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管理制度.docx
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管理制度
管理制度
内蒙古国能工程项目管理有限公司
2013年4月
目录
文件管理制度2
档案管理制度3
文件、资料借阅制度5
车辆管理制度7
考勤管理制度8
招聘管理制度10
考核管理制度12
合同管理制度15
质量责任制度17
监理交底制度18
现场巡视制度19
旁站监理制度20
监理周报、监理月报制度21
工程档案管理制度22
安全文明施工制度23
文件管理制度
一、公司公章由总经理办公室专人负责保管,公司合同章由开发部专人负责保管,部门用章需公司备案后由各部门保管。
二、凡需加盖公司印鉴的所有文件、合同(协议)、函件等,需填写工作联系单,经办人直接领导签字,总办主任审核同意后方可加盖,原件交总办存档壹份,经济合同复印件还需交财务部壹份,以便监督。
三、凡以公司名义对外交换,传递的书面文、电、合同、协议、函件等,均由总办统一审核、登记、存档。
需要备案的部门,可存复印件。
四、凡以公司名义签订的合同、协议均由总办审核、登记,加盖合同章后传递总办统一编号存档,需要备案的部门可存复印件。
五、公司各部门、人员上报总经理的材料需由总办登记经公司分管领导审阅后传递,各部门之间的往来文件由各部门之间直接进行,往来文件原件交总经理办公室登记备案,相关部门留存复印件。
六、接收的文件、函件须总办登记,及时送达公司相关领导阅示后传递到相关总监或部门办理,原文由总办按时清退并分档保存。
七、印鉴遗失时应立即向公安部门备案并依法公告作废。
八、公司证件包括:
营业执照、企业法人代码证、税务登记证、银行开户许可证,以及验资报告和审计报告均由总经理办公室保管。
其他相关证件,资料原件均须按照公司档案管理制度的规定,各部门分别存档保管。
档案管理制度
公司和公司开发项目过程中直接形成的具有保存价值的文件、文字、图表、声像等各种形式历史记录和证件等原件均须立卷存档、分级管理,(部门领导负责,专人立档)相关部门需要可存留复印件。
总经理办公室管理的档案需长期保存,其它部门管理的档案视情况至少保存到每一开发项目完整结束为止。
一、总经理办公室管理档案
1、公司有效证照
营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、房验资报告、审计报告
2、加盖公司印章(公章、合同章)的文件、合同、协议、信函
3、公司各部门、人员上报总经理的各类报表、报告、材料、请示等文件
4、部门之间往来文件材料
5、人事、劳动合同档案
6、社会保险登记证
7、法律讼诉档案
二、财务部管理档案
1、财务各类凭证、帐簿、报表和其它具有归档保存价值的文件、资料
2、工程款审核单
3、设备材料款申报单
4、质量保修金申报单
5、工程合同备案
6、投资、融资借贷档案
7、费用支付统计报表存档
8、本部门需要留存的其他合同、资料等原件或复印件
三、工程部管理档案
1、各监理部施工图纸目录
2、各监理部工程监理月报
3、各监理部建设工程验收材料
4、各监理部工程款申报单备份
5、各监理部工程合同备份
6、各监理部施工处罚单
7、项目建设中工程管理、监督、控制的文字、图表、声像等各种形式的记录和资料
文件、资料借阅制度
一、公司文件、资料原件一般不外借,在征得总经理办公室主任同意的情况下,可阅原件,需要时只提供相关复印件。
二、确需借原件的,借用人须说明用途,办理相关手续,公司重要文件、资料原件需分管领导签注意见并登记后方可借用。
三、确需领用原件的,领用人办理相关手续,由领用人签字、部门领导签署意见、公司分管领导同意,重要的文件、资料还需总经理签署意见后方可登记领用。
四、借用原件时间不得超过一周,超过时限需重新办理借用手续。
五、总经理办公室负责借用文件、资料的清退、追索和归档。
车辆管理制度
一、公司车辆由总经理办公室统一管理,调配使用。
二、公司车辆重点保证领导和必须的公务用车,非特殊必要,近距离不予派车。
三、严禁工作时间因私用车,违犯规定除处罚当事人日工资外,还要处罚司机日基本工资。
四、公务用车需填写工作联系单一式二份,其中交司机一份,总办留存一份。
联系单须注明用车时间、地点、内容,由用车人签名,部门负责人签署意见,总办主任批准,司机接单后方可出车。
五、车辆维修以及零配件的更换需提出申请,写明相关情况,经总办主任审核、分管副总经理批准,方可维修、购换。
六、公司车辆由专职司机驾驶,司机每日离岗要将车辆入库或停放公司指定地点。
七、司机对车辆应尽心爱护和保养,严格遵守交通法规,安全行驶。
违规违章驾车,后果自负,造成公司损失的要依法赔偿。
八、公司车辆原则上不外借,必须借用的,借用人须开具借据,并注明车辆及证照情况,借用时除经总办主任审核,分管副总经理审批,必要时还须总经理批准后方可借用。
燃油、维修等费用均由借用车辆者承担。
九、外借车辆归还时,总办及司机须详细检查车况、证照状况,有异常应及时澄清责任并要求其恢复原状。
考勤管理制度
一、公司工作时间为每天上午8:
30—12:
00,下午2:
00—5:
30,所有员工都要严格遵守劳动纪律,不迟到、不早退、不脱岗,保证完成本职工作。
二、劳动考勤根据指纹考勤终端记录,员工上班工作时与下班离岗时都须进行,无记录者视为脱岗。
三、劳动考勤由总经理办公室统计制表,做好对各部门的日常监督和检查,每月3日前把上月考勤结果通知财务部。
四、请假均须填写请假单,履行请假程序,病假还须出具相关诊断证明。
病、事假一天以内的,一般员工需部门负责人批准,部门负责人需分管总监批准,高管人员需副总批准,均报总办备案。
一天以上的,一般员工需部门负责人签注意见,分管总监批准,报总办备案;部门负责人需分管总监签注意见,副总批准,报总办备案;高管人员需总经理或副总批准,报总办备案。
请假人员在履行请假手续后,做好工作安排并将手续送总办登记,事毕当事人需到总办销假。
五、事假累计20天以上或病假累计30天以上者为自动终止聘用关系,予以解聘。
六、规定的工作时间内,迟到或早退10分钟为限,30分钟以上(不含30分钟)未按程序履行相关手续则视为旷工半日。
七、每月迟到、早退累计超过二次者从第三次开始每次处罚50元。
八、旷工半日扣发一日薪酬,旷工一日扣发3日薪酬,累计二日(含二日)者则予以辞退。
九、公司会议包括经理办公会议、公司例会、公司员工会议、专业会议等,应参加会议的人员,必须按时到会,迟到者每次处罚50元。
十、因公出差人员按出差管理制度规定,需将出差申请单原件报总经理办公室备案,否则按无考勤记录处理。
十一、公司员工培训学习,须经总经理办公室同意并统筹安排,违反者,则依相关规定处理。
十二、员工平时或假日加班的,公司不计加班也不予调休;公司要求加班的,必须到岗,也不计加班和调休,总经理办公室须登记备案并纳入员工考核内容,报总经理或副总审定后,公司在一定时期内给予不同形式的补贴或奖励。
十三、员工确遇突发事件或紧急情况,无法履行考勤记录,必须及时依人事管理权限向相关领导通报并报总办备案,事后半个工作日内补办书面手续。
书面手续需按照人事管理权限经相关领导以及总经理办公室主任确认,其原件交总经理办公室登记备考,无记录且未按规定办理相关手续的则按旷工处理。
十四、特殊情况确需减免扣款者,当事人需提出书面申请写明原因,经公司分管领导或总经理审批后执行。
招聘管理制度
一、公司所需员工公开条件向社会招聘或经推荐招聘。
聘用各类员工均以学识、品德、能力、经验、体格等适合工作要求为原则,但特殊需要时不在此限。
二、员工的招聘由总经理办公室根据各个部门需求计划和对学历、性别、专业等要求,报公司分管经理批准后进行。
三、各类员工必须具备以下资格方可聘用:
1、总监理工程师职位:
大学本科以上学历,高级以上专业技术职称,熟悉管理,熟悉业务,具有五年以上实际工作经验,或者大专以上学历,中级以上专业技术职称,熟悉管理,熟悉业务,具有八年以上实际工作经验,年龄在30岁以上。
2、监理工程师职位:
大学本科以上学历,中级以上专业技术职称,或造价工程师、中级以上相应专业建设工程造价员资格,熟悉管理,熟悉业务,具有三年以上实际工作经验,或大专以上学历,中级以上专业技术职称,或监理工程师、中级以上相应专业建设工程监理员资格,熟悉管理,熟悉业务,具有五年以上实际工作经验,年龄在25岁以上。
3、监理员职位:
大专以上学历,具有初级专业技术职称或建设工程造价员资格,其条件符合岗位工作要求。
四、应聘人员需如实填写公司人员聘用登记表。
经面试必要时笔试选拔,报分管副总经理必要时报总经理批准后即时通知录用者报到。
五、录用人员应缴验以下资料原件及复印件各一份,原件经验证后退还。
1、身份证2、最终学历证明3、职称证4、资格证书5、近期免冠照片二张。
六、新聘用人员均先试用,试用期不超过三个月。
此期间按月核支试用期薪金。
七、试用期内有下列情形之一者应予以辞退。
1、考核不合格
2、每月迟到或早退累计二次
3、旷工二日
八、聘用人员试用期满,经考核合格则予以正式任用。
九、正式聘用员工需签订劳动合同,聘用期内按照工作岗位按规定核支薪金。
十、聘用人员薪金如有变动,需分管经理提出书面意见经总经理审定同意,由总经理办公室书面通知财务部后方可变动。
十一、签订劳动合同的员工,公司为其建立人事档案,聘任期满,可续签合同,离开公司者,可携带档案,公司还可为其出具推荐材料。
十二、不能按照公司要求,胜任本职工作或聘任期满不再续签劳动合同者,将解除聘用关系。
十三、公司各部门根据定员计划和工作需要,招聘或辞退员工需书面申请,经总经理办公室,公司分管领导审核,总经理批准后方可由总办实施办理。
十四、员工变动工作岗位或辞职、解聘、辞退,均需总办通知,各部门必须按时按有关规定办理工作移交手续,移交时,接交双方和鉴证人需签字认可,否则造成损失的,将依法追究其责任。
考核管理制度
为建立科学有效的内部管理机制,强化员工自我约束意识,客观评价员工在工作中对公司所做出的贡献,充分调动其工作积极性和创造性,不断提高公司整体管理水平和经济效益,确保公司各项工作任务之完成,特制定考核管理制度。
一、考核原则
1、透明原则:
考核流程、考核方法和考核指标明确公开。
2、客观原则:
考核依据符合客观事实,考核结果以各种相关数据和客观事实为基础,是对考核期内全面工作成果的综合评价。
3、沟通原则:
考核时,需要与被考核人员及相关部门进行充分沟通,听取他们对被考核人员工作的评价和意见,使考核结果公正合理,考核结果适时反馈。
4、互动原则:
考核由公司全体员工参与,是员工自我评估、直接上级对直接下级和员工相互间的评议,是一种定量与定性的评价,考核结果是员工晋级、奖励和调离、解聘、辞退的依据。
二、考核分类
公司考核的对象是公司正式聘用的人员,试用、兼职、勤杂人员不在此例。
考核分为高级管理人员(高管类)、中级管理人员(中管类)和其它人员三大类。
高级管理人员指公司总监以上人员,是参与公司经营的决策层;中级管理人员是指各职能部门负责人;其它人员是指公司高管和中管以外的所有人员。
三、考核内容
1、工作业绩考核
业绩考核是对员工在工作中对公司所做出的贡献进行客观评价,主要从成本控制指标、管理指标、技术指标等定量方面进行。
2、工作态度、能力考核
能力与态度考核是对员工现有工作能力和潜在工作能力进行分析判断,工作态度则是一种定性判断。
公司不同层次人员所在部门不同,其工作岗位有很大差别,考核所函盖的内容也就有很大差异,各部门对本部门员工的绩效考核可根据其所承担的具体岗位,参照部门考核要求(考核指标、考核点)进行指标分解并量化、细化后实施考核。
四、考核的实施
1、公司经过测评,经营目标和经营要求确定后,考核工作即提到工作日程。
考核工作由公司指导下进行,总经理全面负责,总经理办公室负责考核的组织、协调和日常管理,相关高层管理人员和相关部门负责人提供考核期内员工工作表现的相关数据和材料。
2、考核现以监理部为基础,逐步深入。
根据公司确定的目标要求和各部门职责、员工岗位责任制以及月度、季度、年度工作计划等以月、季、年度为单位开展定期考核。
月考核:
各直接的上级领导每月对所辖每一位员工进行日常绩效考核并记录汇总,确定当月业绩,积累考评素材,总经理办公室负责抽查、监督。
季度考核:
各直接的上一级领导,每季度末,对所辖中管类人员在开发项目实施期间的工作表现进行综合评价,总经理办公室负责员工季度考核结果汇总备案。
年度考核:
直接的上一级领导,每半年度末,对高管类人员实施考核评分,其结果总经理办公室备案。
高管类人员以每半年度考核结果为依据;中管类人员以每季度考核结果为依据;其他人员以每月考核结果为依据,按照考核期综合目标考核得分权重计算其工资并兑现。
3、每年年终由总经理办公室组织相关领导和各部门负责人依据日常考核和阶段性考核结果对各位员工在整个项目建设中的管理工作和所做的贡献进行总体等级评定,将评定结果反馈给被考核者,直接上级明确指出被考核者的成绩、优点和需要改进的地方,听取和记录被考核者的意见,其结果总办备案并报公司分管领导审核。
4、总体评定结果公示。
五、考核等级
每年年末,公司总经理办公室负责组织召开考核工作会议,综合评定考核结果,对员工个人绩效考核结果进行等级评定,一般分四个等级。
公司依据薪酬管理制度和奖惩制度,结合考核结果,经公司分管领导审核、总经理批准后实施员工晋级、奖惩、调离、解聘和辞退。
合同管理制度
合同管理的内容:
对合同洽谈、签订、履行、变更和解除进行监督检查,对履行过程中发生争议、纠纷进行处理,它贯穿于合同签订、履行终结直到归档全过程。
一、各种合同的谈判,应依据《合同法》、有关法律规定和要求,结合
合同实施中可能发生的各种情况进行周密、充分的准备,按照“缔约过失责任原则”保护公司的合法利益,任何人不得违反。
二、签约的合同涉及到相关部门工作的,签约前须同相关部门协调取得
共识,需要配合的,相关部门须做好配合工作。
三、合同签约前应由洽谈牵头者填写合同审核单,写明合同内容摘要、
合同价款、付款方式和合同洽谈意见,洽谈意见应有进行洽谈人员签章。
其中工程合同应明确质量保修责任,约定发生质量保修时的保修时效性。
工程合同及采买合同需经合同预算部审核;销售合同、销售支持合同及租赁合同需经财务部审核,财务总监签注意见,呈总经理批示或总经理授权后方可正式签约。
四、其他合同的签约,会同总办进行合同洽谈提出意见,报分管副总经
理审核,必要时需总经理审定后签约。
五、签约的所有合同均需持合同审核单经总办统一编号、登记,销售合
同、租赁合同加盖公司合同章;其他合同加盖公司公章。
合同及审批单原件交总办存档,相关部门留存复印件并登记备案。
六、签约后的所有合同原件及合同变更原件连同审核单需交总经理办
公室一份存档。
需传递相关部门的传递复印件。
七、签约后的所有合同相关部门须建立合同台帐并依照合同约定行使权
利,履行义务。
合同履行情况应随时向公司分管领导和总经理报告。
八、合同签约后,需要变更的应与签约方协商一致后应由合同变更洽谈
牵头者填写合同变更审核单,写明变更内容、费用核算、费用分担和变更洽谈意见,洽谈意见应有进行洽谈的人员签章。
其中工程合同及采买合同需经合同预算部审核;
质量责任制度
本公司规定的在组织内的岗位质量责任。
一、总经理
1、对公司经营、生产、质量管理负领导责任。
2、制定质量方针,批准和发布质量目标和质量手册。
3、委任管理者代表,明确其职责和权限。
4、主持管理评审。
二、经理
1、对公司的生产、经营、技术和质量管理全面负责。
2、推进技术进步和管理现代化,领导建立、健全并审批颁发或废止本公司重要规章制度,检查执行情况,不断提高经营管理水平。
3、主持公司会议,研究生产、经营工作中的重大问题,并作出决定。
4、负责建立和完善质量管理体系,使质量管理体系符合GB/T19001-2000idtISO9001:
2000标准的要求,并得到持续改进。
5、确定组织结构,明确部门和岗位的职责、权限。
6、确定和配备充足的质量管理体系运行必要的资源,包括人力资源、信息资源、设施资源、环境资源、财务资源。
7、审定和审批有关技术文件。
三、环境监理工程师
1、在公司领导下,对工程项目的环境质量管理和监察。
2、认真贯彻公司的质量方针、目标和质量管理体系文件,确保工程项目的有效实施。
3、主持编制监理规划,审定环境监理部内部各项工作管理规范。
4、审查设计文件和史工方案与环评要求的符合性,并提出审查意见。
5、监察建设项目施工过程中各种污染因子是否达到环境保护标准要求。
6、按合同规定要求和规定或预期用途所必需的要求,监察工程项目环境保护设施与工程建设的同步性。
监理交底制度
一、为使监理交底规范化,特制定本制度
二、监理交底会由建设单位主持,监理单位、承建单位参加,应保存与会人员的名单和有关会议记录。
三、监理交底前,由环境监理工程师编写“监理交底书”,公司负责人审批后,方可实施。
四、“监理交底书”应包括以下内容:
1、根据监理合同内容和要求叙述受相关单位的委托执行权力和监理工作范围和内容。
2、项目监理部的组织机构和监理人员的情况
3、全面负责管理、协调监理部工作和内部事务,协调工作中与业主确定监理部人员的分工和岗位职责。
4、定期巡视现场,指导监理人员工作。
5、定期召开环境监理工作会议,总结经验,改进工作。
6、审批和签发环境整改通知单、环境监理报告。
7、主持整理工程环境监理资料。
8、项目监理部需要的其它事项。
五、“监理交底书”经签字、盖章后发放给建设单位和承建单位。
六、“监理交底书”和会议记录、与会人员名单应保存,工程结束后归入监理文件包。
现场巡视制度
一、为规范环境监理人员现场巡视检查工作,提高现场环境监理巡视检查的质量,特制定本制度。
二、工作要点
1、确保设计文件盒施工方案与环评要求的符合性。
2、确保建设项目施工过程中各种污染因子达到环境保护标准要求,确保水、气、噪声、固废排放等满足国家和地方的环保要求。
3、确保项目建设过程中环境污染治理设施、环境风险防范设施按照环境影评价文件及其批复要求建设的情况,根据“三同时”原则,确保环评报告及其批复文件中提出的各项要求相匹配。
三、工作内容和方法
工程项目现场巡视:
监理人员检查现场是否按设计要求、施工规范质量标准和施工技术措施进行施工,检查现场施工情况。
现场巡视检查的主要内容:
1、建设项目设计和施工过程中,项目的性质、规模、选址、平面布置、工艺及环保措施是否发生重大变动。
2、主要环保设施与主体工程建设的同步性。
3、环境风险防范于事故应急设施与措施的落实。
4、与环保相关的重要隐蔽工程。
5、项目建设和运行过程中可能产生不可逆转的环境影响的防范措施和要求。
6、以新带老、落后产能淘汰等环保措施要求。
7、现场巡视检查中,监理人员对查出的问题及时通知纠正,并根据具体情况发出环境监理工作通知单。
旁站监理制度
一、为指导监理人员在监理过程中对重点工程环保质量进行旁站监理。
二、工作要点
1、环境监理工程师负责会同建设、施工单位共同确定工程的旁站监理点,检查督促监理人员切实执行旁站监理职责。
2、环境监理人员均要认真掌握旁站监理内容、标准。
3、坚守岗位,切实贯彻执行旁站监理规定,并认真填写记录。
三、工作内容和方法
1、把项目环境影响评价报告和审批意见作为开展环境监理工作的主要技术支持文件。
2、环评中没有注意到的重要影响要素或影响因子,确需要进行保护的,要按程序向业主建议,同时向环境行政主管单位反映。
3、对建设项目竣工环境保护验收需要提供相应证据的环境保护工程环节应留有相应的照片、证明文件及有法律效力的监测数据。
4、监理人员必须在现场持续进行监理,必要时监理人员可轮流旁站,但须做好交接工作。
监理周报、监理月报制度
一、为使监理周报、监理月报规范化,特制定本制度
二、监理周报的内容
1、本周工程概况;
2、本周工程形象进度;
3、本周实际完成情况与计划进度比较;
4、对进度完成情况及采取措施效果的分析;
5、本周工程质量情况分析;
6、本周采取的工程质量措施及效果;
7、本周是否发生工程量审核情况等;
8、其他情况。
三、监理月报内容:
1、本月工程概况;
2、本月工程形象进度;
3、工程进度:
本月实际完成情况与计划进度比较;
对进度完成情况及采取措施效果的分析;
4、工程质量:
本月工程质量情况分析;
本月采取的工程质量措施及效果;
5、工程计量与工程款支付:
工程量审核情况;
工程款审批情况及月支付情况;
工程款支付情况分析;
本月采取的措施及效果。
6、合同其他事项的处理情况:
工程变更;
工程延期;
费用索赔。
7、本月监理工作小结:
对本月进度、质量、工程款支付等方面情况的综合评价;
本月监理工作情况;
有关本工程的意见和建议;
下月监理工作的重点。
四、监理周报、监理月报应由总监理工程师组织编制、总监理工程师签字盖章后报建设单位和监理公司。
五、监理周报、监理月报随时保存,工程结束后入监理文件包。
工程档案管理制度
一、为规范项目监理部的文件资料,质量记录的管理工作,特制定本制度。
二、项目监理部应设专人负责监理文件资料的管理工作。
三、项目监理部的质量记录、文件资料须装入资料盒内,资料盒应表明质量记录、文件资料的名称。
四、监理人员在监理活动过程中所形成的质量记录、文件、资料随时进行收集、分类、保管,为监理文件包积累原始资料。
五、对往来于项目监理部的文件资料都要按规定的格式做好记录项目监理部对外发出的文件要问准确、严谨、审批签字齐全、标识明确。
项目监理部所使用的法律、法规、规程、规范要认真审查,确保在有效期内使用。
项目监理部对所使用的法律、法规、规程、规范适用版本建立清单。
项目监理部对外发生的文件均采用计算机打印,一律使用A4纸。
项目监理部质量记录的填写、标识、收集、贮存均按“建设工程监理质量记录控制程序”的规定要求执行。
工程结束后、监理文件资料、质量记录的归档工作,严格按“监理文件包”执行。
安全文明施工制度
一、为规范监理人员在监理服务全过程中对承建单位安全施工的监督,特制定本制度。
二、监理工程师对工程项目环境安全施工的监督责任。
三、监理工程师应组织监理人员对有关安全施工的法律、法规、标准、规程、规范进行学习,要求达到熟悉和理解。
四、监理人员对承建单位的环境安全方面进行审查。
五、监理人员应经常对承建单位的安全施工措施的实施情况进行监督检查,要求填写监理日志,记录每天安全监理工作内容,对涉及安全问题,及时提交总监理工程师处置。
六、监理人员在现场监理服务过程中须注意自身的安全和遵守安全管理规定。
七、参加建设单位组织的安全施工大检查活动。
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