招标工作及标底编制工作质量控制措施.docx
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招标工作及标底编制工作质量控制措施
(一)招标工作及标底编制工作质量控制措施
1、遵纪守法、认真负责
了解工程所在地建设行政主管部门针对招标代理方面的文件、规定和操作流程,严格按有关国家法律法规要求执行,做出调整,接受当地主管部门的监管。
2、熟悉项目特征、依法编制文件
我单位会专门安排由经验丰富的招标代理工程师组成招标文件的编制人员小组,每位组员均有着大量编制各种项目招标文件的成功经验,招标文件及工程量清单编制人员将亲临项目现场踏勘,熟悉周边环境,通过对图纸及现场的了解,针对招标文件中的工程概况、报价要求、措施要求、合同约束等各种重要因素进行细致的描述分析,保证各类项目招标文件高质量编制,确保招标工作顺利进行。
首先是招标文件中投标须知条理清晰,内容详实、规范,让投标人清楚招标基本要求,尽量减少符合资格的供应商或承包商由于不明确如何编写投标文件而处于不利地位或其投标遭到拒绝。
其次是投标文件的评审标准和方法合理,评标标准和办法必须因项目的特点而设定,好的评标办法可以让投标更具有竞争性。
在招标文件评标办法的制订中特别要防止假低价投标现象的发生。
第三方面是工程量清单要准确,尽可能减少投标人通过不平衡报价导致标的物造价提高的现象发生。
真正起到工程量清单招标的作用。
第四个方面是合同条款的编制,招标的本质实际上是签定一份让招投标双方满意的合同。
因此编制合同专用条款时,要加强对风险责任条款和特别条款的约定,从投资控制的角度,将计价方式的选用、合同价款的约定、工程价款结算(进度款、预付款)、设计变更价款的调整等控制性要素在合同条款中明示,对专业分包、总包工作界面,材料、设备供应等敏感性问题,通过合同专用条款予以明确,并尽量做到细化详实,以充分保护投资人合法权益,达到预控项目投资风险的效果,防止合同出现漏洞或争议,为后续项目的管理、投资控制打下基础。
在招标文件编制过程中,编制人员将依据不同项目的特点,将重点、难点、特殊要求在招标文件中充分体现,让投标人充分了解项目,控制风险,合理报价,为中标后顺利地履行合同创造条件,同时有效地控制工程造价。
对于招标文件中的核心内容,如报价要求、评标办法、合同条款等,我公司将充分征求业主意见,提供我单位以往成功的招标案例供业主参考,充分体现招标人的合法意愿,通过与业主不断沟通,完善招标文件中的各项条款,最终形成业主满意的招标文件。
3、公平对待、严抓资审
资格预审工作的最终目的是为招标人找到合适的潜在投标人投标,所以,资格预审条件的设置必须合适,条件设置过高可能会导致入围数量不够而重新发布公告,延长了招投标时间;条件设置过低会导致入围数量太多,不仅增加了投标的成本,也因为鱼龙混杂,使得招标人难以找寻到合适的投标人。
因此,在编制资格预审文件之前,充分听取招标人的想法,了解招标人的要求,并结合以往类似工程的经验,编制出行之有效的资格预审文件。
在资格审查时我们将以资格预审文件中的预审条件为标准,严格资审,实事求是,从严把关,严格对照资格预审文件,对投标人报送的资格条件、资料进行审查、筛选,确定出潜在投标人,以保证投标资格审查的公开、公正、公平。
4、选择经验丰富人员、落实具体全面工作
为防止流标、废标现象的发生,为避免因此而引起对业主工程进度的影响,选择经验丰富的招投标从业人员,适时组织答疑,提醒投标人认真阅读招标文件,严格核对投标文件,确保本工程的招投标合法、快捷、有效。
5、层层把关、廉洁奉公
在建设行政主管部门、业主代表和公证人员的监督下,组织好开标、评标工作。
准备好足够数量的招标文件、评标表格和稿纸,认真填写开标记录供评委使用,严格遵守会场纪律,只做代理人员份内事,不干扰评标委员会的工作,确保评标工作公平、公证。
6、工作具体到位、行动积极负责
随时作好招投标资料的整理、归档工作,在中标公示结束后及时递交书面报告,督促业主、中标人缴纳相关费用,缩短办理中标通知书的时间。
7、认真对待、适时提醒
督促业主与中标人在法定的时间内签定施工合同,使工程尽量早开工,为业主争取时间。
参与施工合同的签定,为业主草拟施工合同,适时提出建议,使签定的合同条款不突破招标文件制定的上线,保证合同双方利益。
8、高质高效、重点突出
编制招标公告、资格预审文件及招标文件时,应做好如下几点:
a熟悉项目特点情况,了解委托方对项目有什么要求与预期的目标,(包括施工队和项目经理业绩、工期及质量要求等);
b对最新出台的文件、新的技术规范开始实施、管理部门有新的要求,(对上述信息公司负责收集并不定期编辑汇总成《最新动态》印发给全体业务人员);
c结合公司有无类似项目经验,以前在做同类工程时有无出现废标、流标情况及其原因。
为减少废标、避免流标,有针对性地在招标文件中以醒目方式做些提醒,(如不可竞争费率、投标保证金、暗标等要求);
d在上述
(1)一(3)基础上确定本项目主办人员、采用何种合同形式、评标办法等。
e根据招标项目的特点和需要编制招标文件,重点写明“三个知道”:
第一让投标人知道如何投标,对一些容易出现废标的地方将予以提醒,把应该在投标报价中和应该在施工组织设计中表述的内容表述清楚,让投标人有针对性的投标;第二让评标人知道如何评标,制订科学、合理、易于操作的评标办法和标准,以防止把优秀投标人摒弃在中标侯选人之外;第三让中标人知道如何履行合同,主要体现在编制的合同文本上。
9、招标过程中文件的质量审核
为了有效实施全面质量管理,落实质量控制责任制,保证工程招标代理成果的科学、完整,我公司实施专业代理人员对代理工作成果进行自校、项目负责人复核、技术负责人审核的程序。
具体做法如下:
A、专业代理人自校
1)专业代理人是指承担招标代理项目编审的专业技术人员。
专业代理人完成招标代理工作内容后,应对本人提交的初步成果进行自校,并对初步成果的质量负责。
2)自校的主要内容:
·草拟的招标公告、资格预审文件、招标文件等主要文本文件表述是否严谨、清晰,代理法律法规文件的引用、评审办法的拟订是否合理、准确,是否符合委托单位利益,是否完整、详实表达了工程招标的需要;
·按目前工作进展情况,是否能保证代理工作按原定招标方案确定的进度进行;如果逾期,逾期的原因是什么;采取何种方式保证进度;是否需要加派人手或加强配备;
·行政监管部门对资格预审文件、招标文件等文本提出的修改意见是否合理、恰当,是否按部门规定对修改意见做备忘;
·每一步骤程序进行中,提交委托单位和管理部门的相关文件是否齐全、有效;
·出具的资格预审报告、书面报告等是否客观、公正、合理、合法;
·工程量清单采用的各种法规、规范、标准、定额、计算公式、计价依据是否正确、一致;
·工程量清单格式是不是规范,清单总说明、甲供材及材料暂定价清单、材料暂定品牌等相关附件是否完整,表述是否严谨、清晰;
·项目代理过程中形成的记录、报告书等文件是否真实、充分和有效;
·对代理项目中出现的复杂事项、重大分歧、风险因素以及对结果有重大影响的问题,及时向项目负责人汇报;
·备案材料的整理实行“谁经办谁整理”的原则。
代理事项结束后,专业代理人员应及时对该项目档案进行全面整理,做到装订整齐,无漏项漏页,目录清晰、齐全,并在封面上签署姓名、日期,报项目负责人复核后送办公室档案室检查、归档。
3)专业代理人对本人完成的初步成果自校确认无漏项和错误后,将未决事项和需要提请上一级复核人员重点复核的问题在《工作流程》自校意见栏中说明。
应说明而未说明的,专业代理人员直接负责。
4)专业代理人将初步成果、技术文件、相关附件提交项目负责人复核。
B、项目负责人复核
1)项目负责人是指负责委托合同的履行,主持项目代理业务工作的各级工程师、注册造价工程师。
项目负责人承担对专业代理人提交的专业成果复核职责,对整个项目的完成成果质量负责。
2)复核的主要内容
·草拟的招标公告、资格预审文件、招标文件、答疑记要,出具的资格预审报告、书面报告等主要文本文件是否切合所代理项目的实际要求;
·与委托单位的沟通是否顺畅,招标代理每一步程序及相应文本文件是否经过委托单位的确认;
·招标代理过程是否按行政监管部门规定的程序进行,代理工作是否按双方原定招标方案确定的进度进行;
·资格预审文件、招标文件主要条款的拟订是否合理、恰当,提交委托单位和监管部门的相关文件是否齐全、有效;
·出具的资格预审报告、书面报告等是否客观、公正、合理、合法。
·工程量清单采用的各种法规、规范、标准、定额、计算方式、计价依据、计量单位是否正确;
·工程量清单编制的关键性计算结果和数据间、不同专业间的相互关系是否一致;
·工程量清单格式是不是规范,清单总说明、甲供材及材料暂定价清单、材料暂定品牌等相关附件是否完整,表述是否严谨、清晰;
·代理项目结束后,负责复核专业代理人员的专业档案,专业代理人员及时将档案报送办公室档案室检查、归档;
3)项目负责人发现工程量清单和招标文件等文本有不准确、不完整、不可靠或错误之处,应责成和督促专业代理人予以修改、补充和完善。
必要时项目负责人可直接在工作底稿上进行纠正和补充,并将纠正和补充内容通知相关专业代理人。
4)经项目负责人复核确认初步成果无误后,在流程单上签署复核意见,将未决事项和需要提请上一级审核人员重点审核的问题在《工作流程》复核意见栏中说明。
应说明而未说明的,项目负责人负直接责任。
5)项目负责人将报告书草稿、技术文件、相关附件和流程单提交技术负责人审核。
C、技术负责人审核
1)技术负责人是指公司从事专业技术工作的总工。
技术负责人对本单位出具的招标代理成果的质量承担最终审核责任。
2)审核的主要内容:
·送审文件是否经过项目负责人详细复核;
·审核项目负责人对初步成果进行调整、纠正、补充是否恰当和准确;
·项目负责人在流程单中提请审核的重点问题及处理意见是否恰当;
·对未决事项作出技术决策;
·是否完成了招标代理方案规定的全部代理内容和达到规定深度;
·对代理成果报告可能产生的执业风险是否予以充分考虑,是否有规避措施。
3)技术负责人如发现招标文件等文本不准确、不完整、不可靠或错误之处,应责成督促项目负责人予以修改、补充和完善。
必要时技术负责人可直接进行修改和补充,并将修改和补充的内容通知项目负责人。
4)技术负责人完成审核确认无误后,在《工作流程》审核意见栏签署终审意见;也可以召集项目代理人员共同商定终审意见后签署。
5)技术负责人签署终审意见后,将代理报告书底稿、技术文件和相关附件提交代理单位负责人签发。
10.确保编制工程量清单的准确性
工程量清单的编制质量直接影响到投标报价和工程结算,首先熟悉工程图纸,了解图纸设计深度,组织清单编制人员与设计单位、委托单位进行及时和有效的沟通,对图纸中不清晰、有矛盾的地方提出疑问,并根据实际的工程状况提出建议和意见;其次为保证工程量清单的质量,对过程实行严格控制。
具体做法如下:
A、专业咨询员自校
1)专业咨询员在完成咨询项目的编制后,对本人提交的初步成果进行自校,并对初步成果的质量负责。
2)自校的主要内容:
·是否完成了咨询项目计划书规定的全部咨询内容和达到规定深度;
·项目咨询采用的法规、规范、标准、计算方式、价格等依据是否正确、合理;
·咨询过程中形成的纪录、会议纪要、取证等文件是否真实、充分和有效;
·对咨询项目中出现的复杂事项、重大分歧、投资风险因素以及对咨询结果有重大影响的问题,初步成果是否有说明分析,判断和结论是否正确,理由是否充足;
·数据引用、数据计算、数据调整、数据评估、数据汇总是否准确;
·初步结果表述是否完整一致、清晰,是否满足使用要求。
3)专业咨询员对本人完成的初步成果自校确认无漏项和错误后,填写《工程造价咨询质量控制流程单》,将未决事项和需要提请上一级复核人员重点复核的问题在流程单自校意见栏中说明。
4)专业咨询员将初步成果、技术文件、相关附件和《工程造价咨询质量控制流程单》提交项目负责人复核。
B、项目负责人复核
1)复核的主要内容
·各专业的初步成果是否完成了咨询合同约定的全部内容,其深度是否达到合同要求和满足使用需要;
·咨询过程是否按规定的程序进行,咨询方法运用是否恰当,提交的技术文件和相关文件是否齐全、有效;
·初步成果采用的各种规范、技术经济标准、经济参数、计算分析公式、计价依据是否正确、一致;
·检验关键性的计算结果和数据间、不同专业间的相互关系;
·了解有关当事人对初步结果的分歧意见及其产生原因,对分歧意见进行分析、判断和选择;
·初步成果格式是否规范,技术文件和相关附件是否完整,表述是否严谨、清晰;
·对《工程造价咨询质量控制流程单》自校意见进行复核或提出解决方案。
2)项目负责人发现初步成果有不准确、不完整、不可靠或错误之处,应责成和督促专业咨询员予以修改、补充和完善。
必要时项目负责人可直接在工作底稿上进行纠正和补充,并将纠正和补充内容通知相关专业咨询员。
3)经项目负责人复核确认初步成果无误后,在《工程造价咨询质量流程控制单》上签署复核意见,将未决事项和需要提请上一级审核人员重点审核的问题在流程单复核意见栏中说明。
4)项目负责人将咨询报告书草稿、技术文件、相关附件和《工程造价咨询质量流程控制单》提交技术负责人审核。
C、技术负责人审核
1)审核的主要内容:
·送审文件是否经过项目负责人详细复核;
·审核项目负责人对初步成果进行调整、纠正、补充是否恰当和准确;
·检验关键性的计算结果,对分歧较大的结论意见进行重点审核;
·项目负责人在“流程单”中提请审核的重点问题及处理意见是否恰当;
·对未决事项作出技术决策;
·咨询报告书结论是否客观、公正,表述是否严谨、清晰,是否满足委托合同约定的要求;
·技术负责人如发现报告书草稿及相关文件有不准确、不完整、不可靠或错误之处应负责和督促项目负责人予以修改、补充和完善。
必要时技术负责人可直接进行修改和补充,并将修改和补充内容通知项目负责人。
2)技术负责人完成审核确认无误后,在《工程造价咨询质量控制流程单》审核意见栏签署终审意见;也可以召集项目咨询人员共同商定终审意见后签署。
3)技术负责人签署终审意见后,将咨询报告书底稿、技术文件和相关附件提交咨询单位负责人签发。
工程量清单的编制水平是工程施工、材料采购招标等进行成功招标的重要保证,我公司将认真编制本项目的工程量清单,以确保清单准确性。
工程量清单的编制是本次招投标活动中的一项重要内容。
工程量清单完整、严谨、准确对此次招投标成功有较大的作用。
此项工作专业性很强,加上本项目内容复杂,增加了编制的难度,但我们将克服难度,特别是要解决桩基、土建、给排水、电气安装、弱电、装饰、园林、绿化、仿古建筑、景观亮化等工程量清单编制中常见的问题。
我们努力做到总说明描述清楚、全面,清单子目的划分合理、无缺项、无漏项,清单数量准确,子目特征描述清晰等。
根据上述特点,质量保证措施如下:
1)、保证招标范围、计算依据、业主现场条件,自然地理条件、工程特征等几个方面的详细描述,总说明清晰、扼要,让各投标人能够正确理解工程量清单报价范围。
2)、依据施工图、现场实际状况、合理的施工技术条件及计价规范等合理进行清单项目的划分,为此我公司将组织有经验的编标人员在编制清单前将根据各标段的特点,进行现场踏勘、调查,确保在工程量清单中充分考虑现场的条件各项不利因素,避免漏项、缺项。
3)、清单编制在准确性方面的措施,我们将认真仔细核定清单项目,仔细计算工程量,尽量避免出现漏项、错项及错算;主要采取的措施:
a、委派责任心强、技术水平过硬的有编标执业资格的造价工程师;
b、计算工程量一丝不苟,从严从紧,并建立复核制度,对差异进行及时调整,以复核调整后的工程量为准;
c、编制工程预算时正确套用材料价格,对无固定价格的要进行深入细致的市场调查,确定合理价格,根据业主要求合理确定甲供材或甲控乙供材;
d、按规定的损耗率和工程量计算规则执行,不允许随意取定;
e、明确供应分工,对业主供应的设备材料结合预算价和市场行情,给定暂定价,防止变相抬价和压价;
f、正确套用定额及取费标准,不得扩大也不得随意减少收费项目和标准;
g、我公司继续沿用行之有效的工程量清单准确率考评政策,这是强制性经济制约措施,确保本项目工程量清单无漏项、错项及错算等现象出现。
4)、清单中项目特征是用来描述清单项目的,是设置清单项目的基础和依据。
项目特征重点根据不同的工程部位、施工工艺、类别、材料的品种及规格进行描述。
对于项目特征和工程内容不同的,将分别列项编制相应的分部分项工程量清单项目,必须与图纸及现场情况一致,力求完整和准确;因为对工程项目特征的正确描述,是各投标人能够全面考虑风险范围,进行正确投标报价的依据。
描述的详细准确与否是直接影响投标报价的一个主要因素。
如果图纸描述的不清楚,要及时与设计单位勾通,免得漏项或者产生歧义,不凭经验做法自己设计。
5)、措施项目清单是工程中的非实体项目,是为了完成分部分项工程项目所采取的措施,措施项目综合考虑施工过程中可能发生的各种因素进行设置。
为慎重起见,在工程量清单编制过程中遇到的一些问题和政策尺度把握不准的地方,将组织专家根据工程项目特点进行重点论证,充分考虑施工过程可能发生的各项措施项目,以使各投标人能自行根据自己的经验和能力充分考虑措施项目进行合理报价。
6)、在清单编制时与业主联系、沟通,理解业主的各种要求。
重点明确下列问题:
a、招标范围(目的和招标文件一致:
比如桩基础、部分特殊的材料、设备等有时不在招标范围内)。
b、明确甲供材和分包工程的范围(便于计算材料购置费和列出总承包服务费)。
c、对于有些材料材质没有固定的或不确定的材料列暂定材料价格表,以便施工单位计取保管费和检验试验费、管理费等,及时同业主协调确定暂定材料价格的调整方式并在工程量清单总说明中写明。
d、根据工程项目特点同业主协调合理确定预留金的金额(有的工程场地情况特殊、设计深度不同、设计变更等)
e、及时沟通确定业主有什么其他的要求:
如混凝土采用的方式(是否商品混凝土),土方工程的取土、弃土范围,明确措施项目清单中要涉及到的冬雨季施工费、定点复测费、安全防护费等。
f、我公司的工程量清单编制工作已有一套详细可行的控制方案。
该方案完全响应《中华人民共和国招投标法》等法律法规的规定,为我公司的清单编制服务树立品牌创造了良好的过硬条件,在该工程的清单编制中将进一步提高水平。
11、合同文件的编制及风险控制
招投标的过程是合同签订的过程。
招标代理的最主要工作或最终成果是协助业主签订“一份高质量、可操作、能严格履行的好合同”。
1).从加强内部管理的高层次上协助业主签订好合同
就自身来说,对各级管理人员、员工加强合同法规的宣传教育,促进各级管理人员特别是领导者和决策者转变不合时宜的思维和模糊认识,增强法制观念和风险意识。
培养一支懂法律、懂合同的经营管理队伍。
促进各有关部门互相配合,共同努力,搞好公司合同管理工作。
努力做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,使合同的签订、履行、考核、纠纷处理处于有效的控制状态。
及时发现合同管理中的问题和不足,不断完善合同管理制度和流程。
2).积极配合业主研讨施工招标评标办法
评标办法部分是招标文件中评标、定标的依据,是反映业主招标意图的依据,也是能否选择到一个好的承包商、供应商的依据,目前符合法律、法规的的评标方法主要有两种办法:
一是经评审的最低投标价法,一是综合评估法,两种评标办法各有利弊,必须积极同业主讨论、协商,了解业主的招标需求,合理确定一种反映业主意图的评标办法。
同时对于工程量清单中措施费计取及施工组织设计编制中对重点的要求等几部分也为招标文件评标方法的编制重点,我公司将认真对待以确保高质量的编制水平。
3).积极配合业主研讨合同条款的拟订
根据本工程工期紧、任务重等特点,分析以往类似工程的合同实施过程比较完善的合同条件,拟订好合同条款。
在草拟本工程的施工合同时,应参照业主在以往类似工程施工的合同履行过程中未能详细说明的相关合同条款(如甲供材料、甲控乙供材料。
暂定价材料、乙方自行采购材料的确定方式、专业工程的分包、合同价款的结算方式、对施工单位驻场项目管理人员要求、驻场时间等内容)进行修正,补充,使施工合同在履行过程中没有争议及扯皮的事情发生。
配合业主进行创新合同管理模式,提高效率。
减少重复性监控、提高合同审批流转效率。
完善流程以提高合同签批流传效率,对签定招标工程实行框架协议的方式以减少合同量。
对重要合同进行重点审核和管理,以提高合同审查签批工作效率。
在合同条款当中,着重解决工程量清单的误解处理、设计变更的处理、现场签证的处理、付款方式等内容。
重点对招标过程中的服务协议、规范合同文本进行全面清理、自查和修订,进一步规范业务合同内容,促进已有规范合同文本的使用。
加强对合同格式文本的研究、制订和推广使用,查堵合同管理漏洞,更好的为业主服务。
4).认真研究施工条件
施工条件是确定合同条件、保证工程顺利完成的重要因素,也是合同造价的重要依据,招标代理在编制招标文件及工程量清单时应具体了解工程的施工情况、周边情况、分析施工过程中的风险而制定合同条件。
为此,我公司依据合同按业主要求做好招标前的工程详细情况分析与投标单位交底。
我公司将组织总工办人员向所有投入本工程的造价人员(编制工程量清单、最高限价、标底)、招标代理工作人员熟悉图纸的重点与难点及工程周边情况,使工程在招标时能够将工程的所有隐含内容都能体现在招标资格预审文件、招标文件及工程量清单中。
5).合同管理制度的建立
所有代拟合同、文件必须交由业主审查,签字确认后并归档。
招标项目完成后提供完整的文件一套。
我们将派专人负责合同的控制管理。
提供实用性强的合同管理实务操作指导,重点加强对合同承办环节的审查工作,把好合同审查第一关。
建立完善检查考核制度,规范合同管理行为,促其持续执行形成自律。
防范纠纷风险,加强对违约责任的执行管控。
需要明确合同履行责任人,对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报并积极想办法解决。
增强责任人对非常规履行情况的处理技能,增强责任人对违约现象的识别能力,掌握违约处理操作技能。
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