程序与函件流程管理系统.doc
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程序与函件流程管理系统.doc
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OA需求分析与详细设计手册(第四分册)
程序文件与技术函件流程管理系统
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目录
一设计目标 3
二程序文件流程管理 3
2.1角色设计 5
2.2程序文件表单设计 5
2.2.1程序文件的发起 6
2.2.3程序文件处理表单 7
2.3程序文件归档与发布 14
三技术函件的流程管理 15
3.1函件角色定义 15
3.2函件收文流程设计 16
3.2.1函件处理表单设计 17
3.2.2函件登记 17
3.2.3函件处理表单 18
3.3函件发文流程设计 20
一设计目标
实现程序文件和技术函件管理的程序化、规范化控制,使程序文件的编写、校核、审定、审查、批准、升版、分发过程和函件的拟稿、核稿、签发、内部分发、签批、承办、阅知过程电子化。
二程序文件流程管理
程序文件是公司生产活动的依据性文件,程序文件包括管理程序、技术程序,其中技术程序包括运行规程、维修程序、技术服务程序、保健物理专项程序。
创建和升版程序文件构成了程序文件管理的主要内容。
具体包括管理程序和技术程序的编写(升版)布置、编写、文档审查、校核、审定、质保审查、会签、批准全部流程的控制和管理;还包括程序文件管理员(信息文档处)对程序文件的生效、归档和发布。
程序文件的编、校、审、会签、批准等过程中,每一个环节都有一个角色来处理,每个角色通过处理“程序文件处理单”来完成文件处理工作。
流程结束后,由文件管理员(信息文档处)将程序文件的文本和流程表单归档到公司文档数据库。
程序文件处理流程设计如下:
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2.1角色设计
程序文件流程角色设计如下:
l程序协调员(根据质保程序定义):
负责发起程序文件的创建和升版。
l编写人员:
负责编写新的或升版的程序文件;负责校核程序文件。
l部门领导:
负责管理程序的审定,技术程序的会签、批准,程序文件的发起。
l公司领导:
负责批准或会签程序文件。
l文件管理员(信息文档处):
负责对程序文件的文档审查、生效、归档和发布
2.2程序文件表单设计
程序文件创建或升版的发起人,通过填写程序文件的选择表,在表中确定创建程序文件的类型、代码、名称,或者是需要升版的程序,然后进入“程序文件处理表单”来完成发起工作。
程序文件流程中每个环节的角色通过处理“程序文件处理单”完成各自的工作。
各角色在处理表单时,通过处理“表单”确定本人的意见,同时执行“动作”确定表单下一步的流向。
程序文件的流程结束后,文件管理员(信息文档处)将程序文件归入文档数据库。
2.2.1程序文件的发起
处室领导和各处室的程序协调员负责发起程序文件,程序文件的发起应区分创建和升版两种情况,“创建程序”引导界面设计如下:
四填写内容
五提交表单
三选择类型
二查询类型
一下拉类型
l先查询程序分类、程序类型和程序子类,以确定想要创建的程序的类型,
l后提交:
在列表中选择一条记录,它的相关信息将会反映到界面上,适当修改程序信息(如编码、名称),然后提交以引导出程序表单
“升版程序”引导界面设计如下:
三提交表单
二选择需升版的程序
一根据条件,查询需要升版的程序文件
l先查询以找出想要升版的程序文件
l后提交:
选择一个想要升版的程序文件,它的相关信息将会反映到界面上,然后点击此按钮将会引导出程序处理表单
2.2.3程序文件处理表单
程序文件处理表单的形式设计如下:
上图说明如下所示:
l程序文件表单的上方显示程序文件的名称、代码、版次、页数和附件数等
l编写:
编写框中显示编写人姓名和编写日期
l校核:
校核框中显示校核人姓名和校核日期
l审定:
审定框中显示审定人姓名和审定日期
l审查(质保审查):
审查框中显示审查人的姓名和审查日期
l会签:
会签框中显示会签人姓名和会签日期
l升版原因:
若是升版的程序文件,可以在此栏填写升版原因
l批准实施:
此处显示程序文件的批准人姓名
l生效日期:
公司领导批准后,程序文件的生效人对程序文件进行检查排错通过后的生效日期
l分发:
显示程序文件分发的公司领导和各处室(各处室的程序文件接收员负责接收本处室的程序文件)
表单的处理环节设计如下:
上图说明如下:
l动作:
比如“提交编写”,“退回”等动作,表示表单的流向。
l提交:
选择完“动作”后即可点击此按钮,将表单发送出去。
l打印:
可以打印表单
l提示信息:
可以在其中填写信息,以辅助和表单流向的下一个人之间的沟通。
在程序文件的处理流程中,各角色的表单处理方式如下:
a、发起人发起流程
提交编写:
将当前任务流转到编写人处。
保存:
将当前任务保存在待办文件夹中。
撤销:
撤消发起。
b、编写人编写程序文件
编写人通过编写表单所带附件来完成程序的编写工作。
然后执行下面的动作:
提交:
将当前任务流转到程序文件管理员(信息文档处)进行文档审查。
保存:
将当前任务保存在编写者的待办文件夹中。
退回:
将当前任务退回给程序文件的发起人。
c、程序文件的文档审查
程序文件管理员必须在程序表单中选择是否对该程序文件进行质保审查,并完成格式与编码的审查。
然后执行如下动作:
完成:
将当前任务流转到校核人。
保存:
将当前任务保存在自己的待办文件夹中。
退回:
将当前任务退回给程序文件的编写人
d、校核人校核程序文件
校核人完成校核工作后执行如下动作:
校核完成:
将当前任务流转到下一个校核人或者主审人
保存:
将当前任务保存在自己的待办文件夹中。
退回:
将当前任务退回给程序文件的编写人。
e、程序文件的主审
主审人完成审定工作后执行如下动作:
审定完成:
将当前任务流转到下一个审定人。
重新修改:
将当前任务退回给程序文件的编写人。
保存:
将当前任务保存在自己的待办文件夹中。
f、程序文件的审定
审定人完成审定工作后执行如下动作:
审定完成:
程序文件的审定人通过选择此动作并提交后,将表单自动流转到下一个审定人;如果没有审定人了,则流转到质保审查;如果没有质保审查环节,则流转到会签或批准人。
退回:
将任务退回给程序文件的主审。
g、程序文件的质保审查
由质保处处长或质保处处长指定的人完成质保审查工作。
质保处处长可以自行完成质保审查工作,也可以交办给本处其它人员完成质保审查。
提交他人:
质保处处长可以在程序表单的审查栏选择本处室的人员对该程序文件进行质保审查,将当前任务流转给指定人员。
审定完成:
质保处处长自己完成审查任务,任务流转到会签或批准人
退回:
质保处处长将任务退回给程序文件的主审人。
指定的审查人完成审定工作后执行如下动作:
审定完成:
将任务流转到会签或批准人
退回:
将任务退回给程序文件的主审人
h、程序文件的会签
会签人完成会签工作后执行如下动作:
完成:
将当前任务流转到下一个会签人或批准人
退回:
将当前任务退回给程序文件的主审人
i、程序文件的批准
批准人完成批准工作后执行如下动作:
完成:
将当前任务流转到程序文件的生效人(信息文档处)
退回:
将当前任务退回给程序文件的主审人
j、程序文件生效
生效人完成生效工作后执行如下动作:
程序生效:
将当前任务流转给程序文件管理员(信息文档处)
k、程序文件的分发
程序文件管理员将程序文件转换成PDF文件后执行如下动作:
完成:
将当前任务流转给传阅人,如公司领导和各处室的程序文件接收员
l、程序文件的传阅
公司领导和各处室的程序文件接收员可以在自己的待阅文件夹中传阅程序文件并打印出来,完成传阅工作后执行如下动作:
完成:
将传阅过的程序文件将保存在自己的收文箱中,如下图所示:
2.3程序文件归档与发布
程序文件发布指发布已经生效的程序文件,供有权限的用户通过主页查看。
归档在发布操作时自动进行。
具体设计如下:
l查询:
先查询出需要发布的程序。
l详细信息:
选择一个程序文件后,可以查看所选程序文件的详细信息
l发布:
选择一个程序文件后,点击此按钮进入如下发布界面:
先将原WORD附件保存起来供以后升版用,然后将PDF文件发布到主页上。
三技术函件的流程管理
函件收文是外部单位以传真、邮寄等方式发给联营公司的,需要进行内部二次处理(批示、分发)的技术函件。
联营公司的函件统一由信息文档处的“收发人员”接收。
函件发文是联营公司发给各个承包商或其它单位的技术函件,此类函件的编码由信息文档处控制,具体分发由公司批准的四个出口部门分发,也可由信息文档处统一分发。
函件收文管理包括函件的登记、函件拟办承办流程管理、函件归档三个部分。
函件发文管理包括技术函件的拟稿、核稿、签发,存档和函件处理。
函件的处理流程设计如下:
3.1函件角色定义
函件的流程的角色定义如下图所示:
上图的说明如下:
l收发人员,负责函件收文的登记,函件发文的存档
l部门领导,负责函件的承办,或协助承办
l公司领导,负责对部门领导提交的函件批示,或者阅知
3.2函件收文流程设计
函件收文的处理流程设计如下图所示:
3.2.1函件处理表单设计
函件的处理表单包括两个部分:
l收发人员负责函件登记和流程发起
l技术文件处理表单
3.2.2函件登记
信息文档处的收发人员负责进行函件登记,函件登记界面设计如下:
3.2.3函件处理表单
函件处理表单形式如下图所示:
表单中的栏目定义:
l收文编号:
文件的流水号,由系统自动生成。
l原文号:
发函单位的函件编号
l收文时间:
由收发人员填写的收文时间。
l主管部门分批:
主管部门领导在此填写批阅意见。
l主管部门领导:
收发人员可以选择批阅领导,可以选择个人也可以选择处室。
如选择部门,批阅完成后此栏会转换成具体拟办人员。
l领导批示:
主管部门对不能确定拟办意见的函件必须提交相关公司领导进行批示,公司领导在此填写批示意见,批示日期由系统自动加上。
领导可以选择“快速意见”批示,也可以在填写意见框中填写批示。
l承办人:
主管部门领导可以根据情况自己选定,或根据公司领导的批示选定承办人。
l承办情况:
承办人必须将承办情况填在此栏。
3.3函件发文流程设计
提交核稿
核稿人
核稿
提交
提交
退回
签发人
签发
提交签发
撤销
拟稿人
拟稿
退回
拟稿人
办理、发出
收发人员
存档
完成
上图说明如下:
l拟稿人拟稿后,在本处室的所有人员中挑选核稿人,在处长和公司领导人中选择签发人,
l核稿人核稿后,提交签发人。
l签发人签发后,收发人员将函件信息分别存入文档目录数据库和全文数据库,包括自动的函件编号和其它信息。
l收发人员存档后,函件提交给拟稿人办理,由拟稿人打印并交签发人签字后发出。
函件发文的处理表单格式如下:
XXXX有限公司
方传真号
我方发文号
主送单位
对方发文号
主送人
发文单位
抄送
我方传真号
拟稿人/日期
核稿人/日期
页数
签发人/日期
主题
内容:
上表说明如下:
l拟稿人是公司所有
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 程序 函件 流程 管理 系统