年会策划.docx
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年会策划.docx
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年会策划
1会议策划者在策划会议时需要考虑的事项大致如下:
A、预计召开会议的日期;
B、会议预计召开几天;
C、打算在什么地方召开会议;
D、会议形式或程序是什么;
E、需要多大的场地;
F、将有多少人到会;
G、会议预算是多少;
H、打算选用什么级别的酒店和设施;
I、打算选用最高级的房间标准是什么;
J、谁来制作会议邀请函;
K、会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品;
L、会议的发言人有哪些;
M、会议需要什么样的视听设备;
N、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
O、与会者是否可以携带家属;如何为与会者安排一些特别活动;
P、如何为与会者及其家属安排一些特别活动;
Q、会议的整体流程安排;
R、会后旅游安排;
S、会议代表的返程等等
2.需要留出多少策划的时间?
要使一个会议取得成功,前期策划是关键之一,应该用多少时间来策划呢?
在决定需要花多少时间策划时,首先要列出你所需要的全部项目,规划出每个项目要占用的时间,并考虑所要达到的最终目标。
哪些事必须做到,才能使活动圆满举行?
要在日历上以倒计时的方式标出预期的活动日程。
时间上要留有余地。
应该花费一定的时间来考虑并确定符合实际的时间安排。
要给自己足够的时间赢取最佳效果。
有没有什么因素会使你无法在截止日期前完成工作?
比如,节假日期间供应商休息或者截止日期之间有冲突都会影响你的进程。
要注意和了解供应商的时间安排。
另外,还要了解你打算邀请的嘉宾或发言人的时间安排。
会不会有一些
重要人物难以邀请到?
或者安排上有冲突?
总之,如果可能,应尽量提前安排。
3.会议筹备方案需要包括哪些内容?
会议筹备方案是会议的预演,通过想象和策划,将计划全过程形成文字,以便安排布置会议事宜。
会议方案的内容一般包括以下内容:
A、确定会议名称
B、确定与会人员
C、确定时间地点。
D、确定会议通知内容
E、会议通知跟进落实程序与要求
F、会场布置要求
G、会议文件资料种类、内容、要求
H、会议设备和用品种类、要求
I、会议后勤安排
J、会议记录安排
K、会场服务安排
L、会议预算安排
M、议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人
N、其他注意事项
4.会议策划第一步:
设立会议目的明确会议定
设立会议目的明确会议定位
策划一个会议,无论其规模大小,类型如何,第一步需要做的就是设立会议目的,明确会议定位。
为什么呢?
首先,目标为会议的主旨和会议的类型提供了一个良好的基础。
正确评估而且时刻牢记与会者的需要是非常重要的。
与会者出席不同会议时,他们的需要是不同的。
因此,作为会议策划人员,首先要明确会议目标,了解会议的定位。
其次,会议的目标是会议的终极目的,是会议各项工作的指挥棒。
第三,目标应该会议日程安排和内容的基础。
会议有哪些目的?
会议的目的千差万别,大致可以划分为四个区域:
A、继续教育:
技能培训、学习知识、讨论问题等
B、人际关系:
增加人际交流、分享行业资询、引入新人新事等
C、表彰奖励:
嘉奖优秀人员、激励人员斗志等
D、商业赢利:
展览会、战略讨论会、新产品新服务发布会等
5.各类会议要达到的一些目标(范例)
一般会议
A、提供产品或公司的最新信息
B、办公室外的聚会
C、交流观点
D、寻找解决现存问题的办法
E、推出一项新产品
F、提供培训
公司会议
A、答谢员工
B、答谢客户
C、答谢供应商
D、颁奖宴会
E、供应商和本公司员工的聚会
F、推出新产品
G、为本公司所提倡的筹款活动提供支持
H、扩大公众知名度
I、扩大品牌知名度
J、里程碑式的纪念
大型会议
A、汇集各类人物,交流信息和观点
B、推出新产品
C、表彰销售业绩
D、是汇集员工、销售人员、供应商、客户和商人的机会
奖励会议
A、庆祝销售业绩的增长
B、激励表彰优秀员工、客户、经销商
C、汇集高级销售人员商讨未来策略
D、促进高级销售人员和高层管理人员在工作以外的沟通
E、取得员工家属和合作伙伴的支持
特殊会议
A、吸引媒体关注
B、扩大公众知名度
C、吸引新客户
D、推出新产品
E、表彰
F、答谢
6.会议的组织机构有哪些?
一般来说,会议的组织机构有以下组成部分:
A、主办单位
B、承办单位
C、协办单位
D、支持单位
E、合作媒体
7.成立会议筹委会
策划一个会议有很多工作要做,一个人是很难胜任的,所以大部分时候需要成立会议筹备委员会。
会议筹委会的职责和工作一般有:
A、确定会议目标
B、会议选址
C、定义与会人群
D、确定会议持续时间
E、确定会议日期
F、调配资源
G、选择后勤人员
H、批准预算
8.会议准备工作的13个事宜
(1)明确开会的目的
(2)确定会议形式
(3)确定与会人员名单
(4)确定会议规模
(5)设计会议议程
(6)选择开会时间
(7)布置会场
(8)会议通知
(9)座位安排
(10)准备会议资料
(11)准备会议用品
(12)考虑与会人员膳食
(13)制定会议规范
9.会议形式有哪些?
什么是会议的形式?
简单地说就是会议日程的进行方式。
大多数会议以全体大会开始,简称全会。
有些会议选择以前一天晚上的欢迎招待会或晚宴开始,正式会议于次日上午举行。
有些则选择以正式早餐开始,早餐后安排有嘉宾发言人或主要发言人演讲。
总的来说,会议的形式有:
A、全体大会
B、研讨会
C、论坛
D、座谈会
E、专题讨论会
F、座谈小组
G、讲座
H、学术讨论会
I、玻璃鱼缸式会议
J、辩论会
K、角色扮演
L、网络会议
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