XX农村商业银行账户资料影像化管理操作规程.docx

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XX农村商业银行账户资料影像化管理操作规程

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XX农村商业银行账户资料影像化管理操作规程

第一章总则

第一条为加强XX农村商业银行（以下简称“总行”或“我行”）账户资料影像化管理，控制业务风险，确保业务正常开展，根据中国人民银行《人民币银行结算账户管理办法》等相关规定，结合我行实际情况，制定本操作规程。

第二条本操作规程所称账户资料影像化业务，是指通过账户资料影像信息管理系统（以下简称“账户影像系统”）对账户业务资料进行影像采集，运用图像识别技术对影像的版面进行自动分类，运用OCR识别技术对资料中关键要素进行识别和提取，系统将采集的影像资料和电子数据永久保存并加以数据状态进行管理。

第三条办理账户资料影像化操作的各营业网点应遵循监管部门及我行反洗钱和客户身份识别相关规定。

第四条本操作规程适用于总行辖内办理账户资料影像化的网点及相关机构。

第二章职责分工

第五条总行运营管理部为账户资料影像化管理的管理部门，负责制定账户资料影像化管理操作规程；负责账户资料影像化的参数管理，包括资料属性、分类等参数的新增、变更等；负责账户资料影像化的培训与指导，定期监督、检查制度执行情况；负责收集反馈意见并集中研究解决方案。

第六条总行集中作业部是账户资料影像化凭证的保管部门，负责账户资料的移交、保管及调阅等；负责账户影像系统操作用户维护。

第七条总行信息技术研发部负责账户影像系统的功能开发及维护，保证系统的正常运行。

第八条营业网点负责影像化资料整理、上交及业务异常情况的跟进处理，确保账户影像资料合规、正确、完整。

第三章基本规则和要求

第九条实施资料影像化的账户范围

（一）人民币单位账户，包括账户影像系统上线时正常使用的存量单位账户和系统上线后新增的单位账户，具体账户类型包括结算、同业存款、定期、通知类账户，不包含托管账户、保证金账户。

（二）个人账户，包括活期、定期、通知类账户。

第十条实施资料影像化的资料范围

（一）单位账户资料

1.各营业网点在办理客户开立、变更、撤销等单位账户业务中需要留存的各种证照类复印件、申请书、授权书及系统打印的相关凭证等需永久保管的纸质资料。

2.代收付协议、网银、智能存等中间业务资料不上交影像化管理，由网点专夹保管，定期装订。

3.对于前期整理存量账户资料过程中发现的重复共项或多余的其他资料，按账号顺序逐户排列，统一装订后移交所辖分支行档案保管部门，不需上交影像化管理。

（二）个人账户资料

1.各营业网点在办理客户开立、变更、撤销、挂失等个人账户业务中需要留存的各种证照类复印件、申请书、授权书及系统打印的相关凭证等需永久保管的纸质资料，包括个人客户信息登记申请书、个人银行卡特殊业务申请书、信用卡个人信息资料修改申请书和批量开户业务资料。

2.代收付协议、网银、悦享存等中间业务资料不上交影像化管理，由网点专夹保管，定期装订。

第十一条账户影像资料分类

客户资料和账户专属资料。

客户资料主要指客户的身份证明文件资料，包括但不限于营业执照、组织机构代码证、开户许可证等；账户专属资料指只与客户开立的某一具体账户相关联的资料，包括但不限于开销户申请书、允许账户开立的相关批文等资料。

客户资料与同一客户号下每一个账户相关联，账户资料只与对应账户关联。

第十二条资料分类上交

网点上交账户资料时，区分存量在用、存量历史、新增、自动导入和个人账户五种类型。

不同种类的资料应该分包上交，不得混杂上交。

（一）存量在用资料指账户影像系统2015年5月4日全辖推广使用前档案袋中留存的开户资料，其中客户资料需替代为客户最新的资料。

（二）存量历史资料指账户影像系统2015年5月4日全辖推广使用前，档案袋中除存量在用外的所有资料，包括开户后的所有变更资料、年检资料及其它签约等资料，冗余资料除外。

（三）新增资料指账户影像系统上线后新增的账户及存量账户纳入系统管理后涉及的变更、撤销等业务的资料。

（四）自动导入资料指账户资料影像化功能优化后，相关影像自动从柜面业务系统导入至账户影像系统的资料。

（五）个人账户资料指各网点每月办理的个人账户业务资料，包括个人活期、定期、通知存款等账户开立、变更、撤销、挂失等。

第十三条资料影像化业务基本流程

（一）资料整理上交

各营业网点整理账户资料，按资料包上交，使用实物管理系统登记资料交接。

（二）扫描及自动识别

我行指定外包商收到存量历史、存量在用和新增资料后，扫描并提交资料影像，系统自动对影像进行版面识别、分类及主件附件识别。

系统对版面识别成功的，系统自动补录相关信息，并提取影像上的关键要素录入系统，根据识别出来的关键要素自动发指令到核心业务系统调取账户信息。

对于识别失败的，系统会将失败的信息列入待补录状态，需补录操作员人工补录后才能提交系统。

（三）数据导入

指定交易的单位账户资料影像自动从柜面交易系统自动导入至账户影像系统，个人账户影像资料从事后监督系统自动导入至账户影像系统，对应实物资料只作塑封保管，不需要外包公司进行后台扫描。

（四）信息补录

补录操作员需将整包资料全部补录完成后才能提交系统，业务人员才能查询到对应影像信息。

对主件不清或信息遮盖而无法补录的，需整包退回网点处理。

（五）判重处理

导入证照资料影像时，账户影像系统自动根据资料的类型以及所属的客户号与证件号判断同一个客户下是否已存在相同种类资料，将系统中已存在的旧客户资料自动放入历史资料。

（六）网点跟踪处理

网点应在资料上交之后的五个工作日内，登录账户影像系统查看影像是否正确生成。

（七）信息查询

1.信息查询权限。

客户资料全辖共享，可以跨网点查询，账户专属资料不允许跨网点查询。

2.信息展示方式。

客户资料在对公客户管理和同业客户管理页面显示，账户资料在负债账户管理页面显示。

影像信息展示支持缩略图和列表清单两种方式，风格可以自由切换，网点可以在缩略图下查看对应的资料包号、资料有效期等信息。

（八）纸质资料保管

我行指定外包商进行账户资料塑封、装箱、登记等单证影像化处理工作，并定期将已封箱档案移交给档案管理外包商保管。

第四章账户资料整理要求

第十四条账户资料包整理要求

（一）网点上交账户资料时，应以资料包的形式整理，每包资料不超过250页，并统一使用传票封面作为资料包首页，传票封面上须记载网点名称、网点机构号、凭证种类（凭证种类分为存量在用、存量历史、新增、自动导入和XXXX年XX月对私账户资料五种）和张数等。

（二）网点需在“传票封面”的右上角粘贴条形码（该条形码与实物交接系统使用的条形码一致），并在账户影像系统录入该条形码对应的账号信息，系统支持利用条形码对实物进行识别、后续调阅管理。

条形码原则上不得更替，办理账户资料包退回、转递、重交等业务时应继续使用原条形码。

（三）每个单位账户资料前必须放置“账户资料分户页”或者业务凭证作为账户间隔，“账户资料分户页”使用A4纸打印，并沿虚线对折剪裁（即1/2张A4纸大小），业务凭证需为新增账户业务柜台打印凭证。

其中，“账户资料分户页”作为存量在用和存量历史资料的间隔，业务凭证作为新增资料和自动导入资料的间隔。

（四）为了保证网点上交的账户资料不遗漏，账户资料上交前，需按包逐张手工编号，编号时不分开账户，按排列顺序依次编号，“传票封面”与“账户资料分户页”均需编号。

（五）账户实物资料原件、复印件等原则上需统一使用A4纸格式，对个别规格较小的应注意摆放位置；对已破损或扫描时可能会损坏的资料，应使用A4纸糊裱。

网点在整理档案时应将档案资料里所有的回形针、大头针和钉书针等取掉，对粘贴到一起的资料，应一张一张拆开；对书本状的文件或其它资料，应将其裁剪开。

（六）为有效建立代理人关系，各营业网点对账户涉及代理业务的经办人身份证复印件，在身份证复印件正面左下角上加盖“代理人”章，盖章时注意尽量不与其他印章重叠，确保系统能自动识别。

（七）因国税和地税登记证书无明显标识区分，为提高系统的自动化处理，各营业网点统一在国税登记证复印件的国徽左边空白区域加盖“国税”章，盖章时注意尽量不与边框重叠，确保系统识别的准确率。

（八）因网点不再保管账户实物档案，但留存在账户档案中的客户开户许可证副本在销户时需交回人民银行，为了减少资料来回传递的手续，在人民银行未有最新要求前，网点只需将客户开户许可证副本复印一份随开户档案上交，原件由网点专夹专人保管。

第十五条账户资料整理要求

（一）存量单位账户资料（包括存量再用和存量历史）整理要求

1.对同一客户档案袋中同时存在活期、定期及通知账户的，网点应逐一将各类账户以账号为单位分开整理上交，不能以档案袋为单位上交。

2.网点在整理账户资料时，应按照在账户影像系统填列的账号清单顺序，将资料摆放整齐，并按开户资料、变更资料、年检资料、其它资料的顺序分类，按时间先后顺序整理。

3.对客户开立多个账户重复留存的完全相同的资料，只须提交一套证照资料即可，如：

客户开立单位银行结算账户，再开立定期存款账户、通知存款账户的，结算账户已经留存的（存款人开户证明文件、组织机构代码证等相关资料复印件），定期存款账户、通知存款账户资料中不需重复留存。

4.网点上交存量账户资料包时，操作员进入账户影像系统菜单“系统管理”→“存量账户管理”→“添加账号”后，在弹出的界面录入对应资料包的账号信息，用于后台扫描、录入人员核对账号信息和网点后续跟踪核对资料上交情况。

（二）新增账户及存量账户新增资料的整理要求

1.账户影像系统上线后，新增账户及存量账户的变更、撤销等业务资料作为新增资料单独成包上交，自动从柜面系统导入影像系统的资料除外。

2.新增类账户资料使用业务凭证作为账户分隔，网点需重打一联相关业务凭证连同实物档案资料一起上交，补打的业务凭证必需要素清晰、完整，无需在凭证上加盖业务办讫章或个人印章。

3.系统根据“业务凭证”的业务流水号索引账户信息。

对于客户一次办理多笔业务的，网点只需使用其中一张业务凭证作为账户分隔，无需补打多份业务凭证，也无需客户重复提供相同的证照复印件。

4.网点上交新增账户资料包时，操作员进入菜单“系统管理”→“新增账户管理”→“添加账号”后，在弹出的界面录入对应资料包的账号信息，用于后台扫描、录入人员核对账号信息和网点后续跟踪核对资料上交情况。

（三）自动导入资料的整理要求

1.资料包的资料类型填写为“自动导入”，外包机构只作塑封入袋处理，不再进行账户资料的扫描。

2.如果系统已留存客户最新证照资料的影像，网点无需客户重复提交复印件，但须按业务规则要求客户完整提交申请资料原件。

3.网点上交新增账户资料包时，操作员进入账户影像系统菜单“系统管理”→“新增账户管理”→“添加账号”后，在弹出的界面录入对应资料包的账号信息，用于网点后续跟踪核对资料上交及影像生成情况。

（四）个人账户资料的整理要求

1.各网点在月初5个工作日内整理上交上月对私账户资料，对于同一月份内办理的开立、变更、撤销等账户业务，不区分活期、定期、通知存款等账户类型，直接按照业务发生时间的先后顺序依次摆放整理上交。

2.对于单月账户数量较多，超过250张的，网点应该根据实际情况，将当月的业务资料分包上交，上交时在传票封面的凭证种类栏填写为“XXXX年XX月对私账户资料1/N”，其中，N为对应月份资料总包数，1/N表示N包里面的第一包，2/N表示N包里面的第二包，以此类推。

3.受后台数据交互时间的限制，对私账户资料数据需在业务办理15天后才能查询。

为确保系统数据的准确性，各网点须抽查不低于10%的系统数据进行核对。

第五章账户资料影像化的后续管理及应用

第十六条纸质资料保管及调阅

我行指定外包商进行账户资料塑封、装箱、登记等单证影像化处理工作，并定期将已封箱档案移交给档案管理外包商保管。

网点如因错交开户许可证副本原件等原因需要调回资料的，应填写《业务档案调阅申请书》并经网点运营主管或其B角同意，连同相关资料扫描形成影像文档作申请资料，发起“作业中心操作业务资料递交表”流程，经集中作业部档案科经理、分管负责人审批同意后办理，由集中作业部按照实物档案调阅流程办理退回。

第十七条柜面系统与账户影像系统信息共享

（一）在办理单位客户信息维护、同业存放定期开户等未镶嵌资料扫描功能的指定业务时，在柜面交易界面点击“查看影像资料”功能按钮，可调阅查询对应客户在账户资料影像信息管理系统的客户资料影像，用于核对客户信息与影像资料是否准确、有效。

对于已镶嵌扫描功能的优化交易，柜面系统可导入对公账户影像资料，同时允许扫描添加其他资料。

（二）对于已镶嵌扫描功能的优化交易，柜面系统提交确认的业务资料，在交易成功后将自动同步资料影像至账户资料影像信息管理系统，作为该业务流水下的资料影像存储。

如对应客户已存在同类客户资料影像的，则自动按照业务发生时间进行判重处理。

第十八条网点跟踪核对资料影像化情况

网点应该在上交影像化资料之后的5个工作日内登录影像系统进行资料查看，确保资料已经正确导入影像系统。

（一）对于系统自动识别有误的资料版面，允许业务查询员进入系统菜单“系统管理”→“版面错误处理”后，选择影像资料名称，或者同时录入“客户号”或者“客户账号”，查找有误的资料。

操作员进入菜单“系统管理”→“版面错误处理”→“修改版面”后，可在弹出的界面进行版面修改。

其中，对于没有预设具体名称的证照、申请书、业务清单等，网点应选择为“账户专属其他资料”。

（二）对于资料串户，网点应该及时查明原因，对于由于错放业务凭证或者“账户资料分户页”的，网点应该申请调回资料包，重新整理后再上交；对于由于业务流水号模糊、被遮盖等原因导致识别错误的，网点应发起运营业务电子审批流程申请进行调整。

（三）对于其他由于网点操作原因导致的信息错误，原则上需由网点申请调回资料包，重新整理后再上交。

第六章统计报表

第十九条账户影像系统查询操作日志以报表形式展示，可查询相关用户在系统内所有的操作记录，允许以“登录号、操作类型、操作开始日期、操作结束日期”作为查询条件。

第二十条统计报表包括过期资料统计、缺失资料报表、监督资料报表、扫描统计报表、补录统计报表、影像变更报表、处理单统计报表、缺少资料的账户报表、缺少资料的交易报表、删包记录报表、存量账号差错报表、已生成影像账号统计报表以及处理单管理。

不用的用户设置不同的查询权限，各用户可以根据需要选择查询权限内的业务信息。

第七章用户维护管理

第二十一条账户资料影像系统用户包括业务查询岗、资料管理岗、用户管理岗、资料审核岗、监督岗、补录岗及扫描岗。

（一）业务查询岗：

负责登记上交资料账号，可查看权限范围内的资料影像、账户信息、系统生成的相关报表及操作记录等，允许对系统自动识别错误的资料版面进行修改。

（二）资料管理岗：

负责处理重复证件、停用启用资料、修改资料包号、关联核心信息和处理影像信息差错。

（三）用户管理岗：

负责用户信息和密码管理，包括新增、修改、删除、分配角色、重设密码等。

（四）资料审核岗：

负责对业务管理员的所有调整操作进行查阅审核。

（五）监督岗：

负责对影像系统与核心系统记录比对不一致的信息进行监督核对。

（六）补录岗：

负责对版面识别错误的凭证进行调整以及要素补录。

（七）扫描岗：

负责对存量在用、存量历史及新增资料进行扫描。

第二十二条网点人员配置业务查询岗。

系统自动根据柜面系统柜员所属机构的变更而联动变更。

第二十三条除员工调动外的账户影像系统操作用户维护（如用户密码重置、禁用/启用），网点应填写相关申请表提交集中作业部参数维护科申请维护。

第二十四条各用户必须严格保管用户名和密码，不得借他人使用；密码需定期做更新，同一密码口令的使用日期不能超过3个月。

第八章附则

第二十五条网点查询员对通过使用账户资料影像系统查询获得的信息应该严格按照我行相关要求进行保密。

第二十六条对于业务人员因违反监管机构及总行对账户资料影像化管理规定，违规操作形成风险损失及不良影响的，按照我行相关制度对有关责任人进行追究，对当事人进行相应处罚。

第二十七条本办法由总行运营管理部制定、解释和修订。