Excel课件笔记整理14章.docx
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Excel课件笔记整理14章
主要内容
1.电子表格基础知识
2.基本操作
3.工作表的格式化
4.管理工作表和工作簿
5.公式和函数
6.数据管理
7.数据图表
8.假设分析
9.宏
10.协同工作
第一章电子表格基础知识
1.Excel概述
2.Excel的工作界面
3.Excel的基本概念
§1.Excel概述
Excel是Microsoft推出的电子表格软件,是用来更方便处理数据的办公软件。
Excel的中文含义是“超越”,它成功超越了之前流行的电子表格软件Lotus1-2-3。
Excel的主要功能
①表格处理功能
②数据图表功能
③数据库管理功能
④数据分析功能
Excel2007的新增功能
①支持更多的行和列以及其他新的限制
②新的文件格式
③Office主题和Excel样式
④轻松编写公式
⑤新的图表外观
⑥其他一些改进
实时预览功能;浮动工具栏;方便的提示功能等
§2.Excel的工作界面
相比2003有了很大的改变,取消了下拉菜单,采用了全新的基于功能区的界面,包含Office按钮、快速访问工具栏、功能区等
(1)Office按钮
(2)功能区
(3)编辑栏
(4)快速访问工具栏
(5)状态栏
(1)Office按钮的作用
单击Office按钮,可以完成:
①新建工作簿
②保存工作簿
③打开工作簿
④关闭工作簿
⑤退出Excel
⑥设置“Excel选项”
(2)功能区
工作区上方的一排选项卡,其中含有各种“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”、“开发工具”功能按钮。
随着选择的对象不同,还会出现一些动态的选项卡。
对话框启动器:
单击选项卡右下角的按钮
“开始”选项卡
最重要的一个选项卡,包括:
剪贴板、字体、对齐方式、数字、样式(条件格式、套用表格格式、单元格样式)、单元格(插入、删除、格式)、编辑命令按钮。
“插入”选项卡
包括插入:
表、插图、图表、链接、文本、特殊符号。
“页面布局”选项卡
包括:
主题、页面设置、调整为合适大小、工作表选项、排列命令按钮。
“公式”选项卡
包括和公式有关的:
函数库、定义的名称、公式审核、计算命令按钮。
“数据”选项卡
包括:
获取外部数据、连接、排序和筛选、数据工具(分列、删除数据、数据有效性、合并计算、假设分析)、分级显示命令按钮。
“审阅”选项卡
包括:
校对、中文简繁转换、批注、更改(保护工作表、保护工作簿、共享工作簿等)命令按钮。
“视图”选项卡
包括:
工作簿视图、显示/隐藏、显示比例、窗口、宏命令按钮。
“开发工具”选项卡
包括:
代码、控件、XML命令按钮。
(3)编辑栏
由名称框、命令按钮、数据编辑区组成。
名称框显示活动单元的地址或名称;数据编辑区可显示出活动单元中已输入的常量和公式和公式,可在编辑区向活动单元输入数据、编辑数据;命令按钮为确认按钮,为取消按钮,为公式输入按钮。
编辑栏特点
展开编辑栏或折叠编辑栏的方式调整编辑栏高度,可以解决显示单元格的内容时编辑栏占用下方空间的问题。
名称框可以左右活动,用户可以通过左右拖曳名称框的分隔符(下凹圆点)来调整宽度,使其能够适应长名称。
(4)快速访问工具栏
Office按钮右边的一个工具栏,其中含有一些常用的按钮,可以通过单击相应的按钮来快速访问这些命令。
快速访问工具栏的位置可调,可以放在功能区下方显示。
思考题:
Excel2007的功能区占据了屏幕的一大部的功能区,如何操作扩大工作区域?
单击“快速访问工具栏”按钮,选择“功能区最小化”。
(5)状态栏
对工作表当前状态的显示,右击栏态栏,可以选择状态栏中显示的内容,包括:
①大写、数字、滚动、改写键状态,宏录制按钮
②页码
③选定单元格区域的平均值、计数、最大值等
④视图快捷方式、显示、缩放滑块
§3.Excel的基本概念
①工作簿
②工作表
③单元格
(1)工作簿
工作簿(Workbook)是电子表格软件Excel生成的一个文档文件
工作簿文件的默认扩展名:
.xlsx,是基于XML的未启用宏的文件格式
启用宏的Excel工作簿文件扩展名:
.xlsm
模板文件扩展名:
.xltx
Excel模板的启用宏的文件扩展名:
.xltm
默认的工作簿
根据默认模板创建的空白工作簿包含三个工作表
单元格:
字体为宋体、字号为11、数字格式为“常规”。
思考题:
如何在Excel2003上打开Excel2007文件?
安装FileFormatConverters.exe的文件转换器。
(2)工作表
工作表(Worksheet):
文档窗口显示的是一个工作表
工作表的标签为Sheet1、Sheet2等,标签可设置颜色。
通过“Excel选项”可以对不同的工作表设置不同的显示选项。
工作表有关的操作
①插入工作表
②删除工作表
③重命名
④移动或复制工作表
⑤保护工作表
⑥隐藏工作表
简易操作办法:
右击工作表标签,在快捷菜单中选择相应命令
注意:
移动工作表和复制的区别在于复制工作表时需要选择“建立副本”。
移动和复制工作表可以在同一个工作簿内,也可以在不同工作簿内
(3)单元格
①Excel2003的单元格
列标:
A,B--Z,AA,AB—IV共256列
行号:
1----65536
工作表最后一个单元格的地址:
IV65536
②Excel2007的单元格
列标:
A,B…AA…ZZ,AAA…XFD,共有16384列
行号:
1,2,3…1048576行
最后一个单元格的地址:
XFD1048576
单元格的访问方式
A1方式:
列号行号,如第3行第2列的单元格地址B3,Excel默认方式
R1C1方式:
R行号C列号,如第3行第2列的单元格地址表示为R3C2
活动单元格的选定
鼠标单击单元格
名称框内输入单元格地址
方向键↑↓→←
Tab、Shift+Tab、Enter、Shift+Enter可以改变单元格的移动方向
思考题:
如何快速定位到指定的单元格?
(1)定位到A1单元格:
Ctrl+Home
(2)定位到行首、行尾、列首、列尾:
Ctrl+方向键
(3)名称框内输入单元格地址
思考题:
Ctrl+End键的功能是否定位到最后一个单元格XFD1048576?
按Ctrl+End只是定位到当前工作表中曾经使用过的最后一个单元格
实例:
如何从其它文件中获得数据?
现有Access数据库文件销售mdb文件,要求把此数据库文件的销售数据数据表导入到Excel工作簿中。
操作提示:
①新建工作簿,“数据”|”获取外部数据”|“自Access”;
②选定数据源销售管理.mdb文件,选择存放数据的工作表以及起始单元格。
思考题:
如何同时对多个工作表进行编辑?
选定连续的工作表或不的工作表组成一个工作组,则可同时对多个工作表进行相同的操作。
第二章基本操作
1.数据类型
2.数据系列填充
3.数据有效性的设置
4.数据编辑
§1.数据类型
按默认情况下对齐方式可分为三种类型:
数值型、文本型、逻辑型
对齐方式:
数值型数据右对齐、文本型数据左对齐、逻辑型数据居中。
数值型数据中包含纯数字、时间型、日期型
数据类型和数据输入有什么关系?
①数据类型一般不需要事先定义,而是通过用户输入的内容自动确定的。
②有些数据输入时,有特殊的要求,如学号为文本数据等
数值型数据之一:
纯数字型
EXCEL中的数字为:
0123456789+,-,逗号,小数点.¥$%Ee圆括号
纯数字型数据由以上符号组成
负数的输入:
负号或括号
分数的输入:
须为带分数03/4(空格连接)
数值型数据之二:
日期型
日期型数据:
99/10/3,2002-7-23Aug-021998/8
两种表示:
/-
yyyy-mm-ddyyyy/mm/dd
如:
10/5---10月5日3/4---3月4日
范围:
1900/1/1----9999/12/31
对应数字(天)1----2958465日期序列数
数值型数据之三:
时间型
时间数据:
17:
32:
28(24时制)
11:
54:
30AM(12时制空格)
格式:
hh:
mm:
sshh:
mm
范围:
0:
00:
00----24:
00:
00时间序列相当于小数:
0.0----1.0
日期时间连写时间:
2003/10/511:
30中间要加空格
思考题:
如何判断数据的数据类型呢?
用TYPE(value)判断,若返回值为1,表示数字;返回值为2,表示文本;返回值为4,逻辑型
思考题:
为什么学号为文本数据?
①学号、员工编号等数据不需要参加算数运算
②在数据列表中学生编号、员工编号一般都是唯一键,也就是主关键字。
纯数字型文本的输入
学号、电话号码等数据一般输入为文本型。
输入方法:
①单引号’+数字
②先设置单元格“数字”格式为“文本”,再输入内容
思考题:
在某一个单元格内直接输入18位身份证号,发现超过15位之后的数都是以0显示。
为什么?
因为数值型数据的计算精度为15位,超过15位的有效数字将被舍去。
日期型数据和整数
Excel中的日期数据范围为1900/1/1到9999/12/31。
以1900年1月1日为整数1,1月2日为整数2,依次类推。
思考题:
若输入29-12-31这样一个数据,系统如何处理年份?
若所输入年份在00到29之间,系统会认定为2000年到2029年之间,若所输入年份在30到99之间,系统会认为1930年到1999年之间。
时间型数据和小数
若某一个时间型数据为数据8:
30,则时间型数据所对应的小数等于(8+30/60)/24
§2.数据系列的填充
①等差序列
②等比序列
③日期型序列
④输入相同的数据(选择区域,按Ctrl+回车键)
⑤自定义序列
填充柄的作用
①复制单元格(包括内容、格式)
②产生序列,如等差序列、等比序列或自定义序列;
注:
拖动填充柄时,可以用智能图标选择填充柄的功能
填充柄的使用
①直接拖动填充柄
②右键拖动填充柄产生快捷菜单再选择命令
③Ctrl+拖动填充柄
输入相同数据
在同一行的相邻单元格或同一列的相邻单元格内输入相同数据,使用填充柄
选取单元格区域(可以是连续的,也可以是不连续),输入数据,按Ctrl+回车键
实例:
等差序列
设B5、B4单元格的内容为4、3,若选择B5和B4单元格,拖动填充柄到B3、B2、B1单元格,则生成的序列是?
若拖动到B5、B6、B7单元格,则生成的序列是?
实例:
纯数字文本的等差序列
如下面图片的学号,产生10位数以内的连续的纯数字文本,直接拖动填充柄可以完成。
技巧:
等差序列
在Excel中表示带有顺序序号的序列时,尽量使用阿拉伯数字表示。
如第1次、第2次、第3次等。
自定义序列
自定义序列的生成
“Excel选项”|“常用”|“编辑自定义列表”命令----添加或导入
内部序列与用户自定义序列的区别能(否)被编辑或删除
实例:
自定义序列
要求:
为“选课学生名单”的列标题创建自定义序列,包含学号、姓名、性别、专业、年级、班级
操作方法1:
“导入”
①先在单元格区域内输入序列
②在自定义序列“选项”对话框中,单击“导入”左侧的“选择区域”标记选择序列,再单击“导入”
操作方法2:
“添加”
在“自定义序列”对话框的“输入序列”编辑框中一一输入序列元素,元素与元素之间用回车键隔开或用逗号隔开,输入完单击“添加”命令。
§3.数据有效性
在实际中,往往会遇到需要对数据输入进行限制的情况。
①对输入的数据进行限制;
②提示要输入的内容
③输入错误时给出警告;
④做出下拉列表,数据从下拉列表选取
操作方法:
“数据”|“数据工具”|“数据有效性”
实例1:
数据有效性
在员工办公室物品领用单中设置数据有效性规则,以便提高输入速度以数据的准确性。
要求:
①员工编号限制为6位;
②所属部门字段设置下拉列表;
③领用物品字段设置下拉列表;
④数量的值限制在1到5之间,设置提示;
⑤日期的值限制在2月2日到2月10日
操作步骤1:
定义名称
①按下面的图所示,在另外一张工作表内输入所属部门和领用物品的所有可能值;
②定义A2:
A4区域为“所属部门”,定义B2:
B4区域为“领用物品”(非必需,利用名称比较方便)
操作步骤2:
有效性设置
①选取员工编号一列,在“数据有效性”条件的“设置”选项卡中设置:
“允许”列表框选“文本长度”,“数据”列表框中“等于”,“长度”列表框中输入“6”;
②所属部门列:
“允许”列表框中选“序列”,来源编辑框中按F3键,选择“所属部门”名称;(若没有提前定义名称,可以输入“=工作表名称!
A2:
A4”)
③领用物品列设置参考所属部门一列的设置;
④数量列规则:
“整数”、“介于”、“1”、“5”,“输入信息”文本框中“1到5”;
⑤日期列规则:
设“日期”、“介于”、“2009-2-2”、“2009-2-10”
删除数据有效性
选择数据区域,在“数据”|“数据工具”|“数据有效性”设置中,单击“全部清除”按钮按。
实例2:
数据有效性(难度)
利用有效性规则产生基金公司和基金名称的二级下拉列表。
操作提示:
①按照图片,在单元格区域内输入如下序列
②定义名称,区域E1:
G1命名为“基金公司”,区域E2:
E6命名为“华夏”,区域F2:
F6命名为“南方”等
③1级下拉菜单的“数据有效性”设置中选择“序列”、“基金公司”;2级下拉菜单的“数据有效性”设置中选择“序列”、“=INDIRECT(A2)”
§4.编辑数据
①区域的选定
②修改数据
③选择性粘贴
④删除和清除
⑤定位
⑥查找与替换
(1)单元格区域的选定
连续区域的选定
①按Shift键
②按F8进入扩展式选定
不连续区域的选定
①按Ctrl键
②按Shift+F8进入“添加到所选内容”模式
(2)修改数据
方法:
①选中单元格后按F2键;
②双击单元格;
③选中单元格后单击编辑栏
(3)选择性粘贴和粘贴
区别:
粘贴命令将剪切或复制的内容移动或复制到目标区域中,包括内容、格式和批注。
选择性粘贴可以有所选择,可以只复制内容、格式或批注中的一部分。
选择性粘贴实例
对实例_选择性粘贴文件,完成如下操作:
(1)用选择性粘贴命令保留测验成绩和作业成绩,其他成绩全部删除掉;
(2)对标题添加批注;
(3)用选择性粘贴命令制复制“测验成绩”一列的格式;
(4)清除成绩单的格式
思考题:
如何对不连续的区域内容进行复制粘贴?
按Ctrl键选择不连续的区域,但不连续的区域必须在同一行或同一列上,否则不能复制。
(3)删除和清除
删除功能将删除整个单元格,单元格将会被其它单元格替换掉。
清除不能删除单元格本身,但可以有所选择地删除单元格中的内容、格式、批注等。
(4)定位
根据“定位条件”自动确定当前活动单元格或单元格区域的一种操作
①定位单元格内容为文本常量的单元格
②定位单元格内容为公式的单元格
③定位使用数据有效性的单元格
(5)查找和替换
“查找”和“替换”可以在选定的区域内进行,也可以在当前工作表内或工作簿内找出所有满足条件的单元格
对常量来说,搜索范围是“值”或是“公式”,搜索结果是相同的。
对公式来说,若搜索范围选择“值”,指查找公式结果,不查公式本身;若选择范围为“公式”,对于公式单元格只查公式,不查结果。
实例:
定位数据
对实例_编辑文件,完成如下操作:
(1)定位数据区域内空白单元格;
(2)定位使用公式的单元格;
(3)定位Sheet1工作表内最后一个单元格;
(4)定位数字型常量
实例:
查找
对实例_编辑文件,完成如下操作:
①定位工作簿内所有商品名称为“彩电”的单元格;
②在工作簿内查找所有姓“王”的销售人员;
③查找“A”,选择不同的选项“公式”和“值”,比较一下查找结果。
技巧:
如何输入纯数字的文本数据
学生编号:
201011010101
输入方法:
①单引号’+201011010101
②单元格的数字格式设置为“文本”,直接输入学生编号201111010101
思考题:
为什么学生编号为文本数据?
学生编号、员工编工号等数据不需要参加算数运算
在数据列表中学生编号、员工编号一般都唯一键,也就是主关键字。
技巧:
如何产生纯数字文本数据等差序列
①若字符串长度在10以内输入第一个学号,直接拖动填充柄
②若字符串长度超过10
设学号长度为12,输入第一个学号
用公式:
MID(A1,1,11)&(MID(A1,12,1)+1),拖动填充柄
技巧:
如何产生包含数字的文本数据等差序列
如员工编号MR0001、MR0002等
①输入第一个值,直接拖动填充柄
第三章工作表的格式化
主要内容
1.改变列宽、行高
2.设置单元格格式
3.主题和样式的使用
4.工作表格式的设置
5.条件格式的使用
实例:
设计商品订单表格
效果如下图
§1.改变列宽、行高
默认行高13.5磅,默认列宽为8.38字符
改变行高或列宽
①用鼠标拖动列间隔线或行间隔线;
②“单元格”|“格式”|“行高””或“列宽”
技巧:
如何调整列宽正好可以容纳所在列单元格内容?
把鼠标移动到所在列右侧列间隔线上,双击
§2.单元格格式
单元格格式包括“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“填充”、“保护”。
一个单元格包括内容、格式以及批注。
数字格式的设置
操作:
①“开始”|“数字”,单击“数字格式”下拉列表选择
②“开始”|单击“数字”右侧的对话框按钮,在“设置单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡
注意:
默认情况下,单元格的默认数字格式是“规规”。
根据输入的内容,系统自动采用不同的数字格式。
若对已经有内容的单元格,重新设置“数字格式”,只能改变单元格内容的显示格式,并不改变数据类型。
如数值型数据,在“数字格式”中选择“文本”,但并不改能使数值型数据改变为文本型。
实例:
数字格式
对原始数据设置数字格式,结果如下图:
设置自定义数字格式
选择“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡,再选“自定义”,在“类型”文本框中输入格式字符串。
格式字符串例子:
"销售日期为:
"yyyy"年"m"月"d"日
常用的格式代码:
“0”、“#”“?
”“%”,“,”、“E”、“yy”,“mm”,“dd”等。
自定义格式中的“文本”:
将原样显示
自定义数字格式的准则
若要创建自定义数字格式,首先选择某一内置数字格式,然后更改该格式的任意代码部
数字格式最多可包含四个代码部分,各个部分用分号分隔。
这些代码部分按先后顺序定义正数、负数、零值和文本的格式。
<正数>;<负数>;<零>;<文本>
例如,可以使用这些代码部分创建以下自定义格式:
[蓝色]#,##0.00_);[红色](#,##0.00);0.00;"销售额"@
常用的格式代码
①#只显示有效数字而不显示无效的零
②0(零)显示无效的零
③?
规则与0相同,但将无效数字显示为空格,用于小数点对齐、分数对齐
注意:
上面的格式代码都为数字占位符,若单元格的内容大于占位符元格,则显示实际数字。
④“.”小数点,如果外加“”则为字符
⑤“%”百分比
⑥“,”千位分隔符
⑦“*”重复下一个字符,直到填充列宽
⑧“_”留下一个和下一个字符同等宽度的空格
⑨文本显示双引号中的文本
实例:
自定义格式
对原始数据设置自定义数字格式,原始数据和自定义格式如图所示:
思考题
如何能把数值型数据真正转化为文本型?
①“数字”选项卡中设置数字格式为文本型,再按F2键
②利用函数text函数
对齐
①文本对齐方式(分散对齐)
②文本方向
③增加缩进量、减少缩进量
④自动换行
⑤合并单元格
技巧
在单元格内输入文字内容时,如何做到自动换行?
①在单元格的对齐方式中设置为“自动换行”
②输入时,可以用Alt+Enter键强制换行
§3.主题和样式
①主题
②样式
③套用表格格式
(1)主题
主题是一套统一的设计元素和配色方案,是为文档提供的一套完整的格式集合。
其中包括主题颜色、主题字体(标题文字和正文文字)和相关主题效果(线条或填充效果)。
“页面布局”选项卡|“主题”
(2)样式样式
基于文档主题,一组定义的单元格格式,包括字体、数字格式、边框和填充、保护等,并可将所定义的样式适用于选定单元格或单元格区域。
单击“单元格样式”,右键单击样式名,可删除、更改、应用样式
(3)套用表格格式
预定义的一组表格样式
套用表格样式可自定义、修改、删除(系统提供的样式不能删除)
操作:
选取表格,“开始”|“样式”|“套用表格样式”
主题实例:
在“员工基本情况明细表”中完成如下操作:
(1)套用表格格式
(2)选择不同的主题,观察表格格式和数据图表格式的变化
(3)创建新的主题保存
实例:
样式
对商品出库单文件,完成如下操作:
要求:
(1)对商品出库单标题设置标题样式
(2)对商品出库单表格列标题和表格内容各自设置不同的“主题单元格样式”
(3)选择不同的主题,观察效果
(4)创建新样式并应用
§4.工作表格式
①工作表背景
②隐藏行和列
③工作表的隐藏
④网络线的设置
(1)工作表背景
对工作表设置背景可以美化工作表。
操作:
“页面布局”选项卡|“页面设置”|“背景”
(2)隐藏行和列
①隐藏行和列
选择行或列,在快捷菜单中选择“隐藏”
②取消隐藏的行或列
选择跨隐藏的行的两行或隐藏的列的两列,快捷菜单选择“取消隐藏”
(3)工作表的隐藏
右键单击工作表标签,在快捷菜单中选择“隐藏”
取消隐藏
思考题
隐藏的工作表不想被别人显示,如何操作?
(4)网络线设置
操作:
“视图”|“显示/隐藏”或在“Excel选项”|“高级”|“此工作表的显示选项”
§5.条件格式
当单元格满足一定条件时设置为一定的格式。
使用条件格式,可以突出显示满足特定条件的单元格,而数据条、颜色刻度和图标集可直观地显示数据。
操作步骤:
先选取区域,单击“开始”|“样式”|“条件格式”
条件格式选项
(1)突出显示单元格规则
可以设置当单元格的值:
①大于、小于、等于或介于设定值
②包含特定文本或日期时
③为选定范围内的唯一值或在选定范围内有重复值时
(2)项目选取规则
设置当单元格的值:
①为选定范围内最大或最小的几项时
②为选定范围内前百分之几或是后百分之几时
③大于或小于选定范围值的平均数时
(3)数据条、色阶与图标集
数据条:
直观显示某个单元格相对于其他单元格的值
色阶:
包含双色刻度和三色刻度,颜色刻度可以帮助了解数据分布和数据变化
图标集:
可以对数据进行注释,可以按阈值将数据分为3~5类。
实例:
条件格式1
对2月运输表数据,设置条件格式。
要求:
①对运输类别为“短途”的单元格设置浅红填充
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