成了3个以上项目,有11个项目实施后,其项目成果在省、市级获表彰或获奖,带来直接经济效益近500万元,并产生了良好的社会效益。
二、项目的背景意义
项目管理最早应用于工程建筑业,20世纪七八十年代,项目管理被广泛应用到各个领域。
项目管理是对项目进行科学和规范化管理的一种理论和方法论体系,是现代管理学科中一个重要的分支,通过一个临时的专门的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。
进入21世纪以后,项目管理正成为组织管理的主要形式。
运用项目管理的理念、知识和方法,可以极大地提高和改善管理工作效率和工作效果。
基于历史和体制原因,基层地市电大办学有先天不足,人财物等教育资源有限,获得外围政策支持不易。
唯有通过创新管理,攻坚克难,推进工作,提升办学竞争力,增强学校发展后劲。
用项目化管理方法加强学校管理工作,将学校工作和事业发展项目化、载体化,能够有效调配学校人财物资源,最大限度地发挥管理效能,实现工作目标任务,形成工作亮点和特色。
2009年正值学校建校30周年,围绕教学质量和学校管理水平的提高及办学外部环境的改善,增强学校的软实力,实现学校由大变强,我校开始思考将项目管理法从企业移植到学校管理中来,提出了开展“校庆活动年”和“项目推进年”两年活动,旨在以项目为抓手,促进部门工作创特色,学校管理手段更加科学,管理水平进一步提升,推进学校事业稳步发展。
2010年6月,我校被中央电大评定为首批33家全国市地级示范性电大之一。
这就要求各项工作要再上一个新台阶。
通过项目化管理的方法,可以更好调动全校各个部门的人力、物力,高标准、严要求,选择事业发展的主攻方向和瓶颈问题来立项,使事业得以发展,问题得以解决,力求项目化管理成为学校事业发展新高点上攻坚克难的利剑,以使我校在学校管理和事业发展中真正起到示范作用。
总之,项目化管理工作法的创新实施,为推动工作落实提供了一个新抓手,为实现学校管理上水平探索了一条新路子,为电大事业发展提供了一个新模式。
推行项目化管理工作法,不仅带来了工作方式、方法的创新问题,而且对学校管理观念和行为方式产生影响,对学校软实力提升具有一定意义。
三、项目的发展过程
我校自2009年引入项目化管理以来,项目化管理经历了试行、全面推广、提升三个发展阶段。
第一阶段:
项目化管理试行阶段。
本阶段引入项目管理理论,在布置实施重大工作中尝试项目化管理方法。
2009年我校开始提出“项目推进年”活动,全校13个部门经过策划,共有10个项目上报开展,经过一年的努力,在终期考评时,共有6个项目如期完成并参加考评。
此时的考评也只是单一的汇报和评分(领导小组成员评分、项目负责人互评)。
这是我校项目化管理的起步阶段。
2010年6月第四轮机构改革后,在总结上一年项目管理经验基础上,开始试行以学年为时间单位进行考核,每一学年每个部门至少上报一个项目。
2010年,全校17个部门共上报项目19个。
为了更加有效地推进项目化管理,从2010学年开始,学校加强了项目的过程管理,在项目推进过程中,安排两次阶段性检查,时间分别在第一学期期末和次年第二学期期中,最后再进行一次终期检查评估。
2010学年的19个项目,除1个因政策问题没有按期完成外,其余18个项目均按期完成。
最后根据阶段性检查和终期检查情况,评定出一等奖2个,二等奖5个,三等奖5个,优秀奖7个。
项目化管理方法有了进一步发展。
第二阶段:
项目化管理全面推行阶段。
本阶段在我校建立起项目化管理机制基础上,全面实施项目化管理和考评。
在2010学年项目成功推进的基础上,2011学年项目管理办公室对项目化管理法做了一些改进。
进一步规范了项目申报的程序,制定统一的项目申请书,召开项目立项会议,项目管理领导小组对各部门上报的项目进行初步筛选,对不符合部门实际情况的,缺乏创新的或对事业发展意义不大的项目,都要求其重新选题申报;进一步加强过程管理,在两次阶段性检查的基础上,又增加了实地检查环节,并将实地检查结果整理成材料,作为考核打分的参考;进一步完善考评标准,形成《台州广播电视大学2011年度处室项目考核评分标准》,并引入了难度系数和价值系数这两个权重系数,使项目考评体系更加科学合理。
2011学年申报项目20个,顺利完成20个,评选出一等奖3个,二等奖5个,三等奖8个,优秀奖4个。
这是我校项目化管理的完善阶段。
第三阶段:
项目化管理提升阶段。
本阶段将项目化管理工作提炼为项目化管理工作法,成为我校常态化的一项管理模式。
在总结2009、2010和2011学年项目推进经验的基础上,2012学年我校对项目化管理法做了进一步完善。
项目立项更加科学合理,项目管理办公室在对上报的项目进行初审和筛选的基础上,组织了由领导小组成员、项目负责人和教师代表参加的项目评审会议。
在会上项目评审组对项目提出意见和建议,并填写了《2012学年度处室项目立项意见表》。
会后,各项目负责人根据意见和建议,对自己的项目进行修改,形成最终的项目实施方案。
2012学年共上报项目22个。
项目化管理工作法在我校的实践过程是一个不断发展和完善的过程。
我们通过在实施过程中不断发现问题,解决问题,逐步完善项目的申报、立项、实施、检查、考评等环节工作,各项目都有效推进,顺利完成,从而促进学校创新和特色工作不断涌现。
四、历年处室项目立项情况
2009年我校“两年活动”的主题为“校庆活动年、项目推进年”。
围绕这个主题,全校十三个部门有十个部门经过策划、立项,共完成了10个项目。
具体见2009年处室项目一览表。
2009年处室项目一览表
部门
项目
办公室
争创档案管理省二级达标
政治处
校庆宣传项目
教务处
教学检查方式及反馈机制的改进
社区教育处
东魁杨梅育苗、栽培与管理
现代教育技术处
务实创新机房服务模式
招生处
台州电大校企合作半工半读免学费人才培养项目
文法系
以重点学科为抓手,推动我系特色项目
工程系
工程系机电专业课程改革项目
中专部
《自主教育班级管理操作系统》实验
网络教育学院
突出实效,进一步推进“数字化学习示范中心”项目
2010年我校“两年活动”的主题为“改革发展年”和“内涵提升年”。
围绕这个主题,十七个部门经过策划、立项,共完成了19个项目。
具体见2010年处室项目一览表。
2010年处室项目一览表
部门
项目
办公室
台州广播电视大学“十二五”发展规划编制工作方案
政治处
台州广播电视大学岗位设置管理
教务处
台州市高校“现代服务业应用型人才培养基地”建设
计财处
校内部门预算网上申报系统
学生处
通过活动推动学生处项目实施的探讨
后勤处
台州市学创教育咨询有限公司成立及经营管理
事业拓展处
送教下企,校企共育员工大学生
教育技术资源中心
务实创新机房管理模式:
学生参与机房管理的新模式
开放学院
成人专科校企合作免学费半工半读项目
英语网考B辅导
高职学院
高职学院实践教学改革项目
非英语专业的英语分层教学项目管理
中专部
“文明与我同行”专项教育行动
社区教育处
农村实用性人才培训——农民高中端培训项目实施与探索
继续教育学院
台州广播电视大学研究生教育项目建设
网络教育学院
台州数字化学习港及数字化学习资源中心建设项目
路桥校区
国家心理咨询师职业资格培训
工会
推进教职工养生保健活动,构建和谐校园
团委
加强社团管理繁荣校园文化
2011年我校“两年活动”的主题为“内涵建设年”和“事业拓展年”。
围绕这个主题,十七个部门经过策划、立项,共完成了20个项目。
具体见2011年处室项目一览表。
2011年处室项目一览表
部门
项目
办公室
争创档案目标管理省一级达标和示范性数字化综合档案室
政治处
教师景气文化建设
教务处
以职业人教育为核心的职业导向式技能人才培养教
计财处
电大教育成本核算
学生处
教师义工对成人脱产学员个人发展价值的研究
后勤处
固定资产信息管理系统的开发与应用
事业拓展处
婚姻家庭咨询师培训项目的再拓展
教育技术资源中心
台州电大在线学习平台开发与应用
开放学院
开放教育校企合作半工半读人才培养项目
开放教育校园文化活动实践项目
高职学院
高职学院专业核心课程教学模式改革项目
创建专业社团,提升高职学生实战技能的实践与探索
以讲座提升学生职业素养
中专部
课堂教学质量年
社区教育处
台州市开发区《中、小学校家长培训活动》
继续教育学院
三年制专、本嫁接全日制自考本科项目
网络教育学院
网络教育学院新开设专业校企合作项目
路桥校区
路桥校区自主发展模式探索
工会
强师德提师能建设新时期教师队伍
团委
一二五学生进取精神培养方法
2012年我校“两年活动”的主题为“转型攻坚年”和“项目提升年”。
围绕这个主题,十七个部门经过策划、立项,共完成了22个项目。
具体见2012年处室项目一览表。
2012年处室项目一览表
部门
项目
办公室
“国家开放大学系统建设暨示范性基层电大发展论坛”组织承办项目
学校制度化建设项目
政治处
开放教育学生入党的程序、方法与推广项目
教务处
基于专业(课程、项目)为单位的教学团队建设
《教务管理信息综合服务平台》的开发
计财处
建设系统化、规范化、科学化收费管理体系
学生处
透过2+X载体加强学生去空虚化进程
后勤处
后勤“精细化管理”项目
事业拓展处
浙江民泰商业银行客户经理培训项目
教育技术资源中心
教育技术与教学教务的有效融合研究——以学校网站建设为例
开放学院
“开放教育文化树理论”创新研究
英语非学历教育
(1)—英语口语俱乐部
高职学院
台州电大成人脱产专科“岗位主导型”人才培养模式改革
成人高考改革后招生措施探究
高职学院电子商务特色专业建设
中专部
班主任素养提升及班集体文化建设项目
社区教育处
编撰《台州市农民大学生风采》
网络教育学院
奥鹏“国产基础软件在数字教育领域的适配研究及重大应用示范”课题应用示范项目
继续教育学院
中小学生素质拓展培训项目
路桥校区
路桥校区“通识课”教学改革探索——把“通识课”搬进“南官人文大讲堂”
工会
全市电大名嘴讲师团的建设及管理
团委
学生人际交往能力培养
五、项目管理的内容和方法
经过4年的探索和完善,工作任务项目化,项目运行管理化,实施工作项目化管理成为了我校一项常态化的基本工作。
作为常态化实施的基本工作,需要建立良好的运行管理机制。
为此,我校对项目实施了专门的管理与考评,建立了组织管理机构,设置了一整套的管理方法步骤和管理考核内容。
我校实施项目化管理工作的基本操作方法和步骤为:
1、成立学校项目管理领导小组
工作项目化管理是一项系统的工作方法,需要按步骤实施,为此,学校专门成立了项目管理领导小组,领导小组由校领导、部分高级职称教师组成;领导小组下设项目管理办公室(挂靠校办),办公室成员由各部门一名代表(部门领导或其他成员)组成,项目办负责项目的运行管理及考评的具体事务性工作。
2、项目申报管理
以一学年为一个管理周期,每年9月份,各部门申报本部门本学年度项目,并认真填写项目申报书,于指定时间上报。
项目选取要围绕学校年度主要工作目标,有利于目标的实现和工作推进;项目书内容有:
①项目提出的背景、意义和必要性分析,②项目的主要内容(目标及任务分解),③项目组织机构和人员安排,④项目实施的进度计划安排(包括项目阶段考核指标及时间节点安排),⑤项目的预期成效(有经济效益、社会效益、科研学术成果、其他成果形式四个方面)。
各部门根据上报的项目,成立项目小组,授予项目小组处置与本项目相关事宜的权力,要有明确的职责和分工。
3、项目立项管理
各部门上交立项申报书后,项目管理办公室按照申报的基本要求对各个项目进行初审,对于不符合项目基本要求或者不具有实施价值的项目按程序反馈回相应的部门,要求所在部门在规定时间内重新选题申报,直至符合要求为止。
每个部门至少要有一个项目通过审核。
初审结束后,由项目管理办公室牵头,召集由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员组成的项目立项专家组召开立项会议,各项目负责人介绍项目的基本情况,回答评审组的提问,评审组对项目提出意见和建议,并对项目方案的合理性、可行性和意义等进行综合评定。
评审会议结束后,各项目负责人再次修改项目立项申请书,上报项目管理办公室。
项目管理办公室再次审核各项目,确认无误后下发文件,予以立项。
4、项目过程管理
为了保证项目有序、有效推进,项目管理办公室根据各项目方案,对项目进行管理。
原则上每2个月检查一次,主要检查项目是否按照项目申请中的实施进度执行,各部门需要提供与项目推进有关的材料,或者项目管理办公室组织实地考察。
组织项目中期检查汇报会,由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员参加,并对项目推进情况进行考评打分,打分结果作为终期考评的一部分。
要求各个部门严格按照立项方案所列实施进度,安排项目推进。
如因实际原因确实需要修改进度的,请提前5个工作日上报项目管理办公室,经过领导小组认证后,方可修改。
修改后考核将按照修改后的实施进度执行。
5、项目考评管理
项目考评主要从项目内容及方案、项目推进情况、项目档案资料和项目阶段性检查情况四个方面入手,每个方面的分值分别占10%、60%、10%和20%,总分100分。
项目内容及方案(X1)在立项会议上由项目立项专家组打分。
项目推进情况(X2)由项目完成情况(x21)、项目成效(x22)和项目获奖、被正面报道、相关成果发表等情况(x23)这三个二级指标组成,在终期总结汇报会上由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员打分。
领导小组成员分值占60%,项目负责人和项目管理办公室成员占40%。
X2=x21+x22+x23。
项目档案资料(X3)主要指项目申请书(x31)、项目两阶段小结、项目终期总结(x32)、项目推进过程中产生的其他佐证资料(x33),项目管理办公室在终期汇报会前对各个项目的完成情况和台账资料进行检查,将检查结果汇总成书面材料,为项目终期考评提供相对客观、公正的参考依据。
X3=x31+x32+x33。
项目阶段性检查情况(X4)在阶段性检查汇报会上由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员打分。
领导小组成员分值占60%,项目负责人和项目管理办公室成员占40%。
为体现项目难易程度和项目价值意义大小,在项目考评中,引入权重系数(p),使考评体系更加合理。
权重系数由难度系数(d)和价值系数(v)组成,分值范围均为1.0-1.2,p=(d+v)/2。
权重系数由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员确定,领导小组成员分值占60%,项目负责人和项目管理办公室成员分值占40%。
项目最后考评分数(T)为项目内容及方案、项目推进情况、项目档案资料和项目阶段性检查情况这四项得分总和乘以权重系数。
T=(X1+X2+X3+X4)×p。
X1、X2、X3、X4和p均先分别去掉一个最高分和一个最低分后,取平均值得到。
具体请参看《台州广播电视大学处室项目考核评分标准》。
根据考评分数的高低,评出一、二、三等奖和优秀奖,并进行表彰奖励,项目考评结果与处室年度考核挂钩。
附:
台州广播电视大学处室项目考核评分标准
一级指标
二级指标
考评标准
分值
一、项目内容及方案(X1)(10分)
项目立项专家组评分(10分)
项目立项专家组评分结果×10%
二、项目推进情况(X2)(60分)
X2=x21+x22+x23
项目完成情况(x21)(30分)
按时上报项目进展情况,并按项目计划实施,如期完成项目各项工作内容,达到预期效果。
(20-30分)
按时上报项目进展情况,基本按要求实施,如期完成,基本达到目标。
(10-20分)
没有按要求上报工作推进情况,工作也未按计划推进,没有按时完成。
(0-10分)
项目成效(x22)(20分)
项目成效显著,达到甚至超过预期成效。
(15-20分)
项目有成效,但没有达到预期成效。
(8-15分)
项目成效不明显。
(0-8分)
项目获奖、被正面报道、相关成果发表等。
(x23)(10分)
国家级10分;省级(中央电大)5分;市级(省电大)3分;全市电大系统1.5分;校级1分。
三、项目档案资料(项目申请书、项目阶段性检查报告会材料、项目总结报告、项目推进过程中产生的其他佐证资料)(X3)(10分)
X3=x31+x32+x33
项目申请书(x31)
有项目申请书,并且填写完整规范。
(3分)
有项目申请书,填写不完整。
(1-2分)
无项目申请书。
(0分)
项目两阶段小结、项目终期总结(x32)
项目两阶段小结各1分,项目终期总结2分。
项目推进过程中产生的其他佐证资料(x33)
资料完整。
(3分)
不完整酌情扣分。
四、项目阶段性检查情况(X4)(20分)
X4=x41+x42
第一阶段考核评分(x41)
第一阶段考核分数×10%
第二阶段考核评分(x42)
第二阶段考核分数×10%
权重系数(p)(1.00-1.20)
p=(d+v)/2
难度系数(d)(1.00-1.20)
项目需要通过很大的努力才能成功,实施过程贯穿年度的始终。
(1.15-1.20)
项目需要通过一定努力才能成功,实施需要一段过程。
(1.05-1.15)
项目基本为本部门的日常工作。
(1.00-1.05)
价值系数(v)(1.00-1.20)
项目对学校发展、部门发展意义重大。
对社会也有一定贡献。
(1.15-1.20)
项目对学校发展、部门发展有较大意义。
(1.05-1.15)
项目有一定意义,但不明显。
(1.00-1.05)
总分
备注:
1、项目内容及方案在立项会议上由项目立项专家组打分。
2、项目推进情况在终期总结汇报会上由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员打分。
领导小组成员分值占60%,项目负责人和项目管理办公室成员分值占40%。
3、项目档案资料由项目负责人提供,项目管理办公室汇总。
4、项目推进检查情况在阶段性检查汇报会上由领导小组成员和项目负责人打分。
领导小组成员分值占60%,项目负责人和项目管理办公室成员分值占40%。
4、权重系数在终期总结汇报会上由领导小组成员、项目负责人和项目管理办公室成员确定。
领导小组成员分值占60%,项目负责人和项目管理办公室成员分值占40%。
5、处室项目考评分数(T)的计算公式为:
T=(X1+X2+X3+X4)×p。
六、项目已取得的实际成效
在我校管理中推行项目化管理,是一项探索性的工作,也是一个逐步发展和完善的过程,从开始时的认识不到位和不统一,到发展过程中的统一,再到现在各部门都能从事关学校发展根本性、全局性的问题、或者是部门重要的工作来思考部门项目,项目化管理已进一步提升,并已成为一种常态化的工作方法,进而促进我校事业稳步持续发展,取得了明显的成效。
直接促进事业和规模的发展。
自2010年第四轮机构改革以来,学校的教学部门和办学部门,紧扣学校中心工作,以科学发展为要求,策划部门项目,有力促进事业发展:
开放学院为创新办学发展模式,策划“成人专科校企合作免学费半工半读项目”和“开放教育校企合作半工半读人才培养项目”,通过组织实施,探索出成熟的半工半读人才培养模式,学校为企业发展提供了高素质劳动者,企业为学校发展提供多方面的支持,实现学校和企业合作互惠、共同发展,进而促进学校事业规模的发展;继续教育学院根据台州高端培训项目的市场信息,结合学校已有的硕士联办实际,策划“台州广播电视大学研究生教育项目建设”,以项目建设为抓手,扩大合作高校(从3所到5所),拓展合作专业(从3个到5个),并通过行业、部门的合作,招生规模翻两番,硕士联办项目得到台州电视台、台州晚报等当地媒体的宣传报道,学校的办学层次进一步提升;同时,继续教育学院还紧瞄社会需求,策划“中、小学生素质拓展培训”项目,仅2012年共开设19个班次,培训中、小学生400多人次,净利润超15万,进一步拓宽了我校的办学空间,也切实充实了我校社区教育的内容;事业拓展处瞄准台州金融业发展的实际,策划“浙江民泰商业银行客户经理培训项目”,集聚全校力量,使项目合作得以成功,并通过部门的真诚合作,认真做好项目的组织和实施工作,仅2012年一年培训全日制员工500多人(每期为期1个月,共5期),创利50多万,实现经济效益和社会效益的双丰收,并为学校事业实现转型升级提供了新的经验。
有效提高人才培养质量。
高职学院为提高人才培养的质量,根据电大教学现状及学生实际,策划“专业核心课程教学模式改革项目”,通过项目的组织实施,学生的职业能力培养进一步加强,理论与应用的结合进一步显现,并在各专业形成高职特色专业人才培养模式,学生的考证通过率明显提高,全日制脱产班服务业相关专业共有1209人次参加技能证书考试,通过850人次,全日制脱产班毕业生就业率达90%以上,达到了提高教学质量的预期目标;中专部项目“课堂教学质量年”从课堂教学、教学研究和实训竞赛三方面着手,提升了有效教学的理念和水平,形成了比、学、赶、超、帮的教学氛围,形成了新的课堂教学评价体系,并在一定程度上改善了学生课堂不良行为;教务处紧贴台州经济与社会发展实际,策划“台州市高校现代服务业应用型人才培养基地建设项目”,通过整合学校资源,调整专业布局与结构,优化教师队伍,改革课程设置及教学方式,为台州市现代服务业发展培养“下得去、留得住、用得上”的高素质的应用型、技能型专门人才,此项目同时还得到市财政100万的经费支持。
切实增强学校管理内涵。
办公室以落实学校提出各项工作要走在全国示范性地市级电大前列为要求,策划“争创档案目标管理省一级达标和省级示范性数字化综合档案室项目”,按照项目要求,综合档案室牵头全校各部门,扎实做好各种基础性工作,并力求工作创新、多出亮点,“双创”目标如期得以实现,使我校的档案管理水平走在全省乃至全国电大的前列,扩大了学校的影响力;中专部项目“‘文明与我同行’专项教育行动”,从树立做文明中专生的理念和帮助学生克服不文明行为习惯两方面着手,进一步促进了学生良好文明行为习惯的养成,提高了学生的文明素质,提升了中专办学的软实力;教育技术资源中心策划“台州电大在线学习平台开发与应用项目”,通过实施,丰富“电大在线”教学资源,更好地推进用户体验及量化考核功能的建设,从而有效实现市级电大的教学组织和学生管理以及班级管理和课程管理
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- 台州 电大 项目 理工 作法 创新 实践