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财务劳资管理办法
总则
一、为了完善项目部财务制度体系,规范各项财务活动,加强项目内部财务管理,依据集团公司《财务内控制度》、公司《会计基础工作规范》及其他相关法规、财务文件,结合项目本身特点制定本办法。
二、加强财务管理旨在建立、健全项目部的经济核算制度和内控制度,组织和实施资金管理,保证各项经济业务按规范化、标准化的程序办理。
第一章会计机构设置及岗位职责
项目部设立财务劳资部,财务劳资部设财务劳资部长(兼会计)一名,出纳员(兼劳资员)一名,共同组织本项目部的财务劳资工作,业务上受盾构公司财务部领导。
一、岗位职责
(一)、财务部职责
1、贯彻上级财务管理规定并制定本级项目财务管理办法和相关规章制度,做到有法可依,有章可循,使财务管理达到标准化、规范化。
2、编制项目部间接费用开支计划,制定成本费用控制计划和目标,配合计划部门责任成本核算工作,定期进行成本费用支出情况分析和经济活动分析。
3、组织实施财务控制,实行财务监督。
4、组织资金的预测、筹集、使用,清欠,合理使用和调配资金,充分发挥资金效益。
5、参与项目的评估及经济合同的签订,配合相关部门做好其他工作。
6、实施财务管理和会计核算,依法纳税,及时、准确、全面的提供会计信息。
(二)、财务部长职责
1、严格执行国家的财政法规和上级有关标准制度,维护国家财产安全、完整,按照《会计法》和《企业会计制度》要求,办理会计事项,进行会计核算和会计监督。
2、负责编制和执行财务收支计划,拟订资金筹措和使用方案,计划内资金使用的审批。
3、负责成本费用的预测、计划、控制、分析、考核工作。
4、负责建立、健全经济核算制度,配合相关部门责任成本核算工作,利用财务会计资料组织经济活动分析。
5、负责协助单位主要行政领导对单位的生产经营及其发展作出决策。
6、负责各种费用的报销工作。
7、负责会计凭证的填制、审核、记账及台账的登记等日常工作。
8、负责各种会计报表的编制工作。
9、负责与银行对账单的核对工作。
10、完成领导交办的其他工作。
(三)、出纳员职责
1、爱岗敬业、熟悉业务、搞好服务、保守秘密。
2、负责现金日记账、银行存款日记账的登记工作。
3、负责现金、支票和汇票等银行专控凭证的保管及支票、汇票等银行专控凭证的填制工作。
4、负责与本单位会计进行现金、银行账目的核对工作。
5、负责现金流量表及现金盘点表的编制工作。
6、负责税务机关的纳税等相关工作。
7、负责各种会计资料的收集、整理、装订工作。
8、负责处相关财务文件的打印、整理、装订工作。
9、完成领导交办的其他工作。
(四)、劳资员职责
1、爱岗敬业、熟悉业务、搞好服务。
2、负责“四险一积”报表的填制、按月上报工作。
3、负责“四险一积”台账的登记工作
4、负责公司及项目人员工资发放表的编制工作。
5、负责工资报表的填制、按月、季上报工作。
6、负责相关劳资文件的打印、整理装订工作。
7、负责调出调入人员相关手续的办理工作。
8、完成领导交办的其他工作。
二、会计人员职业道德
1、爱岗敬业即会计人员应当热爱本职工作,努力钻研业务,使自己的知识和技能适应所从事工作的要求。
2、熟悉法规即会计人员应当熟悉财经法律、法规和国家统一会计制度,并结合会计工作进行广泛宣传。
3、依法办事即会计人员应当按照会计法律、法规、规章规定的程序和要求进行会计工作,保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整。
4、客观公正即会计人员办理会计事务应当实事求是、客观公正。
5、搞好服务即会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况,运用掌握的会计信息和会计方法,为改善单位内部管理、提高经济效益服务。
6、保守秘密即会计人员应当保守本单位的商业秘密,除法律规定和单位领导人同意外,不能私自向外界提供或者泄露单位的会计信息。
第二章 货币资金管理
根据《现金管理暂行条例》及公司相关文件规定,制定项目部货币资金管理规定:
一、现金及银行存款管理
1、出纳员每日必须根据审核无误的会计凭证登记现金日记账、银行日记账,并在凭证上加盖收付讫专用章和出纳员印章,对外来原始凭证加盖审核印章。
现金日记账、银行存款日记账必须逐日结出余额。
2、出纳员每日结账完毕都要进行现金的盘点,每周出具库存现金盘点表,并签字、盖章以示负责。
对于发现账实不符,要及时查明原因,并报财务主管。
3、出纳员每周与会计核对一次现金账、银行账,并填制对账单,双方签字、盖章,以示负责。
如发现账账不符,要及时汇报给账务主管。
4、出纳员每月末必须与开户银行核对一次银行存款余额,并由会计逐笔复核银行对帐单,编制银行存款余额调节表并签字。
5、财务部长要不定期对现金和现金日记账进行检查,检查要有记录并存档。
对银行存款日记账和银行对账单要进行核对,每月不少于二次,且在银行对账单上签字,或在余额栏外盖章。
6、出纳员每月要根据日记账编制当月的现金流量表,做好当月资金收支统计,及时上报给上级财务部门,财务部长每月要向主领导汇报一次项目资金收支情况。
7、现金的使用范围
除下述规定范围内使用现金外,其他经济业务结算必须通过开户银行进行转账结算。
职工工资、津贴。
个人劳务报酬。
根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。
各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。
出差人员必须随身携带的差旅费。
结算起点1000元以下的零星的支出。
中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
8、不允许以不符合财务制度的白条顶替库存现金。
9、项目开立账户要向上级财务部门申请开立,严禁私自开立账户。
10、严禁公款以任何理由存入私人账户。
二、印签及票证管理
1、出纳员根据处下达的《中铁十三局集团公司财务专用章使用办法》对相关银行票据进行加盖财务印章;已盖好财务印章的支票、汇票申请书、电汇申请书等重要银行专控凭证,必须放在保险柜里,使用时取出,并做好开出票据使用登记。
出纳员要妥善保管保险柜及办公室钥匙,熟记保险柜密码,注意保密。
2、财务部长必须保管好银行预留印鉴名章,在加盖名章的同时应对开出的支票、汇票等专控凭证进行复核,核对错误。
3、出纳人员休假要由相关财务人员接管工作,按处相关规定办理财务人员书面交接手续。
第三章 存货管理
一、项目部存货管理主要由物资部门负责;物资部要将采购合同原件交与财务劳资部一份,以便做资金计划,合理安排资金,按合同付款。
二、物资部要每月根据物资采购实际情况,及时将当月签字手续完备的点验单据及发票交与财务劳资部,财务劳资部随实际业务发生及时入账,物资部与劳资财务部之间设置票据传递专用登记薄。
三、每月25日前物资部要将签字手续完备的材料发料单交与财务部便于财务部成本归集,保证会计信息的真实性。
四、为做到材料物资的计划管理,对分部发料先由物资部开具发料单,到财务部加盖财务专用章,保管员凭借是否盖有财务专用章为发料依据。
分部领料人要建立委托授权制,严禁施工单位非委托授权人领料签字。
五、项目部材料采用计划成本核算,单价按投标预算价格作为计划价,其差价在“材料成本差异”帐户中核算。
六、建立财务和物资每月对帐、月末实地盘点制度,对发生的盘盈、盘亏情况,要查明原因,及时报项目经理批示,按规定的会计方法进行账务处理。
七、物资部处理的各种材料的残值,按相关规定,履行相关报批手续后处理。
第四章 固定资产管理
一、单价在2000元以上,并且使用年限在一年或超过一年的办公设备,作为自管固定资产进行管理,登记台账,由项目本级办公室负责。
二、项目部本级需要购置小型固定资产的,必须实行逐级审批手续,严禁先斩后奏。
三、当月购置固定资产当月不提折旧,从下月起计提折旧;当月调离、出售固定资产当月照提折旧,从下月起不提折旧。
公司管固定资产的折旧由公司财务部按相关文件转账计提,自管固定资产每季度由办公室计提折旧,并报财务部。
第五章 临时设施管理
项目部本级建造或购置的临时设施,在项目施工工期内按配比原则合理分期摊销,加强临时设施残值管理,并在临时设施管理台账上注明,以备项目本级查验。
第六章 其他资产管理
一、备用金管理
1、对个人的出差、学习、零星购料、医疗等借款实行严格管理,要求完成任务后经办人无正当理由超过三个月不向财务部门办理结算和还款业务的,视为拖欠公款。
按超过天数日万分之三核收利息,将每季度末26日作为基准时间进行考核。
2、职工因生活困难或其他原因预借的工资、生活费,按预支额度大于欠发工资的部分,视同个人拖欠公款。
3、个人借款坚持报告审批制度,凭借款审批报告到财务办理借款手续。
业务完毕后三日内到财物部办理报销手续,特殊情况不得超过七日,对于核定周转备用金的个人报账不得超过十日,否则不予办理相关业务。
个人借款坚持前款不清后款不借的原则。
二、应收账款、其他应收款管理
1、对于项目的应收账款,财务部门应定期与业主核对,催收相关欠款。
2、每发生一笔其他应收款,必须具有明确挂帐依据。
应收款到期或工程结束由原经办人负责收回。
原经办人调出时,由接管人员根据凭据负责收回,对外存出的各种保证金、押金,按发生的时间先后顺序登记好明细台账,经办人要根据实际情况在到期日及时收回。
3、按公司相关规定,食堂账目必须纳入财务管理。
食堂管理员必须认真做好食品的入出库工作,入库单要求具有原始凭证作为附件。
食堂每月与单位财务帐结算一次,每月末由食堂管理员会同会计人员、办公室有关人员共同清点库存,盘点盈亏。
食堂账务不得长期积压,更不得跨年度结算以免影响当期损益。
凡食堂帐目不清的将直接追究食堂管理员的责任。
4、对于项目的应收、其他应收,应付、预收、预付款项,财务劳资部应每月进行清理、核对。
财务部长对应收、其他应收款具有催收的义务。
三、内部往来管理
项目财务部要定期与盾构公司财务部对账,分析往来内容结构,积极偿还欠款减少往来占用。
第七章 成本费用管理
项目部按工程项目进行成本费用明细核算。
项目部的成本费用为人工费、材料费、机械使用费、其他直接费用、对下计价、制造费用和管理费用。
项目上场初要按照成本核算及新会计制度核算的要求,会同计划部门对各项成本费用进行成本测算,根据成本测算结果控制项目运行成本,定期进行经济活动分析,保证目标成本。
一、人工费成本管理
项目部人工费成本主要由职工日常工资、与工资相关配比计提的工资附加费及“四险一积”。
1、每月31日,办公室应及时将签字手续完备的考勤表交与财务部,劳资财务部以此做为编制工资的依据。
2、工资的分配、发放及日常管理,按北延12标项目部《薪酬管理办法》执行。
3、下属分部必须在次月10日前将工资发放完毕,并提供带有领取签字的工资表,否则次月计量款不予支付。
如有特殊情况不能按时发放工资,需要向相关人员(特指民工)做出解释。
二、材料费成本管理
1、项目部向下属分部提供的甲供材料的日常管理由物资部负责,按照物资部门物资管理办法,严格控制。
2、材料的出入库按照物资管理办法必须履行相关出入库手续。
3、对于发往下属分部的各种材料,要完善签字手续,各使用部门的经手人员要要认真核对、签收,各部门负责人对材料使用量的真实性负有责任。
三、其他直接费成本管理
1、项目部本级的水电费管理由办公室负责,本着节约安全的原则,对空调、小型电器用电进行检查管理,相关水电费的交费定期按水电交费通知单进行交费。
五、对下计价成本管理
1、为便于项目责任成本核算和经济活动分析,计划部门每月25日前要根据工程进度对下计价,并将本月签字手续完备的对下计价表送财务部一份。
2、财务部将对下计价表与承包施工合同书等核对后,作为对下计价成本。
3、计划部与财务部建立相关对上、对下计价台账,建立定期对账制度。
4、财务部根据合同,按合同约定预留工程保修费用,待保修期满根据实际维修情况结算。
六、制造费用管理
项目部要加强对间接费用支出管理,严格按期初期间费用预算执行,每月进行费用考核,分析节超原因,为以后项目提供预算依据。
(一)、办公费管理
1、办公经费实行集中采购制度。
根据各部门期初上报的办公用品使用计划,经领导核定办公经费总额,由办公室集中采购并分发各部门,办公室做好领用登记。
2、打印、复印纸由各部门定额领用、节约使用,办公室登记好领用台账。
复印机由办公室专门管理,费用由项目部按实报销。
3、对于非消耗性办公用品,办公室要做好领用单位登记,定期盘点核对,各使用部门要妥善保管和使用,丢失赔偿,领新换旧。
4、办公电话费实行“限额控制,超支自理”的原则,对项目管理人员进行话费补助,个人手机电话费补助由财务部负责每月做表发放,计入当期费用。
(二)、差旅费管理
1、交通、住宿费、订票费开支标准
、车船票:
公出人员符合乘座卧铺条件的,按处有关规定执行;绕道费用不予报销。
公出人员出差凭住宿发票每人每天补贴10元市内交通费,市内公共汽车票不再报销。
出租车费一律不予报销。
、飞机票:
不符合乘做飞机的人员一律不予报销飞机票,由于任务和时间紧急,特殊情况需要乘坐飞机的,事先必须经盾构公司领导批准同意。
公出人员自行乘坐飞机或超待遇乘坐软卧和硬卧或改乘交通工具的,凭票按享受待遇折价报销。
、住宿票:
公出人员凭住宿费发票定额报销:
县级以下地区每天60元,一般城市每天80元,省会城市每天100元。
超过标准部分自理。
出差人员由接待单位免费接待或住家属所在地的,一律不予报销住宿费。
、订票费:
乘坐火车卧铺每人每次报销订票费15-30元,乘坐火车硬座每人每次报销订票费不超过10元。
2、出差人员伙食补助费
、探亲假不给伙食补贴。
、项目人员在本市出差、学习或开会,不能回单位就餐的,每人每天计发误餐补助8元,接待单位免费提供的,不再计发。
、项目人员到外部单位出差不分途中和住宿,每人每天补助25元,到公司内部单位出差,途中补贴25元,到达单位后补贴5元,不再报销任何餐费。
、项目人员经批准到异地学习培训,途中交通费伙食补助按同类出差人员的标准执行,在学习期间每人每天补助7元,不发市内交通补助费。
、工伤人员住院期间,每人每天补助8元。
、出差人员绕道天数不予补贴。
3、探亲差旅费
在册员工的探亲差旅费按照盾构公司相关办法执行,核定探亲差旅费1000元/人,在此期间不在报销任何与探亲相关费用。
4、其他差旅费用
、工作人员公司内部调动,按出差标准办理。
、工作人员调出公司工作的,不予报销差旅费,但每人可报50公斤以内生活用品托运快件费。
、学习、培训人员的差旅费,经单位统一安排的各种培训、学习差旅费按出差人员标准报销。
自费学习的,费用自理。
参加各种职称、外语考试人员的差旅费必须通过考试合格后才给予报销。
5、非在册员工差旅费项目不予报销。
(四)、行政用车修理费用管理
1、项目行政用车由办公室负责管理,司机要爱护车辆,注意车辆的保养。
2、行政用车用油由办公室管理,做好登记,每月末由财务部结算。
车辆到外地办事途中加油的,本着节约、必须的原则,凭正规发票到财务部报销,做好登记。
车辆除出远差或特殊情况外,不允许单独报销油料费。
3、办公室要合理调配车辆,本着节约高效原则,努力减少停车、过路过桥使用费用。
(五)、行政用低值易耗品管理
1、行政管理用购置低值易耗品实行严格控制,台账管理,坚持退旧领新丢失赔偿制度,办公室统一管理并做好登记定期盘点。
2、财务部要建立台账,定期核对。
七、管理费用管理
(一)、工资附加费及“四险一积”费用管理
项目的在册员工按处相关文件规定,计提工资附加费用“四险一积”,计入当期费用。
1、工会经费按当年项目月工资额的2%项目计提,每季交处工会。
2、职教经费按当年项目月工资额的1.5%项目计提,以上交款形式上交公司机关财务部。
3、职工福利费包括职工福利费及医疗保险费,按上年职工月平均工资额的15%单位计提。
职工福利费按当年项目月工资额的4%计提,每季交处工会。
职工医疗保险费按上年职工月平均工资额的11%项目计提,(其中基本医疗保险费,补充医疗保险费),个人扣缴2%,每月交处社保中心。
4、劳动保险费按上年职工月平均工资额的20%项目计提,个人扣8%,每月以上交款形式上交公司社保中心。
5、工伤保险费按上年职工月平均工资额的1.5%项目计提,每月以上交款形式上交公司社保中心。
6、失业保险费按上年职工月平均工资额的2%项目计提,每月以上交款形式上交公司社保中心。
7、住房公积金按上年职工月平均工资额的8%项目计提,个人扣缴8%,每月以上交款形式上交公司社保中心。
8、在广东省参保人员的四险一积按社保中心在处办公网公布的数据为准,按月据实上交。
(二)、业务招待费管理
1、接待原则:
接待工作必须服从和服务于项目部的生产经营需要,努力维护项目部利益,发展对外关系、巩固内部关系;本着“热情、诚信、节俭、必须”的原则,严禁内部吃请、杜绝用公款搞个人关系。
2、接待程序:
由接待部门负责人申请,经副职以上领导同意后,根据安排意见,安排招待,不论内外要先申请后招待,原则上安排内部食堂加菜用餐,确实在外招待的,要杜绝铺张浪费。
内部招待接待部门应及时与办公室联系,说明客人来项目部时间、事由、人数、招待餐数、招待标准,以便于食堂安排。
3、招待用茶、水果等,统一由办公室本着“节约、必须”的原则购买,做好登记,定期到财务部门报账。
(三)、上级管理费管理
根据年初公司《生产经营计划》按当期完成产值2%计提,公司财务转账列收,构成当年收益,以上交款形式上交公司机关财务部。
(四)、科技开发费管理
根据年初公司《生产经营计划》按当期完成产值0.3%计提,公司财务转账列收,以上交款形式上交公司机关财务部。
第八章 费用审批权限及程序
项目日常费用报销业务先由经办人将票据送财务部审核粘贴,填制《经费报销单》,经办人交经办部门负责人签属认可意见后,交财务部签署意见,报请项目经理审批。
第九章 资金审批权限及程序
项目借款实行资金使用计划开支办法管理。
项目部各部门每月30日向财务部报送下月资金使用申请计划,由财务部根据资金实际情况及欠款情况审核编制资金使用计划,报项目经理批准后执行。
一、上交款及“四险一积”的审批按处相关文件执行,及时准确地保证上交。
二、计划内借款。
执行资金使用计划,由经办人填制《借款审批报告单》、《工程款审批报告单》申请,承办部门负责人签暑意见,报财务部审核,财务部根据资金使用计划签属审批意见,报项目经理审批。
三、计划外借款。
1、职工零星借款审批程序:
先由个人填写完借款理由及金额,再由相应部门负责人签署意见后,送至财务劳资部门签署同意所借金额,最后呈报经理审批。
2、材料款审批程序:
由物资部提供采购合同,财务部门根据采购合同,签署意见,呈报经理审批;没有采购合同的,由物资部提出采购计划,呈报经理审批同意后办理借款手续。
对于需要有预付款的材料,必须向财务部门提供采购合同,没有采购合同,财务部门不予支付预付款、定金。
其他借款一律先由部门领导签署意见,由财务劳资部签署审核意见,最后呈报经理审批。
四、下属分部工程款审批程序:
实行计价拨款管理制度,根据计价情况,按合同要求支付。
1、对下拨款,执行按合同管理计价进度拨款制度,计划部门不计价财务部不予拨款。
2、无论何种原因,杜决超拨工程款。
3、领用工程款,必须由合同签定人委托专人办理,未经分包单位负责人出具授权委托书的其他人员,财务部门不予办理。
4、按月计量支付进度款,每月进度款扣除计价总额的1%做为质量保证金、按计价总额的3.83%扣除相关税金后予以支付。
每月末财务主管要定期做好资金收支统计工作,汇总分析资金计划执行情况,并向单位领导汇报。
第十章 其他管理
一、项目职工经公司统一安排的培训费用不在本项目部报销,由项目经理签属实意见,财务部转账公司人力资源部报销。
二、项目职工的各种医药、医疗费按公司相关文件规定不在本项目部报销,由项目经理签属实意见,在公司社会保险中心报销。
三、项目职工的丧葬补助费不在本项目部报销,在公司机关工会报销。
四、项目职工的取暖费不在本项目部报销,按司财相关文件规定在公司机关财务部报销。
五、项目核算管理纳入财务NC系统,与集团公司财务集中管理系统并行,运行相关费用经处批准标准内费用由公司机关承担,超标部分由项目承担。
六、发票管理。
职工办理各种经济业务后,要索取各种合法、正规、真实的发票到财务劳资部门办理报销手续,发票要填写购物单位、数量、单价、金额、发生日期、收款经办人,并加盖收款单位公章。
成批购物、及车辆修理的要有出票单位出具的采购明细单及修理明细单,并加盖印章,对国家行政事业单位开据的收据,要具有行政事业收费章。
七、会计监督。
对违法的收支,劳资财务部不予办理;对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,要求更正、补充。
第十一章 附则
一、本规定自()起实行。
二、本规定中的公司指中铁十三局集团有限公司第二公司,如有不详之处按公司相关文件执行。
三、本规定由项目财务部负责解释。
北延12标项目财务部
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