监理档案管理与考核制度.docx
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监理档案管理与考核制度
监理文档管理考核制度
编制:
审批:
**监理公司**监理项目部
年月日
目录
1.监理日记(日志)填写制度1
2.监理月(周、季、年)报制度3
3.监理日记(日志)签认制度5
4.信息化管理制度6
5.监理工作台帐制度9
6.内业资料档案管理制度11
7.过程记录管理制度17
8.上报资料审核制度21
9.工程质量周报审查制度22
10.设计资料档案管理制度23
11.竣工资料档案管理制度24
12.仪器、设备档案管理制度28
13.会议档案管理制度29
14.文书档案管理制度31
监理日记(日志)填写制度
一、监理日记(日志)是监理人员(项目监理机构)记录自己每天监理工作的重要履历档案,由监理人员按单位工程或单项工程分别单独填写,并纳入竣工文件。
不得几项工程混合或交叉填写。
二、监理日记(日志)必须按规定内容如实记录每天的监理过程情况;字迹工整清晰,不得涂改;应采用蓝黑或碳素墨汁笔书写,不得使用其它墨汁书写或电脑打印;“记录”栏中应连续填写,不得出现空白行、段和页;对需要补充的内容应在“备注”栏中书写,对记录问题的地方应在“备注”栏中用“*”标识并注明纠正和验证情况的记录页码。
三、监理日记(日志)记录内容应详略得当,突出重点,着重记录与工程质量形成过程有关的内容,确保工程质量具有可追朔性。
与工程施工和质量形成无关的内容不得写入其中。
四、监理日记的填写内容至少应包括:
1.在首页上单独描述本工程的基本概况。
主要包括设计概括、主要施工负责人、技术负责人、质检员、开工及竣工日期等。
2.按施工先后顺序如实记录工程形成的全过程:
(1)气候情况、施工方法、劳力布置、机械配置、施工操作、施工进度和工程地质变化情况。
(2)相关工作记录,如现场取样、检测、测量、技术交底等。
(3)工序检查、隐蔽工程检查验收、见证试验、平行试验、旁站情况及检查验收结论及相关指令。
(4)使用的主要材料规格、数量及检测结果。
(5)施工中遇到的重大技术问题、变更设计及采取的主要措施和效果。
(6)施工中发生的工程质量事故和处理改进情况记录。
(7)停工及原因(停工期间重要事件应记录)。
(8)上级领导及监督人员检查意见和采取措施的记录,施工中发现的问题及解决方法,存在问题及整改情况。
(9)施工中采用的新工艺、新材料、新设备、新技术情况
(10)其他与工程监理有关的情况。
3.监理日记中提出或发现的问题必须有纠正和验证记录,做到问题闭合。
五、监理日志的填写要求:
监理组的监理日志应根据监理工程师日记和本监理组有关事件进行汇总记录;项目部监理日志应根据各监理组的监理日志和监理项目部有关事件进行汇总记录。
记录内容要突出重点,着重记录与工程施工过程有关的内容,与工程施工和质量形成无关的内容不得写入其中。
监理日志中提出或发现的问题必须有纠正和验证记录,做到问题闭合。
六、监理项目部将对监理日记(日志)填写情况进行考核,并按相关制度给予奖惩。
监理月(周、季、年)报制度
1、严格按照福建福平公司、南龙指挥部下发的监理周(月、季、年)报格式,将本阶段的监理工作要形成书面汇报材料上报。
《监理月(周、季、年)报》要做到格式、字体、排版整齐美观,内容全面,但文字要言简意赅,多用图表或数据表述,图文并茂。
2、监理项目部报送《监理月(周、季、年)报》时间和上报份数。
A.报表统计的时间规定如下:
(1)每周五18:
00前上报监理周报、调度周报、工程质量周报;
(2)每周六09:
00前上报视频周报;
(3)每月25日18:
00前上报监理月报。
(4)每季度末月25日18:
00前上报监理季报,此时月报与季报合并。
(5)每年12月25日18:
00前报监理年报,此时月报、季报与年报合并。
B.月报、季报、年报由总监组织专业编写,总监审批后按上述时间分别报送经指挥部和总指技术质量部。
各类报表均一式两份报送。
3、各监理组和监理中心试验室在下列时间前将本期《监理月(周、季、年)报》电子版报监理项目部。
(1)每周四22:
00前上报监理周报、调度周报、工程质量周报;
(2)每周五18:
00前上报视频周报;
(3)每月24日18:
00前上报监理月报。
(4)每季度末月24日18:
00前上报监理季报,此时月报与季报合并。
(5)每年12月24日18:
00前报监理年报,此时月报、季报与年报合并。
4、成稿后编制人必须仔细核对,做到不出现错别字、行文格式和统计数据正确、事件真实可靠、用词得体、言简意赅等。
对数据和事件的真实性负责。
5、监理项目部将对监理月(周、季、年)报质量进行考核,并按相关制度给予奖惩。
监理日记(日志)签认制度
为保证监理日记(志)记录真实、全面、及时,对监理日记(志)工作实现分级检查签认制度。
(一)公司对监理项目部、监理组的监理日志每季度不少于一次检查并签认,对总监、监理组长的监理日记每季度不少于一次检查并签认,对监理人员的监理日记每季度抽查一次且抽查人员不少于2%并签认。
(二)指挥部对监理项目部、监理组的监理日志每月不少于一次检查并签认,对总监、副总监、监理组长的监理日记每月不少于一次检查并签认,对监理人员的监理日记每月抽查一次且抽查人员不少于5%并签认。
(三)总监对监理项目部、各监理组的监理日志每月不少于一次全部检查并签认,对副总监、监理组长的监理日记每月不少于一次全部检查并签认;对监理人员的监理日记每月抽查一次且抽查人员不少于10%并签认。
(四)副总监对分管的监理组的监理日志每月不少于一次全部检查并签认,对监理组长的监理日记每月不少于一次检查并签认;对监理人员的监理日记每月检查一次且抽查人员不少于20%并签认。
(五)监理组长对本监理组的监理日志每月不少于一次检查并签认,对监理人员的监理日记每月抽查一次且抽查人员不少于50%并签认。
(六)专业监理工程师对管辖监理员的监理日记每月至少全部检查两次并签认。
信息化管理制度
1、根据建设单位统一部署,配备信息化管理设备,建立信息化管理网络,监理项目部及监理组安排专人负责信息管理工作,实现信息化管理,并督促承包人实施信息化管理。
2、建立健全信息台帐,建立月、季、年计划及报告、报表制度,及时为建设单位提供真实信息资料。
3、建立信息管理系统,及时收集、分析、整理信息资料,掌握和正确运用信息管理手段,充分利用计算机管理系统,做到信息管理畅通、及时、准确、迅速、全面地传递工程建设的各类信息,组织均衡生产,确保安全、质量和工期。
4、信息管理工作内容
(1)收集建设单位提供的信息:
1)施工承包合同副本、设计图纸;
2)建设单位的书面文件、电话、电传文件、会议内容。
电话、会议内容的记录应忠实于发言者,不要加记录人的感情色彩,以确保记录的真实性。
重要的电传文件应原件存放。
(2)收集施工单位提供的信息主要有经审核签认的报审、报验文件,施工组织设计、进度计划、质量检查记录、验收记录、验工计价、试验数据、各种质量证明文件等。
(3)收集监理项目部内部的信息主要有:
监理工作日记、监理日志、监理月(季、年)报资料等。
(4)收集工地会议信息主要有:
会议举行时间、地点、参加人员及会议纪要等。
(5)收集其他方面的信息主要有:
1)包括气象资料、造价信息、法律、法规、技术标准、施工规范等信息。
2)收集的信息应具有实效性和有效性。
(6)利用计算机建立监理信息化管理台帐:
1)工程材料、构配件、设备报验台帐
内容包括:
名称、规格型号、数量、生产厂家(供应商)、用于部位、质量情况、报验日期、签认日期等内容。
2)施工试验报审台帐
内容包括:
试验内容、部位、时间、试验组数、试验结果、统计结果等内容。
3)验收台帐
内容包括:
检验批、分项、分部及单位工程的验收日期、验收结论等内容。
4)工程量、工程进度款报审台帐
内容包括:
子项名称、申报工程量及价款、审签工程量及价款、工程量及价款累计等内容。
5)测量报验管理台帐
内容包括:
日期、部位、测量结果等内容。
6)工程变更记录台帐
7)工程进度管理台帐
8)监理工作记录台帐
9)其他管理台帐及有关报表
(6)利用信息管理系统对信息进行分析
1)进度控制。
①绘制网络图及横道图;②依据收集到的工程实际进度的信息,与计划的进度进行比较和分析,分析产生进度超前或滞后的原因、存在的主要困难和问题,提出如何解决问题的意见;③对进度计划及时的调整并进行工程进度变化趋势的预测。
2)质量控制。
对收集到的工程质量信息进行统计分析,系统地将当期施工中各种质量情况,包括现场检查监理发现的各种问题、施工中出现的重大事故处理情况进行归纳和评价。
3)造价控制。
对每月的投资完成情况进行统计,与投资预算、合同价进行对比分析,并对项目投资变化趋势进行预测。
4)合同管理。
在工程施工中,由于建设单位的原因或客观条件使承包单位遭受损失,乙方提出索赔要求;或承包单位由于违约使工程遭受损失,建设单位提出索赔要求,监理工程师可对索赔提出处理意见。
(7)监理信息的储存
1)信息的储存分短期储存信息和长期储存信息,对有价值的原始资料、数据及经过加工整理的信息,要长期积累以备查阅。
2)信息储存的介质主要有纸、胶卷、计算机存储器。
5、信息管理。
建立信息管理制度和有效的、通畅的信息传输渠道,并与建设单位的信息管理系统并网(得到许可后),保证在整个项目进行过程中各方均能够及时得到各种管理信息。
使各参与单位之间的各种情况、报表、文件、指令及时、准确地得到传输和反馈,以达到信息管理的最大效能。
6、考核与奖惩。
监理项目部对信息人员的工作情况进行考评,并根据相关规定给予奖惩。
监理工作台帐制度
1、监理工作台帐制度是保证在工程监理过程中,实时反映工程信息、加强动态管理的有效手段。
监理工作台帐管理的水平综合地反映了项目监理人员的管理能力和管理水平。
2、全、准、真(完整、准确、真实)、及时是对监理工作台帐管理的四个重点要求;对监理工作台帐管理工作的基本要求是“及时完整、真实有效、填写齐全、标识无误、交圈对口、归档有序”。
3、项目监理机构的监理工作台帐管理工作由总监理工程师负总责,各专业监理工程师分工负责,由总监理工程师指定人员专职或兼职资料管理员负实际责任。
4、监理单位的监理工作台帐管理工作由技术负责人负责,档案资料管理部门负责人负责具体管理工作,并对各项目监理机构的监理资料管理员负指导责任。
5、各监理人员应随着工程的进展不断积累监理资料,并认真地及时地进行采编登录,于工程竣工后形成一套完整的监理档案,移交监理单位档案资料保管部门保管备查。
6、项目监理机构应建立的监理工作台帐一般包括如下内容:
(1)工程基本情况一览表;
(2)工程施工单位基本情况一览表;
(3)工程分包单位基本情况一览表;
(4)主要单位工程开工报告审批情况一览表;
(5)工程进度计划与实际完成情况汇总表;
(6)工程投资计划与实际完成情况汇总表;
(7)施工单位人员和主要机械设备进场情况汇总表;
(8)工程质量、试验、物资、设备统计表;
(9)隐蔽工程检查验收台帐;
(10)监理人员现场巡视台帐;
(11)旁站监理台帐;
(12)材料进场检查验收台帐;
(13)材料见证取样试验台帐;
(14)监理例会一览表;
(15)竣工项目一览表。
7、在保存期内,对档案资料的保管、借阅和归还,应订立完备的制度,防止资料丢失受损。
8、监理项目部将对监理工作台帐质量进行检查考核,并按相关制度给予奖惩。
内业资料档案管理制度
一、编制依据及目的
现场监理资料是监理工作过程的真实记录,是体现监理业绩的主要依据。
为了进一步规范现场监理资料管理,提升监理项目部管理水平,加强本监理项目部档案管理工作,促进档案工作更好地为公司经营和业主服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》和铁道部、高速铁路总指挥部关于档案管理特别是监理档案管理的有关规定,结合《北京铁城建设监理有限责任公司档案管理实施细则》,特制定档案管理制度。
二、管理目标
监理内业资料档案管理规范化,收集整理责任化,评判考核制度化。
三、组织机构及职责分工
1、组织机构。
(见组织机构图)
2、职责分工。
监理资料管理实行总监负责制。
总监负责主持编写项目监理规划,审批项目监理实施细则,组织编制监理月报、专题报告和工作总结,并对重要监理资料的格式和填写内容进行把关和指导,主持全标段监理资料的归档整理和审核工作,并签字验收。
对项目部资料员、项目部各科室、各监理组及中心试验室的资料归档情况进行考评。
监理项目部资料员,在总监的指导下,对整个监理标段的监理资料的填报、收集、整理、归档等进行系统管理,同时对监理项目部各科室、各监理组及中心试验室资料的管理情况进行督导,并对监理项目部各科室、各监理组及中心试验室资料的完善归档情况进行记录,为总监考评提供依据。
内业资料档案管理组织机构图
监理项目部各科室主任/监理组长/中心试验室主任在监理项目部总监的领导下,在项目部资料员具体的指导下,负责督办本科室/组/试验室监理资料,及时、保质按监理项目部的要求进行收集整理和归档,并对所属专监/资料员及其他各监理人员资料归档情况进行考评。
项目部各科室专监/各资料员具体负责单位资料的收集整理和归档的日常工作,落实各级领导的有关要求,检查和指导其他监理人员的资料归档工作。
同时对各监理人员资料的完善归档情况进行记录,为领导考评提供依据。
监理组各专监/工地试验室人员按照各级要求和格式,及时签认、填写、收集、整理和归档(上报)自己经办的监理资料,并保证资料的真实性、完整性和可追溯性。
四、监理内业资料内容及相关要求
1、监理资料内容按以下分类(指挥部另有规定的执行其规定):
(1)报送监理单位类资料:
A.监理工作总结(专题、阶段和竣工总结报告);
B.质量事故报告及处理意见资料;
C.竣工报验单及验收记录;
D.竣工结算审批表;
E.月、季验工计价支付表;
F.监理月报;
G.质量评估报告。
(2)报送福平公司、南龙指挥部的资料:
A.施工组织设计及单项施工方案审批资料(含工艺试验方案审批资料);
B.开工申请报告及批复(含工艺试验开工申请报告及批复);
C.分部和单位工程质量评定表;
D.监理工程师检查签认记录;
E.设计变更、洽商费用审批资料;
F.监理书面指令和通知;
G.监理日记、监理日志。
(1)监理工作依据类资料:
A.上级部门下发的文件;
B.与业主、施工单位之间来往函件,会议纪要;
C.监理合同、施工合同;
D.设计文件技术交底纪要,图纸会审资料,设计变更资料;
E.涉及合同管理方面的资料:
索赔、争议、合同变更等;
F.监理规划及实施细则。
(2)监理内部工作资料:
A.监理单位内部来往的函件、请示报告和批复;
B.试验结果统计表;
C.各种管理台帐(如工程数量清单、验工计价台帐等);
D.监理日记、监理日志;
E.监理原始记录。
2、内业资料档案管理的具体要求:
(1)监理项目部、监理组及监理中心试验室要配置足够的资料柜、档案盒、文件夹用于监理资料管理归档,并采用计算机进行文件资料的辅助管理;
(2)按照上级相关部门的规定,结合本项目的实际情况,对监理资料进行分类,并设置档案目录,编制《档案目录索引》,按照设置的档案目录进行资料收集、整理;
(3)监理资料的填写必须真实、及时、规范、清晰、齐全;
(4)往来文件处理必须严格按照收发文登记,并记录文件的处理情况;
(5)所有监理资料中已有设定格式的,按照设定格式执行;
(6)建立监理工作交接制度。
前任必须完成自己所有经手监理资料的签认和归档工作,并办理移交(含保管的公物)后,方可将工作移交给继任者,监理项目部相关负责人监督移交工作并在《交接记录表》上签字;
(7)档案盒应样式统一,分类摆放,按序号排列。
文件资料在归档的同时用铅笔在右上角按照归档的先后编制序号,进行《卷内目录》登记;
(8)规范台帐设置,台帐所涉及的栏目应能全面反映资料的各个要素,同时要便于检索;
(9)工程项目竣工验收时,监理项目部、监理组和中心试验室安排专人集中整理监理资料,必要时可请监理公司档案室派员参加。
工程项目竣工后两个月内,完成所有文件资料的整理和归档工作,并要求格式上交相关部门;
(10)各监理人员应加强日常与自身有关的照片(图片)、录像、录音等多媒体监理资料的收集和整理,作为竣工资料的重要组成部分;
(11)监理项目部定期对各监理组资料管理情况进行督促检查。
五、评判标准和考核制度
1、评判标准。
本标准适用于监理项目部所属各单位及个人,内容多次发生时,累计扣分,直至扣完为止。
监理内业资料归案考核评判表
考核项目
考核内容及扣分标准
扣分
内业资料整理
(100分)
内业资料不按规定格式填写或填写不规范:
第一次扣2分,第二次扣5分
内业资料零乱,没有及时进行归档:
第一次扣2分,第二次扣5分
台帐建立不齐全:
每发现一次扣2分
内业资料弄虚作假:
第一次扣20分,第二次扣50分,第三次辞退
内业资料填写不及时、没有及时进行案卷整理、卷内目录缺项或不完全:
第一次扣2分,第二次扣5分
资料有缺漏项:
每发现一处扣2分
文件处理不闭合、不具可追溯性:
每发现一次扣4分
规定图表没上墙或填写不及时:
第一次扣2分,第二次扣5分
2、考核制度。
监理项目部每季度考核一次,根据评判标准进行打分,总分在80分及以上者为优良,奖励单位500元,奖励个人200元;总分在70(含)~80分者合格,不奖不罚;总分在70分以下者为不合格,处罚单位500元,处罚个人200元。
考核结果全标段通报。
第一次考核不合格者除罚款外提出警告;第二次(连续)考核还不合格者通报所在监理公司,要求所在监理公司领导现场督导;第三次(连续)考核不合格者,更换责任领导,辞退责任人员。
过程记录管理制度
一、编制依据和目的
一)、编制依据
1、现行有效客运专线各验收标准、施工技术指南、暂行技术条件;
2、《委托监理合同》、《施工承包合同》;
3福建福平公司、南龙指挥部下发相关管理规定;
5、监理公司有关管理要求;
6、经过审批的《监理规划》、《监理实施细则》及项目管理制度。
二)、编制目的
有效规范过程控制记录,真实反映工程实施过程,从而确保工程实体质量,并使其具有可追溯性。
二、管理目标
记录真实、规范、清晰、及时,内容相互闭合,具有可追溯性。
三、管理要求
1、所有监理人员必须高度重视过程记录的重要性,在日常工作中及时、真实、规范的填写各项过程控制记录,并形成、积累、立卷、归档,需要移交公司档案室和建设单位的监理资料,以监理组(监理中心试验室)为单位统一保管。
2、所有记录要做到书写工整,图像、字迹清晰,反差良好。
严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。
3、记录必须采用统一格式,按规定要求填写。
4、影像资料是过程记录的一部分,所有监理人员必须提供具有代表性的所负责项目的工程照片(电子版),尤其是隐蔽工程、关键工序、重要部位、检查发现不合格项及整改后复查情况必须要有。
采集完照片后要及时编辑,并注明拍摄人、拍摄部位(准确的里程桩号或××桥××墩××桩等)、拍摄时间、拍摄内容等基本信息。
5、监理人员永久性离开项目前,必须完善各项监理记录资料,严格履行交接手续,确认所分管工作的记录资料完整无误并经监理组长(组长间工作交接由总监或副总监监交)签字确认后方可离开。
所负责的过程记录资料不完善、不符合要求的不得移交,且后期完善资料期间不计发工资。
6、监交人员要切实履行好监交的工作,保证过程记录资料及时完善、归档,以便监理项目部在项目竣工后按期、完整的向监理公司和建设单位移交资料。
7、监理组长、监理中心试验室主任要定期、不定期对所属监理资料进行检查,监理项目部随机查查,对不符合要求的按规定进行处罚,并责成在规定期限内整改完善。
四、考核制度
1、《监理日记》记录要素必须齐全,内容必须真实、详尽、全面,能反映监理工作实际情况,应记录检查数据、具体检查时间等,内容要详细、真实。
上述各项每出现一次不合格,处罚50元。
2、对应《监理日记》,及时做好各种台帐,台帐设置应满足工程和总指、指挥部的要求。
台帐必须与其它记录相吻合。
出现台帐设置不齐全、记录不及时、内容不吻合,每出现一次不合格,处罚50元。
3、督促施工单位报送监理签认的资料必须及时、内容齐全(包括印章),填写规范,份数满足要求。
监理签认结论必须规范、准确,不得含糊其词。
过程记录归档滞后、内容缺失、签认潦草或用语不规范的,每次处罚50-100元。
4、下达监理指令力求事实清楚,理由充分,要求明确,层次分明,语言精练,能充分体现监理权威和业务水平。
不能达到上述要求者,视具体情况予以处罚。
5、过程记录归档分类必须及时、科学,布设整齐,妥善保管。
过程记录资料管理未按照规定执行者,处罚200元。
6、监理项目部检查时发现过程记录资料不符合要求,每次处罚责任单位500元,处罚责任人200元,处罚直接领导(组长、试验室主任)200元。
7、上级单位检查时过程记录资料不符合要求,被通报批评的,处罚责任单位2000元,处罚责任人500元,处罚直接领导(组长、试验室主任)500元,处罚责任领导(总监、副总监)300元。
8、过程记录资料及时、真实、详尽,整理完善,被监理项目部在全标段通报表扬者,每次奖励单位500元,奖励个人200元,奖励直接领导200元。
9、过程记录被上级领导口头表扬者,奖励单位1000元,奖励个人500元,奖励直接领导500元,奖励责任领导300元。
10、过程记录被上级书面表扬者,奖励单位2000元,奖励个人1000元,奖励直接领导500元,奖励责任领导500元。
11、所有罚款,均作为奖励基金。
上报资料审核制度
1、监理项目部、监理组和监理中心试验室安排专人负责各类上报资料的起草或汇总工作。
2、严肃上报资料审核程序,强化审核的必要性和重要性。
资料成稿后必须层层核对,以确保最终上报资料的准确性、真实性和适度、得体。
a、上报的资料成稿后,拟稿人必须仔细核对。
主要核对行文格式、错别字、措辞等,做到不出现错别字、行文格式和统计数据正确、事件真实可靠、用词得体、言简意赅等。
对数据和事件的真实性负责。
b、拟稿人核对后,报部门主管校核。
主要校对措辞、错别字、行文格式等,要注意措辞适度,不能偏激甚至失语,行文格式符合要求,并对资料引用的数据、事件的真实性把关,同时根据本部门的实际情况,在总体把关。
c、监理组、监理中心试验室上报的资料由监理组长(试验室主任)审核签发,监理项目部上报的资料由分管领导最后审核签发。
同时,要从全局上对资料的质量把关,确保上报的资料总体适度、用词得体、事件真实并陈述清晰。
3、未经自己核对和领导审核的资料严禁上报。
4、监理项目部对上报资料的审核情况进行考核,并按有关规定进行奖惩。
工程质量周报审查制度
1、监理项目部、监理组和监理中心试验室安排专人负责工程质量周报的汇总和编制工作。
2、严肃工程质量周报上报的审查程序
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