档案管理文档与档案实务.docx

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档案管理文档与档案实务

文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则、体式。

从使用范围来看，文书可划分为私人文书和公务文书两大类。

私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等；公务文书即公文，是指政府机关、社会团体、企事业单位从事公务交往活动的文书。

　　公文是公务文书的总称。

文件则有两种含义：

一是指政府机关、社会团体和企事业单位的正式发文；另一是指反映职能、政策、技术、活动等具有保存、查考价值的文字或声像材料，如工作总结、会议记录、重要活动的录音、录像、照片等。

　　档案是指使用过的、已经办理完毕、具有保存价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。

　　文书与档案实务是文员和秘书重要的、基本的工作任务。

每一个文员必须能够掌握并熟练操作。

　　1．公务文书的特点和作用

　　公务文书的作者是党政机关、社会团体和企事业单位及其负责人。

公务文书的这些特定的作者必须依据党和国家的方针、政策、法令，在法定的职责范围内制作文书，不能越权越轨发布公文。

　　公务文书体现的是领导机关和职能部门的工作意图和规定要求，反映各项工作的进程和效果，其内容具有有效性，其中部分还具有权威性。

　　公务文书在制作上应该按常规的格式和各种类的结构写作，在处理上有一定的程序和制度。

包括拟稿、审核、签发、缮印、收发、登记、批办、立卷、归档等环节。

撰制和处理公务文书的全过程，就是文书工作。

　　2．公务文书的种类与格式

　　2．1公文性文书的种类

　　按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院所规定的行政公文共有13类14种：

　　①命令（令）；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。

　　2．2公文的格式

　　（有文件样式）

　　公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。

（1）版头。

将发文机关的全称或规范化简称加上“文件”（也可省去）二字，用红色大字居中套印在公文首页上端。

（2）发文字号。

由机关代字、发文年度、发文顺序号组成，发文年度加括号。

下方用红线与标题隔开。

　　（3）印刷顺序号。

即公文份数的顺序号，标注在公文首页左上角。

　　（4）密级。

分绝密、机密、秘密三级，标注在公文首页左上角、印刷顺序号下方。

　　（5）紧急程度。

“急”或“特急”，标注在公文左上角，密级下方。

　　（6）签发人姓名。

标注在发文字号右侧。

此项只在报告和请示中出现。

　　（7）公文标题。

一般由发文机关、事由和公文种类组成。

　　（8）主送机关。

指收受、办理公文的单位，写在正文之前，标题之下，顶格。

　　（9）正文。

公文的主体部分，写文章的具体内容。

　　（10）附件。

正文内容的辅助部分。

其标题置于正文之后、发文机关名称之前。

　　（11）发文机关。

指制作公文的单位，使用机关的全称或规范性简称。

　　（12）成文日期。

成文日期以公文签发或会议通过日期为准，写于公文末尾，发文机关右下方。

　　（13）机关印章。

用印位置在发文日期上面，上不压正文，下要骑年盖月。

除有特定版头的普发性文件外，正式行文都应加盖机关印章。

　　（14）注释。

校注于成文日期之下，主题词之上的偏左位置。

它是对正文中有关名词术语的注解，用以说明正文中不便于说明的事项。

　　（15）阅读（发送）范围。

加括号标注在成文日期的左下方。

　　（16）主题词。

概括地表述公文内容和归档的规范词，标引在公文最后一页的下端，抄报、抄送单位上端。

　　（17）抄送单位。

包含抄报、抄送、抄发单位。

　　（18）印发说明。

内容包括公文制发部门、印发日期、印发份数。

　　3.文书处理的内容和方法

　　文书处理的内容和基本任务包括：

（1）发文：

从文书起草、修改、审核、签发到印制、发出的一系列处理环节。

（2）收文：

从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。

　　（3）管理：

平时管理、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。

　　（4）立卷归档：

整理立卷、归档保存的处理环节。

　　3．1收文处理

　　文秘人员收到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括：

（1）签收和拆封。

文秘人员在送来的《文书投递单》或《送文登记簿》上签字，需要认真核对和清点，做到四个“查清”：

∙查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；

∙查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；

∙查清文件封口是否破损，包装是否牢固；

∙查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

　　文书人员只是对写明由本机关或本部门收启的封件进行拆封；写明某某领导人“亲收”、“亲启”的封件，则应由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

　　拆封文件要细心，不要撕毁封内文件，要将封内的文件取干净，然后检查文件是否齐全。

对于重要作者的亲笔信封，应予以保存。

对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。

（2）登记。

对文书进行登记，便于进行收文数量统计及以后的查考利用。

收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式三种。

登记项目主要有：

顺序号、收到日期时间、来文单位、来文字号、标题、密级、份数、承办单位、签收、复文号、归入卷号、备注等。

　　（3）分送。

分送的原则是：

∙属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

∙属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

∙分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；

∙便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

∙在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。

在进行文件传阅时，应以文秘人员为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文秘人员，注销后再由文秘人员送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。

　　（4）拟办。

文件的拟办是指文秘人员对来文的处理提出初步意见或建议，供领导人批办时参考。

为方便领导人查阅有关政策性文件，文秘人员可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。

　　（6）批办。

是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

签署在《公文处理单》的“领导批示”一栏中。

批明传达的范围、方法和时间；或批明承办部门、人员和期限、要求；或提出具体措施和步骤。

批办应写明姓名和日期。

文秘人员根据批示内容，拟定办文程序。

　　（6）承办。

指机关有关部门或人员按照来文的要求，或领导批办意见进行具体工作或办理复文。

对公文的办理，可以由受文单位或个人承担，也可以由其他单位或个人承担。

方式有：

传达承办、专案专办、答复承办等，承办应该注重时效，分清主办与协办，分清复文与不复文。

　　（7）催办。

指文秘人员对必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

要明确责任，谁负责谁催办，可采用递交催办单、电话催办或派人催办的办法，并作好催办记录。

　　（8）注办。

文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果，内容有承办单位、时间、结果、承办人、回复的方法、日期等项。

　　3．2发文处理

　　文秘人员人员根据单位需要向外或向内发文，包括两种情况：

向外单位或者本单位的各部门发出文件，称为制发；将收到的文件转送至有关部门，称为转发。

其一系列程序即为发文处理过程。

（1）拟稿。

是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

（2）核稿。

是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。

要做到“六查”：

∙查是否需要行文，以什么名义行文。

∙查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。

∙查要求和措施是否明确具体，切实可行。

∙查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

∙查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。

∙查公文格式是否符合规定。

　　核稿一般先对文稿进行通读，看出其主要意图和存在问题，然后对文稿逐字逐句细审。

如果发现问题，则可退回，或协商，或修改。

　　（3）签发。

指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

一般由主要领导人或具体分管的副职领导人签发，也可由文秘人员长、办公厅（室）或部门负责人签发。

联合发文或内容涉及到其他部门的公文，要实行会签。

签发时应在发文稿纸的签发一栏写明意见，亲署姓名、日期。

　　（4）编号。

已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。

发文字号的机关代字是统一编制，且长期稳定。

由领导人签署的公布性公文可按领导人的任职期限连续编号，其他公文一般按年度编排序号。

　　（5）缮印，指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

急件要先打印，保密件应指定专门的印刷单位打印，并派人监印和履行签字手续。

　　（6）校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

校对有单人校、双人校、多人校、通校。

普通文件应两校一读，重要文件三校一读，校对符号及其用法应该按照《中华人民共和国专业标准》执行。

公文印好后还应认真校对，以保万无一失。

　　（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。

要注意：

∙文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。

∙文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。

∙文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。

∙要核实份数，超过份数的不能盖印。

　　（8）登记。

一切发出的文件，均应进行登记，主要是为了便于对文件的管理和查找等。

发文登记用簿式登记，项目为：

顺序号、发出日期、发文字号、文件标题、附件、成文日期、密级、缓急时限、份数、主送机关、抄送机关、签收人、归卷日期、归入卷号。

　　（9）分发。

指对准备发出的文件进行分装和发送。

应注意：

∙分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。

入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。

∙邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。

机关的名称要写全称或者通用的简称。

∙发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用浆糊或胶水封实，不要用书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。

∙文件装封后，应及时发送。

收文处理程序

　　4.文书管理的内容和要求

　　文秘人员在做好收文和发文的基础上，要进行文书管理，内容包括对文书的数量管理、质量管理、时效管理、保密管理，以及文书的立卷与归档管理等，使得各种文书既方便查找、调阅，又妥善归类，不遗失，不泄密。

　　4．1文书数量、质量、时效管理

　　文书数量管理的要求是精简文件，可发可不发的文件坚决不发，可以面谈、电话的书面记录代替行文，或在报刊杂志上公布，以代替层层行文。

　　文书的质量管理要求保证文书在内容上正确、可靠，符合政策和事实；在文字上、格式上准确、规范，不出差错。

　　文书的时效管理要求尽可能缩短文书处理每一道环节的周期，不延误、不推诿，及时反馈和办理。

　　4．2文书的保密管理

　　文书保密管理的内容包括：

　　确定密级和保密期限。

应该区分国家秘密、商业秘密、组织内部秘密等，列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。

由于客观形势变化，或从全局衡量公开后更有利于工作的，应及时变更密级、期限和解密。

　　还包括密级和保密期限的标注、密件的缮印和校对，密件的传递，密件的签收、登记和传阅，密件的保管和复制、密件的清退，密件的销毁等环节。

　　4．3文书立卷与归档

　　文秘人员对已经办理完毕的文书，挑选具有保存价值的，按照某种规律组成案卷即为文书立卷。

立卷有利于文书的完整与安全，是进行档案管理的基础，也便于日后对文书的查考和利用。

　　5.档案收集的对象和制度

　　文秘人员及档案部门人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的，但有保存、查考价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。

应该收集的文书资料大致有以下几类：

∙重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导人讲话、重要发言、录音带、照片等；

∙上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等；

∙代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿；

∙本单位的与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书；

∙反映主要业务活动的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料；

∙与有关单位签订的合同、协议书及其他来往文书；

∙干部任免、职工奖励、处分以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料；

∙本单位及下属单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信的文件材料；

∙反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、录像带以及编辑的出版物等；

∙财产、物资、档案等的交接凭证；

∙不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条例、规定、通知等；

∙下级单位报送的报告、统计报表等。

　　不需要收集和归档的材料有以下几类：

∙重份文件（特别重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；

∙无查考价值的事务性、临时性文件（如一般会议的临时通知、洽谈工作的介绍信、节假日的放假通知等）；

∙未经签发的文电草稿、一般文件的历次修改稿、铅印文件中除主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿之外的各次核对稿；

∙无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问、建议的群众来信；

∙单位内部互相抄送的文件材料；

∙本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料；

∙不需贯彻执行和无查考价值的会议文件材料；

∙下级单位任免、奖惩非本单位员工的材料；

∙越级和非隶属单位抄送的不需办理的文件材料；

∙外单位征求意见的文件未定稿。

　　文秘及档案人员在收集档案时，应该做到：

（1）严格执行收发登记制度和立卷归档制度。

认真做好文书的登记、清退和归档工作，仔细核对、检查各种细节。

（2）注意收集零散文书。

除了规范的归档制度以外，文秘人员和档案人员要留心收集散落在外、在个人手中的文书，并配合一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。

　　（3）落实归档工作的岗位责任制。

文秘人员和档案人员要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；专人负责收集外出带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。

　　6.立卷归档的标准和做法

　　6．1立卷归档要求

　　文书部门和或其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷，定期移交给单位档案室或档案人员集中保存，并应该形成一定的制度。

包括三方面：

（1）归档范围。

凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档；

（2）归档时间。

办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。

特殊文件可根据具体情况适当延长时间；

　　（3）归档要求。

凡是应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。

　　6．2文书立卷标准

　　文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷：

（1）按问题特征立卷。

将反映同一问题的文书组成案卷。

这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

如“关于某型号产品”可以将开发设计、工艺安排、加工制造、商标包装、产品销售、附加情况等方面资料组合在一起立卷。

（2）按作者特征立卷。

以同一作者为标准将有关材料组合成卷的方法。

，这些作者可以是法定组织或某一机构，可用于上级来文和本单位文书的立卷工作，反映同一作者的活动和文书来源、行文关系以及文书的重要程度。

　　（3）按文种特征立卷。

按照同一文种名称为标准将文书组合成卷。

不同的文种具有不同的适用范围和作用，立卷可反映单位的不同活动方式，但有时单独以这种标准分成“会议纪要卷”、“通知卷”等无实际意义，应与其他形式的立卷标准组合使用，如“某某公司的经济合同卷”、“某某公司的销售网点报告卷”等等，才会具有实际使用价值和便于查找。

　　（4）按时间特征立卷。

以文书形成或文书内容的时间为标准组合立卷。

工作性计划的形成时间要早于内容时间，而工作总结的内容时间又早于形成时间。

类别较广的材料不适合用形成时间立卷，适合用于内容针对的时间性强，针对的时间比较明确的文书。

一般公文以成文日期为标准；计划、总结等以内容针对的时间为标准；跨年度办理完毕的公文，以办结时间为标准；跨年度的往来文书，以本单位发文或复文时间为标准；涉及到专业性的文书以专门年度为标准，如教学年度等。

　　（5）按地区特征立卷。

以文书的地区、地点和部位因素为标准组合立卷，将涉及同一地区的文件组成案卷，可以反映该地区的工作情况和有关地区问题的处理。

其作者往往是领导一个区域的单位，对下属机构来文的组卷。

如“某公司广东地区销售情况表”。

　　（6）按通讯者特征立卷。

以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。

如问函与复函，请示与批复等用通讯者特征立卷。

如“某合资企业与某国某企业就开展商务活动的往来函件”。

按通讯者特征组卷与作者不同，只有两个作者就某共同问题进行工作联系、磋商所形成的往来文件才可以列入，而不包括两个作者各自的其他发文。

　　立卷的六个特征的运用，是文件之间联系的具体体现，文件之间的联系是多方面的，不可能只采用一种固定的模式组卷。

因此在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。

　　6．3立卷类目的编制

　　立卷类目也叫案卷类目，是指在一年的实际文书尚未形成以前，根据单位各项活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文书按照立卷要求和方法事先编制成的一个立卷规划，事先拟制出来的归卷条目。

　　立卷类目主要由类名和条款两部分组成：

（1）类名。

即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称，如工交类、城建类、财贸类、生产类、技术类、销售类、广告类等等。

（2）条款。

即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。

　　条款顺序排定以后，依次编上顺序号。

如第一类第一条为“1—1”、第二类第二条为“2—2”等等。

　　立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，是平时文件归卷的“索引表”，指导文件“对号入座”、“定点归宿”。

　　6.4平时归卷工作

　　文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的对应条款归入卷内，即为平时归卷工作。

要做到：

（1）注意做好文件材料的收集工作；

（2）对已经归卷的文件材料，要进行定期检查和调整；

　　（3）事先预编的立卷类目，要注意调整修改；

　　（4）可以确定组卷的，也可以提前进行编目装订；

　　（5）一些文件不便归卷，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”。

　　6.5年终组卷

　　简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

平时归卷只是粗略地将文件材料按条款归类，不等于立卷，在组合案卷前要作细致的调整。

（1）调整立卷。

是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当地调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

（2）卷内文件排列和编号

∙卷内文件排列，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。

∙卷内文件的编号。

应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序。

　　（3）拟写案卷标题。

案卷标题是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。

∙案卷标题的结构及标法。

通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分，中间用“关于”、“的”来连接，例如“某某省府关于农村工作的决定、通知”。

　　标明卷内文件的作者，可用通用的简称，如“本局”、“本公司”、“本厂”等。

　　标明卷内文件的问题是案卷标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。

　　标明卷内文件时间。

一般的案卷标题不需标明时间，只有计划、报告、总结、预决算和重要文件以及跨年度文件组成的案卷才需要标明时间，针对的时间要准确，不可随意简化。

　　标明卷内文件通讯者。

可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称，例如“某某市航运公司就制止货轮搭客问题与某某线各航运公司的往来文书。

”

　　标明卷内文件涉及的地区。

对于同属较大地区范围的若干作者，可以用大的地区概念加以概括，如“某某地区各县关于减轻农民负担情况的报告”；可以列举一二个后加“等”字，如“某某地区行署关于某某、某某等五个县（市）防汛救灾情况的调查报告。

”

∙案卷标题的拟写要注意：

　　政治上的正确性；

　　文字表达要精练通顺，概括准确；

　　案卷标题的基本结构要力求完整，合乎语法，标点符号要正确。

　　6.6案卷的编目与装订

　　编目成卷指在组合案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订，以及案卷的排列、编号等一系列工作。

（1）案卷的编目。

指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

（2）案卷的装订与装盒。

一般来说，案卷都需要进行装订，对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸在不便于进行装订时，也可以采用卷盒、卷袋进行保管。

　　案卷装订的要求是：

整齐、牢固，不影响阅读。

在装订之前，要去掉文件上的金属物，以防年久锈蚀文件。

注意不要有倒置、脱漏的页张。

凡书写未留装订线的要补贴加边，残破的文件要修补裱糊，大张的文件要折叠以后才能装订。

　　（3）案卷排列与编号。

指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序。

∙案卷的排列。

案卷先按保管期限分开，即按永久、长期、短期分别排列。

也可按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。

∙案卷的编号。

编号的顺序如：

永久卷1—50、长期卷51—100、短期卷101—150、副卷151—200。

　　6.7案卷归档

（1）案卷目录的编制。

案卷目录的项目有“案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注”等等。

　　编制案卷目录一般两种方法：

一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。

二是由机关档案室通盘组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（2）文件检索工具的编制。

文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等等。

其编制内容主要有：

∙文号索引，又叫文件作者目录。

目录设置的项目一般有：

文件作者（加标题