Office高级应用复习资料.docx
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Office高级应用复习资料
Office高级应用复习资料
题型:
一、单选20*1
下列函数公式中,求平均值函数是()。
ASUMBCOUNTCMAXDAVERAGE
二、多选5*2
在Excel中,下列使用通配符查找文字,正确的是()。
A使用w*,可以找到who,whereB使用w*,可以找到who,why
C使用w?
,可以找到who,whyD使用wh*,可以找到what,where
三、填空15*1
交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用,在Word中可为标题、脚注、、题注、编号段落等创建交叉引用。
四、判断10*1
在Word中,图形不能添加文字。
()
五、简答5*4
简述邮件合并的步骤。
六、操作25(涉及三个软件的操作!
)
一篇文稿由封面、目录和正文三部分组成。
排版时要求给正文部分加上页眉和页脚,其中奇数页页眉显示“***公司”,偶数页页眉显示文稿各章标题,正文页脚显示页码。
每一页加上“公司绝密”作为背景。
请简述完成上述排版要求的基本步骤。
(8分)
第二、三章
1、Word的功能
v新建和打开文档
v保存与关闭文档
v输入文字
v插入符号、日期和时间
v编辑文本
▪选定、删除、移动、复制文本
▪查找和替换文本
▪操作的撤销与恢复
▪打印与预览
2、Word中格式刷的作用
v对已经设置好的段落格式,可以使用“格式刷”按钮进行复制
v该方法对简单文档十分有效,对长文档进行处理,建议用样式功能
3、Word的视图有哪几种
v视图:
以不同的形式组织和显示文档内容
v视图类型:
“普通”、“Web版式”、“页面”、“大纲”、“阅读版式”、“文档结构图”或“缩略图”。
v其中,大纲视图和文档结构图适合对长文档的编辑和排版
v大纲视图:
用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别,便于进行大块文本的移动、生成目录等操作,还便于文档层次的变更。
v文档结构图:
是一个位于独立的窗格,能够显示文档的标题列表。
使用“文档结构图”可以对整个文档快速进行浏览,同时还能跟踪在文档中的位置。
(显示内容的详细程度,设置标题的字体和字号,并更改突出显示活动标题时的颜色,不同于网页的目录框架网页)
4、样式的类型
样式:
应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征,它能迅速改变文档的外观。
样式通常用一样式名标记,可以包括段落样式、字符样式、表格样式和列表样式。
5、样式的存储位置
一、储存于文档(默认状态),只对当前文档起作用
二、储存于模板,作用范围为同一模板衍生的所有文档
三、储存于“Normal.dot”,作用范围为本机上所有Word文档
6、段落样式中首行缩进,左缩进,右缩进,行距,段间距的含义(来自Internet)
段落是指文字、图形、对象或其他项目组成的集合。
每个段落末尾都有一个段落标记,即一个回车键。
段落标记不仅标识一个段落的结束,还存储了该段的格式信息。
左、右缩进:
指段落距文本左、右边界的距离
首行缩进:
指用于设置段落第一行的缩进
行距:
同一段落中不同行之间的距离
段间距:
每按一次Enter键形成的段落之间的距离,而不管这个段落是占一行还是占多行
7、模板的概念、作用
概念:
模板是一个特殊的文档文件,内部预先设置了一些特定格式的内容
作用:
利用模板创建文档时,由于文档的一些内容以及格式都已确定,用户只需要填入相应的信息即可,这样既节省了文档的排版时间,又能保持文档格式的一致性
8、主控文档与子文档的关系(确定文档位置,创建主控文档,将子文档添加到主控文档,保存主控文档,删除子文档)
(1)主控文档是一组单独文件的容器,这一组单独的文件称之为子文档,而主控文档是这些相关子文档关联的链接。
(2)使用主控文档可以将长文档分成较小的、更易于管理的子文档,从而便于组织和维护。
注意:
主控文档和子文档都存放在同一文件夹中,以便主控文档来链接这些子文档。
(3)删除子文档有什么影响?
A、单击“大纲”工具栏上“删除子文档”按钮,则只删除子文档和主控文档之间的链接,即不删除主控文档中的子文档内容,也不删除子文档文件本身。
B、按
9、交叉引用
v交叉引用是对文档中其他位置的内容的引用,可为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。
v注意:
创建的交叉引用仅可引用同一文档中的项目。
v使用引用对象与交叉引用,能够增强排版的灵活性,减少许多烦琐的重复操作,提高工作效率。
10、页脚、页眉(页码设置)
v定义:
页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。
v方法:
【视图】菜单中的【页眉和页脚】,在页眉和页脚区域中进行处理。
11、批注和修订的作用两者区别
v批注:
是指作者或审阅者为文档添加的注释或批注。
(只评论不修改)
v批注框作用:
可以方便的查看审阅者的修订和批注,并对其作出反应
v修订:
是指显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的标志位的标记。
(用一种特殊的标记来记录所做的修改)
v修订作用:
启用修订功能时审阅者的每一次插入,删除或者是格式更改都会被标记出来,当作者查看修订时,可以接受或者拒绝每一处修改
v作用:
可以将审阅者的信息完全显示,而又不影响原文档(来自ppt)
12、图形、文本框的组合
首先,鼠标选中自选图形
然后,按住键盘上的Shift键(在键盘的最左下角)的同时,用鼠标单击文本框
接着,右击鼠标(为了以防万一,可以按键盘上的右键按钮《在空格键右边三个键位处》),选择“组合”--“组合”即可
13、在Word中创建表格的方法
1.使用“插入表格”按钮创建表格
v该方法创建的表格都与窗口同宽,每列的宽度也相同,表格样式简单,创建过程简单方便,适用于要求比较低的情况
1.使用菜单命令创建表格
v【表格】菜单中的【插入】/【表格】命令
v与方法一效果相同
vTips:
自动套用格式
为新表记忆此尺寸
3.使用“绘制表格”工具创建表格
v外围边框:
按下鼠标左键,从要创建的表格的一角拖动至其对角
v表格线:
利用笔形指针绘制横线,竖线,斜线,绘制表格的单元格
4.手动添加表格
14、图片的环绕方式
嵌入式,四周型环绕,紧密型环绕,衬于文字下方,浮于文字上方
15、邮件合并功能及实现步骤
邮件合并功能:
v“邮件合并”功能最初设计用来批量发送邮件。
v可以批量处理信函和信封等与邮件相关的文档资料,可以帮助用户便捷地批量制作标签、请柬、工资条、成绩单等等
v这类文档的共同点是有大量相同的固定内容,重复输入工作量大,只有少量变化的内容,可以从外界导入。
邮件合并步骤:
(1)创建主文档
(2)指定数据源
(3)向主文档中添加域
(4)预览合并,完成邮件合并
第四、五章
16、Excel的主要功能
vExcel是目前使用最广泛的专业电子表格软件,可以对数据进行处理、统计分析与计算,简单的数据库管理,能绘制图表,并能与Internet网络共享资源。
17、公式中的元素
(1)最前面是等号(=)
(2)后面是参与计算的元素(运算数,每个运算数可以是不改变的数值(常量数值)、单元格或引用单元格区域、标志、名称或工作表函数)
(3)参与计算的元素又是通过运算符隔开的
18、运算符及其优先级
v算术运算符
v比较运算符
v文本运算符:
&
v引用运算符
▪冒号“:
”运算符按“左上角单元格引用:
右下角单元格引用”的形式表示一个矩形的单元格区域。
例如,“A1:
C3”,表示以A1为左上角C3为右下角的矩形区域内的全部单元格。
▪逗号“,”运算符用于将指定的多个引用合并为一个引用。
例如“A1:
B2,C1:
C3”,表示A1:
B2和C1:
C3两个单元格区域。
v由高到低各运算符的优先级是:
(),%,^,*、/,+、-,&,比较运算符。
v如果运算优先级相同,则按从左到右的顺序计算。
19、相对引用与绝对引用(复制公式时如果是相对引用注意引用地址的变化)
(1)相对引用
在相对引用中,如果将公式(或函数)复制或填充到其他单元格中,系统会根据目标单元格与原始单元格的位移,自动调整原始公式中的单元格地址的行号与列标。
(2)绝对引用
在绝对引用方式中,所引用的单元格地址是按“$列标+$行号”格式表示的。
例如,$A$1、$B$5等。
与相对引用相反,若将采用相对引用的公式(或函数)复制或填充到其他单元格中,其中的单元格引用地址不会随着移动的位置而自动产生相应的变化,是“完全”复制。
20、自动填充柄(鼠标放到单元格右下角时出现的十字)的作用
作用:
可以复制公式和普通内容,还可以自动按规律增减的顺序填充。
21、公式中的常见错误
错误值原因说明
####列宽不够,或者包含一个无效的时间或日期
#DIV/0该公式使用了0作为除数,或者公式中使用了一个空单元格
#N/A公式中引用的数据对函数或者公式不可用(负数开方)
#NAME?
该公式中使用了Excel中不能辨认的文本或名称
#NULL!
公式中使用了一种不允许出现相交但却相交了的两个区域
#NUM!
使用了无效的数字值
#REF!
公式引用了一个无效的单元格
#VALUE!
函数中使用的变量或参数类型错误
22、求和函数SUM(),计数函数COUNT(),最大值函数MAX(),最小值函数MIN(),求平均值函数AVERAGE()(见课本)
23、文本操作函数(“&”“CONCATENATE”)
合并单元格文本
(1)使用&(和号)运算符
公式:
=A1&A2合并单元格A1和A2所包含文本
(2)CONCATENATE(text1,text2,...)
当需要合并的单元格数量较多时用
24、单元格格式设置(文本、日期、数字、小数位数设置)
课本P90~P101
25、通配符的使用(?
和*的区别)
星号(*):
可以使用星号代替0个或多个字符。
问号(?
):
可以使用问号代替一个字符。
26、数组公式输入注意事项(书上例子P103图4-30)
v数组公式就是可以同时进行多重计算并返回一种或多种结果的公式
v数组公式中使用两组或多组数据称为数组参数,数组公式中的每个数组参数必须有相同数量的行和列。
27、文本操作函数(大小写转换,LEN(),LEFT(),RIGHT(),MID())
改变文本大小写
UPPER函数(转换成大写)
Lower函数(转换成小写)
Proper(转换成首字母大写)
UPPER(text)
LOWER(text)
PROPER(text)
替换函数
SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])
instance_num为数字n,表示将第n次出现的旧文本替换为新文本
REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)
start_num为替换起始位置,num_chars为替换字符个数
注意:
text文本需用“”括起来
SUBSTITUTE函数(E替换文本字符串中具体的文本)
REPLACE函数(替换文本字符串中具体位置上的文本)
合并单元格文本
&(和号)和CONCATENATE(合并的单元格数量较多时用)
格式化的显示成文本
TEXT函数(将一些数值按规定格式显示成文本)
TEXT(value,format_text)format_text为格式模板
删除文本中的字符
LEN函数(返回文本串的字符数)
LEN(text)
LEFT函数(根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符)
LEFT(text,[num_chars])num_chars为数字n
RIGHT函数(根据指定的字符数返回文本串中的最后一个或后几个字符)
RIGHT(text,[num_chars])
MID函数(返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符,该数目由用户指定)
MID(text,start_num,num_chars)
删除额外的空格和非打印字符
TRIM(text)
CLEAN(text)
TRIM函数(删除数据前后的所有空格,用一个空格替换多个空格的内部字符串)
CLEAN函数(删除字符串中的所有非打印字符)
28、日期函数(YEAR(),MONTH(),DATE(),判断是否闰年的例子P97)
vTODAY()返回当前系统日期
vDATE(year,month,day)根据代表年、月、日的数字生成对应日期值
注意:
当month、day超过规定值时,系统自动累加
vWEEKDAY(serial_number,[return_type])return_type为数字1~3,表示返回“星期几”的类型
vMONTH(serial_number)返回日期中的月份参数为日期值
vYEAR(serial_number)返回日期中的年份
vNETWORKDAYS(start_date,end_date,[holidays])holidays为可选参数,表示不在工作日历中的一个或多个日期所构成的可选区域,holidays可以是法定假日以及其他非法定假日。
如果holidays缺省,返回的值为工作日的天数。
29、对单元格区域的引用
引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,并指明公式中所使用的数据的位置。
通过引用,可以在公式中使用工作表不同部分的数据,或者在多个公式中使用同一单元格的数值。
还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。
Excel支持两种单元格的引用样式,即A1方式和R1C1样式。
绝对引用
相对引用
混合引用
三维引用
30、求出现频率的函数MODE()
v出现频率最高子目的计数
▪语法:
MODE(range)
用MODE(),能得到频率最高的,但重复的只显示第一个。
用COUNTIF(),可以得到所有数据的出现次数,但显示结果不在一个单元格,而是每个数据后面均显示。
31、利用身份证号码求出生日期和性别的方法(作业中已经做过)
32、排序的操作方法
v一个数值在一组数值中的排位的函数RANK
▪语法:
RANK(number,ref,order)
▪参数:
number为需要找到排位的数字;ref为包含一组数字的数组或引用。
order为一数字用来指明排位的方式:
0或省略,返回降序排列的排位;不为零,返回按升序排列的排位。
▪函数RANK对重复数的排位相同
v特定数值在一个数据集中的百分比排位的函数PERCENTRANK
▪语法:
PERCENTRANK(array,x,significance)
▪参数:
array为彼此间相对位置确定的数字数组或数字区域。
x为数组中需要得到其排位的值。
significance为可选项,表示返回的百分数值的有效位数。
33、分类汇总注意事项
选中对应的区域,点击数据中的分类汇总,在出现的对话框里选择正确的分类字段,汇总方式以及汇总项,再确定。
第六、七章
34、幻灯片切换技巧(自动、手动)
自动切换:
在PowerPoint中,可为每个幻灯片设置相应时间,让它到达预定时间后自动切换而无需手工单击切换:
先在普通视图中选中幻灯片,再选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”,在“换片方式”下,选择“每隔”复选框,再输入要幻灯片在屏幕上显示的秒数即可
35、动作按钮
36、母版的作用(幻灯片母版,标题模板)
幻灯片母板的目的是使用户进行全局更改,如替换字形,并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。
一个放映可能会有多张标题幻灯片,在这种情况下,标题模板就非常有用。
标题模板包含应用到标题幻灯片的样式,这些样式包括背景设计,颜色,标题和副标题文本以及版式。
37、演示文稿的视图有哪些
普通视图,幻灯片浏览视图
38、幻灯片放映时的技巧(如何是鼠标变成画笔,排练计时,白屏、黑屏切换,退出)
如何是鼠标变成画笔:
排练计时:
白屏、黑屏切换:
方法1:
直接按下字母键w,变成白屏,直接按下字母键b,变成黑屏
方法2:
如图
退出:
ESC;放映结束,单击鼠标退出;右键单击,选择结束放映
39、演示文稿的放映模式?
如何实现?
(1)采用窗口放映模式
只需按下
(2)采用小屏幕放映模式
只需按下
第七、八、九、十章
40、宏的概念
v宏是通过一次单击就可以应用的命令集
v由一系列的菜单选项和操作指令组成的、用来完成特定任务的指令集合
41、防止宏病毒的方法
v可采用下列预防措施
▪在计算机上运行最新的防病毒软件
▪将宏安全级别设置为“高”
▪清除“信任所有安装的加载项和模板”复选框
▪使用数字签名
▪维护可靠发行商的列表
v一般情况下,Office中的宏只有少数才带有宏病毒,即使有也可以很容易地清除
v摆脱宏病毒的方法是删除宏文件中不熟悉的宏,但这可能只是临时修复。
一个摆脱宏病毒的合适方法是获取一个病毒保护程序并有规律的运行它
42、文档的密码保护
v文档保护,就是保护用户的文档免受未授权的人访问和修改,限制用户对文档的修改权以保护文档,也可以为文档添加多种保护级别的密码
1.指定打开文档的密码
2.指定修改文档的密码
3.建议其他人以只读方式打开文档
4.指定传送供审阅的文档的密码
5.指定使用表单域创建窗体的密码
43、宏的安全级别
v将安全级设置为“非常高”时,宏将被禁用
v安全级“高”通常适用于用户没有安装防病毒软件的时候。
这时Office自身提供宏命令的安全性检查,只允许运行可靠来源的宏。
如果对方的文件中包含无签名的宏,Office打开文件时将自动禁用宏。
如果是包含签名的宏,仅在选择信任作者和认证授权机构的情况下才启用宏
v选择安全级为“中”时,用户可以根据所使用的宏命令是否安全来选择在打开文档时是否启用宏命令
v安全级“低”时,Office应用程序将不对宏做出任何检查
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