01文件控制程序.docx
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01文件控制程序.docx
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01文件控制程序
受控状态:
文件编号:
WH/QEOCX01-2015持有者:
版本:
A
山东维宏经贸有限公司
文件控制程序
编制:
赵强云
审核:
刘庆
审批:
郭婧、伟
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
NO
页次/符号
(封面除外)
文件变更
申请编号
日期
版本
申请人
批准人
发布日期:
2015/06/10实施日期:
2015/06/10
文件控制程序
1总则
本文件对质量文件进行控制,确保各有关场合所使用的文件均为有效版本。
2范围
本文件适用于与质量有关的文件的控制。
3职责
3.1总经理负责批准、发布质量手册;
3.2管理者代表负责审核质量手册;
3.3部门负责人负责各自分管部门编制的管理性文件的批准和外来文件有效性的确认;
3.4综合管理办公室负责质量手册和公司级管理性文件的编制、发放、更改、定期评审和管理与质量相关的文件;
3.5技术部负责生产技术性文件及与其职能相关的管理性文件的编制、发放、更改和定期评审;
3.6其他职能部门负责与其职能相关的管理性、技术文件的编制、发放、更改和定期评审及外来文件的识别。
4工作程序
4.1文件的编写、审核和批准
4.1.1质量手册由综合管理办公室编制,管理者代表审核,总经理批准发布;
4.1.2管理性作业指导书由综合管理办公室组织编制,技术文件由生产部与技术部组织技术人员编制,由单位负责人审核,管理者代表批准发布;涉及企业重大决策、投资的由总经理批准发布。
4.1.3部门作业指导书由责任部门组织编制,单位负责人审核,管理者代表批准发布;
4.1.4新文件编制完,实行文件的审批制度,以审核的形式作为评审,文件发放范围在审批单上确定。
4.2文件的格式、编号
质量文件的格式及编号按《质量文件编写导则》执行。
4.3文件的发放、使用及管理
4.3.1各单位编写的受控文件印制完毕到综合管理办公室登记编号:
盖“受控文件”印章,并注明分发号;并登记在《文件使用清单》内。
4.3.2文件制定部门依文件审批单上审批的发放范围进行发放文件。
文件领用人在《文件收发记录》上签名,领用相应分发号的文件。
4.3.3《文件收发记录》和签批稿在所发放文件的有效期间及作废后3年内,由综合管理办公室妥善保存,以确保文件的可追溯性。
4.3.4文件使用人应对领用的文件加以妥善保管和使用,防止污损、遗失。
单位公用文件由单位负责人指定文件管理员,管理员负责单位文件的管理、更改等工作。
各部门使用的文件应登记在本部门的《文件使用清单》内。
4.3.5受控文件不得随意自行复印。
如需要时,填写受控文件复印申请单,综合管理办公室审批并负责复印。
4.3.6文件因破损严重而影响使用时,使用者应到综合管理办公室办理文件更换手续,交出破损文件,换发新文件,换发的文件允许使用原文件的分发号。
4.3.7文件遗失后,遗失人应填写《文件遗失登记表》,并申请重新领用,由归口管理单位核准后补发。
补发文件时,应给予新的分发号,并注销原分发号。
必要时,将遗失文件的分发号通知有关部门,以防误用。
4.3.8汇编成册的受控文件,应按每一单册进行受控标识,可统一发放管理。
文件合订本中有受控和非受控的,应在受控文件的封面或前页加盖“受控文件”标识印章。
4.3.9受控文件的使用人岗位发生变动时,其使用文件按如下方式管理:
a)在公司内部调动到与质量有关的其他岗位的,保留原使用文件;
b)调出本公司或调到公司内与质量无关岗位的,由公司办负责收回。
c)单位文件管理员变动工作岗位时,由单位负责人重新指定文件管理员,并办理文件交接手续。
4.4文件的更改、换版、作废及销毁
4.4.1质量手册由综合管理办公室组织更改,填写《文件更改通知单》,经管理者代表审核,总经理批准后,实施更改;
4.4.2其它文件的更改由各主管部门填写《文件更改通知单》,经主管部门负责人审核,管理者代表批准后,实施更改。
4.4.3文件经多次修改或需作2/3以上页面修订时,应予以换页或换版。
原页或原版文件作废,换发新页或新版本。
4.4.4受控文件的作废,由相应主管部门安排文件收发员在一定期限内按原《文件收发记录》名录逐一收回,并作记录。
以确保有效文件的唯一性,并防止误用。
4.4.5收回的作废文件,在暂不销毁前,应由该文件管理部门盖上“作废”印章,或归入作废档案类。
4.4.6作废文件销毁应填写《作废文件销毁登记表》,经文件管理部门负责人批准后予以销毁。
4.4.7以正当理由保留的作废受控文件,由留用人填写《作废文件留用申请表》,经文件管理部门负责人批准后,加盖“保留资料”印章后方可留用。
4.4.8合订本中部分文件作废而且无法隔离时,应在作废文件的封面或首页加盖“作废”标识印章。
4.4.9计划类的时效性文件过期即无效,不再另作标识。
4.5外来文件的管理
4.5.1生产技术部负责识别相关专业的国家、行业标准及有关法律法规文件的最新版本;
4.5.2质检部负责收集、识别有关质量管理的国际、国家标准及法律法规文件的最新版本。
4.5.3由以上相关职能部门识别的外来文件,报分管领导确认后到综合管理办公室盖“受控文件”章,填写分发号,不再对外来文件进行另编号,采用原编号并登记在《外来文件登记台帐》中,由相应部门依审批的发放范围发放、使用。
4.6文件的归档、借阅
质量受控文件统一由综合管理办公室归档,需要借阅时,借阅人填写《借阅申请单》,经管理者代表批准后办理。
借阅期限在15天内。
4.7文件的评审
4.7.1新文件编制后,实行文件的审批制度,以审核的形式作为评审。
4.7.2每年年底,由相关职能部门对技术性、管理性及外来文件的有效版本进行评审,必要时予以更新。
更新的文件,应经再次批准。
5相关记录
6.1受控文件发放/回收记录(JL-01)
6.2文件修改申请单(JL-02)
6.3受控文件清单(JL-03)
6.4文件审批单(JL-04)
6.5文件评审单(JL-05)
受控文件发放/回收记录
JL-01№
序号
文件名称
文件编号
版本/状态
份数
收文部门
签收人
发文日期
回收日期
交回人
交文日期
备注
文件修改申请单
JL-02NO:
文件名称
编号
版本
更改位置及原因:
更改后内容:
受此影响引起的其它更改文件名称:
申请人:
日期:
审批意见:
签名:
日期:
更改方式:
□划改;□换页;□换版
执行更改人:
备注:
受控文件清单
JL-03№
序号
编号
名称
版本
备注
填表人/日期:
文件审批单
JL-4.2.3-04№
文件名称
文号
来文部门
来文日期
拟
办
意
见
生产技术部/日期:
审
核
意
见
部门/日期:
领
导
批
示
总经理/日期:
处
理
结
果
生产技术部/日期:
文件销毁单
JL-4.2.3-06№01
文件
名称
编号
销
毁
原
因
申请人/日期:
审
批
意
见
总经理/日期:
于年月日销毁份。
执行销毁人/日期:
监督销毁人/日期:
备注:
文件评审单
JL-4.2.3-05№
文件
名称
编号
评
审
意
见
评审
成员
日期
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- 关 键 词:
- 01 文件 控制程序