公务接待操作流程.docx

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公务接待操作流程

公务接待操作流程

1目的

本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）公务接待操作的流程及控制要点，旨在规范本行机关接待活动，明确经办人员职责，控制和节约公务接待支出。

2适用范围

本文件适用于本行机关公务接待活动。

3定义、缩写与分类

3.1定义公务接待：

是指接待来本行出席会议、考察调研、学习交流、业务来往、检查指导、请示汇报工作等公务活动人员的活动。

3.2缩写无

3.3分类公务接待分为：

重要公务接待、一般公务接待和会议接待。

4职责与权限

部门/岗位

职责与权限

不相容职责

董事长

对重要接待任务进行审批。

主管领导

1）对重要接待任务进行审核，对权限内进行审批；

2）对一般接待任务和会议接待进行审批；

3）对公务接待费用报销进行审批。

综合办公部门/主任

岗

1）对重要公务接待进行审核；

2）对公务接待进行组织安排；

3）审核公务接待费用报销手续。

部门/岗位

职责与权限

不相容职责

综合办公部门/后勤

服务岗

1）草拟重要公务接待方案，承办接待事宜；

2）办理公务接待费用报销手续。

各部门/负责人

审核一般及会议接待申请。

各部门/相关岗

1）提出一般及会议接待申请；

2）协助综合办公部门做好接待工作。

5原则与基本规定

5.1原则

1）对等接待、任务分类原则。

综合办公部门根据来宾级别、身份安排相应级别的领导接待，并把任务落实到对口部门承办。

2）简化礼仪、务实节俭、杜绝浪费原则。

公务接待和会议接待时，应做到热情接待、合理开支、防止铺张浪费。

5.2基本规定

1）综合办公部门是本行公务接待的归口管理部门，具体负责统筹协调、安排与管理，做好交通、住房、饮食、费用报销等工作。

2）本行其他部门负责协助综合办公部门做好上下级及内外专业对口部门、业务人员的接待工作。

3）公务接待费用实行一事一结。

4）公务接待活动结束后，综合办公部门负责办理结算手续，列出费用清单，附上《接待任务审批表》或《会务申请表》后报账。

5）对无《接待任务审批表》、《会务申请表》和超预算的接待费用，一律不予报账。

因特殊情况超预算的，需主管领导审批。

6）内部审计部门要定期对公务接待费用开支进行检查监督，发现违反规定的，要追究有关责任人责任。

7）严格执行接待标准，不得搞铺张浪费、超标准接待。

8）公务活动期间午餐一律不得饮酒。

9）机关人员不得接受可能影响公正执行公务的宴请，不得以任何名义索要或接受基层赠送的贵重物品和可能影响公正执行公务的礼品。

10）实行定点接待制度，来宾一般安排在定点宾馆和饭店。

定点宾馆和饭店由综合办公部门组织招标，两年进行一次，每次选定3至5家。

11）临时性的接待任务，应先电话通知综合办公部门，事后需补办相关手续。

6流程描述与控制要求

阶段

环节

风险点

6.1制定方案

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

制定接待方案

综合办公部门;

后勤服务岗;

制定接待方案

重要公务接待活动应坚持工作热情、勤俭节约、统一安排、对支规范的原则。

在收到重要接待确接待对象的身份、人数、所乘车）等情况后，填写《接待任务

件一），制定接待方案，报综合审核。

职责要求:

操作规范:

需要、态度等接待、开任务后，明的航班（火审批表》（附办公室主任

6.2审核

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

审核

综合办公部门;

主任岗;

审核接待任务及方案

审核《接待任务审批表》要素是确，接待方案是否适当、周全，报主管领导审核审批。

风险描述:

审核不严,接待方案不恰当,影响重要接待效果，间接影响本行形象。

风险等级:

低风险

控制措施:

加强岗责控制和程序控制，提高履职能力。

控制部门:

行长;

控制岗位:

主管领导;

职责要求:

操作规范:

否齐全、准签署意见后

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

审核、审批

行长;

主管领导;

审核审批重要接待任务及方案审核《接待任务审批表》要素是确，接待方案是否适当、周全，提出进一步要求，并在权限范围，超权限报董事长审批。

职责要求:

操作规范:

否齐全、准对接待任务内进行审批

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

审批

董事会;

董事长;

审批接待任务及方案

审核《接待任务审批表》要素是确，接待方案是否适当、周全，好本次重要接待公务活动签署

职责要求:

操作规范:

否齐全、准并就如何做具体意见。

6.3组织接待

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

组织接待综合办公部门;

主任岗;

组织接待根据领导审批意见，组织综合办

职责要求:

操作规范:

公部门后勤服务人员认真做好接待服务工作，同时提请相关部门负责联络和配合。

环节名称:

承办接待事宜适用部门:

综合办公部门;适用岗位:

后勤服务岗;职责要求:

承办接待事宜操作规范:

1）根据来宾情况通知有关领导迎接；根据来宾人数安排好车辆，提前半小时到达机场（车站）等候；

2）严格执行本行接待标准，住宿原则上安排在定点宾馆，房间摆放水果和欢迎卡；来宾指定接待宾馆的，尊重其意愿安排；

3）根据来宾的日程安排，指定专人专车跟进服务；

4）根据来宾返程时间和机（车）要求，至少提前1天预定机（车）票，办好相关手续，并将来宾送到机场（车站）。

阶段

环节

风险点

6.1申请

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

明确接待任务

相关部门;

相关岗;

明确接待任务

接待活动坚持工作需要、态度热约、统一安排、对等接待、开支。

各部门接到公务接待任务后，任务审批表》（附件一）报本部查。

职责要求:

操作规范:

情、勤俭节规范的原则填写《接待门负责人审

6.2审核

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

审查

相关部门;

负责人;

审查接待任务

审查《接待任务审批表》（附件否齐全、准确，签署意见后，报批。

风险描述:

未认真履行岗位职责,违规批准事实上并不存在的公务接待活动,造成行政资源浪费。

风险等级:

中等风险

控制措施:

加强岗责控制和监督检查，杜绝违规安排公务接待活动。

控制部门:

行长;

控制岗位:

行长;

职责要求:

操作规范:

一）要素是主管领导审

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

审批

行长;

主管领导;

审批接待任务

审核《接待任务审批表》（附件否齐全、准确，签署审批意见，待任务提出具体要求。

职责要求:

操作规范:

一）要素是并对本次接

6.3组织接待

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

组织接待

综合办公部门;

主任岗;

组织接待根据主管领导审批意见，组织综后勤服务人员认真做好接待服时提请相关部门负责联络和配

职责要求:

操作规范:

合办公部门务工作，同合。

环节名称:

适用部门:

适用岗位:

承办接待事宜

综合办公部门;

后勤服务岗;

承办接待事宜

情况和接站时间表，安排车辆到达机场（车站）等候，对口部接站。

职责要求:

操作规范:

1）根据来宾提前半小时门派人跟车

2）定点宾馆，房间摆放水果和欢迎卡；来宾指定接待宾馆的，尊重其意愿安排。

3）根据来宾的日程安排，需要用车的，填写《派车单》（附件三），由对口部门向综合办公）部门申请派车，指定专人专车跟进。

4）接待任务结束前，对口部门应提前和来宾沟通并知会综合办公部门，根据来宾返程时间和机（车）要求，至少提前1天预定机（车）票，办好相关手续，并将来宾送到机场（车站）。

阶段

环节

风险点

6.1申请

环节名称

适用部门:

适用岗位:

申请

相关部门;

相关岗;

申请召开会议根据工作需要和领导安排，填请表》（附件二），明确时间、地题、参会人员、食宿安排、会议要点，报本部门负责人审查。

职责要求:

操作规范:

写《会务申点、中心议代表接送等

6.2审核

环节名称

适用部门:

适用岗位:

审查

相关部门;

负责人;

会议申请审查对《会务申请表》（附件二）进定召开会议是否必要，会务服务整，并报主管领导审批。

风险描述:

审核不严,会议预算及用途与实际不相符,各部门以会议之名擅自扩大接待范围，造成不必要的行政资源浪费。

风险等级:

低风险

控制措施:

加强岗责控制和监督检查，杜绝铺张浪费情况的发生。

控制部门:

行长;

控制岗位:

主管领导;

职责要求:

操作规范:

行审查，确要点是否完

环节名称适用部门:

适用岗位:

审批行长;主管领导;

审批会议申请对《会务申请表》（附件二）进明确签署意见。

对不必要组织召按精简会议、厉行节约的原则适

职责要求:

操作规范:

行审批，并开的会议，当控制。

6.3组织落实

环节名称适用部门:

适用岗位:

组织落实

综合办公部门;

主任岗;

组织落实

按照会务服务要点，组织综合勤服务人员认真落实会议接待

职责要求:

操作规范:

办公部门后任务。

环节名称适用部门:

适用岗位:

布置会场

综合办公部门;

后勤服务岗;

会议组织

看会场，确定是否符合会议要议设施是否运行正常。

应特别关是否合理，席卡摆放是否正确，

职责要求:

操作规范:

提前一天查求，确认会注会场布局

应及时更换会标或电子字幕，可在会场内适当摆放花草。

环节名称:

后勤保障适用部门:

综合办公部门;

适用岗位:

后勤服务岗;职责要求:

负责后勤保障

操作规范:

综合办公部门会务工作人员和对口部门应提前一天安排好食宿、报到等事项；对会议重要来宾，应提前安排好接送人员，做好后勤保障服务。

7检查监督

牵头检查部门

检查内容

检查频次

报告路线

检查结果利用

内部审计部门

检查公务接待规定的执行情况。

每年一次

监事会、

审计委员会

检查监督、持续改进

8附件

附件一：

《接待任务审批表》附件二：

《会务申请表》附件三：

《派车单》

附件

接待任务审批表

单位：

日期：

年月日

接待对象情况

来宾单位

领队姓名、职级随行数人

数

接待事由

到达时间/航

班（车次）

接待时间

月日—月日

经办人

陪餐人数

接待酒店

经办人：

年月日

是否安排参观

负责人：

年月日

部门意见

经办人：

年月日

综合办公部门意见

主任：

年月日

领导意见

主管领导：

年月日

备注

附件二：

会务申请表

会议名称

申请部门

联系人

联系电话

会议内容

会议地点

会议时间

参加人数

桌椅安排

回字型（）课堂型（）其他形式：

主席台设：

（）人

设备安排

横幅内容：

话筒（）音响（）投影（）电视机（）

其他设备：

费用预算

综合办公部

门意见

领导意见

注：

请在您所需的项目内（√）

附件三：

派车单

日期：

申请

部门

经办人

预乘

人数

派车事由：

计划路线：

计划用车时间：

年月日（周）至年月日（周）

车号：

司机：

申请部门意见

年月日

综合办公部门意见

年月日

主管领导意见

年月日