档案管理学复习资料.docx
- 文档编号:10815699
- 上传时间:2023-02-23
- 格式:DOCX
- 页数:17
- 大小:30.13KB
档案管理学复习资料.docx
《档案管理学复习资料.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案管理学复习资料.docx(17页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
档案管理学复习资料
档案
甲骨—简牍档案
档案:
是国家机关、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和对社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
这一定义的基本含义:
1档案来源的广泛性;2档案是由文件材料有条件地转化而来的;3档案的形式是多种多样;4档案的本质属性:
原始记录性(最根本,首要的)。
档案的作用(基本价值):
凭证作用(档案形成规律和本身特点决定)和参考作用
参考作用特点:
1原始性和较大的可靠性;2可供参考内容的广泛性;3档案是从事工作和生产活动的必要依据,有时甚至是不可缺少的参考资料。
文件与档案关系:
文件是档案的前身,档案是文件的归宿。
办理完毕的文件才能作为档案保存,正在承办中的文件不是档案。
【三种情况:
一、文件中所说的事情需要近期办理的;二、文件中所指的事情需要较长时间才能办完或者需要长期执行的,只要将文件经过签收、传阅,研究讨论和贯彻之后,也算办理完毕;三、不需要具体承办的文件,只要经过收发、圈阅等文件处理手续结束,也算办理完毕。
】
国家档案全宗:
指归国家管理、监督和控制的一切档案财富的总和。
国家档案全宗:
1中华人民共和国建国后档案
2中华人民共和国建国前档案:
①革命政权档案②旧政权档案
档案工作概述
档案工作的性质:
档案工作是一项管理性、服务性、政治性的工作。
基本原则:
1统一领导、分级管理档案工作;2维护档案的完整与安全;3便于社会各方面对档案的利用。
机关档案机构类型:
①机关档案室②科技档案室③音(声)像档案室④人事档案室
⑤综合档案室⑥联合档案室⑦档案资料信息中心
档案馆的种类:
1综合档案馆(中央级档案馆、地方档案馆)
(知道就好)2专业档案馆3部门档案馆4企业档案馆5事业单位档案馆
维护档案的完整和安全
1、维护档案的完整,有两方面含义:
一方面,从数量上要保证档案的齐全;另一方面,从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹,不能人为地割裂分散。
2、维护档案的安全,有两方面的含义:
一方面,从物质撒花功能力求档案不遭受损害,尽量延长档案的寿命。
另一方面要保证档案的政治安全,档案机密不被盗窃、不丢失、不泄密。
档案的收集
档案馆(室)藏建设标准:
1数量充分,质量优化2门类齐全,结构合理
馆藏结构的基本成分:
1以档案形成的历史时期划分,可分为:
古代档案、近代档案(1840~1949)、现代档案2以档案内容划分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。
综合性档案馆馆藏成分:
档案,资料,实物
档案:
1按历史时期分:
新中国成立前档案:
①旧政权档案②革命历史档案;新中国成立后档案:
①现行机关档案②撤销机关档案2按档案内容分:
①文书档案②科技档案③专门档案④人物档案⑤其他3按载体形式分:
①纸质档案②音像档案③缩微档案④机读档案
资料:
1图书2期刊3内部出版物
正确处理改善馆藏结构的诸种关系:
1处理好综合与特色的关系,地方档案馆应突出地方的特色。
2处理好深度与广度的关系。
3处理好档案与资料的关系,重视、收集与保存和档案有关的资料。
归档范围:
凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,均应归档。
在归档时应抓住重点。
归档时间:
办理完毕的文件资料,应该在第二年内向档案室归档。
对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件,为了方便于日常工作,归档时间可以根据实际情况适当延长。
档案馆接受档案的范围:
1本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案,省辖市(州、盟)和县级档案馆同时接受长期保存的档案;2属于本馆应接受的撤销机关、团体的档案;3属于本馆应接受的中华人民共和国成立以前的各种档案。
现行机关档案的接收
接收档案的要求:
1完整性2真实性3地方性4坚持质量验收
接收档案的时间期限:
1省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右;2省辖市(州、盟)和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右,向档案馆移交。
历史档案:
是指在中华人民共和国成立前,各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名任务在社会活动中形成的档案。
其中包括革命政权档案、历代王朝、北洋军阀和民国时期的档案。
历史档案的征集
2途径:
向①有关单位征集代管建国前的档案和资料②兄弟档案馆③向图书馆、博物馆、纪念馆④向古旧书店、废品收购部门⑤向寺庙、古迹保管部门⑥向个人征集
3在征集档案的过程中,要正确处理好几种关系:
①个人收藏与档案馆集中保管的关系②征集档案与利用档案的关系③征集档案与留作纪念的关系④征集原件与征集复制件的关系。
档案的整理
档案整理的原则:
1充分利用原有整理基础;2保持文件间的历史联系(来源、时间、内容、形式等):
①要善于找出和保持文件最紧密的联系,并尽量从多方面全面保持联系。
②不能离开实际整理的文件材料,简单地确定某种整理方法和评说优劣;3便于保管和利用。
档案整理工作流程:
机关档案整理工作:
①确定分类方案,编写立卷类目②平时归卷③立卷④案卷排列⑤给定档号⑥编织案卷目录
档案馆整理工作:
首先区分全宗。
1对正常接收进馆档案的整理:
①对原整理基础进行审查,必要时给予整理或加工②全宗排列2对零散档案的整理:
①分类②立卷(件)③案卷排列④给定档号⑤编制案卷目录⑥全宗排列
全宗:
是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
全宗基本含义包括三个方面:
1全宗是有机联系的文件整体;2全宗是一定的历史活动中形成的;3全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
档案为什么必须以全宗为单位整理呢?
1能够揭示档案内容的实质,从而正确评价档案的价值,为档案的提供利用奠定了科学基础;2全宗是档案管理的基本单位,对档案管理有重要的组织作用;3按全宗整理档案,不仅仅是个方法问题,而且也是一个理论问题。
按全宗管理档案,是档案管理区别于图书管理及其他文献管理的重要特点之一。
立档单位:
是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者。
通常称为“全宗构成者”。
构成立档单位的条件:
1可以独立行使政权,并能以自己的名义对外行文;2是一个会计单位或独立的核算单位,自己可以编造预算或财务计划3设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
区分全宗:
(记住)
一,立档单位不是固定不变的,这种变化直接影响到全宗的划分。
研究某一立档单位是否有根本性变化,主要应该从立档单位政治性质和基本职能等考察。
在政治性质无根本变化的情况下,主要分析基本职能是否有变化:
①新建。
新成立的机关、企、事业单位,其形成的档案均可以构成一个全宗。
(城乡环保部)
②分开。
新成立两个或两个以上的机关、单位、是代替了已被撤销的一个旧的机关、单位的职能。
简单说,一个机关、单位分为两个或两个以上的单位。
③合并。
与第②个相反,由两个或两个以上的撤销单位,合并成一个新单位。
④独立。
从某一立档单位分立出去作为一新的单位,它代替了原立档单位的一部分职能。
⑤从属。
与第④相反,原来是一个立档单位,后来因为工作需要,改变为某一机关内部的一个组织机构。
(比如:
中央高等教育部原为一个立档单位,后来变为中央教育部的内部机构——高教司。
改变前为高教部全宗,改变后为教育部全宗的一部分。
)
⑥合署。
两个单位合署办公,而文件又是分别处理,它们所形成的档案,应该分别构成全宗。
⑦临时。
各种临时性机构形成的档案,一般不设立新全宗。
个别的临时性机构,独立性较强,存在时间较长,其档案也可考虑成立新的全宗。
二,属于下列情况,不是根本性的变化,不能成立新的全宗:
①立档单位名称的改变;②立档单位领导关系的变更;③立档单位内部组织机构的调整;④立档单位工作地点的变更;⑤立档单位短期停止活动以后又恢复。
三,判定档案所属全宗,关键在于确定档案的形成者——立档单位。
判定档案所属全宗的一般方法注意应从收文、发文、内部文件三个方面着手。
人物全宗:
是社会知名人士(如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等)在其一生活动中形成的档案整体。
包括:
个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人或家庭、家族活动的全部有价值的资料,还包括别人撰写和收集的与人物全宗构成者个人、家庭和家族有关的材料以及直系亲属的能够说明立档单位情况的材料。
全宗的补充形式:
整理档案中,并不是所有的档案都能按全宗明确分开整理,有些情况比较特殊。
1联合全宗。
两个或两个以上立档单位形成的、互有联系而不易区分全宗的档案构成的全宗。
2全宗汇集。
若干个立档单位形成的,可以区分全宗但数量很少的具有某些共同特征和联系的档案构成的全宗。
3档案汇集。
用人为方法将不知其所属全宗残缺不全的文件,按照一定特点集中起来的混合体。
全宗群:
联系密切的若干全宗的群体,称为全宗群。
第3节全宗内档案的分类
档案分类的一般方法:
年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。
(3种最常用)
方法
特点
适用范围
需注意问题
年度分类法
①保持文件在时间方面的联系;
②与文书处理制度相吻合;
③标准客观,便于归类。
大部分立档单位
准确判定文件所属年度
组织机构分类法
①保持文件在来源方面的联系;
②与文书处理方式相吻合;
③标准客观,便于归类
立档单位内部机构比较健全,稳定,且分工明确。
①按机构设类并确定适当分类层级;
②对涉及若干机构的文件规定统一分类方法。
问题分类法
①保持文件内容方面的联系;
②类目设置与文件归类难以掌握。
①立档单位内部机构分工简单,或职能有交叉;
②各内部机构之间,文件已混淆。
①类目设置符合实际
②类目体系符合逻辑
③文件归类准确合理
复式分类法及其适用范围:
1年度—组织机构分类法
适用于立档单位内部组织机构经常变化但不复杂的全宗。
分工明确,比较稳定,且具有一定数量文件。
多用于现行机关全宗。
优点:
简便易行。
缺点:
查阅档案较不便。
不过可以通过编制检索工具来解决。
分类例子:
1998年办公室
XX处
XX处
1999年办公室
XX处。
。
。
。
2组织机构—年度分类法
立档单位内部机构分工明确,基本稳定,且有一定数量。
适用于历史档案和撤销机关的档案。
例子:
1990年
办公室1991年
1992年
3年度—问题分类法
适用于立档单位内部机构变动频繁,档案已无法按组织机构进行分类。
多用于现行机关全宗。
例子:
1998年综合类
组织类
生产类。
。
4问题—年度分类法
适用于历史档案和撤销机关的档案。
例子:
1991年
刑事类1992年
XX市法院档案民事类1993年
公证类
第4节立卷
案卷标题的拟制:
(知道就OK)
1作者、问题、名称:
《国家经委关于节约能源情况的报告》
2地区、问题、名称:
《贵州省遵义地区各县产粮情况统计表》
3作者、地区、问题、名称
4作者、时间、问题、名称
5通讯者、问题、名称:
《某研究所与某市某区人民政府关于征用土地的来往文书》
第6节卷内目录、案卷目录与档号
卷内目录:
案卷内登陆文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷内文件之前。
案卷目录:
登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。
档号是档案馆(室)在整理和管理档案过程中,以字符形式赋予档案的代码。
编织档号应遵循以下基本原则:
1惟一性原则2合理性原则3稳定性原则
第5章档案价值的鉴定(重要)
档案价值的鉴定工作:
档案馆(室)按照一定的原则、标准和方法,甄别和判断档案真伪和价值,确定档案的保管期限,剔除失去保存价值的档案加以销毁,使保存的档案,达到精炼的一项工作。
档案鉴定工作的基本内容:
1制定档案价值的有关标准,包括单行规定和档案保管期限表等;2具体判定档案材料的价值,确定其保管期限;3剔出本无保存价值和保管期满的档案,按规定进行销毁或做相应的处理。
档案价值:
指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和参考作用。
档案价值的特点:
多维性、潜在性、相对性。
决定档案价值的因素:
1档案自身的特点和状况:
①看文件的内容(重要性、独特性、真实性)
②看文件的形成者(文件的作者和立档单位)
③看文件的形成时间与实效。
④看文件的名称
⑤看文件的外形特点
⑥看相关档案的保存状况(数量,结构,完整程度,可靠程度)
2社会利用需求;3保管条件和费用。
鉴定档案价值的原则:
必须从国家和人民的整体利益出发,分析主体和主体本身的需要,用全面的、历史的、发展的、效益的观点,判定档案的价值。
鉴定档案价值的方法:
1定性分析法是判定档案价值的重要方法;2定性分析与定量分析相结合是档案价值鉴定方法发展的必然趋势;3直接鉴定法是鉴定档案价值的操作方法。
档案保管期限表:
是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。
类型:
1通用档案保管期限表2专门的档案保管期限表3同系统机关档案保管期限表
4同类型机关档案保管期限表5机关档案保管期限表
结构:
包括顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分。
保管期限分为:
永久(法规政策类)、长期(16—50年)、短期(含15年以下)
第6章档案的保管
全宗卷:
是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
第7章档案的检索
检索工具
按编织方式分:
目录,索引,指南。
区分:
索引与目录没有严格的界限,①目录条目的著录比较完整,对档案的内容和形式特征有较为全面、系统的描述,②索引则是对档案的某一部分特征进行著录,多是档案中所反映的各种事物名称(如人名),著录项目简单,有的只有排检项及其出处(档号)两个项目。
档案著录:
档案馆、室编织档案检索工具时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
档案著录的结果——条目。
条目:
指按照一定的方法,将反映单份文件或案卷的内容和形式特征的著录项目组合成一条记录。
条目与目录:
将众多的条目,按照一定的体系和方法排列起来,就是目录。
如果说条目是目录的细胞,那么目录自然成为条目的综合体。
档案馆(室)编织目录的步骤:
1档案著录2目录组织(后者以前者为前提)
档案标引:
一档案主题标引:
对档案内容进行主题分析,赋予主题词标识的过程。
程序:
1阅读文件,了解主题。
2主题分析。
分析主题类型和结构。
主题结构,又称主题因素。
(主体因素,通用因素,位置因素,时间因素,文件类型因素)
3主题概念的提炼。
4主题概念的转换。
5标引记录。
6校对审查。
二档案分类标引:
将档案文件进行主题分析,赋予分类号标识的过程。
程序:
1确定使用何种分类表。
《中国档案分类法》:
①《中华人民共和国档案分类表》②《新民主主义档案分类表》③《民国档案分类表》④《清代档案分类表》
2深入进行主题分析。
①分析题名②审读正文③查阅文件版头与附加标记④相互商讨。
3确定归属类别。
4给予分类号。
5审查核对。
《中国档案主题词表》结构体例:
主表:
基本单元是主题词款目。
主题词款目:
款目主题词、汉语拼音、范畴号、注释、词间关系项等组成。
如下:
Zhiliangguanli——(汉语拼音)[JB]——(范畴号)
质量管理——(款目主题词)
D质量控制——(代项)
F全面质量管理——(分项)
S企业管理——(属项)词间关系
Z经济管理——(族项)
C质量监督——(参项)
卡片式检索工具:
1全宗文件卡片目录2重要文件夹卡片目录3分类卡片目录
4专题卡片目录5主题卡片目录6人名卡片目录
书本式目录和指南(区别):
1从装订与否:
装订成册和活页式。
2从体例上:
目录式和叙述式(全宗指南、档案馆指南等)。
第8章档案的提供利用和编研工作
档案提供利用工作:
通过一定的方式和方法直接提供档案为社会主义事业服务的工作,又称“档案利用工作”。
怎样做好档案的提供利用工作:
1明确服务方向,端正服务态度。
2熟悉档案,了解和研究利用者的需要。
3正确处理档案提供利用和保密的关系。
档案利用服务的方式:
1以档案原件提供利用2以档案复制品提供利用
3根据档案内容综合编写参考资料提供利用
方式:
1阅览服务
2档案的外借(一般不借出馆外使用,特殊情况可以。
)
①不得转借、转抄、损坏、遗失,不得自行复制或影印,按期归还)
②设置醒目的代卷卡片,指明借阅卷号、时间、单位和姓名)
3转发档案复制本(分为副本和摘录)
4档案证明:
①文字要确切,只能以引述和节录档案原文为主要方法。
②不能擅自对材料进行解释和做出结论。
档案提供利用宣传方式:
1档案展览(①选定主题②精心选材③编织展品和编写说明
④陈列展出)
2利用电台、电视、报纸、刊物进行宣传。
3编辑出版档案史料和编写各种专题参考资料。
开放档案的意义:
1有利于“开发信息资源,服务四化建设”的新方针,是繁荣科学文化事业的一项新政策,对有效地开发利用档案信息资源,发展我国科学文化事业,对推动社会主义现代化建设,都将产生巨大和深远的影响。
2是实现档案馆由封闭型、半封闭型向开放型战略转化的重大措施。
3将对档案馆工作的发展产生深远的影响。
4开放档案,系统公布和出版档案史料,撰写史志,促进历史科学的研究,为祖国保存、整理世代流传珍贵的文化遗产,为后代留下档案,为维护中华民族历史的真实面貌等方面将作出积极的贡献。
开放档案的起始时间:
《中华人民共和国档案实施办法》
1建国前档案,自本办法实施之日起向社会开放;
2建国后档案,自形成之日起满30年向社会开放。
3经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时向社会开放。
4涉及国防、外交等国家重大利益档案,虽满30年可延期向社会开放。
参考资料:
①广义讲,凡是可供人们进行工作和研究问题时参考的文献材料,如书籍等。
②档案界,是档案馆(室)根据一定的题目,将自己所保存的档案材料的有关内容,进行综合加工编写的一种材料,为利用者提供较为系统的“素材”。
参考资料的种类:
1大事记(内容由时间和大事记述组成,时间是大事记的重要组成部分)
2组织沿革3会议基本情况简介4基础数字汇集5专题概要
第10章专门档案
专门档案:
亦称专业档案。
某些部门在从事一定专业活动中形成的档案。
同“普通档案”相对,是专业活动的记录,是档案的重要组成部分。
第11章人事档案
人事档案:
国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。
特点:
现实性真实性动态性机密性
鉴别的内容和方法:
1判断材料是否属于人事档案;
2判断是否本人的档案材料;
3判断材料是否处理完毕和手续齐全;
4判断材料是否真实、准确、完整;
5查对材料是否重复。
(正、副本只各保存一份)
人事档案的保管范围:
1在职人员人事档案
①正本由主管该人的组织、人事部门主管;副本由主管或协管该人的组织、人事部门主管。
②军队由部队的政治部保管。
党派由各级党委统战部门保管。
③企业由企业劳动(组织、人事)部保管。
④学生由学校的学生工作部门或人事部门保管
2离休、退休人员人事档案
①国家干部:
中共党员的,由中央组织部(或人事部)保管。
其他党派由中央统战部保管。
②军队高级干部的档案,由总政治部保管。
其他干部的档案游各级大单位或军、师级单位保管。
3死亡人员人事档案
①国家干部,死后由原管理单位保管5年后移交中央档案馆保存。
②军队干部,建国前(49年9月31日前)牺牲的交由解放军档案馆保管;建国后牺牲的正师职以上干部由总政治部档案馆保管;副师职以下按隶属关系由各大单位档案馆保管。
③企业职工由原部门保管5年后移交企业综合档案部门保持;
④对国家或企业有特殊贡献,由企业综合部门按规定向有关档案馆移交
4辞职、退职、开除公职及受刑事处分人员人事档案
①员工辞职、退职、自动离职、被辞退后未就业的由原管理单位保管;已就业的转至有关的组织或人事(劳动)部门;不具备保管条件,转人事部门所属的人才流动服务中心保管。
②员工开除公职的,未就业的,由原管理单位保管。
已就业的转给有关人事部门保管。
通过劳动部门就业的由有关的劳动部门保管。
③员工受刑事处分和劳动教养期间,由原管理单位保管。
刑满释放和解除劳教后,重新安排工作的,由主管该人员的部门保管或政府所属的人才流动服务中心保管。
通过劳动部门就业的由有关的劳动部门保管。
④出国不归、失踪、逃亡等,由原管理单位保管。
人事转递工作的要求:
及时、准确、安全。
人事档案查阅的要求:
①利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员;
②组织、人事、劳动部门查阅人事档案必须有手续完备的信件;
③其他部门查阅人事档案应持有本单位领导签字的正式查档介绍信或《查阅人事档案审批表》。
④查阅人员不得查阅本人及其亲属的档案。
⑤未经领导批准,不得查同级人员档案;下级不得查阅上级的档案;
⑥本单位组织、人事部门一般不得查阅本单位领导人的档案。
⑦只准查阅介绍信或《审批表》提到的相关内容。
第13章声像档案
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体,并辅以文字说明的历史记录,亦称音像档案、视听档案。
它是国家全部档案的重要组成部分。
基本含义有以下三方面:
1形成于一定的专业单位或部门2声像档案的形式、功能以及处理程序有明显的特色3声像档案必须辅以文字说明
照片档案:
由底片、照片及文字说明所构成。
第14章档案工作的现代化
档案工作技术现代化是以计算机为核心,包括微缩、复印、声像等新技术和装备广泛应用于档案工作。
档案工作计算机化:
1计算机检索系统2计算机借阅管理系统3计算机统计系统
4计算机库房管理系统5计算机行政管理系统
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 管理学 复习资料