项目采购管理.docx
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项目采购管理.docx
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项目采购管理
10采购管理
10.1采购流程质量控制
10.1.1设备采购质量控制的原则
(1)向有良好信誉,供货质量稳定合格的供货商采购。
(2)所采购设备的质量是可靠的,满足设计文件所确定的各项技术要求,能保证整个项目生产或运行的稳定性。
(3)所采购设备和配件的价格是合理的,技术相对先进,交货及时,维修和保养能得到充分保障。
(4)符合国家对特定设备采购的政策法规。
10.1.2设备采购的质量控制要点
为使采购的设备满足要求,负责设备采购质量控制的工程师应熟悉和掌握设备采购的质量控制要点,本项目的设备质量控制要点为:
主要设备(如:
脱水机、加氯加药设备、泵类、罗茨风机等)的设计文件中设备的各项要求、技术说明和规范标准。
这些要求、说明和标准包括采购设备的名称、型号、规格、数量、技术性能、适用的制造和安装验收标准,要求的交货时间及交货方式与地点,以及其他技术参数、经济指标等各种资料和数据。
10.1.3本工程的设备采购质量控制节点
根据本工程的特点,确定设备采购质量控制节点包括以下几个部分:
(1)认真编制采购计划及采购进度计划;
(2)及时接收请购文件;
(3)确定最优供货厂商;
(4)认真编制询价文件;
(5)报价的严格评审;
(6)及时召开供货厂商协调会及签订合同;
(9)设备严格检验;
10.1.4设备采购质量节点控制过程
(1)编制采购计划中的质量控制
1)设计部负责编制项目的设备材料表,并据此编制出设备请购文件,经审核提交给采购部。
设计部负责编制设计各专业的散装材料表(包括技术要求),由项目材控工程师汇总,并据此编制项目的散材请购文件,提交给采购部门。
由采购部门加上商务文件,汇集成完整的询价文件,向供货厂商发出询价。
2)设计部门负责对供货厂商报价的技术部分提出评审意见,排出推荐顺序,供采购部门确定供货厂商。
3)设计部门派员参加由采购部门组织的厂商协调会,负责技术及图纸资料方面的谈判。
4)采购部门汇总技术评审和商务评审意见,进行综合评审,并确定出拟签订订货合同的供货厂商。
当技术评审结果与商务评审结果出现较大距离时,采购经理应与设计经理进行充分协商,争取达成一致结果,否则可提交给项目经理裁定或提出风险备忘录。
5)由采购部门负责催交供货厂商提交的先期图纸(ACF)及最终确认图纸(CF),提交设计部门审查确认后,及时返回供货厂商,若有异议,采购部门应要求供货厂商提交修正后的图纸资料,以便重新确认。
6)在编制设备采购主进度计划时,对所有设备、散材的采购控制点,按项目合同的要求进度,由采购部门分类提出进度计划方案(包括请购单提出的时间),经设计部门认可,提交项目经理批淮。
(2)评价、选择合格供应商
1)分供方的提出
本项目的主要分供方由承包方根据综合考察结果确定或推荐,并报业主批准或确定。
2)供应商的评价
●公司专业人员,按“分供方调查及评价表”的内容要求,对采购分供方进行调查(需要时应进行现场考察)。
●根据调查结果做出单项或不符合的评价意见。
●评价结果按承担风险的能力将国内供应商分为A/B/C三类(其中财务状况、经营状况、质量体系、应用标准能力是主要分类依据):
●对业主推荐的分供方,项目采购经理应组织对其按本规定内容进行评价。
经评价认定其能力与合同产品要求不符时,由项目经理与业主协商调整其推荐的分供方。
当业主坚持其推荐意见时,项目组应尊重业主意见,但须提出书面意见。
3)项目采购分供方的后续评价
●项目采购组应分阶段按“供货商的后续评价报告”的内容要求,对供货商执行合同的情况进行评价。
●项目采购工程师执行评价工作,项目采购经理审核,项目经理批准。
●项目结束后,采购经理应将“供货商的后续评价报告”及时交公司采购部门。
●采购部门资料员负责整理和保存“供货商的后续评价报告”。
4)本文件产生的记录或表格
●分供方调查及评价表
●项目补选分供方备查表
●供货商的后续评价报告
●合格分供方登记表
(3)认真编制询价文件
采买员收到请购文件和《订单/合同方案审批表》后,还应逐项确认请购文件的一致性、技术文件的完整性和签署的有效性。
同时根据《项目采购进度计划》和《项目采购限额表》核查该请购设备材料的进度要求和估算费用。
如果发现问题应及时向采购经理汇报,要求项目控制部予以更正,必要时向项目经理汇报或出具备忘录。
采买员整理请购文件的技术文件并附上商务文件,形成一套完整有效的询价文件。
询价商务文件应包括以下内容,但不限于此:
询价书;采购通用条件;保密承诺;备品备件要求;设备和材料询价清单;报价回函;报价分解表;技术/商务差异表;安装和施工备件表;开车和试车备件表;保险备品备件表;三年操作备件表;卖方提供图纸资料表;现场服务分解表;工作进度表。
1)发出询价
采买员将编制好的询价文件提交PDC在《询报价登记表》中登记,并由采购计划工程师更新《项目采购进度计划》中发出询价日期和报价截止日期。
PDC根据《订单/合同方案审批表》向询价厂商发出询价文件。
询价厂商自取标书时则要在《询报价登记表》中签字接收。
如果询价厂商无法来取标书时,则由PDC通过EMS方式将询价文件传递给询价厂商,同时PDC在《询报价登记表》中记录EMS号码。
发出询价后,采买员负责逐一落实各询价厂商的报价意愿。
对于“不参加报价”的询价厂商,应及时要求其返回询价文件原件备查,同时通知采购经理等候处理意见。
为了获得有竞争力的报价,必要时需增补新的询价厂商。
所新增加的询价厂商必须是通过规定的评审程序且合格的供应商,并且新编制的采购方案应通过评审得到批准方可执行。
2)接收报价
询价厂商必须将技术报价文件与商务报价文件分开独立密封包装。
商务报价文件也应包含全部技术文件。
如果需要询价厂商提供电子版时,询价厂商应使用可靠的载体如光盘,闪存等介质。
凡带价格的电子版文件必须与商务报价密封在一起包装。
采买员接收到所有报价后应立即检查报价的完整性和有效性,并作书面记录。
任何在截止日期后才收到的报价书,在没有得到采购经理的书面批准前都将被视为废标。
(4)报价严格评审
1)技术评审
如果在设计人员技术评审中对报价存在疑问,可进行技术澄清。
设计人员可通过电话、传真、邮件等方式对技术报价中存在的疑问进行技术澄清。
必要时,还可由采买员组织召开技术澄清会议或技术谈判,项目设计经理和相关设计人员参加。
技术澄清会议或谈判召开后,当双方取得一致性意见时应形成会议纪要,由所有参与人员共同签署。
技术澄清完成后,设计人员应与所有满足要求的询价厂商签定技术协议,并向采购部提交由专业设计人员填写,专业负责人审核,设计经理审定的《技术评审结论表》。
任何一个询价厂商在技术评审过程中被终止时,设计人员应在《技术评审结论表》中清楚说明拒绝该报价的原因。
如果技术澄清后对商务报价有影响,可以允许询价厂商在规定的时间内进行重新报价,二次商务报价可采取密封报价或传真报价,形式由采购部确定。
不需要进行技术评审的设备或材料可略去此步。
2)商务评审
采买员首先检查商务报价书中是否已全部满足询价提出的所有要求,并已明确列出各项费用。
核查的内容有:
供货范围、备品备件清单、图纸文件资料、检测、包装、油漆、现场服务费、运费,保险费等。
审查商业条款,主要内容有:
总报价、是否要求预付款或进度款、提供何种保证、许诺的交货日期等。
检查报价中可能增加或扩大的服务人工时或费率。
如果不是固定费率,还应计算总费用进行比较。
审查各询价厂商由于具体情况不同而产生的差价,包括:
运输费、进口费、货币兑换的差额、代理商手续费等。
商务评审前还应进行商务澄清。
商务澄清是就商务报价中的疑问与询价厂商进行澄清。
一般问题的澄清由采买员负责,重大差异或价格的澄清应由采购经理主持,并报采购部审定。
重要问题澄清后应形成书面文件,由双方签字确认有效。
3)综合评审
综合评审是对技术评审和商务评审进行综合比较,推荐出中标供货厂商和成交条件,并由采买员完成《综合评审结论表》。
(5)签订合同
一般情况下,在《综合评审结论表》中排名第一的推荐供应商即为中标供应商。
但在最终确定中标厂商前,还应进行最终的商务谈判,在澄清有关问题并取得一致协议后才最终确定中标厂商。
有关问题如下,但不限于此:
技术部分;标准与规范;技术上差异的统一确认;技术条件的澄清;商务部分;双方责任划分;供货范围(备品备件、随机工具);价格组成及将来的变更信息;双方联络方式、渠道;设计、制造进度表;交货日期;交货状态;交货地点及存放;检验工作计划及检验确认。
采买员负责订单文件的编制,原则上询价文件和订单文件应由同一采买员完成。
订单文件的编制应严格依据询价文件、中标的报价文件、从发出询价到中标过程中产生的会议纪要以及任何涉及询价、报价内容的变更所形成的文件等。
订单文件应包括下述文件的一部分或全部内容,但不限于此:
订单的单价、总价值和适用的货币;设备和材料的供货范围;请购文件包括规格书、检验等级、要求供应商提供的数据;技术协议;支付条款;质量保证和担保;包装、标识、装运/运输规定;交付日期;交货地址;检验和催交;通讯渠道;发票提交细则;图纸及数据提交日期;计划/进度报告的要求;适用的法律。
每个订单应具有它唯一的订单编号。
订单编号应从《项目采购文档编码管理系统软件》中取号,以保证其唯一性。
采买员严格按照已批准的供应商和成交条件完成订单和其相关附件,经专业组长校核,采购经理审核,授权签署人审定。
在合同管理工程师处登记时提供以下文件备案后,订单方能盖章生效。
当每一个订单完成以后,采买员应对一个订单实际执行情况填写《项目采购合同关闭表》。
应确认以下工作已经完成,但不限于此:
所有设备和材料已经收到,服务已经完成;所有材料接收报告已经收到,所有到货完毕;提交发票的正确并且得到批准;没有特别的索赔;盈缺损问题已经解决;修改已经完成,最后的检验已完成;竣工资料(包括图纸,证书,安装指南、开工手册、服务手册等)收到并且合格;推荐的备品备件报价已提交;备品备件到货;设备操作准备;检验员核查车间的调试报告;工厂或现场分析调试完毕;支付/计划控制数据报告完毕;审查订单规定的所有行为文件。
(6)检验管理
检验是为确保供应商为本项目所提供的长周期关键的、重要的和一般设备材料满足订单的规定,符合设计要求。
如果发生质量问题,应及时通知供应商采取措施予以纠正,保证正常的供货进度。
本程序适用于本项目采购过程中所有设备和材料的检验活动。
1)检验范围
检验职责范围:
按照规格书要求,确保采购的设备和材料完全符合请购要求的内容;对于发生的质量问题,应及时通知供应商采取措施予以纠正;应从原材料进货开始,贯穿整个设备和材料生产制造全过程,包括材料复验、制造加工、过程检验、组装、中间产品试验、强度试验、致密性试验、整机试验、表面处理检验、包装运输,直至现场的开箱检验。
但是承包商的检验和验收不能代替供应商应尽的责任和义务。
供应商必须完全按照订单规定对其供应的设备和材料进行加工制造;供应商的检验部门在设备和材料的各加工、制造过程中和完工后,应按订单的要求对该设备和材料进行各项检验和试验,提供检验报告,并对报告的准确性和完整性负责;供应商在得到国家检验机构确认其供应的设备和材料符合国家有关标准、法规、行业规范、规定的要求后,方能出具该产品的“产品质量证明书”;对于检验过程中发现的质量问题,供应商应予以立即纠正。
2)检验工作内容
项目采购组将负责由其采购的所有设备和材料的检验,并贯穿其始终。
项目检验工作由采购组具体实施。
项目采购组指派检验协调员负责制订项目检验工作计划,向采购经理负责。
检验员、检验协调员、采购经理及供应商应密切配合,确保最短时间内解决制造过程中出现的各种问题。
--编制《项目检验/监造计划》
采购经理负责组织,由检验协调员编制《项目检验/监造计划》,经采购部审定后,由项目经理批准执行,重大方案还需得到公司的批准。
《项目检验/监造计划》中将定义本项目中所有需要检验监造的设备和材料清单,检验等级和是否委托分包。
--检验工作人力安排
项目检验协调员负责填写《检验人工时预算及负荷预测》,包括提交检验员、驻厂检验员的名单,任务订单分配和人力统筹方案。
经采购经理审核,报采购部批准。
--召开项目检验会议
采购经理组织召开项目检验会议,由检验协调员、项目经理、各专业代表参加,通过会议来定义本项目检验和监造的深度和范围,检验行式和方法,估算项目检验人工时及相关费用。
会议上提出的有关规定将形成《项目检验会议纪要》。
--编制《订单检验/监造计划》
检验协调员在接收采买员递交的一份不带价格的订单副本(包括所有技术附件、图纸、有关技术的协议或会议纪要)后,应立即检查其定义的制造和检验标准是否明确。
如果发现检验标准或相关资料欠缺时,检验协调员有责任要求采买员补充或更正。
检验协调员登记存档后,将订单副本转交相应检验员。
同时在订单规定的期限内,供应商应将每台设备的《制造厂商检验计划》提供给采买员,该检验计划应包括检验标准的所有要求,含设计的批复。
此检验计划由采买员转交至检验协调员,检验协调员初步审核后递交至检验员详细审核。
由检验员根据《项目检验/监造计划》,《项目检验会议纪要》,订单及供应商提交的《制造厂商检验计划》来编制《订单检验/监造计划》,检验协调员提供技术支持并审核。
《订单检验/监造计划》应包括检验标准的所有要求和订单中所有纳入检验/监造范围的设备和材料的复查点(C)、见证点(B)、停止点(A)等质量控制点(包括项目设计人员和业主需要参加的控制点)。
检验员应确保《订单检验/监造计划》中定义的质量控制点已经全部包容在《制造厂商检验计划》内。
检验员通过参与复查点、见证点、停止点这些必要的检验活动来保证供应商严格遵守请购文件和订单的质量和技术要求。
承包商和业主的检验点可以在预检验会议时由业主,承包商和供应商三方共同确定。
(7)设备监造的管理
根据合同、质量计划、总进度计划、采购计划的要求及各种被监造设备、材料的结构特点、生产工艺及制造要求编制监造大纲,根据监造大纲编制监造计划。
重要设备监造人员在设备加工前进场,对其使用的原材料进行检验;设备出厂实行三级检验;重要设备全程监造。
1)监造
监造是监造工程师按照监造计划,定期的访问供货商的工厂,监督及检验货
物的制造是否符合合同的规定及制造标准的要求。
2)监造的范围
●重要的设备材料应由专人进行全过程监造。
●比较重要的设备应进行重点工序的监造,其他工序可设置停止点进行定期的监造。
●一般设备可按设置好的停止点进行定期的监造,或按时参加制造商的检验。
●对供货商所采购的原材料、标准件、通用部件、外协件,重要的由监造工程师对分供方进行考察或对分供方所提供的产品进行监造。
●检查供货方的质量保证体系是否健全。
●检查供货方的检验程序是否符合要求。
3)监造的基本程序
●合同签订后立即与供货商召开协调会,索要供货商的制造计划,协商监造计划,编制监造大纲。
●编制监造计划并提供给供货商。
●熟悉合同中的技术文件及相关的制造标准。
●当需要监造的货物比较集中时,应定制月检验计划。
●提前通知制造商做好配合工作。
●按要求进行监造。
●必要时召开厂商协商会。
●写出监造报告,报告中应包括制造过程中质量和进度控制情况,质量和进度存在问题的分析,产品及供货厂商评价。
10.2主要设备采购计划及采购周期控制
10.2.1采购进度计划
单位:
工作日
序号
设备名称
设计协调
签订合同
制造
包装运输
1
起重机
10
10
75
5
2
罗茨风机
15
10
100
5
3
空压机
10
10
90
5
4
阀门
15
10
100
5
5
通用设备
20
10
90
5
6
泵类
20
10
120
5
7
脱水机
15
10
120
5
8
加药设备
10
10
120
5
9
石灰石投加
10
10
120
5
10
加氯设备
10
10
120
5
10.2.2采购进度控制方法
(1)短周期采购(内购)节点
询价、订购、交货3个节点。
(2)长周期采购(外购)节点
询价、订购、装船、到港4个节点。
(3)进度控制实施程序
1)收到请购单后,将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度管制表”。
2)每一阶段完成后,将实际完成日填入“采购进度控制表”,并填入下一阶段预定进度。
(可以括号区分实际进度)
3)每周六列下周应完成的采购业务的预定进度,以供预先掌握进度。
4)逾期末完成的请购作业,由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”,并提出补救办法,送请购部门提出意见,以便及时采取相应措施。
(4)催交管理
催交是指从发出订单至货物交付期间,为促使供应商切实履行订单义务,按时提交制造厂文件、图纸资料和最终产品而采取的一系列督促活动,以保证整个项目的物资供应做到准时、准确,准量,满足项目工地现场的施工进度。
做好所有催交工作的记录,使催交工作具有连续性和可追溯性。
本程序适用于本项目采购过程中所有设备和材料的催交活动。
1)催交范围
从催交员收到采买员发出的不带价格的订单副本后,直至收到来自项目工地现场库房的《材料接收报告》时标志催交工作完成。
2)催交方式
本项目催交工作可以通过以下3种方式完成:
--办公室催交:
指通过电话、传真、信件、电子邮件等通讯手段来实现的一种催交方式。
要求供应商定期提交更新后的进度计划、及时反馈生产过程中遇到的有可能对进度产生影响的各类因素。
--工厂催交:
指催交人员在供应商的工厂内直接进行催交工作,以便获得供应商的实际设计进度、材料到货情况、制造进度、人力配备等详细情况。
核实供应商提供的各种进度报告的可靠性,客观评价供应商执行订单的能力。
工厂催交分为临时性的催交和长期的驻厂监造。
--会议催交:
指催交人员和供应商以会议方式讨论和解决制造、交货进度方面的问题。
会议执行期间形成的纪要、协议等,经双方签署后,即刻生效,并作为订单或订单的补充文件分发给相关部门和人员。
3)催交计划
催交员在收到采买员发出的不带价格的订单副本后,根据《项目催交执行计划》和《设备、材料催交等级划分》,在一周内编制完成《订单催交计划》,经本专业负责人审核后,报采购经理批准后实施订单的催交。
4)催交工作内容
及时发现供应商在进度方面已出现或潜在的问题,及时预报警,督促供应商采取必要的补救措施,或采取有效的财务控制和其它保证措施,努力防止进度拖延和费用超支,对于已出现的或潜在的延误要通过必要的协调手段和相应的催交方式,将由此引起的影响控制在最小范围内。
--办公室催交:
通过电话、传真、信件、电子邮件等现代化通讯手段与供应商保持联络,及时了解设备和材料制造状态,保证其满足制造进度计划的要求,并在计算机系统中填写当前的催交状态。
--工厂催交:
工厂催交是指催交人员直接到达供应商的制造厂进行工厂敦促和督办。
为获得实际设计进度、材料到货情况、制造进度、人力配备等第一手资料时,或需要验证制造状态的真实性可以进行工厂催交。
执行工厂催交前应得到采购经理的批准。
每次工厂催交应在到厂之后24小时之内向采购经理提交《催交报告》,在报告中至少应详细说明以下内容:
上期报告后发生的主要事件;本次催交的主要工作内容包括生产进度,供货进度;下次再访前预计发生的主要事件;预计对总进度的影响;需要公司或采购部解决的问题;交货期或质量问题;可能发生供货延期的原因和补救措施。
--会议催交:
在特殊情况下,催交员在得到采购经理批准后,由其组织召开催交会议,以解决供货进度方面的问题。
会议期间形成的纪要、协议等,经双方签署后生效,作为该订单的补充件分发给有关部门人员。
5)催交报警
当催交员通过催交工作,发现供应商有可能无法按时交货时,应发出《催交报警报告》并采取如下措施:
提高催交等级,必要时召开催交会议;要求供应商自费赶工。
如有必要,经采购经理批准后同意供应商进行分包;必要时,经项目部批准可以同意供应商进行部分材料代用或变更设计要求以加快进度;制定新的运输方案;通知供应商,承包商将采取一切措施来保证进度,一切费用由供应商承担;如果由于人力不可抗拒原因而造成的交货延期,则供应商必须出示官方的书面证明文件。
(5)设备监造
根据合同、质量计划、总进度计划、采购计划的要求及各种被监造设备、材料的结构特点、生产工艺及制造要求编制监造大纲,根据监造大纲编制监造计划。
对于重要设备监造工程师在设备制造之前进行材料检验,设备出厂实行三级检验,对于重要设备实行全程监造。
1)监造
监造是监造工程师按照监造计划,定期的访问供货商的工厂,监督及检验货
物的制造是否符合合同的规定及制造标准的要求。
2)监造的范围
--重要的设备材料应由专人进行全过程监造。
--比较重要的设备应进行重点工序的监造,其他工序可设置停止点进行定期的监造。
--一般设备可按设置好的停止点进行定期的监造,或按时参加制造商的检验。
--对供货商所采购的原材料、标准件、通用部件、外协件,重要的由监造工
程师对分供方进行考察或对分供方所提供的产品进行监造。
--检查供货方的质量保证体系是否健全。
--检查供货方的检验程序是否符合要求。
3)监造的基本程序
--合同签订后立即与供货商召开协调会,索要供货商的制造计划,协商监造计划,编制监造大纲。
--编制监造计划并提供给供货商。
--熟悉合同中的技术文件及相关的制造标准。
--当需要监造的货物比较集中时,应定制月检验计划。
--提前通知制造商做好配合工作。
--按要求进行监造。
--必要时召开厂商协商会。
--写出监造报告,报告中应包括制造过程中质量和进度控制情况,质量和进度存在问题的分析,产品及供货厂商评价。
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