质量文记录管理制度.docx
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质量文记录管理制度.docx
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质量文记录管理制度
分发号:
*****************管理标准
编号
质量文件记录管理制度
版本号:
A受控状态:
2022-03-1发布2022-5-1实施
****************发布
1前言
本规定为规范记录管理而编制《记录文件管理制度》。
本规定由质量部提出,质量部归口。
为便于理解,将历次修订记录保留如下。
本规定由质量部起草,主要起草人:
****
自本文件下发之日起实施。
2目的
为规范原始记录管理,加强对各类记录的有效控制,进一步规范记录的填写,体现记录的原始性、准确性和可追溯性,特制定本制度。
3适用范围
适用于与公司生产管理有关的所有记录。
4职权和职责
1.生产部、质量部及相关部门的点检作业区、质检作业区负责各自的记录填写、贮存和保管。
2.管理部负责记录需要委托印刷等日常管理。
5管理标准和管理要求
1.原始记录是公司的一项重要的基础工作,要使公司原始记录的设计、印刷更加规范。
2.记录作为基础性和依据性文件,应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果。
3.对记录的每一项要进行评审和取舍,选择那些必要的原始数据作为记录项。
4.在确定记录的格式和内容的同时,应考虑使用者的填写方便。
5.应尽量采用国际、国内或行业标准,参考先进公司的成功经验以使记录更加规范化和标准化。
6.在建立管理体系和修订过程中,应当对现行的记录进行清理,废除多余的记录,修改不适用的记录,同时应按要求统一编号。
7.对于同一种活动的记录格式应当是固定的,不能随意变更,以免造成混乱。
8. 记录的建立、更改、委托印刷
8.1记录的建立、更改由主管部门或使用部门提出,委托印刷由使用部门提出。
记录的建立、更改、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方面审核后执行。
8.2生产部负责对生产现场相关记录表格的统一编号后再委托印刷。
8.3委托印刷至少在一个月前提出,原则上一次印刷量控制半年左右的使用量。
8.4综合管理部在接受委托印刷时须凭有效审批手续,方可实施印刷。
9.记录的分类及编号
1)部门类别取其简称,如:
生产、财务、质量等。
2)记录类别根据本标准分为原始记录(记录)、台帐、报告、图表、照片,以及电子媒体的记录等。
10.记录的设置
1)各部门根据工作重要性和必要性设置记录的类别,原则是同一专业或部门记录项目不重复、不交叉,有利于记录信息共享。
2)设计记录项目应合理、简单明确,具有:
期、质、量的要求,便于见证业务活动的痕迹,便于统计分析。
3)记录表一般应设置填表部门、填表人、审核人、日期等项栏目,使之具有可追溯性。
4)记录保存期可根据的用途及实际需要和重要程度规定其保存年限。
5)对于公司和国内外行业标准的通用记录表,可直接使用。
6)记录的标识:
应具有唯一性标识,为了便于归档和检索。
11.记录的填写
1)记录必须在规定期限填写和上报,任何个人和部门不得延误上报时间。
遇有客观原因不能按时上报,事先须征得主管部门同意。
2) 记录填写须指定相应岗位的技术、管理、操作及验证人员负责,记录中应注明填写时间,记录人(全名)、审核人(全名)应在记录中签字,必要时应由分管领导确认签字。
3)记录填写执行国家法定或公司规定的计量单位和符号。
4)记录填写必须及时、准确、全面;用钢笔、签字笔填写,字迹清晰、整洁清晰,便于识别和保存。
5)记录数据填写必须真实准确、不得做假,对记录造假、失实而造成后果的,按谁填写谁负责原则。
6)各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理,不得在事前填好或事后补记。
7)已填写的记录不得随意更改。
若由于笔误造成差错需要更改,修改人应杠改“\”并签字,同时写明更改时间;保持原数据仍可辨认,切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。
12.记录是记载过程状态和过程结果的文件,在记录过程中必须避免以下问题:
1)盲:
记录的设置、设计目的、功能不明,不是为管理、改进所用,而是为了应付检查。
2)乱:
记录的设置、设计随意性强,缺乏体系考虑,记录的填写,保管收集混乱,责任不清。
3)散:
保存、管理分散,未作统一的规定。
4)松:
记录填写、传递、保管不严,日常疏于检查,达不到要求,无人考核,且丢失和涂改现象严重。
5)空:
该填不填,空格很多,缺乏严肃性。
6)错:
写错别字,语言表达不清,填写错误。
13.记录填写的注意事项:
1)记录要保持现场运作,如实记录,当天的运作当天记,当周的活动当周记,岗位操作人员须按操作顺序填写,记录保持其原始性,不可以重新抄写和复印。
2)文字、数字书写要标准。
3)记录用笔可以用钢笔、签字笔或其他油性笔,不应用红笔,字迹清晰端正,用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。
4)记录填写应完整,不得有空缺,如无内容填写,可用一斜线代之,表示记录者已经关注到这一栏。
5)内容与上项相同时,应重复抄写,不得用“省略号”或“同上”表示。
6)数字要上下对齐,左右对齐并按规定保留小数位数。
7)日期与时间的填写:
日期一律按年、月、日顺序横写。
8)记录中会包含各种类型的签署,任何签署都应签署全名,字迹清晰易辨。
品名不得简写,应按标准名称填写,不得使用自造简化字。
9)与其它班组、车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。
10)散页记录和成本记录都应检查是否完整,然后装订成册,注明名称、日期妥善保管。
14.记录的保管和处置:
1)记录的保管应落实到人,保管环境应适宜可靠,干燥、通风,并有必要的架、箱,应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失;记录保存期限问题,一般记录的保存期限为2年,根据记录的重要性,反映产品原始信息的重要追踪记录保存期限为10年,同时做好相关电子档的记录保存,保存期不低于原始记录应尽量长期保存。
2)凡属新试、科研、技术、模具、设备等重点项目和产品的记录按公司档案保密管理规定,明确专人负责统一保管和处置。
3)记录的处置:
超过规定保存期限的记录,应统一进行处理,重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录(记录的销毁工作必须申报分管领导、总经理批准后方可进行)。
15.记录的查阅
1)记录使用部门和规定人员应及时查阅、分析和处理记录文件,并做好上帐、汇总工作。
2)各部门记录文件原则上只供各部门内部使用,外部查阅须得到主管部门同意,涉及保密的记录文件须报请总经理领导审批同意。
3)查阅或借阅人员应保持记录的完整和清洁,不得在记录上私自涂改或撕毁,借阅部门应对归还的记录进行检查,发现折页、更改等情况,要追究其查阅或借阅者的责任。
4)主管部门结合制度检查,可直接查阅相关部门的记录文件,并对记录文件的编制、使用、保管的规范性和记录事项的准确性、完整性作出评价。
6管理规定
1.生产记录和原始记录是生产、技术、质量和经济活动情况的直接反映,是公司、各生产车间管理的重要内容和基础工作。
2.原始记录表由车间主任或车间技术人员编写,根据工艺程序、操作要点和技术参数等内容设计。
3.生产登记表由车间主任负责,根据原始记录的内容以及各自生产特点进行设计。
4.根据管理体系运行要求,原始记录表、生产登记表的编制,要充分考虑到安全、环保相关表格的制定。
5.认真做好本单位或部门自行保存的文件、资料工作,建立相应的档案,妥善保存。
7附记录表单
记录单目录
序号
记录名称
记录编号
版本
备注
1
2
3
4
附加说明:
本标准由***起草
本标准由***审核
本标准由***审查
本标准由***批准
本标准由***部负责解释
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