公文写作的重要性与必要性.docx

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公文写作的重要性与必要性

公文写作的重要性与必要性

公文写作是指公务文书的撰写。

在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。

无论是担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。

文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。

提高公文写作水平，要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言，非得下苦功夫不可。

而公文写作又有其基本规律可循，只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，甘当“苦行僧”，愿做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔如有神”的境界。

本文拟结合我个人从事写作的一些体会和别人的一些经验，就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。

一、多学习，打好理论基础

（一）系统地学习有关的理论，打好理论基础。

鲁迅先生早在20年代就指出:

“我以为根本问题是在作者可是一个‘**人’，倘是的，则无论写的是什么事件，用的是什么材料，即都是‘革命文学’。

从喷泉里出来的都是水，从血管里流出的都是血。

”这就是说，作者的理想、情操和审美眼光，对文章的特色和价值是起决定作用的。

对我们初学者来说，首先应该认真学习“****”重要思想和科学发展观，树立科学的世界观和崇高的人生理想，积极自觉地参加各种有益于国家、集体或他人的实践活动，在广阔的社会生活中锻炼思想，陶冶感情，更好地增强自己的写作激情以及发现新事物、看出新问题的能力。

恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维。

相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维，而喜欢就事论事。

这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够。

实践证明，我们要正确地认识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系，就不能不认真地学习有关的理论。

理论是我们观察、认识和分析有关问题的指南。

只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。

当然，理论的作用是间接的。

一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观点是对调查材料进行透视和思维的成果。

理论的作用是潜移默化的，不能指望学理论立竿见影，现炒现卖。

打牢理论基础必须作长期艰苦的努力。

（二）要积累生活，拓展知识。

文章是客观事物的反映，生活是文章写作的源泉。

文章的内容及其表达，和作者的生活知识储备有着密切的关系。

生活阅历浅，知识贫乏，很难写出好文章。

丰富的生活经验和广博的知识，不仅给作者提供了大量的写作信息，而且可以激发作者的写作欲望，充分调动作者的创造力和想象力，使文章写得更充实，更准确，更生动，更优美。

我们要积极地投身生活，在生活的感知中积累经验，拓展知识，不断更新自己的知识结构，充实自己的头脑，为灵感的触发和文思的活跃提供更多的水源或燃料。

一是努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识结构。

我们每天都在接触知识，并在不自觉地进行着知识积累。

在积累知识时，既要注意量的增长，面的扩大，还要注意根据自己的职务和专业分工，设计自己的知识结构，有目的地进行知识积累。

所谓知识结构合理，就是既有专业知识，又有外围知识，专业知识精，外围知识博。

专业知识的精，是没有止境的，那么，外围知识要宽到什么程度呢?

如果要划一个圈的话，这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。

这样，在写作公文时，即使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的，起码知道从哪里获得这些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据。

专业知识必须熟悉、精通。

在写作中用到这些知识时，不必每次都去查找。

要像律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。

特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据，要十分熟悉。

二是勤奋地进行资料积累和思想积累。

积累资料需要技巧，更需要毅力。

偶尔剪辑、摘记一点资料，做一点卡片，比较容易，长期坚持相当不易。

积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，它会耗费很多时间和精力。

要积累资料，就要阅读资料，判断资料的价值及分类。

如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，用时就无处查找。

积累资料的过程，也是熟悉资料的过程。

只有熟悉资料，才能在需要时，从资料储备中迅速把它调出来。

当然，这里说的熟悉，并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性。

资料是供备查用的，没有必要把它的内容都记住，知道能在那里找到它就行了。

为了便于查阅，积累资料要注意分类，并定期整理。

资料的积累不能代替思想的积累。

所谓思想积累，就是脑子要想事、装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住，记下来，并加以联想。

我们读报纸的时候，看文字材料的时候，调查研究的时候，与人交谈的时候，要开动脑筋，思考问题，使头脑总处于一种准备状态，这样，受领公文写作任务以后，进入情况就快，完成任务也快，不至于什么时候都是从零开始。

（三）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作。

机关工作分工是很细的，对分工的工作了如指掌是应该的，但不应满足于此，还要熟悉全局。

只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正确地估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量。

不懂得全局就往往见木不见林，把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面提出一些不适当的要求。

强调了解全局，还有一个原因，就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。

如果对全局性工作很生疏，就会感到不适应。

因此，在精通专业的同时，必须多了解全局。

年度工作要点，基本思路，重大活动，近期召开一些重要会议的情况，上级和本级制发的重要文件，领导的讲话和指示，重要典型的情况，都应了解。

能多参加一些活动多接触基层固然好，没有这些条件，通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。

比如，某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看，也可以了解大体情况，并非只有到现场去才能了解情况。

有些同志没有养成看文件的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况。

有时兴师动众往返几天到基层去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的多。

通过阅读文件，既能掌握政策，又能了解情况，对于机关干部来说，是一种多快好省的学习办法，不充分利用，未免可惜。

（四）研究一点写作之道。

根据一些专家的体会，学习写作之道的主要途径，一是学习公用文书拟制的有关规定。

公文分类、作用、一般内容和拟制要求，以及公文格式，是最基本的写作之道，要认真学习并熟记。

二是读一点写作理论方面的专著。

如《应用写作》、《写作通论》等。

这些书会告诉我们怎样确定主题，怎样建立结构，怎样使用材料，以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题。

三是学一点语法和修辞。

学语法的目的是消灭病句，把文字写通顺。

学修辞的目的是把文章写得优美、富有文采。

二者都是需要的。

有的同志认为，公文讲究严肃、庄重、朴朴实实，不能使用修辞手法。

其实这是误会。

讲修辞，并不是使文章华而不实。

在我们所见的公文中，一些特别精彩的地方，恰恰是运用了修辞手法的结果。

例如，“看自己一朵花，看别人豆腐渣”;“墙上芦苇，头重脚轻根底浅;山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”，都是用的修辞手法，非常生动、传神。

对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多。

不讲修辞，文章就不免平谈、呆板。

四是学一点逻辑学。

逻辑与写作的关系非常密切。

有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误，就是由于没有掌握起码的逻辑规则。

五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。

阅读文件时发现写得好的文件，不要看一遍就过去，要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方，想一想，如果让自己写这个问题，自己会怎样写，两种写法的差别在哪里?

还有没有别的写法?

等等，仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理。

这就是通过精读文件学习写作之道。

还有一种方法，就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。

一份公文有时要写好几稿，每写一遍都有新的提高。

把这几稿，特别是领导修改过的稿子收集起来，仔细对照，边对照边思考为什么这样改，受益匪浅。

（五）在写作实践中提高写作能力。

站在岸上，一辈子也学不会游泳，因为游泳是一种技能。

写作也是一种技能。

由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节。

用筷子吃饭是一种很简单的技能，只听人家讲，看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练，也掌握不了，何况是写作这样复杂的技能!

因此，提高写作能力最有效的办法是大胆实践，刻苦练习。

在这方面要注意三点:

一是既不要把写作看得轻而易举，也不要看得高不可攀。

提高写作能力是个漫长的过程，不能企求一步登天。

一开始写不好不要紧，只要坚持写，必然有提高。

二是既要勤于练习，又要善于总结。

毛手毛脚地写，只求数量，不求质量，即使有提高，也比较慢。

要使自己写一次，进一步，就要善于总结。

每完成一份公文的写作，都要回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改稿、审定稿认真加以对照，从对比中体会应该怎样写，不应该怎样写。

三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度。

起草每一份文件，都要把自己的潜力充分挖掘出来。

这样，才能写一次材料有一次提高。

如果能挑一百斤，只担九十九斤，时间长了，一百斤的担子就挑不动了。

有的同志不愿修改自己写的东西，总希望领导高抬贵手，降低标准，凑付过关，这样是不利于提高写作水平和写作能力的。

二、多研究，打好实践根基要训练思维，提高智能。

文章是客观事物的反映，但要根据客观事物制作成文章，还需要有多方面的智能。

比如在认识和摄取客观事物时，作者需要有观察能力，发现能力，采集能力;在构思过程中，需要有综合能力、分析能力，筛选加工能力，想象能力和创造能力;在表达时，需要有结构能力，语言运用能力和修改能力。

写作还需要有一定的技巧，技巧也是能力的体现。

整个写作，要靠诸种智能和技巧的综合运用。

在运用各种智能和技能的过程中，思维贯串于始终。

写作正是以思维为核心组织各种能力和技巧的一种综合性智力活动。

没有积极而富有创造性的思维，诸种智能和技巧难以发挥，写作对象也就很难如意地转化成理想的文章形式。

为此，培养和发展思维品质，提高思维能力，正是发展智能、开拓思路、写好文章的重要一环，也是作者全面提高修养的一个重要组成方面。

起草公文是机关干部的一项基本功。

作为机关干部，要想提高机关公文写作能力，成为公文写作的行家里手。

要多研究，打好实践根基，须做到:

（一）登高望远人们常讲，登高才能望远。

起草机关公文，也应做到这一点。

换句话说，就是要善于站在全局和理论的制高点上思考问题、提出对策，文以载道，突出文字材料的思想性，给人以启示和共鸣。

文章依赖“思想”而永生，因无“灵魂”而猝死。

写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，着眼全局看局部，不就事论事，把具体的东西理论化;善于紧密结合单位实际，既不违背上级精神，又能突出单位特色，把上面的精神具体化;善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”。

而是把传统的东西现代化。

实践中，要注意把握好以下几点:

一是针对性。

文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。

文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普遍存在的问题去写的。

如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。

因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。

这就要求深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的主要问题，确立文字材料的主题思想。

二是要有概括性。

要从局部的、感性的、表面的现象里面跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出来带有规律性的东西。

这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有画龙点睛的效果。

比如，有一个材料，关于增进班子成员感情的概括就比较好:

“感情好，有事不当事;感情差，没事会找事。

感情深，大事能化小;感情浅，小事能闹大，大事能闹炸。

”非常给人启迪、发人深省。

而有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话，让人打不下深刻的烙印。

三是要有深刻性。

深刻性往往决定文字材料的思想性。

分析问题要有深度，不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西;不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系;不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势;不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，还要钻研疑难问题和考察细节。

要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。

只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。

四是要有独创性。

现在，文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、空话、套话比较多，空洞无物，说白了就是“正确的大实话”的拼凑，上级文件的翻版，报刊文章的剪辑。

要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。

五是要有说理性。

文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。

这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。

要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际;既要有对上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变大为小、变抽象为形象、变原则为具体的本事;既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离上级和党委意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。

有经验的同志，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。

（二）“修炼”悟性“内容人人看得见，涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密。

”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核心思想是:

无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开“悟”。

对于公文写作来说，悟性也同样重要。

同样的训练、同样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界。

这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。

悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。

首先必须弄清楚写公文目的是什么?

我们公文写作，大到调研文章、工作报告，小到信息、简讯，说到底都是为领导决策提供参考。

从这个角度考虑，公文写作和其他文体写作不同之处就在于:

必须符合上级总体意图。

所以写公文，只能在上级总体意图的大框架内来写，出了那个框架，你就算跑题了。

那就算文笔再优美，也得不了“高分”。

其实简单说来是上级意图，但落实到具体实践，上级意图包括国家宏观政策、上级部门行政部署、本单位工作思路、领导对政策的个人理解，等等。

这个需要你在实际工作中去“悟”。

如何提高“悟”性呢?

从实用角度分析，就是写作要注意要有针对性。

比如每个级别的报纸、刊物，都有要解决问题的层次;每个领导、编辑，都有各自的风格和对问题的理解，如果你想得到他们的肯定，就不要孤芳自赏，一定要加以研究。

你想在哪里发表、你写给哪个领导看，就把相关的报纸、刊物，或者把以前已经通过领导认可的文章找来，仔细的看，看的越多越好，研究写法，查找规律。

写公文时，不要把写文章的人当成自己，而是当成领导、编辑。

当然，一些其他的报纸、刊物、网上的文章，你认为写的好的，也可以找来看和研究，但开始阶段建议还是有高度针对性比较好。

而从长远提高的角度来说，多阅读一些政治理论书籍，多关注国家、当地、上级、本单位、本部门等政策、措施，以及相关领导的观点、思路，多了解时事政治，多思考深层次的原因，不断提高自己的理论修养，会对自己准确把握某篇公文应该具有的度，会很有帮助的。

在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。

鲁迅先生是这么写的:

“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着‘应该怎样写’。

只是读者很不容易看出，也就不能领悟。

因为在学习者一方面，是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的。

这‘不应该那么写’，如何知道呢?

惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这个问题--‘应该这么写，必须从大作家们的完成了的作品去领会。

那么，不应该那么写这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了。

’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。

对公文写作来讲，这也是极有益处的学习方法。

我们直接看公文范文、看干干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快。

用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处，体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。

（三）悉心揣摩公文不是用来记录个人见闻的，也不是阐发个人见解的。

而是秉承领导旨意、根据工作需要写的。

这就要求起草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等等，想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。

处处留心皆学问。

要通过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、深化和延伸领导的意图，力争把感性的东西理性化、不完整的东西系统化。

只有这样，才能比较全面地理解和正确把握领导意图，确保机关公文质量。

这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、越深刻，写起来也就越顺利，领导也就越满意。

一是积极扩展领导意图。

有的领导同志交代意图时，只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问题。

遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点，对领导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图，切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。

二是善于挖掘领导意图。

有的领导只是出个大题目，至于公文写作中的具体问题涉及不多。

碰到这类情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的，从而研究挖掘出更新更深的东西。

挖掘领导意图时，起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。

三是努力完善领导意图。

公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明了、比较杂乱;有的一时未想清楚、未说明白，只是一些感性认识;有的不完全合理和必需;有的不集中、不完整。

对此，起草人要与领导多交流，善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理，合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全面、完整、准确地体现领导意图，保证公文质量。

四是及时捕捉领导意图。

机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件，了解和捕捉领导意图的途径比较多，可以从主动询问中获得，从领导批示中领会，从批评表扬中领悟，从讲话材料中把握，从积零为整中综合。

尤其是与领导在一起检查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、散步、闲聊时，要注意把领导谈话中最新闪光点，特别是一些新思想、新观点，要不失时机的记下来，并进行归纳分析。

因为这个闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的新突破。

（四）量体裁衣胡乔木同志曾告诫机关的同志:

“写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚，就是不鲜明，就是材料与观点没有联系好，每个观点应该接着有事实作证明，不能证明观点的事实不要用。

”因此。

起草公文一定要学会“量体裁衣”，也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。

对于出思想、出经验的系统性文字材料，不少人感到力不从心，这就需要认真地钻研，努力做到鲜明清楚、纲举目张。

学习公文写作要注意从以下几个方面努力:

一是要学习公文写作的基本知识。

公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。

二是要学习范文。

模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。

三是观察体会经验丰富同志的写作过程。

学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。

（五）借梯上楼巴甫洛夫曾说过:

“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。

事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞;没有它，你的理论就是无用的挣扎。

”我国汉代恒宽说“厚其基而求其高”，宋代苏轼说“厚积而薄发”，清代唐甄说“积多则神”。

荀子《劝学》篇里面的“不积跬步，无以致千里;不积小流，无以成江海”，讲的都是知识、材料积累的重要性。

对于机关干部来说。

要想把文字材料写好，一定要学会“借梯上楼”，善于积累和运用各种资料。

第一，善于积累材料。

“巧妇难为无米之炊”。

积累是公文写作的基础。

学习靠积累，积累也是一种学习。

公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。

构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。

把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。

积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。

“手中有粮，心里不慌。

”材料的积累在公文写作中至关重要，要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。

在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法。

第一类:

政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和政策法规;第二类:

本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单