项目资料管理方案.docx
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项目资料管理方案.docx
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项目资料管理方案
xx工程
资料管理相关规定
编制单位:
xx
编制人:
审核人:
审批人:
编制时间:
2011年x月x日
建筑A-1
xx项目资料管理相关规定方案审批表
工程名称:
xx工程 建设单位:
xx有限公司
编制人:
xx编制日期:
2011年xx月xx日
项目工程师:
xx 项目经理:
xx
项
目
经
理
部
审
批
审批意见:
项目技术负责人 年月日
现场经理:
年月日
生产经理:
年月日
商务经理:
年月日
工程:
年月日
技术:
年月日
质量:
年月日
安全:
年月日
商务部:
年月日
公
司
级
审
批
总工程师:
审批意见:
年月日
公司有关科室:
工程年月日
质量年月日
安全年月日
材料年月日
技术年月日
动力年月日
监理(建设)
单位
总监理工程师(建设单位项目负责人)
审批意见:
年月日
备
注
审批手续根据公司文件对项目环境管理计划书编制范围的要求,逐级审批,本施工组织设计审批的范围:
目录
一、文档的分类2
二、法规、规范管理2
三、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理3
四、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求4
五、工程联系单的管理5
六、现场总体照片的收集及月报表、节能减排数据收集整理、项目大事记。
6
七、关于施工日记及其及时性与可追溯性等6
八、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求6
九、关于资料与单体划分6
十、关于资料的真实性等7
十一、其它方面7
十二、上海市建筑工程质量验收资料9
十三、文档样表(附录)10
本文件针对项目各层次内部及项目各部门与业主、监理、上级公司及各政府职能部门文件往来收发的管理所制定,并结合项目实际情况及以前资料管理的成功经验,以保证文件处于可控状态、文件能按流程实施落实。
总的原则为确保信息交流及时有效,加强项目各部门及项目与外部的沟通。
保证资料的可追溯性、及时性、准确性、保密性等;为今后的索赔作好充分的准备;并达到随时可以迎接任何类型的上级检查及观摩(资料将是一个重点内容)。
同时保证竣工后资料的即时移交,杜绝竣工验收时由于资料的原因,造成备案时间的延迟。
资料员的分工:
1人负责资料的归档、具体管理及资料合规性检查,1人负责收发文及相关处理,同时工作内容有部分穿插,但应注意各有侧重。
由牛胜杰负责按本方案内容进行每周一次的资料排查(每周五),将存在的问题汇总报项目总工。
一、文档的分类
1、按内容分为:
①法律、法规;②施工组织设计、技术方案、管理方案;③图纸与变更文件;④上海市建筑工程质量验收资料;⑤竣工资料;⑥其他文件(内部文件、一定途径得到的外来文件、公开性外来文件)
2、按记录形式分为:
书面、电子版本、公共网页。
二、法规、规范管理
1、法律、法规
①包括国家和地方有关工程施工、环境保护、职业健康安全方面的法律、法规和行政规章;②技术部负责收集、识别与本项目适用的相关法律法规并编制“有相关法律法规要求和其它要求目录”(与施工用书籍分开编目,格式见后附样表,编目表存放于专门的塑料文件夹中并按统一格式做好标识)供项目人员查找使用,并确定法律法规要求和其它要求与环境因素的关系;③由技术部组织相关人员学习并贯彻落实。
2、标准、规范
①标准、规范包括国家、地方和行业颁布的有关工程施工、和环境保护、职业健康安全方面的各类技术规范标准、规程、标准图集等;②技术部负责收集有效“标准、规范”并编制清单目录供其他相关部门查找使用;③技术部质监部组织相关人员学习并贯彻落实相关标准、规范。
④作废的法律、法规和标准、规范由项目资料员统一加盖“作废”章或直接在作废处标注“作废”。
⑤图集及规范均应进行编目(格式见后附样表),编目表存放于专门的塑料文件夹中并按统一格式做好标识,对新购进的书籍当天必须增加进编目中;⑥书籍借阅应进行登记(借阅登记表格式附后样表)
三、施工组织设计、技术方案、管理方案的管理
1、除施组正文内容用5号字外,其余方案正文均用小4号字,施组及方案应有统一的页眉页脚,页脚必须标注页码并统一放置于右下角。
另外需注意方案中的日期格式(包括所有资料的签字格式)应统一按国标要求如:
2008年05月03日。
签字时日期不应漏签。
2、方案电子版中第一页为方案封面,第二页为方案内部审批页,第三页为方案报监表格,较大型方案应设置目录,页数少的方案可不设置目录。
做到电子版的统一及完整性。
每一个方案完成后均放置于一个文件夹中,文件夹应按方案的名称进行命名。
有技术交底及安全交底的方案,应将技术及安全交底文本归于同一个文件夹中。
各方案员应对方案报监及报局的审批流程以及最后的归档的整个流程进行跟踪过问,做到心中有数。
3、方案员编制方案时应到资料员处口头申请方案编号,资料员即时将方案名称及编号写进方案编目台帐表中(方案编目见附表)
4、关于内部审批页:
交至局(沪)的方案中应附内部审批页,经项目相关部门等签字后进行复印后盖项目行政章,方案封面及报监页也应盖项目行政章;通常情况下不管大小方案,只要是成册的有编号的方案,均应交局(沪)审批,报局(沪)审批前应报项目总工进行确认是否上报,报局(沪)的方案由收发文员负责归集并快递至局(沪),方案报监理及报局(沪)应同时进行,不得延误(延隔时间不得超过1天),保证资料的及时性,方案应统一进行编号,并由负责归档的资料员进行及时编目。
所有的方案在审批完成后,均应将监理审批页、内部审批页夹进发出至各部门的方案中,以达到贯标检查的要求,此项工作由负责收发文的资料员落实。
(按道理方案应在全部审批完成后才能下发,但由于工程工期的特殊情况,按此进行变通)
5、审批过程中提出的及实施过程中确定的修改意见,资料员不得随意销毁,编制人员应按附页的形式进行补充、完善和修改,对需要再次报批的进行报批,并保存报批记录;方案编制时应多结合分包专业人员的意见,存优去劣,保证方案的可操作性,保证方案的经济合理、安全适用性。
6、施工技术交底书(或作业指导书)由方案编制人员根据方案编制,其中内容着重强调重点注意事项,并组织技术及安全交底,填写交底日期,作好交底签字记录,大型重要方案交底应通知项目技术负责人参加。
小型技术方案与安全关系不大的可不单独作安全交底记录,但技术交底中应有相关安全的说明事项。
小型方案(如几页纸)可不作单独的交底,在方案上留置签收记录即可;技术交底资料应单独装档案盒并明确标识;
总工负责对施组进行技术总交底和安全总交底。
方案员负责对各自编制的方案进行交底,现场工长负责进行各分项施工的技术交底及安全交底,均应有统一格式的书面资料及签字,并存放于资料员处归档。
有照片资料的技术交底,应将有代表性的照片资料附于交底书后进行存档。
7、方案类目的编制由项目总工决定,由技术部经理负责安排至相关人员,技术部及质监部门每周一上午11点前将本周工作计划报项目总工,以作为备忘及部门工作考评依据,项目总工不定期地要求直辖的技术及质监部门人员进行近阶段的工作述职。
8、方案的发放范围见“图纸、文件处理确认书”,所有方案均应发放书面文件,并在方案封面下附上监理及内部审批页。
保证方案的完整性以符合贯标要求。
9、所有方案完成后均应由方案员将电子版提交至资料员处备份,一个方案对应一个电子文件夹,文件夹应按方案名称进行标识。
方案如有更新,必须相应更新电子版的备份。
四、图纸与变更洽商管理及其可追溯性、及时性的相关要求
1、由于万达边设计边施工的特殊情况,变更作废的图纸较多,由技术部经理核实后,对作废的图纸及变更统一加盖“作废”章,并及时收回。
2、内部存档图纸应按折图要求统一折叠成标准格式。
3、图纸与变更的发放均须及时通知项目总工,如没有特殊情况(应口头问一下),均按项目总工确定的发放范围进行发放;有业主签字的原件应存档。
4、如从业主处拿来的图纸均没有业主盖章,为了保证文件的可追溯性和有效性,资料员应以适当的方式及时请业主签上日期,对没有有效签字的图纸,我方资料员应负责及时联系对口的业主资料员落实签字事宜;资料员应负责记录好每次图纸收文台帐,台帐内容应至少有如下内容:
图纸名称及编号,发图日期,份数,图纸是否是兰图等情况。
以备日后对图纸份数不足、图纸延期及变更频繁使工程难度系数增大等索赔提供索赔依据。
另外,资料员在业主发文签收时应注意按当时时间及份数进行签收。
5、对所有图纸、变更文件等,资料员应在第一时间进行发放,以免影响现场施工;按项目总工确定的发放范围发放并做好收发文登记、签收,图纸及文件内部下发时,应统一在右下角做好标记。
6、图纸、设计变更、图纸会审等,除留一份作资料保存外,其余按规定范围处置;收发文本注意保存,不得遗失。
原则上所有存档资料均不得外借。
7、图纸会审纪要由设计单位、建设单位、监理及施工单位汇签盖章后生效,由项目技术负责人签字确认后,原件存档,由资料员按图纸发放范围发放;图纸会审应按资料软件上的统一格式制作。
8、由于万达的工程的特殊性,可能部分变更内容会由业主以工程联系单的形式直接发放,但必须要有业主的有效签字。
9、设计变更、图纸会审下发后,图纸持有者应在图纸上被修改的地方用红笔进行标注,尤其是工程部及技术部应安排专人落实此项工作。
五、工程联系单的管理
1、由于万达的工程的特殊性,业主对我方的发文基本是以工程联系单的形式进行发文,对于口头通知的一些涉及工程的事项,我方人员应委婉拒收,并提请发书面工程联系单进行明确。
任何人不得随意接受业主的口头施工指令,涉及变更的对分包的签证应有对应的业主签证单。
2、对分包的工作安排及管理,尽量以书面形式,如工程联系单、整改单的形式进行,将我方的管理留下可追溯的痕迹。
方便我方的索赔及对分包的反索赔。
同时也是我方人员管理到位的一种具体体现。
3、对外的发文统一以工程联系单格式,并按BSWD—00X进行编号,所有编号均由资料员统一排序。
资料文件发放前均需由相关班子领导确认后方可发放(涉及技术资料由项目总工认可,涉及商务资料由商务经理认可,涉及合同、经济及对政府部门资料由项目经理认可);
对业主发出的工程联系单及对分包的工程联系单的格式应有区分,各部门均可以根据自己分管的实际情况发出工程联系单,但应问资料员申请联系单编号。
资料员应及时进行申请登记并跟踪及时发放。
所有工程联系单应经执行经理过目预审、项目经理签字(或项目经理授权由执行经理签字)。
对重要的及涉及经济的联系单的发出必须请示项目经理。
4、对业主的工程联系单应盖项目行政章,对分包的工程联系单应盖项目资料章。
盖章应工整清晰,且盖于签字处。
5、对外的工程联系单原件应存档1份,并应在第一时间及时编目(编目格式见后附样表),编目内容至少应有联系单的编号、发文日期、主要内容等;对分包及对业主的联系单应分开归放;放于资料柜中应装盒并作统一格式的标签标识,以方便查找。
资料员负责对发出联系单的编号进行检查。
六、现场总体照片的收集及月报表、节能减排数据收集整理、项目大事记。
1、为了对今后的索赔及工程技术资料提供影像数据,决定每周进行不少于一次的工程照片的收集,由王闪负责落实,重点拍摄工地全景及重点施工部位,未拆迁房屋情况等。
并由于卿负责编制项目月报上报局(沪)。
照相机应设置好准确的日期并印于照片上,每次的照片应及时备份于移动硬盘中,并按日期命名相应的照片文件夹。
2、由于卿负责每季度的节能减排报表的编制,并上报局(沪),存档1份。
3、由项目计划部负责记录项目的大事记要,比如图纸发放是否滞后,现场拆迁的滞后情况,其它影响工程工期的各种情况,工程目前的进展情况,以工期为主线将重要事件进行罗列,以方便今后的索赔。
大事记应以表格形式进行记录,大事记完成后由项目领导审核以补充遗漏,每月1日由收发文员负责催要并保存于专门的文件夹中。
七、关于施工日记及其及时性与可追溯性等
1、施工日记应按标准格式有电脑进行记录并打印,施工日记应尽量真实全面地反映当天的施工情况,满足资料可追溯性的要求,主要内容应至少包括:
天气、温度、工种及人数,施工情况,材料机械进场数量、试验等,还可以记上发图时间,其它大事件等,为索赔准备充分的资料依据。
2、各段工长负责记录自己范围的施工日记,但应真实,如:
不要出现同一天不同工长的天气情况不一致的现象,如:
不要出现钢筋没绑就打混凝土的资料情况。
3、施工日记应力求及时,杜绝写回忆录的情况发生,施工日记应于周日之前交资料员处汇总,如有未能及时提交的,资料员负责进行催要,并发部门工作联系单进行督促(其它资料的收集也应采用这种办法),部门工作联系单应限定期限,并上报项目经理。
八、关于隐蔽资料及其可追溯性等要求
1、隐蔽资料的填写应格式统一,符合隐蔽资料的可追溯性,比如钢筋隐蔽资料应注意填写钢筋的规格、型号、数量、试验报告编号、埋件情况、所用主要图纸等内容。
验槽记录应画出平面位置及详图,并应有相关尺寸标注,说明土质情况等等。
2、隐蔽及相关做资料的责任人应对所做资料的全过程进行跟踪负责,比如报监,是否在监理处还没有签字,要及时负责催要,是否已报至资料员处归档等,防止资料的中间环节的脱节。
3、负责归档的资料员应根据现场进度情况及时收集所需的工程资料,应按轴线按部位、按楼层对资料的完整性及合规性进行检查,对不合要求的资料要求整改,对资料做到心中有数。
九、关于资料与单体划分
1、本工程资料的编制统一使用上海市建筑安装工程质量竣工资料管理软件制作。
2、质量资料编制时应按栋号从地下室沉降后浇带处进行划分,资料需注明部位时,应作如下标明:
轴线XX。
保证资料中的范围的确定性。
3、人防部分应另外单独编制人防资料以交人防档案馆。
4、人防资料的编制统一使用上海市人民防空工程质量验收资料管理软件制作。
十、关于资料的真实性等
1、为了满足资料真实性的要求,资料签字应由本人签字。
2、根据质监站的交底,很多地方必须要项目经理本人签字才能符合资料的要求,由于项目经理公务繁忙而不能及时签字的,应采取相关办法:
建议如下:
方法一:
刻一个项目经理签名的手写体的章(注意:
不得有边框),存放在收发文员处,常规资料需要签字时,由收发文员负责盖签字章。
重要文件,应按正规流程,不得随意盖签字章。
方法二:
对常规资料,如隐蔽工程及其它普通资料,可以先制作资料空白表格请项目经理签好字,由收发文员统一保管,对需要的人员发放复印的签好字的空白表格,并进行领用登记。
对工程联系单等较重要的对外文件,如果项目经理不在现场,也可按上面的办法处理,但涉及经济的文件须电话告知项目经理,由项目经理决定是否发出。
十一、其它方面
1、资料及书籍的借阅:
①存档资料由于其具有唯一性和不可替代性,原则上不允许任何人借出;②原则上不允许外部人员借阅书籍;③项目人员借阅书籍规范等应填写借阅登记,资料员负责建立文件资料借阅登记台帐(格式见附页),资料员负责及时进行追索,对丢失的书籍应由责任人赔偿。
需查询的存档资料不得拿出资料室;
2、书籍及各种资料应分门别类、分类存放于资料柜中,并及时编制索引或卡片,以方便随时检索及快速查找;存档文件夹、盒应统一,力求美观。
资料员不得随处搁置资料,竣工资料的收集、整理、组卷按地方政府或行业的有关规定执行;资料员应及时与业主沟通,请业主明确资料归档的档案馆,以便及时与档案馆对接,了解相关档案馆的具体要求,不要因不同档案馆的不同要求而造成资料的返工。
资料人员在项目开工时应由业主出面组织进行培训,及时与档案馆进行沟通。
工程竣工后,由项目技术负责人组织工程竣工资料的移交(包括分包方交工资料),并办理相关移交手续;
3、办公室应建立职业健康管理台帐、环境管理台帐、节能减排台帐,并按相关要求落实,以便于随时接受贯标检查。
4、会议签到表及其记录、在举行内部会议时,由办公室派员进行会议记录与整理,完成后交项目经理或相关领导签字并下发,存档文件放于办公室统一保管。
5、按照贯标要求,各部门应建立各自的收发文簿(统一格式),部门间重要的工作沟通及联系应以书面形式进行,并记录于收发文簿上。
以满足资料的可追溯性以及避免扯皮推诿现象。
6、现场机械及材料堆场标识、砂浆搅拌计量等应按统一格式进行制作。
7、试验及计量由试验员负责,计量应建立计量台帐,对测量仪器、钢卷尺等应进行定期检测应登记。
试验室应建立试块台帐,坍落度台帐等。
8、为达到文明工地的要求,办公室或安全部应负责建立农民工业余学校的各种台帐、民工工资发放台帐等。
办公室还应负责编制创CI金奖的相关资料及照片。
公司来文由办公室负责编制文件处理卡,按流程进行处理。
9、收发文员应对收发文内容进行大致的了解,以便对收发内容有个印象,便于及时查找。
资料员对资料的格式(签字、盖章编号等)不得随意更改,对资料更无权随意处置。
10、对于业主的无效签字,资料员应以适当方式及时与业主资料员沟通,如仍无法解决,应对相关领导反映情况以便及时解决,业主的发图至少应有有效签字及日期。
资料员接收时应注意检查。
11、对于监理通知单应及时反馈,涉及质量的由质监部负责,涉及安全的由安监部负责,对有质量或安全问题的应写明处理办法,处理完成应由相关人员编制照片资料。
12、资料归档有关要求:
①各部门编制完相应的文档后要先自审,文本的格式要合理(尽量做到横平竖直,字符间距均匀,上下对称,字体大小、粗细要搭配合理),不得出现错别字,不得随意涂改,文本要清晰,签名要工整,所盖印鉴不得歪斜,无特殊要求时印鉴都应在右下角;②存档文档为易褪色的材料(如热敏感传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
③归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。
不得使用圆珠表、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,不得用复印件代替原件存档。
④归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
⑤文件材料破损、局部残缺的,要在修补或托裱后再归档。
修裱时应注意尽量保持文件的原貌。
⑥资料员除了负责收集书面文本文档外,还要负责收集相关文档的电子版(包括工程照片和录像),具体编制者也必须留存电子档。
13、安全部门负责的相关资料此处不进行详细说明,由安全部具体完善。
14、①其它内部文件,由项目有关部门提出,经项目经理批准,项目综合办公室编号、登记、发放。
②一定途径得到的外来文件:
地方政府、公司、甲方(监理)及相关单位来文(本章2、3内容除外),由项目综合办公室进行收文登记填写文件处理卡送项目经理审阅批示处置;接到上级文件更改或作废通知后,按要求及时更改或作废,并将信息传递到文件使用部门。
③公开性外来文件:
公开性外来文件是指公开途径包括报刊、书店及各种媒体得到的外来文件,由项目相关部门负责收集,报项目领导处理。
15、章的使用:
项目有两枚章,分别是项目行政章、项目资料章,盖章前均应按盖章登记表上盖章申请,并经相关领导审核审批后方可盖章,资料章由资料员负责保管,行政章及合同章均由商务部保管。
16、浇筑混凝土必须填写浇灌令,浇灌令上应至少有以下内容:
部位、强度等级、数量、写明强度等级的图名及图号,混凝土浇灌令必须由总工审批。
17、拆模应填写拆模令,拆模令上应至少有以下内容:
部位、设计强度及图纸编号、拆模试块的强度及报告编号、是否有悬挑部位。
拆模令应有施工员及安全员签字栏,由总工批准。
18、所有分包进场时,资料员应进行书面交底,并互换双方单位的联系电话名单,进行分包进场的资料指引。
19、作废的图纸应存档,未经领导批准不得随意销毁。
20、资料统一用电脑打印,手写签字一律用黑色水笔(包括分包的会议签到)。
21、资料应注意保密,方案未经领导同意不得随意散发,尤其是电子版。
方案比选时涉及经济的内容不得在方案上具体反映。
22、鉴于工程的特殊性,应加强对分包控制及反索赔,如分包影响了关键线路,计划员及施工员应及时对分包发文。
23、资料员的责任:
应检查资料的及时性,合规性(做的格式是否对,内容是否填写全,是否有错误,是否详尽达到项目的要求否,日期是否出现工序上的不合理,每一分部分项的资料是否及时交齐,尽量做到对收发的资料内容有个大致的了解,以便查资料时能快速找到查阅,对每一现状施工区域均要进行检查没有交的资料的情况,了解和及时跟进资料是否没填写或是在监理那里流转等情况,及时催要。
24、资料员应按工程进度及资料归档情况同步作好卷内目录。
十二、上海市建筑工程质量验收资料
1、本工程所编制的验收资料统一由上海市建筑安装工程质量竣工资料管理软件制作;
2、D册资料为质量验收资料,由质检部填报,签字齐全,同相应部位其他资料装订成册,一起由资料员报监理审批。
3、填报要求
以上土建验收资料各部门根据工程进展按时填报,分部分项工程完工后将本部门资料整理好后交项目技术部统一汇总、保管。
试验资料由试验员统一编制汇总整理转交资料员归档;试验员要做好试验台帐;实验员要及时向工程部和质量部提供试验报告编号,若有不合格材料要及时反馈到物资部;
相关资料必须在规定日期填报并及时交至资料员处报监审批,对不符合要求的资料提出整改意见并返回相关填报人员,填报人员必须按资料员要求时间完成整改上交。
十三、文档样表(附录)
公文处理卡;发文登记簿;收文登记簿;资料的卷内目录;法律法规目录(含职业健康及环境方面);工程用资料书籍、图集目录;文件(书籍)借阅登记表;方案目录;作废处理卡;图纸及变更收文台帐;业主工程联系单收文台帐(不是卷内目录);对业主的工程联系单格式,对分包的工程联系单格式,图纸会审的格式,我方发业主的工程联系单台帐,施工日记范本;复印登记簿;部门工作联系单;部门周工作计划表;方案封面;方案内部审批表;方案报监表格;
试验台帐;混凝土坍落度台帐;计量台帐;职业健康管理台帐;环境因素管理台帐;
其它未尽事项在过程中再行细化完善。
公文处理卡
收文日期:
年月日
发文单位:
(共份)
收文编号:
已转发:
拟办意见:
领导批示:
阅者意见(签名):
承办情况:
年月日
发文登记薄
编号
发文日期
收文单位
文号/编号
文件名称
份数
接收人
备注
收文登记薄
收文日期
文号/编号
来文单位
文件名称
份数
收文
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备注
建筑工程质量验收资料登记表
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