岗位说明书撰写指南0410.docx
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岗位说明书撰写指南0410
招金矿业股份有限公司
岗位说明书填写说明
序:
为什么要撰写岗位说明书
一、填写岗位说明书的目的
岗位说明书通过简要的书面陈述,提供有关某一岗位的真实信息,通常包括:
(1)基本信息(包括岗位名称、所属部门、汇报关系等);
(2)目的(概括此岗位存在的原因);
(3)岗位职责;
(4)对教育背景、经验、专业知识和能力等方面的要求;
(5)管控范围和权限;
(6)工作关系。
二、岗位说明书的应用
(1)市场比对分析:
人力资源部门运用岗位说明书来与公开发布的薪酬调研报告中的职位进行对比。
(2)岗位价值评估:
岗位说明书是确定岗位外部价值(竞争力的市场分析)和内部价值(与公司内部的其他岗位进行比较)的基础,通过岗位价值评估,可以将此岗位匹配到相应的薪酬等级体系中。
(3)招聘/职位发布:
岗位说明书中的信息可以用作招聘或岗位发布。
岗位说明书中的信息能够协助雇主辨别合适的候选人并向员工提供岗位相关具体要求。
(4)人岗匹配:
根据员工的能力和岗位说明书中的岗位要求,可帮助企业将员工安排在最合适的岗位上。
(5)职业发展:
岗位说明书可以帮助员工和员工的上级理解企业中不同岗位之间或上下级岗位之间在岗位职责和要求等方面的差异或发展,这将有助于员工职业发展讨论和继任计划。
(6)组织设计:
岗位描述可以帮助企业量化现有组织设计,从而与期望的符合业务要求的组织设计进行比较。
(7)目标设定:
现有岗位说明书为保证上级和员工对岗位基本要求有一致的理解提供了基础。
通过对此的理解,员工的年度目标、针对其个人的额外职责(例如,特殊项目)及具体时间框架可以确定,并在绩效管理表格中记录下来。
三、有效岗位说明书的特点
有效的岗位说明书,要能确保岗位说明书有助于岗位任职者理解并达成岗位目的,岗位说明书的内容应具有以下特点:
(1)涵盖主要职责,而不包括:
-需要花费大量时间来描述的非常具体的活动和流程;
-不能对人力资源工作提供价值的详细活动和流程;
-妨碍岗位描述更新的流程。
(2)强调此岗位需要达到的目标,而不是冗长的堆砌。
(3)明确说明该岗位所需的工作类型和能力水平。
例如,一位中级会计和高级会计的工作类型可能一样,但高级会计的工作可能要承担更多职责、工作内容更复杂,也要求更多的经验和高级技能。
(4)直接了当,“岗位职责”中的每句话都以动词开头。
(5)准确透彻,不要夸大或低估岗位的职责。
(6)简明扼要:
-语句简洁、切题;
-在避免产生歧义的基础上,尽量运用简略且必需的词句。
(7)描述岗位,而不是岗位任职者。
(8)在撰写岗位说明书时,把岗位当成空缺职位或新职位。
四、其他注意事项
(1)不宜包含难以理解的缩写或者术语。
(2)不宜专注于短期的要求/项目,因为这将使岗位说明书很快过时。
(3)不宜以个人能为岗位所作的贡献为基础,因为个人可能:
-对岗位不熟悉,还需要发展必需的技能;
-具备岗位要求之外的经验和技能。
开始撰写岗位说明书
第一部分:
岗位信息
岗位信息主要陈述岗位的基本情况,包括岗位名称、岗位所在部门处室、岗位类别、岗位职级、直接上级岗位、直接上级等内容,其中岗位类别、岗位职级、代码、更新日期、接收、核准暂不填。
具体填写方法如下:
1.岗位名称
按人力资源部统一发放的岗位名称填写(见相关Excel文件)。
2.部门
填写岗位所处的部门。
3.任职者
填写现有岗位任职者姓名,如果现有岗位任职者为多名,则填写多名任职者姓名。
4.直接上级岗位
填写本岗位直接汇报的岗位名称,例如,董事会秘书处投资者关系主办直接汇报岗位为部门主任,则填写“董事会秘书处主任”。
5.岗位序列和岗位职级
不用填写,将由人力资源部统一填写。
第二部分:
岗位目的
岗位目的主要陈述岗位存在的价值和理由,是关于该岗位的主要目标与工作内容的概要性描述。
请尽可能简洁、明确地用一句话说明本岗位的目的。
具体填写方法如下:
工作目的(为了…),工作依据(在/根据…),工作行动+工作对象,工作行动+工作对象……。
例1:
为吸引、保留、激励和开发公司人力资源,根据公司人力资源战略,对公司的人力资源管理活动进行计划、组织、指挥、协调、控制与监督。
(适用于人力资源部负责人岗位)
描述“动作”的词汇可参考附表1。
第三部分:
工作职责
(一)主要职责
主要职责着重描述岗位长期或经常性、或间歇有规律的工作内容,需要回答的问题包括:
为达到岗位目的,工作主要在哪些领域中开展;岗位任职者所负有的职责以及其所要求的最终结果是什么,但在陈述时不包含业绩目标。
1.填写职责时要注意的事项
(1)工作职责代表了工作的主要产出,描述的内容是工作的成果而非过程,请尽量描述该岗位所期望获得的工作成果,而不仅仅是获得成果的方式。
例如,“准确记录来电信息”,而不仅是“记录来电信息”;
(2)工作职责应确保完整且相互独立,描述时要按照重要性或内部流程先后顺序排列,重要职责或依照流程先发生的职责写在前面;
(3)对于应列出的职责数量没有硬性要求,但建议列出3-4个核心职责,2-3个次要职责,总数量一般应保持在6-10项之间;填写时,请将空白行删除。
(4)职责描述力求简洁准确,尽量避免采用模糊性的动词,如“负责”、“管理”、“领导”等;尽量避免采用模糊性的数量词,如“许多”、“一些”等;尽量不用冷僻术语。
2.具体填写方法
填写格式遵循“依据/根据+动作+产出/目标”进行,例如,“根据公司投资项目风险识别和管理办法,对公司投资项目开展独立的尽职调查,为公司投资项目决策提供风险方面的依据。
”
描述“动作”要采用严格的能够明确表达动作含义的动词,动词词汇可参考附表1。
3.不同层级岗位典型职责举例
(1)部门负责人:
通常都负有部门职能管理、部门管理和规划(如部门工作规划、部门制度建设、部门预算管理等)、人员管理和人员发展(如绩效考核、薪酬奖励建议、员工培训等)的职责;
(2)主管:
通常需要完成高级的、复杂的、困难的职能,可能需要指导初级岗位开展工作;
(3)一般员工:
通常需要单独完成某项具体工作,可能需要协助高级专业岗或处室负责人完成高级的、复杂的、困难的职能;
(4)刚入职的员工通常都协助一般员工完成工作。
(二)工作时间比重
对工作时间比重的描述主要是填写完成每项职责所花费时间占全年工作时间的百分比,此处不需要非常精确,只需估计即可,一般可以以5%为单位;但需注意确保所有百分比之和为100%。
(三)关键绩效指标
对关键绩效指标的描述需要关注各项职责的产出及评价工作成绩的标准。
选取绩效指标时,为了保证绩效指标选取的系统性,可以借鉴平衡计分卡的四个维度(财务价值类、客户与市场类、经营效率与流程类、学习与发展类),也可以借鉴TQQRC的五个维度(时间、数量、质量、风险、成本)进行选取。
对于部门层面岗位的关键绩效指标,多以平衡计分卡四个维度为主,员工层面的绩效指标可同时借鉴平衡计分卡和TQQRC。
平衡计分卡的四个维度描述:
(1)财务价值类指标:
指能够反映经营收益结果的指标,如股权投资收入、处置费用、资本回报率等。
(2)客户与市场类指标:
主要指公司内外部客户或市场对公司有关工作、产品或服务在时间、质量、性能和成本等方面的反应,如领导满意度、市场反应的及时性等。
(3)经营效率与流程类指标:
主要指内部经营的准确性、及时性、有效性,内部流程运转的规范性、顺畅性、高效性,以及制度建设的完备性等,如制度的健全性与有效性、文件差错率等。
(4)学习与发展类指标:
主要指人员管理情况、人才培养情况等方面的指标,如绩优员工流失率等。
TQQRC的五个维度描述:
(1)时间:
衡量职责是否在规定的时间内及时完成,如文件入档及时率等。
(2)数量:
衡量职责所要求的工作量,如客户拜访数量。
(3)质量:
衡量职责完成的质量情况,如IT操作准确率。
(4)风险:
衡量职责对应的风险是否得到有效的管理和控制,如工作合规性等。
(5)成本:
衡量职责对应的成本是否得到有效的管理和控制,如部门费用预算执行率。
需要注意的是,不同类别岗位的绩效指标侧重点可能不同,可根据岗位类别的差异性确定关键绩效指标的关注点。
如,业务类岗位的绩效指标更多突出经营业绩,职能类和管理类岗位绩效指标则可能突出提供支持和服务的水平、风险揭示与解决水平、流程运转效率,党群、纪检、安环等岗位的绩效指标可能更突出监督的水平和效果等。
请尽量选取能够可以客观评价的关键绩效指标,尽可能少用主观性的、模糊性的或难以评价的关键绩效指标。
第四部分:
岗位基本任职资格要求
岗位任职资格要求是岗位对于岗位任职者资质的基本要求,也是人才招聘、选拔、上岗的基本要求,通常包括教育程度、工作经验、是否具有某项职业资格、语言水平等。
(一)教育和资质
1.教育程度
教育程度应从两个方面描述,即学历方面和专业方面。
例如,“采矿相关专业,大学本科学历及以上”。
此处填写时应避免出现无法确认的经验和教育要求;同时,可能有不同的专业和教育程度组合起来都能胜任此项工作,此时应首先列出最具有代表性的一项,也可包含其他普遍的选项。
2.资格证书
资格证书应描述该岗位任职者上岗所必须具备的资格证书,如“工程师”、“国家注册会计师”、“人力资源管理师”等。
请注意,如果某资格证书并不是上岗必备条件,但若具备会更有利于工作开展,则请填写“具备**资格为佳”。
例如“具备工程师资格为佳”。
(二)经验
1.工作经验
此处的经验是指能够胜任该岗位所需具备的最少工作经验。
此处应详细说明能胜任此岗位的最基本的工作经验要求,清晰描述其所需经验的类型及年限。
工作经验可以从两个方面描述,即行业经验和某特定领域的经验等。
例如“矿业相关行业5年以上工作经验,选矿相关工作3年以上经验”。
2.管理经验
此处的管理经验主要针对具有人员管理职责的岗位,如部门经理。
此处应描述胜任该岗位所需具备的最少年限的管理经验。
如“具备1年以上人员管理相关经验”。
(三)知识和能力
1.专业知识
专业知识指岗位需要在某一特定领域拥有的事实型与经验型信息。
主要填写岗位任职者开展工作过程中需要运用的专业知识。
例如:
财务部财务会计岗位需要掌握会计处理、核算、记账等相关专业知识。
填写时,除明确填写相应专业知识名称外,还应根据岗位情况客观描述对不同专业知识应具备的不同深度的要求,包括了解、熟悉、掌握、指导、精通等层级。
例如,财务会计岗位的要求为:
“掌握会计记账、核算、记账等相关专业知识,了解财务分析等相关专业知识”。
2.能力
能力指岗位需要结构化地运用知识完成某项具体工作的能力。
例如:
研究与分析能力、沟通能力、组织协调能力、问题解决能力等。
员工岗位请选择填写不超过六项对该岗位来说最重要的能力,经理级岗位请选择填写不超过八项对该岗位来说最重要的能力。
能力选取可参考附表4。
同样的,填写时,除明确填写相应能力名称外,还应根据岗位情况客观描述对不同能力应具备的不同深度的要求,包括初级、中级、高级、指导级、专家级等层级。
填写时,在能力项后采用“(**级)”的方式填写。
例如:
“沟通能力(高级)”。
第五部分:
管控范围和权限
工作权限主要指该岗位对下属管理范畴的陈述,主要包括对直接下属的人事管控权限,以及岗位具有的财务及人员管控范围。
1.直接下属管控权限
描述该岗位对直接下属是否具有解雇/雇佣、薪酬/业绩评估、晋升/降级、内部调动方面的相关权限,若有,是建议权还是决定权。
请直接在相应权限后面打“”。
2.财务及人员管控范围
(1)财务审批权限:
岗位是否具有财务审批的权限,如果有,最高审批金额为多少;
(2)直接下属人数:
直接下属是指直接向该岗位汇报的岗位任职者人数,以实际在职人数为准;
(3)间接下属人数:
指该岗位通过其直接下属(或直接下属的下属等)管理的岗位,该岗位并不直接对间接下属进行绩效考核和薪酬建议,但具有最终的决定权和否决权。
在填写时,不含直接下属的人数,可以用该岗位管理的所有下属人数减去直接下属人数;
(4)下属人数合计:
岗位管理的所有下属,包括直接下属和间接下属。
例:
某部门负责人岗工作权限
直接下属管控权限
财务及人员管控范围
雇佣/解雇
无
建议
决定
财务审批权限:
10
万元
薪酬/业绩评估
无
建议
决定
直接下属人数:
2
人
升/降级
无
建议
决定
间接下属人数:
8
人
内部调动
无
建议
决定
下属人数合计:
10
人
第六部分:
工作关系
工作关系主要包括内部关系和外部关系。
在描述工作关系时,请尽量描述联系较多或较为重要的一些组织或岗位。
1.内部关系:
通过组织内部关系的描述,可以帮助确定岗位在组织内的相对位置。
(1)直接上级岗位:
填写该岗位直接汇报的上级岗位名称。
(2)间接上级岗位:
填写该岗位直接上级的直接上级岗位名称。
(3)直接下级岗位:
填写向该岗位直接汇报的下级岗位名称,如果直接下级岗位很多,则可归类填写,如某处负责人岗位的直接下级岗位可填写为“某处所有岗位”。
在这里需要注意的是,并不是职务级别低的岗位就是下级岗位,如业务经理和业务员直接汇报给某处负责人,业务员则不是业务经理的直接下级。
(4)本部门相关岗位:
填写该岗位有日常工作联系的同部门的其他岗位。
(5)其他相关部门岗位:
填写与该岗位有日常工作联系的其他部门相关岗位;若岗位在日常工作中与各部门均有工作联系,则在其他部门相关岗位处填写“各部门相关岗位”。
(6)其他部门相关上级岗位:
填写与该岗位有日常工作联系的其他部门相关岗位的直接上级岗位。
如果岗位并未与其他部门相关岗位的直接上级发生直接的工作联系,则不需要填写其他部门相关直接上级,填写时,请将其删除,并取消单元格边框颜色。
2.外部关系:
指公司以外的与该岗位工作相关的组织,通常会有政府、客户、供应商、合作伙伴等。
此处需要注意的是,公司以外的所有法人或个人都属于外部关系,包括同属于一个集团公司的全资子公司,也属于彼此的外部关系,但分子公司对于集团而言则为内部关系。
例:
某劳资管理员岗位工作关系
1、内部关系
2、外部关系(如供应商、政府机构、合作伙伴等)
第三方中介机构、劳动保险处等
第七部分:
工作环境
工作环境是指岗位任职者工作所在的场所及其安全性。
1.工作场所
工作场所应从工作地点、在该场所工作的频率或时间几方面描述。
例如,总部安环部某安全员的工作环境为“办公室(大多数时间)、井下(每月2-3次)”,分子公司某安全员的工作环境为“井下(约50%)、办公室(约50%)”。
2.危险程度
危险程度主要描述该岗位所从事工作的危险程度,以高、中、低三个级别进行描述。
第八部分:
签字
1.撰写人签字:
即岗位说明书的撰写人签字。
2.部门审核人签字:
审批此岗位说明书的部门审核人签字(一般为部门负责人,对于部门负责人及以上岗位,由其直接上级签字)。
3.HR审核人签字:
即人力资源部门负责岗位说明的人员的签字。
4.日期:
签字日期。
附表1:
岗位目的及工作职责动词使用参考表
安置安排报送保全保障保持办理编辑编制报审报批报告参考参与操作测评测试促进促使承办承担陈述筹划储备处理处置创建搭建达成调研调动调查督促督导对照发起发掘发展发行发现发布反馈防范分析分发分配分类改善跟踪构建沟通贯彻规划规定鼓励获得核准合作回应汇总化解回收给予加强建议建立解释揭示监督监测监管监控交办交付检查进入决定纠正开展考察考核控制落实了解联系拟订培训批准平衡评价评估评定配合配置聘请派遣签署签发取得确保确定确认起草清理认同送达筛选商议收集设置设计设限设定识别申报审阅审查审核审定审批审计受理授权授予使用实施讨论探讨填充推荐推进推动提出提交提供听取统计通知完成维护委派协助协调吸引选择宣传修订研究验证优化应对赢得预测运用增进找出掌握掌控证明主持准备制定执行指示指明指导指派支持制订整理追踪总结
附表2:
能力参考表
完成任务能力
影响力、主动性、思维灵活性、学习能力、研究与分析能力、计划能力、问题解决能力、应变能力、信息收集与检索能力、创新能力、环境适应能力、逻辑推理能力、讲演技能、谈判技能、项目管理能力、项目实施能力、时间管理能力、会议组织能力、目标管理能力、指导和培训能力、委托能力、自律能力、公关能力、监督控制能力、组织能力、责任心、执行能力、危机处理能力、调查研究能力、文字表达能力、口头表达能力、流程控制能力、倾听能力、风险管理能力、供应商管理能力、协调能力、商业敏锐度、并购支持能力、业务支持能力、技术应用能力
人际交往能力
团队合作能力、客户服务能力、人际理解力、建立良好关系能力、冲突解决能力、沟通能力、组织协调能力
个人素质能力
自我发展能力、自信心、压力管理能力、分析判断能力
管理能力
团队建设能力、有效激励能力、有效授权能力、人员管理能力、知人善任能力、控制能力、预算管理能力、决策制定能力、领导能力、前瞻能力、战略性规划能力、开拓进取能力、管理变革能力、确立工作重点能力、资源分配能力、组织协调能力、决策制定能力、启发引导下属能力、运营优化能力、风险承受能力、商业公关能力、政府公关能力、商业敏锐力、财务敏锐力、危机管理能力、机遇把握能力
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