降低办公费用支出QC报告实用资料.docx

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降低办公费用支出QC报告实用资料

321

降低办公费用支出

一、小组概况

小组名称：

节能降耗QC小组

成立时间：

2021年4月

课题名称：

提高降低办公费用提高资源利用率

小组类型：

现场型组长：

宗盛小组成员：

5人平均年龄：

31岁

活动时期：

2008年5月8日—2008年9月20日

活动频次：

3次/月出勤率100%

小组成员受QC教育时间：

36小时以上

小组成员简介：

序号姓名性别文化程度职务小组分工

1宗盛男大学副主任QC方案实施协调

2唐文军男大学办公室主任QC方案策划

3刘萍女大专办公室副主任QC方案执行

4马世波男大学小车班班长QC方案执行

5赵金海男高中后勤管理员QC方案执行

二、选题理由：

根据去年小组活动情况，经过小组深入调查分析，认为办公资源的浪费的问题没有较好的解决或者说还有进一步提升的空间。

因此我们小组选择的课题是：

节水、节电、节约办公用品、提高车辆、办公设备的综合利用率。

三、现状调查和原因分析

经过我们小组成员对我站当前工作的调查和分析情况如下：

1、办公用品的损耗现状：

办公设备（复印机、打印机、电脑、照相机、摄像机）等设备在使用中出现问题（故障），有的不到使用寿命期已经更换，从而导致办公室设备费用偏高。

打印和复印稿件时（初稿），往往修改的比例很大，而且使用的稿件经过层层审阅，纸张已变形，无法再利用，造成大量的办公纸张的浪费。

办公用笔，使用率高。

更换频繁，导致办公用笔的损耗和损失增加，从而增大了办公耗材的费用。

有部分报送上级的文稿，可以直接通过电子邮件发送。

部分资料可以直接从网上查询，在努力实现无纸化办公方面有欠缺。

2、能源方面的浪费：

有部分办公室，自然采光充足，但是却出现照明灯长明；办公室空调，开机期间，门窗不关。

制冷或制暖温度设置不合理，造成电源浪费。

部分用水设备（如厕所水箱、厨房水龙头），出现跑、冒、滴、漏等长流水现象，造成水资源浪费；办公电器（电脑、打印机等）出现常时间开机不使用现象，造成电源浪费；由于打印机设置不合理，打印墨水有浪费现象。

3、交通工具的浪费：

车辆有重复跑路现象，比如：

同样是到市局办公，站各科室有时会有2—3台车分别去，造成燃油、车辆磨损等情况导致的浪费；车辆维修地点不统一，各维修点的价格、质量有高有底；车辆的百公里耗油没有统一规定标准，各车型使用的燃油，没有规定相应的标号，造成燃油浪费，车辆损耗。

4、食堂管理存在欠缺，做出的饭菜在质量、数量上有欠缺，有时出现浪费或不够的情况。

四、措施办法：

（一）、加强办公用品节约：

1、延长办公设备（复印机、打印机、电脑、照相机、摄像机）使用寿命，设备在使用中出现问题（故障）以保养维修为主，在寿命期内尽量不更换。

2、打印和复印文件初稿时，应选用用过的复印纸，正式文件采用双面复印，并严格控制复印或打印文件的数量。

3、办公原则上都要选用钢笔、中兴笔或圆珠笔，尽量换芯不换笔。

办公用品要妥善保管，爱惜使用，尽量减少办公用品的损耗和丢失。

4、推行以无纸化办公为重点的办公自动化系统建设，逐步建设完善网上资料查询、公文处理、报告审批等程序，努力实现无纸化办公。

（二）、 积极做好能源节约：

1、阳面房间尽量选用自然光，阴面房间要减少开灯个数，并要养成随手关灯的习惯，杜绝长明灯。

2、办公室、会议室等办公区域的夏季空调温度设置不得低于26摄氏度，较长时间不在办公室和下班时均要关闭空调，做到无人时不开空调，开空调时不开门窗。

3、加强用水设备的日常维护管理，严禁跑冒滴漏，坚决避免长流水现象的发生。

4、在下班后关掉电脑主机的同时，要一并关掉显示器和打印机的电源。

在短时间内不使用电脑时，要让电脑进入休眠状态。

打印工作要尽可能连续的批量进行，并将打印机设置为快速打印，以节约打印墨水。

5、收费区域的用电设备，特别是路灯开关规定时间，每天晚7：

00打开，早上5：

00关闭，只开进路口的灯。

（三）、加强使用交通工具节约：

1、在保证正常办公的前提下，尽量减少用车次数，原则上规定每周二、周五安排车辆到市局或外区县，其余时间车辆不允许出区，不允许公车私用。

2、车辆要到指定地点维修，根据工作实际制定用油标准。

现有车辆四台，每台车辆百公里油耗：

现代索纳塔9升/百公里、桑塔纳3000型9升/百公里、伊维克10升/百公里、东风日产皮卡8.5升/百公里。

3、车辆要根据车型使用适当标号的汽油。

现代索纳塔97号汽油、桑塔纳3000型93汽油、伊维克根据气温确定用0号或-10号柴油、东风日产皮卡0号柴油。

（四）、认真做好后勤管理工作节约：

本着节约办食堂的原则，在保证伙食质量的前提下降低开支成本，力求经济实惠。

每餐前统计就餐人数，职工就餐要“吃多少，打多少”，避免造成不必要的饭菜浪费。

五、效果检查

通过小组成员4个月的努力，办公费用大幅度降低，我们对08年5—9月办公费用进行统计：

月份

办公用品（元）

较上月

增（+）

减（-）

水电费

较上月

增（+）

减（-）

燃油维

修费

较上月增（+）

减（-）

5

2000.00

0

11240.00

0

9828.00

0

6

1900.00

-5.0%

10089.00

-10.2%

8.00

-18.4%

7

1790.00

-5.70%

8990.00

-10.9%

7165.00

-10.7%

8

1600.00

-10.6%

9206.00

2.4%

5763.00

-19.6%

9

1320.00

-17.50%

6583.00

-28.5%

4813.00

-16.0%

2021年5月—9月办公费用统计表

2007年至2021年费用品统计表

5月

6月

7月

8月

9月

2007年

33065

33918

33055

29978

24038

2021年

23278

21

18141

16718

12778

1、通过上述分析可以看出，本次小组活动完全达到了活动目的,实现了办公费用逐月递减，较去年同期有大幅度下降。

2、通过本次活动使小组成员得到了锻炼，提高了分析问题解决问题的能力。

通过活动在我站形成了勤俭节约的良好风气，使全体职工提高了对QC活动的认识，培养了大家勤俭节约的意识。

六、遗留问题及下一步打算

通过QC小组的努力，办公费用有了明显的降低。

随着现代化技术的不断应用，节约型单位体制的不断推行，会不断出现新的问题，我们QC小组将有针对性的选择课题进一步活动。

省道236线博山收费站

节能降耗QC活动小组

二00八年九月二十七日

降低采购成本的措施：

1、学会核价：

不管采购任何一种物料，在采购前要熟悉它的价格组成，了解你的供应商所生产成品的原料源头价格，为自已的准确核价打下基础。

以此为基础有目的的谈判，做到知已知彼，百战百胜。

2、信息来源要广：

现今的社会是一个电子化的设备，作为采购人员要由不同的方面收集物料的采购信息，地域差别等。

3、选择适合自已公司发展的供应商：

中国有句子古话“男怕入错行，女怕嫁错郎”开发供应商亦如此，一个好的供应商能跟随着你共同发展，为你的发展出谋划策，节约成本，管理起供应商很省心；不好的供应商则为你的供应商管理带来很多的麻烦。

（判断一个好的供应商我觉得主要从其质量价格服务技术力量应变能力等多方考虑）。

4、采购人员的谈判技巧亦控制采购成本的一个重要环节（一个好的谈判高手至少会给你的采购带来5%的利润空间），这亦要建立在采购员的德上。

5、批量采购的重要性，任何人都懂得道理，批量愈大，所摊销的费用愈低。

采购计划人员需把好此关。

6、建立企业的采购信誉。

条款必须按合同执行，如付款你可以拖一次、两次，但你决不能有第三次。

失去诚信，别说控制成本，可能货都不会有人给你供。

7、建立月度供应商评分制度（从质量、价格、服务三方面入手），实行供应商配额制度，会收到你意想不到的效果。

8、建立采购人员的月度绩效评估制度。

不但可以激励采购人员的工作积极性，同时也是防止采购员贿赂的一个有效手段。

9、有效的控制采购库存。

避免停转产的风险及积压物资的风险，无形中控制自已企业的采购费用。

具体的方法如下（参考）

通常有三种方法

一：

ABCSYSTERM（就是最有价值的产品占最少的存货量，以次类推）

二：

用EOQ（最佳采购规模）：

用一个公式（EOQ=2DC/H）再开个根号！

！

其中，D是你需要的采购量，C是你的运输成本，H是你的堆货成本．

三：

JUSTINTIME法，这种法则在美国和日本用得很多．就是没有存货，一旦有生意了，才进这一次生意的货，总之永远没有存货的。

ABC成本法

出自MBA智库百科（）

ABC成本法（ActivityBasedCosting）

[隐藏]

∙1什么是ABC成本法

∙2ABC分析法的作用

∙3ABC成本法是基于活动的成本管理

∙4ABC分析法的过程

∙5ABC分析法的实施步骤

∙6ABC的实施方法[1]

∙7ABC成本法应用案例

o7.1案例一：

农机厂应用ABC成本法

o7.2案例二：

ABC成本法在物流系统中的应用[1]

∙8相关条目

∙9参考文献

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什么是ABC成本法

　　ABC成本法又称作业成本分析法、作业成本计算法,作业成本核算法，是基于活动的成本核算系统。

　　ABC成本法的产生，最早可以追溯到20世纪杰出的会计大师、美国人埃里克·科勒（EricKohler）教授。

科勒教授在1952年编著的《会计师词典》中，首次提出了作业、作业帐户、作业会计等概念。

1971年，乔治·斯托布斯（GeorgeStaubus）教授在《作业成本计算和投入产出会计》（ActivityCostingandInputOutputAccounting）中对"作业"、"成本"、"作业会计"、"作业投入产出系统"等概念作了全面、系统的讨论。

　　这是理论上研究作业会计的第一部宝贵著作。

但是，当时作业成本法却未能在理论界和实业界引起足够的重视。

20世纪80年代后期，随着MRP、CAD、CAM、MIS的广泛应用，以及MRPII、FMS和CIMS的兴起，使得美国实业界普遍感到产品成本住处与现实脱节，成本扭曲普通存在，且扭曲程度令人吃惊。

美国哈佛大学的青年学者库伯（RobinCooper）和教授卡普兰（RobertSKaplan）注意到这种情况，在对美国公司调查研究之后，发展了斯托布斯的思想，提出了以作业为基础的成本计算（1988）（ActivityBasedCosting，简称ABC法）。

作业成本法在过去10年中受到了广泛的关注，新型的咨询公司已经扩展了作业成本法的应用范围并研发出相应的软件。

　　ABC成本法引人了许多新概念，下图显示了作业成本计算中各概念之间的关系。

资源按资源动因分配到作业或作业中心，作业成本按作业动因分配到产品。

分配到作业的资源构成该作业的成本要素（图中的黑点），多个成本要素构成作业成本池（中间的小方框），多个作业构成作业中心（中间的椭圆）。

成本动因包括资源动因和作业动因，分别是将资源和作业成本进行分配的依据。

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ABC分析法的作用

　　ABC分析法虽然也可作为一个会计系统使用，但分析特定时点上产品盈利能力的高低才是它的真正作用。

由于成本动因和企业的业务是变化的，为确保过去的数据和分析结果能够仍然有效，ABC分析也需要定期进行修订。

这种修订应当促使定价、产品、顾客重点、市场份额等战略的改变，从而提高企业的盈利能力。

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ABC成本法是基于活动的成本管理

　　那么，什么是基于活动的成本管理？

　　成本管理是按照现行的会计制度，依据一定的规范计算材料费、人工费、管理费、财务费等的一种核算方法。

这种管理法有时不能反映出所从事的活动与成本之间的直接联系。

而ABC成本法相当于一个滤镜，它对原来的成本方法做了重新调整，使得人们能够看到成本的消耗和所从事工作之间的直接联系，这样人们可以分析哪些成本投入是有效的，哪些成本投入是无效的。

　　ABC成本法主要关注生产运作过程，加强运作管理，关注具体活动及相应的成本，同时强化基于活动的成本管理

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ABC分析法的过程

　　ABC分析法的过程是：

　　1.定义业务和成本核算对象（通常是产品，有时也可能是顾客、产品市场等）。

这一过程很耗时间。

如果两种产品满足的是顾客的同一种需求，那么在定义业务时，选择顾客要比选择单个产品更为恰当。

　　2.确定每种业务的成本动因（即成本的决定因素，如定单的数量）。

　　3.然后，将成本分配给每一成本核算对象，对各对象的成本和价格进行比较，从而确定其盈利能力的高低。

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ABC分析法的实施步骤

　　作业成本的实施一般包括以下几个步骤：

（1）设定作业成本法实施的目标、范围，组成实施小组；

（2）了解企业的运作流程，收集相关信息；

　　（3）建立企业的作业成本核算模型；

　　（4）选择/开发作业成本实施工具系统；

　　（5）作业成本运行；

　　（6）分析解释作业成本运行结果；

　　（7）采取行动。

　　企业是一个变化的实体，在作业成本正常运行后，还需要对作业成本核算模型进行维护，以使其能够反应企业的发展变化。

伴随企业的运行，作业成本的运行、解释和行动是一个循环的过程。

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ABC的实施方法[1]

　　传统的成本核算程序分为两个阶段，如图1所示。

第一步包括计量共同成本的不同类别和把它们用适当标准归集到各个生产部门。

大多数公司都可以很好地完成这一步。

第二步是用一个数量标准（如直接人工工时、直接材料和机器小时等）把这些成本分配到各个产品线中。

　　图1传统的成本核算程序

　　大多数学者都认为这种分摊方法过于简单。

ABC的核心在于主张以活动量作为分配大多数间接成本的基础。

ABC方法认为，每一个企业都是在设计、生产、销售、发送和辅助其产品的过程中进行种种活动的集合体。

而各种耗费资源的活动"驱动"了成本的发生，每种产品的成本将取决于其对诸如制度计划、工程准备、加工制造、市场营销、销售发运、开票结算和其他服务等活动的需要量。

"驱动"成本发生的那些重要的活动或事务，是隐藏在成本之后的推动力，即为"成本驱动因素"。

成本行为是由成本驱动因素所决定的。

要把间接成本分配到各产品上去，首先需了解成本行为，以便识别出恰当的成本驱动因素。

如果简单地用一个数量标准把它们分配到各个产品中，那么计算出的产品成本势必发生扭曲。

因此，应采用以活动量或事务量为基础的成本驱动因素来分配共同成本。

同时，几乎所有活动的成本都是可分的，因此它们都能被分解并追溯到具体的产品或产品系列中去。

　　ABC方法也分为两步，如图2所示。

　　第一步包括识别不同活动的成本，并把它们分配到"活动成本库（Activitycostpool）"中。

活动成本库可以根据企业实际经营所发生的各种活动，灵活加以确定。

它们可能包括设置调试机器、订货、材料处理、储存、发运、生产过程监管、供电等。

对成本驱动因素的分析有助于确定把制造费用分配到各个产品或产品系列上的适当比率。

　　第二步是运用这些比率把成本库中的制造费用分摊子各个产品中。

分摊的制造费用二成本库分摊比率〉耗用的成本驱动因素量（活动量）。

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ABC成本法应用案例

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案例一：

农机厂应用ABC成本法

　　某农机厂是典型的国有企业，以销定产、多品种小批量生产模式。

传统成本法下制造费用超过人工费用的200%，成本控制不力。

为此，企业决定实施作业成本法。

　　根据企业的工艺流程，确定了32个作业，以及各作业的作业动因，作业动因主要是人工工时，其他作业动因有运输距离、准备次数、零件种类数、订单数、机器小时，客户数等。

　　通过计算，发现了传统成本法的成本扭曲：

最大差异率达到46.5%。

根据作业成本法提供的信息，为加强成本控制，针对每个作业制定目标成本，使得目标成本可以细化到班组，增加了成本控制的有效性。

　　通过对成本信息的分析，发现生产协调、检测、修理和运输作业不增加顾客价值，这些作业的执行人员归属一个分厂管理，但是人员分布在各个车间。

通过作业分析，发现大量的人力资源的冗余。

根据分析，可以裁减一半的人员，并减少相关的资源支出。

分析还显示，运输作业由各个车间分别提供，但是都存在能力剩余，将运输作业集中管理，可以减少三四台叉车。

　　此外，正确的成本信息对于销售的决策也有重要的影响，根据作业成本信息以及市场行情，企业修订了部分产品的价格。

修订后的产品价格更加真实地反映了产品的成本，具有更强的竞争力。

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案例二：

ABC成本法在物流系统中的应用[1]

　　一、物流系统中实施ABC的意义

　　在当今状况下，在物流系统中实施ABC方法比以往任何时候都更加重要。

首先，物流已经形成了一个巨大的产业。

在中国专业化物流服务需求已初露端倪、专业化物流企业开始涌现、多样化物流服务有一定程度的发展、物流基础设施和装备发展初具规模、物流产业发展正在引起各级政府的高度重视。

　　其次，如上文所述，过去的十多年在作业成本管理这个领域已经进行了大量的研究，取得了相当大的发展，并在国外的大公司里逐渐地成为普遍的实践。

这使得在物流系统中实施ABC方法具有扎实的理论基础和一定的实践基础。

　　再次，目前在物流系统的成本核算中存在明显的缺陷。

例如在运输费用上面，传统会计仍然保留了在零售会计上的标准实践的方法，即将运费作为货物成本的一部分从总销售额中扫除而取得一个总的利润。

在许多情况下，运费不作为一项特殊成本而作出报告。

许多产品是以发送价格为基础进行计价，它包括了运输成本。

然而越来越多的不断改进的采购程序要求将所有的服务费用，包括运输费用，从总购买成本中分离出去以便于评估。

　　在物流系统的传统会计实践中还有一个重要缺陷：

未能特别指明和分配库存成本。

第一，并未确认和分配有关库存维持的全部成本，诸如保险以及税收，因此导致了库存成本的低估或模糊。

第二，对于投入到原料、在产品、产成品库存上的资金的财务成本，并未从企业发生的其他形式的财务费用中被确认、测量和分离。

　　二、物流系统中实施ABC的关键

　　以活动为基础确定成本的方式将所有的有关费用与完成增值活动联系起来。

在物流系统中，关键事件是一个客户的定单，以及由此产生的完成该项定单工作所需要的相关活动或成本。

当然，需要指出的是以ABC为基础的物流成本系统仅对经理在决策的时候提供必要的成本信息。

在物流系统中实施ABC有一些关键的问题，解决好这些问题，才可能成功地实施ABC成本核算系统。

　　对物流系统而言，两项重要的成本因素是：

库存和运输。

　　就库存而言，总的库存成本包括所有盲关库存运行成本和客户订货的所有费用。

库存运行费用，包括税费、存储、资本成本、保险和过时淘汰。

订货成本包括全部的库存控制费用、订货准备、交易等费用。

　　典型的物流成本分成三大类:

直接成本、间接成本和日常费用。

直接成本容易确认，运输、仓储、原料管理以及订货处理这些直接费用可以从传统的成本会计中提取出来。

　　在费用分摊的时候，或多或少的是在固定费用的基础上分摊。

　　仓储设备的折旧费用应该如何分摊到客户的订货成本当中?

因为这样的成本信息是用来做决策的，所以，有些与有效的决策没有太大的关联的间接费用，例如某些沉没成本。

　　日常费用的分配是复杂的，也是值得关注的。

任何企业都承受着相当大的一笔日常费用，例如水、电、暖气等。

传统会计将总的日常费用按照直接人工为基础进行分摊的方法日益引起争论。

应该从有效的以活动为基础的物流成本的角度，合理的分配日常费用。

应该遵循的总的规则是:

某一项费用，只有置于物流组织管理控制下的才能分配到物流成本。

　　三、ABC应用实例分析

　　国际某知名饮料公司在中国的业务广泛地采用了ABC方法。

特别是在其分销体系中采用ABC方法，可以得到与传统会计不同的结论，具有良好的经济效益。

此案例中心问题就是要不要在焦作设立分销中心的问题。

对该公司进行ABC分析时，首先将分销流程描述如下：

　　我们定义分销过程从产品下线，存入仓库的时刻开始，交货到客户仓库处结束。

按照ABC分析法的标准程序，我们先考察从郑州至新乡分销中心，再分销到焦作客户的整个过程，将该过程分解为单项具体的发生费用的活动。

其中的各项活动的成本如下：

　　活动1-一成品仓储

　　·固定成本

　　-计算机，托盘等设备折旧5300元/月

　　·可变成本

　　-人员工资3800元/月

　　-仓库租金20000元/月

　　-货物破损28500元/月

　　仓库内的货品都是整托盘存放的，仓库的租金由容积决定，而仓库的容积是用托盘数来衡量。

所以我们认为在此过程中托盘数可以作为成本驱动因素。

　　货物的破损额是由存放的时间和产品的金额所决定的，对子不同包装的产品而言，每托的金额是不同的。

把托盘数作为库存破损的成本驱动因素有些勉强，这里只能得出一个近似值。

　　人员的工资是由其工作量决定的。

在完全托盘化作业的仓库中，不论每托存放何种产品，仓库人员进行收发货，盘点，计帐等日常工作的工作量都是和托盘数成正比的，所以也可以认为托盘数是成本驱动因素。

　　仓库的最大容积6000托，平均库存3000托，平均一托盘产品储存一天的总成本是0.8元（每月按24个工作日计算）。

另抖，由于平均库存周转是13.5天，所以每托产品的平均库存成本是10.8元（0.8*13.5=10.8）。

　　·活动2-一开单据从厂房到分销中心

∙固定成本

　　-开单据所需的电脑，打印机，办公设备折旧4000元/月

∙可变成本

　　-单据和发票成本0.9元/单

　　-人员工资15000元/月

　　在此环节中，单据的数量决定了所需的人工和耗材，所以把单据数作为成本驱动因素。

　　每月单据量12700单

　　平均每单成本2.4元

　　每张单据对应一车14托盘的货物。

　　·活动3——装车

∙固定成本:

无

∙可变成本

　　-叉车油耗1848元/月

　　-搬运工工资4元/托

　　　　这里由于叉车是整托盘搬运的，所以也把托盘数作为成本驱动因素。

　　每月销量6700托

　　每托搬运成本4.3元。

　　·活动4——卡车运输，郑州至新乡

∙固定成本:

无

∙可变成本

　　-410元/车，每车14托盘。

　　为了便于计算，此处只考虑了外租8t卡车的运费报价，根据经验可知自有8t卡车的总成本会比外租车稍高一些。

　　每托运输成本29.29元/托。

　　·活动5——卸车

∙固定成本:

无

∙可变成本3.2元/托。

　　·活动6——分销中心仓储

∙固定成本:

无

∙可变成本:

仓库租金7500/月

　　平均出货量为1243托/月

　　平均库存成本6.03元/托。

　　·活动7——销售拜访客户

∙固定成本:

无

∙可变成本

　　-销售人员工资5500元/月

　　-差旅费1600元/月

　　-房租400元/月

　　销售人员的工作量和出差次数是与销售订单数紧密相关的，所以此项成本可以用订单数作为驱动因素。

　　每月订单数30张

　　平均每张订单成本250元。

　　·活动8——开具出货单和发票

∙固定成本600元/月的设备折旧

∙可变成本0.9元订单

　　新乡分销中心的每月订单数平均为500份。

　　平均每张订单成本2.1元张

　　·活动9——装车

∙固