标准化程序文件资料.docx
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标准化程序文件资料
山东xxxx有限公司文件标准
HH/JZS/B-2015
程序文件
发放号:
更改状态:
A0
编制:
综合办
审核:
批准:
批准日期:
2015年1月1日
2015年1月1日发布2015年1月1日实施
xxxxxx
程序文件目录
序号
程序文件名称
页码
1
文件控制程序
2
2
记录控制程序
5
3
管理评审程序
7
4
人力资源控制程序
10
5
与顾客有关的过程控制程序
12
6
采购控制程序
15
7
生产和服务提供过程控制程序
18
8
产品标识和可追溯性控制程序
22
9
监视和测量设备控制程序
24
10
顾客满意度测量控制程序
26
11
内部审核控制程序
29
12
检验和试验控制程序
32
13
不合格品控制程序
35
14
数据分析控制程序
37
15
纠正和预防措施控制程序
39
16
环境因素的识别和评价控制程序
41
17
法律与其他要求控制程序
43
18
信息沟通与协商控制程序
45
19
运行控制程序
48
20
应急准备和响应控制程序
53
21
过程、环境和安全绩效的监视和测量程序
55
22
合规性评价控制程序
57
23
危险源的辨识、风险评价和控制措施确定控制程序
59
24
事件调查、不符合、纠正措施和预防措施控制程序
62
文件控制程序
1.目的
对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制,确保在文件的使用现场得到适用文件的有效版本,防止使用作废文件。
2.适用范围
适用于为满足公司质量/环境/职业健康安全方针及管理体系有效运行的需要而制定的所有文件(包括适当范围的外来文件)和空白记录表格。
3.职责
3.1总经理负责批准、发布公司《质量环境安全管理手册》。
3.2管理者代表负责审核《质量环境安全管理手册》,批准、发布公司质量/环境/职业健康安全管理体系《程序文件》。
3.3各有关部门在职权范围内,分工负责本部门文件的编制、审核和管理。
3.4综合办是文件的归口管理部门,具体实施对文件的控制,包括与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的外来文件。
4.工作程序
4.1文件的分类、受控状态和编号
4.1.1文件的分类
1)质量环境安全管理手册;
2)程序文件;
3)第三层次体系文件,包括行业标准、操作规程、管理制度以及适当范围的外来文件;
4)记录。
4.1.2文件的受控状态
文件分“受控”和“非受控”两种形式。
受控文件的发放对象为公司与质量/环境/职业健康安全管理体系运行有关的部门或个人;受控文件发放时,由综合办在其封面上加盖“受控”章,进行统一编号,并对持有者进行登记。
“非受控”文件只进行编号和记录,可一次性提供给顾客或其它相关方,发出后不进行管理。
4.1.3文件的编号
4.1.3.1文件的编号、部门代码
a)质量环境安全管理手册:
编号为“HH/JZS/A-XXXX”;“HH/JZS”指公司代码,“A”指“管理手册层次号”,“XXXX”指文件颁布年代和版次。
b)程序文件:
编号为“HH/JZS/BXX-XXXX”;“HH/JZS”指公司代码,“B”指程序文件层次号,“XX”指本层文件的顺序编号,“XXXX”指文件颁布年代和版次。
c)相关文件:
编号为“HH/JZS/CXXX-XXXX”;“HH/JZS”指公司代码,“C”指第三层次文件层次号,第一个“X”指文件类别代码,后两个“XX”指本类别文件的顺序编号,“XXXX”指文件颁布年代和版次。
文件类别代码:
0-通用制度;1-设备管理;2-生产管理;3-工艺管理;4-质量检验;5-安全环保。
d)记录:
编号为“JL/XXXX-XX”;“JL”指记录代码,第一个“XXXX”指标准条款号,“XX”顺序编号。
4.1.3.2国家标准和行业标准等外来文件采用原编号。
4.1.3.3引起其他管理体系的文件的编号直接沿用原编号。
4.2文件的编写
4.2.1综合办组织编写质量环境安全管理手册、程序文件。
4.2.2各有关部门负责第三层次文件的编写。
4.3文件的审批
4.3.1质量环境安全管理手册由管理者代表审核,总经理批准。
4.3.2程序文件由综合办组织各部门负责人审核,管理者代表批准。
4.3.3各部室编写的第三层次文件由本部门负责人审核,分管副总批准。
4.4文件的发放
4.4.1质量/环境/职业健康安全管理体系文件中的受控文件,编写部门将定稿的文件交综合办,综合办根据各层次文件的审批要求报相关领导审核、批准,对经审批的文件进行编号,然后根据文件的发放范围统一发放。
4.4.2文件发放应在《文件发放登记表》上登记,受控文件应记录发放号,并由文件接收人签名。
4.4.3文件使用人的受控文件破损严重影响使用时,应向综合办办理更换手续,交回破损文件,补发新文件。
所补发的新文件,分发号不变。
破损文件按本程序4.7款规定办理。
4.4.4文件使用人丢失受控文件应向综合办报告,说明丢失原因,经管理者代表批准后补发新文件,并给予新的分发号,同时注明被丢失文件的分发号作废,并将作废分发号通知各部门,防止误用。
4.5综合办保存公司质量/环境/职业健康安全管理体系《受控文件清单》。
4.6文件的更改
4.6.1各类文件需要更改时,由文件更改部门提供文件更改申请报告,说明原因、更改内容。
重大更改(如技术等)还应附有充分的理由和依据,经部门负责人签字,文件主管部门审核后报原文件审批人批准。
原审批人发生变化或其职能发生变化时,应报接替其职能的人员审批。
4.6.2文件更改后由综合办依据《文件发放登记表》对每份受控文件进行更改/处理,并保存文件更改申请报告。
4.6.3文件经修改后应注明修改状态,自“0”开始顺序编号,修改页超过三分之二时应换版。
4.6.4文件换版后,按《文件发放登记表》所示原发放范围,通知其领用,并在该登记表上注明版本号,同时综合办回收作废文件进行登记。
4.7文件的作废与销毁
4.7.1作废和破损文件应加盖“作废”印章,由综合办管理人员填写《文件销毁申请单》,经文件管理部门负责人批准后统一销毁,销毁文件要有两人同时在场,并在《文件销毁申请单》上记录和签字。
4.7.2需作资料保留的作废文件加盖“作废”、“留存”印章后留存,并在《保留作废文件清单》上登记。
4.8文件的管理
4.8.1经批准的文件应按“4.1.3文件的编号”规则予以编号、登记。
文件起草部门将文件原稿和批文交文件管理部门保存。
以媒体形式存放的文件应加密或将磁盘标识存档,文件打印复印由综合办执行,未经管理者代表批准任何人不得擅自打印复印。
4.8.2需临时借阅文件时,应经文件管理部门负责人批准并予以登记,借阅者应在规定的时间内归还文件。
文件原稿不对外借阅。
4.8.3各部门应将本部门受控文件编制《受控文件清单》,下发/回收时,应在《文件发放登记表》上记录并由接收人签字。
4.9外来文件的控制
4.9.1直接引用的外来文件,如国家标准和行业标准,由综合办审查,需受控的外来文件,填写《外来文件登记表》,然后按受控文件进行控制。
4.9.2综合办及时了解国家/行业有关标准的发布信息,注意版本、年号、及时更新,保证所使用的国家标准、行业标准等外来文件为最新版本,保证企业所执行的国家及地方有关的法律法规为有效版本。
4.10文件的评审
文件应符合标准、国家法律法规的要求和我公司的实际情况,并具有可操作性。
必要时由使用部门提出,综合办负责组织文件评审,以确定是否需要修改与更新。
如需更改须按上述规定再次审核、批准;如不需要修改,由文件批准人进行确认。
5.相关文件
无
6.相关记录
《受控文件清单》
《文件发放登记表》
《外来文件登记表》
《文件签批单》
《文件更改申请单》
《文件销毁申请单》
《文件评审记录表》
《收文登记表》
记录控制程序
1.目的
建立保持记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的记录体系,为质量/环境/职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观证据。
2.适用范围
适用于公司质量/环境/职业健康安全管理体系运行记录的控制。
3.职责
各责任部门负责对本部门记录的产生、标识、收集、整理、编目、归档、贮存、保管和处理。
4.工作程序
4.1记录的填写
4.1.1文件中要求的记录、各责任部门必须按要求填写,并在体系运行过程中形成,不能补写、补填,更不得弄虚作假。
4.1.2记录不得随意涂改,记录中更改的地方应划改并由责任人签名或盖章。
4.1.3台帐应用碳素或蓝黑笔填写,其他记录,不得用红笔或铅笔填写,应保持记录的清晰、完整、准确、详细。
4.2记录的编号、装订、收集与归档
4.2.1记录的编号按《文件控制程序》执行。
4.2.2各部门按规定要求对记录进行整理、核对、分类,并按发生顺序排列、装订和汇总。
4.3记录的保存期限及贮存条件
4.3.1记录的保存期限为:
1)与产品质量和体系运行有关的记录保存三年;
2)法律法规和行业规定保存期限的记录,以规定的要求为准。
4.3.2贮存记录应
1)置于专门文件夹、档案袋或文件柜中;
2)采取防火、防湿、防鼠、防蛀等措施;
3)要保持贮存场所清洁、卫生、通风、干燥;
4)专人管理、定期查看、分类清楚、便于查阅。
4.3.3综合办每季度对各部门记录的控制情况进行监督检查。
4.4记录的作废、销毁
4.4.1记录的作废,按《文件控制程序》规定进行;
4.4.2超过记录的保存期时,按《文件控制程序》规定销毁。
5.相关文件
《文件控制程序》
6.相关记录
《记录清单》
《文件借阅、复制记录》
《文件销毁申请单》
管理评审控制程序
1.目的
通过对质量/环境/职业健康安全管理体系进行管理评审,提出并确定各种改进的机会和变更的需要,从而确保质量/环境/职业健康安全管理体系的适宜性、充分性和有效性。
2.范围
适用于本公司总经理管理评审全过程的控制。
3.职责
3.1总经理负责主持管理评审会议,批准管理评审计划和管理评审报告。
3.2管理者代表负责审核管理评审报告,提供管理体系运行总结、批准改进措施计划。
3.3综合办负责组织编制管理评审计划,组织准备工作、会议记录、编制管理评审报告及措施的落实和跟踪验证。
3.4各部门负责准备并提供本部门主管的体系过程的运行情况报告及有关资料(包括产品、过程不合格、纠正/预防措施及环境和职业健康安全方案实施的资料),制定并实施直接与本部门有关的各项改进措施。
4.工作程序
4.1总则
4.1.1评审频次
4.1.1.1每年进行一次管理评审,一般在内审结束后进行,时间间隔不超过12个月。
4.1.1.2当发生下列情况时,由总经理提出是否增加评审频次:
1)本公司产品结构发生重大调整;
2)市场需求发生重大变化;
3)质量方针、环境方针、职业健康安全方针发生重大变化;
4)企业领导班子、组织机构发生重大变更;
5)发生重大质量、环境事故、职工伤亡和健康事件,相关方连续投诉,本公司形象受到损害;
6)适用的法律法规发生变化,质量/环境/职业健康安全标准换版;
7)质量/环境/职业健康安全审核中发现严重不合格时。
4.1.2评审人员
参加评审的人员包括管理者代表、副总、各部门负责人和相关人员(包括员工代表)。
4.1.3评审内容
评审内容包括质量/环境/职业健康安全方针、目标的有效性,管理体系与外部环境的适宜性和产品质量、环境、职业健康安全的符合性、资源需求等。
4.2管理评审计划
4.2.1综合办编制《管理评审计划》,内容包括:
评审目的、评审范围、评审内容、评审人员、时间安排和工作分工等,管理评审计划经管理者代表审核后,报总经理批准。
4.2.2在实施管理评审前十天,由综合办负责将管理评审计划发给参加管理评审的有关人员。
4.3管理评审输入包括:
1)审核结果(包括内审、外审的结果)及合规性评价的结果,由综合办负责提供;
2)质量/环境/职业健康安全方针的适宜性及目标的完成情况,由管理者代表负责提供;
3)顾客反馈和市场分析:
包括顾客满意的测量结果及顾客沟通的结果,市场分析情况,由市场中心提供;
4)质量/环境/职业健康安全管理体系情况总结,包括过程、环境和职业健康安全绩效,由管理者代表负责提供,产品的符合性由化验室负责提供;
5)纠正和预防措施的实施情况及结果,由综合办负责提供;
6)以往管理评审后,采取措施的跟踪情况和有效性,由管理者代表负责提供;
7)管理体系与企业内、外部变化的适应性及可能引起的变更,包括法律、法规要求的变化所受到的影响和应变措施,由管理者代表负责提供;
8)管理体系改进的建议(包括资源需求),由各部门负责提供;
9)相关方反馈:
包括相关方满意、相关方投诉情况,由各部门负责提供。
4.4评审准备
4.4.1综合办向参加评审的人员发放管理评审计划和有关资料。
4.4.2综合办根据评审输入的要求,组织评审资料的收集,准备必要的文件,评审资料由管理者代表审查。
4.4.3各部门提供相应的运行情况报告,并针对企业内外部变化提交相应改进建议。
4.5管理评审
4.5.1管理评审以会议的形式进行,由总经理主持,综合办负责组织与会人员填写《会议签到表》并予以保存。
4.5.2参加评审的人员对评审输入内容进行评审,做出评价,确定需改进的项目并进行原因分析,确定改进措施、责任人和限期整改的时间。
4.5.3总经理对所涉及的评审内容和改进的项目、措施作出结论。
由综合办填写《纠正/预防措施要求表》,一式两份,一份由综合办存档,一份由管理者代表批准后下发相应的责任部门。
4.6管理评审输出
4.6.1管理评审输出包括:
1)管理体系运行情况的总体评价,包括质量/环境/职业健康安全方针和目标适宜性的评价结论;
2)资源需求(包括人力资源、物质资源和设施设备等);
3)与顾客要求有关的产品的改进,环境的改进和职业健康安全情况的改善,管理体系及其过程有效性的改进。
4.6.2综合办负责管理评审记录组织编写《管理评审报告》,内容包括对管理体系和产品过程、环境、职业健康安全符合要求的评价,改进措施及实施要求,经管理者代表审核,报总经理批准后,10日内发至相关部门并监督执行。
4.7改进的实施与验证
4.7.1各责任部门对改进项目进行原因分析,制定具体改进措施,由部门负责人签字、管理者代表审核后实施;综合办负责实施后的验证。
4.7.2管理者代表向总经理报告改进措施的完成、验证情况。
4.8如果评审结果引起文件更改的,应执行《文件控制程序》,记录按《记录控制程序》执行,由综合办部保存。
5.相关文件
《文件控制程序》
《记录控制程序》
6.相关记录
《管理评审计划》
《纠正/预防措施要求表》
《管理评审报告》
《会议签到表》
人力资源控制程序
1.目的
合理配置人力资源,对管理体系有关的人员进行教育、培训等,满足管理体系有效运行的需要,为目标实现提供人力资源保证。
2.适用范围
适用于管理体系有关人力资源的管理控制。
3.职责
3.1总经理负责人力资源的配置。
3.2综合办责人力资源的归口管理,编制培训计划,组织实施并建立培训档案。
3.3各相关部门配合培训工作的实施。
4.工作程序
4.1人力资源的配置
总经理根据管理体系策划、设置适宜的职能部门,明确职责,并配置适宜的管理、执行和验证方面适应工作要求的各类人员。
4.2能力准则
各职能部门根据各类人员从事的工作对产品质量和管理体系的影响程度,制订本部门不同岗位,对学历、职称、经历和技能要求的能力准则,由综合办负责协调确认。
4.3能力验证
综合办组织各部门,根据不同工作岗位的能力准则,通过查阅履历、证件、业绩考评或技能考核等方式,对相关人员进行能力的验证,根据验证的结果确定培训或采取其他满足要求的措施等。
4.4培训计划
4.4.1各责任部门根据人员适岗要求提出培训建议,经本部门负责人审定后报综合办,综合办汇总并结合企业发展要求和实际需要,编制年度培训计划,经分管副总经理批准后实施。
4.4.2培训计划包括:
培训内容、培训人数、培训目的、培训方式、时间大致安排等。
4.4.3临时性培训由各部门提出申请,经综合办审查,报分管副总经理批准后实施。
4.5培训内容
a.对各级领导进行法律、法规、企业管理知识的培训。
b.对全体员工进行标准、岗位技能、法律、法规的培训。
c.对特种岗位进行岗位能力培训、操作技能的培训等。
4.6培训的实施
综合办按计划组织培训,准备教材、师资、场地等,有关部门根据培训计划组织参加培训。
4.7综合办通过考试、考核、技能或业绩考核等方式,评价培训后人员的实际能力,评价采取措施,达到要求的程度,以便决定后续的措施,作好有关记录。
4.8资格认可
4.8.1对从事检验、特种岗位等有资格要求的岗位人员,在经过专业培训并考核合格后,由授权部门对其技能、意识进行考核评价合格后,发给资格证书,持证上岗。
4.8.2电工、看磨工、计量、内审人员、化验员由授权部门进行专业培训,获得相应的资格证书后上岗。
4.9意识教育
综合办组织采取案例分析、讨论、培训等方式,进行相应意识的教育,不断提高全体员工的质量、环境、安全意识,并使其认识到本职工作与公司工作的相关性、重要性以及如何为实现工作目标做贡献。
4.10培训档案管理
综合办建立人力资源档案,根据发展适时更新,内容包括:
a.培训计划、内容及培训人员及考核成绩。
b.有关人员的能力记录、教育经历、工作经历、技能业绩、考核记录等。
c.资格认可记录、证书及发证登记。
d.公司根据人力资源档案合理调配人力,提高人力资源利用率。
4.11人力资源培训、档案等有关记录按照《记录控制程序》妥善管理。
5.支持文件
《记录控制程序》
6.记录
《年度培训计划》
《培训记录表》
《资格证书复印件》
与顾客有关的过程控制程序
1.目的
确保顾客的需求和期望得到充分理解和确定,并对其有关的过程作出规定,加以实施和保持,从而增强顾客满意。
2.范围
适用于对顾客要求的识别、对产品要求的确定和评审以及与顾客的沟通。
3.职责
3.1市场中心负责识别顾客的要求与期望,组织有关部门对产品要求进行评审,并负责与顾客沟通。
3.2供销中心负责对所需物资采购能力的评审与采购,
3.3安全生产处负责对技术能力、生产能力、交货期等方面的评审。
3.4化验室负责评审为达到产品质量要求所需的化验试验能力。
4.程序
4.1与产品有关要求的确定
市场中心负责识别顾客对产品的要求与期望,根据顾客规定的订货要求,如口头订单、合同草案、技术协议草案及订单等,识别与产品有关的要求,包括:
a.顾客明示的要求,包括对产品质量要求及价格、交付及交付后的活动等方面的要求。
b.顾客没有明示的要求,但预期或规定的用途所必需的产品需求。
这是习惯上隐含的潜在要求。
c.与产品有关的国家强制性标准及法律法规规定的要求。
d.本公司确定的任何附加要求,如本公司为提高竞争力所采取的销售措施等。
4.2对产品要求的评审
4.2.1在投标、接受合同、口头订单之前,市场中心应组织相关部门对已确定的产品要求实施评审。
4.2.2对产品要求的评审评审
4.2.2.1产品要求的评审应在投标、合同签订或答复顾客的口头订单之前进行,通过评审应确保:
a.产品要求得到规定:
b.顾客没有以文件形式提供要求时(如口头订单),本公司在接受顾客要求前应对顾客要求进行确认;
c.与以前表述不一致的合同或订单的要求(如投标或报价单)应予以解决;
d.本公司有能力满足规定的要求。
4.2.2.2合同的分类
a.常规合同:
对本公司已定型的现有产品所签订的合同;
b.特殊合同:
常规合同以外的销售合同,如新产品或对定型产品提出特别要求的合同。
4.2.2.3市场中心负责组织相关部门对顾客与产品有关的要求进行评审。
4.2.2.4对于有库存的常规合同,由销售员将产品名称、品种和数量等签名通知出库,经仓库管理员确认无误并签名即完成产品要求的评审。
4.2.2.5对于无库存的常规合同,市场中心应对采购能力、生产能力、交货期进行评审,并由相应负责人签字确认,然后由市场中心对合同条款的适用性、完整性、明确性等进行评审,并由市场中心负责人确认即完成评审。
4.2.2.6对于特殊合同,市场中心除上述评审外,安全生产处还应对本公司的技术水平进行评审;化验室对检测能力进行评审,并在《合同评审记录》中签名确认,经评审后的特殊合同的《合同评审记录》报总经理批准。
4.2.2.7对于口头订单(或电话订货),销售员负责将相关内容填入《订单确认表》中,经双方确认后(可用传真、电话记录等方式),按4.2.2.4、4.2.2.5、4.2.2.6相应条款的规定执行。
4.2.2.8在评审过程中,评审人员对产品要求中相关内容提出问题或修改建议时,由市场中心负责与顾客联系,征求其书面意见。
4.2.2.9市场中心负责保存合同/订单评审记录、合同及其他相关文件,包括对于证实过程中提出问题的解决及评审结果的事项等跟踪措施的记录。
4.3合同的签定和实施
4.3.1对产品要求评审后,由市场中心负责人或经授权业务人员代表本公司与顾客签订合同。
对于老顾客的口头订单,经双方对《订单确认表》的内容确认后,即视同签订合同。
对于新顾客则必须签订正式合同。
4.3.2合同签订后,市场中心负责将相关的文件,根据各部门的需要发放到相关部门,作为生产、检验和交付等活动的依据。
4.3.3市场中心负责合同执行的监督,根据需要及时将信息与顾客沟通。
4.4产品要求的变更当产品要求由于某种原因需要变更时,填写《合同修改记录》,相应的文件(如合同、订单确认表等)应得到修改,应把变更的要求与顾客协商一致,并通知相关部门,必要时,对更改的内容还需再评审。
4.5与顾客的沟通
4.5.1市场中心要通过各种渠道和方式(如广告宣传、订货会、走访等)向顾客介绍产品信息,了解顾客对产品的要求和意见并及时与顾客进行沟通。
4.5.2根据需要将合同或订单的执行情况随时反馈给顾客并回答顾客的咨询。
包括产品要求方面的更改,作到与顾客协调一致。
4.5.3产品交付后,要及时搜集顾客的反馈信息,妥善处理顾客投诉,以取得顾客的持续满意,执行《顾客满意度的监视和测量控制程序》的有关规定。
4.5.4与顾客沟通所发生的记录应予以保持。
5相关文件
《文件控制程序》
《顾客满意度的监视和测量控制程序》
6记录
《合同评审记录》
《合同修改记录》
《合同》
《出库单》
采购控制程序
1目的
对本公司采购产品的过程进行有效控制,确保采购物资符合规定要求,保证公司提供满足顾客要求的产品。
2使用范围
本程序适用于管理体系范围内对产品质量、职业健康安全、环境有影响的原辅料及燃料等的采购管理。
3职责
3.1化验室负责对采购物资进行分类,制订《原材料验收标准》;
3.2供销中心是本程序的归口部门,根据采购计划,按照相关标准进行物资采购;
3.3化验室负责进厂原材料及燃料的进货检验;
3.5总经理负责生产用原料计划的审批;
3.6设备管理处负责设备、备品备件、材料计划的审批及大型设备的验收;
4工作程序
4.1采购物资的分类
化验室对采购物资进行分类:
A类(重
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