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市建设工程文件归档整理规程WORD75页

市建设工程文件归档整理规程

1总则

1.0.1为加强建设工程文件的归档整理,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

1.0.2本规范适用于天津市行政区域内建设工程（建筑工程、市政工程、管线工程）文件、照片、录像带及所载信息的归档整理以及建设工程档案的验收。

建设工程中其他专业类工程按各有关规定执行。

1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。

2术语

2.0.1建设工程项目（constructionproject）

经批准按一个总体设计进行施工，经济上实行独立核算，行政上具有独立组织形式的基本建设单位。

一个建设工程项目可以有多个单项工程，也可以只有一个单项工程。

2.0.2建筑工程（buildingproject）

为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。

2.0.3单项工程（singleproject）

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

2.0.4单位工程（unitproject）

具有单独设计，可以独立施工，但完工后不能独立发挥生产能力或效益的工程。

2.0.5市政公用工程（municipalproject）

为新建、改建或扩建城市公用基础建设项目和附属建、构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、安装、维护和竣工等各项技术工作和完成的工程实体。

2.0.6管线工程（pipelinesandcablesproject）

新建、改建、扩建的各种地上架空线路、地下管道、线路以及相关的地下工程。

2.0.7竣工测量（finalsurveying）

工程竣工后，为编制工程竣工文件，对实际完成的各项工程进行的一次全面量测的作业。

对管线工程主要指检查其主点、检查井位置以及附属构筑物施工后的实际平面位置和高程是否符合规划设计要求的测量工作，包括调查核实其种类、走向、规格、材质和建设年月等，并对资料进行整理，编绘管线竣工图。

2.0.8建设工程文件（constructionprojectdocument）

在工程建设过程中形成的全部文件，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可以简称为工程文件。

2.0.9工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）

工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件。

2.0.10监理文件（projectmanagementdocument）

监理单位在工程设计、施工的监理过程中形成的文件。

2.0.11施工文件（constructingdocument）

在工程施工过程中形成的文件。

2.0.12竣工图（as-builddrawing）

工程竣工后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2.0.13竣工验收文件（handingoverdocument）

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2.0.14建设工程档案（projectarchives）

在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，经整理后形成，也可简称工程档案。

2.0.15案卷（file）

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.0.16立卷（filing）

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

2.0.17归档（puttingintorecord）

建设单位完成其工作任务后，将工程建设过程中形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。

2.0.18照片档案（photographicarchives）

国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

2.0.19录像档案（videoarchives）

国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以录像带为载体，以声音、影像为主辅以文字说明的历史记录。

2.0.20声像档案（audio-visualarchives）

国家机构、社会组织及个人在社会活动及科学实践中直接形成的，有保存价值的以照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、唱片、录像带、录音带等不同材料为载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录。

2.0.21建设工程档案著录（descriptionofconstructionprojectarchive）

对建设工程档案内容和形式特征进行分析、选择、提取数据信息的过程。

通过文字和符号揭示每个工程项目、每个案卷、每份文件的物质形态、主题内容、科学价值等。

2.0.22建设工程档案著录项目（itemofdescriptionforconstructionprojectarchive）

揭示建设工程档案内容和形式特征的记录事项。

通用的著录项目有题名与责任者项（案卷题名、项目名称、建设单位等）排检与编号项（分类号、档号）、密级与保管期限项、时间项（发证日期、开竣工日期、进馆日期）附注项、载体形态项（文件的数量及单位、规格等）。

2.0.23建设工程档案著录格式（descriptionformandformatforconstructionprojectarchive）

是指著录项目在条目中的组织排列顺序及其表达方式。

著录格式一般有段落式和表格式。

国标《档案著录细则》规定采用段落符号式的著录格式。

但目前随着计算机应用的普及，著录格式也多样化。

一般采用的是卡片式和表格式。

3基本规定

3.0.1建设、勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将建设工程文

件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范

围。

3.0.2建设单位在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中的职责:

1与勘察、测绘、设计、施工、监理等单位签订合同以及进行招标时，应该对建设工程文件归档的套数，质量标准，移交时间等提出较为明确的要求。

2负责收集、整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以及在建设过程中形成的声像材料,并应进行立卷归档。

3负责组织、监督和检查勘察、测绘、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

4负责收集和汇总勘察、测绘、设计、施工、监理等单位立卷归档

的工程档案。

5负责建设工程档案的信息著录工作。

著录必须统一采用天津市城建档案馆编制的《天津市建设工程档案信息著录软件》所规定的格式。

6在建设工程规划验收前30日内,应提请市城建档案管理机构对已形成的建设工程档案进行预验收。

在备案前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行验收，并取得相应的工程档案认可文件。

7对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后90日内，

向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

3.0.3勘察、测绘、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3.0.4建设工程项目实行总承包的,总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。

建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。

在工程竣工备案前，应对工程档案进行预验收、验收，验收合格后，分别出具工程档案认可文件。

4工程文件及声像材料的归档质量要求

4.1归档文件的质量要求

4.1.1归档的工程文件应当为原件。

如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致,在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

4.1.2文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符。

4.1.3工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。

4.1.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.1.5文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

不得使用未经国家颁布实施的简化字。

禁止使用涂改液。

4.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

4.1.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。

图纸内容必须清晰。

4.1.8所有竣工图均应加盖竣工图章

1竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制单位、编制人、审核人、技术负责人、竣工图编号、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2竣工图章示例如下：

（尺寸宜为80mm×50mm）

竣工图

施工单位

竣工图号

编制单位

技术负责人

编制人

审核人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

3竣工图章应使用不易腿色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

4.1.9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据所在卷所在页号及条款；凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。

重新绘制的竣工图应符合专业技术规范、标准的要求。

4.1.10每项管线工程竣工测量图的首尾图幅均应绘制竣工图标

1.竣工图标的基本内容应包括：

“管线工程竣工测量图”字样、测绘单位、绘图人、审校人、编制日期、比例尺。

2.竣工图标示例如下：

（图4.2.10）

工程名称

比例尺

制图人

管线工程竣工测量图

技术负责人

测绘单位名称

审校人

编制日期

3.竣工图标应绘制在图纸右下角。

4.1.11管线工程竣工测量图的测绘应符合专业技术规范、标准。

4.2照片、录像带的归档质量要求

4.2.1要求拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容真实，能客观反映工程状况。

4.2.2使用胶卷、胶片拍摄的照片，以5寸照片作为归档用照片。

4.2.3通过数码相机、数码后背、扫描仪等设备拍摄制作形成的数字图形文件必须要经数码冲印、热升华打印的方式转制成5寸照片归档。

4.2.4使用专业Betacam、DVcam摄像机拍摄，以Betacam、Dvcam录像带作为归档用录像带。

4.2.5通过其他影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、光盘、视频电子文件必须要转制成Betacam、Dvcam录像带。

4.2.6为了利于录像档案整理工作，进行录像档案拍摄时，应尽量分类拍摄。

两个不同项目之间，要用标志——间隔开。

4.2.7要求拍摄图像清晰、色彩饱和，录像带磁迹完好。

4.2.8保留同期声，适当插入音乐、解说词和字幕。

5归档范围及立卷

5.1归档范围

5.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现

状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

5.1.2归档范围：

建筑工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。

市政工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录B的要求。

管线工程工程文件的具体归档范围应符合本规范附录C的要求

5.1.3声像材料归档内容：

1.工程施工前地块原貌的声像材料。

2.工程在立项研究、土地征用、勘测设计、方案评审、招投标、承

发包等过程中形成的主要声像材料。

3.工程建设中重大活动形成的声像材料。

（开竣工典礼、市领导视察等）。

4.工程施工过程中形成的反映重点部位、重点工作、质量事故、新

技术应用的声像材料。

5.反映竣工后工程现状的声像材料。

6.反映工程获国优、部优、市优奖项的有关声像材料。

7.有关工程建设的其它有保留、纪念价值的声像材料。

8.建设单位自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、

汇报片。

9.与工程相关的航拍资料。

5.2整理

5.2.1文件的立卷

5.2.1.1立卷的原则和方法

1立卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，符合其专业特点，便于档案的保管和利用。

2一个建设工程项目由多个单项、单位工程组成时，工程文件应按单项、单位工程组卷。

3立卷可采用如下方法:

⑴建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；市政工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；管线工程可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工测量文件、竣工测量图、竣工验收文件7部分。

⑵工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

⑶监理文件可按建设工程项目（总包单位）、单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

⑷施工文件可按单项工程、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

⑸竣工图可按单项工程、单位工程、专业等组卷；

⑹竣工验收文件可按建设工程项目、单项工程、专项等组卷。

⑺竣工测量文件可按建设工程项目、单项工程、专业等组卷；

⑻竣工测量图可按建设工程项目、单项工程、专业等组卷；

4立卷过程中应遵循下列要求：

⑴案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20MM，图纸一般不超过40MM。

⑵案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

5.2.1.2卷内文件的排列

1文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示和批复，同一文件的印本与定稿、文件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。

2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示，文字材料排前，图纸排后；如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸排前，文字材料排后。

5.2.1.3案卷的编目

1编制卷内文件页号应符合下列规定:

⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号,页号从“1”开始。

⑵页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷且连续编有页号的，不必重新编写页码。

⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。

2卷内目录的编制应符合下列规定:

⑴序号:

以一份文件为单位，按文件的排列用阿拉伯数字“1”依次标注。

⑵文件编号:

文件制发机关的发文号或图纸编号。

⑶责任者:

填写文件的直接形成单位。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

⑷文件题名：

逐份填写文件标题或图纸的全称，没有标题或标题简单不能概括文件内容的，需重新拟定标题。

⑸日期：

填写文件的形成日期。

⑹页次：

填写每份文件在本案卷的起始页号。

最后一项文件填写起、止号，如最后一项文件为单页，只填写起号（或止号）即可。

⑺备注：

填写需要说明的问题。

⑻卷内目录排列在案卷内文件首页之前。

3案卷备考表的编制应符合下列规定:

⑴上半部分由立卷单位填写，并由立卷人对该卷内容有无遗留或补充加以说明。

⑵件数：

填写卷内文件材料的件数，即填写卷内目录的序号数（施工文件卷、竣工图卷可不填此项）。

⑶页数：

填写卷内文件材料的总页数。

⑷立卷人：

由立卷人签字。

⑸时间：

填写完成立卷时间，年代编写四位数。

⑹排列在卷内文件尾页之后。

4案卷封面的编制应符合下列规定:

⑴案卷封面的内容包括档号、档案馆号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级，排列在卷内目录之前。

⑵档号、缩微号、保管期限、密级由保管单位按相关规定填写。

⑶档案馆号：

由档案馆填写国家给定的本档案馆的编号。

⑷案卷题名:

案卷题名应简洁、准确地概括卷内文件的内容。

建筑工程和市政工程档案案卷题名应包括建设工程名称、单项工程名称、专业、卷内文件概要等内容。

地下管线工程档案案卷题名应包括：

建设工程项目名称+单项工程名称+卷内文件内容的概括。

建设工程项目或单项工程名称应包括：

管线所在道路全称（起点道路名称—终点道路名称）、管线规格、管线专业。

⑸编制单位:

本卷档案的立卷单位。

⑹编制日期:

填写档案整编日期。

5.2.1.4案卷的装订与图纸的折叠

1案卷可采用装订与散装两种形式。

文字材料卷必须装订。

既有文字材料又有图纸的案卷应装订。

采用线绳三孔左侧装订法（横排文件装订字头朝左），应整齐、牢固，便于保管和利用。

图纸卷应散装（文件附图、印刷成册图纸除外）。

2装订时必须剔除金属物。

3不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》

（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm）,原图标及

竣工图章外露。

见附录D

5.2.2照片、录像带的立卷

5.2.2.1照片档案立卷的原则和方法

1.整理要遵循保持卷内照片的有机联系，利于安全保管，便于为利用者提供服务的原则。

照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。

2.照片依据工程项目组成案卷。

3.照片与说明一起用档案浆糊或双面胶贴固定在芯页上，并组成案卷。

芯页的规格为297mm×210mm。

4.案卷内的芯页以二十页以内为宜。

5.2.2.2录像档案立卷的方法

1.录像档案以盘为保管单位,盘内以项目作为整理单位。

2.整理之前，要先对拍摄内容进行简单编辑，剪去不清晰和重复无用的镜头，对需加字幕说明的地方要加字幕。

5.2.2.3照片档案的编目

1.案卷封面的编制应符合下列规定:

（1）档号：

移交进馆后由档案馆填写。

（2）案卷题名：

填写建设工程名称。

（3）拍摄时间：

填写本卷照片拍摄年代。

（4）保管期限及密级：

按移交进馆后由档案馆填写。

（5）进馆时间：

指档案移交进馆的时间。

2.卷内目录的编制应符合下列规定:

（1）序号：

填写卷内照片排列的顺序号。

（2）底片号：

是指固定和反映底片位置的顺序号。

由年代、流水顺序号组成。

（该项由城建档案馆负责填写）

（3）照片题名：

①建筑物、构筑物照片题名：

建筑工程照片题名由工程名称或单项工程名称+详细部位名称组成。

如建筑物、构筑物有原名称，应加以注明。

市政工程照片题名由地理位置+项目主体名称+详细部位名称三部分组成。

一组照片反映同一建筑物时，每张照片要分别注明拍摄角度、景别等。

②工程会议及各种活动照片题名：

主办单位名称+会议名称+拍摄的具体内容。

（4）页号：

指本卷内照片所在芯页的页号。

①案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

②单页号填写在芯页右上角、双页号填写在芯页左上角。

（5）备注：

填写所要说明的问题。

3.照片档案芯页的编制应符合下列规定:

（1）照片序号:

是指照片在卷内位置的流水序号,用两位阿拉伯数字填写。

（2）底片号：

是指固定和反映底片位置的顺序号。

由年代、流水顺序号组成。

（该项由城建档案馆负责填写）

（3）照片题名：

与卷内目录题名一致。

（4）地点：

指建筑物、构筑物的坐落地点。

（5）摄影时间：

指该照片的拍摄日期。

（6）作者：

指该照片的摄影者，应填写真实姓名。

（7）文字说明：

应概括提示照片所反映的全部信息，一般不超过200字。

文字简洁，语言要通顺。

其填写要求是：

①建筑物、构筑物照片的文字说明应简要填写工程概况。

建筑工程包括现使用单位名称、建设单位、发展商、开发商、投资商、承包商、设计单位、施工单位、占地面积、建筑面积、开工日期、竣工日期、层数、高度、结构、投资、座落地点，子项情况等概况。

市政工程照片档案文字说明应包括桥梁名称、座落地点、桥长、桥宽、桥梁类别、荷载标准、抗震等级；道路名称、工程起止地点、路长、路宽、路面结构等有关情况。

②会议、活动照片的文字说明应包括会议召开时间、会议名称、主办单位、参加单位、召开地点、会议活动内容及主持人、参加会议主要领导的姓名、工作单位、职务等。

③一组成若干张联系密切的照片应在第一张照片处加以总说明。

其它如需注明的，可在相应照片处加以说明。

4.备考表的编制应符合下列规定:

备考表应填写案卷照片的张数、总的页数。

上半部分由立卷人填写所要说明的问题及事项，并填写立卷人姓名和日期。

5.2.2.4录像档案的编目

1.录像档案外封面的编制应符合下列规定:

（1）盘号：

进馆后由档案馆统一填写。

（2）案卷题名：

填写建设工程名称。

（3）顺序号:

填写盘内拍摄不同内容的排列顺序号。

（4）拍摄日期：

填写盘内各项内容的拍摄时间。

（5）内容:

填写盘内拍摄的各项内容名称。

（6）位置：

填写该项内容在盘中的具体位置，以分、秒、祯表示。

（7）密级：

按移交进馆后由档案馆填写。

（8）保管期限：

按移交进馆后由档案馆填写。

2.录像档案内封面的编制应符合下列规定:

（1）盘号：

进馆后由档案馆统一填写。

（2）案卷题名：

填写建设工程名称。

5.2.3装具的要求

5.2.3.1纸质文件归档的装俱要求如下:

1卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

见附录E

2案卷封面及封底采用牛皮纸制作,幅面统一采用A4幅面。

见附录E

3案卷装具一般采用卷盒形式。

卷盒应采用无酸纸制作。

卷盒的外表尺寸为310mm＊220mm,厚度分别为20、30、40、50mm。

5.2.3.2声、像材料归档的装俱要求如下:

参照纸质档案有关要求。

见附录E

6著录

6.1纸质档案著录

6.1.1建筑工程档案工程级著录项目及著录标准：

6.1.1.1工程级著录项目：

（一）工程级著录项目：

建筑工程工程级著录项目

分类

项目号

总卷数

密级

保管期限

工程名称

建设地点

（区）

建设地点

（路）

建设地点

（街）

国有土地

使用证号

国有土地使用证发证日期

国有土地使

用证发证机关

地块编号

建设用地规划许可证号

建设工程规划许可证号

房屋所有权证号

总建筑面积

（平方米）

总占地面积

（平方米）

总投资

（万元）

建筑分类

准拆证号

准拆证

发证机关

准拆证

发证日期

开工日期

竣工日期

档案

接收日期

库存地址

附注

（二）工程级著录标准：

1分类项目号：

该项由城市建设档案馆填写

2总卷数：

该工程所形成的档案案卷卷数总和。

3密级：

该项由城建档案馆填写

4保管期限：

该项由城建档案馆填写

5工程名称：

建设工程项目全称，以移交清册、案卷封面或建筑工程竣工图图标为准。

6建设单位：

移交清册或建设工程规划许可证的建设单位全称，以公章为准

7建设地点：

建筑物所坐落的准确位置，以地名办所发的地名文件为准。

8地块编号：

该工程的项目总编号，来源于建设工程规划许可证及附件。

9国有土地使用证

国家土地管理部门核发的用地单位使用国有土地的使用凭证。

（1）国有土地使用证号

核发“国有土地使用证”的编号

（2）日期:

签发“国有土地使用证”的日期。

（3）发证机关：

核发“国有土地使用证”的单位名称，