山东广播电视大学开放教育办公室管理课1.docx
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山东广播电视大学开放教育办公室管理课1
办公室管理课程辅导资料
(1)
邮件收发、接待实务
(一)
第四章邮件收发
案例五:
某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,这次的期限是从3月5日至3月12日,预定12日上午回来。
文员小王负责处理公司的各类邮件。
小王从收发室取回了邮件,其中上司亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。
正好销售科的小李走过办公室,小王说:
“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又拆开总经理办公室收件,一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会,小王想,总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会,12日他正好回来,一定会参加的。
于是小王打印了接受邀请的回信,明确告知对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。
拆开第二封信,拿出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照片,小王不知道如何处理,她把照片又放回了信封中。
小王拆开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在前几天订购的新型材料,一共有五个品种,小王凭印象觉得订购的是三种,多了两种。
心想,是供应商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王处理邮件的做法是否正确?
如果不正确,正确的做法应该是怎样的?
一.邮件的收取P64
如果从外部送达的邮件是由单位的收发部门负责的,当邮件到达文秘人员室时,文秘人员应从其中挑选出必须交给上司的邮件,并记录在收件单(簿)上,如:
P65
二.邮件的分拣P65
文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣:
(1)按照收件人的姓名分拣。
这是最容易操作的一种标准,但实际分类时很不方便,只适合于人数较少的公司或部门。
(2)按照收件部门的名称分拣。
按一个部门一类的方法进行分类,如果邮件上写的部门本组织没有设置,则把它归入与此相近的部门,如写明“教育处”收的,可以归入本公司的“培训中心”。
这种方法还可以与第一种方法结合起来用,先按收件部门的名称分拣,然后根据姓名归类。
(3)按照邮件的重要性分拣。
文秘人员可以在两个方面判断出邮件的重要性:
一是重要来信人的姓名或重要来信单位的名称;二是邮件上出现的挂号邮件(RegisteredMail)、保价邮件(InsuredMail)、快递邮件(ExpressedMail)、机要邮件(ConfidentialMail)、和带回执邮件(CertifiedMail)等特殊的邮寄标记。
此外,电报、电传和传真等邮件也是比较重要的。
各个单位可以根据自己的情况设置重要性分类标准,如美国按照重要性分类的标准:
·所有电报、电传、传真、计算机自动打印输出的文件,以及各种付费特殊的邮件(挂号邮件、保价邮件等);
·各种普通邮件,其中包括普通信件以及发票、帐单、货单等单据和支票;
·本公司设在其他地方的分公司、办事处、工厂或部门寄来的各种邮件;
·私人邮件和机要邮件;
·报纸、杂志等定期出版的印刷品;
·商品目录册、商业宣传用的小册子以及其他各种广告资料;
·各种邮包。
但各行各业的邮件分拣标准应有自己的特点,如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。
按重要性分拣标准可以和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法,先根据重要性分拣,然后再按其他标准分拣。
三.邮件的拆封P67
有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或有关部门处理,到底哪些邮件可以由文秘人员拆封,哪些不允许,应事先与上司达成协议或规定。
一般来说,机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封,除非上司特别授权。
写明上司亲启的信件应直接交给上司处理,如果文秘人员无意拆开了,在信封上要写上“误拆”,并签上自己的名字,封上信口,把信件交给上司的时候向他(她)道歉。
邮件的拆封要注意几点:
(1)拿到信件后应在桌子上磕几下,使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边,以免在拆封时遭到损坏。
一般用剪刀拆信封,公务信件是不允许用手撕的,如果需要拆封的信件很多,最好用手动或自动拆信机,以提高拆封的效率。
(2)正确的拆封位置在信封的右边侧,信封不能丢掉,也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。
应该用回形针把它与信纸或附件等附在一起,以供以后查阅、佐证之需,这也是归档的要求。
(3)信件拆封后,首先要取出里面的所有东西,然后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。
假如不一致,应打电话询问正确的,再把错误的划去,这样才能保证寄信人及时收到回信。
(4)信封里有时会附有货单、发票、支票等,检查这些附件时,应该一一对照信纸上提到的部分(英文信在正文下标有“Enc.”——enclosure的缩写)。
如发现名称或数量不附,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系,争取事情的妥善解决。
信件里的证件、现金等要专项登记和保管。
(5)有些邮包是根据公司的订购信寄来的,文秘人员应找出当时的订购信的副本,拆开邮包,仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致,记住没有订购的东西不能签收,不能够接受的东西也不能签收,以防止有欺诈性或破坏性邮包。
如果物品有质量等问题时,要及时与对方联系。
在移交物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。
(6)有些单位,如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章,也可以用手工方式填写,表明收到时的年、月、日、时或分。
(7)文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件。
那些属于“优先考虑”、“紧急”的信件尽快呈送给上司,如紧急商务信函、国际性电传、传真、电报或特快专递等,而一般的公务性信函可以经文秘人员处理后呈送。
(8)文秘人员经授权阅看信件时,应把其中的重点部分用红笔划出,并提醒上司注意有关问题(如在信纸边上注明“参阅某卷宗”、“可与前信印证”等),也可以将信中的要点摘录下来以供参考。
文秘人员还有责任提供上司回信时的参考资料。
(9)收到的广告等邮件,不必交给上司,一般可以作为废纸处理,但有关行业、产品的资料应保存好,或交给有关部门。
(10)有些邮件可能误投到文秘人员手里。
如果文秘人员不知道转递地址,应该把错误的地址划去,在信封上写上“该地址不对”,并把它退回去。
如果误拆了非本公司的信,应在信封上注明“误拆”,并写上自己姓名的缩写,然后把信重新封好并退回去。
四.邮件的处理P69
(1)需要呈交给上司的信件,应该赶在上司进办公室之前准备好,或在上司上班不久就要准备好。
如果以前保存在档案中的信件与现在这封信有很大的关系,把这封信和档案放在一起。
根据重要程度整理上司的信件,最重要的放在最上面。
特快专递和电子邮件经常都是急件,有时广告商也用专人传递手段,但文秘人员应分清那些才是真正的特别紧急的信件。
可以问问上司是否应该使用不同颜色的文件夹存放不同种类的信件。
如果事先得到上司的授权,应对信件进行评注,即把长信中重要的地方标明、显示出来,或者把有用的事情记录下来。
如某封信邀请上司在宴会上发表演讲,文秘人员要在信的空白处标出时间、地点等信息,并指出是否与其他约会有冲突。
文秘人员可以使用黄色笔标出重要的词,这样复印时就不会留有痕迹。
有些办公室不允许在信上写字或作记号,在这种情况下,文秘人员要贴一张自动粘贴、可以移动的小条。
(2)文秘人员把办公室无法处理的信,以及应该转交其他人的信件分开放好。
对于这些信件,文秘人员可以用商店出售的标准型自动粘贴、可移动的提示条来处理,在上面写上希望某人采取什么样的行动,例如:
为你提供信息
要你采取行动
征求你的同意
征求你的意见
请转交
请交回
请和我一起审核
请存档
文秘人员要审阅信件,把提示条贴在信件上,把信交给应该转交的人,如有必要,附上有关材料或者以前的信件。
也可以制作“邮件转送单”(如下图):
P70
如果信件要给好几个人看,可以设计一个传阅顺序提示条。
如果使用的提示条上已经有名字(按职务高低排列),在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字1、2、3(按阅处信件的工作顺序排列)。
每个人都必须在看完信件后签上自己的名字,然后再转交给下一个人,不要拿掉信上面的提示条(如下图)。
P70-71
(3)文秘人员自己可以处理的信件,办理结果需要让上司知道时,可打印一张小的字条解释你做的事情,把字条与信件放在一起,然后放到上司的桌上供审核。
文秘人员许多自行处理的事情都属于例行公事,如回答一般的询问、感谢某人送来你想要的东西,这样的小事就不必向上司汇报了。
(4)对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读。
(5)广告和传单是方便、免费的信息来源,可以从中了解到新产品的市场行情和发展趋势,也可以了解一些重要的会议和其他的商业行动。
例如,会计可能会对新的会计手册或税务手册感兴趣。
因此不要按照惯例扔掉所有广告。
(6)帐单和结算单一般应转交付款部门。
如果办公室负责付帐,而付款日期还很远,可以把付款日期记在备忘录上,把帐单存放到一个“待处理”的文件夹中,等到时间再支付。
五上司不在时邮件的处理P71
上司因为出差或其他原因不在公司时,文秘人员处理邮件要给予更多的重视,并承担更多的责任。
首先应该弄清上司不在时,邮件的处理程度和方式有什么变动,怎样变动?
文秘人员获得了上司哪些授权,具体如何办理?
一般而言,有这样几种可能:
(1)文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复。
(2)上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理。
文秘人员应制作签收单,要求收到人员签名,并注明时间。
(3)上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件。
文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理。
在回信上签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目。
如果是回电或面谈,则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容,以备后查。
(4)如果邮件很多,文秘人员还可以制作邮件摘要表。
表上列出何时收到邮件?
怎样处理的(文秘人员回信或转送他人)?
做了哪些事?
采取了哪些措施等等,有些内容需要上司回来决定。
如下图:
P72
(5)如果上司习惯于每天给办公室打电话,文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下,这样文秘人员就可以随时向上司汇报。
(6)如果上司在临走时留下通讯地址和电话。
文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情,应及时向上司请示。
如有可能,可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司,请上司定夺。
(7)把寄给上司邮包连续编号(如4—1、4—2、4—3),这样就会知道你寄的邮包是否全部到齐了。
如果上司经常换地方,在邮包上编号尤为重要。
(8)文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋,标上“需要签字的信件”、“需要您处理的信件”、“需要读的信件”(这些信件已经答复,但上司可能要过目)、“报告”、“一般阅读材料”(上司可能想读的广告和出版物)。
六.邮件寄发前的准备P73
文秘人员要替上司或整个公司、部门发出邮件,其他部门和人员的信件送到文秘人员手里时已封口,文秘人员只需把这些邮件及时送交邮局并办妥邮寄手续即可。
如有必要,还需对发出的邮件予以登记。
以上司或文秘人员名义发出的邮件,在打印完毕,寄发之前,要做好以下几件事:
(1)把信件送交上司,请上司签字,把有关信件复印、存档。
(2)打印信封。
必须先了解信封的规格、打印的内容以及在信封上的位置。
中文信封有规定的样式,而英文信封与中文的有明显的不同。
在商务交往中常用的有:
大号信封(230mm×120mm)和标准信封(220mm×110mm)等。
英文信封上打印的内容有三部分:
收信人姓名、地址——要打印完整的姓名及尊称;收信人所在公司、部门的完整名称;收信人的完整地址(房间号、建筑物名称、邮政信箱号码、路或街名、城市或地区名、邮政编码、国名等),打印位置如图所示。
寄信人姓名、地址——打印位置在信封的左上角,应空出三格打印,有些公司在制作信封时就印有公司名称、地址。
地址的写法也是从小到大。
特殊的邮寄标记——打印位置在信封的左下侧,也可以在邮票的左下侧。
(3)检查姓名和地址,包括信纸上和信封上的姓名、地址,应保证信封上的投信地址绝对准确,不至于发生误投、错投现象。
如果用印有本公司名称和地址的信纸、信封,两者必须配套使用。
(4)检查邮寄标记是否准确,如挂号信、保价信、机密信等的特殊标记。
(5)信件中如果有附件,应对照信纸上的列出的附件名称和数量,一一予以仔细检查,确保准确无误。
还要确信上司对信件的进一步修改是否加进了原件或复印件里。
(6)折叠信纸时把有文字的一面放在里面,根据信封的大小,用大号信封的,折叠时把信纸按纵向三等分,用小号信封的,折叠时应先把信纸按纵向两等分,然后再把已作了两等分的信纸三等分。
(7)把附件订起来或者插入叠好的信中。
如果附件与信纸一样大小,可以折叠并加入普通的商业信封(快递公司会提供专用的信封)。
附件有2、3页的话,把它们订起来,但不要和信件订在一起。
应先折叠附件,再折叠信件,然后把折好的附件放在信件的最后一折里面,这样取信时,附件也会跟着被取出。
如果是比信件大的附件,包括小册子、说明书、目录和其他印刷材料,普通的信封装不下,应该用较大的信封,可以把信件和附件一起放入大信封寄,也可以附件用包裹寄,而信件另外寄。
如果是比信件小的附件,而且附件比信件要小得多,可以把它订在信件的左上角,如果附件不能订(如证件),可以用胶带粘在一张卡片上,或者放在一个有标记的小信封里,然后把卡片或小信封与信订在一起。
如果有两个以上附件,把最小的放在最上面。
七.邮件的寄发P76
邮件的寄发要考虑时间、经济、便利等因素。
如果时间允许,可以通过普通邮局办理寄发,价格比较低廉。
但如果时间紧迫,可以选用专人投递或快递邮件国际服务,费用相对较高,大件物品用包裹邮递。
如果公司内部有另外的通讯系统,文秘人员就可选择一种既能满足时间要求又能节省开支、设备和服务都跟得上的发送方式。
除了通过普通邮局办理寄发,大多数公司还使用以下方式:
(1)电子邮件发送。
(2)传真。
(3)电传。
参考答案:
(1)河南分公司邮件转交销售科处理的,应制作签收单,要求小李签名,并注明时间;
(2)把上司亲启信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复;
(3)12日回来就参加会议不妥当,不宜在总经理出差回来的当天安排活动;
(4)发现附件缺少,应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量,接着应及时打电话或写信与寄信人联系;
(5)没有订购的东西不能签收;
(6)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上司过目;
(7)在移交邮包里的物品时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上面签字,并保存好。
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(2)
第五章接待实务
根据所学知识要点,结合情景录像,对秘书高叶的工作环境、工作表现和个人行为作出判断.
案例六:
日本一公司人员将来宏远公司考察,有意与宏远公司在技术领
域进行合作。
秘书高叶正在向总经理汇报工作。
高叶:
“这次日方安排了一个副总带队。
”
总经理:
“噢。
”
高叶:
“我建议,咱们实行对等接待,请你一定要出度接待宴会。
”总经理:
“哦,哦。
”
叶:
“其他的活动,如果您没时间的话,就由一位副总全程陪同。
您看这样安排行吗?
”
总经理;“我看可以。
那你看由哪位副总出面接待呢?
”
高叶:
“刘副总是我们公司的女强人,她对产品和市场都非常熟悉。
”
总经理:
“哦!
”
高叶:
“她英语又好。
上次接待美国客人接待得就很成功,要不这次还是由她来接待,怎么样?
”
总经理:
“这次是日本人,我看由赵志刚赵副总经理接待。
赵副总经理他年龄大一些,性格稳重一些,这样更好。
”
高叶:
“可是,赵副总正在上海分公司检查工作呢,再说他对新产品好像也不太熟悉。
”
总经理:
“哦,这相不要紧。
这样,让他明天坐飞机赶回来。
今天赶紧把相关的材料给他发过去,让他先熟悉一下。
技术问题由成品部的技术人员负责,这方面对他不是问题。
”
高叶:
“还有其他的陪同人员,您看怎么安排?
”
总经理:
“其他的陪同人员我看应该注意这么两点:
第一,尽量安排男性;第二,应尽量安排英语好的。
其他的问题你就看着办吧。
”
高叶:
“好,王总,那我马上去准备。
”
总经理:
“行,行。
”
高叶:
“王总,您还有其他指示吗?
”
总经理:
“没有了。
你赶紧着手准备吧!
”
高叶:
“好,好。
”
(高叶回去后立刻打电话安排工作)
高叶:
“好的,就这样吧!
记住啊,日本的传统礼节是鞠躬礼,咱们接待的时侯千万不要失礼了啊!
就这样,噢,好,好。
”
(这时有人敲门,高叶挂断电话)
高叶:
“请进!
”
对方:
“高助理,这是你叫我拿的产品多媒体介绍说明,您先看一下,我存在U盘里。
”
高叶:
“哦,好的,给我。
”(高叶接过U盘,准备连接电脑)
对方:
“高助理,传真机坏了,给赵副总发的关于新产品开发的资料现在没法过去。
您看?
”
高叶:
“那些资料可得注意保密啊!
”
对方:
“噢。
”
高叶:
“王总上午交待了一定要传给赵副总。
要不,你用E-mail传过去,这样比校快些。
”
对方:
“好!
不过我的计算机现在不能用。
”
高叶:
“为什么呀?
”
对方:
“您忘了昨天我的机子染上病毒了,您让我把硬盘格式化了,现在还没有装好系统呢!
”
高叶:
“哟,我还真给忘了。
要不这样吧,一会儿我来发这个邮件。
你不用发了,你去安排接站和宴会的事情,还有买礼品。
”
对方:
“行。
我现在就去办。
”(离去)
(高叶拿起话筒打电话)
高叶:
“喂,钟苗吗?
我是高叶。
”
对方:
“哦,高助理呀。
”
高叶:
“明天日本客人就要到了,你负责的事情准备得怎么样?
”
对方:
“接站的车我已经安排好了,给客人送的鲜花我明天一早就去买。
高助理,我跟你说啊,我跟花店老板说好了,听说日本人特崇尚菊花,所以我准备用16支各种颜色的菊花扎成一束,一定特好看,您觉得呢?
”
高叶:
“不行,不行。
不能用菊花,得换成别的,百合什么的都行。
”
对方:
“哦,我知道了。
”
高叶:
“宴会你安排了吗?
”
对方:
“宴会安排在金洋大酒店,菜基本上都是当家菜,呆会儿我把菜单给您看一下吧!
”
高叶:
“好的。
”
对方:
“另外,您看是喝白酒还是红酒?
”
高叶:
“还是白酒吧。
无酒不成席吧。
噢,对了,礼品买了吗?
”
对方:
“我还拿不定注意呢,正想请示您。
我去商店看了一下,景泰蓝工艺品和牛角梳都不错。
牛角梳很精致,我觉得特实用。
”
高叶:
“噢,还是买景泰蓝更好吧!
包装一定要精致一些。
”
对方:
“知道了。
”
高叶;“另外,给他们带队的副总准备一份文房四宝作为礼品送给他。
”
对方:
“好的。
”
高叶:
“记住啊,这份礼品一定不要当面送给他,要在私下送给他,知道吗?
”
对方:
“知道了,你放心吧。
”
一.接待的基本礼节P79
1.行为举止方面的礼貌
(1)与人打招呼的方法:
当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声。
(2)握手的礼仪
在相见、离别、恭贺或致谢时为了表达情谊,往往是先打招呼,而后握手致意。
右手握手是最普遍的握手方式,即双方各伸出右手,四指并拢,拇指张开,肘关节微曲,上身稍前倾,双目注视对方,微笑致意或问好。
握手一般以3秒为宜,关系亲近的人或为了表示真诚,可以较长时间相握。
一般社交场合握手不可太用力,但是也不可漫不经心用手指尖去点一下。
双手相握是表示对对方加倍的亲切和尊敬,一般只适用于年轻者对年长者,身份低者对身份高者,男士对女士不宜用这种礼节。
上下级之间,上级先伸手后,下级才能相握;长辈和晚辈之间,长辈伸手后,晚辈才能伸手相握;主人和客人之间,主人宜主动伸手;男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握。
握手时,年轻者对年长者、下级对上级都应稍稍欠身相握。
男士与女士握手时,一般只宜轻轻握女士的手指部分。
男士戴着手套握手是不礼貌的,而且应脱帽再握手。
有很多人同时握手时应该按着顺序进行,要避免相对两方同时握手时发生交叉情况,这是极不礼貌的。
拒绝对方主动要求握手的行为是极其无礼的,但手上有水或不干净不方便时可以谢绝握手,但应该立即加以解释并表示歉意。
2.仪表方面的礼貌P82
文员接待客人时,在仪表上有关礼貌的重点如下:
(1)服装。
衣着应力求朴实,但需要注意品味。
(2)装饰品。
避免佩戴过分华丽的饰物,尤其是耳坠、项链之类的饰物,最好不要佩戴,以免在打电话时妨碍到工作。
(3)化妆。
应化淡妆,避免深色的指甲油、浓艳的眼影,浓烈的香水。
只要每日睡眠充足、洗澡更衣,注意健康,便能产生使人愉悦的自然美。
工作时间如需要补妆,应该去洗手间。
美国纽约大学曾向华尔街的老板和行政人员进行过一次调查,问他们最讨厌的是哪些文秘人员,有60%以上的回答是:
最不喜欢一出办公室门就看到文秘人员在涂口红,好象时刻准备要下班,很不专心工作的样子。
(4)发型。
留短、薄式的发型,以免妨碍工作。
(5)鞋子。
没有花式的中低跟鞋,并保持光洁。
二.接待平时来访者
1.初见来访者时P83-85
文秘人员要主动打招呼。
文员不要首先主动伸手去和客人握手,但是如果客人首先作出了握手的表示,文员则必须与其握手。
打完招呼后的工作为:
(1)确认P83
对陌生来访者态度要和蔼,并仔细询问来访者的公司名称、来访目的、是否预约等细节,并将细节复述一遍,以求得确认。
对熟识的来访者,则要主动迎上前去,亲切问候:
“您是某公司的某先生,好久不见了。
”要以全名称呼来访者的公司,勿用简称,以免给人草率的感觉。
(2)如何接受对方的名片P84
名片代表着人的颜面,所以在接到对方名片时,务必表现出尊重的态度,不可在对方名片的正面记录事项。
当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重。
双手接过名片,再收回双肘,仍轻捧着名片,抬起头,注视着对方,郑重地读出名片上的名称,以确认无误。
例如:
“您是某公司的某某先生”,如名片上印有头衔、职称等其他内容时,得按照公司名称、职位名称、姓名等顺序来确认。
遇到名片上有较罕见的字时,不可轻率地错读,可诚恳地请教对方:
“很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?
”对方回答后,可按对方发音,重复一遍:
“您是某某公司的某某先生,很抱歉!
”。
(3)如何应对在服务台处的来访者P84-85
对那些没有事先约定的来访者,文员可以请来访者在接待处稍等,再通知上司。
如上司不在,可请其他上司去招呼。
若对方职务有所升迁,文员不妨恭喜一声,使气氛更融洽。
如遇到拉广告、募捐的来访者时,则应以柔和的表情、客气但坚定的态度去应对,礼貌地说:
“很抱歉,某某不巧正忙,不能亲自见您,能不能让某某人跟您谈呢?
”
(4)如何接待同时到达的来访者P85
通常都是按照来访者到达的先后顺序予以接待,若是同时到达,则以有约定的客人优先接待,但须向另一位来访者表示歉意:
“那位先生事先经约定来访,所以请您稍等一会。
”并请他坐着等候。
如果来访者均未预约,则就来访目的紧急、重要的程度,转达上司,由上司作出决定。
2.传达P85
(1)传达时应注意的事项。
问清来访者的单位、姓名后,应该就其来访的目的、性质作全面的了解,再决定要不要向上司传达。
首先必须对上司的好恶有所了解,在平日的言行中,注意上司对那些人有好感或没有好感,分别加以记录,作为日后的参考。
接待工作不同于一般的公务办理,若是发生差错,很难加以弥补,所以平时应多注意各单位的信息,并
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