完整版中高端会议完整接待流程.docx
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完整版中高端会议完整接待流程
(完整版)中高端会议完整接待流程
会议完整接待流程一、会议坐席安排图解
一.会议主席台座次安排:
1.领导人数为单数:
2.领导人数为双数:
二.宴请座次安排:
A:
中餐:
主陪面对门
B:
西餐
三.照相:
(次序排列等同与主席台排列方式)
四.沙发室小型会议/商务接洽:
五.长条桌会议/商务接洽:
1.A为上级领导;
2.主办方在进大门的左边,承办方在进大门的右边.
六.小车座位的安排:
二.会前:
住宿饭店、会议场所。
并制定完备的会议预案书
会务接待组织架构图
司机
3号/4号
3号1号
2号会务接待组(共计2人)
1会议场所岗位职责
1.1做好会议场所的日常清洁工作。
1.2了解和掌握当日的会议和接待情况,按照服务规范和要求,做好每一次会议的接
待、服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
1.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好,发现异常或损坏及时报
修。
1.4服从领导安排,做好各项接待服务工作。
会议或接待途中不得离岗或做份外事,
加强责任性,确保会议的圆满召开。
1.5做好各类会议用具的清洁消毒工作,保证用具的完好。
2贵宾接待厅岗位职责
2.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。
2.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备,发现异常或受损的及时报修。
2.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的
要求,切实做好接待服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
2.4在业主接待来宾事,根据服务规范要求,做好礼仪服务工作。
2.5加强责任性,在业主接待来宾工程中,不得离岗,要勤观察,掌握接待状况,及
时提供配合和服务。
2.6严格执行安全和保密制度,不得随便让他人进入贵宾接待厅。
3会议场所岗位职责
3.1做好会议场所的日常清洁工作。
3.2了解和掌握当日的会议和接待情况,按照服务规范和要求,做好每一次会议的接
待、服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
3.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好,发现异常或损坏及时报
修。
3.4服从领导安排,做好各项接待服务工作。
会议或接待途中不得离岗或做份外事,
加强责任性,确保会议的圆满召开。
3.5做好各类会议用具的清洁消毒工作,保证用具的完好。
4贵宾接待厅岗位职责
4.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。
4.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备,发现异常或受损的及时报修。
4.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的
要求,切实做好接待服务工作,确保各项工作高效优质无差错。
4.4在业主接待来宾事,根据服务规范要求,做好礼仪服务工作。
4.5加强责任性,在业主接待来宾工程中,不得离岗,要勤观察,掌握接待状况,及
时提供配合和服务。
4.6严格执行安全和保密制度,不得随便让他人进入贵宾接待厅。
1制订目的
规范@@@@@@接待管理,发挥@@@@@@的总体功效。
2适用范围
适用于@@@@@@的会务接待工作。
3责任归属
3.1人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。
3.2人事行政部:
负责@@@@@@接待管理的牵头、组织和协调。
其中:
会务接待主
要职责如下:
3.2.1接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租
车以及为访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。
3.2.2管理接待设施,保证设施时刻处于正常备用状态,环境时刻处于整洁状态,包括:
会议室、茶水间、卫生间及其附属设施等。
3.3总经理秘书:
负责联络和协调总经理、副总经理的访客,为会务接待提供支持和
协同。
3.4物业管理处:
负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁,并为会务接待提供支持和协
同。
4接待流程
4.1访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。
惠生科技园原则
上不接受无关人员的参观考察。
4.2访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域,未经特别许可,任何来访者不得进入
员工办公区域。
该特别许可,除设施维修人员由人事行政部批准外,应来自于副
总经理或总经理,经批准的访客应按指定通道通行,并只能在许可的限定区域内
活动。
4.3接待流程:
4.3.1计划和预约
良好的计划是接待工作的前提保证,全体员工在商业接待中应提前预约。
为提高
工作效率,预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行,会务接待负责
接收和登记预约,内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。
4.3.2接待准备
会务接待负责根据预约需求,安排会议室和准备相关设施,如会议室布置以及准
备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。
电子设施由人事行政部IT工程师负责为会
务接待提供支持。
4.3.3迎接和联络
访客抵达时,由会务接待负责迎接,并引领至指定区域,同时及时通知被访人。
4.3.4商务性招待
会务接待负责根据访客类别,安排茶水、饮料、水果、点心等,并注意适时补充,
包括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室,但前提条件是访客不受任何
打扰。
4.3.5访客送行
根据访客类别不同,必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。
4.3.6接待区域清理
访客离去后,会务接待负责及时安排现场清理和设施归位,使相关区域和设施立
即恢复备用状态。
4.4订餐流程
4.4.1计划和预约
访客就餐须由对口接待部门提前预约,便于餐厅准备,一般应于就餐当日上午
10:
00前完成,重要客人应尽可能提前一天预约。
任何预约均应经总经理、副总经
理或部门经理批准。
4.4.2登记与准备
会务接待负责接收和登记预约,内容包括人数、时间、标准、特殊要求等,并通
知餐厅准备。
4.4.3就餐
访客就餐须由负责接待的员工陪同,否则餐厅有权拒绝供餐。
4.5临时访客接待
4.5.1会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人,并安排访客在指定区域等待。
4.5.2会务接待及时通知被访者,并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。
4.6公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。
4.7接待区域应时刻保持安静,严禁大声喧哗。
4.8访客接待期间,如无重大事项,一般不得安排找人和找人接电话,必要时可由会
务接待负责记录和转达。
4.9惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放,由物业管理处负责维持秩
序和管理,并进行人员登记。
5接待规范
5.1接待/秘书基本礼仪
5.1.1访客进入大厅,主动上前礼貌询问,确定是预约客人,应主动表明:
"您是与××
预约的××先生/小姐吗?
欢迎您的到来,请走这边。
"
5.1.2为访客引位时,应主动拉扶会议室门把手,请访客入座,然后轻声询问茶饮需求
进行准备,并请访客稍候。
5.1.3倒茶时八分满,用托盘端茶杯,送茶点时先宾后主,递茶时手握杯柄或杯肚,不
可握杯口,将茶杯轻放至访客的右边,茶柄调整于访客的45度位置,并说:
"先
生/小姐,请用茶(咖啡)。
"上茶结束后,礼貌退出,并视情况在门外适当等待
2-5分钟,防有特别需要。
5.1.4仪表举止端庄、得体、热情、大方,提供接待服务时保持"三轻"(走路轻、讲话
轻、操作轻)。
5.1.5送客时,应陪同被访者送访客至车前或门口道别,并目送访客离去(视访客类别
而定)。
5.1.6确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。
5.2保安人员基本礼仪
5.2.1时刻保持仪容仪表整洁、规范,有礼貌地迎送进出科技园之访客。
5.2.2对于来园区之无关人员,应婉言劝离,保证正常秩序不受打扰。
5.2.3以标准手式引领来访车辆进出和停靠。
6备用资
会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资,以备不时
之需。
1制定目的
规范会务、接待活动的组织与开展,满足业主的需求。
2适用范围
适用于各类会务、接待工作的组织与开展。
3责任归属
3.1管理处是会务、活动工作的归口管理部门。
3.2各部门提供协助。
4流程图
5操作要求
5.1接受任务
5.1.1管理处接受任务,明确会议或活动的人数、标准,确定活动的日期、时间及活动
形式,了解其他特殊要求。
5.2拟定详细的方案
5.2.1管理处根据所接受任务的具体要求,布置工作内容(包括人员配置与分工;场地
布置方式;照明、空调、电梯等供应要求;环境装饰;安全保卫;所需物品品种
与数量等)。
5.3准备物品、布置场所
5.3.1各相关部门根据所分配任务,做好相应准备。
5.3.2会务接待按要求场所布置,会议或活动所需用品的准备,与业主的有关联络等。
5.3.3环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。
5.3.4设备管理部负责设施保障,保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作,协
助挂放会标、横幅等。
5.3.5安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可,确保安全;并协助场地布
置。
5.4准备工作的总体验收
5.4.1各部门负责人组织人员对所有的准备工作作最后的确认,发现问题及时通知有关
人员纠正补救。
5.4.2会务接待将会议或活动的用品数量详细记录于“会议、接待活动用登记表”内以备
查。
5.5活动过程的实施
5.5.1管理处根据会议或活动标准确定接待人员,监督、实施会务或文化活动的方
案。
5.5.2各部门和责任人按分工提前30分钟到岗,各负其职。
5.5.3设备管理部确保活动过程中活动场所内设备、设施运转正常并及时处理突发性事
故。
5.5.4会务接待确保环境卫生的维护和对客的交流与服务(茶水供应等)。
5.6清场工作
5.6.1会务接待负责安排场内物品的整理,并将会议情况记录在“会务、接待接待工作
日报表”上。
5.6.2环境管理部负责安排场地及场内物品清洁,检查场地向否有客人的遗留物,如发
现应及时向保卫科汇报。
5.6.3设备管理部负责关闭所有应关闭的设备。
5.6.4安保管理部做安全检查,确保安全。
5.6.5各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认,发现问题及时安排纠正、补救。
6相关文件
《会务接待服务操作规程》
7质量记录
“会议、接待活动用品登记表”
“会务、接待活动工作日报表”
三.会中:
1.会议接待:
提早将会议室摆放好、调幅、欢送牌、签到台、指示牌等
2.会前准备:
准备好会议所需求的会议用品,笔、毛巾、纸、矿泉水、鲜花、茶水、投影、
白板、白板笔、会议茶歇准备方式:
多场会议要同时改换不同的饮品、点心组合。
大致上茶歇的分类是中式与西式。
中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料,点心普通是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。
西式茶歇饮品普通包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,如何安排茶歇?
通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等。
内容:
茶歇可以分为中式和西式两种,就目前的茶歇市场而言,酒店一般采用的是西式茶歇,由3部分内容组成:
饮品、点心和水果。
饮品方面一般情况才使用的是咖啡和红茶2种常见的饮品,或者是这两种的其中之一,当然客户也可以根据自己的喜好来安排如绿茶、花茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料等。
点心方面,现在常用的是西点,一般有2-3个种类的点心组成,常见的如披萨、蛋塔、蛋糕、三明治、手工饼干、曲奇;在港式的茶歇中也经常会采用中式的点心,如大家都非常喜欢的小笼包、蜜汁叉烧包、萝卜丝饼、叉烧酥、虾皇饺、烧卖等。
水果方面一般也是由2-3种水果组成,常见的有西瓜、哈密瓜、橙子、鲜梨、苹果等。
使用时间
全天会议一般有上下午茶歇各1次,使用茶歇的时间在15-30分钟不等,其中上午茶歇的使用时间一般在10:
00-10:
30,下午茶歇的使用时间15:
00-15:
30。
服务
服务人员进行相关的引导,最重要的是在茶歇开始前做好相关的准备工作,如餐具、纸巾、垃圾筒
会议茶歇服务方案
注:
一、会议茶歇服务品种:
1、饮品类:
矿泉水、绿茶、红茶、奶茶、牛奶、果汁、咖啡、鸡尾酒
2、点心类:
中西式糕点、甜品、饼干
3、水果类:
时令水果、花式果盘、香焦,蕃茄;龙眼、桔子、草莓、葡萄、西瓜、火龙果、哈密瓜、
4、坚果类:
白瓜子、开心果、杏仁、
1.红茶:
有几种有趣的说法,
健康保健方面:
红茶可以帮助胃肠消化、促近食欲,可利尿、消除水肿,并强壮心肌功能。
预防疾病方面:
红茶的抗菌力强,用红茶漱口可防滤过性病毒引起的感冒,并预防蛀牙与食物中毒,降低血糖值与高血压。
研究表明:
红茶功效不逊于绿茶
2.枸杞菊花茶
且更有益于心脏经常喝枸杞菊花茶对人是没有害处的,反而会有益处的:
枸杞子味甘,性平。
入肝、肾经。
本品质体柔润多液,是一味补养肝肾冲督精血之品。
功擅补阴壮水、滋水涵木,以治肝肾不足,精血亏损所引起的腰膝酸软、头昏耳鸣、遗精滑泄,以及肝肾不足,精血不能上荣于目所引起的眼目昏花、视力减退。
另外,它对肝脏尚有保护作用,可用于治疗慢性肝炎、肝硬变,症属阴虚者。
还可用于消渴、虚痨咳嗽。
3.人参乌龙茶
“兰贵人”是人参乌龙茶的通称,属于功夫茶,由台湾传入内地,由于其具有品位的名称,被茶界通用。
人参乌龙茶是用上等乌龙茶,与西洋参加工,精致而成,既保留了乌龙醇厚的回味,又加入了西洋参的补性和甘甜,入口清香扑鼻,舌底生津,回味无穷。
且具有提神醒脑、美容减脂、延年益寿和预防冠心病等功用。
是一款不可多得的天然健康饮品。
它的口味甜美独特,令人回味无穷。
乌龙茶口味甘醇,加以人参的滋养功效,常饮此茶既可品到茶的清香,又可达到保健益寿的作用。
4.金银花。
金银花又称忍冬花。
忍冬是半常绿灌木,茎半蔓生,叶卵圆形,开喇叭形的花朵。
初开花时白色,后逐渐转变为黄色,这是“金银花”名称的由来。
金银花茶是一种新兴保健茶,茶汤
芳香、甘凉可口。
常饮此茶,有清热解毒、通经活络,护肤美容之功效。
5.普洱茶
1)降脂、减肥、降压、抗动脉硬化
2)防癌、抗癌科学家通过大量的人群比较,证明饮茶人群的癌症发病率较低。
而普洱茶含有多种丰富的抗癌微量元素,普洱茶杀癌细胞的作用强烈。
3)健齿护齿普洱茶中含有许多生理活性成分,具有杀菌消毒的作用,因此能去除口腔异味,保护牙齿。
4)护胃、养胃在适宜的浓度下,饮用平和的普洱茶对肠胃不产生刺激作用,粘稠、甘滑、醇厚的普洱茶进入人体肠胃形成的膜附着胃的表层,对胃产生有益的保护层,长期的饮用普洱茶后可以起到护胃、养胃的作用。
这是国内外崇尚饮用普洱茶的消费者称谓普洱茶为“美容茶”、“益寿茶”的主要原因。
(普洱茶为茶中之茶,是暖胃、降脂、养气、益寿延年及品茗的圣品。
云南有最古老的茶树王,也是茶的原产地,早在明末清初至同治年间,帝王、皇族中便崇尚喝普洱茶,此时也是普洱茶的兴盛时期。
普洱茶是一种后发酵茶,具有“长寿茶”的美称,亦称“可以喝的古董”,可长期存放、愈陈愈香)
6.铁观音茶
铁观音茶,属于乌龙茶类,是中国十大名茶之一乌龙茶类的代表。
介于绿茶和红茶之间,属于半发酵茶类,铁观音独具“观音韵”,清香雅韵,“七泡余香溪月露满心喜乐岭云涛”。
除具有一般茶叶的保健功能外,还具有抗衰老、抗癌症、抗动脉硬化、防治糖尿病、减肥健美、防治龋齿、清热降火,敌烟醒酒等功效。
7.西洋参茶-西洋参茶——抗疲劳,抗衰老,提神醒脑,快速解乏,神清气爽
1)强壮中枢神经,安定身心,抗疲劳;
2)抗疲劳、延缓衰老;
3)镇静及解酒、增强记忆能力;
4)预防和治疗心脑血管疾病,抗心肌缺血和抗休克作用,并可明显降低血脂。
8.苦丁茶,它具有降血压、降血脂、利便、降火、清咽利喉、治牙龈、牙齿发炎,散风热、清头目、除烦渴的作用,可用来治疗头痛、牙痛、目赤、热病烦渴、痢疾等。
现代药理研究则证明,苦丁茶中不仅含有人体必需的多种氨基酸、维生素及锌、锰、铷等微量元素,还具有降血脂、增加冠状动脉血流量、增加心肌供血、抗动脉粥样硬化等作用,对心脑血管疾病患者的头晕、头痛、胸闷、乏力、失眠等症状均有较好的防治作用,
9.咖啡
1.咖啡含有一定的营养成分。
咖啡的烟碱酸含有维他命B,烘焙后的咖啡豆含量更高。
并且有游离脂肪酸、、单宁酸等。
2.咖啡对皮肤有益处。
咖啡可以促进代谢机能,活络消化器官,对便秘有很大功效。
使用咖啡粉洗澡是一种温热疗法,有减肥的作用。
3.咖啡可以消除疲劳。
要消除疲劳,必须补充营养、休息与睡眠、促进代谢功能,而咖啡则具有这些功能。
4.一日三杯咖啡可预防胆结石。
对于含的咖啡,能刺激胆囊收缩,并减少胆汁内容易形成胆结石的胆固醇,最新美国哈佛大学研究人员发现,每天喝两到三杯咖啡的男性,得
胆结石的机率低于40。
5.常喝咖啡可防止放射线伤害。
放射线伤害尤其是电器的辐射已成为目前较突出的一种污染。
印度笆巴原子研究人员在老鼠实验中得到这一结论,并表示可以应用到人类。
6.咖啡的保健医疗功能。
咖啡具有抗氧化及护心、强筋骨、利腰膝、开胃促食、消脂消积、利窍除湿、活血化淤、息风止痉等作用。
7.咖啡对情绪的影响力。
实验表明,一般人一天吸收300毫克(约3杯煮泡咖啡)的,对一个人的机警和情绪会带来良好的影响。
四、会议茶歇安排示例如下:
4日下午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、铁观音茶
糕点:
美式曲奇饼、牛奶球、油枣
水果:
桔子、香蕉;
、坚果:
开心果、杏仁、
(薄荷糖)4日晚上会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、菊花茶
糕点:
曲奇饼、绿茶毛巾卷、芝麻糖
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
(薄荷糖)5日下午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、果汁
糕点:
曲奇饼、芒果夹心面包、花生糖
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
(薄荷糖)
6日上午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、西洋参茶
糕点:
曲奇饼、黑美人蛋糕、葱油饼、
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
(薄荷糖)
6日下午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、金银花茶
糕点:
曲奇饼、原味毛巾卷、椒盐糕
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
(薄荷糖)7日下午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、苦丁茶
糕点:
曲奇饼、绿豆糕
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
(薄荷糖)
8日上午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、人参乌龙茶
糕点:
曲奇饼、芝麻糖
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
(薄荷糖)
8日下午会议:
饮品:
咖啡、矿泉水、普洱茶
糕点:
曲奇饼、芝麻糖
水果:
桔子、蕃茄;
、坚果:
杏仁、青豆
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