电子档案管理制度.docx
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电子档案管理制度.docx
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电子档案管理制度
电子档案管理制度
一、总则
1、为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水
平,有效地保护及利用电子档案,为公司发展服务,特制定本制度。
2、公司电子档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接
形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历
史电子文件记录。
3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各
种附件一律不准抽存),项目结案后及时归档。
4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,
不得擅自带走或销毁。
二、归档范围
1、公司资料:
规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。
2、技术资料:
设计规范、产品施工图、项目资料。
3、模板资料:
文字类、图纸类及程序类资料。
4、学习资料:
读书、技能及拓展学习资料。
三、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责电子档案的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,严格按照本制度
的“文件分类及编号方法”进行分类、编号,每周一上午将上周文
件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由
主办部门或人员收集,会议文件由行政部收集。
四、归档要求
(一) 文件的登记
1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、
完整性和有效性进行检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核
结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录 A 表 A.1)。
2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页
(见附录 B 的表 B.1),以各文件夹为单位填写续页(见附录 B 的表
B.2)。
3、电子文件登记表为树式链接,在上级电子文件登记表中建立链接,
通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。
4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。
(二) 文件分类及编号方法
1、档案管理负责人按照“附录 C”对文件进行分类。
2、电子文件稿本代码:
M(manuscript)—草稿性电子文件;U
(unofficial)—非正式电子文件;F(formal) — 正式电子文件。
3、电子文件类别代码:
T(text)— 文本文件;I(image)— 图
像文件;C(chart)—图形文件;V(video)—影像文件;
A(acoustical)— 声音文件;H(hypermedia)— 超媒体链结文件;
P(program)— 程序文件;D(data)— 数据文件。
(三) 文件格式规定
1、文字型电子文件以 WORD、PDF、TXT 为通用格式。
2、扫描型及图片型电子文件以 JPEG、JPG 为通用格式。
3、视频和多媒体电子文件以
FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA
为通用格式。
4、音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件,如无法转换为通用格式且在存
档电脑上无法打开,则必须在存档电脑上安装相关软件。
(四) 注意事项
1、档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之
间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料均应齐全完整。
3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应
依序排列在一起,即正件在前,附件在后;草稿在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并
进行系统的排列。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与
安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者需填写《归档电子
文件借阅单》(见附录 D 的表 D.1),报主管人员批准后,方可借阅。
未经批准,任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
2、借阅时,应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅
人专用文件夹,借阅人应在当天将借阅档案剪切另存,以免增加共
享文档的负担。
3、档案不准转借,必须专人专用。
七、档案的安全管理
1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码,
填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录 E 的表 E.1),并提交
总经理备案。
2、档案电脑密码应 3 个月更改一次。
3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密,填写《加密
文件登记表》(见附录 E 的表 E.2),并提交总经理备案。
移交、接收检验日期
检 验 项 目
检 验 结 果
移交部门
接收部门
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
文件格式检验
需收集软件及说明检验
填表人(签名)
审核人(签名)
附录 A
表 A.1 归档电子文件移交、接收检验登记表
文件夹名称
形成时间
是否加密
登记人员
链 接
备 注
备注
附录 B
表 B.1 归档电子文件登记表(首页)
文件编号
文 件 名 称
形成时间
文件稿
本代码
文件类
别代码
是否加密
登记人员
链 接
备 注
附录 B
表 B.2 归档电子文件登记表(续页)
附录 C
归档计算机各盘分类
借 阅 人
借 阅 时 间
借 阅 用 途
借阅文件编号
借阅文件名称
文件稿本代码
文件类别代码
借阅文件是否加密
主管人员意见
日期:
经办人(签字)
日期:
借阅人确认
日期:
备注
附录 D
表 D.1 归档电子文件借阅单
序 号
用户名
密 码
设置时间
设置人员
总经理确认
备 注
附录 E
表 E.1 档案电脑用户名及密码登记表
文件编号
文件名称
文件稿本代码
文件类别代码
密 码
加密时间
设置人员
总经理确认
备 注
附录 E
表 E.2 加密文件登记表
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