国有转制退市企业文件材料整理归档工作指引WORD50页.docx

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国有转制退市企业文件材料整理归档工作指引WORD50页

国有转制、退市企业

文件材料归档工作指引

为做好国有转制、退市企业档案管理工作，规范各类文件材料的整理归档，现根据国家、省、市、区有关档案管理规定，特制定本指引。

一、编制企业档案分类办法

为规范区直国有转制、退市企业的档案管理，区直国有转制、退市企业必须编制《企业档案分类办法》。

（《档案分类办法》范本见附件1）。

二、各类档案整理的基本要求

（一）已整理档案的处理

1、档案鉴定。

要根据国家、省、市、区档案行政管理部门有关档案保管期限的规定要求，对已整理的档案进行直接鉴定，将已超过保管期限的确没有保存价值的档案剔出销毁，并编制档案销毁清册。

2、案卷质量的评估。

要根据国家、省、市、区档案行政管理部门有关档案整理的规范要求，对档案案卷质量进行评估，并经区档案行政管理部门和相关主管部门共同审核确认，符合规范要求的，原则上可不再整理。

（档案重新整理的方法见附件2）。

（二）未整理的文件材料处理，必须按国家、省、市、区档案行政管理部门有关规定进行整理。

（三）各企业档案原则上作独立全宗进行整理。

如不能作独立全宗整理的，必须经上级主管部门和档案行政管理部门审核同意。

（四）各企业根据有关规定，编制《保管期限表》。

已由区公资办接收的退市企业的档案，由区公资办编制《保管期限表》。

（五）在开展文件整理工作时，必须对文件材料进行鉴定，对有保存价值的文件材料按不同类别、不同保管期限进行整理。

属于短期保管的文件材料和已超过保管期限，但又需要继续保存的会计档案，则不用整理。

但必须按类别、分年度包装入箱存放。

三、企业管理档案整理方法

凡未整理的企业管理文件（包括党群、行政、经营管理、生产技术管理）按佛山市档案局《关于印发〈关于实施文件材料归档改革的主要做法〉的通知》（佛档〔2004〕1号）进行整理（见附件3）。

四、科技文件整理方法

凡未整理的科技文件（包括基本建设、设备、产品、科研）按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2000）进行整理。

（基本建设文件整理范例见附件4）。

五、会计档案的整理方法

凡未整理的会计档案按《关于印发<会计档案管理办法>的通知》（财政部、国家档案局财会字[1998]32号）进行整理。

（会计档案的整理方法见附件5）。

六、特殊载体档案整理方法

（一）照（底）片档案的整理方法

凡未整理的照（底）片档案按《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）进行整理。

[照（底）片档案的整理方法见附件6]。

（二）其他特殊载体档案的的整理方法

1、其他特殊载体档案（包括录音带、录像带、光盘、荣誉实物）。

2、录音带、录像带整理按《磁性载体档案管理与保护规范》（国家档案局DA/T15—95）进行整理。

（其他特殊载体档案的整理方法见附件7）。

七、档案统计工作。

各企业必须对本企业档案进行有效清点，建立统计台帐，作为档案移交依据材料之一。

统计台帐（见附件8）一式4份，分别保存在区公资办和区档案局。

附件：

1、佛山市高明区档案局《企业档案分类办法》

　2、佛山市高明区档案局《企业档案重新整理的方法》

　3、佛山市高明区档案局《企业管理档案整理方法》

　4、佛山市高明区档案局《基本建设文件整理方法》

　5、佛山市高明区档案局《会计档案的整理方法》

　6、佛山市高明区档案局《照（底）片档案的整理方法》

　7、佛山市高明区档案局《其他特殊载体档案的整理方法》

8、佛山市高明区××企业档案统计台帐

9、国家档案局、国资委《国有企业文件材料归档范围》

10、国家档案局、体改委、经贸委、国资局《国有企业资产与产权变动中形成的文件材料归档范围》

附件1：

佛山市××企业档案分类办法

为适应本公司企业档案综合管理的需要，提高企业档案标准化、规范化和现代化管理水平，更好地开发利用档案信息资源，为企业经营管理服务，根据国家档案局印发的《工业企业档案分类试行规则》，结合本公司的实际情况，制订本分类办法。

一、分类原则

本企业档案分类办法是以企业所形成的全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成的特点，保持档案之间有机联系，便于科学管理和开发利用。

二、适用范围

本分类办法适用于本公司及属下公司企业档案的实体分类、整理、编号和排架管理。

三、类目设置

本公司企业档案类别设置，采用有类设类、无类空类。

（一）企业档案类别设置

企业管理档案　　　　　　　　代字为　A；

产品档案（主营业务档案）　　代字为　E；

科学技术研究档案　　　　　　代字为　F；

基本建设档案　　　　　　　　代字为　G；

设备仪器档案　　　　　　　　代字为　H；

会计档案　　　　　　　　　　代字为　J；

员工档案　　　　　　　　　　代字为　K；

特殊载体档案　　　　　　　　代字为　L。

（二）每一大类视实际需要分设若干属类，属类用阿拉伯数字作代号，一级属类、二级属类等依次由左到右排列，各级属类间用“.”分隔。

（三）一级及一级以下属类设置：

1、企业管理档案按单份归档，不设一级属类。

2、产品档案不设一级属类，按种类给予种类代号，然后在种类代号下排列案卷。

3、科学技术研究档案不设一级属类，按课题项目给予课题项目代号，然后在每一课题代号下排列案卷。

4、基建档案不设一级属类，在大类代字下按建设项目给予项目代号，然后在项目代号下排列案卷。

5、设备档案不设一级属类，按种类给予种类代号，然后在种类代号下排列案卷。

6、会计档案的一级属类及二级以下属类按文件材料的形式名称设置。

7、员工档案一级属类按在职员工、离退休员工、已故员工分别设置，具体参照人事、劳动部门有关规定执行。

8、特殊载体档案一级属类按照片、底片、录音带、录像带、光盘、荣誉实物设置。

（四）各大类档案的属类设置附后。

四、类目标识：

企业档案分类的类目统一用英文字母标识，不同级类之间用圆点“.”隔开，类目与案卷号用“—”线隔开。

五、编号办法

（一）企业管理类的编号模式为：

“大类代字+年度+保管期限代号+件号”

其中：

大类代字：

为A。

年度：

为文件内容针对的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

保管期限代号：

永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”；永久、长期合编为“12”。

机构代号：

该项可空。

件号：

以年度为界线，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。

编号模式图示如下：

A–2002–1-1

件号（第1件）

保管期限代号（永久）

年度（2002年）

大类代字（企业管理类档案）

（二）产品类的编号模式为：

“大类代字+种类代号+案卷号”

其中：

大类代字：

为E。

种类代号：

按产品种类编以不同的代号。

案卷号：

同一单个产品内案卷排列的序号。

编号模式图示如下：

E1—1

案卷号（某产品的第1卷）

一级属类（某一产品种类代号）

大类代字（产品档案）

（三）科学技术研究档案的编号模式为：

“大类代字+科学技术研究课题代号+案卷号”，其中：

大类代字：

为F。

科学技术研究课题代号：

按科学技术研究课题立项（或完成）时间先后或其他方式对科学技术研究课题编以不同的代号。

案卷号：

同一课题内案卷排列序号。

编号模式图示如下：

F1—1

案卷号（第1项科学技术研究课题的第1卷）

课题代号（第1项科学技术研究课题）

大类代字（科学技术研究档案）

（四）基本建设档案的编号模式为：

“大类代字+项目代号+案卷号”

其中：

大类代字：

为Ｇ。

项目代号：

按立项（或竣工）时间先后对不同的建筑项目顺序编号。

案卷号：

同一建设项目内案卷排列的序号。

编号模式图示如下：

G1—1

案卷号（第1个建设项目的第1卷）

项目代号（第1个建设项目）

大类代字（基本建设档案）

（五）设备档案的编号模式为：

“大类代字+设备代号+案卷号”。

其中：

大类代字：

为Ｈ。

设备代号：

按设备种类（或型号）编以不同的代号。

案卷号：

同一设备内案卷排列序号。

编号模式图示如下：

H1—1

案卷号（第1种设备档案的第1卷）

项目代号（第1种设备档案）

大类代字（设备档案）

（六）会计档案

编号模式为：

“大类代字+属类代号+目录号+案卷号”

其中：

大类代字：

为Ｊ。

一级属类：

按文件材料的形式、名称设置的属类的代号。

目录号：

按类别和形成时间先后流水编号。

案卷号：

同一属类内案卷排列序号。

编号模式图示如下：

J1.1—1

案卷号（会计凭证档案第1本目录的第1卷）

目录号（会计凭证档案第1本目录）

一级属类（会计凭证）

大类代字（会计档案）

（七）员工档案类

编号模式为：

“大类代字+一级属类+案卷号”

其中：

大类代字：

为Ｋ。

一级类目：

按员工的类别设置的代号。

案卷号：

同一属类内案卷排列序号。

编号模式图示如下：

K1—1

案卷号（员工档案的第1卷）

一级类目（在职员工档案）

大类代字（员工档案）

（八）特殊载体档案

大类代字：

为L。

属类代号：

按载体形式设置的属类的代号。

册（盒、张、件）号：

指同一属类内案卷排列序号，其中照片、底片按册排列，录音带、录像带按盒排列，光盘按张排列，实物档案按件排列。

编号模式图示如下：

1、照（底）片档案编号模式为：

“大类代字+一级属类+册号+件号”

L1—1.1

张号（指照片档案的第1册的第1张）

册号（指照片档案的第1册）

属类代号（指照片档案的代号）

大类代字（特殊载体档案的代字）

2、其他属类编号模式为：

“大类代字+一级属类+册（盒、张、件）号”

L5—1

册号（指光盘档案的第1张）

属类代号（指光盘档案的代号）

大类代字（特殊载体档案的代字）

七、本分类指引由负责解释。

八、本分类指引从2006年月日开始执行。

附：

佛山市高明区××企业档案分类表

A　企业管理档案

　　党群工作类

　　行政管理类

　　经营管理类

　　生产技术管理类

Ｅ产品档案

　　E1　甲产品

　　E2乙产品

Ｆ　科学技术研究档案

　　F1　甲科研项目

　　F2　乙科研项目

Ｇ　基本建设档案

　　G1　甲建设项目

　　G2　乙建设项目

Ｈ　设备仪器档案

　　H1　甲设备

　H2　乙设备

Ｊ　会计档案

　J1　凭证

　　J2　帐薄

　　　　J2·1　银行现金帐、存款帐

　　　　J2·2　总帐、明细帐

　　J3　财务报告

　　　　J3·1　年度财务报告

　　　　J3·2　月、季财务报告

　　J4其他

Ｋ　员工档案

　　Ｋ1　员工档案

　　Ｋ2　离退休员工档案

　　Ｋ3　已故员工档案

L　特殊载体档案

　　L1　照片

　　L2　底片

　　L3　录像带

　　L4　录音带

　　L5　计算机光盘

　　L6　荣誉实物档案

　　　　奖杯、奖旗、奖状、证书、牌匾、赠品

附件2

企业档案重新整理的方法

案卷质量完全不符合规范要求的，包括分类错误、卷内文件排列不符合要求、保管期限判定不准确、案卷内页号错误、档案盒面项目不符合要求等，则要重新整理；对个别案卷质量稍差，如不影响查阅的，只作必要的整改工作。

整改方法可参照下列方法进行。

1、一个案卷的内在质量和档案盒面项目填写等均符合要求，只是档号编制不规范的，可在档案盒面上对档号进行“扛改”或“刮改”，但不能用涂改液进行涂改。

2、分类错误、卷内文件排列不符合要求、保管期限判定不准确的,一是在不影响案卷号排列的前提下，对卷内的文件进行调整，调整后必须重新编页号；二是案卷内的文件无法调整的，必须要与其他卷合并的，在不影响案卷号排列的前提下，进行拆卷、重新组卷，重新编页号、著录，重新打印卷内目录。

3、档案盒面各项目填写不符合要求的，无法进行“扛改”或“刮改”的，则要重新更换档案盒。

4、案卷内页号错误的，则进行重新编页号。

附件3

企业管理档案整理方法

（一）按单件归档方法进行整理

以件为归档单位，逐件整理归档。

（二）区分年度

根据形成的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。

（三）确定保管期限

对应归档文件确定其保管期限，保管期限永久、长期合二为一，即只有永长一种。

短期文件不用归档。

（四）文件装订

每份文件进行单独装订，采用“三孔一线”、“粘结剂粘贴”、“不锈钢钉”其中一种方法进行装订。

（五）文件排列

将归档的文件材料，按照时间顺序结合问题排列。

结合问题即尽可能将关系密切的同一次活动、同一项工作、同一次会议形成文件材料排列在一起。

（六）文件编号

归档文件应逐件在首页上方空白处（建议在左上方）用红色印泥端正、清晰地盖上档号章，并用黑色墨水填写有关栏目的内容。

档号章的式样及填写示例（见图4、图5）。

全宗号

类别号

期限

年度

机构

件号

图4：

档案号章式样

全宗号

125

类别号

A

期限

12

年度

2002

机构

件号

132

图5：

已填好的“档号章”示例

全宗号：

档案馆给立档单位编制的代号，如原企业已有全宗号的，则填写原全宗号；如没有的，则用区公资办的全宗号和该退市企业在区公资办的代号组成。

区公资办的全宗号由区档案馆另函给予。

例：

X.1

某企业在资产经营公司的代号

资产经营公司的全宗号

类别号：

一个立档单位不同门类档案的代号。

如企业管理档案的类别号为“A”。

期限：

即保管期限，标注归档文件保管期限代号“12”。

年度：

填写文件内容针对的年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

机构：

此栏可空。

件号：

以年度为界线，每全宗单位的档案，一个保管期限按排列顺序编一个大流水号。

（如：

某单位2001—2002年的企业管理类文件编号情况）（见表1）。

年度

期限

文件数量（件）

件号

2001年

永久、长期

500

1—500

2002年

永久、长期

350

1—350

……

……

……

……

表1:

某公司2001、2002年企业管理类文件编号情况

（七）文件装盒

将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒。

文件松紧要适当。

在档案盒的背脊上填上以下项目：

全宗名称、全宗号、类别、年度、期限、机构（不按机构分类的单位此栏可空）、起止件号。

其中：

“期限”用汉字标注，即填写“永长”，不填保管期限的代号；

“起止件号”填写：

本盒内第一份文件的件号至最后一份文件的件号，两者间用一短杠连接。

例如：

55—90。

“起止件号”可以印刷，也可以用碳素墨水工整书写。

档案盒背脊项目及填写示例（见图6、图7）。

全宗名称

佛山市XX公司

全宗号

全宗号

125

类别号

类别号

A

年度

年度

2002

机构

机构

期限

期限

永长

起止件号

起止件号

55-80

图6：

档案盒背脊式样图7：

已填好的档案盒背脊示例

（八）编制《归档目录》

1、编制《档案目录》一式三份，分别保存在区档案馆、资产经营公司、本企业或授权经营企业集团。

2、《归档目录》由“目录夹”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。

目录夹封面项目包括：

全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目，需要时还可增加其它项目（见图8）。

全宗名称佛山市XX公司

全宗号125

类别A

年度2002年

期限永长

图8：

已填好的《档案目录》夹封面标签示例

（九）拟写“归档说明”

“归档说明”内容包括：

本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位党、政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。

“归档说明”放在“归档文件目录”之前。

“归档说明”原则上每年写1份。

如企业由于年代久远，无法写清楚的，可以写1份历年综合“归档说明”。

（十）打印归档文件目录

归档文件目录包括以下基本项目：

年度、期限、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

归档文件目录可直接在档案管理软件上设置。

其中“期限”即保管期限，标注归档文件保管期限代号或简称，永长为“12”；“年度”标注归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

附件4：

基本建设文件整理方法

1、基建文件材料归档范围（略）

2、组卷要求

（1）直接针对具体项目的管理性基建文件材料放入所针对的项目里组卷。

如某一基建项目立项文件，应归入这个基建项目的“基建依据性材料”，不应在“企业管理类”归档。

又如基建项目的合同，应归入这个基建项目的“工程管理”，不应在“企业管理类”归档。

（2）基建项目的文件材料按其阶段分别组卷。

（见案卷和案卷内科技文件材料的排列）

（3）引进项目中的成套文件材料可不拆散组卷。

3、案卷和案卷内科技文件材料的排列

（1）基建类案卷按：

基建依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

（2）项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

（3）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

（4）竣工图按专业、图号排列。

（5）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷的编目

（1）卷内基建文件材料页号的编写。

①案卷内基建文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

②单面书写的基建文件材料在其右下角编写页号；双面书写的基建文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。

图样页号编写在标题栏外。

③成套图样或印刷成册的基建文件材料。

自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）案卷封面的编制

要求案卷封面项目内容填写清楚。

软卷皮与案卷封面的项目内容一致，用于与卷内目录、基建文件材料、备考表装订成案卷。

案卷封面的编制范例（见图1）。

档号G1—1

档案馆号

案卷题名

佛山市XXX公司办公大楼建筑施工图

立卷单位佛山市XX公司

起止日期1995.05.15—1998.11.06

保管期限永久

密级

图1:

案卷封面的编制实例

案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内基建文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。

立卷单位：

应填写负责基建文件材料组卷的部门或项目负责部门。

起止日期：

应填写案卷内基建文件材料形成的起止日期。

保管期限：

应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

密级：

应依据保密规定填写卷内基建文件材料的最高密级。

档号：

应填写分类号（项目代号或目录号）、案卷号。

全宗号暂不填写；分类号是指按统一的分类规则划分本大类内全部档案后所给定的类别号；项目代号是指基建档案所反映的工程的代号；案卷号是指基建档案按一定顺序排列后的流水号。

档案馆号：

应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码（暂不填写）。

（3）案卷脊背的编制

①案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名。

②保管期限填写方法同上；档号填写方法同上；脊背的案卷题名应与软卷皮的案卷题名一致。

（4）卷内目录的编制。

顺序号：

应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内基建文件材料件数的顺序。

文件编号：

应填写基建文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。

责任者：

应填写基建文件材料的形成部门或主要责任者。

文件材料题名：

应填写基建文件材料的全称。

日期：

应填写基建文件材料的形成日期。

页号：

应填写每件基建文材料首页上标注的页号。

卷内目录：

排列在卷内基建文件材料首页之前。

（5）卷内备考表的编制

说明：

包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

立卷人：

应由责任立卷人签名。

立卷日期：

应填写完成立卷的日期。

检查人：

应由案卷质量审核者签名。

检查日期：

应填写审核的日期。

互见号：

应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

（6）案卷的装订

案卷可采用装订和不装订的两种形式。

案卷内不同幅面的基建文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。

幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

不装订的案卷，应在每份建设项目文件材料的右上角加盖档号章，式样及填写方法见图2。

档号

序号

G1—1

1

图2：

档号章式样

档号：

填写按事先编制的分类办法中的建设项目档案的分类代号、项目代号和案卷号。

序号：

应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内基建文件材料件数的顺序号。

用红色印泥盖“档号章”，档号、序号的代号及代字用黑色墨水填写或盖数字、字母章。

（7）复制图（蓝图）的折叠方法

幅面采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时应将图面折向内方，标题栏露在右下角。

图纸采用不装订的折叠方法，应在每张图纸的右上角加盖档号章。

（8）编制科技档案目录

案卷目录式样（注：

替代原科技档案分类目录）（见下表）。

案卷目录

类别：

档

号

题名

立卷

单位

起止

日期

页数

保管

期限

备注

G1-1

佛山市XX公司办公楼建设的请示、批复

XX公司

2000.02.03-

2003.12.21

26

永久

G1-2

佛山市XX公司办公楼建设….

XX公司

39

永久

G1-3

佛山市XX公司办公楼建设…….

XX公司

60

永久

附件5

会计档案的整理方法

（一）会计档案的种类和保管期限

会计档案分为凭证、账簿、报告、其他4大类；保管期限分为永久和定期。

J1　凭证　　　　　　　　　　　　　15年

J2　账簿

　J2.1现金、银行账簿　　　　　　　25年

　J2.2总账、明细账簿等　　　　　　15年

J3报告（报表）

　J3.1年度报告（报表）　　　　　　　永久

　J3.2季、月报告（报表）　　　　　　5年

J4　其他

　J4.1保管清册、销毁清册　　　　　永久

　J4.2移交清册　　　　　　　　　　15年

　J4.3银行余额调节表、银行对帐单　　5年

（二）会计档案的整理要求

1、会计凭证要折叠整齐，原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，凭证上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚。

2、会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷。

固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；活页账薄可拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装订；在启用页上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。

3、会计报告按年