广东企业档案工作规范测评标准.docx
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广东企业档案工作规范测评标准.docx
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广东企业档案工作规范测评标准
指 标
测 评 点
质 量 标 准
实施细则
自评情况
自评分
评定分
一、档案工作组织 单项总分 100 分
(一)
组织系
统建设
(20 分)
1 档案工作领导
(6 分)
企业档案工作分管领导明确(2 分);各职
能或承办部门、各项目档案工作的负责人
确定(2 分);档案部门的负责人确定(2 分)。
要有公司班子成员分管,同时确定公司职能部门
档案工作责任人,有下属单位或建设、科研等项
目的,需同步确定档案工作责任人。
档案部门单
独设置的,必须明确档案部门的负责人,如归属
办公室等部门的,需明确办公室哪位领导为档案
室负责人。
2 档案机构设置
(4 分)
专门设置了与企业规模和管理模式相适应
的档案机构,或指定了负责档案工作的机
构(4 分)。
企业规模不大的,可以设置档案管理岗位,或办
公室下属的档案室即可。
规模大的,必须设置独
立的档案管理机构,同时明确档案管理与档案保
管两种职能。
3 档案人员配备
(5 分)
配备了与企业研发、生产、经营和管理相
适应的专职档案人员(2 分);各部门、各
项目应配备专职或兼职档案人员(2 分)。
企业应保持档案人员相对稳定(1 分)。
无专职扣 2 分;专职不够的扣 1 分以上;“稳定”
问题,一般给分,如变动大、影响到工作的,要
扣 1 分。
广东省企业档案工作规范测评标准
4 档案工作体系
(5 分)
建立了以档案部门为核心,各职能或承办
部门、各项目专兼职档案人员为基础的企
业档案工作体系。
考核本单位、本系统
(或行业)组织召开工作会议与业务学习
情况(5 分)。
主要考核公司系统内部的档案业务活动(工作会
议、业务培训、考察学习等)情况。
偶尔为之者
扣 4 分;近三年每年两次以上者,给 3 分;活动
形式多样、效果好的,给 4 至 5 分。
(二)
企业管
理职责
(20 分)
1 规划计划纳入
(4 分)
贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针
政策,建立健全档案工作规章制度,将档
案工作纳入企业发展规划(2 分)和工作计
划(2 分),为档案工作持续发展提供保障。
企业没有制订发展规划的,或有规划但未纳入者,
扣 2 分;年度工作计划(总结)连续 3 年有明确
提出档案工作要求者给 2 分,纳入情况不佳者,
扣 1 分以上。
2 文件形成积累
和归档要求纳
入有关职责及
其考核(4 分)
将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、
项目及专项工作职责和有关人员岗位职责
(2 分),并对分管领导、部门和项目负责
人及有关人员职责履行情况进行考核(2
分)。
各部门及相关人员岗位职责有明确纳入的给 2 分,
纳入不明确且覆盖不完整的不给分,介入两者之
间的酌情给 1 分;有纳入无考核记录或无纳入无
考核的,均扣 2 分,无纳入但有其他有关考核形
式的,酌情给 1 分。
3 确保档案完整
准确系统和安
全措施的有效
性(4 分)
采取必要措施,维护和确保档案的完整、
准确、系统和安全。
考核有关体制、机制
和制度保障措施(2 分)以及人财物保障
措施(2 分)。
考核纳入领导议事日程,对档案工作发展重大问
题的研究、解决情况。
其中体制机制制度方面占
2 分,人财物方面占 2 分,视情况、结合效果给
分。
4 资产与产权变
动时档案的处
置工作(4 分)
企业资产与产权变动时应做好档案的处置
工作(4 分)。
国有企业应依照《国有企
业资产与产权变动档案处置暂行办法》
(档发字〔1998〕6 号)和广东省档案局、
省国资委、省财政厅联合印发《广东省国
有企业资产与产权变动档案处置工作规程》
(粤档发〔2007〕6 号)的要求进行,其
他企业可参照。
无该项处置需求的,核给
2 分。
企业改制、承继、重组等情况下,依资产产权关
系应予妥善处置档案。
要求处置合理、移交或接
收手续完善,可以得 3 至 4 分;否则,扣 2 分以
上。
5 档案工作奖惩
(4 分)
企业对档案工作中做出成绩的集体或个人
给予表彰和奖励;对违反有关规定造成档
案损失的相关人员给予处分。
应给予而未
给予表彰、奖励或处分的,每项(次)扣
1 分,扣完为止。
在之前的目标管理活动或档案行政部门有表彰奖
励建议、而未给予的,不得分。
初次测评(认定)
的,不扣分;复查时,仍未有效给予之前表彰奖
励的,不得分。
遇处分情况的,参照以上。
(三)
企业部
门职责
(20 分)
1 归档文件的完
整系统性实行
部门负责人责
任制(6 分)
企业各职能或承办部门及项目负责人对本
部门或项目归档文件的完整和系统性负责。
考核部门文件管理程序和标准要求的情况
(3 分)及其执行效果(3 分)。
考核对各职能部门及项目负责人这个层次,在企
业文件管理程序及归档标准的职责和要求明确情
况,及日常工作执行情况。
要求不明确的、覆盖
范围不完整的,不给分;有一定明确要求、有初
步效果的,可以给 1+1 分;效果更佳的,酌情加
给。
2 归档文件的齐
全准确和形成
质量实行形成
者责任制(7 分)
企业各职能或承办部门及项目文件形成者
应负责积累文件,并对归档文件的齐全、
准确和形成质量负责。
考核企业岗位职责
描述或同类说明中对其文件管理责任的规
定(4 分)和效果(3 分)。
考核对各职能部门及项目文件形成者这个层次,
在岗位职责方面的职责和要求明确情况,及日常
工作执行情况。
要求不明确的、覆盖范围不完整
的,不给分;有一定明确要求、有初步效果的,
可以给 1+1 分;效果更佳的,酌情加给。
3 归档文件的整
理质量实行部
门专兼职档案
人员责任制(7
分)
专兼职档案人员应负责收集、整理应归档
的文件,对归档文件的整理质量负责。
考
核平时立卷责任制建立情况(4 分)及效
果(3 分)。
未实行部门预立卷的,不给分。
实行部门预立卷,
且企业档案部门能有效把关整理质量的,可以给
3+2 或以上;其他,视情况增减。
(四)
档案部
门职责
(20 分)
1 统筹规划企业
档案工作的办
法和效果(4 分)
统筹规划企业档案工作。
考核档案部门的
角色设置和职能发挥情况(4 分)。
本企业档案部门的设置,能否有效发挥档案管理
与档案保管两种职能,特别侧重评价管理职能方
面。
综合考虑档案岗位设置、定员等情况与职能
发挥的匹配。
成立的“档案室”非实体职能层级
的、但总体效果较好的,可以给 2 分。
2 企业档案业务
工作的开展情
况(4 分)
负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、
统计和提供利用工作。
考核档案部门业务
开展的总体水平(4 分)。
综合评价企业档案工作业务工作水平。
各环节日
常工作开展顺利的,可以给 3 至 4 分。
3 指导企业各部
门、项目及专
项工作的办法
和效果(4 分)
指导各部门、项目及专项工作的文件形成、
积累、整理及归档工作。
考核指导效果
(4 分)。
为企业各部门或项目提供档案工作指导。
评价总
体效果。
归档渠道顺畅的,重要文件归档无遗漏
的,可以给 3 至 4 分。
4 监督指导检查
企业所属单位
档案工作的办
法和效果(4 分)
定期对所属单位(包括派出机构和投资的
全资、控股企业)的档案工作监督、指导、
检查。
考核监督指导检查制度、办法及相
关记录(4 分)。
无所属单位的,核给 2
分。
建立对系统企业档案工作的监督检查,纳入公司
层级机制并有效实施的,给 3 至 4 分;纳入主管
部门层级并有效实施的,给 2 至 3 分。
档案部门
发挥主动性,加强了业务指导,有效果的,可以
给 1 分。
5 向国家档案馆
或有关单位移
交档案的情况
(4 分)
依照有关规定向国家档案馆或有关单位移
交档案。
考核档案移交情况(4 分)。
无
移交任务的,核给 2 分。
考核包括根据有关要求,向上级企业集团或者行
政部门、国家综合档案馆、专门档案馆移交的情
况。
移交及时、效果好的,给 4 分,次者,依情
况核给。
(五)
档案人
员要求
(20 分)
1 档案人员遵纪
守法忠于职守
情况(5 分)
档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专
业知识。
有违法违纪情况的,扣 5 分。
无违法违纪情况的,给 5 分。
2 档案部门负责
人职称和学历
情况(5 分)
档案部门负责人应具有中级以上专业技术
职称或大学本科以上学历。
达不到的,视
工作效果扣 1 至 5 分。
有独立档案部门的,考核档案部门负责人。
无独
立设置档案部门的,考核主管档案室工作的部门
负责人。
3 档案人员学历
学识情况(5 分)
档案人员应具备大学专科以上学历或同等
学识水平(3 分),且结构合理(2 分)。
按档案部门岗位人员达到学历学识要求的比例,
核定分数。
4 档案人员培训
情况(5 分)
档案人员经过档案专业岗位培训,取得了
上岗证(2 分),定期参加档案业务培训
和继续教育(3 分)。
按档案部门岗位人员参加档案行政部门岗位培训
要求的比例,核定分数(1 至 2 分)。
档案部门
单位人员参加档案行政部门或上级企业、有关培
训机构组织的业务技能培训和继续教育情况,核
定分数(1 至 3 分),包括但不限于档案专业内
容。
二、档案工作制度 单项总分 100 分
(一)
工作规
章(35
分)
1 企业文件形成、
归档责任明确
情况(15 分)
企业文件形成、归档责任明确。
企业在制
定有关规章、标准和制度中应提出相应的
文件收集、整理和归档的责任要求。
考核
企业文件与档案管理的岗位责任制,包括
分管档案工作的企业领导职责(3 分)、
办公室主任(行政工作部部长或总工办主
任等)职责(2 分)、档案部门负责人职
责(2 分)、各职能部门(项目部门)分
管档案工作负责人职责(2 分)、专职档
案人员职责(2 分)、兼职档案人员职责
(2 分)、有关专业技术人员、管理人员
职责(2 分)。
考核在不同岗位的领导和员工岗位责任制中,职
责明确情况。
根据各评分点给分。
2 企业档案工作
规定制定完整
程度(10 分)
制定企业档案工作规定。
企业档案工作规
定是企业档案工作的基本要求,也是企业
档案工作管理方面的纲领性制度。
其主要
内容应包括:
档案工作原则及管理体制,
文件的形成、积累与归档职责要求,档案
收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要
求,资产与产权变动档案的处置原则,解
释权限等。
考核其内容完整性(5 分)以
及与企业的适应性(5 分)。
1、要求有一个完整的《企业档案工作规定》或
《实施办法》,必须由企业发布实施;
2、该纲领性制度必须明确档案工作原则及管理
体制机制等问题;
3、该制度应该结合本企业实际,符合企业性质、
层级、规模等特性要求。
3 档案工作责任
追究制度建立
情况(5 分)
建立档案工作责任追究制度。
对相关岗位
人员违反文件收集、归档及档案管理制度,
发生档案泄密、造成档案损毁等行为,企
业应提出责任追究和处罚措施,并将有关
要求纳入相关管理制度。
考核其内容完整
性(3 分)以及可操作性(2 分)。
1、一般应该建立单独的档案工作责任追究制度,
且必须由企业发布实施;单位有统一的责任追究
制度、且能完整纳入相关内容的除外;
2、根据有关法律法规要求,必须明确包括但不
限于两方面的责任:
文件形成部门与档案管理部
门。
4 档案管理应急
预案制定情况
(5 分)
制定档案管理应急预案。
对可能发生的突
发事件和自然灾害,企业应制定档案抢救
应急措施,包括组织结构、抢救方法、抢
救程序、保障措施和转移地点等。
对档案
信息化管理的软件、操作系统、数据的维
护、防灾和恢复,应制定应急预案。
考核
其内容完整性(3 分)以及可操作性(2
1、一般应该建立单独的应急预案,且必须由企
业发布实施;单位有统一的应急预案、且能完整
纳入相关内容的除外;
2、内容完整,且具有可操作的实用价值。
分)。
(二)
管理制
度(35
分)
1 文件归档制度
(5 分)
文件归档制度。
应明确文件归档范围及保
管期限、归档时间、归档程序、归档质量
要求以及归档控制措施。
考核制度的完整
性(3 分)、可操作性(2 分)。
1、本二级指标下各测评点涉及的制度,可以由
主管档案工作的部门发布;
2、本二级指标下各测评点涉及的制度,首先推
荐单独制定,其次可以通过“档案门类”模块化
制定;
3、本测评点要求考核完整性与可操作性。
2 档案保管制度
(5 分)
档案保管制度。
应明确各门类档案保管条
件、特殊载体档案保管方式、档案清点检
查办法、对受损档案的处置办法、档案进
(出)库要求、库房管理要求和库房管理员
职责。
考核其内容完整性(3 分)以及可
操作性(2 分)。
本测评点要求考核完整性与可操作性。
3 档案鉴定销毁
制度(4 分)
档案鉴定销毁制度。
应明确鉴定、销毁工
作的组织、职责、原则、方法和时间等要
求。
考核其内容完整性(2 分)以及可操
作性(2 分)。
本测评点要求考核完整性与可操作性。
4 档案统计制度
(4 分)
档案统计制度。
应明确统计内容、统计要
求和统计数据分析要求。
考核其内容完整
性(2 分)以及可操作性(2 分)。
本测评点要求考核完整性与可操作性。
5 档案利用制度
(4 分)
档案利用制度。
应明确档案提供利用的方
式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审
批手续,提出接待查(借)阅档案的要求。
考核其内容完整性(2 分)以及可操作性
(2 分)。
本测评点要求考核完整性与可操作性。
必须明确企业内部与外部不同利用者不同利用形
式的要求。
6 档案保密制度
(4 分)
档案保密制度。
应明确档案形成者、档案
管理者、档案利用者应承担的保密责任。
考核其内容完整性(2 分)以及可操作性
(2 分)。
本测评点要求考核完整性与可操作性。
同时注意与其他保密工作制度的合理规范衔接。
7 电子档案管理
制度(5 分)
应对企业各信息系统中形成的电子文件提
出归档、管理和利用要求。
考核其内容完
整性(3 分)以及可操作性(2 分)。
1、仅针对办公自动化系统,规定合理的,给 2
至 3 分;
2、涉及企业其他信息系统的,应该合理明确文
件及其数据捕获、归档、备份等的要求。
8 档案管理系统
操作制度(4 分)
档案管理系统操作制度。
应明确档案管理
系统操作人员的职责、档案管理系统软件、
硬件的操作要求。
考核其内容完整性(2
分)以及可操作性(2 分)。
1、不仅限于《档案管理系统用户操作手册》所
涉及的内容;
2、应根据单机版、网络版,或者岗位分工情况,
明确职责和权限;
(三)
业务规
范(30
分)
1 文件档案整理
规范(7 分)
文件、档案整理规范。
应明确文件立卷与
档案整理原则、整理方法、档号编制要求
和档案装具要求等。
考核其内容完整性
(4 分)以及可操作性(3 分)。
1、本二级指标下各测评点涉及的制度,可以由
企业档案部门发布;
2、本二级指标下各测评点涉及的制度,首先推
荐单独制定,其次可以通过“档案门类”模块化
制定;
2 档案分类方案
(8 分)
档案分类方案。
应明确分类依据、类别标
识、类目范围。
考核其内容完整性(8 分)
。
要求明确分类与编号规则,且规范合理。
3 文件归档范围
和保管期限表
(10 分)
文件归档范围和保管期限表。
应参照国家
档案局 8 号令的要求,制(修)订本企业
文件归档范围和保管期限规定。
考核其内
容完整性(10 分)。
1、企业各类文件归档范围和保管期限表必须与
时俱进,符合企业需求;
2、每一类存在完整性欠缺的,扣 2 分或以上。
4 特殊载体档案
管理规范(5 分)
特殊载体档案管理规范。
应明确不同载体
档案收集、整理的要求和保管的条件。
考
核其内容完整性(3 分)以及可操作性
(2 分)。
要求明确声像、实物、光盘等载体档案管理要求。
三、档案业务工作 单项总分 100 分
(一)
企业档
案工作
与业务
活动
(15 分)
1 企业档案工作
“三纳入”情
况(5 分)
企业档案工作是企业各项业务和活动的有
机组成部分,应纳入企业领导工作议事日
程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入
企业部门和有关人员的经济责任制或岗位
责任制。
从前端控制的角度,考核企业整
体推进档案工作的力度和保障程度(5 分)
。
1、企业重视档案与档案工作,有促进档案工作
持续开展的机制,保障和推进力度大,效果好,
给 5 分;
2、其他,视情况给 1 至 4 分。
2 企业档案部门
或人员“四参
加”情况(5 分)
企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、
科研课题成果审定、项目验收、设备开箱
验收等活动,负责检查应归档文件的完整、
系统。
从档案部门或人员主观能动性发挥
的角度,考核“四参加”纳入企业管理制
度(3 分)及执行情况(2 分)。
1、根据企业性质,档案部门参与到不同业务活
动验收环节的情况,同时结合归档质量给分;
2、要求有制度规定,给 2 至 3 分,有管理记录,
给 1 至 2 分。
3 项目文件“四
同时”情况(5
分)
企业下达项目计划任务应同时提出项目文
件的归档要求;检查项目计划进度应同时
检查项目文件积累情况;验收、鉴定项目
成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况;
项目总结应同时做好项目文件归档交接。
从全程管理的角度,考核“四同时”控制
1、根据企业性质,档案部门参与到主营业务活
动全过程的情况,同时结合归档质量给 1 至 4 分;
2、业务绩效考核有纳入归档情况考核的,再给
1 分。
措施的制度纳入(3 分)及执行情况(2
分)。
(二)
文件的
形成、
积累
(15 分)
1 文件形成质量
(9 分)
文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体
和记录方式。
考核纸质文件材料质量(5
分)及电子文件归档质量(4 分)。
1、评价文件形成阶段采用有关记录载体和记录
方式的合法与耐久性。
2、发现不符合国家公文和图样等标准要求的,
扣 2 分及以上。
2 文件形成者移
交保管及时性
(6 分)
文件形成者应将办理完毕、有保存价值的
文件及时交本部门、项目或专项工作档案
人员保管。
考核兼职档案人员把关文件积
累工作的效果(6 分)。
1、要求在部门或项目兼职档案人员手上,及时
积累文件材料,确保受控;
2、出现应归档文件超时滞留在经办人员手上的,
扣 2 分以上。
(三)
文件整
理与归
档(12
分)
1 文件整理(4
分)
文件立卷整理应遵循文件形成规律,区分
保管期限,保持文件间有机联系(4 分)。
文书、科技、会计、人事等门类文件的整
理,应分别符合 GB 9705、DA/T
22、GB/T 11822、财会字〔1998〕32 号、
劳力字〔1992〕33 号等标准及文件的要
求;音像、电子等载体形态文件整理,应
评价各类文件整理的规范化情况。
每一类出现整
理不规范的,扣 1 分。
分别符合 GB/T 11821、DA/T
15、GB/T 18894、DA/T 32 等标准的要
求。
2 文件归档范围
的执行(3 分)
企业在筹备、建设、生产、经营、管理等
活动及产权变动过程中形成的具有保存价
值的各种载体形式的文件都应纳入归档范
围(3 分)。
企业应根据经营管理范围和
业务活动类型制定文件归档范围和保管期
限表。
国有企业文件归档范围应符合档发
〔2004〕4 号文件要求。
评价执行效果。
应归档的不完整,或保管期限划
分不准确的,扣 1 至 3 分。
3 文件归档时间
(2 分)
各类应归档文件及时归档(2 分)。
发现任一类文件归档时间存在不及时的,扣 1
至 2 分。
4 文件归档要求
(3 分)
企业应实行部门、项目及专项工作的文件
收集、整理、归档责任制。
各部门、项目
及专项工作专兼职档案人员应按照规定将
文件整理后归档。
归档的文件应完整、准
确、系统,其制成材料应有利于长久保存,
图文字迹应符合形成文件设备(打印机、
复印机、扫描仪等)标称的质量要求。
归
1、发现非原件或非有效认定文件归档情况的,
扣 1 分或以上。
2、发现归档要件不完整的,扣 1 分或以上。
档的文件应为原件。
考核文件归档的质量
和数量(3 分)。
(四)
档案收
集工作
(8 分)
1 文件归档的交
接(5 分)
文件形成部门应按期将《档案交接登记表》
随同已整理的文件向档案部门移交。
档案
部门接收时应认真核对,并检查档案质量。
双方在《档案交接登记表》签字后各保留
一份。
考核交接工作完备性(5 分)。
要求有清晰的交接登记表或清册。
每一类发现欠
缺或不实的,扣 2 分或以上。
2 档案与资料的
收集(3 分)
企业应接收所属单位因产权变动后属本企
业所有的档案。
根据资产管理权限接收无
法人资格的所属单位档案。
根据需要收集
宣传报道本单位的新闻资料。
根据研发和
市场竞争的需要收集与企业经营范围相关
的资料。
根据需要向社会、离退休人员征
集档案、资料。
考核工作实效(3 分)。
考核非本企业形成的“档案”收集情况。
无开展
的不给分;一般性开展的,给 1 分。
(五)
档案整
理工作
(10 分)
1 分类方案的执
行(3 分)
分类方案应依据企业管理职能,结合档案
形成特点制定,并应保持相对稳定性和可
扩充性。
考核分类方案的执行情况(3 分)
。
考核各类档案的分类编号以及标识情况。
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- 关 键 词:
- 广东 企业 档案 工作 规范 测评 标准