Excell电子表格处理.docx
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Excell电子表格处理.docx
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Excell电子表格处理
Excell电子表格处理
目录
第一节…………………………录入表格内容
第二节…………………………编辑表格格式
第三节…………………………数据运算
第四节…………………………编辑图表
第五节…………………………编辑排版
第六节…………………………打印表格
引言
在数字化信息时代,人们经常需要统计、分析各种数据,并根据分析的内容来制作各种类型的数据报表,而数据的最佳表现形式以表格组织形式为主,Excel2000是Office2000套件中的电子表格软件,具有强大的数据综合管理与分析处理能力,并能制作各种形式的统计图表,是帮助人们进行数据处理的优秀工具软件。
学习目标
通过本章的学习,你将能够:
☑录入表格内容
☑编辑表格格式
☑数据运算
☑编辑图表
☑编辑排版
☑打印表格
Excel2000启动后的工作界面如图5-1所示,包括有菜单栏、工具栏、格式栏、编辑栏、状态栏及工作表等,Excel用于保存表格内容的文件称为工作簿,每个工作簿中包含若干个工作表,图示窗口中的中央编辑区域就是工作表,每个工作表由65536行及256列组成,以数字1~65535来表示行号,以字母A~IV来作为列标,行与列相交形成活动单元格,而单元格是Excel中存储和处理数据的基本单位,录入工作表的数据均通过单元格来操作,单元格是以列标行号来表示的,如图中所示,所选定的C3单元格即是工作表中第C列第3行的单元格。
第一节录入表格内容
使用工作表处理数据之前,需要先将要编辑处理的数据录入到工作表中,再进行进一步的操作,在原始数据的录入过程中要保证其准确性,因为之后的运算、统计及分析均以此为依据。
1.录入数据
录入的数据被放到工作表中的每个单元格内,在录入之前,先单击选定要存放数据的单元格,然后向该单元格内录入数据,如图5-2所示,向C3单元格中录入数据的同时,名称框中显示该单元格的标识,而录入的数据也出现在编辑框中,也可以通过编辑框向名称框中所标识的单元格录入数据,效果是相同的。
图示中的C3单元格正处于编辑状态,可以进行数据的录入、修改、删除。
录入单元格内的数据可以是文字、符号、数字、日期、时间等,不同类型的数据,工作表会自动识别,加以区分。
☆注:
有时会出现录入单元格的数据不能完整显示或显示为”####”,这种情况是由于单元格的宽度小于录入数据的宽度所致,只需将单元格宽度加大即可,并不影响数据的存放
2.自动填充
在向工作表中录入数据时,如果录入的数据具有一定的规律性,如在一行或一列单元格中录入相同的数据,或录入象1、2、3…或星期一、星期二…星期日等连续变化的系列数据时,可以使用Excel中提供的自动填充功能,尽量减轻录入数据的工作量,其方法为:
1)使用填充柄
a.选定某个单元格,录入数据;
b.单击该单元格,可以看到单元格的粗边框右下角有一个小黑方块,如图5-3中所示,称为填充柄,将鼠标移动到填充柄上,鼠标的指针形状会由空心的十字型变为黑色的十字型;
c.按住鼠标左键,拖动填充柄沿行或列的方向到要填充数据的单元格区域,松开鼠标就会看到数据的填充效果,如图5-4,使用起来很是方便。
需要注意的是:
使用填充柄时,不同类型数据的填充效果不同,如果是文字、符号、数字类型的数据,直接拖动填充柄填充时会原样复制,就象图中所示;而如果需要按数字作增量或减量填充时,则需要在拖动填充柄的同时,按住键盘上的Ctrl键,向上或向左拖动是增量填充,而向下或向右为减量填充;当填充的数据为时间或日期时,直接拖动填充柄填充时会自动按照原时间进行增量或减量变化,如果要原样复制的话,按住Ctrl键拖动填充柄即可。
3.移动、复制单元格区域
1)移动单元格区域:
选定要移动的源单元格区域,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择”剪切”
选项,可以看到选定的源单元格边框线呈闪烁虚线状态,之后选定移动目标处的单元格区域,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择”粘贴”
选项,就可以将源单元格区域移动到目标单元格区域了。
2)复制单元格区域:
选定要复制的源单元格区域,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择”复制”
选项,则选定的源单元格周围呈闪烁虚线状态,之后选定要粘贴的目标单元格区域,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择”粘贴”
选项即可。
[实训内容]
建立如图所示工作表,并录入表格中的数据:
[课后讨论]
1.在录入的数据为文本、数字、日期或时间时,单元格中的默认对齐方式是什么?
2.填充柄的灵活用法。
第二节编辑表格格式
一、工作表的操作
Excel工作簿中可以包含多个工作表,方便数据的分类存储及管理,用户可以根据需要增加或减少工作表,或设置工作表的格式。
1.插入或删除工作表
a.插入:
选定一个工作表为当前工作表,然后依次单击菜单栏中的【插入】->【工作表】选项,则一个新的工作表就被插入到当前工作表的前面;
b.删除:
选定要删除的工作表为当前工作表,依次单击【编辑】->【删除工作表】选项即可;
2.工作表重命名
默认的工作表的名称为”Sheet”加序号组成,可以对工作表进行重命名,使其名称能够体现出该工作表中处理的数据的特征,方便用户操作及查找,重命名的方法是:
1)选定要重命名的工作表为当前工作表,并双击其名称标签,使标签高亮度显示,如图5-5所示;
2)切换输入法,在标签上输入新的工作表名称即可,如图5-6所示:
3.设置工作表背景
为美化工作表,可以为工作表设置背景图片,起到一定的装饰作用,其方法为:
选定要设置背景的工作表为当前工作表,再依次单击【格式】->【工作表】->【背景】选项,打开如图5-7所示的”工作表背景”对话框,从中选择一幅合适的图片后单击”插入”按钮,即可将该图片设置为当前工作表的背景。
如果想取消工作表的背景设置,只需单击【格式】->【工作表】->【删除背景】即可。
二.单元格的操作
1.单元格的选定
对工作表中的数据进行操作之前要先选定该数据所在的单元格,单个单元格的选定只需用鼠标单击该单元格即可,而如果要选定的是若干个单元格组成的一个连续或不连续的区域,其选定的方法有所不同。
1)选定连续区域的单元格
将鼠标移动到要选定区域中的第一个单元格处,按住左键拖动鼠标到该区域的最后一个单元格处,可以看到被选定区域内的单元格均呈高亮度显示,如图5-8所示:
2)选定不连续区域的单元格
如果要选定的单元格区域不是连续的,则先选定一个单元格区域,然后按住键盘上的Ctrl键不放,再选定其它单元格区域,选定完成后再放开Ctrl键即可,如左图5-9所示:
3)选定行、列
如果要选定的区域是工作表中的行或列,则直接用鼠标单击【图5-9】选定不连续区域单元格该行的行号或该列的列标即可,若要选定多行或多列,则在按住键盘上的Ctrl键再去单击行号或列号,就可以实现连续或不连续的行、列的选定,如图5-10所示:
2.单元格格式设置
单元格格式的设置决定了工作表中数据的显示方式及输出方式,进行格式设置时,先选定要进行格式设置的单元格区域,然后单击菜单栏中的【格式】->【单元格】,即可打开如图5-11所示的”单元格格式”对话框,选择对话框中不同的选项卡即可对单元格相应的格式进行设置,设置项包括:
数字格式
输入到工作表中的数据有多种类型,工作表需要一一识别,通过设置单元格的数字格式选项,可以区分该单元格内的数据属于何种类型,方便管理操作。
图5-11所示的当前选项卡即为”数字”格式设置选项卡,从”分类”框中选择一种数字格式即可,选择不同的数字格式,会有不同的参数项需用户进行设定。
对齐方式
选择”单元格格式”对话框中的”对齐”选项卡,如图5-12所示,可以进行单元格内数据的显示方式进行设置,其中包括:
·水平对齐:
设定单元格内数据的水平对齐显示方式,可选项有常规、靠左(缩进)、居中、靠右(缩进)、填充、两端对齐、跨列居中及分散对齐,如图5-13所示的水平对齐方式:
·垂直对齐:
设定单元格内数据的垂直对齐显示方式,可选项有靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐,如图5-14所示的几种垂直对齐方式:
·文字方向:
设定单元格内数据的旋转显示方向,默认为水平方向,可以通过输入角度来调整数据的显示方向,如图5-15所示的几种文字方向:
·文本控制:
设定当录入数据超出单元格长度显示不下时是否要自动换行显示或缩小字体填充,或是否需要合并单元格、增加缩进量等。
字体设置
选择如图5-16所示”单元格格式”对话框中的”字体”选项卡,可以设置单元格内文字的字体、字号、字形、颜色等效果,同时,这些设置通过使用Excel工作界面中的”格式工具栏”也可实现。
边框和底纹
工作表由若干个单元格组成,但在输出打印的
时候只打印单元格内的数据,单元格并不会被打印输出,如果需要将单元格组成的表格一并打印输出的话,就需要给单元格设置边框线,可以使用如图5-17所示的”边框”选项卡来设置单元格的边框线:
·预置:
单击”预置”框中的
按钮,可以设置如按钮所示的单元格的边框线;
·边框:
单击”边框”组框中所提供的一组
、
、
、
、
、
、
、
按钮可以添加或取消单元格中相应的边框线,设置效果在预览框中可以及时查看;
·线型:
选定单元格边框线的线型样式及颜色;
按图例选择设置完毕后表格的边框格式如下图所示:
单击”图案”选项卡可以对所选单元格的底纹填充颜色及图案进行设置。
三.自动套用格式
和Word中一样,工作表的格式可以自行设置,也可以直接套用Excel提供的表格格式模板,使得用户编辑的表格更具专业化格式。
方法是:
先选定要套用格式的单元格区域,然后单击菜单栏中的【格式】->【自动套用格式】选项,打开如图5-18所示”自动套用格式”对话框,其中以图示的方式列出了Excel中所提供的现成表格格式,从中选择一种类型,并在下面的”应用格式种类”组合框中选择要套用该格式的对象范围,单击”确定”后,即完成所选单元格区域套用格式的操作。
第三节数据运算
Excel中提供了强大的数据运算功能,使得对工作表中数据的处理与分析变得十分容易,通过这些功能的运用,用户可以对工作表中的数据进行计算、统计、分类汇总、排序、筛选等操作。
一.使用公式或函数
使用公式或函数可以帮助用户快速准确地对录入工作表的数据进行各种统计运算。
1.使用公式
公式就是通过引用工作表中指定单元格中的数据来进行某种运算的表达式,以”=”开头,由运算符、单元格引用、函数及常量组成。
如:
(A1+B1+C1)*2即为一个公式,其计算内容为A1、B1、C1三个单元格数据之和乘以2。
1)录入公式
单击选定要录入公式的单元格,然后向选定的单元格内先录入一个”=”,在”=”之后再录入公式内容,录入完毕后按Enter键确认,如图5-19所示这时出现在该单元格内的数据就是按照录入的公式计算后的运算结果,而编辑栏内则显示公式内容。
如果需要在一行或一列区域中录入相同的公式,也可以使用”自动填充”的功能,用填充柄进行自动填充。
☆注:
如果公式中引用的单元格内的数据发生了变化,则引用该单元格的公式均将重新计算,即运算结果也会随之发生相应的变化。
2)单元格的引用
由于在编辑公式或函数时需要引用某些单元格或单元格区域,下面就其引用方法进行介绍:
单元格区域的引用
·引用单个单元格时只需以其名称表示即可,如A1、B4、C2等;
·若引用的是包含多个单元格的区域,则表示方法为:
区域内左上角单元格的引用+”:
”+区域内右下角单元格的引用,如A2:
E2表示引用的是由A2、B2、C2、D2、E2组成的单元格区域,而A1:
C3表示引用的是由行1、2、3及列A、B、C所组成的单元格区域,如图5-20所示。
单元格的绝对引用与相对引用
·单元格绝对引用的表示方式为:
”$列标$行号”,如”$A$1”、”$B$3”等,公式中引用单元格的格式若为绝对引用的话,则在移动或复制公式时,单元格引用不会发生变化,如图5-21所示,将C1单元格内的公式”=$A$1*2”复制到C3单元格内,公式中的单元格引用仍为”A1”。
·单元格相对引用的表示方式为:
”列标行号”,即单元格的名称,相对引用的单元格在移动或复制公式时会随着公式移动的位置发生变化,如图5-22所示,将将C1单元格内的公式”=A1*2”复制到C3单元格内,则公式中的单元格引用随之变为”A3”。
3)公式中的运算符
可用于公式中的运算符包括三类:
算术运算符、文本运算符及比较运算符。
·算术运算符:
实现算术运算的加(+)、减(-)、乘(*)、除(/)等;
·文本运算符:
可进行文本字符连接运算的”&”;
·比较运算符:
对所给数据进行比较运算的”>”、”<”、”=”等,运算结果为true或false;
2.使用函数
在工作表中进行数据分析时,经常要进行大量繁杂的运算,Excel中提供了一些预先编辑好的、能实现某种运算功能的公式,称为函数,用户可以直接调用函数来对所选数据进行处理,简化实现复杂运算的编辑过程。
1)粘贴函数
选定要录入函数的单元格,单击菜单栏中的【插入】->【函数】选项(或直接单击工具栏中的按钮),打开如图5-23所示”粘贴函数”对话框,从”函数分类”列表框中选择一种函数类型,再从”函数名”列表框中选择一个函数名,可以看到列表框的下方会出现对所选函数功能的说明;
单击”确定”之后弹出如图5-24所示的公式选项对话框,在这里输入所选函数进行运算时需要的参数,图例中选择的是求和函数SUM(),需要的参数就是求和的对象,这里对A1:
E1进行求和,参数输入完毕后,会在下面的”计算结果”处看到运算结果;
单击”确定”后,计算结果就出现在单元格中,而编辑栏中显示函数,如图5-25所示。
对于一些常用函数,Excel中还提供了快速粘贴方法:
选定要粘贴函数的单元格,然后单击编辑栏中的
,这时名称框中会出现函数名,打开下拉列表框,会看到一些常用函数列在其中,如图5-26所示,根据需要进行函数选择并设置参数,设置完毕后单击编辑栏中的
,该函数就粘贴完毕。
2)自动求和
数据统计运算中,求和是最常用的功能之一,Excel中提供了一项自动求和的工具,即工具栏中的
(“求和”)按钮,只需选定要求和的单元格行或列区域,然后单击
按钮,对所选区域的求和结果就自动出现在选定行的右侧第一个单元格或选定列的下方第一个单元格处,如图5-27所示。
3)自动计算
“自动计算”功能可以帮助用户随时查看所选区域内数据的统计结果,在选定某单元格区域时,工作表界面中的状态栏中便随之显示所选单元格区域的合计结果,如图5-28所示,如果要改变所显示的统计类型,可以在状态栏中单击鼠标右键,在弹出的如图5-29所示的快捷菜单中选择一种统计类型即可。
三.数据排序
对工作表中的数据按照一定要求进行排序是常见的数据操作之一,可以帮助用户按顺序查看、处理数据。
排序时需要注意,工作表中的数据是以二维表的形式来组织的,包括有多个字段,每个字段有字段名称及字段值,表格中的每一行称为一条记录,而每条记录中的各个字段值是相互关联的,如图5-30所示,这样的表格又可以称为工作表中的数据清单,在对数据清单中的数据进行排序时,要以记录为单位进行整体排序,而不能只对某一字段的值进行排序。
1)简单排序
可以使用工具栏上的
(升序)、
(降序)工具对工作部数据进行简单排序,方法是:
先选定需要排序的数据某列中的任一单元格,然后单击工具栏中的
或
选项,就可以对工作表数据按照所选列的数据进行升序或降序的方式进行排列。
2)条件排序
如果需要设置多重排序条件,可以使用”排序”对话框,如图5-30所示,为了排名次,需要”学生成绩表”中的记录按照学生总成绩的降序进行排列,如果学生的总成绩相同的话,则对于总成绩相同的记录按照平均成绩的降序排列,其操作方法是:
选定要排序的数据清单区域,然后单击菜单栏中的【数据】->【排序】选项,打开如图5-31所示的”排序”对话框;
在对话框中设置进行数据排序所依据的关键字字段名,如果是一个字段,则只需要设置”主要关键字”,而如果是多个字段,则要分别设置”主要关键字”、”次要关键字”及”第三关键字”等选项,并选择排序的方向(递增或递减)。
如图5-31所示,按上例要求,以学生的总成绩字段的值作为排序的主要关键字,排序方向为递增,以平均成绩字段的值作为排序的次要关键字,排序方向为递减;
在”当前数据清单”选项中设置排序的区域是否包括标题行,如果选择”有标题行”,那么选定区域中的第一行会作为标题行而不参与排序,如果选择的是”无标题行”,则选定区域内的所有数据均参与排序。
设置完毕后,可以看到排序的结果如图5-32所示,所有学生成绩记录均按照总成绩的降序进行排列,学生的名次也一目了然了。
四.数据筛选
“数据筛选”是在工作表数据清单中快速查找满足指定条件的记录的一种方法,通过筛选,数据清单中不满足条件的记录将被隐藏,而只显示满足条件的记录,便于查看。
数据筛选的方法是:
选定数据清单区域内的任一单元格,单击菜单栏中的【数据】->【筛选】->【自动筛选】选项,数据清单区域就会变成如图5-33所示的格式,每列的字段名处都会出现一个下拉箭头,要按照某个字段的数据进行筛选,只需单击该字段名处的下拉箭头,从下拉列表框中进行筛选值的选择即可。
如:
筛选所有”电子商务”专业的学生成绩记录,在专业名称字段的下拉列表框中选择”电子商务”就可以了,如图5-34所示。
如果筛选的条件复杂一些,可以单击筛选字段下拉列表框中的“自定义…”选项,打开自定义自动筛选方式”对话框,从中进行筛选条件的设定,如:
筛选满足总成绩在200到300之间的学生记录,则条件的设定方式如上图所示。
筛选结束后,若要取消筛选操作,只需再单击【数据】->【筛选】->【自动筛选】就可以取消筛选状态,恢复正常编辑状态。
五.分类汇总
在对数据进行统计的过程中,经常要进行分类汇总,来反映数据整体上的趋势或效果,得到分析更为全面的报表。
如:
要对示例学生成绩表中的记录按照专业名称进行学生各科总成绩的分类汇总,操作方法为:
1.先按照需分类的字段进行记录的排序,如图5-36所示,按”专业名称”字段的升序进行排序,使同一专业的成绩记录均排到一起;
2.选定数据清单区域中的任一单元格,单击菜单栏中的【数据】->【分类汇总】选项,打开如图5-37所示”分类汇总”对话框,在其中进行分类汇总的设置:
①〖分类字段〗项:
选择用于分类的字段名,本例中为:
专业名称;
②〖汇总方式〗项:
选择进行汇总的计算方式,本例为:
求和;
③〖选定汇总项〗项:
选择进行汇总计算的字段,可以为多个,本例为:
高数、语文、英语。
除此之外还有几个选择项,可根据需要进行选择,各项设置完毕后单击”确定”,就可以看到
如图5-38所示的分类汇总的结果,其结果是呈分级形式进行显示,默认是分三级,可以单击工作表左部的分级显示符号
来展开汇总明细数据,而单击
则隐藏明细数据。
第四节编辑图表
在Excel中可以根据所编辑的数据生成各种类型的图表,使工作表中的数据表现形式更直观,更具表现力。
一.插入图表
图表是根据工作表中的数据生成的,所以在插入图表之前,需要先确定生成图表的数据来源区域,以如图5-39所示的学生各科成绩为数据源生成图表,其操作过程为:
1)先选定图表数据源的数据区域;
2)单击菜单栏中的【插入】->【图表】选项,或直接单击工具栏中的
按钮,打开如图5-40所示的”图表向导-4-步骤之1-图表类型”对话框,从中选择一种图表类型及该类型中的某一子图表类型,单击”下一步”按钮;
3)在弹出的如图5-41所示的”图表向导-4-步骤之2-图表源数据”对话框中,这里提供两个选项卡:
①“数据区域”选项:
从中设置图表的数据源区域,这里已经设置好了选定的单元格区域作为图表数据源区域,如果需要更改或重新设置,只需单击”数据区域”编辑栏左边的
按钮,即可重新选定数据源区域。
下面的”系列产生在”处根据生成图表的需要选择行或列,随着选项的改变可以看到上部预览窗口中图表形状的变化,这里选择”系列产生在列”;
②“系列”选项:
如图5-42所示,这里进行分类轴(即X轴)上的系列分类项的设置,可以通过单击”添加”或”删除”按钮在分类轴上增减系列,在”名称”编辑框中输入设置各系列的名称,在”数值”编辑栏中设置该系列的数据来源,可通过单击
按钮来进行选择,”分类轴(X)标志”编辑栏中设置分类轴标志名称,这里的分类轴标志名称为姓名字段的值。
4)单击”下一步”,弹出如图5-43所示的”图表向导-4-步骤之3-图表选项”对话框,在这里选择不同的选项卡可进行不同选项的设置:
①“标题”选项:
分别设置图表标题、分类轴标题及数据轴标题,设置完毕后可以看到对应的标题出现在右边的预览窗口中;
②“坐标轴”选项:
如图5-44所示,设置是否显示分类轴及数据轴标志;
③“网格线”选项:
如图5-45所示,设置图表中分类轴及数据轴显示的网格线;
④“图例”选项:
如图5-46所示,设置在图表中是否显示图例以及图例在图表中的显示位置;
⑤“数据标志”选项:
如图5-47所示,设置在图表中是否显示数据标志;
⑥“数据表”选项:
如图5-48所示,设置在图例中是否显示数据表。
5)设置相应的图表选项后,单击”下一步”按钮,出现如图5-49所示的”图表向导-4-步骤之4-图表位置”对话框,在这里选择是直接将生成的图表嵌入当前工作表中显示,还是将图表作为一个新工作表插入到工作簿中,这里选择作为”其中对象插入”选项,然后单击”完成”按钮,即可看到如图5-50所示的图表效果。
二.编辑图表
如果用户对插入的图表效果不满意的话,可以通过”图表”工具栏来对生成的图表进行修改编辑,方法是:
选中图表对象,然后在工具栏上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【图表】选项,即可打开如图5-51所示的”图表”工具栏,通过它就可以对所选图表的类型、数据区域、各个标题、图例、系列等等方面进行修改,其提供的选项有:
1)【图表对象】选择框:
如图5-52所示,可以从中选择要编辑调整的图表对象;
2)【格式】按钮
:
对所选对象的格式进行设置,包括图案、字体、对齐方式等;
3)【图表类型】选项:
如图5-53所示,可以进行图表类型的更改;
4)【图例】
选项:
设置图表中是否需要显示图例;
5)【数据表】
选项:
设置图表中是否要显示数据表;
6)【按行或按列】
选项:
设置图表中的系列是按数据源的行产生还是列产生;
7)【斜排文字】
选项:
调整图表中系列文字的斜排方向。
[实训内容]
1.上节实训表格,以姓名、高数、英语、语文等列作为数据源区域生成图表。
图表类型选择簇状柱形图。
2.置图表标题、数据轴标题及分类轴标题的字体为黑体、加粗、12号字。
[课后讨论]
1.图表中的图例是起什么作用?
2.系列产生在行及产生在列有
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