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跟我学SAP
跟我学SAP-MM-001-采购流程&组织层级
ProcurementProcess&OrganizationalLevels
1.Overview-综览:
介绍各种类型的外部采购,以及外部采购的各种必要组织规划
2.Objective-目的:
a)描述外部采购的流程
b)了解SAP中与采购流程相关的各种组织要素
c)阐述这些组织要素之间的关联
3.ExternalProcurementProcess(Normal/Standard)–一般/标准采购流程
a)PR->SourceDetermination->PO->GR->IV->AP
b)实务单据:
PR(请购单),Quotation/RFQs(报价单),PO(采购单),Invoice(发票)
c)PR:
可Manual录入或由MRP自动生成
4.SpecialProcurementProcess
a)Stocktransferwithstocktransferorders–库存移转/库存调拨(集团/公司内采购)
STO非必须à即可以直接库存调拨.
b)Subcontracting–外包/委外加工
与标准外购的区别:
b1.公司会提供部分/全部材料给Vendor/Subcontractor
b2.这些材料实务不在公司中,但库存帐是可管理的,因为还是属于公司的财产
b3.这些发给供应商的材料有特殊的库存类型:
Stockofmaterialprovidedtovendor
c)VendorConsignment–供应商寄售
一般而言是产业链的最尾端,即面向最终用户的厂商,基于以最小的成本代价但能更快速的响应终端需求的目的,要求/联合它的下游供应商为了共同的利益最大化而采取的一种采购方式.
这种情况下Vendor的风险会比较大,这样就要求Vendor的SalesForecast要做的尽量的精确.
5.OrganizationLevelsinProcurementProcess
Client–CompanyCode–Plant–StorageLocation–PurchasingOrganization/PurchasingGroup
a)Client:
SAP中的最高组织要素,实务中一般定义为集团
b)CompanyCode:
拥有完整财务帐的最小组织要素,实务中一般定义为集团(Client)下属公司
c)Plant:
生产/采购/物料规划的物流分支机构,实务中一般定义为制造工厂,配送中心,区域销售办公室,集团总部,维修点.
d)StorageLocation:
实务中一般定义为仓库
l PlantCode在Client下是唯一的,意即只要确定Plant,即可同时确定CompanyCode
l StorageLocationcode在Plant下是唯一的
e)PurchasingGroup:
实务中一般定义为采购团队,对内负责材料的采购,对外是公司与供应商之间的窗口,PurchasingGroup并不依赖于集团/公司组织架构.
f)PurchasingOrganization:
承担采购需求,供应商合约这些业务流程的细分组织,可以依据公司架构/管理需求定义在不同层次.
i.Plant-SpecificPurchasingOrganization:
即一个采购组织负责一个Plant
ii.Cross-PlantPurchasingOrganization:
一个采购组织可负责多个Plant
iii.Cross-Company-CodePurchasingOrganization:
一个采购组织负责公司下所有Plant
跟我学SAP-MM-002-采购订单输入(基本)
PurchaseOrderEntryBasics
PurchaseOrder-采购订单的产生有很多方式,基本有以下几种:
1.手工录入(基本),即本文会介绍的方式,也是最基本的方式,俗称裸入,也就是直接输入采购订单中的各项栏位值
2.系统生成:
依照MRP运算结果直接生成
3.参照其他系统文书生成:
如PR(请购单),Quotation(报价单),Contract(合约)
同时一般的ERP都会有单笔(Single)录入与多笔(MASS)录入的功能,SAP作为ERP中的老大,自然也有完善的功能.当然本文只介绍最基本的单笔录入,其他的方式随着课程的深入会再逐步介绍.
首先介绍如何进入到PurchaseOrder的相关界面:
1.SAPMenu–Logistics–MaterialsManagement–Purchasing--Purchasing
2.T-Code:
-ME21N采购单开立
-ME22N采购单变更
-ME23N采购单显示(查询)
下面开始正式开始本课程内容,附图是最基本的采购流程,本文的重点将介绍Purchaseorder–Transaction(ME21N):
1.课程综览:
介绍外购流程的要素之一采购订单,并同时介绍SAP中采购订单的结构与产生.
2.课程目的-完成本课程后,你应该可以:
a)说出可以参照开立采购订单PO的系统文书
b)说明采购订单PO的要素
c)生成并发出一张简单的采购订单
3.采购订单:
a)采购订单是要求供应商Vendor提供货物或者服务的正式文书
b)你可以参照已存在的PR,PO,Quotation,Contract开立新的PO,以缩短资料录入的时间.
c)同其他SAP中相关采购文书一样,PO的主体包括单头与单身
d)单头(Header)包含的讯息是整张PO共用的,如:
供应商,汇率,订单日期,付款条件
e)单身(Item)则详细描述你需要的货物或服务,你可以为每笔单身添加额外的讯息,如数量,交期,采购价格,文本说明等
f)在DocumentOverview中,可以找到其他的采购文书,如PR,PO,Quotation.
g)PersonalSetting(个性化设定):
可以为每个登录用户设定自己设定的默认值(如PurchasingOrg.),或者DocumentOverview.
4.Demonstration–CreatingaPurchasingOrder(环境为ECC6IDES)
a)输入VendorCode=1000,Enter后会自动带出VendorName
b)Header输入PurchaseOrg=1000,PurchaseGroup=T00,CompanyCode=100
c)ItemOverview输入Material=M-01,POQty=10,NetPrice=10(如果有建InfoRecord会自动带出,这里没有建就只有自己手工输入了),Plant=1000
d)Item输入TaxCode=0I,保存后即产生PONumber,这样子一张最基本的采购订单PO就产生了.
5.Demonstration:
DisplaythePurchaseOrder ME23N> 6. IssueaPurchaseOrder–采购订单发出 a)采购订单创建完成后就可以发出了,这里SAP提供多种方式,如直接打印出来,直接传真,直接邮件寄送等等 b)实务中采购订单创建后并不能直接发出,必须经过DOA(核决权限,DelegationOfAuthority)签核后才能生效发给供应商 c)PO的DOA一般会设计为首先依POType来区分(如MRP产生的PO采购经理核准即可),非MRP产生的PO(即类似本文中裸开的PO)依照采购单金额须由不同的授权主管核准,如10W之内的采购经理可核准,50万需事业部经理核准,100万以上需CEO核准等等. d)博主所在的公司有使用E-POWorkflow的方式协助用户单位处理这一段的Process,但不是用的SAPWF,所以不在本主题讨论的范畴之内,这里不再详述. e)MenuPath: →Logistics→MaterialsManagement(MM)→Purchasing(MM-PUR)→EnteringText,PrintingandTransmittingDocuments(ME9F) f)最后看一下我们的要发出的采购单,结束本次课程. 跟我学SAP-MM-003-收货过账(基本) GoodsReceiptsEntryBasics–收货 1.课程综览: a)本文的讨论主题针对于采购订单收货,本文中会有一个新的名词介绍”movementtype”(移动类型) b)很多公司中,GRProcess(收货的处理)不仅仅只包括GR过账的动作,如果有用Warehouse模组,必要的附加流程会继续在StorageBinlevel(库位)上执行,这一部分不再本课程的讨论范围之内 2.课程目的: a)阐释PO采购订单交货时GR的用意 b)参照PO采购订单交货做GR的操作 c)阐述物料凭证中的要素 3.GoodsReceiptasPartoftheProcurementProcess a)做为一个严谨的闭环,集成,整合的ERP系统,物流和帐流应该是同步的.在SAP中,一旦GR过账(Posted),会同时生成物料凭证和会计凭证.,即同时更新库存数量与库存金额. b)GR数量会同步更新至PO c)物料凭证(MaterialDocument): GR过账后生成物料凭证,其中的讯息包括料号,数量,工厂,仓库. d)会计凭证(Accountingdocument): 如果该材料已被计价(Valuated),会同时生成会计凭证(accountingdocument),其中详尽记录了物料移动对财务账目的影响 4.GoodsReceipt a)移动类型(MovementType): -移动类型(MovementType)承担了库存管理中重要的控制功能 -移动类型(MovementType)在SAP中扮演着自动决定会计科目的角色 -同其他的影响要素一起,移动类型(MovementType)决定了哪些存货(Stock)与物料耗用(Consumption)科目被更新 -移动类型(MovementType)还决定了输入界面的布局,即选择不同的移动类型(MovementType)需要填写的栏位是不同的,举例,部门领料就需要填写部门的成本中心(CostCenter),工单发料就需要填写工单号或预留(Reservation) b)Transaction–MIGO物料移动的输入界面/程序 -OverviewTree: 最近的10笔凭证会在这里显示,这些凭证包括各种订单(Orders),预留(Reservation),物料凭证,持有数据等.可以参照这些凭证处理物料移动的抛转/过账以及物料凭证的产生. -HeaderData: 包含物料凭证相关的讯息,如凭证日期,过账日期等等,并且可以依据HeaderData找到对应的会计凭证. -ItemOverview,ItemDetail: 包含单身各项物料的相关讯息及财务账户分配的讯息. 5.Demonstration: EnterGoodsReceiptforPurchaseOrder 采购收货操作演示 a)Menupath: Logistics→MaterialsManagement→InventoryManagement→GoodsMovement→GoodsMovement(MIGO). b)参照PO生成GR收货项目: 可在MyDocument中找到最新的PO,选择Adopt或鼠标左键双击,可将Item讯息带入;或者直接输入PONumber亦可. c)确认收货数量(Quantity),收货工厂(Plant),仓库(StorageLocation),移动类型(MovementType) -确认收货数量(Quantity) -确认MovementType,Plant,StorageLocation -移动类型(MovementType)选择–界面的最右上方(这里是101) d)选中ItemOK e)选择保存(Save)或过账(Post) f)完成后自动生成物料凭证 g)查询相应的物料凭证(MaterialDocument)与会计凭证(AccountingDocument) 前面提到过,SAP是一个高度集成的ERP系统,物料的移动会同时生成物料凭证与会计凭证,这里我们就来看看这一笔GR过账后产生的物料凭证与会计凭证. --查询物料凭证(MaterialDocument) 还是在MIGO中依次选中”Display”–“MaterialDocument”-“MaterialDocumentNo.”-“Year”后执行.<或者使用T-Code: MB03,亦可依据MaterialDocumentNo.查询> --查询会计凭证(AccountingDocument) 跟我学SAP-MM-004-发票校验(基本) InvoiceEntry Basics–发票录入(基本) 1.课程综览: 本节课程主要介绍供应商采购订单PO交货发票的检核与校验. 2.课程目的: 完成本节的学习后你应该能 a)阐述发票的要素资讯 b)参照采购订单PO在SAP中完成基本的发票校验过程 c)阐述发票校验的目的与效用 3.InvoiceReceiptasPartoftheProcurementProcess a)ERP是一套实时反映/重现实务流,财务流的资讯系统,所以在学习ERP的过程中,要同时关注这两个方面,同时ERP本身是资讯流,串联起实务流与财务流. b)实务/帐务的移转: 给供应上的采购订单PO代表了公司希望供应商将货权移转给公司,同时会将资金移转给公司,收货入库代表供应上正式将货权移转给公司,而这里的发票录入则代表公司正式把资金移转给供应商,所以采购订单是一个简单采购流程的起点,而发票录入则是终点 c)当然实务中收货入库并不一定代表货权的移转,想一想第一节课程中介绍的供应商寄售(VendorConsignment)的货物,实物在公司,货权却还属于供应商,真正上线使用后才移转为公司自己的库存 d)同样的,发票录入后也不代表资金就移转给供应商了,一般的公司都是定期结转(如月结,季结,半年结)等,所以在收到发票的时候会记录一笔应付账款(AP),实际付款的时候再以现金/银行存款来冲销这笔应付账款(AP). e)发票校验(InvoiceVerification)是让你录入发票资讯,并产生贷方记录(表示欠别人钱)的功能,同时会检查价格是否正确. f)发票过账时,会同时在SAP中生成发票凭证(Invoicedocument)和会计凭证(Accountingdocument). g)发票验证(Invoiceverification)并不包含发票的付款与评估,这里的讯息会传递给其他的部门做后续处理.发票验证(Invoiceverification)是物料管理与内部/外部会计的接口. h)当参照采购订单PO录入发票时,系统会将PO中的资讯(如供应商,物料,数量,付款条件)作为建议值带入.如果发票的资讯与PO不一样,你可以复写这些建议值,系统会检查是这些复写的资讯是否允许,在检查过程中,会有警示/错误讯息弹出.如果你要复写的资讯与PO有相互矛盾的地方,系统将阻止对该发票付款(取决于系统设定). i)下图是一张典型的发票,以及应该包含的资讯. j)如果可能,发票应该参照采购订单PO录入并过账,这样做的好处是系统可以PO,GR上的数量,金额等栏位作为建议值录入. 4.Demo: InvoiceEntry a)发票录入(InvoiceEntry)的界面与前面介绍的PO,GR的画面非常类似 b)MenuPath&T-Code: Logistics→MaterialsManagement→LogisticsInvoiceVerification→DocumentEntry→Enter Invoice(MIRO) c)输入公司代码CompanyCode: 1000 第一次执行MIRO时会要求输入公司代码CompanyCode,后续在进入时公司代码CompanyCode会在表头(HeaderData)的basicdata页面中显示,如果要变更,选则菜单栏Edit->Switchcompanycode即可以. d) 选择交易(Transaction)类型–Invoice e)输入Invoicedate(发票日期),输入发票金额,选择稅别. f)在POReference页面输入PONumber,回车后会自动带出PO相关讯息.确认无误后点保存即过账并产生InvoiceNumber(这里就不截图了) g)如果输入的金额与PO的金额不一致,右上角的Balance栏位会显示差异,并依据系统设定决定这样的差异能够保存与过账. 跟我学SAP-MM-005-Unit 1: Test Your Knowledge Unit1-TestYourKnowledge OK,经过几天的努力,我们完成了Unit1TheProcurementProcessBasics的学习,这里我们先来回顾下我们的课程目标: a)描述外部采购的流程 b)了解SAP中与采购流程相关的各种组织要素 c)阐述这些采购流程相关的各种组织要素之间的关联 d)说出可以参照开立采购订单PO的系统凭证 e)说明采购订单PO的要素 f)生成并发出一张简单的采购订单 g)阐释PO采购订单交货时GR的用意 h)参照PO采购订单交货做GR的操作 i)阐述物料凭证中的要素 j)阐述发票的要素资讯 k)参照采购订单PO在SAP中完成基本的发票校验过程 l)阐述发票校验的目的与效用 完成以下练习以检核学习效果,答案附在后面... 1.Whichprocurementprocess(es)endasarulewiththegoodsreceiptand notwiththeinvoicedate? Choosethecorrectanswer(s). □AProcurementbyanotherplantsincompanyusingastocktransfer order. □BStocktransferofmaterialsbymeansofsubcontracting. □CNormalpurchaseofmaterialsfromavendorwithoutprovisionof components. □DProcurementofmaterialbymeansofconsignment. 2.Listtheorganizationallevelsrelevanttotheprocurementprocess. 3.Aplantcanbeassignedtoseveralcompanycodes. Determinewhetherthisstatementistrueorfalse. □True □False 4.Apurchasingorganizationcanactforseveralplants. Determinewhetherthisstatementistrueorfalse. □True □False 5.Apurchasinggroupmustalwaysbeassignedtoapurchasingorganization. Determinewhetherthisstatementistrueorfalse. □True □False 6.Apurchasingorganizationmustalwaysbeassignedtoacompanycode. Determinewhetherthisstatementistrueorfalse. □True □False 7.Youcancreateapurchaseorderwithreferencetoapurchaserequisition. Determinewhetherthisstatementistrueorfalse. □True □False 8.ListfourdifferentscreenareasintheordertransactionME21N. 9.Whichorganizationlevelsdoyouhavetoindicatewhenenteringapurchase order? Choosethecorrectanswer(s). □AClient □BCompanycode □CPlant □DStoragelocation □EPurchasingorganization □FPurchasinggroup 10.___and___aretwopossiblemessageoutputtypes. Fillintheblankstocompletethesentence. 11.Toenteragoodsreceiptwithreferencetoapurchaseorder,choosetransaction____.Thencho
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