电子表格在中小学成绩管理中的应用技巧.docx
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电子表格在中小学成绩管理中的应用技巧
电子表格在中小学成绩管理中的应用技巧
电子表格在中小学成绩管理中的应用
电子表格(execl)以其用途广泛、操作简单、易学易用等多种优点,成为中小学校即word和powerpoint之后使用较广泛的office工具软件,一方面它能够实现教学各项数据管理要求,另一方面它不像专业数据库软件需要专业语言的支持,在学校成绩管理中应用广泛,作为一名电子表格的使用者和初学者,在此仅就成绩管理方面,通过本文和大家共享学习和使用过程中的收获,以期共同提高,并望对各校中小学成绩管理提供一定帮助。
一、掌握基本表内的公式
单班单表成绩统计是学校成绩管理的基础,通过对单班单表成绩统计最主要的是要理解并掌握常用的公式,只有通过反复练习,熟练其操作方法,才能达到熟能生巧和举一反三的效果。
如(图一)该班有99名学生,学生成绩在第3行从C列到G列。
设定目标:
1、统计出每个学生的总分、在备注列中统计出总分排名;2、统计出学科总成绩、平均分、优秀率、及格率和最高分、最低分;
(一)总分
1、个人总分
以01号学生为例计算其总分。
一是在H3单元格内输入=SUM(C3:
G3),回车后得出数值;二是在H3单元格内输入=c3+d3+e3+f3+g3,回车后得出数值。
注1:
“=”等号可以简单地认为是输入数据与插入公式进行运算的区分符号,Excel中的公式通常以(=)开始,用于表明之后的字符为公式。
紧随等号之后的是需要进行计算的元素(操作数),各操作数之间以运算符分隔。
同时,Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。
如在其一格中输入3+5则显示为3+5,若输入=3+5则显示为8,这是在学习电子表格公式时必须要明确的问题。
注2:
(:
)冒号区域运算符,产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,C3:
G3是从C3到G3整体这一区域。
若要对物理、化学成绩进行折合,则乘以相应的折合率,如物理按70%,化学按50%,公式为=c3+d3+e3+f3*60%+g3*50%,回车后得出数值。
2、学科总分
以语文成绩为例计算该科总分。
在C102格内输入=SUM(C3:
C102),回车后得出数值,由于人数在多一般不使用=C3+C4+……C101+C102。
3、其他学生和其他学科的总分
注3:
在Excel中,将某一单元格中的数据(字符或公式)复制到同列(行)中其他大量连续的单元格中时,通过采用“填充柄”来拖拉完成。
选中需要复制的单元格,然后将鼠标移至该单元格右下角,成“细十字”细状时(这种状态我们称之为“填充柄”),按住鼠标左键向下拖拉,即可将公式复制到下面的单元格区域中。
如先单击H3单元格,再把鼠标移至在H3单元格的右下角,其变为细线“+”字状后,按下鼠标左键下拉至H101,即可得到全部学生的总分。
先单击H101单元格,再把鼠标移至在H101单元格的右下角,其变为“+”字后,按下鼠标左键下拉至I101,即可得到全部学科的总分。
在实际使用中,变通使用“拖拉法”可以使填充更加便捷。
这也是在批量处理行、列公式中最常用的一项基础操作。
当再单击被拖动过的单元格时,会发现电子表格已智能地为其插入了对应的公式。
实际操作中学生人数和学科不同时,其操作方法相同。
(二)平均分
1、个人平均分
以02号学生为例计算其平均分。
一是在I3单元格内输入=AVERAGE(C3:
G3),回车后得出数值;二是可利用总分公式,用总分除以学科总数,即在I3单元格内输入输=H3/5,回车后得出数值。
2、学科平均分
以语文成绩为例计算该科总分。
一是在C102格内输入=AVERAGE(C3:
C101),回车后得出数值。
二是可利用总分公式,用总分除以学生总数,若C102为语文总分,即在C103单元格内输入输=C102/99,回车后得出数值。
注4:
在成绩统计过程中,为了保证统计结果的准确性,通常可采用一种公式计算出结果,并用另一种公式进行验算。
(三)某一分数段人数和及格率、优秀率统计
以语文学科为例。
大于等于60分:
=COUNTIF(C3:
C101,">=60")
低于60分:
=COUNTIF(C3:
C101,"<60")
大于等于80分:
=COUNTIF(C3:
C101,">=80")
区间内学生总数:
=COUNT(C3:
C101)*100
60-69分:
=COUNTIF(C3:
C101,">=60")-COUNTIF(C3:
C101,">=70")
70-79分:
=COUNTIF(C3:
C101,">=70")-COUNTIF(C3:
C101,">=80")
80-89分:
=COUNTIF(C3:
C101,">=80")-COUNTIF(C3:
C101,">=90")
及格率:
=COUNTIF(C3:
C101,">=60")/COUNT(C3:
C101)*100
优秀率:
=COUNTIF(C3:
C101,">=80")/COUNT(C3:
C101)*100
注5:
(,)逗号联合运算符,将多个引用合并为一个引用。
通过
(1)3操作,即可得到相应学科的各项统计。
在通常情况下,≥80分为优秀,≥60分为及格,所以在优秀率和及格率公式中以80分和60分为标准。
如满分120分,通常设定为96分和72分,在计算总分的优秀率和及格率时,根据全部学科灵活设定。
(四)名次、最高分、最低分统计
以03号学生为例计算其总分在班里的排名,一是在J3单元格内输入=RANK(H5,$H$3:
$H$101),回车后得出数值。
二是在J3单元格内输入=COUNTIF($H$3:
$H$101,">"&$H5)+1,回车后得出数值。
通过
(1)3操作,即可得到相应学生的名次。
注6:
$为绝对引用符号,$H$3为绝对列和绝对行,H$3为相对列和绝对行,H3为相对列和相对行。
如(H5,$H$3:
$H$101)和(H5,H3:
H101)的区别在于:
当进行拖动时,H5会发生变化,$H$3:
$H$101这一区域不变;而(H5,H3:
H101)进行拖动时,H5在发生变化的同时其H3:
H101区域同时发生变化。
注7:
公式中用到的符号均为英语输入法状态下的符号,不能是汉语中的符号。
如引号应为""而不能是“”。
最高分=MAX(C3:
C101)
最低分=MIN(C3:
C101)
如(图二)已完成了该班成绩的常规统计。
通过(表二)可以看到学生的各项成绩和统计结果都在一张表上,这仅仅是实现了对成绩统计的基本要求,但一方面不美观,另一方面在实际操作中存在着很多的缺点。
通常情况下可使用单班双表进行统计。
同时,在成绩统计过程中不直接在成绩录入表上进行统计。
可对录入的成绩进行备份,作为原始数据使用。
统计时在备份文件上操作,也可把成绩录入表和成绩统计表分开,如成绩录入表为表一名为sheet1,成绩统计为表二名为sheet2,这样还可避免因错误操作造成重新录入或进行再次录入核准。
(五)引用
如[注8]中,统计表表二的生成,往往通过表的复制粘贴或单元格复制粘贴来完成,这样如果某表中的一个数据在变更后,另一个表也要进行修改,为使表一和表二的数据始终保持一致,可通过单元格引用实现。
在表二A1中输入=Sheet1!
A1,回车后得出数值。
通过“填充柄”生成其他全部数据,生成表二。
二、学会表间公式引用
为使统计表表二的统计结果更为清晰,可在表二的相应单元格中输入公式来对表一进行计算和统计。
以表Sheet1中的01号学生总分为例,若在同一表内:
即在Sheet1H3单元格内输入=SUM(C3:
G3),若在不同表内计算如Sheet2则要插入引用,在某一单元格内输入=SUM(Sheet1!
C3:
G3)。
平均分为=AVERAGE(Sheet1!
C3:
C101)
90分以上人数=COUNTIF(Sheet1!
C3:
C101,">=90")
优秀率=COUNTIF(Sheet1!
C3:
C101,">=80")/COUNT(Sheet1!
C3:
C101)*100
及格率=COUNTIF(Sheet1!
C3:
C101,">=60")/COUNT(Sheet1!
C3:
C101)*100
最高分=MAX(Sheet1!
C3:
C101)
最低分=MIN(Sheet1!
C3:
C101)
此类引用用处广泛。
三、建立常用的统计模版
通过以上内容已经可以完成对单班统计,统计出各班成绩后即可建立年级的统计。
这样就要对每个班进行分别统计后再进行汇总,工作量大且较易出错。
所谓模版就是利用电子表格中表间公式的引用,在表与表之间建立起相应关联,通过关联自动产生统计数据。
简单地说就是在录入成绩后,电子表格会自动计算统计出所需要的数据。
下面以单班双表、多班多表、多班双表为例说明模版建立方法。
单班双表模版:
以全年级班额数最大的为计算基数,如上例仍以101人为公式总人数,不足人数为空格,将不计入统计结果。
如(图一)为成绩录入表,如(图三)在sheet2中进行统计计算。
分别在相应单元格内插入引用公式,在指定域前加上表名Sheet1!
。
图一
注8:
对该文档进行保存,更名为成绩模版,把其他班级录入成绩复制到sheet1后,在sheet2中即得到相关统计数据,然后更名另存得到新文件。
多班多表模版:
这是学校进行成绩统计用到的最常用的方法,分别在电子表格中Sheet1、Sheet2……Sheetn中插入同一年级中对应各班级的成绩录,同时建立表格Sheet(n+1)(如下图)作为统计模版。
统计的各类基础公式不变,改变其选择域,如单班双表操作相同,分别在对应班级公式中插入的指定域前加上表名Sheet1!
、Sheet2!
……Sheetn!
。
例各班语文平均分
一班:
D3=AVERAGE(Sheet1!
$C$3:
$C$101)
二班:
D10=AVERAGE(Sheet2!
$C$3:
$C$101)
三班:
D17=AVERAGE(Sheet3!
$C$3:
$C$101)
其他依次类推。
当对每次Sheet1、Sheet2……Sheetn进行数据更改后,将自动在Sheet(n+1)得到更新后的统计。
多班双表
例各班语文优秀率
一班:
B4=COUNTIF(Sheet1!
$C$3:
$C$101,">=80")/COUNT(Sheet1!
$C$3:
$C$101)*100
二班:
B5=COUNTIF(Sheet2!
$C$3:
$C$101,">=80")/COUNT(Sheet1!
$C$3:
$C$101)*100
三班:
B6=COUNTIF(Sheet3!
$C$3:
$C$101,">=80")/COUNT(Sheet1!
$C$3:
$C$101)*100
其他依次类推。
注9:
对该文档进行保存,更名为成绩模版,把其他班级录入成绩复制到sheet1、Sheet2……Sheetn后,在Sheet(n+1)中即得到相关统计数据,然后更名另存得到新文件。
在图与图的两种统计中插入引用公式的方法相同,当一组公式插入后,可通过“填充柄”插入其他单元格公式,然后选中相应的行或列进行替换操作。
多班单表模版:
由于考场混编,各班学生在各场分布较为混乱,当然,可以对班级进行排序后变成多班多表进行统计。
最简单的办法通过公式组合直接进行统计。
A列序号,B列班级,C列姓名,其中F列为语文成绩。
平均分=SUMPRODUCT((Sheet1!
$B$2:
$B$1000="一班")*
(Sheet1!
$f$2:
$f$1000)/COUNTIF(Sheet1!
$B$2:
$B$1000,"一班"))
意思为:
对表1中在B2到B1000中符合“一班”这一条件的单元格,同时,对其f列进行求平均值。
大于80分为数=SUMPRODUCT((Sheet1!
$B$2:
$B$1000="一班")
*(Sheet1!
$f$2:
$f$1000>=80))
意思为:
对表1中在B2到B1000中符合“一班”这一条件的单元格,同时,统计其f列符合>或=80分这一条件的个数。
及格率=SUMPRODUCT((Sheet1!
$B$2:
$B$1000="一班")*
(Sheet1!
$f$2:
$f$1000>=60)/COUNTIF(Sheet1!
$B$2:
$B$1000,"一班")*100)
意思为:
对表1中在B2到B1000中符合“一班”这一条件的单元格,同时,对其f列进行求及格率。
四、其他应有
1、某一学生成绩在班级和全校的排名
首先要制作出如下图的表格模版,班级、姓名、学科、成绩等均为上下两单位格合并成的一个单元格。
单科成绩或总分为四个单元格,其中前两个合并后粘贴成绩,后两年单元格不合并,上为年级排名,下为班级排名。
年级排名
=RANK(Sheet6!
D3,Sheet6!
D3:
D22)
班级排名
=SUMPRODUCT((Sheet6!
A3:
A22=Sheet6!
A3)*(Sheet6!
D3:
D22>Sheet6!
D3))+1
2、邮件合并批量打印统一规格报表
掌握了单班单表的统计方法,就基础上达到了学校的统计的最基本要求,但是对统计者来讲,一年N次的成绩统计这一项细心、繁重、枯燥的工作,费心、费时、费力,每次都要细心地插入公式进行计算,常常是想得头痛、累得腰痛、看得眼痛,还担心一旦出错后教师的不满和领导的批评,更主要的是内心的自责。
如何解决这一问题?
通过单班双表利用公式的表间引用轻松解决。
(4)引用
公式的表
我设计过一张学生成绩统计表,表中除了上面这些内容外还包括分段人数、几门主课总分,总分排名等
=AVERAGE()平均
至于及格和优秀率
=COUNTIF(C3:
C19,">60")可以数出大于60等的个数
及格率=COUNTIF(B1:
B19,">60")/COUNT(B1:
B19)
优秀率把60改成优秀的分数就行
假设A1:
B25是你的数据区域,公式为
=SUMPRODUCT((A1:
B25>=60)*(A1:
B25<=89.5))
排名次
“=RANK(E2,$E$2:
$E$76)”,
=RANK(D1,$D$1:
$D$14)
=AVERAGE(I1:
I521)
=AVERAGE(J1:
J521)
=AVERAGE(K1:
K521)
=COUNTIF(I1:
I521,">=80")/COUNT(I1:
I521)*100
=COUNTIF(J1:
J521,">=80")/COUNT(J1:
J521)*100
=COUNTIF(K1:
K521,">=160")/COUNT(K1:
K521)*100
=COUNTIF(I1:
I521,">=60")/COUNT(I1:
I521)*100
=COUNTIF(J1:
J521,">=60")/COUNT(J1:
J521)*100
=COUNTIF(K1:
K521,">=120")/COUNT(K1:
K521)*100
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