东莞市档案局.docx
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东莞市档案局.docx
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东莞市档案局
东莞市档案局
东档〔2009〕33号
关于向东莞市档案馆报送
档案目录电子数据的通知
各镇人民政府(街道办事处)办公室,市直各单位办公室,中央和省驻莞有关单位办公室:
根据《广东省档案条例》第三十八条关于“专门档案馆、部门档案馆、企业事业单位档案馆以及其他档案机构,应当定期向本地区综合档案馆报送档案的电子目录”的规定,为加强我市档案信息资源的收集管理工作,做好市档案馆与各单位档案室之间的档案信息资源有序整合及衔接,我局决定,从2009年起,市档案馆通过东莞市电子档案馆管理平台定期接收各镇街、市直各单位的档案目录电子数据,具体要求如下:
一、报送电子数据的范围:
凡列入市档案馆接收范围的副处级以上立档单位形成的属永久、长期(含三十年)保存的文书档案文件级目录。
以案卷为档案组织及保管单位的,还应报送案卷级目录。
其他门类档案的电子目录数据暂不要求报送,以后另行通知。
二、报送电子数据的时间:
2009年9月30日前,报送2008年度以前(不包括2008年)所有文书档案(包括立卷归档、单件归档)的档案目录电子数据;2009年11月30日前,报送2008年度文书档案目录电子数据;从2010年开始,每年8至10月向市档案馆报送当年新增的档案目录电子数据。
三、报送电子数据的质量要求:
文书档案案卷级和文件级目录的著录应符合《档案著录规则》(DA/T18-1999)的有关要求。
报送的电子数据必须著录的项目详见附件1。
报送单位应对电子数据内容、结构等进行检验,确保数据规范、准确、完整和无病毒。
四、报送电子数据的流程:
根据网络和使用档案管理软件的情况不同,立档单位可根据本单位实际情况采取下列形式进行报送。
1、已接入政务网,并使用万维档案管理软件的立档单位。
首先在档案管理软件生成待报送的电子数据,然后登录到“东莞市电子档案馆管理平台”,将数据报送。
使用单机版档案管理软件的立档单位,可在辅助功能模块生成待报送电子数据包;使用网络版档案管理软件的立档单位,可在系统管理的数据移交模块生成待报送电子数据包。
报送的详细操作参看《东莞市电子档案馆管理平台培训教材》。
档案管理软件的具体版本情况可联系软件供应商进行确定。
2、已接入政务网,未使用万维档案管理软件的用户。
属于本情况的立档单位,无论是使用其它档案管理软件,还是直接在EXCEL、WORD上管理档案目录的,可通过下载电子数据报送中间库接口(中间库接口结构及下载方式请参见附件2的“ 档案目录电子数据交换格式与数据库结构”),将属于报送范围的数据导入到电子数据报送中间库中,形成待报送的电子数据,然后登录到“东莞市电子档案馆管理平台”,将数据进行报送。
3、未接入政务网,但使用万维档案管理软件的用户。
首先在档案管理软件生成待报送的电子数据,然后写入CD-ROM光盘载体后,脱机移交到市档案馆。
由市档案馆相关人员将数据导入到“东莞市电子档案馆管理平台”,完成档案目录报送工作。
立档单位移交时应在载体或包装物上贴上标签,样式详见附件3的“档案目录电子数据报送标识标签式样”。
4、未接入政务网,也没有使用万维档案管理软件的用户。
属于本情况的立档单位,无论是使用其它档案管理软件,还是直接在EXCEL、WORD上管理档案目录的,可通过下载电子数据报送中间库接口(中间库接口结构及下载方式请参见附件2的“ 档案目录电子数据交换格式与数据库结构”),将属于报送范围的数据导入到电子数据报送中间库中,形成待报送的电子数据,将其写入CD-ROM光盘载体中,脱机移交到市档案馆。
由市档案馆相关人员将数据导入到“东莞市电子档案馆管理平台”,完成档案目录报送工作。
立档单位移交时应在载体或包装物上贴上标签,样式详见附件3的“档案目录电子数据报送标识标签式样”。
一般情况下,报送单位不应再对电子数据进行二次加密或压缩处理。
5、通过“东莞市电子档案馆管理平台”进行网上报送的立档单位在报送完成后,可通过“东莞市电子档案馆管理平台”中的目录中心子系统查询报送办理进度。
办理情况显示为“已接收”的,表示数据报送成功,立档单位可通过系统打印《档案目录电子数据报送、接收交接文据》及《接收档案目录数量统计表》各一式两份,并在报送完成的30天内提交到市档案馆,由市档案馆填写相关接收意见并签字盖章。
交接手续办理完毕后,双方各执一份,归档保存。
办理情况显示为“已退回”的,表明数据报送不成功,立档单位可联系市档案馆,查询退回原因,重新进行上报。
6、使用光盘、磁盘等载体报送电子数据时,立档单位需要填写《档案目录电子数据报送、接收交接文据》一式两份(详见附件4),并签字盖章。
市档案馆在接收时应仔细检验核对所接收的电子数据,经接收无误后,打印《接收档案目录数量统计表》一式两份,并在《档案目录电子数据报送、接收交接文据》上填写相关接收意见,签字盖章。
报送手续办理完毕后,双方各执一份,归档保存。
五、其他要求:
1、报送涉密档案目录电子数据时,不得采用网络传输的方式,必须采用CD-ROM光盘载体脱机移交的方式进行报送。
2、报送单位应对所报送的电子数据真实性、准确性负责。
3、东莞市档案局负责对电子数据的报送进行监督指导。
请按照上述要求,及时、认真向市档案馆报送电子数据。
具体执行过程中有不清楚的地方,请联系市档案局档案管理科、档案信息技术科。
联系人:
梁志峰、朱联璧联系电话:
22832778、22839790。
附件:
1.档案目录著录必选项目一览表
2.档案目录电子数据交换格式与数据库结构
3.档案目录电子数据报送标识标签式样
4.《档案目录电子数据报送、接收交接文据》及《接收档案目录数量统计表》
二○○九年八月二十六日
附件1
档案目录著录必选项目一览表
目录类型
著录必选项目
立卷归档
案卷级目录
全宗号目录号案卷号案卷题名所属单位年度起始时间终止时间期限
以卷为单位整理的文件级目录
全宗号目录号案卷号卷内号文件字号(机关代字)文件年度文件编号文件标题责任者成文日期密级页次页数
单件归档
以件为单位整理的文件级目录
全宗号类别年度机构期限件号文件字号(机关代字)文件年度文件编号题名责任者成文日期密级页数
附件2
档案目录电子数据交换格式与数据库结构
一、中间数据库名及下载方式
1、中间数据库名:
AC_thirdPartArcInterdb.mdb
2、下载方式:
Ø通过东莞档案信息网“档案室业务”栏目的资料下载页面进行下载。
(下载网址:
Ø通过登陆东莞市电子档案馆管理平台的“目录中心”子系统进行下载。
二、数据库名及数据库表集
数据库名:
AC_thirdPartArcInterdb.mdb
数据库表集:
序号
表名
描述
1
DAML
(立卷归档)文书档案目录
2
DAAJMU
(立卷归档)文书档案案卷目录
3
DAJNMU
(立卷归档)文书档案卷内目录
4
N_DAList
(单件归档)文书档案归档文件
二、数据库AC_thirdPartArcInterdb的表结构
目录级数据结构
表名:
DAML
序号
字段名
描述
数字类型
字段长度
值是否必需
1
QZH
全宗号
字符
20
是
2
MLH
目录号
字符
20
是
3
MLMS
目录描述
字符
50
否
案卷级目录数据结构
表名:
DAAJMU
序号
字段名
描述
数字类型
字段长度
值是否必需
1
QZH
全宗号
字符
20
是
2
MLH
目录号
字符
20
是
3
AJH
案卷号
字符
20
是
4
AJTM
案卷题名
字符
250
是
5
SSDW
所属单位
字符
200
是
6
DAND
年度
字符
20
是
7
QSSJ
起始时间
字符
20
是
8
ZZSJ
终止时间
字符
20
是
9
QX
期限
字符
50
是
10
DALB
档案类别
字符
50
否
11
DABK
备考
字符
200
否
以卷为单位整理的文件级目录数据结构
表名:
DAJNMU
序号
字段名
描述
数字类型
字段长度
值是否必需
1
QZH
全宗号
字符
20
是
2
MLH
目录号
字符
20
是
3
AJH
案卷号
字符
20
是
4
JNH
卷内号
字符
20
是
5
WJZH
文件字号(机关代字)
字符
50
是
6
WJND
文件年度
字符
20
是
7
WJBH
文件编号
字符
20
是
8
WJBT
文件标题
字符
800
是
9
ZRZ
责任者
字符
400
是
10
CWRQ
成文日期
字符
20
是
11
MJ
密级
字符
50
是
12
YC
页次
字符
20
是
13
YS
页数
数字
4
是
14
FJ
附件
字符
400
否
15
FLH
分类号
字符
50
否
16
ZTC
主题词
字符
100
否
17
FZ
附注
字符
400
否
以件为单位整理的文件级目录数据结构
表名:
N_DAList
序号
字段名
描述
数字类型
字段长度
值是否必需
1
QZH
全宗号
字符
50
是
2
LB
类别
字符
50
是
3
ND
年度
字符
50
是
4
JG
机构
字符
50
是
5
QX
期限
字符
50
是
6
JH
件号
字符
20
是
7
WJZH
文件字号(机关代字)
字符
50
是
8
WJND
文件年度
字符
20
是
9
WJBH
文件编号
字符
20
是
10
TM
题名
字符
800
是
11
ZRZ
责任者
字符
400
是
12
CWRQ
成文日期
字符
20
是
13
MJ
密级
字符
50
是
14
YS
页数
数字
4
是
15
ZTC
主题词
字符
400
否
16
FLH
分类号
字符
400
否
17
FJ
附件
字符
400
否
18
FZ
附注
字符
400
否
附件3
档案目录电子数据报送标识标签式样
全宗单位
全宗代码(档案馆代码)
数据库文件名
所报送的档案目录范围
报送的数据条数
案卷级:
条;文件级:
条
报送时间
年月日
报送经办人:
联系电话:
附件4
档案目录电子数据报送、接收登记表
编号:
报送单位
全宗号:
报送方式
□网上报送□光盘磁盘□[其他]
报送目
录内容
补充
内容
接收
意见
接收单位
接收人员
接收日期
地址:
市行政办事中心西楼8楼
联系电话:
22832778
网址:
http:
//19.104.240.9/DAJ_BaseConfig/Login/login.aspx
接收档案目录数量统计表
全宗号
目录号
归档方式
目录内容
案卷数
件数
主题词:
档案馆 电子数据△ 报送 通知
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