WORD培训 内容.docx
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WORD培训 内容.docx
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WORD培训内容
WORD培训
主讲人:
石艳
一、基本设置
1.自定义工具栏
调出“自定义”页面:
(目的,设置自己需要的工具)
(1)点击“工具”——“自定义”
(2)点击“视图”——“工具栏”——“自定义”
(3)工具栏右上方,点击小三角,点击“添加和删除按钮”——“自定义”
以上三种方法都可以将“自定义”对话框调出。
(4)添加工具.在“自定义”对话框中点击“命令”选项卡,在“类别”中点击“格式”,在“命令”中找到需要调出的项目,用鼠标左键将其拖到工具栏的适当位置,放手即可。
(注意:
可以用同样的方法,调出自己在“字体”、“插入”、“绘图”等其他中所需要的工具。
方法一样,在“命令”选项卡中,在“类别”选项中点击“字体”或者“插入”“绘图”,再选择自己需要的工具。
)
2.修改WORD文档的默认保存路径(目的:
省去每次保存文档时都要重新选择保存路径的麻烦,另外WINDOWS默认的“我的文档”的位置在C盘,其内容很容易在重装系统时丢失,可以把它的实际位置改变到D盘或其他盘)
(1)点击菜单栏中的“工具”——“选项”,打开“文件位置”选项卡
(2)选中“文档”,点击“修改”,选择自己所需要的位置,点击“确定”即可。
3.删除WORD文档历史记录
(1)点击“工具”——“选项”,点击“常规”选项卡,去掉“列出最近所用文件”前面的“√”,点击“确定”即可。
也可以设置“列出最近所用文档的个数”,最大可设置为“9”。
(2)以上,只是删除了编辑窗口中的历史记录,而最近打开的所有文件都会出现在“我最近使用的文档”中。
删除它,方法如下:
1)在下面任务栏的空白处点击鼠标右键,在弹出的快捷方式中点击“属性”,得到“任务栏”和“【开始】菜单属性”对话框,在“【开始】菜单”选项卡中,点击“自定义”
2)在“自定义【开始】菜单”中,选择“高级”选项卡,点击“清楚列表”,则可清除“我最近使用的文档”中所列出的所有内容。
4.鼠标双击在编辑中的应用(目的:
可以代替很多的操作过程)
(1)双击“工具栏”空白处,可以弹出“自定义”对话框
(2)双击“水平标尺”或“竖直标尺”,弹出“页面设置”对话框
(3)双击“格式删”,可以进行多次的格式复制
(4)双击“标题栏“或水平河垂直的滚动条右下角的交叉处,可使窗口在最大化和还原之间转换。
(5)双击“项目符号和编辑”的数值,可打开“项目符号和编号”的对话框。
(6)双击文档中的图片,可打开“设置图片格式”对话框。
(7)双击右上角分档条,可以将文档分为上下两部分,便于编辑。
5.自定义文档模版(目的:
为了自己编辑方便)
(1)找到文档模版所在的文件夹Templates,选中文档模版文件Normal,右击“打开”(不可左键双击打开),在该文档中可以进行任意的格式设置,如自定义工具栏,设置字体,字号等内容,以后再打开WORD文档时,就会自动的出现按自己设置的文档模版式样了。
(2)查找文档方法:
将文档“另存为”,在“另存为”对话框的下面,“保存类型”中选“文档模版”,然后点击上面“保存位置”右边的下拉列表,即可看到该文件的位置。
6.“选项”中的常用功能
(1)点击“工具”——“选项”,在“选项”对话框的“常规”选项卡中,“列出最近所用文件”的个数,可以在“文件”菜单下面看到自己最近使用的WORD文件的名称和数量,可以更改显示的文件个数,图中为“4”个,可以把“插入‘自选图形’时自动创建画布”前面的“√”去掉,在插入自选图形时就不会自动出现画布了。
“度量单位”可以改变标尺的单位。
(2)在“复制”内容后,单机“粘贴”时,在“粘贴”内容的右下角。
常出现“粘贴选项”按钮,可以方便的选择不同的粘贴选项。
如果没有出现“粘贴选项”按钮,可以在“选项”对话框的“编辑”选项卡中,选中“剪切和粘贴选项”下面的“显示粘贴选项按钮”
(3)在编辑过程中,有时候域底纹去不掉,可以在“视图”选项卡中的“域底纹”中进行设置。
(4)在“安全性”选项卡中,可以设置文档的打开权限和修改权限。
为了放置文件因意外而丢失,可以设置多项保护措施,在“保存”选项卡中,可以设置“保留备份”,“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”。
自动保存时间间隔不可太长或太短。
7.替换功能的另类用途
(1)文本内容的替换(目的:
批量替换文档中的内容,快速录入多次重复出现的字数较多的字段,提高文档的文字输入速度等)
1)在输入将要多次出现的字段时,直接用文档中不会出现的字符串来代替,如文档中多次出现“上海市闵行区红星机械厂”,可以先录入“XX”
2)录入后,点击“编辑”——“替换”菜单命令,打开“替换”选项卡
3)在“查找”内容文本框中,输入“XX”,在“替代为”中输入“上海市闵行区红星机械厂”,点击“全部替换”即可
(2)利用替换功能删除文档中多余的空格
选中文本,点击“编辑”——“替换”,在“替换”选项卡中的“查找内容”中,输入一个空格,而在“替换为”框中什么也不用填,点击“全部替换”,就可以把文档中的空格全部全部删除。
(3)用替换法快速为填空题添加下划线
当编辑填空题遇到下划线时可以直接输入空格,然后利用替换功能将空格全部替换为下划线,操作方法如下。
1)根据填空题答案的字符数确定直接输入的空格的多少
2)然后选中需要替换的区域,点击“编辑”——“替换”,打开“查找和替换”对话框,点击“替换”选项卡,在“查找内容”文本框中输入一个空格
3)将光标置于“替换为”,点击下面的“高级”——“格式”,在弹出的下拉菜单中选择“字体”选项
4)打开“查找字体”对话框的“字体”选项卡,在“下划线线型”下拉列表框中选择“单下划线”线型
5)点击“确定”,返回“查找和替换”对话框,此时“替换为”下方出现格式为“下划线”的字样
6)单击“全部替换”,则文档中所有的空格都被替换为下划线,最后点击“关闭”即可
(4)替换的统计功能
1)点击“编辑”——“替换”,打开“查找和替换”对话框
2)选中“替换”选项卡,在“查找内容”和“替换”两个文本框中输入相同的内容,点击“全部替换”,即可看到该词组的个数
二、文档编辑
1.文本内容的选取
(1)将光标置于文档的左侧,当光标变为斜向空心箭头“”时,单击一次选中一行,单击两次选中一段,单击三次全部选中。
(2)当鼠标在文档中某一位置时,双击选中一个词组,连击三次选中该段落。
(3)若选取文档中的某一部分,将光标定位在要选取内容的起始处,再将光标移动到需要选取文本的结尾处,按住Shift键的同时用鼠标点击选取内容的结尾处,即可选定任意长度的文本。
(4)利用Alt键结合鼠标,可以选择纵向文本框,其方法是:
按住“Alt”键不放,然后用鼠标左键进行拖动,即可选择纵向文本块。
2.格式刷的应用(目的:
利用复制功能,提高工作效率)
(1)先设置好样本的格式,然后用鼠标点击一下样本
(2)单击(只能使用一次)或双击(可以多次使用)格式刷,使“I型”光标的旁边多了一把小刷子,即变为“
I”
(3)格式刷的使用
1)复制文本格式,当鼠标指针变成“
I”形状时,在目标文本上拖动光标即可
2)复制段落格式,当鼠标指针变成“
I”形状时,在整个目标段落上拖动光标即可,也可以移动鼠标指针到目标段落所在页面的左边距区域内,当鼠标指针变成“”形状时,在垂直方向上拖动,即可将格式复制到所选中的若干个段落上。
3)复制图形格式,将某一自选图形设置好格式(包括“线条”、“填充”等格式)以后,点击该图形,当鼠标指针变成“
I”形状时,在另外一个需要改变格式的图片上点击一下即可。
4)除了复制一般格式以外,还可以把“项目符号和编号”中的各种编号及符号格式用格式刷进行复制。
5)要停止使用格式刷,单击“格式刷”或按“Esc”键,使其还原。
6)也可以利用快捷键,格式刷有两组快捷键,分别是“Ctrl+Shift+C”和“Ctrl+Shift+V”。
在源格式上按下快捷键“Ctrl+Shift+C”,然后在目标格式上按下快捷键“Ctrl+Shift+V”即可完成格式的快速复制。
3文档的段落设置
点击“格式”——“段落”,可以打开“段落”选项卡,
(1)段落的“缩进”
在“缩进和间距”选项卡中的“缩进”选项中,可以精确的设置段落“左”、“右”的缩进量,以及“首行缩进”河“悬挂缩进”,他们都是以字符为单位的
(2)段“间距”的设置
段间距是指段与段之间的距离,“段前”间距是指该段与前一段尾的间距,“段后”间距是指该段与后面段落间的距离。
该设置是以“行”为单位,输入一定的数值,可以精确的改变段前和段后的间距。
(3)设置“行距”
为了编辑的需要,常常要设置“行距”。
默认的是“单倍行距”。
感到行间距太大,特别是字号设置为“四号”字时,或者文档多出几行,想压缩到本页中,就要用到行距的设置。
在“行距”中选中“固定值”,在“设置值”中输入数值,可以任意改变行间距。
还可以利用快捷键,快速改变文档的行间距,选中需要改变行间距的文本,按“Ctrl+1”为单倍行距,按“Ctrl+2”为两倍行距,按“Ctrl+5”为1.5倍行距,按“Ctrl+0”则可以改变段前间距。
4.解决分栏后底端不整齐的问题
(1)方法一:
利用“Shift”键河鼠标,选中需要分栏的内容,然后再点击“格式”——“分栏”,这样文档的底端就整齐了。
(2)方法二:
将光标置于文档尾部,点击“插入”——“分割符”,在“分割符”对话框,“分节符类型”中选中“连续”,点击“确定”即可。
5.巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”(目的,去掉原来的格式)
将需要的文字复制到剪贴板后,点击“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令,在弹出的对话框中选择“无格式文本”,单击“确定”按钮后,粘贴的文字就是无格式的。
6.拼音指南的用法
(1)可以采用复制或其他的输入法,把不认识的生字输入到WORD文档中,再选中不认识的生字。
(2)点击“格式”——“中文版式”——“拼音指南”
(3)点击后得到“拼音指南”对话框,在其中便可以看到选中文字的读音了。
(4)如果生字较多,需要拖动滚动条才能看到所有生字的注音,此时可以单击对话框右侧的“组合”按钮,将其显示为一排文字,以方便查看
(5)图中的“对齐方式”,可以改变拼音字母的位置,“偏移量”可以改变字母与文字间的距离,“字体”是指拼音字母的字体,“字号”是指拼音字母的大小。
(6)可以通过“选择性粘贴”,使得文字与字母分离
选中用“拼音指南”生成的文字和拼音,复制后,点击“编辑”——“选择性粘贴”,在“选择性粘贴”对话框中ǚ选择“无格式为本”,点击“确定”后,文字与字母分离了。
(7)利用“艺术字”工具,使得文字与字母分离。
1)选中用“拼音指南”生成的文字和拼音,复制后,点击“插入”——“图片”——“艺术字”,将复制后的文字和拼音粘贴到“编辑‘艺术字’文字”下面的文字框。
2)将文字和拼音全部选中,复制后,再粘贴到WORD文档中,得到文字和拼音在同一行排列的文档。
7.输入带符号的字(目的:
将某个字或某句话带上点或下划线)
(1)输入带点字时,要先选中需要带点的字,在“格式”菜单中点击“字体…”,在“字体”选项卡中,将“着重号”下窗口中的选项改成“.”,然后“确定”
(2)若输入下划线。
将需要带下划线的句子选中,然后单击工具栏中的“U”即可。
如果需要其他形状的下划线,如双下划线、波浪线等,在“下划线线型”中选择一种,按“确定”按钮即可,也可以利用工具栏上的下划线按钮“U▼”进行有关的设置。
8.重复输入字符和图形
刚刚输入一个字或词,还想重复输入这个字或词,只要按下“F4”键,即可输入刚刚输入过的字或词,这种重复输入的方法不仅仅是在这个字或词的后面,光标置于任何位置,都可以在该处重复输入刚刚输入过的字或词。
这种输入方法不仅仅是插入字和词,还可以插入特殊符号以及自选图形等。
9.利用“自动更正”快速输入(目的,可以更正输入中的语法错误,还可以将经常输入的较长文字定义为短语)
如想在键入“上上”时自动更替换为“上海市闵行区红心路2168号”
(1)点击“工具”——“自动更正选项”,在“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡中,在“替换”中输入“上上”,在“替换为”中输入需要替换的文字“上海市闵行区红心路2168号”,然后点击“添加”,再点击“确定”即可。
(2)在编辑文档时,只需要输入“上上”,则自动替换为“上海市闵行区红心路2168号”,如果此次不需呀替换,则按下“Ctrl+Z”即可
(3)不仅可以自动更正文字,也可以自动更正图片,在文档中插入图片,选中图片,点击“工具”——“自动更正选项”,在“替换为”中自动选中“带格式文本”,在“替换”中输入特定的文字,如“图图”时,则自动替换为该图片,如果此次不需要替换,则按下“Ctrl+Z”即可。
(4)如果想将自动更正的该条目去掉,点击“删除”即可。
10.利用插入符号输入生僻字
先在word中输入一个与生僻字偏旁相同,笔划相近的字,如果要插入字“赟”,可以先插入类同的“赋”,选中该字,点击插入——“符号”,在显示“斌”字的附近找到“赟”,再点击“赟”字,点击插入即可。
11.WORD中的英汉互译功能
点击“工具”——“语言”——“翻译”,在右边出现“翻译”的任务窗格,在“词典”中选择“英译汉”或者“汉译英”,在“翻译内容”下面的“文字”文本框中输入被翻译的文字,或者选中文档中的某一词组,点击“浏览”在“结果”中出现被翻译的结果内容,可以选中一词,点击“替换”,将其添加到文档上。
12.批量清除空行
(1)选中整个文档,点击“编辑”——“替换”
(2)光标放在“查找内容”处,点击下面的“特殊字符”——“段落标记”
(3)在“查找内容”中输入两个段落标记,再在“替换为”中输入一个段落标记
(4)点击“全部替换”
13.WORD中的运算功能
先要把“工具计算”按钮调出来,点击“工具”——“自定义”,在打开的“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,在“类别”列表中选择“工具”,在“命令”列表中找到“工具计算”,按下鼠标左键,把它拖到工具栏上。
计算方法:
先在文档中输入公式,如输入:
“3*2+2^3-8^(1/3)-3/2”,选中所有公式内容,点击工具栏上的“工具计算”,再将光标置于新的位置,点击“粘贴”,或者按下“Ctrl+V”,在文档中就会显示出结果“10.5”。
若数字发生变化,重读上面的操作即可。
三、插入的应用
1.插入和自动更新日期时间
(1)光标放在需要插入日期和时间的地点,点击“插入”——“日期和时间”,选中需要的格式,点击“确定”即可。
(2)若每次插入都需要这一种格式,则可以点击“默认…”,以后每次插入时都以这种格式的日期和时间进行插入,选中“自动更新”,则每次打开文档时,日期和时间则自动更新为最新的时间。
2.特殊符号的插入
(1)方法1
1)点击“插入”——“符号”,可以调出“符号”对话框,在“符号”对话框中选取自己需要插入的符号,点击“插入”即可。
2)若经常使用某一个符号,可将其设置为快捷键,如把常用的符号“√”设置为快捷键“Ctrl+J”,操作方法是,点击选中符号“√”,点击下方的“快捷键…”
,进入“自定义键盘”对话框,在“请按新快捷键”中用手直接按下“Ctrl+J”,点击“指定”,再点击“关闭”即可,直接用该快捷键。
(2)还可以利用“自动更正”的方法,快速输入经常输入的符号,如将“→”进行“自动更正”设置,方法如下
1)在“符号”对话框中,点击“自动更正”,如定义“00”子哦的那个更正为符号“→”,在“自动更正”对话框的“替换”中输入“00”,点击“添加”,再点击“确定”即可,以后在编辑文档时只要输入“00”,再输入任意一个字符,则“00”会自动替换为“→”若此次不需要替换,则按下“C太弱了+Z”即可。
2)自动更正的调出,也可以点击“工具”菜单中的“自动更正”选项,在“自动更正”对话框中的“自动更正”选项卡中,可以进行相同的操作。
(3)方法2
点击“插入”——“特殊符号”,在“插入特殊符号”对话框中,选择不同的选项卡,可以插入你需要的不同的符号
(4)特殊符号的另一种输入方法
以“五笔”输入法为例,点击中文输入法工具条的右边,可点“希腊字母”,“标点符号”、“数学符号”、“特殊符号”等等内容
3.插入公式
(1)调出“公式编辑器”
可以通过点击“插入”——“对象”,在“新建”选项卡中选择“Microsoft公式3.0”来打开公式编辑器,或者通过点击“工具”——“自定义”对话框中,选择“命令”选项卡,选中“类别”中的插入。
在“命令”中,选中“公式编辑器”,将其拖到文档上方的工具栏中即可。
(2)公式编辑器的使用
公式编辑器调出后,在出现的虚线框内直接输入文字和数字,利用公式编辑器中的各种工具,可以输入各种数学符号,在输入的过程中,利用“Tab”键可以快读地切换光标的位置。
(3)公式的应用及其格式的设置
1)换行:
直接打回车键
2)插入空格:
利用“Shift+Ctrl+空格键”
3)改变公式字符格式
点击文档上面出现的“样式”——“定义”,在得到的“样式”对话框中,可以对字符的格式进行设置,如“加粗”、“倾斜”
4)由于插入的公式格式是嵌入式,因为公式会随着文字移动而移动,若要改变公式的大小,直接用鼠标拉动即可
5)改变公式中的行间距
在编辑多行公式,可以改变“行间距”,方法是点击上面工具栏中的“格式”——“间距”,在“间距”对话框中,改变“行距”中的数值即可
(5)公式编辑后解决“行距不等”的问题
点击“文件”菜单下的“页面设置”顶,在“文档网络”选项卡中的“网格”一栏中,选中“无网格”项。
这样很大程度上环节行距不等的情况,然后再进行公式大小的微博,就能取得很好的效果,或者直接用鼠标拖动公式,让公式变小。
4.插入“项目符号和编号”
(1)手动插入项目符号
1)光标置于需要插入项目符号的地方,点击“格式”——“项目符号和编号”,选取“编号”或“项目符号”选项卡,如选取“编号”选项卡,在“编号”选项卡中,选中某一种编号方式。
2)若对编号的样式设置不满意,可以自己进行设置,点击“自定义”,在“自定义编号列表”中可以进行不同的设置,如设置“编号格式”、“编号样式”、“编号位置”、“对齐位置”、“制表位位置”、“缩进位置”等内容。
在“编号样式”中如选取“一、二、三、……”。
并重新设置了“对齐位置”、“制表位位置”、“缩进位置”等内容
(2)自动插入项目符号
1)在文档的编辑过程中,只要输入“一”或“1”或“A”等编号,编辑了文字后打回车键,后面则自动地续上类同的项目编号,但是要注意,第一个项目符号的后面必须有标点和文字,打回车键后才会自动出现编号
2)打回车键出现自动编号时,常常会出现一个“智能标记”图标,点击“智能标记”,可以选择“撤销自动编辑”等内容
3)在文档编辑的过程中,可以在文档中任意位置插入任意类型的项目编号,如在“昨天”中插入具体的内容,可在“昨天”后面打回车键,当出现自动编号“二、”时,将其删除,再打上“1”、输入内容后打回车键,则又出现新的自动编号。
选中某一编号双击,打开“项目符号和编辑”对话框,在“自定义编号列表”中,设置“对齐位置”、“制表位位置”、“缩进位置”等内容,再将其该格式用“格式刷”复制到其他任意位置
4)在没有自动编号的任意段首,通过“格式刷”将其他位置的自动编号格式复制过来时,则会与原来有相同的编号序列,还可以根据出现的智能标记,选择“继续编号”或“重新编号”。
5.插入“分页符”和“分节符”
(1)“分页符”的插入
1)要把一页的内容分为两页,把光标插入需要分割的位置
2)点击“插入”——“分隔符”,选择“分页符”,则将两部分内容分隔在两个页面上,第一页的内容增减,不影响第二页的编辑和排版。
3)插入“分页符”的快捷方式是:
“Ctrl=回车键”
(2)分节符的插入
1)点击“分节符类型”中的“下一页”,点击“确定”,可以使下一页与上一页具有不同的节,点击“连续”,使下一部分与上一部分具有不同的节,不同的节可以进行不同的设置,如将下一节页面设置为横向,点击“文件”——“页面设置”,在“页边距”选项卡中,“方向”选择“横向”,且“应用于”“本节”。
这样两页就有不同的设置
2)文档分成若干节后,可以实现对部分文档内容的保护,在工具菜单上点击“工具”——“保护文档”,在任务窗格中的“保护文档”对话框下面的“2.编辑限制”中,选中“仅允许在文档中进行此类编辑:
”,在下拉框中选中“填写窗体”,点击“填写窗体”下面的蓝色文字“选择节”,得到“节保护”对话框,选中需要受保护的节,点击“确定”即可。
(3)在不同节上设置页码
若仅仅是设置页码,光标点击一下需要设置独立页码的节,然后点击工具栏菜单中的“插入”——“页码”,打开“页码”对话框,点击下面的“格式(F)…”,打开“页码格式”对话框,在“页码编排”下面选中的“起始页码”且为“1”,点击“确定”即可。
也可以在“数字格式”中选择不同的页码数字格式。
6.“页眉和页脚”的设置
(1)调出工具栏,点击工具菜单上的“视图”——“页眉和页脚”,打开“页眉和页脚”工具栏
(2)若文档没有分节,一般的页眉和页脚的设置
将鼠标指针移至页脚框内,即可以开始输入和编辑页脚内容,直接点击“插入页码”,或者点击“插入“自动图文集”,可以直接插入页码等内容,并可以利用文档上面的工具栏上的左右对齐按钮,设置插入页码内容的位置,如“居中”等。
可以通过点击工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮分别设置和页脚的内容
(3)若文档有不同的“节”,可以使文档不同的“节”有不同的起始页。
在不同的“节”内进行不同的设置。
1)第一“节”设置完成后,点击工具栏上的“显示下一项”,则自动切换到第二“节”,默认的是与前节连续编号的,即按钮“链接到前一个”默认是自动按下的
2)点击工具栏邮编的“显示前一项”和“显示下一项”按钮,可以在不同节之间转换,要在不同的“节”设置不同的页码,除了断开与上一节的联系以外,还需要设置页码格式,点击“页眉和页脚”工具栏上的“设置页码格式”按钮,出现“页码格式”对话框,在“页码编排”中,选中“起始页码”,设置数字为“1”,则不同的“节”就有了不同的页码了,分别对不同的“节”设置不同的页码。
(4)在页眉和页脚中插入图文集
在页眉和页脚还可以插入更多的东西。
“页眉和页脚”工具栏上的“自动图文集”就提供了多种可以插入的内容,除了可以在页眉和页脚中插入自动图文集意外,还可以打开“插入”菜单,插入更多东西,如特殊符号,图片,文本框,超链接等等。
如果“自动图文集”显示的是非中文的,把文档上面工具栏中的字体改为中文时,则“自动图文集”中的内容以中文形式显示
(5)设置文档奇偶页不同页眉
1)点击“页眉和页脚”工具栏中间的“页面设置”按钮,在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中,选中“奇偶页不同”选择框
2)设置文档奇偶页不同页眉的方法:
“奇偶页页眉”输入内容后,点击“页眉和页脚”工具栏的“显示到下一页”按钮,即转换到“偶数页页眉”编辑状态
7.删除看不见的分节符
(1)要删除分节符就要先找到分节符的位置,直接点击工具栏上“显示/隐藏编辑标记”按钮,即可看到所示的“节”标记。
如果设置了“分页符”也同时可以看到“分页符”的标记
(2)找到了分节符的标记后,将光标置于该标记的前面,然后按下“Delete”
(3)如果工具栏中没有“显示/隐藏编辑标记”按钮,可点击工具栏右边的小三角下拉列表,在下拉列表中点击“添加或删除按钮”——“常用”,再点击“显示/隐藏编辑标记”按钮即可。
8.
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