第五章 管理信息系统的系统分析.docx
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第五章管理信息系统的系统分析
第五章管理信息系统的系统分析
教学目标:
能够通过可行性分析、详细调查、系统化分析等工作完成新系统的逻辑方案设计,编写系统分析报告。
教学重难点:
重点:
详细调查与系统化分析
难点:
业务流程图与数据流程图的表达与分析;描述处理逻辑的工具
教学方法:
讲授
讨论
软件
课程分配:
5.1系统分析概述(0.5)
5.2可行性分析(0.5)
5.3系统调查
(2)
5.4系统描述
(2)
5.5系统化分析
(2)
5.6确定管理模型(0.5)
5.7新系统的逻辑方案(0.5)
教学内容
5.1系统分析概述
5.1.1系统开发的思想
a.任务导航
b.系统分析的基本任务
提出新系统开发的具体需求,并完成新系统的逻辑描述
c.系统分析的具体任务
1)通过调查充分认识原有系统
2)完成以下步骤的系统工作
问题识别可行性分析详细调查系统化分析
3)最终完成新系统的逻辑方案设计,或称逻辑模型设计,包括
数据描述处理逻辑描述界面要求描述
d.主要步骤图示
5.1.2三种思想方法和两种模型
5.1.3系统开发的分析方法与工具
5.2可行性分析概述
5.2.1可行性分析的前提--问题定义
5.2.2可行性分析的任务和内容
5.2.3可行性分析的结果--可行性分析报告
5.3系统调查
5.3.1可行性分析中的详细调查
a.对象现行系统(手工或自动化系统)
b.目的
1)完整掌握现行系统的现状发现问题和薄弱环节
2)收集相关资料,为系统化分析和提出新的逻辑模型作准备
c.原则
1)多方参与原则:
主管人员+业务人员+系统分析与设计人员
2)多种方法原则:
调查会+访问+书面问卷+实地实践
3)详细记录原则:
应详细记录和保存调查过程中所收集的原始数据
4)充分沟通原则:
应利用多种表、图等工具表达认识,实现充分沟通
d.调查的内容
管理业务调查数据流程调查
5.3.2管理业务调查
a.调查目的了解对MIS可能会产生重大影响的环境因素
b.调查内容
组织结构调查管理功能调查管理业务流程调查
c.组织结构调查
1)组织结构的概念
指一个组织(部门、企业、车间、科室)的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理关系
2)组织结构的表达
通常可以使用组织结构图来表达
3)调查注意事项
Ø应当了管理学原理上组织结构的多种形式
Ø要避免对所调查对象预设的或先入为主的组织结构认识
Ø应当适当了解组织的发展历史,从组织形成的层面理解组织结构的现状
Ø应当适当了解调查对象的同业者的组织结构情况,作差异对比分析,从而找出调查对象组织结构的特色及不足
Ø应当在调查中详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容、存在的问题以及对新系统的要求等
组织结构图示例
d.管理功能调查
1)管理功能层次图示例
e.管理业务流程调查
1)业务流程的概念
管理业务流程是指执行某项具体的管理任务时的操作内容的时序结构
2)业务流程的描述内容
各环节的处理业务信息来源处理方法计算方法
信息流经去向提供信息的时间和形态(报告、单据、屏幕显示等)
3)调查注意事项
Ø顺原系统的信息流动过程逐步推移并作出详尽记录
Ø搜集原系统中的各种单据及其它信息载体
Ø注意原系统中执行业务过程的各岗位及职责要求
Ø应注意调查局部和其外部环节的各种联系
4)管理业务流程图
Ø用以描述系统内各单位、人员之间的业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表
Ø通过详尽的管理业务流程图,可以帮助分析人员找出业务流程中不合理的业务流向和岗位结构
Ø图例:
某企业物资管理业务流程图
5)表格分配图
Ø表格分配图直观地表达系统中各种单据和报告都与哪些业务部门发生关系
Ø利用表格分配图,可以帮助系统分析人员准确地了解系统中信息的流向以及子系统间的数据关系
Ø图例:
6)业务过程表
Ø业务过程表是对业务流程的的一种规范化、引导式调查表格
Ø这种调查的方法属问卷调查,但对于填写该表的方法应事先进行培训和详细说明
Ø在业务调查表中,要求具体列举出某项业务的全部工作细目,并将这种细目划分为5种操作类型,用图示化方式表达,分别是:
操作、传送、检验、延放、存储
Ø业务过程表要求最后必须表达和检验业务细目之间时序和逻辑关系
Ø业务过程图表有多种形式
Ø业务过程表图例:
某企业原材料采购业务的表格分图
5.4数据调查与数据描述
5.4.1数据流程调查
a.使用数据流程图的原因
1)抽象出系统的信息流动和存储过程,使之完全脱离对物质要素的依赖
Ø新系统的开发是在新的物质手段层次上替代原系统
Ø新系统必须完备地实现原系统的功能
ØMIS的功能主要是体现对信息的管理和控制上
Ø因此必须把原系统的信息处理过程(变换、流动与存储)从原系统的物质因素中脱离出来,才可能实现逻辑功能替代、物理手段升级
b.数据流程调查的基本步骤
c.数据流程调查的详细步骤
1)收集原系统全部输入单据(如入库单、收据、凭证等)、输出报表和数据存储介质(如帐本、清单)的典型格式
2)弄清各环节上的处理方法
3)在上述各种单据、报表、帐本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、4)存放地点、发性频度、发生的高峰时间及发生量等
5)在上述各种单据、报表、帐册的典型样品上注明各项数据的类型、长度、取值范围
d.数据流程图的表达
1)四种基本符号
2)数据流的类型
3)数据流程图的分层模型
a)数据流程图是分层次的,这与人们的思维层次性相吻合,所以使用数据流程图时,应根据认识的自然层次递进过程,将数据流程图分层画出
b)绘制数据流程图的基本规则是自顶向下、从总到分、逐层细化、递进求精
c)最高层的数据流程图通常称为(DFD/L0:
DataFlowDiagram/Level0),它通常是人们对系统最初的总体功能的认知和理解,逐层住下会进一步产生DFD/L1、DFD/L2、……,高层DFD的任何一个处理,如果需要都可以进一步细化为下一层的一个DFD
d)数据流程图的分解通常要求到最基本的处理(元素级处理),以便能实现编制计算机处理程序
4)数据流程图示例--企业销售子系统
该数据流程图的启示
Ø在数据流程图中不表达物流及其它流,因此图中没有货物
Ø企业从宏观上讲是一个功能体,因此可以把它粗视为一个处理
Ø虽然图中数据流标注的是“XX单”,其实应当把它视为一种数据结构,包含着数据元素、数据关系和数据格式
Ø………
DFD/L1:
这是对前面DFD/L0的细化
在本部分的DFD中,我们将用Gane-Sarson规则画出数据流程图,由于在MicrosoftVisio中提供了对该规则的逻辑验证支持,所以它是学习绘制数据流程图的绝佳工具
在Gane-Sarson流程图中,可以使用的基本图符元素如图所示
有关Gane-Sarson方法的信息,请参阅由C.Gane和T.Sarson撰写的StructuredSystemsAnalysis:
ToolsandTechniques(NewYork:
IST,Inc.,1977)。
也可参阅由CarloBatini、StefanoCeri和ShamkantB.Navathe撰写的ConceptualDatabaseDesign(RedwoodCity,Ca.:
TheBenjamin/CummingsPublishingCompany,Inc.,1992)
附:
Gane-Sarson表示法中数据流程图的基本规则
Ø每个详细页面上的所有形状都必须与数据流互相连接。
Ø进程不能生成数据。
(进程必须以某种方式从接口或数据存储或进程接收数据。
)
Ø每个类别中的元素名必须唯一(数据存储必须有不同的名称)。
Ø进程必须将数据发送到别处。
(进程不能只接收数据而不发送数据。
)
Ø如果多个数据流具有相同的源位置和目标位置,则这些数据流的名称必须不同。
Ø必须将数据流与某个进程相连(在起点或终点处)。
Ø数据流两端必须相连。
Ø不能将数据流两端连接到同一形状上(环路)。
5.4.2数据字典
a.数据字典的功能
数据字典是对数据流程图中的各数据元素进行详细说明的工具
b.数据字典中的条目类型
数据项数据结构数据流
处理逻辑数据存储外部实体
c.数据项说明
数据项:
又称数据元素,是数据的最小单位,说明包括:
标识
数据项编号
I02-01
数据名称
材料编号
别名
材料编码
简述
为了唯一性需要面给某种材料指定的代码
长度
类型及宽度
字符型,4位
取值
取值范围
“0001”–“9999”
d.数据结构说明
数据结构:
指数据项之间的固定组合关系,它通常是由多个数据项构成的数据集合,说明包括:
数据结构编号
DS03-01
数据结构名称
用户订货申请
简述
用户所填用户情况及订货要求等信息
数据结构组成
DS03-02+DS03-03+DS03-04
用户订货单
DS03-02:
订货单标识
DS03-03:
用户情况
DS03-04:
订货要求
I1:
订货单编号
I3:
用户代码
I10:
配件代码
I2:
订货日期
I4:
用户名称
I11:
配件名称
I5:
用户地址
I12:
配件规格
I6:
经办人姓名
I13:
订货数量
I7:
电话
I8:
开户银行
I9:
账号
e.数据流说明
数据流:
指传送中的数据,可以是数据项,也可以是数据结构。
但应包含来源及去向,以及流量。
说明包括:
数据流编号
F03-08
数据流名称
领料单
简述
车间开出的领料单
数据流来源
车间
数据流去向
发料处理模块
数据流组成
材料编号+材料名称+领用数量+日期+领用单位
数据流量
10份/小时
峰值流量
20份/小时(上午9:
00-11:
00)
f.逻辑处理说明
逻辑处理:
指对数据的基本加工,该说明仅对元素级处理(即DFD最底层的处理)进行。
说明包括:
逻辑处理编号
2.3
逻辑处理名称
计算电费
简述
计算应交纳的电费
输入的数据流
电费价格:
来源于数据存储--价格表
用电量、用户名:
来源于处理--读电表数字
用户类型:
来源于数据存储--用户文件
处理逻辑
根据“用电量”和“用户名”,检索“用户文件”得“用户类型”;通过“用户类型”检索“价格表”得该用户“电费价格”;再用“用电量”与“电费价格”相乘得到结果
输出的数据流
电费:
去向为外部项--用户
应收记录:
去向为数据存储--用户电费帐目
处理频率
对每个用户每月处理一次
g.数据存储说明
描述数据的逻辑存储结构,注意:
在说明中不包含物理组织方式。
主要说明内容包括:
数据存储编号
F03-08
数据存储名称
库存账
简述
存放配件的库存量和单位信息
数据存储组成
配件编号+配件名称+单价+库存量+备注
关键字
配件编号
相关联的处理
2.1,3.2
h.外部实体说明
说明外部实体标识,及它作为数据源和数据归宿的数据流特征,主要说明内容包括:
外部实体编号
S03-01
外部实体名称
用户
简述
购置本单位配件的用户
输入数据流
D03-06,D03-08
输出数据流
D03-01
5.4.3处理逻辑描述工具
a.处理逻辑描述工具的意义
对于复杂的处理过程,由于自然语言的模糊性较高,因而会造成逻辑描述性较差
自然语言描述的处理逻辑,在进行算法设计时,有一个间接的转换过程
b.常用的处理逻辑描述工具
c.判定树
优点:
直观
缺点:
条件太多时,难以清晰表达整个差别过程
d.判定表
优点:
决策结果集合清晰,具体逻辑合理性验证功能
缺点:
条件表达不如决策树直观
判定表的基本结构
判定表示例
决策规则号
1
2
3
4
5
6
欠款天数<=30
Y
Y
N
N
N
N
欠款天数>100
N
N
Y
Y
N
N
需求量<=库存量
Y
N
Y
N
Y
N
立即发货
√
先按库存量发货,进货后再补发
√
先付款,再发货
√
不发货
√
要求先付欠款
√
√
e.结构化语言
由类似于程序设计语言中的“IF…THEN…ELSE……”等用法构成的规范化语言,表达复杂条件的处理逻辑
优点:
与程序语言的结构类似,对应性好,方便系统进行程序编码
缺点:
不如图示工具表达直观,容易遗漏条件情况,需要对结构进行特别的关心
结构化语言示例
5.5系统化分析
系统化分析的意义
通过对系统调查的审视,可以找出原系统中业务流程与数据流程的不足、提出优化和改进方案,最终给出新系统的逻辑模型
系统化分析的主要内容
Ø分析系统目标
Ø分析业务流程
Ø分析数据流程
Ø功能分析和划分子系统
Ø数据属性分析
Ø数据存储分析
Ø数据查询要求分析
Ø数据的输入输出分析
Ø绘制新系统的数据流程图
Ø确定新系统的数据处理方式
5.5.1分析系统目标
5.5.2分析业务流程
a.主要目的
1)找出原系统中的业务流程不合理之处
2)提出业务重组的建议
b.分析内容
1)原有流程分析
Ø原业务流程中各处理过程是否具有存在的价值
Ø哪些过程可以删除或合并
Ø哪些过程不尽合理,需要改进和优化
2)业务流程的优化
Ø哪些业务流程存在着冗余信息处理
Ø建立如何优化
Ø这种优化将带来何种好处
3)确定新的业务流程
Ø绘制新业务流程图
4)新系统的人机界面
Ø明确在新系统中,计算机与人的分工界线
Ø确定人-机交互的方式特征
5.5.3分析数据流程
a.数据流程的重要性
1)数据流程是系统中信息处理的方法和过程的统一
2)数据流程的分析和优化是系统分析的重要内容
b.数据流程分析的内容
1)原有数据流程分析:
确认每个数据流程的存在价值,确定哪些流程可以删除或合并,以及进行其它优化
2)数据流程的优化:
找出存在冗余信息处理的数据流程,研究室其优化方案,并明示其优化后的预期效益
3)确定新的数据流程:
绘制新系统的数据流程图
4)新系统的人机界面:
从数据流程角度明确新系统中,对数据的处理过程怎样进行合理的人机分工,以及人-机界面要求的特征
5.5.4功能分析和划分子系统
a.划分系统功能
1)将系统具有的整体功能划分为多个功能部件,再对这类功能部件层层划分,确定系统中各功能系统,再将功能子系统进行进一步功能划分,最终确定系统中完成相应功能的功能部件
2)确定子系统与子系统间,功能部件与功能部件之间的相互关系,明确它们之间的功能调用与支持的关系
3)画出层次化的功能结构图以表达这种功能划分的结果
b.划分系统功能的相关问题
1)到目前为止,关于划分子系统还没有形成一套世人公认的方法。
在实际工作中,划分方案往往受到个人经验、企业原有业务处理关系以及是否便于分阶段实施等多种因素的影响
2)U/C矩阵的方法,可以在对系统进行第一层次的功能划分时,有一定的参考意义
c.划分系统功能结果示意图
5.5.5数据属性分析
a.数据属性
b.数据属性分析的内容
1)静态属性
Ø数据的类型、长度、取值范围、发生的业务量
2)动态特性
Ø固定值属性:
指数据的值基本保持不变的属性。
这类数据一般是作为系统的基本参数使用的。
如基本工资
Ø固定个体变动属性:
即指数据的个体数量相对总体来说相对固定的,但每个数据的取值是可以变化的。
如应收电费
Ø随机变动属性:
即指数据的个体数量是随机出现的,其取值也是随机变化的
3)确定数据属性(特别是动态属性)的目的在于:
对系统的设计中为数据设计合理的文件存贮类型。
通常把固定属性的数据存放在主文件中,把固定个体变动的数据存放在周转文件中,而把随机变动的数据存放在处理文件中
5.5.6数据存贮分析
a.数据存贮分析的工作内容
1)明确MIS用户的数据需求
2)用E-R之类的工具描述用户的这种信息需求关系,构造用户的数据视图
3)将数据视图转换为数据库的概念模型,并用3NF关系群来加以描述
有关该部分的内容,请参见有关数据库技术部分的相关内容,包括:
E-R图、关系范式。
该内容在本教材的3.3(第70-76页)
5.5.7数据查询要求分析
a.数据查询要求分析的内容
1)列出用户所有可能使用的查询提问语句
Ø查询的内容目标
Ø查询的提出方式
Ø查询结果所希望的表达方式
2)类分并综合用户的数据查询要求
3)用查询方式示意图表达用户的数据查询要求(如图例)
5.5.8数据输入输出分析
a.对输入数据的分析内容
1)数据输入的目的和适用范围
2)数据量的大小
3)数据输入所存在的问题
Ø输入的数据是否都得到了有效的利用
Ø哪些数据的输入是多余的或者是不符合实际需要的
Ø现在的数据输入方式是否能满足要求
Ø输入速度是否能完成数据量的要求
Ø是否需要改变输入方式和增加输入设备
Ø数据输入的精度有何特殊要求
Ø输入的数据间的联系都有哪些
b.对输出数据的分析内容
1)数据输出的目的和适用范围
2)数据输出的形式和特殊介质
3)数据输出所存在的问题
Ø系统输出的报表是否能回答用户所有的信息查询要求
Ø各种报表哪些是多余的,或者是不符合实际要求的
Ø数据提供的表达方式(文字段落、表格、图形)是不是符合接收者的需要
Ø系统的处理速度和数据输出速度是否能满足要求
Ø以硬拷贝输出的报表是否有特殊印刷精度的要求
5.5.9绘制新系统的数据流程图
a.形成新系统数据流程图的过程
1)根据系统化分析的结果,明确标识出原系统数据流程图上不合理的、需要更改或优化的地方
2)为需要更改或优化的部分绘制新的数据流程图草图,并加上必要的文字说明和注释
3)检查更新或优化后的草图部分与原图中未更改部分的数据流接口是否正确,并调整和修改不正确的部分
4)综合所有的更改和优化,最终绘制出新系统整体的数据流程图
5)为新的数据流程图配套相关的描述文档,包括:
Ø数据流程图的相关注释及说明
Ø数据字典
Ø处理逻辑说明
5.5.10确定新系统的数据处理方式
系统数据处理方式的选择原则
5.6确定新的管理模型
确定新的管理模型的必要性
1)MIS系统的应用,将使系统运行的多方面因素发生改变
Ø同样复杂程度的问题,其处理难度发生了改变
Ø对同一业务的处理,其处理耗时发生了改变
Ø因此,在业务流程的配合关系上必然会发生改变
Ø信息流动的方式和线路也会发生相应的变化,而这种信息流变化会导致生产管理控制过程的改变
Ø企业可以运用于管理的手段和方法也发生了变化
Ø最后,企业的目标也许会因MIS的应用而改变
2)所以,必须根据上述种种变化,适应在新的方法和手段支撑下的管理变化的要求,用新的管理理论和思想去迎合这种变化
3)新的管理理念指导下的,受新的方法和技术手段支撑,最终形成的就是一种综合运用的管理方式。
它通常被总结为一“管理模型”
5.6.1综合计划模型
a.该方面通常包含两类常用的模型
1)综合发展模型:
决定企业的近期发展目标,包括盈利指标、生产规模等。
常用的模型包括
Ø企业中长期计划模型
Ø厂长任期目标分解模型
Ø新产品开发和生产结构调整模型
Ø中长期计划滚动模型
2)资源限制模型:
反映资源对企业发展模型的制约。
常用模型包括:
Ø数学规划模型
Ø资源分配限制模型
5.6.2生产计划管理模型
a.该方面包含两类计划的模型
1)生产计划大纲:
主要安排与综合生产计划有关的生产指标。
常用模型包括:
Ø数学规划模型
Ø物料需求计划模型
Ø能力需求计划模型
Ø投入/产出模型
2)作业计划:
具体安排生产产品数量、加工路线、加工进度、材料供应、能力平衡等。
常用模型包括:
Ø投入/产出矩阵
Ø网络计划、关键路径模型、甘特图
Ø排序模型
Ø物料需求
Ø设备能力平衡
Ø滚动作业计划
5.6.3库存管理模型
a.该方面包含以下几类模型
1)库存物资分类法
2)库存管理模型
3)最佳经济批量模型
5.6.4财务成本管理模型
a.财务成本管理包括成本核算、预测和分析三方面模型
1)成本核算模型
Ø品种法、分步法、逐步结转法、平行结转法、定额差异法:
用于直接生产过程消耗的计算
Ø完全成本法和变动成本法:
用于间接费用的分配
2)成本预测模型
Ø数量经济模型、投入产出模型、回归分析模型、指数平滑模型
3)成本分析模型
Ø实际成本与定额成本的比较模型、本期成本与历史同期可比产品成本比较模型、产品成本与计划指标比较模型、产品成本差额管理模型、量本利分析模型
5.6.5统计分析与预测模型
a.应用领域:
反映销售、市场、质量、财务状况等的变化情况及未来发展的趋势
b.主要内容
1)市场占有率分析
2)消费变化趋势分析
3)利润变化
4)质量状况与指标分布
5)综合经济效益指标分析
c.常用模型
1)多元回归预测模型
2)时间序列预测模型
3)普通类比外推模型
5.7新系统的逻辑方案
5.7.1新系统的业务流程
a.原系统业务流程的不足及其优化过程
b.新系统的业务流程
c.新系统业务流程中的人机界面划分
5.7.2新系统的数据流程
a.原系统数据流程的不足及其优化过程
b.新系统的数据流程
c.新系统数据流程中的人机界面划分
5.7.3新系统的逻辑结构
新系统的子系统划分及主要功能部件的划分及其结构
5.7.4新系统中的数据资源分布
数据资源在主机或服务器中的分布情况说明
5.7.5新系统中的管理模型
具体每项管理业务中所采用的管理模型说明
课后作业:
完成图书馆借阅管理系统的系统分析报告
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