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秘书笔记
1.秘书长座谈会的意义:
提出三服务指导思想和四个转变要求,突出了秘书部门参谋作用问题,强化了信息、督促检查、综合协调、后勤工作
2.80年代我国秘书学还没有诞生:
没有秘书专著、秘书学校、秘书刊物与秘书学术活动,相关的行政管理学也未诞生
3.秘书学科诞生的主要标志:
学科专业论著的问世与学术带头人的出现
4.我国何时出现院校,有多少所:
1980年左右,最多时约120所
5.秘书学研究对象定位于秘书工作及其规律的意义:
有助于更明确、规范地为秘书工作者服务,并为之接受
6.举例广义秘书学包括内容:
文书、档案、信访、机关行政事务等
7.交叉学科:
凡超越一个已知学科的边界而进行的涉及两个以上学科的学科
8.简述民间秘书工作的政治性:
它与党政机关秘书虽有不同,但必须坚持四项基本原则,坚持改革开放,遵循政策法规
9.秘书学的内容组成应包括:
秘书历史、秘书职业、秘书部门、秘书环境及其他
10.学好秘书学的主要方法:
实习、参观、请教、借鉴
11.我国秘书学诞生的意义⑴推动了我国上层建筑的建设⑵推动了新时期秘书工作的飞跃⑶推动了秘书人才的培养
12.我国秘书学诞生的标志⑴秘书论著及其作者的出现⑵秘书院校、学会、秘书学学术活动、秘书杂志等的出现
13.把秘书学研究的对象定位于秘书工作及规律⑴理论界虽有多种说法,但并无很大的实质区别,离开了实际的具体的秘书工作,抽象的秘书活动或秘书现象是难理解的⑵党和国家正式文件中,都使用秘书工作的规范概念⑶秘书学是实践性很强的应用学科
14.同秘书学交叉综合的学科的主要方面⑴文史哲经济心理等传统学科⑵政治管理领导决策等政治系列学科⑶文书档案机要会议等秘书专业的分支学科⑷数学等自然科学⑸信息论系统论等方法论学科与应用技术
15.我国秘书学的政治性很强原因⑴秘书和秘书工作都是直接为领导决策服务的,我国秘书的主体是党和国家的公务人员,秘书工作的许多方面诸如文书、信访、信息、督查、保密等无不政策性很强
16.三服务的内容:
即秘书部门工作知心朋友为本级领导服务,为各部门服务,为人民群众服务
17.秘书学科性质的特点⑴新兴学科⑵综合学科⑶政治性很强的学科⑷应用性很强的学科
18.秘书工作的内容⑴方针政策⑵任务内容⑶工作方法技能⑷工作规律或带规律性的总是
19.秘书环境的内容⑴秘书的职能环境,包括内部外部环境等⑵秘书办公环境、手段、设备特别是自动化与信息网络化的问题⑶秘书的人际有关系,最主要的是秘书与本级领导的有关系
20.狭义的秘书定义:
专门从事办公室程序性工作,协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员
21.秘书定义研究中的重要特点:
近身、直接、综合、服务,反映了秘书定义的实质
22.按行业(口)对秘书分类的优缺点:
优点是行业清楚,对秘书的要求与培训方向也比较明确;缺点是现代社会行业越来越多,分类过多过细很难分清,就等于没有分
23.按型分类可把秘书分:
参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等9型
24.非公务(民间)秘书概念的意义是:
从理论上,概括了公务秘书以外的众多其他秘书,比私人秘书的提法更符合我国的实际
25.私人秘书的要点是⑴处于私有制单位或私人所聘请、领导⑵工资由么认支付⑶与其领导的有关系性质是社会主义初级阶段的雇佣关系
26.80年代中央对机要秘书的资格要求:
必须努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和文化科学业务知识,坚决拥护党的路线、方针、政策,对党无限忠诚,严守党和国家机密,服从组织,遵纪守法,谦虚谨慎,艰苦朴素,作风正派,熟悉业务,有强烈的革命事业心和政治责任性,努力完成党交给自己的任务
27.概括秘书长的基本任务:
参与政务,掌管事务,搞好服务
28.对秘书的两大部类分类法是指:
公务秘书和非公务秘书两大部类,非公务秘书也称为民间秘书,其中包括私人秘书转贴于考试大
29.我国秘书定义曾存在的问题⑴定义的外延过宽⑵定义的内涵过窄⑶对秘书的要求与估价过高⑷对秘书的要求与估价过低
30.秘书定义不清在现实和理论上会带来的问题⑴在现实中说不清楚谁是秘书,谁不算秘书,一个单位有多少秘书,如何培训秘书,培训什么样的秘书⑵在理论上对于秘书资格、秘书修养、秘书历史,以及秘书理论中的许多总是都将认识不一,秘书学建设的障碍就会很大
61.秘书部门管理的内容⑴秘书部门领导体制⑵秘书部门的人事管理⑶秘书部门的制度管理⑷秘书部门的现代化管理思想
62.秘书意识内容⑴秘书工作的光荣自豪感⑵秘书是无名英雄的价值观⑶秘书工作必须培养雷厉风行、争分夺秒的时间效率观
63.秘书部门现代管理思想内容⑴要借鉴和应用世界上先进的管理经验和有益的管理知识与手段,以推动我国秘书部门的现代化管理⑵要承认与借鉴中华文化中的精华,形成中国特色的管理风格与模式
64.秘书部门建设的总思路:
秘书部门建设的战略性思想,主要是要求围绕一个基本任务、实行两个结构、突出三项得点工作、搞好四项建设,开展工作
65.秘书部门的主要制度⑴目标管理制度①制定目标的原则②制定目标的办法③目标管理的实施与考评④总结经验,实行奖惩⑵调查研究制度⑶岗位责任制度⑷请示报告制度⑸各种专业领域的制度
66.请示报告制度的要点⑴涉及大政方针的问题⑵贯彻重大部署的问题⑶无章可循的新情况、新问题⑷对外行文和召开会议、答复重要问题⑸改变机关原有规章制度长期形成的传统贯例⑹领导交办、批办的事项⑺其他
67.秘书工作的五个对立统一⑴被动性与主动性的统一⑵事务性与思想性的统一⑶机要性与群众性的统一⑷经常性与突击性的统一⑸综合性与专业性的统一
68.秘书工作政治性的表现⑴秘书工作位置在领导身旁是为领导全局服务的⑵秘书工作不同于其他业务工作,政策性很强⑶秘书工作机要性强,也是政治性的表现
69.秘书工作从属性的特点:
秘书从属于领导,秘书工作从属于领导工作,这是与生俱来的、不可改变的
70.对秘书工作综合性的理解:
秘书工作同其他职能工作不同,不是单纯分掌或主管某一领域的业务工作,综领导工作运转,领导工作所涉及的领域秘书工作都可以涉及,如政治、经济、组织、生产、营销等等。
它除了办事、办文、办会等工作外,对机关内部各单位、各部门的业务工作都应该有所了解,才能协助领导完成综合性的工作如拟制计划、总结、报告,做好信息、调研、督查、协调等
71.潜隐性及对秘书工作的要求⑴秘书的劳动价值通常体现在领导工作中,具有幕后、台下的特征⑵秘书必须有默默奉献,做无名英雄的思想品格
72.实事求是的原则的意义与重要性:
实事求是,是毛泽东思想和邓小平理论的精髓。
秘书工作是否遵循实事求是的原则,直接关系到领导决策是否实事求是,关系到领导机关与领导人的工作是否实事求是。
特别注意⑴调查研究要唯实⑵信息工作要求实⑶秘书写作要真实
73.秘书工作的被动性与力争主动的关系⑴许多工作都有一定的被动性,而秘书工作由于它的从属性和辅助性,被动性较强。
示例:
领导临时布置的事情,上级临时要材料,基层临时发生事故等⑵秘书工作也是有规律可循的,只要加强预见性,就能增强主动性
74.秘书对领导参谋提醒与做领导人诤友的区别:
认为秘书就应当做领导的诤友,并且认为这是秘书工作的最高境地。
秘书对领导人的某些不正确的决策,予以参谋提醒是可以的,中央主要领导同志也曾提出这一要求。
但这不等于说秘书是领导人的诤友,秘书与领导人在工作上是领导与被领导的关系,是上下级的关系,而不是朋友关系。
再说誎诤官职,是我国古代某些封建帝王设置的专门官职,今天没有这种官职的设置
75.秘书工作的性质⑴工作位置的政治性⑵工作地位的从属性⑶工作作用的辅助性⑷工作内容的综合性⑸工作效果的潜隐性⑹工作方式的被动性⑺工作范围的赋予性
76.秘书工作追求效率的原则的意义、内容⑴具体地廛,就是办事要快,主动,及时,迅速有些工作还应力求提前准备、超前服务⑵秘书在思想观念上应建立起主动和超前服务的观念⑶效率与效益常常是不可分的,要注意工作中力求节约,不搞铺张浪费⑷同各方面配合团结和谐的原则,严格执行纪律与保密的原则
77.新时期秘书工作四个转变的内容⑴从偏重办文办事,转变为既办文办事,又出谋献策⑵从收发传递信息,转变为综合处理信息⑶从单凭老经验办事,转变为实行科学化管理⑷从被动服务,转变为力争主动服务
78.当然秘书工作重点发挥的作用⑴信息调研作用⑵督促检查作用⑶综合协调作用⑷保证日常工作运转的作用
79.提高办公厅工作水平要点⑴发挥参谋助手作用要增强主动性⑵发挥督促检查作用要注重实效性⑶发挥协调综合作用要把握全局性
80.世纪之交秘书工作的目标⑴文化水平形势,增强做好办公厅工作的责任感和使命感⑵立足根本,坚持用邓小平理论指导办公厅工作⑶服务大局,把办公厅工作提高到一个新水平⑷抓住关键,建设坚强的党组织和高素质的干部
81.安定团结政治局面与秘书工作关系:
我国安定团结政治局面的巩固和发展,要求各级办公厅视野更加开阔,反应更加敏捷,工作更加扎实,为中央和各级常委更加审慎、稳健地驾驭政治局面提供积极有效的服务
81.办公室要有效地发挥作用,必须处理的关系⑴继承和创新的有关系⑵全面和重点的关系⑶对上服务和对下服务的关系⑷务实和务虚的关系
82.值班工作的意义与任务:
值班制度起着保证领导机关工作的连续性不会因下班或人不在而中断的作用,是秘书部门负责的一项必不可少的日常工作⑴保持信息渠道的畅通⑵处理临时发生的事件,起好问事处的作用⑶做好安全保卫工作
83.接待工作的类型和基本程序:
秘书接待工作可分为日常坐台接待和正规团组的接待;正规团组的接待程序⑴掌握情况,做好准备⑵迎侯接站,安排住宿⑶领导看望 ,商议日程⑷组织活动,安排落实⑸协助结算,送站告别
84.安排上司出差的目标和内容:
制定出差计划的目的,是使领导出差达到标准化,从而提高效率,减少出差中的各种时间、经济的浪费。
内容⑴根据出差目的设计旅行的日程表⑵安排交通工具⑶安排住宿⑷携带物品⑸出境事务
85.印章的类型和作用:
机关印章是机关权力的标志,合法职权的象征。
机关发文发函、签署合同、订立协议、出具证明,都要用印;⑴机关单位的印章⑵单位首长的公用私章⑶办公室的章⑷某些专用印章
86.介绍信的管理注意事项⑴介绍信有凭证作用,应实行专人管理,存放在安全加锁的装置中⑵不能有求必开⑶开介绍信应按栏目逐项如实填写⑷对已经书写好的介绍信要做一次审核、校对⑸介绍信写错了,不能用,应盖上作废戳记;开出未用的介绍信应缴回销毁⑹秘书接待外来人员时,对来人的介绍信要仔细看清,防止过时的特别是伪造介绍信
87.机要工作的内容与机要秘书:
从事机要工作的称为机要人员,有的叫机要秘书。
机要工作的范围,有两种意见:
广义说认为,应包括文书收发、文印工作、会议记录、领导批件办理等乃至保密、档案工作等作为一个有机整体,纳入机要工作的范围,由机要部门实施建设、协调、统一管理。
持此说者称为大机要。
狭义说认为,机要工作仅指有关机要通信及相关工作,持此议者称为小机要
88.机要工作与保密工作的区别:
机要工作主要是机关内部的秘书实务性事情,事多面窄;保密工作要依据保密法负责机关内外的国家秘书的管理,包括各部门、各单位的政治、经济、军事、科技等各种国家秘书,相对地说管理的面较宽
89.随从工作的类型和内容:
类型主要有固定式、大体固定式和不固定式;内容⑴秘书事务方面⑵属于文稿方面⑶属于决策方面的
90.随从工作的作用⑴联系(中介、联络)作用⑵耳目(收集、鉴别信息)作用⑶助手(承担办理具体事务)作用⑷参谋(出谋献策)作用⑸公共关系方面发挥作用
91.安全保卫工作的意义、范围:
党政机关特别是高级领导机关,是政治经济工作的指挥中心,是领导人民进行社会主义经济建设的司令部,因而保卫党领导机关的安全有极其重要意义;⑴机要文件资料室⑵档案室⑶印章保管室 ⑷会计室⑸电子计算机室⑹物库、油库、车库⑺武器弹药⑻水电煤气,消防通讯系统⑼高级领导人的起居工作、接待地点⑽重要机密会议的会场⑾机关住宅区⑿附属宾馆、招待所
92.祝贺勋奖事务的意义内容:
祝贺和颁奖通知紧密地联系在一起。
贺奖是对被贺奖集体或个人的一种鼓励,是对已取得成绩的肯定,同时也为其他集体和个人提供了学习的榜样,激励人们努力向上,积极工作。
可以鼓舞士气、推动工作、促进物质文明和精神文明建设。
⑴筹备工作⑵会场布置⑶祝贺、颁奖的程序⑷颁发奖品等物⑸有关人员致词
93.大事记的性质和作用:
大事记是按照时间顺序记载一个国家、地区、单位的重大事件和重要活动的纪实性文书。
它具有择要性和连续性的特点。
择要性是只选择重要事件和重要活动记述。
连续性是指连续记载,不可中断;作用,提供历史概括,便于回顾总结,一定程度上能起简史的作用
94.大事记的界限(大事记的内容):
是指重大的决定、重要事项、重大方针、政策的贯彻,体制变革,中层以上主要领导人的任免,重大措施和成就,重大活动,重大灾害和事故等
95.机关行政事务管理的内容与意义(重要性):
内容包括机关财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医药保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理,以及职工与家属福利事项与文化生活的管理、大单位的交通治安管理等;意义⑴支持着领导工作和机关的高效正常运转⑵牵涉国家、集体和个人(职工)利益的处理,积极性的调动⑶改革开放,许多方面向社会开放,它与机关形象、效益都有密切关系
96.机关行政事务管理的指导原则⑴服务原则⑵主动原则⑶勤俭廉洁原则⑷科学管理原则
97.机关行政事务管理中几不准的规定:
不准公款吃喝,不准公费出国旅游,不准违反规定多占住房,不准超规定乘坐豪华进口轿车,不准炒股票期货,不准接受馈赠等等
98.各项主要的机关行政事务管理的主要要求⑴财务管理。
严格遵守财经纪律、制度,合理编造预算和使用经费,健全帐目,开源节流。
目的:
力争最佳效益⑵物资设备管理。
采购适用,价廉物美,物账相符,精心保管维修。
目的:
后勤支援前线⑶环境工作。
科学规划道路、绿化,解决好污染。
目的:
创造良好的工作环境⑷基本建设。
按程序先设计后施工,注意质量、安全、少占农田⑸车辆管理。
加强管理,安全行车,节约行车⑹医疗保健管理。
加强预防,消除传染病,做好保健及防治病工作
99.车辆管理工作的原则与主要内容:
总原则是有利于工作用车,提高车辆服务的科学化水平;内容是车辆、人员、油料、器材、行车及安全及车辆的配置、更新等内容
100.治丧活动的原则与规定:
原则破除迷信礼俗,文明治丧,简朴办丧,一般只组织遗体告别,不开追悼会;规定是推行火葬
101.机关行政事务科学管理的原则⑴管理本身是一门科学,要建立健全各种制度⑵行政管理事务的技术性强,要培训人才,加速办公自动化,造就管理的软专家⑶采取经济与行政结合的方法,调动积极性,推动后勤社会化
102.驾驶员管理的意义与内容:
主要是加强爱国主义、社会主义和为人民服务的思想教育、职业首选教育、法纪观念教育、业务技术安全观念及安全知识教育,提高他们的服务热情与工作水平
103.铺垫性工作的要领⑴准确把握领导目标,才能展开准备⑵明确领导工作进程各环节及其要求,才能有序配合⑶明确领导采取的措施、方法,以便事先准备⑷及时与领导沟通,随时掌握变化
104.代劳的注意事项⑴忠实地体现领导意图⑵严格按授权范围办事⑶要扮演好双重角色,即贯彻领导意图与本系秘书角色的辩证统一⑷加强双向交流工作对象与领导⑸维护整体功利,也要有必要的灵活性
105.基本领导方法的内容:
领导与群众相结合,一般号召与个别指导相结合,从群众中来到群众中去
106.秘书掌握经济方法的意义:
在进入市场经济后,经济方法使用广泛,种类很多;管好经济,促进发展,克服混乱,追求效益是领导的职责,自然也是秘书应当了解的
107.经济方法包括:
对国民经济总体领导调节的宏观经济管理方法,对具体经济活动领导和组织的微观经济管理方法,还有市场预测和调节方法,经济活动分析方法,财政管理方法,税收管理方法,价格管理方法,金融信贷管理方法,劳动、工资、统计、质量等管理方法转贴
108.调查研究的一般程序⑴确定目的,选题⑵选择调查对象⑶组织调查人员,做好准备⑷制定方案,实施调查⑸分析材料,研究解决问题办法⑹实践,补充发展
109.常用的调查方法有:
普遍调查,抽样调查,典型调查,重点调查,综合调查,统计调查,追踪调查,对比调查,分层次调查
110.具体的调查方式有:
开调查会、个别访问、问卷调查、实地考察、专家论证、特尔斐法、网络调查、电话调查、微服私访、蹲点调查
111.秘书协调方法的主要⑴沟通协调方法⑵变通协调方法⑶融合协调方法⑷政策法规协调方法⑸计划协调方法⑹节奏程序协调方法⑺会稿协调方法⑻会商协调方法
112.秘书运用法律方法应有的认识⑴要维护法律的尊严性,不允许以权代法⑵法律具有不可代替性,其他方法不能代替法律⑶法律具有规范性、确定性和稳定性的特点,法律面前人人平等⑷法律方法具有最高效力的特点⑸我国实行完全的法治的长期性,法律并非万能的
113.如何运用政策法规协调方法⑴了解需协调的问题,是由哪些政策法规的理解或执行中发生问题而失调的⑵全面研究正确理解政策法规的精神,对照问题,找出应如何理解⑶同协调的各方共同学习,分析矛盾,提高认识⑷在认识统一珠基础上,共同研究解决问题的办法⑸以政策规定为尺度,落实解决问题
114.对待秘书参谋作用的模糊认识⑴否定、贬低秘书参谋作用的倾向⑵夸大秘书参谋作用的倾向
115.秘书参谋作用的从属性原因⑴它从属于具体的领导人,是为具体的领导出谋献策,而不是社会性的有偿服务⑵它从属于领导思路,是补充、完善领导的工作思路,在,而不能离开甚至违背领导思路,另外自搞一套⑶它从属于领导的职能范围,离开了领导职能范围,再好的建议也失去参考价值与采纳的可能⑷从属于领导工作的整体功利目标,以提高领导效率、优化领导效果为目标
116.秘书参谋作用局限性的表现⑴认知深度的局限⑵认知广度的局限⑶创新方面的局限性
117.秘书参谋职能活动的特征⑴被动与主动结合,是说要力争主动参谋。
这就要根据领导决策需要,根据环境变化情况,根据组织运转状况,抓住机遇,及时参谋⑵全面参谋与随机劝谏相结合。
发展领导决策中有问题,可参谋提醒⑶谋略参谋与拾遗补缺结合。
在大小事务中都大有发挥参谋作用的余地
118.参谋场是秘书部门参谋活动产生影响力的范围,是秘书参谋职能活动赖以存在的物质条件,是秘书发挥参谋职能活动的空间领域
119.参谋方向是指秘书的参谋建议对参谋对象的影响力方向
120.把握正确的参谋方向⑴加强政策意识、法治意识与事业功利意识⑵正确理解领导意图,从人民利益出发参谋⑶加强参谋的责任感,严格要求,严肃参谋
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