项目部办公室岗位工作流程.docx
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项目部办公室岗位工作流程.docx
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项目部办公室岗位工作流程
项目部办公室岗位业务说明书
办公室主任
一、岗位职责
1、负责项目部往来文件的阅办,协调项目部各职能部门之间的关系,按照领导的意见,综合处理工作,发挥对内对外的桥梁作用;
2、负责人力资源管理工作,严格遵守国家的法规;掌握项目部的综合管理情况,按照项目部及项目部领导的要求及有关部署,办理相关管理有关事宜;
3、负责管理和使用项目部的印鉴,负责出具因公事对外联系的信函和证明;
4、负责项目部的后勤保障工作及领导和因公人员的小车管理;
5、负责项目部办公用品及生活用品的采购,管理好办公用品和各种办公设备,负责公司、分局及项目部内部文件的传阅;
6、负责项目部的宣传工作,在施工生产中搞好劳动竞赛活动;
负责档案管理和保密工作,抓好干部管理工作;
7、负责项目部的党务工作,抓好党员的管理工作。
负责项目部的工会、共青团和妇女的各项工作;
8、当好领导参谋,完成领导交办的其他工作。
二、岗位业务流程描述
1、年度工作计划编制流程
(1)控制目标
规范分局项目部办公室年度工作计划制定。
(2)适用范围
本流程自“提出工作计划”开始,至“形成最终执行计划”结束。
适用于项目部办公室系统年度计划编制工作。
(3)流程图
(4)流程说明
编
号
流程步骤
责任
部门岗位
适用政
策与制度
流程
步骤描述
输出
文档
备
注
流程开始。
01
提出工作安排
办公室主任
提出办公室年度工作计划安排。
办公室年度工作计划
02
编制工作安排
办公室其他人员
根据主任安排,编制各自岗位年度工作计划。
03
审核
办公室主任
对各岗位工作计划进行审核。
04
汇总
办公室主任
审核通过后,汇总各岗位工作计划,形成办公室年度工作计划。
05
审核
分管领导
对办公室年度工作计划进行审核。
06
执行
办公室主任
审核通过后,正式执行年度工作计划,并作为部门岗位工作完成情况的考核依据。
流程结束。
(5)输出文档模板
五分局**项目部办公室**年工作计划
一、工作思路
**年办公室工作总体思路是:
***.
二、工作要点
***
2、专项工作督查督办流程
(1)控制目标
规范分局项目部办公室专项督查督办工作。
(2)适用范围
本流程自“针对某项工作提出督查督办要求”开始,至“登记、归档”结束。
适用于项目部办公室系统专项工作督察督办。
(3)流程图
(4)流程说明
编
号
流程步骤
责任
部门岗位
适用政
策与制度
流程
步骤描述
输出
文档
备
注
流程开始。
督查督办通知单
01
提出要求
项目领导(分局)
分局或项目领导针对某项工作提出督查督办要求
02
草拟督查督办单
办公室主任
根据领导安排,就具体事项进行了解、分析,并草拟督查督办单。
03
审核
项目分管领导
对督查督办单内容进行审核。
04
办理
受督查督办部门
受督查督办部门严格按照督查督办单要求,按期办理具体事宜,并书面回复办公室。
05
整理材料
办公室主任
收集并整理受督查督办单位或部门回复的文字材料(对于未限期回复的进行催办)。
06
审核
项目经理
审核呈报文字材料。
07
登记归档
办公室主任
将督查督办材料登记归档。
流程结束。
(5)输出文档模板
督查督办通知单
编号:
办公室【】号页数:
签发日期:
年月日签发:
发至:
*****:
责任领导(个人)签字:
办结时间:
年月日
反馈时间:
年月日前
督办联系人:
联系电话:
注:
请在“责任领导(个人)签字”一栏签署后将本单传(送)我部。
文字秘书
一、岗位职责
1、严格执行《文件控制程序》、《记录控制程序》的规定,作好本单位体系文件(包括管理手册、程序文件、作业文件、技术标准、顾客提供的文件、记录等)的管理工作,确保管理体系文件的完整性、适宜性和有效性;
2、负责编制本单位受控管理体系文件清单,并按规定对受控文件进行跟踪控制;
3、负责将审批后文件及时正确地分发,并作好记录;
4、对受控和非受控文件,分别加盖受控和非受控标识,对保留的作废文件,加盖作废与保留两种标识;
5、根据有关部门发出的文件更改通知单,督促本单位的文件使用者及时进行更改;
6、应将文件分类编目、整理、保管,以便查阅,并注意防潮、防蚀、防止文件丢失、损坏;
7、应归档的文件应妥善保管,并定期进行归档,应处理的文件须及时处理,并按规定办理文件归档、借阅、处理手续;工程竣工后按有关档案管理规定和公司、分局的有关要求完成资料的整理、归档和移交工作;
8、按文件保密管理制度,作好保密工作;
9、负责项目部办公用品及生活用品的领用、发放和保管,管理好办公用品和各种办公设备,负责公司、分局及项目部内部文件的传阅;
10、负责项目部的劳资工作,严格遵守企业制度,做好人员工资核算工作;
11、负责管理和使用项目部的印鉴盖章;
12、来访客人的接待以及会议室的整理接待;
13、办理好部门主任交办的其他工作。
二、岗位业务流程描述
1、外部文件、传真接收处理流程
(1)控制目标
规范分局项目部办公室外部文件、传真接收流程。
(2)适用范围
本流程自“外部来文、传真”开始,至“处理完毕归档”结束。
适用于项目部办公室系统外部来文、传真的处理。
察督办。
(3)流程图
(4)流程说明
编
号
流程步骤
责任
部门岗位
适用政
策与制度
流程
步骤描述
输出
文档
备
注
流程开始。
01
接收
秘书
接收文件、传真,并在登记薄上登记。
收文登记表
02
打印
秘书
打印文件或传真,纸质版复印后保留原件。
03
呈报
秘书
事务性传真由文字秘书附附件,一并呈报办公室主任审核。
文件处理卡
04
呈报
秘书
紧急事务性传真由文字秘书直接呈递领导审核。
05
审核
主任
审核内容及附件,填写文件处理卡,呈报领导审批。
06
审批
相关领导
审批文件。
07
办理
秘书
按照领导批示意见办理。
流程结束。
2、重大事项内部报告流程
(1)控制目标
规范分局项目部办公室重大事项内部报告。
(2)适用范围
本流程自“重大事项收集”开始,至“审核上报、归档”结束。
适用于项目部办公室系统重大事项内部报告的处理。
(3)流程图
(4)流程说明
编
号
流程步骤
责任
部门岗位
适用政
策与制度
流程
步骤描述
输出
文档
备
注
《中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度》
流程开始。
重大事项内部报告表
01
报告重大事项
相关部门
根据文件要求,有重大事项的部门及时报告,当月没有重大事项发生的,在月末最后一个工作日反馈情况说明。
02
收集
文字秘书
有重大事项的及时收集汇总,并交部门主任审核;无重大事项的情况说明统一汇总归档。
03
审核
办公室主任
审核重大事项是否上报,需上报的交项目经理审核。
04
审批
项目经理
审批重大事项是否上报。
05
上报
文字秘书
根据项目经理审批意见,将重大事项及时上报分局办公室(一般先电话再书面,确保及时性)。
流程结束。
(5)输出文档模板
中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度
中国水利水电第五工程局有限公司
重大事项内部报告制度
第一章总则
第一条为规范中国水利水电第五工程局有限公司(以下简称“公司”)重大事项的内部报告、传递程序,保证信息披露的真实、准确、完整、及时、公平,保护公司利益,确保公司规范运作,根据《中华人民共和国公司法》、《中国水利水电建设股份有限公司重大事项内部报告制度》和《中国水利水电第五工程局有限公司章程》等有关规定,制定本制度。
第二条重大事项内部报告制度是指当公司或所属各单位、各子公司、控股或参股公司等,发生或即将发生可能对中国水电股票及衍生品种的交易价格、公司正常经营活动产生较大影响的任何事实或事件以及本制度规定的其他重大事项时,负有报告义务的单位和个人应按照本制度要求,及时高效将有关信息向公司报告的制度。
第二章组织机构和职责
第三条公司执行董事(总经理)统一领导和管理重大事项内部报告工作,总经理工作部主任具体组织和协调公司的重大事项的内部报告工作。
第四条下列单位为本制度所称重大事项的报告义务单位:
公司总部各部门、公司属各单位、各子公司、参股公司、派出机构以及其他负有报告义务的部门或单位。
公司总部各部门及各派出机构负责人、公司属各单位的主要负责人、各子公司的董事、监事和高级管理人员,全面负责本部门或本单位、本公司的重大事项报告工作;对于各参股公司,公司所委派的董事、监事或高级管理人员负责参股公司重大事项的报告和日常联系工作。
上述报告义务的单位(子公司)、派出机构应当指定一名部门主任级别、公司总部部门应当指定一名部门副主任级别人员作为本单位(子公司、部门)重大事项报告工作的日常联系人,日常联系人应当熟悉相关业务和法律法规,并报总经理工作部备案;若日常联系人发生变动,应于发生变动之日5个工作日内向总经理工作部办理变更登记。
上述报告义务的部门或单位应由相关的专门机构具体承担本部门或单位重大事项的报告工作。
第五条下列人员为本制度所称重大事项的报告义务人:
(一)公司领导班子成员、高级管理人员;
(二)公司总部各部门负责人;
(三)公司属各单位领导人员;
(四)公司属各子公司董事、监事、高级管理人员;
(五)公司委派至参股公司的董事、监事、高级管理人员;
(六)公司各派出机构主要负责人;
(七)上述部门或单位指定的日常联系人。
上述报告义务人均负有按照本制度规定的时点向公司报告其职权范围内所知悉的内部重大事项的义务,并对所报告事项及相关资料的真实性、准确性和完整性负责。
第六条公司总经理工作部是公司重大事项内部报告工作的归口管理部门,具体承担重大事项内部报告的相关工作。
第三章重大事项的范围及报告时点
第七条本制度所称重大事项,包括但不限于:
(一)拟提交公司党政联席会、总经理办公会等会议审议的事项及相关决议,应当及时报告。
(二)发生的以下重大事项,应当于中标通知书发布或合同签署前5个工作日内报告:
1、签订与日常生产经营活动相关的境内重要合同(包括一般承包与联合体承包,施工、劳务分包与工程分包等)的合同额达到人民币1亿元以上,制造安装及设计咨询、试验检测、物业服务、职业教育等多元业务合同额达到人民币1000万元以上;
2、境内投资(包括固定资产投资、设备购置、转让或收购股权、合资、委托理财、BT、BOT等合同)、融资(包括委托贷款)等达到以下标准的:
(1)合同额或交易涉及的资产总额达到人民币5000万元以上;
(2)合同履行或交易预计产生的利润达到人民币500万元以上。
3、海外业务涉及金额达到1000万美元以上。
(三)对外任何担保(包括但不限于因申请由银行向第三方出具的投标保函、预付款保函、履约保函等提供的反担保)。
(四)进行关联交易事项,达到以下标准之一的,应当在合同签署前5个工作日报告:
1、与关联自然人之间发生的交易金额在人民币10万元以上的关联交易;
2、与关联法人发生的交易金额在人民币100万元以上的关联交易;
3、根据证券监管机构要求应当披露的其他关联交易。
由公司财务部牵头相关业务部门配合于每季度结束后15个工作日内向公司总经理工作部报送关联交易的数据统计和分析。
公司投资部应当将关联人变化事宜发生之日起5个工作日内向总经理工作部报送因股权关系导致公司关联人变化的关联人名单及关联关系的说明。
(五)发生重大诉讼、仲裁事项,达到以下标准之一的,应当及时报告:
1、涉及金额在人民币50万元以上的(标的额为外币的,按立案当日汇率折算)的重大诉讼、仲裁事项;
2、虽未达到前款标准或者没有具体涉案金额的,但基于案件特殊性,可能对公司产生较大影响的诉讼、仲裁事项;
3、涉及公司相关决议被申请撤销或者宣告无效的诉讼事项;
4、涉及到公司法定代表人个人及各单位(子公司)主要负责人本人的诉讼、仲裁事项。
(六)出现下列可能致使公司面临重大风险的情形时,应当及时报告:
1、发生重大亏损或者遭受重大损失;
2、发生重大债务或重大债权到期未获清偿;
3、可能依法承担的重大违约责任或大额赔偿责任;
4、计提大额资产减值准备;
5、拟决定解散或者被有权机关依法责令关闭;
6、预计出现资不抵债;
7、重大的购置资产;
8、主要债务人出现资不抵债或进入破产程序,公司对相应债权未提取足额坏账准备;
9、主要资产被查封、扣押、冻结或被抵押、质押;
10、主要或全部业务陷入停顿;
11、发生重大安全生产事故;
12、因涉嫌违法违规被有权机关调查或受到重大行政、刑事处罚;
13、主要负责人无法履行职责或高级管理人员因涉嫌违法违规被有权机关调查或采取强制措施及出现其他无法履行职责的情况;
14、因前期已报告的信息存在差错,未按规定报告或虚假记载,被公司责令改正后报送的;
15、公司认定的其他重大风险情况。
(七)负有报告义务的部门或单位,其内部发生下列情形之一的,应当及时报告:
1、部门或单位的主要领导变更情况;
2、变更名称、章程、注册资本、注册地址等;
3、经营方针和经营范围发生重大变化;
4、减资、合并、分立;
5、变更会计政策、会计估计;
6、生产经营情况、外部条件或生产环境发生重大变化(包括产品价格、原材料采购、销售方式发生重大变化等);
7、新颁布的法律、法规、部门规章、政策可能对公司经营产生重大影响;
8、获得大额政府补贴等额外收益,转回大额资产减值准备或者发生可能对公司的资产、负债、权益或经营成果产生重大影响的其他事项;
9、其他可能影响公司声誉、经营活动等重大事项。
第八条报告义务人已按照第七条所述的重大事项向公司报告后,还应当按照下述规定持续报告重大事项的进展情况:
(一)负有报告义务的部门或单位就该重大事项形成决议的,及时报告决议情况;
(二)拟就该重大事项与有关当事人签署意向书或者协议的,应提前5个工作日报告意向书或者协议的主要内容;上述意向书或者协议的内容或履行情况发生重大变化或者被解除、终止的,及时报告发生重大变化或者被解除、终止的情况和原因;
(三)该重大事项获得有关部门批准或者被否决的,及时报告批准或者否决的情况;
(四)该重大事项出现逾期付款情形的,及时报告逾期付款的原因和付款安排;
(五)该重大事项涉及的主要标的物尚未交付或者过户的,及时报告交付或者过户情况;超过约定交付或者过户期限三个月仍未完成交付或者过户的,及时报告未如期完成的原因、进展情况和预计完成的时间,并每隔三十日报告一次进展情况,直至完成交付或者过户;
(六)该重大事项发生可能对中国水电股票及其衍生品种交易价格产生较大影响的其他进展或者变化的,及时报告进展或者变化情况。
第四章重大事项报告程序
第九条重大事项的报告应遵循下列程序:
(一)报告义务人在知悉本制度第七条所述重大事项发生时,按照本制度规定的时点以电话或传真(并加盖公章)等书面方式向公司总经理工作部报告;特别重大或紧急的事项可直接向公司执行董事(总经理)报告,并及时书面报至公司总经理工作部;
(二)负有报告义务的单位发生本制度第七条所述重大事项时,公司相关管理部门应对报告事项内容进行确认,并在收到总经理工作部报告的一个工作日内将确认结果反馈给总经理工作部;
(三)公司总经理工作部对报送的重大事项进行合规性审查,确定是否属于法定的披露事项,若属于法定披露事项,提请公司执行董事(总经理)批准后,及时报至股份公司董事会办公室,履行相应的披露程序;若不属于法定披露事项,提请公司执行董事(总经理)审批后,总经理工作部建档备案。
(四)对于第(三)款中不属于法定披露事项,总经理工作部应根据实际情况,组织有关方面及时与有关部门进行沟通与交流或进行必要的澄清。
第十条本制度第九条第一款所述的“有关书面材料”,包括但不限于:
(一)发生重大事项的原因、各方基本情况、重大事项的主要内容;
(二)所涉及的中标通知书、合同意向书或协议书等相关法律文件;
(三)所涉及的政府批文、法律法规、法律文书等;
(四)公司总法律顾问、法律事务部、中介机构关于重大事项出具的法律意见;
(五)部门或单位内部对重大事项审批的意见、相关决议;
(六)公司执行董事(总经理)、总经理工作部或报告义务人认为与事项密切相关的其他重要材料。
第十一条总经理工作部需要进一步了解重大事项的详细情况的,报告义务人应当积极配合。
第十二条总经理工作部应根据公司实际情况,适时组织对报告义务人进行公司治理及信息披露等方面的培训,以保证公司内部重大事项报告的及时和准确。
第十三条总经理工作部及负有报告义务的单位应当建立重大事项的管理台帐。
第五章保密措施
第十四条在重大事项报告过程中,应当合理界定需要知悉该重大事项人员的范围。
任何接触或知悉重大事项的单位和个人均负有保密义务,在其任职结束后仍然有效,直至该秘密成为公开信息。
涉及公司或相关部门、单位对外商务谈判、投资及股权变更、资产债务重组等事项,当事各方必须在事情发生前签署《保密协议》,任何人不得在公司依法履行信息披露义务前泄露该信息。
第十五条负有报告义务的公司部门或单位,按相关要求向银行、税务、工商、统计、国资委等外部单位报送的材料、报表等含有第七条所述重大事项的,应事先征求总经理工作部意见。
第六章奖惩
第十六条公司建立重大事项报告的考核评价制度。
第十七条由于报告义务人的失职,对应报告重大事项瞒报、少报、漏报或导致重大事项泄漏的,公司将追究相关报告义务人的责任;由此给公司带来不良影响或损失的,公司将根据公司遭受损失的程度向其提出适当的赔偿要求;情节严重触犯有关法律的,由司法机关处理。
第七章附则
第十八条本制度所称“及时”是指第七条所列重大事项发生的当天。
本制度中的“以上”均包含本数。
第十九条负有报告义务的部门或单位应根据本办法,制定本部门或单位的重大事项报告制度,应报公司总经理工作部备案。
第二十条本制度未尽事宜,适用有关法律法规、《中国水利水电第五工程局有限公司章程》等规章制度的有关规定。
第二十一条本制度及其修订自公司总经理工作部印发之日起生效。
第二十二条本制度由公司总经理工作部负责解释。
重大事项内部报告表模板
重大事项内部报告表
编号:
【】号
报告义务人:
报告时间:
年月日
报告主题:
报告内容:
附:
相关书面材料共页
3、收文处理流程
(1)控制目标
规范分局项目部收文处理工作。
(2)适用范围
本流程自“收文登记”开始,至“归档”结束。
适用于分局项目部收文登记工作。
(3)流程图
(4)流程说明
编
号
流程步骤
责任
部门岗位
适用政
策与制度
流程
步骤描述
输出
文档
备
注
流程开始。
01
收文
文字秘书
接收文件,做好收文登记,填写文件处理卡。
02
审核
主任
审核,并呈请相关领导(部门)阅办。
03
批示
相关领导
审核文件,并作出相应批示。
04
传递
文字秘书
负责文件传递和催办。
05
办理
文件承办部门
根据领导批示,办理文件,制定相关措施,反馈办理结果。
06
归档
文字秘书
收回文件,并做好归档工作。
流程结束。
(5)输出文档模板
文件处理卡片
文件处理卡片
来文单位
来文编号
来文份数
1
文件标题
收文日期
年月日
收文编号
缓急
类别
办公室
意见
领导
意见
运转
(传阅)
记录
签名
日期
备注
主办部门
意见
处理结果
归卷日期
年月日
归入卷号
收文登记表
收文登记表
序号
文件字号
文件标题
收文日期
备注
4、发文流程图
(1)控制目标
规范分局项目部发文处理工作。
(2)适用范围
本流程自“起草文件”开始,至“发文并做好发文登记”结束。
适用于分局项目部发文处理工作。
(3)流程图
(4)流程说明
编
号
流程步骤
责任
部门岗位
适用政
策与制度
流程
步骤描述
输出
文档
备
注
流程开始。
01
拟稿
发文部门
发文部门根据具体事宜草拟文件,并由部门主任审核。
02
审稿
办公室文字秘书
审核文字,统一排版并制作文件签发底稿
分局公文管理办法
03
制作文件
相关部门(领导)
审阅文件,并提出意见和建议,没有异议签字确认。
04
办公室签署意见
办公室主任
办公室主任审核文件,并根据会签情况,确定是否呈请领导签发。
05
会签
职能部门、领导
审查文件内容,提出异议反馈给发文部门。
06
签发
领导
签发文件。
07
出正式文件
办公室
根据领导签发意见,打印红头、盖章,形成正式文件。
08
发文
办公室
将正式文件
流程结束。
(5)输出文档模板
发文处理卡
签发人
办公室
审核意见
主办部门
及负责人
会签
部门
负责人
拟稿人
标题
字号
密级
缓急时限
主送
附件
主题词
抄报
抄送
拟稿日期
年月日
份数
文件审核签发卡片
发文登记表
发文登记表
序号
文件字号
文件标题
发文日期
备注
4、印章申领、启用流程
(1)控制目标
规范分局项目部印章申领、启用工作。
(2)适用范围
本流程自“提供书面申请”开始,至“函告办公室并废弃旧印章”结束。
适用于分局项目部印章申领
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