会务岗位职责.docx
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会务岗位职责.docx
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会务岗位职责
会务流程
为规范*****公司会务操作流程,提高会务质量,优化会务流程,减少会务成本支出,特制定本操作流程。
自本操作流程下发之日起,所有会务工作均按本操作流程执行:
一、会务管理权限及岗位设置
1、适用范围:
2、会务管理
A、会务负责人
设会务总负责人一名,接授公司总经理的领导,全权负责公司所有会务管理工作,对会务工作进行督导,审核会务。
B、场内负责人、场外负责人
会场设场内负责人、场外负责人各一人,接受会务总负责的领导,以课程会场为界,负责安排、监督、检查各项具体工作。
嘉宾服务组
嘉宾来之前:
1准备日常茶水、点心、水果;
2精神饱满,形象一流,微笑一流,注意卫生;
3与嘉宾接洽人员对接,提前安排好场内接送;
嘉宾来之后:
1提醒嘉宾上场时间;
2场内接送嘉宾;
3准备金嗓子,感冒药等应急事务;
4保持贵宾室桌面清洁,及时清理杂物,避免脏乱,及时整理物品,使桌面整齐有序,及时情绪用具
5及时清点物品数量,与后勤部门对接,让后勤负责人进行购买;
会议嘉宾接洽组
1负责与嘉宾沟通上场时间和需求;
2与嘉宾服务组对接,确保演讲嘉宾顺利进场;
3与外场司机对接,通知哪位嘉宾需要接送;
4如果有嘉宾需要住房,与客房组对接;
销售组
1熟悉产品和打包优惠政策;
2上岗前认真检查销售区产品种类及数量;
3课程期间应防止产品丢失、错卖,每晚检查产品种类和数量;
4下课期间要站立服务,售书区任何时间都要有人留守,以确保产品安全;
5销售时要有极高的兴奋度叫卖,不可站立默默无语;
6每天销售的金额要及时与财务对接;
音控组
会前
1负责会场内音响、电脑和投影的准备工作,确保正常使用;
2播放消磁音乐;
3提前准备好,主持人和演讲嘉宾所要用到的资料;
会中
1负责每个嘉宾的资料播放和音乐配合;
3负责每位讲师的资料播放;
4配合讲师播放音乐烘托课堂气氛;
5通知灯光组播放视频或幻灯片时,灯光关暗;
6配合主持人,烘托课堂气氛;
7播放音乐要及时;
会后
1播放****公司的官方网站,公司官方微信,客户服务热线;
2准备好下一场所需资料;;
主持组
会前:
1熟悉主讲嘉宾的资料以便塑造;
2着装大方得体,状态一流;
3语言表达清晰、流利;
4注意和讲师沟通每个环节成交重点,随时做好调整安排;
开会期间:
1欢迎参会人员入场;
2宣导进场客户,按照安排就坐;
3指挥助教带动客户气氛;
4塑造主讲嘉宾;
5欢迎主讲嘉宾上场;
6配合主讲成交;
7宣导客户刷卡或交现位置;
会后:
1中午或晚上宣导客户就餐位置,并祝午餐或晚餐愉快或晚安;
2宣导客户离场;
引导组
穿银色助教服,佩戴徽章和授带;
会前:
1客户在酒店下车时,门口迎宾要立刻上前开车门,面带微笑,鞠躬欢迎,并说:
“请问您是参加****活动的吗?
”帮助客户拿行李;
2引领客户到大厅签到,并询问客户:
“请问您是----------------------引导到相应的位置去签到;
3助教引导客户分别到完款签到处或现场购票处,配合签到和收款人员,热情帮助客户,服务客户;
4签到后,引导客户办理入住酒店;并致“学习愉快!
”。
会中:
1队长安排留守4人在大堂引导,直到签到组签到结束;
会后:
1及时站到门口欢送学员“祝您用餐愉快!
”;
2引导有餐票的学员到就餐地点用餐;
3引导后,统一就餐和休息,如有特别事情,向组长请假;
守门组
课前
1面带微笑,认真检查学员胸牌和手环,无手环无牌者拒绝入内。
注意礼貌用语:
“您好!
请戴好您的胸牌!
请出示您的手环!
谢谢”;
2保持好学员的入场秩序,不要出现拥挤或踩踏事件;
课中
1把控好助出入场,不要让那个助教出入会场太频繁;
2维持现场质素,不得出现混乱现象,保证门口环境的安静,不要影响学员上课;
课后
1下课后及时开门,欢送学员;礼貌用语:
“午餐愉快!
或晚餐愉快!
”
舞蹈组
1人员服装统一,队形整齐有序,动作统一,情绪高昂;
2每次与主持人做好沟通,与DJ配合好,音乐提前准备;
3跳完后,跑不下台;
4活动期间要注意与学员的互动,表情、眼神、肢体语言的互动,带动整体会场气氛;
站位组
1不可弓腰弯背,站位时,不可依靠身旁设备或靠墙等,面带微笑注视顾客,保持高度敏感度,观察上课期间客户需求,以便随时服务;
2不允许私换岗位,替岗,随意走动,接打电话,站位时不允许记笔记,或是其他小动作,影响公司形象;
3学员有打电话者,友好提醒道外面接听,礼貌用语:
“您好!
上课期间,请到会场外接听电话,好吗?
”
4配合讲师和主持人,微笑最灿烂,回答最大声,掌声最响亮,带动学员气氛;
5课程期间学员不允许录音、录像、照相,影响其他人学习,站位助教要立刻上前制止;
7成交环节,要拉客户上台,然后要站到前台,防止学员下台溜走,引导学员交款;
8主持人说到按摩的时候,站位助教上台按摩带动;
9护送老师安全上场;
10每次下课,协助清理会场;
跑麦组
1动作要迅速,反应要快,脚步要轻,敏感度高,兼顾全场;
2半蹲或俯身道发言者身旁,确定话筒打开,可以使用后交给发言人,之后半蹲在发言人身边,随时准备接受话筒,收回话筒会后,确认关闭;
3每次下课需要收回麦克风,检查麦克风电池电量是否充足,及时更换;
灯光组
1配合DJ组做好开关灯工作;
2掌握好开关灯时间,要在播放前关闭,保证无误差;
3不得擅自离岗、撤岗、换岗;
4熟悉课程流程;
5随身佩戴对讲机;
摄影、摄像组
1妥善保管摄影机、照相机等机器设备,及时给摄影机充电,保证拍摄顺利;
2及时抢拍经典镜头(感动、悲伤、激情高昂、分享、激情讨论);
3拍摄时,不允许打盹,睡觉,坐姿不雅等;
4负责将设备安全无误的交回公司;
仓库组
1做好工作人员领取物品登记表,并详细记录,确保可回收物品不丢失;
2随时和会务内外场总监保持联系,确保每个环节需要的物品准确无误;
3销售组与仓库对接,需要有销售组组长签字才可以拿产品;
4保证仓库内整洁,不允许除库管以外的其他人在仓库逗留;
5会议物资准备,要检查物品是否齐全,如缺物资,与后勤组联系,提出购买;
6仓库组组长要随货车一起去会场,监督装卸物资无误;
白板组
1字迹清晰;
2站姿挺立,不许东张西望;
3有亲和力,面带微笑面对学员;
4认真听老师的讲课内容;
5敏感度高;
签到收款组:
1提前把所需物资准备好,(报名表,笔,A4纸,手环,剪刀,胸牌);课前负责签到工作,认真核对每个学员信息;
2现场工作小组由三人为一个工作小组,其中:
开票人员一人,收款人员一人,登记签到人员一人,
3小组负责人负责发放手链和胸牌,并负责手链胸牌的核实;
4收取现金必须由开票人开票,收款人受到的现金和开出的收据必须相符。
5如有学员手环损坏,则带身份证和损坏的手环到签到收款处领取更换手环;
课程老师成交后
1现场收款由两人为一组,其中一人收款,一人开票填单。
2报名表、收据一式三联,第一联开票人,第二联现场收款人凭此收款,第三联交给客户;
收据一式三联,同上;
3报名表、收据的填写一定要字迹清晰,内容填写齐全;
4现金卡单、报名表的交接,每次收款后向出纳和会计进行交款交单,收款人员的第二联和现金卡单交给出纳员,开票人员第一联交给会计,四方同时队长交接;
5现场代收款一律开收据,无凭据一律不予收款;
酒店接洽组
1负责学员及贵宾的酒店安排;
2贵宾一人一间大床房;
3确定酒店协议价格;
4负责监督酒店餐票销售;
5服务态度友好,认真为客户办事;
6帮学员安排午餐、晚餐,提前问内场总监中午下课的时间,晚上下课的时间及时帮助学员安排好午餐和晚餐,如果遇到课程时间有厌恶,应及时与会务公司联系;
7在去酒店会场之前,提前与会务公司联系,接洽酒店签到台的摆放时间、摆放位置及酒店入住手续,另外还有物资储存的地方;
8做出课程的电子屏幕或纸质资料;
9配合引导组,签到组办好学员的酒店入住手续;
10帮助讲师、嘉宾安排住房;
11告知学员早上的用餐时间,用餐地点,课程的开课时间,会场的位置;
水调歌头·明月几时有
宋代:
苏轼
丙辰中秋,欢饮达旦,大醉,作此篇,兼怀子由。
明月几时有?
把酒问青天。
不知天上宫阙,今夕是何年。
我欲乘风归去,又恐琼楼玉宇,高处不胜寒。
起舞弄清影,何似在人间?
转朱阁,低绮户,照无眠。
不应有恨,何事长向别时圆?
人有悲欢离合,月有阴晴圆缺,此事古难全。
但愿人长久,千里共婵娟。
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