COP01采购管制程序.docx
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COP01采购管制程序.docx
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COP01采购管制程序
东莞锦富迪奇电子有限公司
作业程序书(OP)
文件名称
采购管制程序
文件编号:
C-OP-01
版次:
C1
第1页共10页
文件修订记录
申请编号
版次
修订日期
修订原因说明
修订者
C-OP-01
C-OP-01
C-OP-01
C-OP-01
C-OP-01
A1
A2
A3
B1
C1
2007-9-24
2008-11-6
2009-6-24
2011-7-15
2013-11-15
首次发行
修订5.4.4,5.5,5.6,5.7.1,5.12,附件三:
采购作业流程,新增7.7模治具采购订单
修订2.范围,3.5,3.8,5.1,5.2,5.4,增加附表四(委外加工)流程图
组织结构调整,整版变更
公司新增TP事业部,整版变更。
曹霞
潘丙国
龙堂明
龙堂明
黄启坡
制定:
制定日期:
审核:
审核日期:
核准:
核准日期:
1.目的
为规范采购作业,建立适时、适质、适价、适量的采购原则,确保采购品均能符合条件,以满足各部门所需。
2.范围
适用于本公司之原物料、辅助材料、工治具、设备及配件、办公用品及生活用品、服务类等所有物品之采购作业。
3.权责
3.1资材课
3.1.1采购:
负责原物料、辅助材料、无尘耗材、化学品、设备、工程改扩建,研磨类等工治具、产品委外加工供应商的开发、评估、管理、物料采购、物料跟催及委外加工跟进。
并编制采购订单;管理交货期、交货方式、价格和物料调配、付款申请。
3.1.2物控:
负责根据销售计划、客户订单、库存、工程BOM表提出原物料采购申请。
3.1.3仓库:
根据采购订单收货,管理原物料的进、出、存。
3.1.4关务:
负责保税材料报关及核销。
3.2人事行政课
负责办公用品(含拖鞋)、消防设施(维护)、IT耗材、家具、药品、服务类等采购业务:
编制采购订单;管理交货期、交货方式、价格和付款申请。
3.3品保课
负责原料、辅料材料之验收,对物料使用过程中发现的问题及时反映给采购、供应商处理;协助采购对供应商进行评价,并对合格供应商进行日常品质维护管理。
3.4营销课
及时、准确提供销售计划。
3.5财务课
负责付款;预算审核;参与因供应商原物料质量问题引起的成本核算。
3.6模切事业部生产课
3.6.1产品BOM表的建立;原物料样品试用评估;提供模具图纸,并协助采购进行模具供应商的管理;参与供应商审核与评估。
3.6.2协助使用部门对机器设备进行安装、试机、验收、确认结果及使用过程中出现问题时与供应商协调处理。
3.6.3及时反馈原辅料投线使用之信息;提供因原物料质量问题引起的耗用工时;量产刀模
申请;机器设备、零配件的产品申请及使用情况的反馈。
3.6.4负责对司内不能加工的材料,提出委外加工申请,领料申请及外发材料控制。
3.7研发课
TP产品BOM表的建立;原物料样品试用可行性评估,参与供应商审核与评估。
3.8工程技术课
TP事业部机器设备、零配件的产品申请及使用情况的反馈。
3.9各部门
根据批准后的预算提出相关消耗品的采购申请。
3.10供应商
配合客户及时提供优质产品和服务,并维持和提升品质。
4.定义
4.1“一对一”采购原则:
即根据物控及各部门提出的采购需求数量进行采购。
4.2合理库存采购原则
即对能够通用/经常使用的常规原物料,或者是采购周期较长且常时间使用的原物料,
可根据客户的预估计划及前两个月的用量为基础进行合理库存采购。
对于采购周期很
短的或随时可购买的原物料可备一周用量,对于采购周期在一周以上的可备两周用
量,备料需经总经理批准。
4.3优先采购原则:
对于品质好、服务好、价格合理、交货及时的供应商,优先向其采购。
5.作业内容
5.1作业流程图:
(见附件一、附件二、附件三)
5.2样品
5.2.1模切事业部样品由生产课和营销课提出;TP事业部样品由研发课提出,并提供使用的客户名称、用途、样品数量、需求日期及后续的订单用量等信息。
5.2.2新样品由供应商提供相关GP资料,详情依《环境物质管制程序》作业。
材料回厂后采购填写《新材料评价表》给品保课,检验合格后入库,生产技术和研发课负责提供使用结果。
5.2.3若需要委外加工的产品,先对加工厂商进行调查。
可达要求则由采购领取样品材料提供给加工商打样,采购跟踪提供加工后的样品。
委外加工样品由生产课、工程技术课、品保确认。
OK后方可由供应商进行加工作业。
确认OK后的样品由品保课与供应商各保留一份以作为加工与进料检验的依据。
5.3采购物料分类
5.3.1原材料:
用于生产产品的直接材料(保税和非保税)。
5.3.2辅材:
用于生产需求的所有辅助材料,包括溶剂/无尘耗材等。
5.3.3机器设备、零部件:
用于生产过程中使用的机器设备和零部件。
5.3.4模具:
用于产品制造过程中使用的模具。
5.3.5委外加工:
用于生产不能满足和不能加工的产品或治具。
5.3.6文具及生活用品类。
5.4询价、议价及价格决定
5.4.1原辅耗材由采购负责询价,议价,与其交流协商并填写《报价单审批表》需经总经理批准,批准后的价格和交易条件作为双方正式交易价格和条件,在系统中建立标准采购价,如有变更需再次协商并重新批准。
5.4.2行政采购由人事行政课负责询价,议价,与其交流协商并填写《报价单审批表》需经总经理批准,批准后的价格和交易条件作为双方正式交易价格和条件。
5.4.3设备采购由资材课根据通过审批的《资产/服务需求申请表》进行采购询价议价,在设备型号、性能完全一致时取价格较低者。
采购询议价必须保留书面记录并填写《报价单审批表》需经总经理批准
5.5请购
5.5.1各部门依据业务发展需求做出月度预算,经总经理批准。
5.5.2原物料请购由物控提出,总经理批准有效。
提出依据如下:
A.信息来源:
市场销售计划、客户订单、安全库存、生产补料、高层领导的市场预测。
B.需求数量核算:
工程BOM表、生产过程中的合理损耗、结合库存量、供应商的最低下单量。
5.5.3模治具请购由需求部门填写《模治具开制申请单》提交给生产技术主管批准有效,量产模具需经营销课审核,后采购开立《模治具采购订单》。
5.5.4其它物品的请购由各需求部门按批准后的月度预算提出采购申请,批准后的预算为《采购请购单》的依据,《采购请购单》由各部门经理审核、经总经理批准方可有效。
采购申请提出的时间为:
每月10号和25号。
5.5.5办公用品及生活用品由人事行政课汇总各部门已签核的《行政采购申请单》采购,生成《采购订单》。
5.5.6机器设备的请购由需求单位提出,并填写《资产/服务需求申请表》,由采购总监审核,经董事长批准有效,如其他公司有闲置的同等机器设备,依《机器设备管制程序》作业。
5.6采购合同
5.6.1对于经常性购买的原材料,一般每年签订一份总的《加工贸易产品销售合同》,然后根据实际需求分批下达采购订单。
5.6.2除原材料的采购合同以外,所有的合同都是单独分开签订的,依集团法务部要求作业。
5.7采购
5.7.1原材料、辅料、机器设备及零部件由采购负责人依据《采购请购单》、《资产/服务需求申请表》,编制《采购订单》、《模治具采购订单》,经总经理批准方为有效。
5.7.2委外加工依《委外加工采购管理规定》作业。
5.7.3办公用品及生活用品由人事行政课汇总各部门的《采购请购单》进行统一采购。
5.7.4《采购订单》、《模治具采购订单》的交期依据:
A.正常交期:
按采购申请的需求时间结合物料生产周期。
B.急单交期:
按采购申请的需求时间结合生产进度安排,与供应商协定最快交期。
5.7.5采购人员须确认供应商接收《采购订单》、《模治具采购订单》的情况并确定交期(要求供应商确认签字回传)。
5.8追踪
根据订单要求的交货期及生产进度需求,向供应商追踪各物品情况,及时交货,保证公司生产正常进行。
5.9供应商送货
5.9.1供应商送货时,原辅料仓库负责验收《送货单》上的明细必须同实物及《采购订单》一致,仓库开立原辅料《到货单》提供给品保进行进料检验。
5.9.2办公用品及生活用品类由人事行政课负责验收。
5.9.3模治具由生产课负责签收,并开立《模治具验收单》提供给品保课进行检验。
5.9.4机器设备和零配件送货时,直接通知申请使用部门及生产课进行验收、安装、试机。
5.10进料检验
原物料和辅料由品保课IQC依《进料检验管制程序》进行检验;模治具验收依《模治具管制程序》进行检验。
5.11入库
经品保检验合格的物料,仓库负责入库,并生成系统的《采购入库单》;模治具验收合格后入模具室;行政采购由人事行政课与使用部门确认后入仓;机器设备入固定资产,由人事行政课统一编码。
5.12付款
5.12.1每月20-25日与各供应商对帐,于每月25日提供发票、付款申请单及相关资料向财务部门申请付款,特殊情况经总经理批准有效。
5.12.2由财务部门根据采购提供的相关资料及供应商材料不良扣款明细、各供应商付款周期安排付款。
依财务课规定提供相关资料。
5.13品质处理
5.13.1所有合作的供应商每年需签定《供应商品质协议书》。
5.13.2当进料检验或生产过程中,包括出货给客户的产品出现品质问题时,依《供应商管制程序》作业。
6.相关文件
6.1环境物质管制程序
6.2加工贸易产品销售合同
6.3委外加工采购管理规定
6.4进料检验管制程序
6.5模治具管制程序
6.6供应商品质协议书
6.7供应商管制程序
6.8机器设备管制程序
7.使用表单
7.1新材料评价表
7.2资产/服务需求申请表
7.3模治具开制申请单
7.4模治具采购订单
7.5采购请购单
7.6行政采购申请单
7.7采购订单
7.8到货单
7.9模治具验收单
7.10采购入库单
7.11报价单审批表
东莞锦富迪奇电子有限公司
作业程序书(OP)
文件名称
采购管制程序
文件编号:
C-OP-01
版次:
C1
第8页共10页
附件一:
原材、辅材及行政采购业务流程
责任部门
流程图
相关文件
使用表单
作业说明
物控
需求部门
资材课
营运副总
采购
资材课
营运副总
采购
资材课
营运副总
采购
物控
仓库
IQC
仓库
采购
财务
OK
NG
委外加工采购管理规定
环境物质管制程序
加工贸易产品销售合同
供应商品质协议书
进料检验管制程序
供应商管制程序
采购请购单
行政采购申请单
资产/服务需求申请表
报价单审批表
采购订单
新材料评价表
到货单
采购入库单
根据营销课定期更新的需求/预测结合公司库存,材料采购周期,计算出申请数量。
资材主管审核,总经理批准
如果不是新品,则无须此询价步骤;新品由采购寻找至少3家以上供应商进行报价
资材主管审核报价,总经理批准报价。
采购下采购订单,所有采购订单经总经理批准方可有效。
供应商回签采购订单,跟催到货日期。
供应商送货,仓库进行点收并报IQC进行检验。
检验合格时入库,NG时进行隔离处离。
IQC与供应商进行会判处理不良品。
采购与供应商进行对账,将相关请款资料提供于财务。
财务按付款周期付款
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文件名称
采购管制程序
文件编号:
C-OP-01
版次:
C1
第9页共10页
附件三:
模治具采购流程图
责任部门
流程图
相关文件
使用表单
作业说明
生产课
生产课
营销课
采购
供应商
采购
资材课
营运副总
采购
资材课
营运副总
供应商
采购
供应商
生产课
IPQC
生产课
采购
财务
OK
NG
模治具管制程序
模治具开制联络单
模治具采购订单
模治具验收单
模治具管理台账
生产课提出申请,经生产主管、生产技术主管批准签字有效。
如果不是量产模具,则无须营销课审核。
提供模具图纸联系供应商,进行技术价格比较。
资材课主管审核,营运副总批准。
资材主管审核报价,总经理批准报价。
采购下采购订单,所有采购订单经总经理批准方可有效。
供应商回签采购订单,跟催到货日期。
供应商送货,生产进行点收并报IPQC进行检验。
检验合格时入库,NG时进行隔离处离。
将不合格模具退回供应商并提出相应赔偿。
采购与供应商进行对账,将相关请款资料提供于财务。
财务按付款周期付款。
东莞锦富迪奇电子有限公司
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文件名称
采购管制程序
文件编号:
C-OP-01
版次:
C1
第10页共10页
附件三:
机器设备采购流程图
责任部门
流程图
相关文件
使用表单
作业说明
需求部门
集团设备课
各部门
集团设备课
采购
集团内审部
各部门
集团设备课
供应商
生产课
生产课
使用部门
品保课
生产课
人事行政课
采购课
财务课
机器设备管制程序
合同
资产/服务需求申请表
报价单审批表
机器设备验收单
由需求部门提出申请。
注明规格、要求、技术规范、或图片、图纸、估价等。
设备课主管确认《资产服务需求申请表》中机器设备信息,判断采购或集团内部调配。
生产设备签核至相关部门
设备课和资材课进行采购询价议价,在设备型号、性能完全一致时取价格较低者。
采购询议价必须保留书面记录。
设备课拟定购买后,采购拟制合同,进入合同评审流程。
需求部门派专员至设备供应商处,进行送货前试机。
生产课、使用部门接收设备,进行到货调试。
生产课、品保课及使用部门确认验收。
设备办完移交后,生产课、人事行政课应对固定资产入台帐、编号。
采购将相关请款资料提供于财务。
财务按合同付款条件付款。
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