3供方管理制度.docx
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3供方管理制度
供方管理制度
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供方管理制度
1.目的
选择和规范管理公司各类供方,使其达到公司要求的服务质量。
2.适用范围
*******公司及各分(城市)公司。
3.供方管理工作职责
公司/
部门/岗位
职责与权限
不相容
职责
总部综合管理部
(1)牵头本制度的编制、修订及发布。
(2)筛选、建立公司总部合作供方库。
(3)监督、参与筛选与建立各分(城市)公司合作供方库。
(4)统筹合格供方的管理,牵头合格供方的引进、评审、撤销工作。
(5)负责合格供应商名录的编制、更新和供应商档案管理工作。
无
对口职能部门
(1)负责筛选、建立各分(城市)公司供方库。
(2)对口职能部门做供方年度评估,对各分(城市)公司年度审核及现场专业支撑。
(3)配合综合管理部完成物资/服务采购的供应商评审工作,协助完成评估报告。
无
项目/部门负责人
(1)负责部门、项目整体工作把控,为供方评估提供专业意见。
(2)负责供应商的日常管理、沟通、定期评价工作。
(3)按合同、制度要求跟踪、处理供应商履约情况。
无
4.供方的定义
4.1物资(品牌)供方:
由公司统一选择评估合格的物资(品牌)供方。
4.2服务供方:
由公司统一选择评估合格的各类服务(保洁、秩序、工程等)供方。
4.3京东、苏宁、天猫、国美官方商城直接纳入公司供方。
5.供方的选择条件
类别
选择条件
物资(品牌)供方选择条件
(1)供方应遵循“质量第一,服务至上”的原则,选择有较高信誉的供方。
(2)供方应具备区域性代理资格,并应具备相应的售后服务和保修,产品质量符合三包要求,并能够提供明确有效的质量保证证明凭据。
(3)生产型(物资)供方的选择,应遵循“就近原则”,保证产品和服务的及时性,供方有一定的业绩可供考察。
(4)特种劳动防护用品供方的选择应遵守国家相关法规要求。
服务供方选择条件
(1)服务性供方的选择,应参考行业内的使用情况,选择正规,有专业资质,技术能力、服务条件的供方(大型品牌物业公司服务2年以上的供方可直接考察入围)。
(2)能满足我司对专项服务提供的频次、及时性、标准及要求,符合我司所要求的从业资格或经历的管理人员及明确的工作要求。
(3)重点服务供方必须有以业绩及客户服务为导向的考核标准,必须能提供所有日常服务的记录。
(4)服务供方员工必须能符合我司要求的员工行为规范,特殊工种员工必须持证上岗。
(5)满足我司的其他特定条件。
6.供方的评审
6.1供方的评审资料
类别
评审资料(包括但不限于以下资料)
物资(品牌)供方
(1)供方的营业执照复印件,相关行业从业许可证书,税务登记证明。
(2)提供业绩资料(与其他公司合作情况统计加盖鲜章)。
(3)采购物资的报价单(加盖公章)。
(4)供方简介及联系方式。
(5)若为特种产品则需要提供产品的经营许可证(如:
安防器材,泳池药品、有毒有腐蚀性物品,易燃易爆物品、消防用品等)和特种产品的检验报告。
(6)具有环保职业健康安全承诺及质量环境安全认证的优先考虑。
(7)生产型供方还应提供主要产品的生产工艺流程图,产品的形式鉴定证书。
(8)证明供方品质保障能力的其它相关文件。
服务供方
(1)符合上述物资(品牌)供方评审资料。
(2)特种作业许可证(空调水处理,外墙清洗,消杀,防水、装饰装修,电梯,水箱清洗等)。
(3)特种作业人员资格证书。
6.2供方的评审要求
6.2.1对物资(品牌)供方,应到供方现场进行考察,了解供方资料,办公地点、人员等的真实性;通过电话咨询被评估供方的现有客户,或到其客户现场了解供方产品的质量,售后服务等信息,并将考察结果填写《供方申请(评审)表》,详见附件一。
6.2.2对生产型/服务型供方,应组织业务管理,财务管理部,综合管理部相关专业人员到供方现场进行考察,了解供方生产能力、财务状况,品质保障能力、售后服务等信息,并填写《供方申请(评审)表》,详见附件二,必要时需到供方客户现场了解产品/服务的具体情况。
6.3供方的年度评审
6.3.1对与公司发生业务关系的生产型供方和服务型供方每年至少安排一次现场评审或在需要时组织第二次审核。
6.3.2对物资(品牌)供方进行年度评估时,可不进行现场评审,但需保证供方资料的有效性。
6.3.3每年对合格物资(品牌)供方及合格服务供方进行年度评审时,须检查6.1所列资料的有效性和完整性,对已失效、未年审或有变更的资料须更改完善。
7.供方监控
7.1对物资(品牌)供方的定期评估,验收。
7.1.1各采购部门每季度首月20日前须对上季度的物资(品牌)供方采购情况(价格、服务、质量、送货及时性等)进行全面评估,并统计供方在供货时送错、短少、不合格数,发票问题、送货不及时情况等,编写《物资(品牌)供方评估表》,详见附件三,报总部综合管理部及分管领导审核。
7.1.2各项目每年(12月5日前)前须对本年物资(品牌)供方进行评估,编写《物资(品牌)供方评估表》,报总部综合管理部及分管领导审核。
7.2对服务供方的定期评估,验收。
7.2.1部门/项目负责人根据本部门/项目的实际情况,指定一名或多名监控人员,负责对服务供方的服务质量进行监控。
7.2.2供方监控人必须每天对供方进行检查,并做好记录,内容包括:
A.供方员工出勤情况,须填写《供方员工考勤表》,详见附件四;
B.员工仪容仪表是否符合公司BI要求;
C.产品/服务质量是否符合合同要求;
D.各项定期作业等本日工作任务的完成情况;
E.各项问题点的纠正措施落实情况;
F.工作完成后清场情况;
G.其他。
7.2.3每年综合管理部应对物资(品牌)供方和服务供方进行一次年度评估,并编写《供方合作情况评估表》,详见附件五。
8.供方的引入及异动流程
流程
主要内容
需求
需求部门提出供方需求,列明规格、型号或服务范围等→专业部门对该类供应商的适用性进行评述,并对可使用供应商进行建议→公司总部财务管理部对是否使用该类供应商从成本角度进行建议。
考察
1、将综合管理部、财务部、对口职能及需求部门的建议进行汇总。
2、将需求提交综合管理部,需求部门根据其时间安排组织专业人员、对口职能至专业市场进行针对性考察。
3、考察合格后将考察结果进行报批。
启用
1、考察合格报批后,综合管理部填写《供方层级档案名录》详见附件六,签订《廉洁协议》详见附件七,通知财务管理部将供方及价格清单纳入管理系统。
2、通知各部门启动使用。
年度评审
参考本制度第6.3条执行
供方监控
参考本制度第7条执行
资格取消
1、取消条件:
1)年度评审为不合格;
2)有不遵守公司《廉洁协议》的事件发生;
3)有不按报价强行提价的行为发生;
4)其他认定的情况,如:
提供的产品不合格的次数和严重程度等;
5)不按合同约定付款周期付款的。
2、取消流程:
综合管理部汇总年度评审意见及日常使用部门意见,综合管理部填写《供方层级档案名录》,审批通过后由综合管理部通知财务管理部更新系统并核实其款项结算情况,同时通知各部门停止使用该供应商。
取消资格后的重新合作
取消资格一年之后方可合作,将视同新增供方,参考引入流程,重新考察审核通过后方可取得合格供方资格。
9.资料及记录归档
供方相关资料,由总部综合管理部及各分(城市)公司综合管理部负责归档。
10.记录表单
10.1附件一:
供方申请(评审)表—物资(品牌)
10.2附件二:
供方申请(评审)表—生产型/服务型
10.3附件三:
物资(品牌)供方评估表
10.4附件四:
供方员工考勤表
10.5附件五:
供方合作情况评估表
10.6附件六:
供方层级档案名录
10.7附件七:
廉洁协议
附件一:
供方申请(评审)表—物资(品牌)
供方申请(评审)表—物资(品牌)
供应商名称
供应商联系人
联系电话
考察时间
服务内容
序号
一级指标
二级指标
满分
得分
评分标准
1
经营能力
注册资金
6
按注册资金分三档,一档(500万及以上)6分,二档(200(含)-500万)4分,三档(200万以下)2分;
2
企业规模
8
按企业人数分三档,一档(200人(含)以上)8分,二档(100(含)-200人)6分,三档50人以下4分;
3
企业业绩
12
提供近三年内合同复印件证明中,有高端物业服务项目或同级同行单位合作合同:
12分;
提供近三年内合同复印件证明中,有普通写字楼、酒店、住宅等服务项目合作合同:
6分;
未提供近三年内服务项目合同复印件证明:
0分;
5
持续服务能力
信誉度
9
提供近三年内取得同级同行“优秀供应商”称号得9分,提供近三年内取得其他同行“优秀供应商”称得号6分,未提供0分;
6
合作企业评价
15
提供连续合作三年以上同家单位合同15分,提供连续合作2-3(含)年同家单位合同10分,提供连续合作1-2(含)年同家单位合同5分。
提供连续一年(含)以下同家单位合同0分;
7
服务与供货能力
产品质量
25
产品种类齐全,完全符合我方使用要求,性能良好:
25分;
产品种类较全,基本能符合我方使用要求,性能一般:
10分;
8
产品种类少,不能满足我方使用要求的,或质量不过关:
0分;
10
现场评估情况
25
现场考核情况与资料提供情况完全符合,真实有效的,符合我方要求:
25分;
现场考核情况与资料情况部分相符,无法完整表达真实性,不能完全满足我方要求:
10分;
现场考核情况与资料情况基本不符的,不能满足我方要求:
0分;
11
其它(加分项)
合作承诺/售后服务承诺
——
能提出较优服务承诺,如响应时间、质保期、其它免费项目,优惠项目等,每提出一项加2分;
12
获得荣誉奖项
——
获得国家级荣誉加3分;省级荣誉加2分;地区荣誉加1分;
合计得分
评审结果
□合格,纳入合格供应商改善后再评审
□保留材料,暂不列入合格供应商
综合管理部:
相关职能部门/项目:
分管领导:
总经理:
附件二:
供方申请(评审)表—生产型/服务型
供应商名称
供应商联系人
联系电话
考察时间
服务内容
序号
一级指标
二级指标
满分
得分
评分标准
1
经营能力
注册资金
6
按注册资金分三档,一档(500万及以上)6分,二档(200(含)-500万)4分,三档(200万以下)2分;
2
企业规模
8
按企业人数分三档,一档(200人(含)以上)8分,二档(100(含)-200人)4分,三档50人以下2分;
3
企业业绩
6
提供近三年内合同复印件证明中,有高端物业服务项目或同级同行单位合作合同:
6分;
提供近三年内合同复印件证明中,有普通写字楼、酒店、住宅等服务项目合作合同:
3分;
未提供近三年内服务项目合同复印件证明:
0分;
4
质量体系认证
6
通过国际质量体系认证,含有效ISO9001、ISO14001及ISO18001证书。
每取得一个证书得2分;
未通过国际质量体系认证:
0分;
5
持续服务能力
信誉度
6
提供近三年内取得同级同行“优秀供应商”称号得6分,提供近三年内取得其他同行“优秀供应商”称得号4分,未提供0分;
6
合作企业评价
10
提供连续合作三年以上同家单位合同10分,提供连续合作2-3(含)年同家单位合同7分,提供连续合作1-2(含)年同家单位合同3分。
提供连续一年(含)以下同家单位合同0分;
7
服务与供货能力
企业资质
6
每取得一项资质得2分,若无该行业必要资质则不予进入;
8
服务技术
16
根据服务方案、管理方案、技术方案等设计、执行能力及技术问题解决能力等情况酌情打分;
9
服务类型
16
产品种类齐全,完全符合我方使用要求,性能良好:
16分;
产品种类较全,基本能符合我方使用要求,性能一般:
6分;
产品种类少,不能满足我方使用要求的,或质量不过关:
0分;
10
现场评估情况
20
现场考核情况与资料提供情况完全符合,真实有效的,符合我方要求:
20分;
现场考核情况与资料情况部分相符,无法完整表达真实性,不能完全满足我方要求:
10分;
现场考核情况与资料情况基本不符的,不能满足我方要求:
0分;
11
其它(加分项)
合作承诺/售后服务承诺
——
能提出较优服务承诺,如响应时间、质保期、其它免费项目,优惠项目等,每提出一项加2分;
12
获得荣誉奖项
——
获得国家级荣誉加3分;省级荣誉加2分;地区荣誉加1分;
合计得分
评审结果
□合格,纳入合格供应商□改善后再评审
□保留材料,暂不列入合格供应商
综合管理部:
相关职能部门/项目:
分管领导:
总经理:
附件三:
物资(品牌)供方评估表
附件四:
供方员工考勤表
附件五:
供方合作情况评估表
供方合作情况评估表
供应商名称
供应商联系人
联系电话
使用单位
类别
□物资
□服务
评价时段
一级指标
二级指标
满分
得分
评分标准/计算方式
评价意见(具体情况描述)
质量情况
日常工作质量情况
60
评价时段期间该供应商月度考核平均值*60%
质量改进情况
10
主动发现问题,提前提出质量改进方案:
10分;合作中能发现问题,并主动整改:
8分;不善于发现问题,但对甲方提出的要求能积极配合:
5分;不善于发现问题,并不积极整改已有问题:
0分;
物资或服务能力与及时性情况
能力稳定性
情况
10
供应能力稳定:
10分;基本稳定:
4分;不稳定:
0分;
物资或服务及时性情况
10
按照交货或服务响应时间的要求,每发生一次拖延、延迟现象扣3分;
物资或服务跟进、配合情况
跟进与配合
情况
10
无条件的配合和服从甲方所提出(合理)的工作改进要求,且执行效果良好:
10分;能积极响应甲方所提出(合理)的工作改进要求,但执行效果一般:
8分;对甲方所提出(合理)的工作改进要求响应较慢,且执行效果一般:
6分;对甲方所提出(合理)的工作改进要求基本不响应:
0分;
合计
100
——
——
评价人:
评价日期:
部门/项目负责人意见
(□是□否)继续合作;
(是□否)纳入合格供应商名录。
部门/项目负责人签名
附件六:
供方层级档案名录
附件七:
廉洁协议
廉洁协议
为了更好的树立公司对外形象,更好地打造公司的品牌,本人承诺对职责范围内的廉洁建设和反腐败工作全面负起责任。
按照责任制的要求,把加强廉洁建设和反腐败工作纳入劳务工作的重要议事日程,使廉洁建设与企业经营建设和企业文化建设相互促进,共同进步。
本人承诺具体如下:
1、认真学习国家法律、法规以及公司相关规章制度,学习公司相关廉洁从业守则,做一名懂管理、守规则的合格员工。
要处处把自己的形象和公司形象视为一体,牢记公司的规章制度,不损害公司形象。
2、认真参加各类廉洁建设教育和作风建设教育的学习活动,在工作岗位上加强道德修养,树立正确的权利观、利益观,虚心听取各方意见,及时改进。
坚持个人重大事项报告等制度,自觉向公司汇报个人廉洁从业工作的情况,自觉接受监督。
3、不从部门保护主义、小团体及个人利益出发,有令不行,有禁不止。
4、洁身自爱,严以律己,不以自身工作职位为资源,为获取个人利益而损害公司利益。
5、在和往来单位有业务接触时,不依业务之便,“吃、拿、卡、要”,提取回扣,有损
公司的利益和形象;不用公款向上级和下属派送“红包”,不收受此类“红包”。
一但发现,自愿按照公司的规章制度,接受公司的严格处理,直至开除。
6、加强对自己的家庭成员的管教,不利用自己职权上的一些影响和职务上的一些便
利为自己的配偶、子女及亲戚朋友提供便利和优惠条件。
7、在和外界单位往来时,要坚守公司的利益,树立公司的形象。
不得以任何方式向兄弟单位提出任何方式的非公司意思的要求,非正常的推销、介绍业务,笼络项目等。
8、不以任何理由,违背公司的意愿,刁难来往单位的人员,推诿办事的效率,损害公司形象。
9、出差办事,回来要及时述职,如实地报销开支,不得弄虚作假。
不索取或接受礼金和各种有价证券及各种形式物品,无法拒收的,应按规定上缴。
10、对公司资源的使用以节约、适度为原则,少开支、多办事。
一但发现弄虚作假,开大开支的,自愿接受公司严格处罚,开支自负,公司可直接开除。
11、认真按财务管理、物资采购、基本建设的各项管理规章制度及操作规程办事。
认真履行岗位职责,遵守职业道德,绝不以权谋私,不做有损公司利益和形象的事情。
12、不违反规定驾驶和使用公车。
13、不参与任何形式的封建迷信、赌博等活动。
14、生活中严格遵守公司廉洁建设各项禁令和作风建设的各项规定,遵守公司的各项规章制度。
做到不在工作日午餐饮酒,不在工作时间内上网聊天、购物、看电影、刷微博、炒股和玩游戏等与工作无关的事情。
15、自愿与公司全体同仁一起互相监督、互相支持,共同坚守廉洁思想,共同保持良好的廉洁行为。
以上承诺接受公司、合作方和广大员工的监督。
本人如违反承诺,自愿承担违诺责任和法律后果。
承诺人(签名):
职务:
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