保管员培训教材3.docx
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保管员培训教材3.docx
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保管员培训教材3
第五单元商品出库业务
商品出库业务,是仓库根据购销业务部门或存货单位开出的商品出库凭证(提货单、调拨单),按其所列商品编号、名称、规格、型号、数量等项目,组织商品出库,向要货单位发货的一系列工作的总称。
出库发放的主要任务是:
所发放的商品必须准确、及时、保质保量地发给收货单位,包装必须完整、牢固,标识正确清楚,核对必须仔细。
商品出库是仓储业务过程的最后阶段。
为做好商品出库工作,必须事先做好商品出库前的准备工作,按照一定的要求、原则和程序组织商品出库,加强出库复核,保证商品安全、准确地到达收货单位。
第一节 商品出库的基本要求
商品出库不论采取何种形式,都必须按照一定的手续制度办事,贯彻“先进先出”“节约用料”“单据和手续齐全”等原则,还必须做到准确、及时、安全、经济地组织商品出库。
一、严格贯彻“先进先出,推陈储新”的原则
它是指先进仓库的商品应先出库,以确保商品储存的质量。
还要考虑易霉易坏的商品先出,接近失效期的商品先出和坏货不出的原则,以免造成变质浪费和损害供货部门及消费者利益。
二、贯彻节约用料原则
对于按重量供应与出库的商品、货物,有时需事先分斤破两备货;对于回收复用的货物,要在保证产品质量的前提下,按照先旧后新的原则供应;对于整盒、整袋、整包入库的货物应拆零供应。
三、出库凭证和手续应齐全
出库凭证和手续必须符合要求。
仓库发料时,必须以企业商品供应部门开出的定额供料单和领料单、企业内部调拨单、外拨销售发票的提货单、外拨加工领料单等发料凭证为依据,严格限额发料。
超计划用料和临时用料必须经有关领导书面批准后才能发料;工料报废需补料的,除由企业检查部门查实后填制盖有“废品已收,同意补发”图章的报废单外,还需使用部门领导签署“"同意补发”的意见后,才能补发。
对不符合发料要求的各种借条一律拒绝发料。
四、出库供应要准确及时
1、商品出库必须准确
商品出库准确是指按照商品出库凭证所列商品编号、产地、品名、规格、等级、单位、数量等项,做到准确无误地点交清楚。
为此要做到以下三点:
(1)要有正式的商品出库凭证为依据,不能以白条发货或欠条代单。
(2)商品出库前应做好相应准备,并按一定的操作程序进行。
(3)要加强复核工作。
从审核出库凭证到最后商品点交,环环都要复核,做到单货相符,批次不乱,准确点交,避免差错。
2、商品出库必须及时
商品出库及时,是根据购销单位或存货部门要求,在接到出库凭证之后,及时组织商品出库,如发现出库凭证所列品种、规格、牌号、数量与库存实物不符时(保管员不得任意改发),应及时通知有关业务部门更换出库凭证。
发货时,原则上一份单据上的货应一次发完。
如确有困难,必须分批多次提货时,保管员必须及时向提货人交待和办理分提手续;分提发货时,必须及时填写分批提货记录。
为做到商品出库及时,
要求:
(1)不断提高仓库工作人员业务技术的熟练程度,合理组织出库作业;
(2)要加强与业务经营单位联系,可采取预约备货制,提前做好准备。
五、贯彻“三不”“三核”“五检查”要求
商品出库要求做到:
“三不”,即未接单据不翻账,未经审单不备货,未经复核不出库;“三核”,即在发货时,要核实凭证、核对账卡、核对实物;“五检查”,即对单据和实物要进行品名检查、规格检查、包装检查、件数检查、重量检查。
具体要求有以下两点:
第一,提高服务质量,使用户满意。
积极与货主联系,为用户提货创造各种方便条件,杜绝差错事故。
第二,要严格遵守各项规章制度。
第二节商品出库基本方式
商品出库的主要方式有代运出库方式、送货出库方式、自提出库方式。
根据业务的需要,有的仓库还有提样出库、商品移库和商品过户等形式。
一、代运方式
仓库根据收货单位的委托,凭货主所开的“商品调拨通知单”办理出库手续。
通过运输部门把商品发到需方指定的地方。
其操作方式是由业务部门事先将发货凭证送到运输部门,运输部门经过制单托运,待铁路等交通部门批票或派车派船之后,由运输部门委托搬运部门,或使用自有车辆向仓库办理提货手续。
这种商品出库方式,在内、外贸储运公司所属的仓库和产地、口岸批发企业所常用。
代运方式的特点:
代办代提、整批发出,与承运部门直接办理商品交接手续。
二、送货方式
有两种情况:
一种是仓库直接把“商品调拨通知单”所开列的商品直接送到收货单位所指定的地方;另一种是由货主自行给用户送货。
这种出库方式,多为内、外贸储运公司所属的仓库、大型连锁超市公司配货中心(仓库)和产地、口岸批发企业所属的仓库经常采用。
送货方式的特点:
事先来单备货,做好待运准备;承运单位派车到库提货,运送到收货单位办理交接手续。
三、自提方式
自提方式是指收货单位或受收货单位委托,持货主所开的“商品调拨通知单”(提货单)并自备运输工具到仓库直接提货。
仓库根据出库凭证发货,交接手续应在仓序内当即办理完毕。
这种出库方式,在产销地批发企业所属的仓库和储存工业原材料工具等商品的仓库广泛采用。
自提方式的特点:
提单下仓,随到随发,自提自运,当面点交划清商品(货物)的责任。
第三节商品出库程序
为了做到“准确、及时、安全、经济”地组织商品出库,必须按照一定的科学程序进行作业。
一、出库准备
出库准备是由出库业务的第一个环节.搞好出库准备有利于库位的合理利用,可以提高山库作业效率,有利于人员的合理配备。
1、加强商品出库前的联系、
要使商品出库迅速顺利,避免临时出库的忙乱现象.仓库要经常或定时与有关业务部门、交通运输部门或搬运部门取得联系,了解库存商品出库动态,随时掌握近期需要出库的商品品种、数量、具体时间、使用的运输工具及其流向和具体要求。
为此,仓库可与供货单位或要货单位、部门建立“预约”制度。
一般采用电话“顶约”或供货(要货)单位提前开出商品出库凭证交仓库,以便及时做好商品出库前的各项准备工作。
2、做好挑选整理工作
商品在出库之前,往往要经过一番挑选整理工作。
根据不同商品的不同要求,有的要查对品种、规格、数量;有的散装商品、包装规格不一或包装过大,需要加用包装、改换包装和包装归组;有些商品需要挑选等级或适当搭配花色、式样、规格,都应当在商品发出前做好这些工作。
即使是原件发出,往往由于商品入库时拆件验收,经过搬、倒,有的包装不能适应再次运输、装卸的要求,也需要事先将包装进行整理、加固或更换包装。
3、做好出库的人力、机具设备及发运场地(货位)准备
对出库作业所需的衡器、装卸机具等,均应事先做好准备和进行检查,保持良好状态。
同时,应当做好劳动力的安排,选择发货垛和拆除货垛苫盖物,安排好堆放出库商品的场地(货位)等项准备工作,特别是对大宗商品出库更为必要。
二、审核出库凭证
仓库发放的商品(货物),除满足本企业生产(经营)部门需用外,也有对外销售和用于外拨协作加工的。
为了明确出库商品(货物)的用途,正确计算产品成本,所有商品(货物)出库都必须有一定的凭证手续。
这种凭证手续既要符合制度上的严密性,又要力求简便易行;既便于生产(经营),又有利于仓库管理。
1、企业内部商品(货物)出库凭证分类
企业内部商品(货物)领用的凭证主要有定额领料单和领料单两种,其他还有仓库与仓库之间的材料内部调拨单、为用户服务专设的成品零件、外购件借用凭证、因加工报废的补废料单、因保管不善材料丢失的补失料单等。
(1)定额领料单。
它适用于有货物消耗定额的生产用货物。
定额领料单通常由供应部门定额员根据生产作业计划和货物消耗定额核算后填制,由领料单位凭单领料或由下料单位领出集中下料(见表5-1)。
(2)领料单。
领料单适用于没有消耗定额的货物的领用,是一次性使用的领料凭证(见表5-2)。
(3)成品零件、外购件借用凭证。
这种凭证是为用户专设的。
用户在使用企业的产品中,因产品的某部件发生了问题,来电或来信请企业派人去修理。
企业的用户服务部门在未弄清责任问题之前,先把预计要更换的部件以“成品零件、外购件借用凭证”的形式领出库房带到用户处做处理、更换零件或外购件用。
查明原因后,区分用户责任和企业产品质量问题的不同情况,分别做对外销售和营业外损失的账务处理。
成品零件、外购件借用凭证的格式见表5-3。
(4)不合格件处理单。
产品(零部件)在加工中因工废、料废需重新领料时,要填写“不合格件处理单”(见表5-4),经检验部门和技术部门等签署意见后,到供应部门找定额员补开定额领料单,在定额领料单的备注栏里注明“补废”两字,凭此二单到仓库领料。
(5)材料内部调拨单。
它是企业仓库之间互通有无或调整储备的一种货物调拨出库凭证。
它的格式可根据各单位的具体情况来确定。
2、对外销售出库凭证
市场经济条件下,企业仓储部门除确保生产所需货物之外,往往还根据市场供求关系,在价格十分有利的情况下,积极参与市场商品(货物)销售供应活动,以及企业间的多余货物协作调剂,这就必然要涉及货物销售的出库业务。
仓库凭材料销售发票中的出库提货联发货(见表5-5)。
销售发票必须填明购买单位名称、销售依据,并加盖财务收款专用章。
3、委托外单位加工所需货物的发放
企业在生产过程中,由于加工能力和工艺设备条件的限制,往往需要把一些货物送外单位委托加工。
(1)外拨加工。
即将所需货物销售给承接加工单位,加工单位完工后将其生产成品再销售给委托企业。
这种出库方式与货物对外销售相同。
(2)带料加工。
即加工需用的货物由企业自备,加工完毕后只核付加工费。
这种方式出库应事先由企业物资供应部门与承接加工单位签订协议。
仓库凭“委托外部加工发料单”发货(见表5-6)。
4、商品出库凭证审核要求
商品出库必须有业务单位开具的正式出库凭证为依据(基层企业一般由仓库兼办调拨凭证)。
仓库接到商品出库凭证后,首先由保管会计(无保管会计的由保管员)认真审查出库凭证上所列发货仓库名称、提单联字样有无错误;印鉴是否齐全;商品品名、规格、等级、型号、单价等是否与库存商品相符;凭证字迹是否清楚,有无涂改现象,提货日期是否逾期等。
由仓库兼办开票的应注意审查购货单位的介绍信和购货合同有无伪造涂改,所开品种、数量与合同是否相符。
审查无误,即可组织商品出库。
如发现出库凭证有问题,必须经原开证单位重开或更正盖章方为有效。
“白条”和手续不符的,仓库要拒绝发货。
但遇到救灾抢险等特殊情况,经领导批准,也可以先发货,后补办手续。
审核出库凭证的要求可概括为以下三点:
(1)要审核出库凭证的合法性和真实性。
(2)核对商品品名、型号、规格、单价、数量。
(3)核对收货单位、到站、银行账号。
如属自提商品,还须检查有无财务部门准许发货的签章。
三、备料配货
1、备料要求
备料要按“商品出库凭证”(“定额领料单”“销售发货单”“商品调拨通知单”等)所列项目进行,不得随意变更。
出库商品应附有质量证明书或抄件、磅码单、装箱单等。
机电设备等配件产品,其说明书及合格证应随货同到。
备料时要按号找位,据单配货。
仓库保管员接到会计批注的商品出库凭证,应根据会计审查的项目,重复审查一次;按凭证所列的品名、规格、等级、型号等与保管卡片上的库存实物逐一核对;如系拆零商品可从货架上取出来逐一核对。
经审核单证和实物相符,即可先核销保管卡片上的存量,然后按照先进库的先出、有效期在前的先出原则进行配货。
货物配齐后,应立即进行复核。
2、备料方法
(1)拆箱拆捆备料。
一般是指领料量较小或领料、发运量大,但品种多样需拆零配货的发货业务,应拆箱拆捆来备货。
属于拆箱拆捆备料的商品,保管员自己或交专职包装人员、包装小组组织备货装箱。
对于零货包装时,要注意防止错装、混装(性质相互矛盾的商品不能混装在一起,运价高低悬殊的商品不宜混装在一个箱里)。
无论是分装、改装或拼装的商品,装箱人都要按规定填制装箱单放于箱内,以便收货方验收。
在装箱单上要填明所装商品品名、牌号、规格、数量和装箱日期,并由装箱人签字或盖章,以示负责。
(2)原箱原捆备料。
一般是指仓库出库商品量或购销发运量较大的发货业务,不需拆箱拆捆,数量品种搭配只需按整箱整捆备齐发货量就可发运。
(3)原桩原货垛备料。
一般是指领货方所需发货量是整批数、品种单一,保管员可在货物原堆桩原货垛处,按领料单(或发运单)所需品名、数量(原箱原件)点齐,并在原货垛上标出发货量记号,待领货方凭领货凭证来取货时,保管员在原货垛处只需按事先标定的数量记号将商品发放(点交)完毕即可。
不需事先翻桩和另行安排待运场地。
这种方法较简便,节省人力、物力,也有利于提高劳动效率。
四、复核
备料配货后应立即进行复核。
商品出库复核是指商品在出库作业过程中的各个工序,以商品出库凭证为依据进行的反复核对。
1、复核的目的
通过复核,做到出库商品数量准确、质量完好、包装完善,杜绝差错事故。
商品出库复核,是仓储业务管理“把三关”的最后一关,也是出库业务管理的重点。
做好出库复核工作的意义有:
(1)做好复核工作,可以防止错发货,保证出库的商品质量和数量,有利于要货单位及时供应市场,满足消费需求及组织生产。
(2)做好复核工作,可避免差错事故,有利于节约人力、物力和财力,降低流通费用。
(3)做好复核工作,可以保证商品安全到达收货单位,降低商品损耗,提高经济效益。
2、复核的方式
商品出库复核方式,要根据仓库规模、商品性质、技术设备状况以及人员编制等具体情况而决定。
商品出库复核方式主要有下列三种:
(1)个人复核。
就是仓库保管员自己发货、自己复核。
这种复核方式,适用于专业化程度高的仓库,依次存储品种比较单一的(如棉麻仓库、轮胎仓库等人同一品种发货批量比较大,而人员编制较少的仓库。
但对于综合性仓库,因储存品种繁多、发货数量零星,就不宜采用这种方式。
(2)相互复核。
是指两个人相互配合,分工协作,一人根据商品出库凭证配货,另一人再进行复核。
这种复核方式,比自己发货、自己复核容易发现问题,纠正差错。
因此,它最适用于出库业务繁多、商品品种零星、众多的仓库。
(3)环环复核。
是指商品在出再作业中各个环节都要根据单证和商品进行反复的核对。
这种复核方式,一般适用于分工比较细、作业流水线长的大型现代化仓库。
对于那些有加工整理、拼装、换装和改装、分装业务的仓库尤为必要。
因每个作业环节都进行核对,它能提高复核质量,减少差错,避免损失事故。
3、复核的内容
复核的内容包括:
品名、型号、规格、数量、单价等是否与商品出库凭证(领料单、发货单或商品调拨单等)一致,配套是否齐全,技术证件是否齐备,外观质量和包装是否完好等。
商品出库复核内容要着重关注以下三方面:
(1)单据复核。
主要是审查商品出库凭证的真实性(有无伪造)、合法性(是否合乎法定手续)和完整性(单证项目填写是否齐全)。
其主要内容包括:
1)印鉴是否真实、齐全、相符;
2)凭证有无涂改、过期;
3)字迹是否清楚;
4)凭证中各栏项目填写是否正确、完整等。
复核计重商品的磅码单或附属单证,重点是检查计算数字有无差错。
如发现多算、少算或错算,应立即核正,并按核正数将实物扣除或补足。
(2)实物复核。
就是根据商品出库凭证上所列项目对所发实物的品种、规格、牌号、单位、数量、包装和质量等进行核对,做到单货相符,不出差错。
(3)账、货结存的复核。
保管员根据商品出库库证配货,从货垛、货架上取货以后,应立即核对该垛(架)商品的结存数;同时,检查商品的数量、规格等与账务员(商品会计)在出库凭证上批注的账面结存数是否相符,并要核对商品的货位、货卡有无问题,以便做到账、货、卡相符。
4、复核签章
不论复核实物或单证,复核后保管员和复核员应在单证上签章,明确责任。
五、包装
商品包装简称“包装”。
它有双重含义:
一是指盛装商品的容器及其他包装用品,即“包装物”;二是指把商品盛装或包扎的活动(操作过程),包括包装技术、包装方法。
概言之,所谓包装,即为在运输、储存、销售过程中,保护产品,以及为了识别、销售和方便使用,用特定的容器、材料及辅助物等进行包裹而防止外来因素损坏内装物的总称。
1、包装的作用
商品包装是实现商品流通的重要条件。
一个商品一般要经历三个领域:
生产领域、流通领域、销售领域,随后转化到消费者手中,在整个转化过程中,包装有其特殊的“四大作用”:
(1)保护商品;
(2)便利流通;(3)促进销售;(4)方便消费。
2、出库商品包装要求
对包装的一般要求:
科学、经济、牢固、美观、适用。
搞好商品包装,以达到维护商品质量,减少商品损失,便于装运,提高仓容利用,便于计量,美化商品,指导消费,提高零售业劳动效率的目的。
现代商品包装强调标准化,要求做到:
统一材料、统一规格、统一容量、统一标识和统一封装方法。
一些标准化程度较高的国家,建航运码头,各种货车、货船,各类仓库以及装卸、搬运机械都考虑包装标准化的要求,并实现“一体化”。
对需要发运的商品(货物)应进行包装,商品包装应符合下列要求:
(1)根据商品外形特点,选用适宜的包装材料,其重量和尺寸应便于装卸和搬运。
(2)包装要符合运输要求,牢固、稳固、垫紧、垫防潮纸和衬垫物,外部有明显标识。
(3)严禁互相影响或性能互相抵触的商品混合包装。
(4)要充分利用包装的容积,节约包装材料。
(5)包装后,要写明收货单位、到站、发货号、本批总件数、发货单位等。
六、刷唛
出库商品属于调拨供应发往外地的货物,需配合运输人员刷好唛头标识,集中到理货组调配场所待运。
商品包装待运时,需在包装外部制唛、印刷、粘贴或书写商品标识,其内容要有:
商品名称、规格等级、重量、体积、收货单位、发货单位、指示装卸、搬运、存放注意事项、图案和特定的代号。
“唛头”指由各种图形配以代用的简明文字组成,作为发货人向收货人表示该批货物的特定记号。
七、点交
出库商品无论是要货单位自提,还是交通运输部门发运,仓库发货人必须向提货人员或发运人员点交商品。
应按出库凭证逐笔向货主当面点交。
交清后,仓库交货人随即在出库凭证上加盖“商品付讫”日戳,同时开给接货人商品(货物)出门证,以便门卫放行。
八、填单、登帐
点交后,保管员应在出库单上填写“实发数”“发货日期”等内容,并签名,然后将与出库单有关联的证件资料及时交货主,以便货主办理货款结算。
保管员再根据留存的一联出库凭证记录实物保管明细账,建立盈余商品账,以备查用。
九、清理
1、现场清理
包括清理库存商品、库房、场地、设备和工具等。
2、清理档案
对收发、保养、盈亏数量和垛位安排等情况进行分析。
上述一系列商品出库程序中,应当重点抓住“复核”和“点交”两个环节。
“复核”是防止差错的重要和必不可少的措施,“点交”是划清仓库和提货方两者责任的必要手段。
模拟测试题
一、单项选择题(下列每题有4个选项,其中只有一个是正确的,请将正确答案填在括号内)
1、商品出库要求做到:
未接单据不翻账,未经审单不备货,未经复核不出库,这是指()出库要求。
A、“三不”B、“三核”C、“五检查”D、“五落实”
2、商品出库要求做到:
在发货时,要核对凭证、核对账卡、核对实物,这是指()出库要求。
A、“三不”B、“三核”C、“五检查”D、“五落实”
3、下列属于出库方式的是()。
A、用户自提、送货到用户、代提代运
B、托运、配送、自提
C、送货、代提代运、仓库发货
D、先进先出、动态出库、代提代运
4、仓库保管员要根据不同的商品出库方式特点来搞好出库发货工作。
由购货单位派人持业务部门开的发货凭证,并自备运输工具来库取货是属于()形式。
A、自提出库 B、送货出库 C、代运出库 D、仓库发货
5、商品出库由仓库根据业务部门预先送来的发货凭证备齐商品,交承运部门将商品发送给收货单位是属于()形式。
A、自提出库 B、送货出库 C、代运出库 D、仓库发货
6、商品出库复核方式,要根据仓库规模、商品性质、仓储技术、设备状况等情况决定,出库复核方式主要有()。
A、个人复核与相互复核 B、个人复核 C、两人相互复核 D、领导复核
7、由各种图形配以代用的简明文字组成,作为发货人向收货人表示该批货物的特定记号,仓库称此为()。
A、收发货地点、单位标识 B、重量、体积标识 C、“唛头”D、单位标识、重量、体积标识
8、下列属于出库的凭证是()。
A、定额领料单、内部调拨单、领料单等
B、装箱单、码单、送货单
C、质保书、调拨单、送货单
D、码单、调拨单、送货单
9、整批备料适合()。
A、整批人库整批出库的商品 B、零星人库整箱出库的商品
C、整批人库零星出库的商品 D、零星入库零星出库的商品
10、拆箱拆捆备料适合()。
A、整批人库整批出库的商品 B、零星人库整箱出库的商品
C、整箱入库零星出库的商品 D、整批人库零星出库的商品
二、多项选择题(下列每题的多个选项中,至少有2个是正确的,请将正确答案填在括号内)
1、商品出库要做到“三不”“三核”“五检查”,其中“三不”指()。
A、未接单据不翻账 B、核对凭证 C、未经审单不备货 D、未经复核不出库
2、商品出库准备的主要内容为()。
A、加强出库前的联系 B、货位翻垛 C、做好挑选整理工作 D、做好人力、机具设备、场地准备
3、商品出库要做好出库凭证审核工作,出库凭证主要有()。
A、定额领料单 B、销售发票的出库提货联 C、成品零件、外购件借用凭证 D、借条
4、出库商品备料方法有()。
A、拆箱拆捆备料 B、原箱原捆备料 C、包装标准化 D、原桩原货垛备料
5、商品包装标识刷暖的要求是()。
A、严格执行国家有关规定 B、简明清晰,易于辨认 C、图案大 D、涂刷标识的部位适当
三、判断题(下列判断正确的请打“√”错误的请打“×”)
1、仓库的任务就是搞好分发货工作。
()
2、仓库商品出库发货业务的主要任务是:
将所发放的商品必须准确、及时、保质保量地发给收货单位。
()
3、商品出库要求应做到“三不”“三核”“五检查”,其中“三核”是指核对凭证、核对账卡、核对实物。
()
4、商品出库要求应做到“三不”“三核”“五检查”,其中“五检查”指对单据和实物要进行品名检查、规格检查、数量检查、质量检查、发货地点检查。
()
5、审核出库凭证的要求是核对商品品名、型号、规格、单价、数量和凭证的编号。
()
6、商品出库的单证复核,主要是审查该凭证的真实性、合法性和完整性。
()
7、商品出库复核内容着重关注的三方面是:
单据复核、实物复核、帐货结存复核。
8、商品出库对实物复核主要是收货单位、发往地点的复核。
()
9、商品出库账、货结存复核主要是按出库凭证配货,并核对商品的货位、货卡有无问题,做到账、货、卡相符。
()
10、出库方式有托运、配送、自提。
()
四、简答题
1、出库凭证有几种?
应如何正确使用?
2、简述商品出库的程序。
3、简述商品出库审核凭证的要求。
4、商品出库复核应着重关注的内容有哪些?
5、商品包装标识刷唛的要求有哪些?
模拟测试题答案
一、单项选择题
1、A2、B 3、A 4、A 5、B 6、A 7、C 8、A 9、A 10、C
二、多项选择题
1、ACD 2、ACD3、ABC 4、ABD5、ABD
三、判断题
1、X2、√3、√4、X5、X 6、√7、√8、X9、√ 10、X
四、简答题
1、答:
商品出库凭证主要有以下几类:
(1)企业内部商品(物资)出库凭证:
1)定额领料单;2)领料单;3)成品零件、外购件借用凭证;4)不合格件处理单;5)材料内部调拨单。
(2)对外销售出库凭证:
材料销售发票中的“发货单一提货联”.(3)委托外部加工发料单。
正确使用:
要按仓库制度、合同要求等认真核对,正确填写出库
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