会计师事务所行政管理规定模板.docx
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会计师事务所行政管理规定模板
XXX会计师事务所XXX分所文件
XXX昆综字[20XX]XX号
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行政管理规定
各部门:
现将《办公室岗位职责》、《财务部门岗位职责》、《设备管理暂行规定》、《收、发文登记暂行规定》和《档案管理细则》等印发给你们,自20XX年XX月XX日起执行。
附件:
1、《办公室岗位职责》
2、《财务部门岗位职责》
3、《设备管理暂行规定》
4、《收、发文登记暂行规定》
5、《档案管理细则》
北京XXX会计师事务所
有限责任公司XXX分所
20XX年XX月XX日
附件1:
办公室岗位职责
办公室主要负责分所人事、劳资、社保、日常事务、档案等管理工作。
具体职责如下:
1、负责人事管理:
包括人员招聘、录用;员工转正定职、职务晋升;续聘、解聘、辞退;人事档案的调转、借阅和人事代理费的缴付;申请注册、转所、注册证书保管;人员基本情况统计等。
2、负责劳资管理:
包括员工劳动合同的签订、续签;办理工资调整手续;劳动工资统计和统计年检工作。
3、负责社保管理:
包括员工各项保险的编制、申报、缴纳和转移工作,对各项保险要建立台帐进行详细的管理。
4、负责日常事务管理
⑴营业执照、各种执业资质的年检和变更工作;
⑵业务约定书的管理、各种业务台账的整理、录入、上报;
⑶发票的购买、保管、开具;
⑷设备、物品的购置、维护和修理工作;
⑸各种文件的收、发、存,最新法规电子文档的收集和汇编工作;
⑹分所负责人交办的其他临时性工作。
5、负责档案管理:
包括业务档案的归集、保管和借阅工作
⑴各种业务纸质档案的归集、保管和借阅工作,待项目结束并结算后,要及时归集并存档,不得跨年。
⑵各种业务电子档案的归集和保管工作,及时按年、分类别进行归集和存档,不得跨年。
附件2:
财务部门岗位职责
会计岗位
1、负责工资薪金的编制和发放工作,按规定及时到卡。
2、负责按项目进行核算的各项基础信息的收集和整理工作,随时能提供出相关的资料和信息。
3、负责日常会计核算和纳税申报工作,按月编制并出具财务会计报告,撰写年末财务分析,提出可行性的管理建议。
4、负责会计档案的归集和装订工作,每月末及时装订会计档案。
出纳岗位
1、办理现金收付和银行结算业务。
严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定,经分所负责人审核签字后办理款项收付业务。
收付款后,要在收付款凭证上签章,并加盖“收讫”、“付讫”戳记。
库存现金不得超过银行核定的限额,超过部分要及时存入银行。
不得以“白条”抵充库存现金,更不得任意挪用现金。
严格控制签发空白支票。
如因特殊情况确须签发不填金额的转帐支票时,必须在支票上写明收款单位名称、款项用途,签发日期,规定限额和报销期限,并由领用支票人在专设登记簿上签章。
逾期未用的空白转帐支票,要及时收回注销。
不得将空白支票交给其他单位或个人签发。
对于填写错误的支票,必须加盖“作废”戳记,与存根一并保存。
支票遗失时,要立即向银行办理挂失手续。
2、登记现金和银行存款日记帐。
根据已经办理完毕的收付款凭证,逐笔顺序登记现金和银行存款日记帐,并结出余额。
现金的帐面余额要同实际库存现金核对相符。
银行存款的帐面余额要及时与银行对帐单核对。
要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。
不准将银行帐户出租、出借给任何单位或个人办理结算。
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务帐目的登记工作,不得填制收付款记帐凭证。
会计事项的处理,不能由一个人负责办理全过程,必须由两个及以上人员处理。
3、保管库存现金和各种有价证券。
对于现金和各种有价证券,要确保其安全和完整无缺。
如有短缺,要负赔偿责任。
要保守保险柜密码的秘密,保管好钥匙,不得任意转交他人。
4、保管空白收据和空白支票。
对于空白收据和空白支票必须严格管理,专设登记簿登记,认真办理领用注销手续。
附件3:
设备管理暂行规定
一、传真机、复印机等办公设备管理制度:
1、传真机、复印机为易损设备,需特别爱护,由于个人原因造成的损坏需由个人承担全部或部分责任。
2、传真机、复印机不得私用。
3、传真机、复印机购置、保养、维修统一由办公室负责。
二、计算机管理制度:
1、计算机设备的购置、维修、技术管理由办公室负责。
2、计算机应用系统由各部门提出申请,办公室统一配置及组织开发。
3、严禁使用来历不明的软件、未审核软件。
4、计算机由使用人负责,个人原因造成的损坏由个人承担全部或部分责任。
三、其他设备
其他办公设备及用品的购置、配用、保管由办公室负责。
附件4:
收、发文登记暂行规定
为方便、快捷地查阅省注协及事务所总部印发、转发的文件、函件、通知,落实文件要求;及时贯彻和掌握分所文件精神,制定本暂行规定。
一、收文处理程序:
对省注协及事务所总部印发、转发的文件、函件、简报等按下列程序办理:
(一)收文、登记
办公室专人每天浏览省注协网站、分所邮箱,及时下载有关文件和附件及表格,并将全部文件打印,将重要的文件或经常使用的表格作好备份后,进行收文登记(加盖收文章、编号登记)。
(二)呈送
办公室主任应及时将各种文件送分所负责人处理并尽力提供相关材料。
(三)送转、催办
分所负责人阅示过的文件,由办公室登记后及时送有关部门处理,凡是文件及分所负责人要求办理的事项,办公室按规定时限督查、催办、落实。
(四)保管与销毁
对传阅办理完毕的文件、函件、简报等,原件由办公室收回,按年度分类装订成册保管。
凡当年办理完毕的文件、函件、简报等保存到第三年年初即可销毁。
二、公文行文与发文处理程序
分所办理的公文文号为XXX昆综字[200X]XXX号。
行文主要程序如下:
(一)拟稿、审核与签发
主办人员起草,有关负责人审核签字,由办公室核稿后送分所负责人签发。
(二)校对
文稿打字排版后正式签发前,拟稿人应认真校对,发现差错及时改正,重要文件用印前的最后校对,由办公室把关。
各部门要加强发文的校对工作,不准发生差错。
发现差错,责任者要作出检查。
(三)盖章、封印、退稿
分所发公文应加盖分所公章。
主办人员应将原稿及三份文件整理齐全交办公室整理存档、所内传阅。
凡需特快专递或挂号的发送文件,由主办人员装好信封、写明地址,登记编号,交办公室寄发。
三、业务报告发文处理程序
分所从事的业务主要有:
年度报表审计、验资、专项审计(经济效益审计、经济责任审计、离任审计、财务检查)等,文号分别为:
XXX昆会审字[200X]XXX号;XXX昆验字[200X]XXX号;XXX昆审核字[200X]XXX号。
发文主要程序如下:
(一)拟稿、审核与签发
主办人员按照执业准则、执业规范指南和分所有关规定,完成一级复核职责后,起草业务报告;质量监管人员按照复核要求,履行二级复核职责后审核签字;业务报告由实施三级复核的分所负责人签发。
(二)校对
文稿打字排版后正式签发前,拟稿人应认真校对,发现差错及时改正,业务报告打印前的最后校对,由二级复核人或报告签发人把关。
各级负责人要加强业务报告的校对工作,不准发生差错。
发现差错,责任者要作出检查。
(三)盖章、寄发
分所签发业务报告须加盖分所公章和报告骑缝章。
主办人员应办理用印手续,详细登记项目名称、报告文号、报告类型、报告日期、签字注师、报告份数等。
已加盖公章和报告骑缝章的业务报告由主办人员按照约定时间和份数正确发放给被审计单位。
凡需特快专递或挂号发送的业务报告,由主办人员装好信封、写明地址,登记编号,交办公室寄发。
附件5:
档案管理细则
一、会计档案
按照会计法规定执行。
二、审计档案
1、审计档案分为永久性档案和当期档案。
永久性档案包括备查类工作底稿和综合类工作底稿的审计报告、管理建议书。
当期档案包括业务类工作底稿和综合类工作底稿的其他部分。
2、审计工作底稿的分类
审计工作底稿一般分为综合类工作底稿、业务类工作底稿和备查类工作底稿三类。
综合类工作底稿主要包括:
审计业务约定书、审计计划、审计总结、未审计会计报表、试算平衡表、审计差异调整表、审计报告、管理建议书、被审计单位声明书以及注册会计师对整个审计工作进行组织管理的所有记录和资料。
业务类工作底稿主要包括:
注册会计师对某一审计循环或审计项目所作符合性测试或实质性测试的记录和资料。
备查类工作底稿主要包括:
被审计单位的设立批准证书、营业执照、合营合同、协议、章程、组织机构及管理层人员结构图、董事会会议纪要、重要经济合同、相关内部控制制度及其研究与评价记录、验资报告等资料的复印件或摘录。
3、审计档案的管理与装订要求
⑴ 卷:
按照一个委托单位一项业务原则上组成一个案卷。
对于一项业务需要组成若干册时,在每册封面上必须注明此项业务共有多少册,此册是第几册。
⑵ 卷内文件材料的页号编写:
在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角用打号机打印页码号,空白页不编写页号。
⑶ 审计档案的装订和移交:
① 装订:
在装订前要除去文件材料金属物,案卷装订要牢固、整齐、美观。
② 装盒:
档案在装订完毕后要把一本或数本档案装入档案盒中(如果只有一本档案请用薄的档案盒),然后装入档案箱。
③ 移交:
立卷完毕后应及时将审计档案
④ 档案的电子文档和纸质文档交办公室保管,同时办理移交手续。
4、审计档案的保管
当期档案自审计报告签发之日起至少保存十年;永久性档案应长期保存;不再继续审计的被审计单位,永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。
销毁保管期限界满的审计档案时,应按照规定履行必要的手续。
三、档案管理
当年及以前年度的审计档案、文书档案由办公室负责管理。
1、外出学习人员,应规定只有将带回的文件向办公室移交归档后,才可到财务部门办理报销手续。
2、工作变动的人员应将手中保管文件向有关人员移交后,才能到办公室办理调动手续。
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