项目工程档案管理办法1010修订.docx

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项目工程档案管理办法1010修订

项目工程档案管理办法

第一章总则

第一条为加强北京城建投资发展股份有限公司（以下简称“母公司”或“北京城建”、“股份公司”）内部开发项目技术档案管理，有效保护和利用开发项目技术档案，实现开发项目技术档案管理规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、以及公司《档案管理制度》，特制定本管理办法。

第二条本管理办法所称开发项目技术档案是在整个开发项目从酝酿、决策到建成使用的过程中形成的应当保存的文件，包括开发项目调研、可行性研究、评估、决策、计划、测量、设计、施工、调试（生产准备）、竣工、使用等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等。

第三条本管理办法适用于北京城建投资发展股份有限公司及各控股子公司（以下简称“各子公司”），参股企业可参照执行。

分公司若未特别提及，等同于子公司运用本管理办法。

第四条开发项目技术档案可分为前期档案资料和工程档案资料。

其中工程档案资料按专业可分为：

土建工程、采暖卫生及煤气工程、电气安装工程、通风与空调工程、电梯安装工程等五类。

第五条开发项目技术档案根据集中统一管理和分级保管的原则，做到完整保存，科学整理，有效利用。

第二章工作职责界定

第六条针对项目工程档案管理，母公司和子公司的工作职责和权限划分如下：

（1）股份公司总工程师负责母子公司范围内开发项目技术档案的收集、整理等管理工作。

（2）股份公司工程技术部工作职责：

1）配合总工程师做好工程技术档案的管理工作。

2）负责收集、整理母子公司范围内开发项目技术档案。

3）指导子公司工程技术档案的管理工作。

4）检查和审核各子公司工程档案和技术资料管理状况，接收竣工项目的竣工档案和技术资料。

5）参与子公司竣工项目的工程档案验收，并对验收结果签署独立意见。

（3）各房地产子公司总工程师或工程技术部分管领导负责本单位开发项目技术档案的收集、整理等管理工作。

（4）子公司工程技术部工作职责：

1）配备专职（或兼职）档案管理人员，做好开发项目技术档案的整理、归档工作。

2）组织对竣工项目的工程档案资料进行验收，对其中存在的问题组织整改。

3）在规定的时间内将相关工程档案送交主管城建档案管理部门备案。

4）对已竣工工程的档案资料经检查合格后在规定时间内移交给档案管理部门（未特别指定一般为综合事务部）和股份公司工程技术部保管，并呈交股份公司产品研究部备案。

第三章档案收集归档和整理

第七条开发项目技术档案的归档范围：

（1）项目前期档案

分类

内容

技术及商务资料

土地出让协议、项目可行性研究报告、环境影响报告、工程地质报告、项目定位报告、红线坐标成果图、规划部门审批通过的初步设计文件、水文地质勘察报告、定位和测绘记录、设计任务书、设计招标文件、设计委托合同。

政府批示类文件、资料

土地使用证、项目建议书及批复、规划部门提供的地形图、开发项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、项目施工许可证。

（2）单位工程施工技术档案

分部工程

分项工程

内容

土建施工文件、资料

施工技术资料及竣工图

（1）工程概况；

（2）单位工程质量综合评定表；

（3）地基与基础工程质量验收证明单；

（4）结构吊装（打桩）工程质量验收证明单；

（5）主体结构工程质量验收证明单；

（6）建筑工程开、竣工通知；

（7）工程地质勘探报告；

（8）设计图纸交底会议记录；

（9）技术核定单（包括设计变更通知）；

（10）建（构）筑物测量符合单、工程测量定位放线记录；

（11）建（构）筑物沉降观测成果；

（12）地基验槽记录；

（13）隐蔽工程验收记录；

（14）工程质量一般事故报告表；

（15）重大工程质量事故报告表；

（16）竣工图纸；

（17）垂直测量成果表；

技术管理资料

包括施工组织设计，各种材料或中间产品试验报告。

施工管理资料

（1）分部分项工程技术复合记录；

（2）施工日记；

（3）施工总结；

（4）商品砼供应记录单；

（5）混凝土浇灌令；

（6）沉桩（挖土）工程开工申请书；

（7）沉桩（挖土）工程开工令；

（8）混凝土（砂浆）级配通知单；

（9）排（污）水管道通球试验记录表；

各分部分项工程质量评定

各分部分项工程质量评定表

采暖及煤气工程施工文件、资料；

电气安装工程施工文件、资料；

通风与空调工程施工文件、资料；

电梯安装工程施工文件、资料；

市政工程施工文件；

其他专业工程施工文件；

第八条各房地产子公司工程技术部应当按本管理办法要求做好开发项目技术资料的收集、整理、归档工作。

第九条在整理档案资料时，应编制目录，并认真核对，装订成卷，标明密级和保管期限。

第一十条归档的技术资料，应当做到书写材料合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合当地档案管理部门的要求。

第一十一条技术档案管理人员不得擅自修改档案。

确需变更和修改的，应填报《工作请示单》经各房地产子公司总工程师（或分管工程副总经理）审核，总经理批准。

第四章技术资料的保管和利用

第一十二条开发项目技术档案应当配备符合设计规范的专用库房，并按照国家有关技术档案管理规定实施管理。

第一十三条保管开发项目技术档案的库房应当有防火、防潮、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施。

对重要的开发项目技术档案应当复制副本，分别保管。

第一十四条各单位对开发项目技术档案应定期进行检查和鉴定。

对破损或者变质的档案，应当及时修复；档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。

未经批准，任何人不得以任何借口擅自销毁开发项目技术档案。

第一十五条开发项目技术档案管理机构的隶属关系及档案管理人员发生变动，应当及时办理开发项目技术档案的交接手续。

第一十六条档案资料保管期限届满，已经拆除或因其他原因需要销毁的，必须造具清册，并填写《工作请示单》经单位总工程师及单位总经理审核，并上报股份公司工程技术部。

第一十七条工程技术部应派专人到申请单位对拟销毁档案进行检查、审阅，并将确需销毁的档案资料造具目录清单予以备案。

工程技术部审核后，报股份公司分管领导审定。

第一十八条根据股份公司分管领导审批意见，各单位综合事务部文秘和技术档案管理人员共同清理需销毁的技术档案，在股份公司工程技术部的监督下执行销毁工作。

第一十九条各单位应当自档案整理或销毁变更之日起15日内书面通知当地城市建设档案馆。

第二十条开发项目技术档案管理机构应当充分利用现有的开发项目技术档案，及时为物业管理、房屋拆迁、房屋维修、城市建设等各项工作提供服务。

第二十一条开发项目技术档案管理机构应当严格执行档案管理的保密规定，防止开发项目技术档案的散失、泄密；定期对开发项目技术档案的密级进行审查，根据有关规定，及时调整密级。

第二十二条查阅、抄录、复制和借阅开发项目技术档案材料，须填报《工作请示单》报单位分管领导审查，经单位总经理批准后，方可办理，并登记备案。

第五章开发项目技术档案交接

第二十三条各单位日常工作中的档案资料整理与交接：

（1）各单位工程技术部有关人员在项目开发过程中应注意保存好需存档的工作文件资料。

（2）每月25日前，各部门工作人员应将本人工作中形成的文件资料交档案管理人员立卷归档。

任何人都不得将有关材料据为己有或者拒不归档。

（3）档案管理人员在收到经办人员转来的文件资料后，要根据国家及公司档案管理规定要求，在5个工作日内作好当月所收集的文件资料的分类、整理工作。

对于不符合要求的资料文件，应要求经办人员于5个工作日内予以纠正或补齐。

第二十四条工程竣工验收时各施工单位上报的施工档案资料的交接：

（1）对拟办理竣工验收的单位工程，各单位档案管理人员应在竣工验收日前1个月对施工单位完成竣工验收资料的归档和整理工作进行预检，不符合要求的，应要求施工单位立即整改。

6）由一个施工单位总包的开发项目，开发单位应要求总包单位负责做好其承包工程的竣工资料整理工作。

并应负责做好各分包单位工程竣工资料的汇总整理工作。

7）各单位自行分包给几个施工单位完成的开发项目，各施工单位负责编制分包范围内的竣工资料，由开发单位负责汇总整理，或指定某一施工单位负责进行汇总整理。

（2）单位工程竣工验收时，必须同时做好技术档案资料的验收工作，施工单位提交的技术档案资料不齐全，整理装订质量不能达到当地行政管理部门规定要求的，各单位不得在竣工验收报告上签字。

并退回施工单位，并要求对方在竣工验收日前整改完毕。

（3）施工单位提交资料的检查内容：

1）档案资料是否齐全，与实际情况是否相符合。

2）文字资料的书写格式是否符合档案管理要求。

3）档案资料的排列顺序是否符合公司规定要求。

4）档案资料的组卷和装订是否符合公司要求。

（4）施工单位提交的符合当地建设工程档案管理部门和本办法规定的开发项目技术档案资料，交接双方应签署《档案交接记录表》。

（5）各单位必须在单位工程竣工验收后2个月内，完成该工程的技术档案整理工作，档案资料一式四份，分别报送至当地城建档案馆（按当地规定办理）及物业管理单位。

各单位必须自行保管一套完整的开发项目技术档案资料，并移交股份公司档案室一套。

第二十五条项目每栋号销售达到95％后，子公司营销管理部应在一个月内将全部销售资料按规定要求整理完毕后统一归档，移交母公司档案室。

第二十六条项目竣工后3个月内，子公司及母公司各职能部门应将项目全套资料按规定整理完毕后统一归档，提交母公司档案室备案，子公司解散时相应档案资料由母公司档案室接收。

（1）开发项目的各种文件资料、原始证件、批件等逐一进行登记后及时送交母公司档案室；

（2）向档案室移交归档的文件资料应用蓝黑或碳素墨水书写或打印，每份文件的经手人、日期、公章等要齐全；

（3）电子文档资料要写明内容、时间、操作者后移交母公司档案室；

（4）各种会议及工程开工、施工、竣工时所拍摄的各种照片、录像及底片、底带、光盘等由主办部门指派专人负责进行整理，注明拍摄的时间、地点、内容、摄制者后送交公司档案室。

录音带由具体的经办人负责注明时间、地点、内容、责任者后送交母公司档案室；

（5）在经营生产活动中获得的各种奖励要注明时间、内容后送交公司档案室。

第二十七条物业公司档案移交

物业管理公司档案管理人员按照本管理办法对子公司所移交资料进行逐项核对，并签署《开发项目技术档案交接表》。

第二十八条人员工作调动档案移交

档案管理人员因工作调动或管理单位因隶属关系发生变化时，工程技术档案交接程序：

（1）原档案管理人员整理好需要转交的档案资料目录。

（2）接受人员根据转交的档案资料目录与原档案资料进行核对。

（3）接受人员核对档案借阅登记簿，核对借阅记录与实际档案资料。

（4）检查档案资料文件是否符合要求，检查是否有丢失损毁情况。

（5）双方在档案交接目录及《开发项目技术档案交接表》上签字。

第六章罚则

第二十九条经办人员或档案管理人员违反本办法规定，没有按规定时限或规定格式提交需归档文件资料的，对主要经办人员处以50-500元经济处罚。

（1）有关经办人员违反本办法规定，对需归档材料不按照规定归档的；

（2）有关经办人员违反本办法规定，对需要归档材料不按时归档的，或所提交材料不符合要求，不按规定时限进行整改的；

（3）档案管理人员违反本办法规定，没有在规定时限内完成竣工项目档案资料归类、整理工作的。

（4）对开发单位移交的档案资料，物管公司有关人员没有及时进行验收的。

第三十条有下列行为之一的，由行为人单位给予500-1000元的经济处罚，后果严重的，应追究主要责任人刑事责任：

（1）损毁、丢失开发项目技术档案的；

（2）擅自提供、抄录、销毁开发项目技术档案的；

（3）涂改、伪造开发项目技术档案的；

（4）擅自出卖或者转让开发项目技术档案的；

（5）档案管理工作人员玩忽职守，造成开发项目技术档案损失的。

第七章附则

第三十一条本管理办法由北京城建工程技术部拟定，工程技术部解释。

各子公司可以根据本办法制定实施细则。

第三十二条本管理办法接受中国法律、法规以及本公司章程的约束，本管理办法如与国家日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的公司章程相抵触时，按国家有关法律、法规和公司章程的规定执行，并立即修订，报总经理办公会审议通过。

此前公司的相关管理规定，凡与本管理办法有抵触的，均依照本管理制度执行。

第三十三条本管理办法未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。

第三十四条本管理办法经北京城建总经理办公会审议通过后生效实施。

附件：

1、《开发项目技术档案交接表》

2、《开发项目技术档案借阅记录表》

附件1：

开发项目技术档案交接表

项目名称：

单位工程名称

移交人

移交文件内容

移交检查情况

　　　　　　　　　　　　　　　　接收人：

　　　　　　接收日期：

监交人

附件2：

建设工程技术档案借阅记录表

开发项目名称：

借阅

日期

归还

日期

借阅内容

借阅事由

借阅人

签名