财务管理蓝图设计财务管理 V101combin.docx
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财务管理蓝图设计财务管理V101combin
ERP项目
SAP系统标准模板V1.01
业务蓝图详细设计
财务管理卷
XXXXERP项目财务组
二○○五年十一月
版本
生成日期
作者
修改注释
1.01
2005/11/29
财务组
根据化学公司业务蓝图进行修订
1.财务管理业务蓝图的总体设计
1.1标准模板V1.01的系统功能应用
标准模板V1.01是基于化学公司的蓝图,对原有V1.0标准模板进行更新和完善。
它包括以下这些内容:
1)对原有模版中的某些定义作进一步的解释,使之具有可操作性;
例如:
原因代码,成本组件分割,标准成本估算,成本分析
2)对原有模版中未涉及但业务上确有需求且具普遍性的内容予以新增;
例如:
客户承兑汇票,付款工作流,内部订单计划,目标成本版本
3)对原有模版中应该涉及但因需求不明尚未涉及的项目进行补充。
例如:
投资,新总账以及合并报表的相关内容
2.财务会计
2.1总账
2.1.1原因代码
设计点
对原有模版中涉及的原因代码事项作进一步的解释。
目的/用途
原因代码对现金流量表的准确性起到至关重要的作用,在蓝图审阅的过程中,客户希望在蓝图中就原因代码字段的必输与否的问题予以明确。
新的设计标准
由于原因代码是编制现金流量表的分类依据,对现金流量表的准确性起到至关重要的作用,为了避免用户漏输和错输原因代码以及减少月末关账的工作量,原则上应将此字段设为必输字段并设置相应的替代规则,但由于启用自动付款和外币重估的限制,此字段现设为可选字段。
2.2应收帐款
设计点
对原有模版中未涉及但在蓝图的审阅过程中发现确有需求且具普遍性的客户承兑汇票流程予以新增。
目的/用途
由于客户承兑汇票流程对于存在汇票业务的企业而言,具有普遍的适用性;因此,将其列为蓝图更新的一部分。
新的设计标准
新增了客户承兑汇票流程。
2.2.1客户承兑汇票收款业务处理
L4流程号码
1.2.2.1-05
流程名称
客户承兑汇票收款业务处理
流程说明
此流程适用于财务应收会计在收到客户的承兑汇票付款后,根据收款的具体情况在系统中进行预收款处理或客户收款清账处理,以及对承兑汇票的后续处理。
流程版本
V1.0
适用SAP标准模板版本
V1.5
版本
生成日期
作者
修改注释
1.0
2005/11/18
1.业务需求描述
1)需要对公司因销售产品、商品、提供劳务和服务而形成的应收款项、预收款项、核销欠款所进行的一系列的业务核算进行处理。
2)收到客户承兑汇票的处理与其它方式的收款相比有其特殊之处,因此单独列为一个流程。
2.标准流程说明
1)应收账款会计在收到业务部门经办人提交的客户承兑汇票后,应首先验证承兑汇票真伪和有效性。
如确认可以接受,需要判断该笔付款是核销应收账款还是客户的预付账款,如果是客户的正常付款,则在系统中针对销售订单进行承兑汇票的收款过账并核销客户的欠款,如果是客户的预收账款,则在系统中进行承兑汇票的预收账款处理;
2)对于收到的承兑汇票,根据海油集团资金管理的相关规定,确定选择贴现,还是选择到期办理银行托收;
3)在凭证处理过程中,需要反映相关的税务信息,如:
增值税、营业税等。
用户角色
步骤
编号
流程描述
事务代码
T.Code
数据输入
数据输出
业务部门经办人
1
执行标准订单处理及对外开票的业务流程或无销售订单的开票流程
2
向财务部门的应收账款会计提交客户的承兑汇票
承兑汇票
应收账款会计
3
审核承兑汇票真实性和有效性,以及是否符合公司相关规定
4
如果不符合要求,退回业务部门
5
对客户付款相关信息进行审核,确定客户付款的性质,即属于预收款还是正常的客户清欠款
6
如果确定为客户清欠款,则在系统中进行收承兑汇票和清账处理
F-36
在SAP系统生成相关客户的应收票据,生成相关的应收账款行项目被清账
7
如果为预收账款,则在系统中进行承兑汇票的预收账款的过账处理
F-36
在SAP系统生成相关客户的应收票据和预收账款
8
根据公司承兑汇票管理相关规定,确定后续处理方式
9
如果选择贴现,则在系统中进行承兑汇票贴现的过账处理
F-30
相关客户的应收票据被清账
10
如果选择到期办理银行托收,则在系统中进行承兑汇票托收的过账处理
F-30
相关客户的应收票据被清账
3.标准流程与业务现状的差异
目前的财务系统中的应收账款形成全部是手工处理的,SAP会在销售模块中,通过对客户开票的功能自动形成应收账款,然后再进行后续的收款清账操作。
4.相关系统配置
1)收款和预收款的凭证类型
2)应收票据的特殊总账标识和备选统驭科目
3)预收账款的特殊总账标识和备选统驭科目
5.相关系统接口
无
6.数据转换的考虑
建立客户主数据
7.输入表单
承兑汇票
8.输出表单/报表
无
9.流程的关键绩效指标(KPI)
1)销售部门的相关人员及时提交承兑汇票;
2)应收账款会计对预收账款或清欠款的及时记账处理。
10.角色权限设置
只有应收账款会计才能进行客户收款的操作。
2.2.2非贸易客户和供应商统驭科目的设定及帐务处理原则
设计点
补充原有蓝图中针对非贸易的客户和供应商统驭科目设定和帐务处理的原则。
目的/用途
阐明并确定非贸易的客户和供应商统驭科目设定和帐务处理的原则并要求所有实施SAP的海油单位遵守执行。
新的设计标准
为了规范客户供应商统驭科目与特别总帐科目的管理,规定无论贸易与非贸易的客户和供应商,其统驭科目统一为应收帐款(内部或外部)、应付帐款(内部或外部),对于非贸易的客户和供应商在帐务处理时,结合会计制度的规定,使用特别总帐标志使能记到其他应收款(内部或外部)、其他应付款(内部或外部)。
但对于作为供应商管理的内部员工,其统驭科目设置为其他应付款。
2.3应付帐款
2.3.1付款工作流
设计点
对原有模版中未涉及但在蓝图的审阅过程中发现确有需求且具普遍性的付款工作流功能予以新增。
目的/用途
由于付款的审核流程是一个重要的内控点,付款工作流功能的启用,提高了企业付款的安全性,具有普遍的适用性;因此,将其列为蓝图更新的一部分。
新的设计标准
为了加强企业的内控,在付款流程中,可以加入SAP标准的工作流功能,以付款凭证的类型触发工作流,实现不同金额/不同级别的审批,通常情况下,系统将提供三级审批的工作流,如各二级单位确有需要增加审批级次的,须提供相应的审批结构,现举例如下:
1)申请人提交付款申请单,先由业务部门内部审核。
2)业务部门审核通过的付款申请单提交外务部门。
经办人和复核人做一级审批.这个步骤是作为付款的开始点。
3)一级审批通过以后,在交由资金部门主管或岗位经理做二级审批.如金额在人民币XX万元以下,则无需再做审批流程。
4)如果金额在人民币XX万元以上,则在二级审批以后,交由财务总监做三级审批。
2.4投资科目的业务处理方案
设计点
对原有蓝图补充投资科目的业务处理规范。
目的/用途
根据报表要求,长、短期投资科目、长、短期借款科目、应收/应付股利、应付债券等投资类别的科目需要根据明细项目统计业务数据。
新的设计标准
建议在凭证录入时维护特殊字段,用于记录股票、基金、债券、金融机构、投资/被投资单位等信息,此方案需要在系统中进一步测试。
初步讨论研究系统实施的方案包括以下三个:
1)使用codingblock技术开发三个客户化字段,并在相关财务表中增加这些字段,能够以增加的字段进行检索查询,并有维护相关客户化字段的相关事务;
2)建立特殊的供应商组,将这些科目做成统驭科目;
3)凭证文本中标注,并手工出示报表。
最终的方案需要在测试后确定。
2.5新总账功能的应用
2.5.1凭证分解
设计点
补充准备在海油项目中推广使用的新总帐功能-凭证分解。
目的/用途
使用凭证分解功能的目的是为了支持中海油出具利润中心资产负债表、损益表的需求。
新的设计标准
在MYSAPECC5.0或以上版本中激活凭证分解功能,并进行相关设置,使系统能够以利润中心作为关键字段来进行凭证中借贷平衡的校验,提供出具利润中心资产负债表的基础.为了支持此设置,注意在科目等相关的字段状态组中将“利润中心、成本中心”字段设为可选。
2.5.2CO-FI的实时集成
设计点
补充准备在海油项目中推广使用的新总帐功能-CO-FI实时集成。
目的/用途
使用CO-FI实时集成功能的目的是为了使在CO内部执行的任何分摊、分配的反记帐,都可以实时生成FI的凭证,以保证CO与FI的一致。
新的设计标准
在SAPECC5.0及以上版本中,通过系统定制可以实现CO与FI的实时集成功能,即在CO内部执行的任何反记帐,都可以实时生成FI的凭证,但同时也仍激活CO中的统驭分类帐,以使系统中提供的基于统驭分类帐的报表仍然可用。
建议所有公司代码使用一个实时集成变式。
2.6关联交易业务处理的相关事项
设计点
补充针对内部关联交易处理中的一些具体设计和处理中需关注的相关事项。
目的/用途
基于合并报表的需求,需要在内部关联交易的处理上进行一些必要的设计和规范,并要求所有实施SAP的海油单位遵守执行。
新的设计标准
1.统一今后在系统内维护内部客户、内部供应商主数据的流程——由各公司申请,总公司统一编号并维护。
2.和中海油集团范围内的公司间(跨法人单位)的往来交易必须通过内部客户、内部供应商进行记录,对于这部分交易要求通过“应收-内部”、“其收-内部”、“应付-内部”、“其付-内部”等科目进行核算。
建议采用系统标准的流程进行处理:
由一方公司代码的采购订单触发另一方公司代码的销售订单,在系统中会生成一个连贯的单据流,便于实时跟踪。
3.对于跨公司代码的资产调拨建议采用系统标准的流程进行处理:
1)公司间物料转储2)公司间固定资产调拨,系统会在双方公司代码同时自动记帐,并使用“内部往来-公司间调拨(SAP)”生成凭证。
4.同一公司代码下的不同利润中心(分公司或事业部)之间的往来业务处理,统一通过“内部往来-利润中心间往来”核算,同时输入伙伴利润中心字段,月结后此科目必须在公司代码层账户余额为零。
5.统一三个‘内部往来’会计科目的使用原则(*SAP表示系统自动,不能用于手工输入):
1)“内部往来-公司间调拨(SAP)”:
用于核算公司间物料转储和公司间固定资产调拨等跨公司代码的调拨业务,系统在双方公司代码同时自动记帐,并使用这个内部往来的中间科目生成凭证;
2)“内部往来-利润中心间往来”:
用于核算同一公司代码下的不同利润中心之间的往来业务处理,需要输入伙伴利润中心,仅局限在同一法人单位下的分公司或事业部之间使用,月结后此科目必须在公司代码层帐户余额为零;
3)“内部往来-利润中心凭证分解(SAP)”:
用于同一公司代码凭证中不同利润中心的系统自动的凭证分解,以保证任一利润中心的记帐平衡。
6.明确了‘内部单位’科目的科目性质和输入要求:
1)内部客户、内部供应商主数据中必须维护贸易伙伴字段,其统驭科目为“应收-内部”、“其收-内部”、“应付-内部”、“其付-内部”、“应收票据-内部”、“应付票据-内部”、“预收-内部”、“预付-内部”;
2)长期投资-权益法-控股,投资收益-权益法-控股,以及所有其它非统驭的‘内部单位’科目),要求输入贸易伙伴;
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