集团采购风险控制工作实施细.doc
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集团采购风险控制工作实施细.doc
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控股集团管理中心文件
集团采购风险控制工作实施细则
1目的和适用范围
1.1目的
为了适应钢铁物流行业市场的变化,理顺并规范集团采购流程,加强对采购业务的风险监控,达到从“事后及时检查”到“过程即时监控”、“事前有效预防”的监控效果,特制定本实施细则。
1.2适用范围
本实施细则适用于涉及集团采购风险控制的所有相关部门(含下属机构)及集团其它相关部门。
注:
子公司目前没有设置采购部经理的由其总经理行使相应权力并承担责任。
2采购风险控制架构
2.1采购风险定义
采购风险是指在采购活动中,从合同洽谈到合同结束涉及的条约风险、条约履行风险及结算(发票或余款)不能按期获得的风险。
2.2风险控制部职能
2.2.1负责集团采购风险的控制、管理、监督及评估。
包括采购流程的审定;监控、管理采购中心和各子公司的采购风险,保证采购计划的顺利完成;对合同条款、采购成本控制、采购资金往来安全、货物执行、票据结算等方面采购风险负主要责任。
2.2.2负责完善集团的采购风险控制机制,对采购业务的风险进行定期评估,提出改进风险管理和内部控制的措施;根据需要制定和修改采购流程和各种规章制度。
2.2.3负责对采购环节的业务操作进行检查,承担检查失误和督导不力的主要责任;同时对检查中发现的违规行为,拥有按本实施细则行使处罚的权利。
2.3商务部职能
2.3.1负责集团国内外采购业务的合同管理、执行和数据管理工作,主要职能包括三方面。
2.3.1.1国内采购业务的合同管理执行,具体负责国内采购业务的跟单、物流、结算等工作。
2.3.1.2国际业务的合同管理执行,具体负责国际采购中进口业务的跟单、通关物流、付款放货、结算等事宜。
2.3.1.3国际业务中的单证运输,具体负责国际业务中的信用证、单证、收付汇、核销、租船等业务。
2.3.2负责对采购业务往来检查,并承担检查失误和督导不力的责任,承担对采购业务往来风险监控的主要责任。
2.4结算部职能
对于商务部提交的结算单及其它相关结算文件必须在收到后24小时内确认回复。
2.5储运部职能
对于采购中心的现货操作,要求储运部必须在收到提单的五天内要全部核对完毕,超过五天的要到仓库确认;对于国内期货及国际期货,要求必须在收到入库清单的五天内完成入库确认。
2.6采购风险控制架构
2.6.1集团采购思路调整为:
“国内外期货以国内为主、长短期期货以短期为主、在期货现货中以现货为主”。
集团采购风险控制部将由目前的“事后即时监控”,转变为“事前预防为主”。
2.6.2成立风险控制部后,该部门负责采购业务监控。
目前由分管副总经理牵头,日常工作由部门经理负责。
集团所有采购员(含子公司),都要建一套手工流水帐,一套Excel表的自动帐。
采购员离岗移交时,要签“以上帐目是本人逐一记录,并无遗漏且核对无误”。
检查采购员日常工作,手工流水帐是必检项目。
2.6.3采购风控体制调整后,结算(会计)部将与商务部直接接口,并不再对口采购员个人。
商务部要强化业务监控职能,与风险控制部共同承担内控责任。
采购中心
风险控制部
商务部
采购部
事后监控事前预防
3采购业务流程重构
3.1现货采购业务流程(见附件一)
3.2国内期货采购业务流程(见附件二)
3.3国际期货采购业务流程(见附件三)
3.4采购合同审批流程及签字权限规定(见附件四)
4现货采购风险监控
4.1关键监控点:
从现货采购业务流程可见,关键监控点包括业务单位评审、支票审核、核对票据提单、提单和返单的确认、更新跟踪表、审核发票和合同结算。
4.2风险监控责任划分:
部门
监控点
商务部监控
风控部监控
结算部监控
储运部监控
业务单位评审
第二责任
第一责任
第三责任
——
支票审核
第二责任
第三责任
第一责任
——
核对票据提单
第一责任
第二责任
第三责任
关联责任
提单和返单的确认
——
——
——
第一责任
更新跟踪表
第一责任
第二责任
第三责任
关联责任
审核发票
第一责任
第三责任
第二责任
关联责任
合同结算
第二责任
第一责任
第三责任
关联责任
4.3采购风控体制调整后,结算部将与商务部直接接口,并不再对口采购员个人。
商务部要强化业务往来监控职能,储运部对送达提单,在五天内要全部核对完毕,超过五天的要到仓库确认。
4.4现货采购风险监控表(见附件五)
5国内期货采购风险监控
5.1关键监控点:
从国内期货采购业务流程看出,关键监控点包括业务单位评审、合同审核、款项支付、合同变更、入库确认和合同结算。
5.2风险监控责任划分:
部门
监控点
商务部监控
风控部监控
结算部监控
储运部监控
业务单位评审
第二责任
第一责任
——
——
合同审核
第二责任
第一责任
——
关联责任
款项支付
第二责任
第三责任
第一责任
关联责任
合同变更
第二责任
第一责任
第三责任
关联责任
入库确认
——
——
——
第一责任
合同结算
第一责任
第三责任
第二责任
关联责任
5.3采购风控体制调整后,结算部将与商务部直接接口,并不再对口采购员个人。
商务部要强化业务往来监控职能,与风控部等共同承担内控责任。
储运部在收到入库清单的五天内完成入库确认。
5.4国内期货采购风险监控表(见附件六)
6国际期货采购风险监控
6.1关键监控点:
从国际期货采购业务流程看出,关键监控点包括业务单位评审、合同审核、开立或修改信用证、单据审核、合同结算。
6.2风险监控责任划分:
部门
监控点
商务部监控
风控部监控
结算部监控
储运部监控
业务单位评审
第二责任
采购部经理/副经理(子公司总经理)第一责任
第三责任
——
合同审核
第二责任
第一责任
第三责任
关联责任
开立或修改信用证
第一责任
第三责任
(进口\资金部)第二责任
——
单据审核
第一责任
第三责任
(进口\资金部)第二责任
关联责任
合同结算
第一责任
第三责任
第二责任
关联责任
6.3国际期货采购风险监控表(见附件七)
7采购违规处罚
7.1处罚管辖的调整
对于采购内部处罚,根据循环监控采购风险的需要,由商务部和风控部负责对内处罚,两个部门不能按本细则要求做的,财务中心可对采购中心进行处罚。
涉及对采购中心的处罚,由财务结算部具体提出,管理中心调查后给予处罚。
7.2采购处罚的时限
对目前现货、国内期货、国际期货采购,处罚时限规定如下:
序号
采购类别
具体时限(按单笔合同执行)
一
国内现货
签订合同付货款后10个工作日内,货物验收入库、余款结清退回、开回货物发票。
二
国内期货
期货操作:
付货款(付定金除外)后45天内,货物验收入库,再加15天余款退回或结转、开回货物发票;
三
国际期货
1、付最后一笔货款20天内,货物验收入库、余款退回、开回货物发票;
2、付税款及费用15天内,开回海关关税发票、码头报关及运费等发票。
7.3采购处罚的流程
采购处罚分三类:
业务流程类、往来结算类及部门违规类。
7.3.1业务流程类处罚(风控部负责):
风控部填单采购员确认
采购中心审核人力资源部处罚并备案。
7.3.2往来结算类处罚(商务部负责):
商务部填单采购员确认
采购中心审核人力资源部处罚并备案。
7.3.3部门违规类处罚(结算部负责):
结算部填单商务部及风控部确认
采购中心审核人力资源部处罚并备案。
7.3.4对储运部处罚(风控部负责):
风控部填单储运部当事人确认
物流加工中心审核人力资源部处罚并备案。
7.3.5对结算部处罚(风控部负责):
风控部填单结算部当事人确认
财务中心审核人力资源部处罚并备案。
7.4采购处罚的标准
7.4.1部门循环监控标准
人员类别
本部门内部监控(发现员工犯规)
部门间循环监控(本部门未发现犯规)
对犯规员工处罚
按个人处罚标准扣分
按个人处罚标准扣分
对部门经理奖罚
不扣分
按个人处罚50%扣,监控部门奖3-5分
对分管领导奖罚
不扣分
按个人处罚30%扣分
7.4.2三类责任处罚标准
标准类别
第一责任
第二责任
第三责任
关联责任
处罚分值
个人处罚标准
个人处罚50%
个人处罚30%
个人处罚10%
7.4.3对员工处罚的标准
为便于风险监控处罚操作,个人处罚标准分业务类别,凡涉及定性的以附表五——七中“个人处罚标准”为依据,如涉及定量金额的处罚参照附件八(采购中心量化处罚标准);如使集团公司蒙受损失的,还应参照《公司管理人员授权管理办法》中对责任人的规定,取三者当中的高限为最后依据。
7.4.4对管理人员的处罚标准
为明确各级管理人员的责任,除严格执行本实施细则的规定外,凡使集团公司蒙受损失的,应参照《公司管理人员授权管理办法》的规定,按管理人员对应岗位承担相应连带责任,取三者当中的高限为最后依据。
7.4.5挽回损失的部分免责
对给集团公司造成损失的,各相关责任人应采取积极措施,尽最大努力追回和减少损失,对能追回部分将不再纳入处罚的计算范围。
8其它
实行集团采购体制调整后,采购中心应全面清理现行规章制度,并制定三类业务各监控点的强化措施,以全面监控采购工作中的各类风险。
本实施细则从颁布之日起实行,解释权属集团管理中心。
附件一:
现货采购业务流程
附件二:
国内期货采购业务流程
附件三:
国际期货采购业务流程
附件四:
采购合同审批流程及签字权限规定
附件五:
现货采购风险监控表
附件六:
国内期货采购风险监控表
附件七:
国际期货采购风险监控表
附件八:
采购中心量化处罚标准
附件九:
采购中心现货采购工作实施细则
附件十:
采购中心期货采购工作实施细则
制订:
采购中心日期:
2005年9月13日
审核:
日期:
2005年9月13日
2005-09-13发布2005-09-13实施
-6-
附件一:
现货采购业务流程
部门
流程
采购部(现货)
结算(会计)部
商务部
风控部
合同签订
核对票据提单(监控点)
采购票据提单复印件交商务部
审核提单支票、确认发生业务
做手工台帐及
EXCEL台帐
进料
按公司资金审批制度
审批权限审批执行
支票审核(监控点)
合同结算(监控点)
数据修正(录ERP)
审核发票(监控点)
N
Y
申领支票
验货
洽谈
收集信息
合同执行完毕整理归档
更新跟踪表(监控点)
进入跟踪流程
未到货
联系储运
异议处理
提单交储运部
签订合同领取提单
监控流程执行情况
单位评审
参与业务执行确认
审核提单确认业务
参与了解到货情况
监督执行
接收信息参与监控
合同执行
结算
异议
归档
附件二:
国内期货采购业务流程
部门
流程
采购部(期货)
商务部
风控部
合同签订
合同签订
合同审核
合同洽谈
按公司资金审批制度
审批权限审批执行
结算部(监控点)
Y
N
- 配套讲稿:
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